ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU

1. Giriş

Bilgi ve teknoloji alanında 1990’lardan itibaren her geçen gün daha da artan bir hızda kaydedilen gelişme- ler, dünyadaki ihale uygulamalarının da yeni bir boyut kazanmasına neden olmuş ve özellikle gelişmiş ülkeler elektronik ortamda ihaleler gerçekleştirebilmek için ge- rekli alt yapı çalışmalarına başlamışlardır.

Dünya’da elektronik ihale uygulamalarının gelişimi- ne bakıldığında ilk uygulamaların 1990’lı yılların ikinci yarısında başladığı görülmektedir. Örneğin, bugün dün- yanın en iyi elektronik kamu satın alma sistemine sahip olduğu belirtilen Güney Kore’de 1997 yılında idareler ve istekliler arasında doküman değişimine imkan veren elektronik veri değişimi ile ilk uygulama başlatılmıştır.

Avrupa ülkelerinde de ilk elektronik kamu satın alma sistemleri bu dönemde geliştirilmeye başlanılmıştır.

Finlandiya’da merkezi satın alma kuruluşu olan Trading House Hansel Ltd. ilk internet tabanlı sipariş sistemini 1997 yılında başlatmıştır. İtalya’da yine merkezi satın alma kuruluşu olan Consip S.p.A. tarafından elektro- nik kamu satın alma sistemine yönelik çalışmalar 1999 yılında başlatılmış ve çerçeve anlaşma kapsamındaki yüklenicilerden elektronik kataloglar aracılığıyla alım yapılmasına imkan veren elektronik mağaza uygulama- sı 2000 yıllında devreye girmiştir¹.

Elektronik ihale uygulamalarının geliştirilmesinin altında yatan en önemli neden kamu alımlarında şeffaf- lık, rekabet, etkinlik, verimlilik ve tasarruf sağlanmasıdır.

Bunun yanında elektronik ihale uygulamaları ile alım

1 Alsaç, Ü., 2006, Elektronik ihale projesinin Türk kamu alımları siste- mine olan etkileri ve projenin fayda/maliyet analizi, Kamu İhale Kurumu, yayımlanmamış uzmanlık tezi.

Ferruh Solak

Dr. Güler Koçberber

ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU

süreçleri standardize edilebilmekte, bilgi bütünlüğü, doğruluğu ve tutarlılığı sağlanabilmekte, izlenebilirliğin artmasına paralel olarak kamuoyu denetimi oluşturula- bilmektedir.

Bu yazıda, Türkiye’de kamu idarelerinin elektronik ihale uygulamalarına geçiş süreci ve Kamu İhale Ku- rumu tarafından 1 Eylül 2010 tarihinde devreye alınan Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) ile ihale uy- gulamalarında yaşanan gelişmeler ve gelecek dönem hedefleri hakkında bilgiler verilmiştir.

2. Elektronik İhale Çalışmaları

Kamu İhale Kurumunun 2003 yılında kurulmasını takiben Kurum bünyesinde oluşturulan elektronik iha- le çalışma grubu ile dünyadaki başarılı elektronik ihale uygulamaları daha yakından takip edilmiş ve ülkemiz koşulları da dikkate alınarak ülkemize özgü elektro- nik ihale sistemi oluşturulmaya çalışılmıştır. Elektronik ihale, e-Dönüşüm Türkiye 2005 Yılı Eylem Planında ve 2006-2010 Yılları Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planın- da yer almış bir projedir.

Kurumda yürütülen çalışmalar sırasında açıkça gö- rülmüştür ki; elektronik ihale uygulaması tek başına Kurumun yürütebileceği bir çalışma değildir. İhale sü- reçleri göz önüne alındığında farklı kurum ve kuruluş- ların bünyesinde bulunan pek çok bilginin paylaşımını gerektirir. Kurumların kendi ihtiyaçları için derledikleri bilgilerin Kurumlar arası paylaşıma uygun olup olmadı- ğının, tamlığının ve tutarlılığının analiz edilmesi Kurum- da yürütülen elektronik ihale çalışmalarında göz önün- de bulundurulmuş bir başka husustur.

KİK’in kuruluşundan itibaren 4734 sayılı Kanun’un 53 üncü maddesi ile Kuruma verilen yasaklı sicili tutma ve ihale istatistikleri oluşturma görevlerinin yerine getirile- bilmesi amacıyla önce ihale kayıt sistemi (İKS) ile, 2006 yılından itibaren de Kamu Satınalma Platformu (KSP) ile ihale süreçleri kısmen elektronik ortama taşınmıştır.

Bunların başlıcaları ihale ilanlarının elektronik ortamda gönderilmesi ve yayınlanması, ihale sonuç formlarının elektronik ortamda gönderilmesi, ihale üzerinde bırakı- lan isteklilerin yasaklı olmadıklarının teyidinin elektro- nik ortamda yapılması olarak sayılabilir.

3. Elektronik Kamu Alımları Platformu

2004 yılından itibaren devam etmekte olan çalışmalar neticesinde 20 Kasım 2008’de kabul edilen 5812 Sayılı Ka- nunla 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa eklenen EK-1’inci Madde ile Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurul- ması, işletilmesi ve ihale sürecinde elektronik araçların kul- lanımına ilişkin usul ve esasların Kurum tarafından belirle- neceği hükme bağlanmıştır. Söz konusu madde ile ülke- mizde elektronik ihale uygulamalarının gerçekleştirileceği Platformun adı da resmi olarak ilk kez telaffuz edilmiştir.

EKAP, 4734 sayılı Kanun kapsamında tanımlanan idarelerin ihtiyaç nedeniyle karşılamak istedikleri bir mal, hizmet alımı ya da yapım işinin mevzuat hüküm- lerine uygun olarak gerçekleştirilebileceği elektronik ortamı ifade eder. Tanımlandığı çerçevede EKAP uy- gulama yazılımının geliştirilmesine 12 Mayıs 2009 tari- hinde başlanmıştır. İhale süreçlerinin mevzuatta belir- tildiği şekilde uygulamaya aktarılabilmesi aşamasında her ihale türü ve usulüne uygun ayrı ayrı akış şemaları oluşturulmuştur. 24 Şubat 2010 tarihinde EKAP üzerin- den idare ile gerçek ve tüzel kişi kayıtları oluşturulmaya başlanmıştır.

EKAP, mevzuat hükümlerine uygun olarak ihale süreçlerinin bütünüyle sayısallaştırılabildiği, idareler tarafından hazırlanan ihale dokümanının istekliler ta- rafından elektronik ortamda kolayca görülebildiği ve indirilebildiği, tekliflerin elektronik ortamda gönderile- bildiği, elektronik katalog ve e-fatura uygulamalarının gerçekleştirilebildiği bir elektronik ortam olma hedef- leri ile yoluna devam etmektedir. Bu hedeflerden bazı- ları 1 Eylül 2010 tarihinde uygulamaya alınan EKAP 1.0 sürümü ile hayata geçmiş, bir kısmı da EKAP’ın gelecek sürümlerinde yer alacaktır. EKAP ile ihale uygulamala- rına ilişkin kaydedilen gelişmeler KSP ile karşılaştırmalı olarak Tablo 1’de belirtilmiştir.

Tablodan da görüleceği üzere 1 Eylül 2010 tarihin- de devreye alınan EKAP ile ihale uygulamalarında sağ- lanan en büyük gelişme mevzuata uygun ihale dokü- manı (ihtiyaç listesi, idari şartname, standart formlar ve sözleşme tasarısı) oluşturulması aşamasında kaydedil- miştir. Avrupa Birliğine üye ülkeler tarafından kullanımı zorunlu olan Ortak Kamu Alımları Sözlüğü (Common

Procurement Vocabulary-CPV) ihtiyacın belirlenmesi aşamasında kullanılmaya başlanmıştır. Böylece hem sa- tın alma kalemlerinin sayısallaştırılması hem de sektörel bazda AB üyesi ülkeler ile karşılaştırılabilir istatistiklerin üretilmesi sağlanmış olacaktır.

EKAP’ta mevzuata uygun olarak ihale aşamalarının işleyişi otomatik olarak kontrol edilmekte, bir aşama ta- mamlanmadan bir sonraki aşamaya geçilememektedir.

2011 yılı Mart ayında devreye alınması planlanan EKAP 1.2 sürümü ile pilot sektör olan Tıbbi cihaz alımı sektörü için tekliflerin elektronik ortamda hazırlanması ve tekliflerin istekliler tarafından EKAP üzerinden idarele- re yollanması ve tekliflerin elektronik ortamda değerlen- dirilmesi aşamalarının uygulamaya konulması hedeflen- miştir. Tekliflerin istekliler tarafından elektronik ortamda idarelere gönderilmesi, istekli kaydı sırasında Kuruma bildirilen imza atmaya yetkili kişilere ait elektronik imza kullanılarak gerçekleştirilebilecektir. Bunun için gerçek ve tüzel kişiler tarafından oluşturulan kayıtlar sırasında imza atmaya yetkili kişilere ait imza sirküsü, vekâletname ve imza beyannamesi gibi bilgiler alınmakta, bu bilgiler sayısallaştırılarak veri tabanına kaydedilmektedir.

Diğer taraftan, tekliflerin elektronik ortamda alın- masının yasal zemininin oluşturulması amacıyla kamu hizmetlerinin hızlandırılması amacıyla Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılma- sına Dair Kanun Tasarısı hazırlanmış ve TBMM’ye sunul- muştur. Bu çalışmalara paralel olarak Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği hazırlık çalışmaları da devam etmektedir.

EKAP 1.2 sürümünün başarıyla uygulamaya konu- labilmesi için Sağlık Bakanlığı ve Üniversiteler bünye- sindeki pilot hastaneler (Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi, Ankara Hastanesi, Atatürk Hastanesi, Dışkapı Hastanesi) ile test çalışmaları devam etmektedir.

4. EKAP ile Diğer Kurumların Veri Tabanları Arasında- ki Entegrasyonlar

Kamu satın alma süreci yapısı gereği birçok kurum ve kuruluştaki bilgilere ihtiyaç duyar. Örneğin ülkemiz- de istekliler vergi borçları ve sosyal güvenlik prim borç- ları olmadığını ilgili kurumlardan alacakları belgeler ile ispat edebilmektedir. Elektronik ihale uygulamasının hayata geçirilmesi için diğer kurum ve kuruluşların sis-

İhtiyacın Belirlenmesi - -/+ -/+ -/+

Maliyet Tespiti - - - -/+

İhale Dokümanının Hazırlanması - + + +

KİK İhale Kayıt İşlemleri + + + +

İlan (hazırlama, gönderme) -/+ + + +

Doküman Satışı (görme, indirme, satın alma) - -/+ -/+ +

Teklif Gönderme/Teklif Değerlendirme - - - +

Banka Referans Mektubu (hazırlama,

değerlendirme) - - - +

Geçici Teminat Mektubu (hazırlama, değerlendirme, süre uzatma, serbest

bırakma, nakde çevirme) - - - +

Bayilik Yetki Belgesi Sorgulama - - - +

Vergi Borcu Sorgulama - - + +

Bilanço/Gelir Tablosu Sorgulama - - + +

SGK Prim Borcu Sorgulama - - + +

Yasaklılık Teyidi + + + +

İhale Sonrası İşlemler

(Tebligat,Sözleşme,Ödeme vb.) - - - +

İhale Sonuç Bildirimi + + + +

Sözleşme Devir İşlemleri + + + +

İhaledeki Aşamalar KSP

(2006-2010)

EKAP Elektronik Ortamda Gerçekleştirilme

Sürüm 1.0 Sürüm 1.1 Sürüm 1.2

(Eylül 2010) (Aralık 2010) (Mart 2011)

“+”: var, “-”: yok

Tablo 1.EKAP ile İhale Uygulamalarına İlişkin Kaydedilen Gelişmeler

temleri ile bağlantı kurularak bu bilgilerin elektronik ortamda Kurumun veri tabanına aktarılması gerekmek- tedir.

EKAP’ta kurumlar arası bilgi paylaşımı en üst düzey- de kullanılmaktadır. Böylece, aynı bilginin farklı kurum- lar tarafından tutulmaması nedeniyle bilgi kirliliği ya- şanmamakta, işgücü, zaman ve ekonomik açıdan tasar- ruf sağlanmakta; veri tabanı yönetiminin bir merkezden gerçekleştiriliyor olmasına paralel olarak verinin tamlık, doğruluk ve tutarlılık kontrollerinin gerçekleştirilmesi de mümkün olmaktadır. Kamu İhale Kurumu ile diğer kurumlar arasında kurulan entegrasyonlar ile EKAP’a ta- şınan bilgiler Tablo 2’de belirtilmiştir.

Kurulan bu entegrasyonlar ile ihale süreçlerinde ge- rekli olan bilgilerin kaynağından veri tabanına aktarıl- ması sağlanmış; böylece KSP üzerinden beyana dayalı olarak derlenen bilgilerin hatalı, eksik, yanlış olmasın- dan kaynaklanan sorunların asgari seviyeye çekilmesi amaçlanmıştır.

Kurumlararası oluşturulan bu entegrasyonlar kana- lıyla ihale sonuçları (sözleşme tarihi, sözleşme bedeli ve yüklenici bilgileri), ihaleyi gerçekleştiren idarelerin büt- çe ve saymanlık bilgileri ilgilenen Kamu Kurum ve Kuru- luşlarına elektronik ortamda aktarılarak kamudaki mev- cut işleyiş hızlandırılabilir, standartlaştırılabilir. Nitekim, Muhasebat Genel Müdürlüğü ile sağlanan entegrasyon üzerinden EKAP’tan saymanlıklara doğru böyle bir bilgi

Kurum Adı Entegrasyon ile EKAP’a Taşınan Bilgiler

Muhasebat Genel Müdürlüğü

5018 Sayılı Kanun kapsamındaki genel ve özel bütçeli kurumlara ait Analik Bütçe Kurumsal Kodu ile yerel idarelere ait kurum kodu

Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü

(MERNİS) Nüfus bilgileri

Gelir İdaresi Başkanlığı Firma adı ve nevii, vergi borcu, bilanço ve gelir tablosu bilgileri

Sosyal Güvenlik Kurumu Prim borcu bilgileri

Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası

Bankalar ve Katılım Bankaları Geçici Teminat ve Banka Referans Mektubu bilgileri Tablo 2. Kurumlararası Veri Paylaşımı ile EKAP’a taşınan Bilgiler

akışı sağlanacaktır. Benzer bir entegrasyonun icra dai- relerinin ve cumhuriyet savcılıklarının yararlanabilmesi amacıyla UYAP ile yapılması konusunda Kamu İhale Ku- rumu tarafından girişimler başlatılmıştır.

5. EKAP Üzerinden İdareler, Gerçek ve Tüzel Kişiler ile Vatandaşlar Tarafından Gerçekleştirilen İşlemler EKAP üzerinden idareler, gerçek ve tüzel kişiler (is- tekliler) ile vatandaşlar farklı işlemler gerçekleştirebil- mektedirler. İdareler ve gerçek/tüzel kişilerin EKAP’ı kullanabilmeleri için öncelikle kayıt olmaları gerek- mektedir. Elektronik ortamda gerçekleştirilen kayıt işlemi sonrası Kurum ile idare/gerçek ve tüzel kişilerin karşılıklı yükümlülüklerinin belirtildiği standart bir pro- tokol metni ekrana çıkmakta ve oluşan bu metnin çık- tısı alınarak ıslak imzalı olarak bir kereye olmak üzere mahsus Kuruma gönderilmektedir. Kuruma ulaşan ida- re ve gerçek/tüzel kişi protokolleri incelendikten sonra aktive edilmekte ve aktivasyon mesajı idare/gerçek ve tüzel kişiler tarafından belirlenen ve EKAP’ı kullanacak olan Platform sorumlularının mail adreslerine otomatik olarak gönderilmekte ve sisteme giriş şifreleri kendileri tarafından oluşturulmaktadır. Bu süreç tamamlandıktan sonra idareler ile gerçek ve tüzel kişiler tanımladıkları şifreleri ile sisteme girerek EKAP’ı kullanabilmektedirler.

5.1. İdareler tarafından EKAP üzerinden gerçekleş- tirilebilen işlemler

İhale süreçlerine ilişkin idareler tarafından gerçek- leştirilen işlemler şunlardır:

• İhale öncesi işlemleri (ihtiyaç raporu hazırlama, ihale kayıt işlemleri, ilan işlemleri, ihale dokümanı gö- rüntüleme, doküman satış işlemleri, ilan işlemleri, teklif kabul işlemleri, ihale komisyonu işlemleri, şartname ha- vuzu işlemleri),

• Platform işlemleri (Kullanıcı silme/ekleme, rol atama işlemleri),

• Teyit işlemleri (teyit formu doldurma, teyit for- mu sorgulama, mevzuat uyum kontrolü, yasaklı sorgu- lama)

• Sonuç İşlemleri (doğrudan temin işlemleri, iha- le sonuç formu doldurma işlemleri)

5.2. İstekliler tarafından EKAP üzerinden gerçekleş- tirilebilen işlemler

1 Eylül 2010 tarihinde devreye alınan ve şu an kul- lanımda olan EKAP 1.0 sürümü henüz isteklilerin elekt- ronik ortamda teklif hazırlaması ve idareye göndermesi süreçlerinin gerçekleştirilmesine açık değildir. Bu se- beple şu an gerçek ve tüzel kişiler EKAP üzerinden sa- dece ihale ilanlarını takip edebilmekte, ihale dokümanı indirebilmektedirler.

5.3. Vatandaşlar tarafından EKAP üzerinden ger- çekleştirilebilen işlemler

Vatandaşlar gerçekleştirilen ya da gerçekleştirilecek olan ihaleleri EKAP üzerinden herhangi bir kayıt zorun- luluğu olmadan takip edebilirler. İhale arayabilir, Kamu İhale Bülteninde yayımlanan ihale ilanlarını günlük bül- tenleri indirebilirler, ilana iliştirilmiş ihale dokümanlarını indirerek inceleyebilirler, ihale sonuçlarını takip edebi- lirler.

İhalelerin vatandaşlar tarafından izlenebilir olma- sı kamuoyu denetimi sağlanması açısından önemlidir.

İhale süreçlerinin vatandaşlar tarafından takip edilebili- yor olması kamu alımlarında saydamlığı, rekabet edile- bilirliği artırıcı, dolayısıyla yolsuzluğu azaltıcı bir etkiye sahip olacağı değerlendirilmektedir.

6. Sonuç

Dünya’da ve Türkiye’de e-ihale çalışmaları ile, kamu alımları sürecinde şeffaflığın, eşitliğin, katılımın, rekabetin arttırılmasının, alımlarda güvenilirliğin, kamuoyu deneti- minin, kaynakların verimli kullanılmasının ve ihtiyaçların uygun şartlarla, zamanında karşılanmasının sağlanması hedeflenmektedir.

Dünyadaki örnekleri dikkate alındığında e-ihale uygu- lamalarının hayata geçirilmesi kamu alımı harcamaların- da yaklaşık %20’lik bir azalma sağlanabilmekte, zaman ve verimlilik açısından ise yaklaşık %60 oranında bir iyileşme gerçekleşebilmektedir.

EKAP 1 Eylül 2010 tarihinde Kamu İhale Kurumu ta- rafından devreye alınmıştır. 2011 yılı içinde uygulamaya konması planlanan EKAP’ın yeni sürümlerinde teklifler de elektronik ortamda alınabilecek ve değerlendirilebilecek- tir. İlk olarak tıbbi cihaz alımı sektöründe gerçekleştirilme- si planlanan bu uygulama daha sonra diğer sektörlere de yaygınlaştırılacaktır.

EKAP’ın tüm sektörlerde etkin bir şekilde kullanılması ile kamu alımlarında mali tasarruf ve standardizasyon sağla- nacak, ihtiyaçlar zamanında karşılanabilecek, saydamlık ve hesap verebilirlik artacak, denetim işlemleri kolaylaşacaktır.

EKAP’ın 2011’de devreye alınacak yeni sürümü, ülke- mizde elektronik ve mobil imza kullanımının yaygınlaşma- sına da katkıda bulunacaktır.