SAMSUN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

(1)

SAMSUN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

ÖZLÜK İŞLERİ BİRİMİ

SÜREÇ MODELLEME

(2)

1

GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

1. Müdürlük ve bağlı birimlerdeki personelin (memur, sözleşmeli) yıllık izin, aylıksız izin, askerlik izni, doğum izni, refakat izni, yarı zamanlı çalışma, hastalık izni ve diğer izin işlemlerini yürütmek,

2. Müdürlüğe bağlı birimlerden aylık olarak gelen izin tablolarını Çekirdek Kaynak Yönetim Sisteminden (ÇKYS) kontrol edip gerekirse düzeltme yapmak,

3. Müdürlük ve bağlı birimlerdeki yöneticilerin izin kullanmaları durumunda vekalet onaylarını almak,

4. Müdürlük personelinin döner sermaye ödemelerine esas çalışılan gün sayılarının ÇKYS’ye girişini yapmak,

5. Devlet hizmet yükümlülüğü sonlandırma işlemlerini yürütmek,

6. Mal beyanı, ödül ve başarı belgeleri ve hizmet puanına itirazla ilgili işleri yürütmek, 7. Ad ve soyadı değişikliği, hizmet belgesi ve çalışma belgesi tanzimi işlemlerini yapmak, 8. Personelin kadro, terfi, emeklilik ve intibakla ilgili işlerini yürütmek,

9. Hizmet birleştirme, hizmet borçlanması, askerlik sevk tehir ve fiili hizmet süresi zammına ilişkin işlemleri yapmak,

10. Çalışan, emekli olan, istifa eden personelin hususi ve hizmet damgalı pasaport iş ve işlemlerini yapmak,

11. Personelin sendikaya üyelik ve sendikadan istifalarının ÇKYS’ye kaydını ve gerekli yazışmalarını yapmak,

12. Hizmet Takip Programı (HİTAP) kapsamında, personelin sistemde bulunan hatalı kayıtlarını düzeltmek ve düzeltilemeyenleri Bakanlığa bildirmek,

13. Birim faaliyetleri ile ilgili mahkeme, icra müdürlükleri, hukuk birimleri, vb. birimler veya kurumlardan gelen yazılar ile şikâyet başvurularına cevap vermek, istenen bilgi ve belgeleri göndermek,

14. Bağlı sağlık tesislerinde birim faaliyetleri kapsamındaki işleri yapan birimlere rehberlik etmek, gerektiğinde eğitim vermek, görüş yazılarına cevap vermek.

Ayrıca;

1. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak,

2. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak, 3. Görev alanı ile ilgili güncel mevzuatı takip etmek,

4. Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyetlere ve bazı işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak,

5. Tüm faaliyetlerinde İç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak, 6. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak,

7. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek,

8. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

(3)

Süreç Kodu Süreç Adı Açıklama

4 PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

4.1 BAŞKAN YARDIMCILIĞI 1

4.1.11 ÖZLÜK İŞLERİ SÜRECİ

4.1.11.1 Personel İşlemleri Süreci

4.1.11.1.1 Hizmet Belgesi Düzenleme İşlemleri Hizmet Belgesi Düzenleme sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.1.2 Hizmet Birleştirme İşlemleri Hizmet Birleştirme İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.1.3 Personel Pasaport İşlemleri Personel Pasaport İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.1.4 Personel Kadro İşlemleri Kadro İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.1.5 Personel Kimlik Bilgileri Güncelleme İşlemleri Personel Kimlik Bilgileri Güncelleme İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.1.6 Askerlik Sevk Tehir İşlemleri

Kurumumuza bağlı birimlerde görev yapan personelin askerlik sevk tehiri işlemleri, gelen talep doğrultusunda yapılmaktadır. Sevk tehiri personelin aday memur, devlet hizmet yükümlülüsü, hizmetine ihtiyaç duyulan kamu personeli, yurtdışına görevlendirilen kamu personeli, çok önemli projede görev alan personel olması, dünya ölçüsünde bir yenilik veya ilerleme getiren orjinal araştırmalarda bulunması, ihtisas eğitimi ve yandal uzmanlık eğitimi yapması durumunda yapılmaktadır.

4.1.11.1.7 Hizmet Takip Programı (HİTAP) İşlemleri Hizmet Takip Programı (HİTAP) İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.2 Sicil İşlemleri Süreci

4.1.11.2.1 Çalışma Belgesi Tanzim İşlemleri Çalışma Belgesi Tanzim İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.2.2 Devlet Hizmet Yükümlülüğü (DHY) Sonlandırma İşlemleri Devlet Hizmet Yükümlülüğü (DHY) Sonlandırma İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.2.3 Hizmet Puanı İtiraz İşlemleri Hizmet Puanı İtiraz İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.2.4 Mal Bildirim İşlemleri Mal Bildirim İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.2.5 Ödül ve Başarı Belgeleri İşlemleri Ödül ve Başarı Belgeleri İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.3 İzin ve Rapor Süreci

4.1.11.3.1 Personel İzin İşlemleri Personel İzin İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.3.2 Aylıksız İzin İşlemleri Aylıksız İzin İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.3.3 Çalışılan Gün Sayısı Bildirim İşlemleri Çalışılan Gün Sayısı Bildirim İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.3.4 İzin Tamimi İşlemleri İzin Tamimi İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.3.5 Sağlık Raporu Takip İşlemleri Sağlık Raporu Takip İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.4 Vekalet İşlemleri Süreci

4.1.11.4.1 İl Sağlık Müdürü İzin ve Vekalet İşlemleri İl Sağlık Müdürü İzin ve Vekalet İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.4.2 İl Sağlık Müdürlüğü Hizmet Başkanı Vekalet İşlemleri İl Sağlık Müdürlüğü Hizmet Başkanı Vekalet İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.4.3 İlçe Sağlık Müdürü ve TSM Başkanı Vekalet İşlemleri İlçe Sağlık Müdürü ve TSM Başkanı Vekalet İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.4.4 Hastane Yöneticileri Vekalet Onay İşlemleri Hastane Yöneticileri Vekalet Onay İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

(4)

4.1.11.6 Emeklilik Süreci

4.1.11.6.1 Açıktan Emeklilik İşlemleri Açıktan Emeklilik İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.6.2 Bakanlık Personeli Emeklilik İşlemleri Bakanlık Personeli Emeklilik İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.6.3 Vilayet Personeli Emeklilik İşlemleri Vilayet Personeli Emeklilik İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.6.4 Fiili Hizmet Süresi Zammı İşlemleri Fiili Hizmet Süresi Zammı İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.6.5 Engelli Personel Emeklilik İşlemleri Engelli Personel Emeklilik İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.6.6 Malul Çocuktan Ek Hizmet Süresi İşlemleri Malul Çocuktan Ek Hizmet Süresi İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.6.7 Malulen Emeklilik İşlemleri Malulen Emeklilik İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

4.1.11.6.8 Yaş Haddinden Emeklilik İşlemleri Yaş Haddinden Emeklilik İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.7 Hizmet Borçlanma Süreci

4.1.11.7.1 Ücretsiz İzin Hizmet Borçlanma İşlemleri Ücretsiz İzin Hizmet Borçlanma İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.7.2 Askerlik Hizmet Borçlanma İşlemleri Askerlik Hizmet Borçlanma İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.8 Aile Hekimliği İş ve İşlemleri Süreci

4.1.11.8.1 Aile Hekimi/Aile Sağlığı Çalışanı İzin İşlemleri Aile Hekimleri/Aile Sağlığı Çalışanı İzin İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.8.2 Sözleşmeli Aile Hekimi Uzmanlık (SAHU) Eğitimi İşlemleri Sözleşmeli Aile Hekimi Uzmanlık (SAHU) Eğitimi İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.9 Sendikal İşlemler Süreci

4.1.11.9.1 Sendika Tanımlama İşlemleri Sendika Tanımlama İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.9.2 Sendika Temsilcisi Yetki İşlemleri Sendika Temsilcisi Yetki İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.9.3 Sendika Üyelik ve İstifa İşlemleri Sendika Üyelik ve İstifa İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.9.4 Sendika Toplantısı İdari İzin İşlemleri Sendika Toplantısı İdari İzin İşlemleri sürecinde yapılan işlemler 4.1.11.9.5 Yıllık Sendika Üye Sayısı Takip İşlemleri Yıllık Sendika Üye Sayısı Takip İşlemleri sürecinde yapılan işlemler

(5)

SÜREÇ KODU SÜREÇ ADI I.SORUMLU II. SORUMLU (PARAF) (PARAF) (PARAF-İMZA) (İMZA-ONAY) (İMZA-ONAY)

4 PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

4.1 BAŞKAN YARDIMCILIĞI 1 4.1.11 ÖZLÜK İŞLERİ SÜRECİ 4.1.11.1 Personel İşlemleri Süreci

4.1.11.1.1 Hizmet Belgesi Düzenleme İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü

4.1.11.1.2 Hizmet Birleştirme İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.1.3 Personel Pasaport İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü

4.1.11.1.4 Personel Kadro İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.1.5 Personel Kimlik Bilgileri Güncelleme İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı

4.1.11.1.6 Askerlik Sevk Tehir İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.1.7 Hizmet Takip Programı (HİTAP) İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı 4.1.11.2 Sicil İşlemleri Süreci

4.1.11.2.1 Çalışma Belgesi Tanzim İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.11.2.2 Devlet Hizmet Yükümlülüğü (DHY) Sonlandırma İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.2.3 Hizmet Puanı İtiraz İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.2.4 Mal Bildirim İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı

4.1.11.2.5 Ödül ve Başarı Belgeleri İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.3 İzin ve Rapor Süreci

4.1.11.3.1 Personel İzin İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı

4.1.11.3.2 Aylıksız İzin İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.11.3.3 Çalışılan Gün Sayısı Bildirim İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı

4.1.11.3.4 İzin Tamimi İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı

4.1.11.3.5 Sağlık Raporu Takip İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı

4.1.11.4 Vekalet İşlemleri Süreci

4.1.11.4.1 İl Sağlık Müdürü İzin ve Vekalet İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Vali

4.1.11.4.2 İl Sağlık Müdürlüğü Hizmet Başkanı Vekalet İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.11.4.3 İlçe Sağlık Müdürü ve TSM Başkanı Vekalet İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü Vali Yardımcısı 4.1.11.4.4 Hastane Yöneticileri Vekalet Onay İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.11.5. Terfi İşlemleri Süreci

4.1.11.5.1 Bakanlık Personeli İntibak İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü 4.1.11.5.2 Bakanlık Personeli Terfi İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.11.5.3 Vilayet Personeli İntibak İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

İşlemler sistem üzerinden ilgili personel tarafından yapıldığından kontrol noktaları bulunmamaktadır.

(6)

4.1.11.6.4 Fiili Hizmet Süresi Zammı İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.6.5 Engelli Personel Emeklilik İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü 4.1.11.6.6 Malul Çocuktan Ek Hizmet Süresi İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.6.7 Malulen Emeklilik İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.6.8 Yaş Haddinden Emeklilik İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.7 Hizmet Borçlanma Süreci

4.1.11.7.1 Ücretsiz İzin Hizmet Borçlanma İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.7.2 Askerlik Hizmet Borçlanma İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

4.1.11.8 Aile Hekimliği İş ve İşlemleri Süreci

4.1.11.8.1 Aile Hekimi/Aile Sağlığı Çalışanı İzin İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Başkan

4.1.11.8.2 Sözleşmeli Aile Hekimi Uzmanlık (SAHU) Eğitimi İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü 4.1.11.9 Sendikal İşlemler Süreci

4.1.11.9.1 Sendika Tanımlama İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı

4.1.11.9.2 Sendika Temsilcisi Yetki İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı

4.1.11.9.3 Sendika Üyelik ve İstifa İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı 4.1.11.9.4 Sendika Toplantısı İdari İzin İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı

4.1.11.9.5 Yıllık Sendika Üye Sayısı Takip İşlemleri Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan

(7)

TOPLAM SAYFA 1

SÜREÇ KODU 4.1.11.1.1

BİRİMİN BAĞLI OLDUĞU MAKAM ADI

BİRİM ADI SÜREÇ ADI ALT SÜREÇ ADI

YAPILAN İŞİN SÜRESİ ve TEKRAR SAYISI

SÜRECİN SORUMLULARI

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Ayfer ATİK Tıbbi Sekreter

KONTROL EDEN Neşe AKSAKAL

Şube Müdürü SÜRECİN ADIMLARI

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI ÖZLÜK İŞLERİ BİRİMİ

Personel İşlemleri Süreci

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Hizmet Belgesi Düzenleme İşlemleri

Haftada 3-4 işlem

Birim Çalışanı : Ayfer ATİK Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Ayfer ATİK

1. Personelin dilekçesinin Birimimize gelmesi (Personelin Müdürlüğümüze veya çalıştığı kuruma hizmet belgesi; hangi işlemlerde kullanacağını belirten talebini içeren dilekçesi ile başvurması)

2. İlgili personelin göreve başlayış-görevden ayrılış, derece-terfi, kimlik bilgileri, okul durumu, ssk-bağ-kur, askerlik borçlanma vb. bilgilerinin ÇKYS'den kontrol edilmesi

3. Hazırlanan Hizmet Belgesinin EBYS üzerinden imzaya sunulması 4. Onaylanan Hizmet Belgesinin mühürlenerek personele verilmesi

5. Evrakların dosyaya kaldırılması

(8)

4. 1. 11 .1 .1 . H iz me t B el ge si D ü ze nl eme İş le ml e ri

lgili personelin göreve başlayış- görevden ayrılış, derece-terfi, kimlik

bilgileri, okul durumu, ssk-bağ-kur, askerlik borçlanma vb. bilgilerinin

ÇKYS'den kontrol edilmesi

Hazırlanan Hizmet Belgesinin EBYS üzerinden imzaya sunulması

Evrakların dosyaya kaldırılması

EBYS Dilekçe

Onaylanan Hizmet Belgesinin mühürlenerek personele verilmesi

ÇKYS

EBYS Hizmet

Belgesi

Hizmet Belgesi Personel

bilgileri

(9)

TOPLAM SAYFA 1

SÜREÇ KODU 4.1.11.1.2

BİRİMİN BAĞLI OLDUĞU MAKAM ADI

BİRİM ADI SÜREÇ ADI ALT SÜREÇ ADI

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Serpil BOZKURT

Tıbbi Sekreter

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI ÖZLÜK İŞLERİ BİRİMİ

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Hizmet Birleştirme İşlemleri

Haftada 5- 6 defa

Birim Çalışanı : Serpil BOZKURT Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Serpil BOZKURT

* 2829 Sayılı Sosyal Güvenlik Kurumlarına Tabi Olarak Geçen Hizmetlerin Birleştirilmesi Hakkında Kanun 1. Personelin hizmet birleştirme başvurusunun kurumundan üst yazı ile Birimimize gelmesi

2. İlgili belgelerin incelenmesi 3. Belgeler tamama mı?

4. Evet; Eksik belgelerin tamamlanması için ilgiliye bilgi verilmesi 5. Hayır; Eksik belgelerin tamamlanması için ilgiliye bilgi verilmesi

6. İlgilinin sigortalı ve bağ-kurlu günlerini gösteren hizmetinin tespiti için en son sigortalı ve bağ-kurlu hizmetinin olduğu ilin Sosyal Güvenlik Müdürlüğünden gerekli bilgi-belge istenmesi

7. Gelen sigortalı ve Bağ-Kurlu hizmet dökümünün incelenmesi; bildirilen sürelerin fiili hizmet ile çakışıp çakışmadığına bakılması

8. Hizmet sürelerinde çakışma var mı?

9. Hayır; Bilgilerin ÇKYS'ye işlenmesi

10. Evet; Çakışma var ise; ilgili Sosyal Güvenlik Müdürlüğüne yeniden yazı yazılması çakışan günlerinin tespitinin yapılması, Sigortalı/Bağ-Kurlu günlerinin yeniden istenmesi

11. PersonelinÜnvan belgesi var mı?

12. Hayır; Ünvan belgesi olmadığına dair dilekçesinin tarafımıza gönderilmesi için personelin kurumuna yazı yazılması 13. Evet; Personelin ünvanına bakılması

14. Sağlık Hizmetleri ve Avukatlık Hizmetleri Sınıfında ise ünvan belgesi varsa gönderilmesi

15. Personel Sağlık Hizmetleri ve Avukatlık Hizmetleri Sınıfına tabi ise dilekçe, unvan durum belgesi ve sigortalı-bağ-kur hizmet belgesi üst yazı ile personelin kazanılmış hak aylığında değerlendirilmek üzere Sağlık Bakanlığına gönderilmesi

16. Personel genel İdare ve Teknik Hizmetler sınıfında ise; kazanılmış hak aylığında değerlendirmesinin (terfisi) Özlük İşleri Birimince yapılması

(10)

4. 1. 11 .1 .2 . H iz me t B ir le şti rme İş le ml e ri ( Sy f 1)

İlgili belgelerin incelenmesi

Kişinin en son çalıştığı ilin Sosyal Güvenlik Müdürlüğünden sigortalı

Bağ-Kurlu günlerinin istenmesi

EBYS Dilekçe

Gelen sigortalı ve Bağ-Kurlu hizmet dökümünün incelenmesi

Belgeler tamama mı?

Eksik belgelerin tamamlanması için ilgiliye bilgi verilmesi Hayır

Evet

ilgili Sosyal Güvenlik Müdürlüğüne yeniden yazı yazılması çakışan günlerinin

tespitinin yapılması

1 Hizmet sürelerinde çakışma var

mı?

Evet

Hayır

Personellerin Sigortalı ve Bağ-Kurlu hizmet sürelerinin emeklilik süresine

eklenmesi; ÇKYS'ye işlenmesi ÇKYS

(11)

Evrakların dosyaya kaldırılması Ünvan

belgesi var mı?

Ünvan belgesi olmadığına dair dilekçesinin tarafımıza gönderilmesi

için personelin kurumuna yazı yazılması

Hayır

Evet

Personelin ünvanına bakılması

Ünvan durum belgesi ve Sigortalı/

Bağ-Kur hizmet belgesinin Sağlık Bakanlığına gönderilmesi

Sağlık Hizmetleri ve Avukatlık Hizmetleri Sınıfı

Kazanılmış hak aylığında değerlendirmesinin (terfisi) Özlük

İşleri Birimince yapılması Genel İdare ve Teknik Hizmetler sınıfı

4. 1. 11 .1 .2 . H iz me t B ir le şti rme İş le ml e ri ( Sy f 2)

Sağlık Hizmetleri ve Avukatlık Hizmetleri Sınıfında ise; ünvan

belgesi varsa gönderilmesi

(12)

SÜREÇ ADI ALT SÜREÇ ADI

SÜRECİ YAPAN

SÜRECİN ADIMLARI

HAZIRLAYAN VHKİ Gül ŞENOCAK YİĞİT Tıb. Sek. Serpil BOZKURT

Şube Müdürü Pasaport İşlemleri

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Personel Pasaport İşlemleri Süreci

1. Çalışan Personel Pasaport İşlemleri; Günde 4-5 işlem

2. Emekli/İstifa Eden Personel Pasaport İşlemleri; Ayda 5-6 işlem

Birim Çalışanı : Gül ŞENOCAK YİĞİT, Serpil BOZKURT Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL

Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Gül ŞENOCAK YİĞİT, Serpil BOZKURT

1. Personelin nüfus cüzdanı pasaport talep dilekçesi ile Birimimize şahsen başvurması 2. Çalışan personel mi?

3. Evet; ÇKYS üzerinden talepte bulunan personelin gerekli şartları sağlayıp sağlamadığının kontrol edilmesi (ÇKYS üzerinden pasaport talebinde bulunan personelin kadro-derece kademesine; en az 3'lük kadro ve derece kademe olarak 3/1 olmalıdır.

Açığa alınma durumunun olup olmadığına bakılması)

4. Hayır; ÇKYS’den bilgilerinin ve kimlik kontrolünün yapılması (personel pasaport alabilmek için uygun dereceye; 3 ve altına

düşmüşse kimlik bilgilerinin, emekli olduğu veya istifa ettiği derece ve tarihin bulunduğu belge düzenlenmesi 5. Pasaport almayı hak ediyor mu?

6. Hayır; işlemin sonlandırılması 7. Evet; Çalışan Personel için;

7.1. Kendisinin ve talepte bulunduğu yakınlarının kimliklerinin ve öğrenci belgesinin aslının alınması 7.2. Beyanların doğruluğunun ÇKYS/NVİ'den kontrol edilmesi

7.3. "Hususi Damgalı Pasaport Talep Formu" doldurulması imza sirküsünün (her yıl güncellenen ve İl Nüfus Müdürlüğüne gönderilen) ilgili amire imzalatılıp mühürlenmesi

7.4. Personele sonraki süreçlerin anlatılarak söz konusu formun teslim edilmesi 8. Evet; Emekli/İstifa Eden Personel için;

8.1. Personele Emekli veya istifa ettiğine dair Islak İmzalı belgenin düzenlenmesi 8.2. Söz konusu belge için Evrak Kayıt Biriminden tarih sayı alındıktan sonra ilgili personel Nufüs İl Müdürlüğüne pasaport

başvurusunu yapması için yönlendirilmesi 8.3. İşlemi biten evrakların dosyaya kaldırılması

* Çalışan Personel Pasaport İşlemleri; 5682 Sayılı Pasaport Kanunun 14/A maddesi

* Emekli/İstifa Eden Personel Pasaport İşlemleri; 5682 Sayılı Pasaport Kanunu

(13)

Personelin nüfus cüzdanı pasaport talep dilekçesi ile Birimimize şahsen başvurması

4. 1. 11 .1 .3 . P er so n el P as a po rt İş le ml e ri

ÇKYS üzerinden talepte bulunan personelin gerekli şartları sağlayıp

sağlamadığının kontrol edilmesi

Emekli/istifa eden personelin;

ÇKYS den bilgilerinin ve kimlik kontrolünün yapılması

İstenilen şartları taşıyorsa kendisinin ve talepte bulunduğu yakınlarının kimlikleri, öğrenci ise öğrenci belgesini

beyan etmesi

Çalışan personel mi?

Evet Hayır

Pasaport almayı hak ediyor mu?

Evet

Pasaport almayı hak ediyor mu?

ÇKYS

«Hususi Damgalı Pasaport Talep Formu»

doldurulup, yetkili amir tarafından imzalanarak mühürlenmesi

Personele yapması gereken işlemler anlatılarak imzalanan formun teslim edilmesi

İşlemin sonnlandırılması

Hayır Hayır

Personele Emekli veya istifa ettiğine dair Islak İmzalı belgenin düzenlenmesi

Belge Evrak Kayıt Biriminden tarih sayı alındıktan sonra ilgili personelin Nüfus İl

Müdürlüğüne Pasaport başvurusu yapması için yönlendirilmesi

Evet

Evrakların dosyaya kaldırılması Beyanların doğruluğunun ÇKYS/NVİ'den

kontrol edilmesi ÇKYS

NVİ

(14)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Hülya UYSAL Tıbbi Sekreter

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Personel Kadro İşlemleri

Yılda 2 kez

Birim Çalışanı : Hülya UYSAL Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Hülya UYSAL

1. Bakanlık tarafından kadro ihtiyaçlarının istenmesi (Yılda iki kez Bakanlığımız Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğünce Kurumumuzdan kadro ihtiyacı olan personel tespitinin istenmesi)

2. ÇKYS’den tespit edilen personelin öğrenim durumlarına göre kadro ihtiyacının kontrol edilmesi 3. Kadro ihtiyacı olan personel listesi oluşturulması

4. EBYS’den kadro talep yazısı yazılarak hazırlanan listenin Bakanlığımıza gönderilmesi

5. Kadro tahsisi yapılan personel listesinin Bakanlık tarafından EBYS üzerinden İl Sağlık Müdürlüğümüze bildirilmesi

6. Kadro tahsisi yapılan personelin kadro onay kararlarının ÇKYS üzerinden alınıp, EBYS’den onaya sunulması 7. Onayların; Maaş Mutemetliği, personelin kadro yerine gönderilmesi ve özlük dosyalarına konulması

8. İmzadan çıkmış olan kararları ilgili maaş mutemetliğine ve tebliğ edilmek üzere personelin çalıştığı birim/kuruma iletilmesi 9. Çıktısı alınan onaylı kararların excel tablolarına aktarılması

10. Onaylı karar örneğinin personelin özlük dosyasına konulmak üzere arşive gönderilmesi 11. Kadro tahsis- tenkis , iptal- ihdas onaylarının Defterdarlığa üst yazı ile gönderilmesi

13. Kadro cetvellerinin saklanmak üzere arşivlenmesi

* 657 Sayılı DMK'nın 33.,34. ve 35. Maddeleri

* 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK Personel İşlemleri Süreci

(15)

Bakanlık tarafından kadro ihtiyaçlarının istenmesi

4. 1. 11 .1 .4 . P er so n el K ad ro İş le m le ri

Personel tablosu ve ÇKYS den tespit edilen personelin öğrenim durumlarına göre kadro

ihtiyacının kontrol edilmesi ÇKYS

Kadro tahsisi yapılan personel listesinin Bakanlık tarafından EBYS üzerinden İl Sağlık

Müdürlüğümüze bildirilmesi EBYS den kadro talep yazısı yazılarak

hazırlanan listenin Bakanlığımıza

gönderilmesi EBYS

Personel listesi Kadro ihtiyacı olan personel listesi

oluşturulması

Kadro tahsisi yapılan personelin kadro onay kararlarının ÇKYS üzerinden alınıp, EBYS den

onaya sunulması ÇKYS

EBYS İmzadan çıkmış onayların; ilgili maaş

mutemetliğine ve tebliğ edilmek üzere personelin çalıştığı birim/kuruma iletilmesi

Çıktısı alınan onaylı kararların excel tablolarına işlenmesi

Onaylı karar örneğinin personelin özlük dosyasına konulmak üzere arşive

gönderilmesi

Kadro tahsis- tenkis , iptal- ihdas onaylarının Defterdarlığa üst yazı ile gönderilmesi

Kadro cetvellerinin saklanmak üzere arşivlenmesi Personel listesi

EBYS

(16)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Gül ŞENOCAK YİĞİT

VHKİ

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Personel Kimlik Bilgileri Güncelleme İşlemleri

Ayda 5-6 işlem

Birim Çalışanı : Gül ŞENOCAK YİĞİT Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Gül ŞENOCAK YİĞİT

1. Personelin kimlik bilgi değişikliğini bildirmesi 2. Kimlik bilgileri değişikliği nedeni

3. Adı veya soyadı değişikliği yapması durumunda, personelin dilekçesi, nüfus kayıt örneği, nüfus cüzdanı örneğinin gönderilmesi

4. Personelin evlilik nedeniyle soyadı değişikliği yapması durumunda dilekçesi, evlilik cüzdanı örneği ve nüfus cüzdanı örneğinin gönderilmesi

5. Personelin boşanması durumunda ise dilekçesi, mahkeme kararı ve nüfus cüzdanı örneğinin gönderilmesi

6. Gelen talepler doğrultusunda ÇKYS Kimlik Bilgileri ekranında yer alan NVİ ikonundan kişinin kimlik bilgilerinin sorgulanıması 7. Değişiklikleri ekrana aktarılarak yeni kimlik bilgilerinin girilmesi

8. Evrakların birer örneğinin özlük dosyasına konulmak üzere Arşiv Birimine gönderilmesi Sicil İşlemleri Süreci

(17)

Personelin kimlik bilgi değişikliğini bildirmesi

4. 1. 11 .1 .5 . P er so n el K iml ik B ilg ile ri G ü n ce lle me İş le m le ri

Değişiklik nedeni?

Personelin dilekçesi, evlilik cüzdanı örneği ve nüfus cüzdanı örneğinin

gönderilmesi Evlilik nedeniyle soyadı değişikliği

Personelin dilekçesi, nüfus kayıt örneği, nüfus cüzdanı örneğinin

gönderilmesi Adı veya soyadı

değişikliği

Personelin boşanması durumunda ise dilekçesi, mahkeme kararı ve

nüfus cüzdanı örneğinin gönderilmesi

Gelen talep doğrultusunda ÇKYS Kimlik Bilgileri ekranından kişinin sorgulanarak NVİ ikonundan kişinin

bilgilerinin ekrana yansıtılması

Ekrana aktarılan yeni kimlik bilgileri ve mahkeme kararlarının işlenip

kaydının yapılması

Evrakların birer örneği ilgilinin dosyasına konulmak üzere arşive gönderilmesi

Boşanma nedeniyle

ÇKYS NVİ

(18)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

VHKİ

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Askerlik Sevk Tehir İşlemleri

Ayda 4-5 kez

Birim Çalışanı : Gül ŞENOCAK YİĞİT, Hülya UYSAL Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL

Birim Çalışanı : Gül ŞENOCAK YİĞİT

1. Personelin dilekçesi ile birlikte doldurduğu uygun sevk tehir formunun kurumundan onaylı olarak Birimimize gelmesi

(personel hangi nedenle sevk tehiri yapacaksa ona uygun form doldurularak ilgilinin çalıştığı amiri tarafından onaylanması) 2. Gelen üstyazı ekindeki belgelerin kontrol edilmesi

3. Uygun mu?

5. Hayır; Eksik belgelerin tamamlanması için kuruma bilgi verilmesi

6. Evet; Eğer uygunsa ve eksiklik yoksa Milli Savunma Bakanlığına sunulmak üzere Bakanlığımız Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

7. Bakanlıktan yazının kişiye tebliğ edilmesi; Tebliğ-tebellüğ belgesinin kişinin özlük dosyasına kaldırılması.

8. Sevk tehir tablosuna personel sevk tehir bilgilerinin işlenmesi ve takibinin yapılması

(Tarafımızca oluşturulan excel tablosuna personelin hangi nedenle, hangi tarihe kadar erteleme yaptığı işlenir ve düzenli olarak takibi yapılır) 9. Sevk tehir sebebinin sona ermesi durumunda Milli Savunma Bakanlığına iletilmek üzere Bakanlığımız Yönetim Hizmetleri Genel

Müdürlüğüne bildirilmesi

* 1111 Sayılı Askerlik Kanunu

* 17/10/2009 Tarih ve 27379 Sayılı Sevk Tehiri İşlemleri Yönetmeliği.

(19)

Personelin dilekçesi ile birlikte doldurduğu uygun sevk tehir formunun kurumundan onaylı olarak Birimimize gelmesi

4. 1. 11 .1 .6 . A sk er lik S ev k Te h ir İş le m le ri

Gelen üstyazı ekindeki belgelerin kontrol edilmesi

Formun Milli Savunma Bakanlığına sunulmak üzere, Sağlık Bakanlığı

Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

EBYS Dilekçe

Bakanlıktan yazının kişiye tebliğ edilmesi; Tebliğ-tebellüğ belgesinin kişinin özlük dosyasına kaldırılması.

Tebliğ belgesi Uygun mu?

Evet

Eksik belgelerin tamamlanması için kuruma bilgi verilmesi Hayır

Sevk tehir tablosuna personel sevk tehir bilgilerinin işlenmesi ve

takibinin yapılması

Sevk tehir sebebinin sona ermesi durumunda Milli Savunma Bakanlığına iletilmek üzere Bakanlığımız Yönetim Hizmetleri

Genel Müdürlüğüne bildirilmesi Sevk tehir

belgesi

(20)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

Veri Takip Süreci

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Hizmet Takip Programı (HİTAP) İşlemleri

Günde 10-15

Birim Çalışanı : Gül ŞENOCAK YİĞİT Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı :Gül ŞENOCAK YİĞİT

* 5510 Sayılı Kanunun 4 üncü Maddesinin Birinci Fıkrasının C Bendi

1. ÇKYS'de Hizmet Takip Programı (HİTAP) Kayıtları Hatalı Personel Listesinin açılması

2. Nüfus, Hizmet Cetveli, Unvan, Okul, Kurs, Askerlik, Hizmet Birleştirme, Borçlanma, Açık Süre, Mahkeme Alanlarında ayrı ayrı sekmelerde 30 maddeden oluşan hata kodundan birinin seçilmesi

3. Seçilen hata kodunun excel 'e aktarılarak liste alınması

4. ÇKYS Personel HİTAP Kayıt Durumu İnceleme sekmesinden kişinin T.C kimlik numarası ile sorgulanması 5. Hizmet Cetvelinin kontrol edilmesi

6. Hatalı mı?

7. Evet; Personelin özlük dosyasının incelenmesi; hataların ÇKYS sicil karnesi ekranından iptal edilmesi, eksik bilgilerin eklenmesi

8. Hayır; Nüfus, ünvan, okul, kurs, akerlik, hizmet birleştirme, hizmet borçlanması, açık süre, mahkeme alanlarının kontrol edilmesi

9. Kayıt No Düzeltme Sekmesinden HİTAP kayıt numaralarının örtüşüp örtüşmediğinin kontrol edilmesi 10. Doğru mu?

11. Hayır; Gerekli düzeltmelerin yapılması

12. Evet; Kişinin bilgilerinde eksiklik yok ve girilen veriler doğru ise bilgileri aktar butonundan HİTAP'a aktarımın yapılması

(21)

ÇKYS'de Hizmet Takip Programı (HİTAP) Kayıtları Hatalı Personel Listesinin açılması

4. 1. 11 .1 .7 . H iz me t Ta ki p Pr o gr amı ( H İT A P ) İş le ml er i

Nüfus, hizmet cetveli, unvan, okul, vd.

alanlarında ayrı ayrı sekmelerde 30 hata kodundan birinin seçilmesi

Seçilen hata kodunun excel 'e aktarılarak liste alınması

Bilgileri aktar butonundan HİTAP'a aktarımın yapılması

ÇKYS Hata kodu

ÇKYS Personel HİTAP Kayıt Durumu İnceleme sekmesinden kişinin T.C

kimlik numarası ile sorgulanması

Hizmet Cetvelinin kontrol edilmesi

ÇKYS Kayıt durumu

inceleme

ÇKYS Hizmet

cetveli

Hatalı mı?

Personelin özlük dosyasının incelenmesi; hataların ÇKYS sicil karnesi ekranından iptal edilmesi,

eksik bilgilerin eklenmesi Evet

Nüfus, ünvan, okul, kurs, akerlik, hizmet birleştirme, hizmet borçlanması, açık süre, mahkeme

alanlarının kontrol edilmesi Hayır

Kayıt No Düzeltme Sekmesinden HİTAP kayıt numaralarının örtüşüp

örtüşmediğinin kontrol edilmesi

Doğru mu? Gerekli düzeltmelerin yapılması

Evet

Hayır

Hata kodu

(22)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Serpil BOZKURT

Tıbbi Sekreter

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Çalışma Belgesi Tanzim İşlemleri

Haftada 7-8 defa

Birim Çalışanı : Serpil BOZKURT Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Serpil BOZKURT

1. Personelin çalışma belgesi tanzim dilekçesinin gelmesi 2. Personelin bilgilerinin ÇKYS sisteminden kontrol edilmesi

3. Personele Çalışma Belgesi düzenlenerek EBYS üzerinden imzaya sunulması

4. İlgili kişiye teslim edilmek üzere Çalışma Belgesinin Evrak Kayıt Birimine gönderilmesi 5. Belge fotokopisinin Arşiv Birimine gönderilerek personel özlük dosyasına konulması

*657 Sayılı DMK'nın 241/243 Sayılı KHK ile değişik 64.68. ve 161. Maddesi Sisil İşlemleri Süreci

(23)

Personelin çalışma belgesi tanzim dilekçesinin gelmesi

4. 1. 11 .2 .1 . Ça lış ma B e lg es i T an zi m İş le ml er i

Personelin bilgilerinin ÇKYS sisteminden kontrol edilmesi

Personele Çalışma Belgesi düzenlenerek EBYS üzerinden imzaya sunulması

Belge fotokopisinin Arşiv Birimine gönderilerek personel özlük dosyasına konulması İlgili kişiye teslim edilmek üzere Çalışma

Belgesinin Evrak Kayıt Birimine gönderilmesi

(24)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı DHY (Devlet Hizmet Yükümlülüğü) Sonlandırma İşlemleri

Ayda 5-6 işlem

Birim Çalışanı : Ayfer ATİK, Serpil BOZKURT Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL

1. Devlet Hizmet Yükümlüsü (DHY) olarak görev yapan hekimlerin ÇKYS/DHY Sonlandırma ekranından görev sürelerinin kontrol

edilmesi

2. DHY süresi bitmiş mi?

3. Hayır; İşlemin sonlandırılması

4. Evet; DHY süresini tamamlayan hekimlerin ÇKYS'ye işlenmemiş izin ve rapor durumlarının kurumlarından kontrolünün sağlanması

5. DHY olmasına rağmen Devlet Hizmet Yükümlüsü görünmeyen hekimlerin Sağlık Bakanlığına bildirilmesi 6. DHY süresini tamamlayan tabiplerin DHY bilgilerini gösterir form çıktısının alınması

7. Formun Müdürlük Makamına imzaya sunulması 8. ÇKYS’den ilgili personelin DHY süresinin sonlandırılması

9. Formun üst ile yazı Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesi Sicil İşlemleri Süreci

(25)

4. 1. 11 .2 .2 . D ev le t H iz me t Y ük ü m lü lü ğü (D H Y) So n la nd ır ma İş le m le ri

DHY süresini tamamlayan hekimlerin kurumlarınca izin rapor kontrollerinin yapılarak eksik bilgilerin ÇKYS ye girilmesi

Formun Bakanlığa gönderilmesi

Devlet Hizmet Yükümlüsü (DHY) olarak görev yapan hekimlerin ÇKYS/DHY sonlandırma ekranından görev sürelerinin kontrol edilmesi

Evet DHY süresi

bitmiş mi? Hayır

DHY olmasına rağmen Devlet Hizmet Yükümlüsü görünmeyen hekimlerin Sağlık

Bakanlığına bildirilmesi

DHY süresini tamamlayan hekimlerin DHY bilgilerini gösterir form çıktısının alınması

Formun Müdürlük Makamına imzaya sunulması

İşlemin sonlandırılması

ÇKYS

DHY Bilgi Formu

ÇKYS den ilgili personelin DHY süresinin

sonlandırılması ÇKYS

(26)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Hizmet Puanı İtiraz İşlemleri

Ayda 2-3 kez

Birim Çalışanı : Ayfer ATİK Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

1. Personelin işleme alınan Hizmet Puanı İtiraz Formunun sağlık tesisinden üst yazı ile müdürlüğümüze gönderilmesi 2. Hizmet Puanı İtiraz Formunun Birimimize gelmesi

3. Hizmet Puanı İtiraz Formunun üst yazı ile Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesi 4. Bakanlık tarafından hizmet puanın düzeltilerek ÇKYS sistemine aktarılması

5. Yapılan yazışmaların bir örneğinin ilgilinin özlük dosyasına konulmak üzere Arşiv Birimine iletilmesi SÜRECİN ADIMLARI

Sicil İşlemleri Süreci

(27)

4. 1. 11 .2 .3 . H iz me t Pu an ı İ ti ra z İş le m le ri

Hizmet Puanı İtiraz Formunun Birimimize gelmesi

Yapılan yazışmaların bir örneğinin ilgilinin özlük dosyasına konulmak üzere Arşiv Birimine iletilmesi Personelin işleme alınan Hizmet Puanı İtiraz Formunun sağlık tesisinden üst yazı ile müdürlüğümüze gönderilmesi

Hizmet Puanı İtiraz Formunun üst yazı ile Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel

Müdürlüğüne gönderilmesi

Bakanlık tarafından hizmet puanın düzeltilerek ÇKYS sistemine aktarılması

İlgili personel tarafından PBS üzerinden kontrolünün yapılması

ÇKYS

PBS

(28)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Nevin MERT Teknisyen

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Mal Bildirim İşlemleri

Sonu sıfır ve beş (0 ve 5) ile biten yıllarda toplam personel sayısı kadar

Birim Çalışanı : Nevin MERT Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Nevin MERT

* 3628 sayılı kanun Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu

* 15/01/2015 tarih ve 4988.574/903.09.02 Nolu Genelge

1. Mal bildirim zamanının gelmesi

2. Yeni mal bildirimi ya da ek mal bildirimi yapacak olan personel dilekçesi ve mal bildirim beyannamesi sağlık tesisince Müdürlüğümüze gönderilmesi

3. Personelin mal bildirim beyannamesini üzerinde ad-soyad, sicil no, tarih ve imza bilgileri yer alan kapalı zarf içerisinde Müdürlüğümüze teslim etmesi

4. Mal bildirim beyannamesinin kontrol edilmesi 5. Eksiklik var mı?

6. Evet; Billgilerin tamamlanması için personele iletilmesi

7. Hayır; Beyannamenin özlük dosyasına eklenmesi için Arşive gönderilmesi SÜRECİN ADIMLARI

(29)

4. 1. 11 .2 .4 . M al B ild ir im İş le m le ri

Yeni mal bildirimi ya da ek mal bildirimi yapacak olan personel dilekçesi ve mal bildirim beyannamesi sağlık tesisince

Müdürlüğümüze gönderilmesi

Beyannamenin özlük dosyasına eklenmesi için Arşive gönderilmesi Mal bildirim zamanının gelmesi

Personelin mal bildirim beyannamesini üzerinde ad-soyad, sicil no, tarih ve imza

bilgileri yer alan kapalı zarf içerisinde Müdürlüğümüze teslim etmesi

Mal bildirim beyannamesinin kontrol edilmesi

Hayır

Billgilerin tamamlanması için personele iletilmesi

Eksiklik var

mı? Evet

(30)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Semiha ACERBAŞ

Tıbbi Sekreter

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Ödül ve Başarı Belgeleri İşlemleri

Ayda 3-4 defa

Birim Çalışanı : Semiha ACERBAŞ Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Semiha ACERBAŞ

* 657 Sayılı DMK'nın 122. Maddesi

1. Personelin başarı belgesinin Birimimize gelmesi (kadrosunun olduğu yerden veya ödül ve başarı belgesinin verildiği yerden

belgenin aslı veya aslı gibidir onaylı örneğinin) 2. Gelen ödül ve başarı belgesindeki bilgilerin ÇKYS’ de yer alan Ödül Bilgisi ekranına işlenmesi 3. Belge personele tebliğ edilmiş mi?

4. Hayır; Ödül ve başarı belgesinin verildiği yerden gelen belge ilgili personele tebliğ edilmemişse; Personele tebliğ edilmek

üzere çalıştığı birime/kuruma gönderilmesi 5. Evet; İlgili personelin ödül ve başarı belgesinin Bakanlığa EBYS üzerinden gönderilmesi

6. İlgili belgelerin personelin özlük dosyasına konulmak üzere arşive gönderilmesi

(31)

4. 1. 11 .2 .5 . Ö dü l v e B aş ar ı B el ge le ri İş le ml er i

Gelen ödül ve başarı belgesindeki bilgilerin ÇKYS de yer alan Ödül Bilgisi

ekranına işlenmesi

İlgili belgelerin personelin özlük dosyasına konulmak üzere arşive gönderilmesi Personelin başarı belgesinin Birimimize gelmesi

Belge personele tebliğ edilmiş

mi?

İlgili personelin ödül ve başarı belgesinin Bakanlığa EBYS üzerinden

gönderilmesi Evet

ÇKYS

Hayır Personele tebliğ edilmek üzere

çalıştığı birime/kuruma gönderilmesi

(32)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Gökhan AKSU

VHKİ

Şube Müdürü İzin ve Rapor Süreci

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Personel İzin İşlemleri

Ayda 250 - 400 işlem

Birim Çalışanı : Gökhan AKSU Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Gökhan AKSU

1. Personelin üst amirine izin talebini iletmesi (Müdürlüğümüzde çalışan personeller, sağlık ve mazeret izinleri için ilgili amirlerine sözlü bildiriminden sonra Birimimize bizzat müracaat eder.

2. Personelin izin yazdırmak için birimimize gelmesi

3. Personelin izin talebinin ÇKYS sistemine işlenmesi ve sistemden alınan izin formu çıktısının kişiye imzalattırılması 4. İzin formunun ilgili üst amirlere imzaya sunulması (İmzalanan izin formları Sağlık Bakanlığı Disiplin Amirleri Yönetmeliğine göre)

5. İzin bölünerek başlandı mı?

6. Evet; İznini bölerek başlamak isteyen personelin izin formunun ilgili amire paraflattırılarak izin bilgilerinin ÇKYS'de güncellenmesi

7. İzin bitimi formun personelin özlük dosyasına konulmak üzere arşive gönderilmesi

* 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 102. - 104. - 105. maddeleri

* Sağlık Bakanlığı Disiplin Amirleri Yönetmeliği

(33)

4. 1. 11 .3 .1 . P er so n el İz in İş le ml er i

Personelin izin yazdırmak için birimimize gelmesi

İzin bitimi formun personelin özlük dosyasına konulmak üzere arşive gönderilmesi Personelin üst amirine izin talebini iletmesi

Personelin izin talebinin ÇKYS sistemine işlenmesi ve sistemden alınan izin formu

çıktısının kişiye imzalattırılması

İzin formunun ilgili üst amirlere imzaya sunulması

İzin bölünerek işe

başlanacak mı?

Evet

İznini bölerek başlamak isteyen personelin izin formunun ilgili amire paraflattırılarak

izin bilgilerinin ÇKYS'de güncellenmesi ÇKYS Hayır

İzin Formu ÇKYS

İzin Formu

(34)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Nihal BANOĞLU

Şef

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Aylıksız İzin İşlemleri

Ayda 30 - 40 kere

Birim Çalışanı : Ufuk YAĞCI, Gökhan AKSU Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL

Birim Çalışanı : Ufuk YAĞCI

1. Personelin talep dilekçesinin Birimimize gelmesi (Müdürlüğümüz ve baglı birimlerinde çalışan ve aylıksız İzin talebinde bulunan personelin dilekçesi çalıştığı kurumun/birimin üst yazısı ekinde)

2. Personelin talebinin değerlendirilmesi 3. Aylıksız izin hakkı var mı?

4. Hayır; İşlemin iptal edilmesi

5. Evet; Talepte bulunan personelin aylıksız izin hakkı var ise, aylıksız iznin Müdürlük Makamına onaya sunulması 6. Onay alındıktan sonra ÇKYS'ye işlenmesi

7. Makamdan alınan onayın personelin kurumuna, Bakanlığa ve Defterdarlığa bildirilmesi 8. Aylıksız izin yarıda kesildi mi?

9. Evet; Aylıksız iznini keserek görevine başlamak isteyen personelin Makamdan onay alınması 10. Alınan onayın ÇKYS'ye işlenmesi

11. Alınan onayın personelin çalıştığı kuruma, Bakanlığa ve Defterdarlığa iletilmesi

12. Hayır; Aylıksız iznini tam kullanan personelin görevine başlayışının Bakanlığa ve Defterdarlığa bildirilmesi 13. Evrakların özlük dosyasında saklanmak üzere Arşiv birimine gönderilmesi

* 657 sayılı DMK' nın 108. Maddesi İzin ve Rapor Süreci

(35)

4. 1. 11 .3 .2 . A yl ık sı z İz in İş le m le ri

Personelin talebinin değerlendirilmesi

Evrakların özlük dosyasında saklanmak üzere Arşiv birimine gönderilmesi Personelin talep dilekçesinin Birimimize gelmesi

Aylıksız izin hakkı var mı?

Aylıksız iznin Müdürlük Makamına onaya sunulması

Onay alındıktan sonra ÇKYS'ye işlenmesi Evet

İşlemin iptal edilmesi

Alınan onayın personelin çalıştığı kuruma, Bakanlığa ve Defterdarlığa iletilmesi

Aylıksız izin yarıda kesildi

mi?

Aylıksız iznini keserek görevine başlamak isteyen personel için Müdürlük

Makamından onay alınması

Hayır Evet

Aylıksız iznini tam kullanan personeller için ise onay alınmadan görevine başlayışının

Bakanlığa ve Defterdarlığa bildirilmesi

(36)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN KONTROL EDEN

Neşe AKSAKAL Şube Müdürü SÜRECİN ADIMLARI

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Çalışılan Gün Sayısı Bildirim İşlemleri

Ayda 400 işlem

Birim Çalışanı

Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı

1. Çalışılan gün sayısının bildirim zamanının gelmesi

2. Müdürlüğümüz personellerinin izin ve rapor bilgilerinin ÇKYS sisteminden sorgulanması 3. Yıllık izin, rapor ve mazaret izni gün sayılarının kontrol edilmesi

4. Kullanılan izin ve rapor bilgilerinin, ÇKYS döner sermaye menüsündeki çalışılan gün sayfasına işlenmesi 5. Tüm personellerin işlenen gün sayılarının kontrol edilerek sistemden onaylanması

6. Çalışılan gün sayısının Maaş Mutemetliğine iletilmesi

(37)

4. 1. 11 .3 .3 . Ça lış ıla n G ü n S ay ıs ı B ild ir im İş le m le ri

Müdürlüğümüz personellerinin izin ve rapor bilgilerinin ÇKYS sisteminden

sorgulanması

Çalışılan gün sayısının Maaş Mutemetliğine iletilmesi Yıllık izin, rapor ve mazaret izni gün

sayılarının kontrol edilmesi

Kullanılan izin ve rapor bilgilerinin,ÇKYS döner sermaye menüsündeki çalışılan gün

sayfasına işlenmesi

Tüm personellerin işlenen gün sayılarının kontrol edilerek sistemden onaylanması

ÇKYS Çalışılan gün sayısının bildirim zamanının gelmesi

ÇKYS

Çalışılan gün sayısı

(38)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Nihal BANOĞLU

Şef

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı İzin Tamimi İşlemleri

Ayda 5 -15 defa

Birim Çalışanı : Nihal BANOĞLU Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL Başkan Yardımcısı : Mesut İLKYAZ

Birim Çalışanı : Nihal BANOĞLU

1. Bakanlık ve Valilikten izinle ilgili yazı gelmesi 2. Yazının incelenerek, ilgili personelin belirlenmesi 3. Tüm personel mi?

4. Evet; Söz konusu yazılar tüm personeli ilgilendiriyorsa, tüm personele duyurusu yapılması 5. Hayır; Bir kısım personeli ilgilendiriyorsa ilgili personele duyurusu yapılması

6. Çeşitli illerde yapılan yapılan spor faaliyetleriyle ilgili olarak Valilik tarafından yapılan personel görevlendirilmesi 7. İzinli sayılacak personelin görev yaptığı kuruma üst yazı ile görevlendirmenin tebliğ ettirilmesi

İzin ve Rapor Süreci

(39)

4. 1. 11 .3 .4 . İ zi n T ami mi İş le m le ri

Yazının incelenerek, ilgili personelin belirlenmesi

İzinli sayılacak personelin görev yaptığı kuruma üst yazı ile görevlendirmenin tebliğ ettirilmesi Tüm personel

mi?

Evet

Bakanlık ve Valilikten izinle ilgili yazı gelmesi

Söz konusu yazılar tüm personeli ilgilendiriyorsa, tüm personele duyurusu

yapılması

Bir kısım personeli ilgilendiriyorsa ilgili personele duyurusu yapılması

Çeşitli illerde yapılan yapılan spor faaliyetleriyle ilgili olarak Valilik tarafından

yapılan personel görevlendirilmesi Hayır

(40)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

HAZIRLAYAN Programcı Ufuk YAĞCI

Şef Nihal BANOĞLU

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı Sağlık Raporu Takip İşlemleri (7 Günü/40 Günü Aşan Rapor ve Sağlık Raporu Takip İşlemleri)

* 7 Günü Aşan Rapor Takip İşlemleri: Ayda 250 - 400 işlem

* 40 Günü Aşan Rapor ve Sağlık Raporu Takip İşlemleri: Ayda 10 -15 defa

Birim Çalışanı : Ufuk YAĞCI, Nihal BANOĞLU Şube Müdürü : Neşe AKSAKAL

Birim Çalışanı : Ufuk YAĞCI, Nihal BANOĞLU

1. Personellerin yıl içinde aldığı sağlık raporlarının kontrol edilmesi (Müdürlüğümüze bağlı sağlık kurum ve kuruluşlarında görev yapan ve maaşı Müdürlüğümüz Mutemetlik Birimince yapılan)

2. ÇKYS sistemine girilerek rapor gün sayısının kontrol edilmesi 3. 7 gün/40 gün üzeri mi?

4. 7 günü aşmış rapor ise; Personel Yönetim Sistemi (PAGO) programına işlenmesi 5. Maaş Mutemetliğine bildirilmesi

6. 40 günü aşmış tek hekim raporu ise; Müdürlük personelimiz mi?

7. Evet; İlgili personele ait en son süre aşımını sağlayan sağlık raporunun hakem hastaneye yazılması 8. Sağlık raporunun hastane tarafından onaylanması

9. Raporun personelin özlük dosyasına kaldırılması 10. Hayır; Sağlık raporu mu?

11. Evet; Diğer Kurumlarda görev yapan devlet memurların kurumlarının Müdürlüğümüze talepleri doğrultusunda yıl içinde 40 günü aşan tek hekim raporlarının onaylanmak üzere hakem hastaneye yazılması

12. Hastaneden gelen onaylı raporun ilgili kişinin kurumuna üst yazı yazılarak gönderilmesi

13. Hayır; Personel sağlık raporlarının ilgili amirlerinin talebi doğrultusunda fenne ve usule uygunluğunun hakem hastaneye yazılarak sorgulanması

14. Hastaneden gelen sonucun ilgili kuruma bildirilmesi 15. Raporun personelin özlük dosyasına konulması

* Devlet Memurlarına Verilecek Hastalık Raporları İle Hastalık ve Refakat İznine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik İzin ve Rapor Süreci

(41)

4. 1. 11 .3 .5 . S ağ lık R ap o ru T ak ip İş le ml e ri

ÇKYS sistemine girilerek rapor gün sayısının kontrol edilmesi

Raporun personelin özlük dosyasına konulması 7 gün/40 gün

üzeri mi?

Personellerin yıl içinde aldığı sağlık raporlarının kontrol edilmesi

Personel Yönetim Sistemi (PAGO) programına işlenmesi

Müdürlük personelimiz

mi?

Sağlık raporu mu?

40 günü aşmış tek hekim raporu

Maaş Mutemetliğine bildirilmesi

İlgili personele ait en son süre aşımını sağlayan sağlık raporunun

hakem hastaneye yazılması

Sağlık raporunun hastane tarafından onaylanması

Hastaneden gelen onaylı rapor ilgili kişinin Kurumuna üst yazı ile

gönderilmesi

ÇKYS

PAGO

7 günü aşmış rapor

Hayır

Evet

Kurumlarının Müdürlüğümüze talepleri doğrultusunda yıl içinde 40 günü aşan

tek hekim raporlarının onaylanmak

üzere hakem hastaneye yazılması Personel sağlık raporlarının ilgili amirlerinin talebi doğrultusunda fenne

ve usule uygunluğunun hakem hastaneye yazılarak sorgulanması

Hastaneden gelen sonucun ilgili kuruma bildirilmesi

Hayır

Evet

(42)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

VHKİ

Şube Müdürü Vekalet İşlemleri Süreci

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı İl Sağlık Müdürü İzin ve Vekalet İşlemleri

Talep doğrultusunda değişkenlik göstermektedir

1. İl Sağlık Müdürümüzün yıllık/sağlık izini kullanması

2. Valilik tarafından hazırlanan forma hem izin, hem de vekalet edecek olan kişinin bilgilerinin işlenmesi

3. İl Sağlık Müdürü tarafından imzalanan izin formunun izin ve vekalet onayı için Valilik Makamına imzaya sunulması 4. İmzalanan vekalet onayının tüm Başkanlıklara, Muhasebe Hizmetleri Birimine ve Bilgi İşlem Birimine iletilmesi 5. Evrakların dosyaya kaldırılması

(43)

4. 1. 11 .4 .1 . İ l S ağ lık M ü d ür ü İz in v e V ek al e t İş le ml er ile ri

Valilik tarafından hazırlanan forma hem izin, hem de vekalet edecek olan kişinin

bilgilerinin işlenmesi

İl Sağlık Müdürümüzün yıllık/sağlık izini kullanması

İl Sağlık Müdürü tarafından imzalanan izin formunun izin ve vekalet onayı için Valilik

Makamına imzaya sunulması

İmzalanan vekalet onayının tüm Başkanlıklara, Muhasebe Hizmetleri Birimine ve Bilgi İşlem Birimine iletilmesi

(44)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

VHKİ

Şube Müdürü

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı İl Sağlık Müdürlüğü Hizmet Başkanı Vekalet İşlemleri

Ayda 5 - 10 işlem

1. Müdürlüğümüzde görev yapan Hizmet Başkanlarının izine ayrılma tarihini iletmesi 2. İzin tarihlerinini ÇKYS sistemine işlenmesi

3. İzin formlarının imzalanması

4. Yerine vekalet edecek Başkan/Başkan Yardımcısı bilgilerinin tarafımıza iletilmesi 5. Müdürlük Makamından vekalet onayı alınması

6. Alınan vekalet onayının tüm Başkanlıklara, Muhasebe Birimine ve Bilgi İşlem Birimine iletilmesi 7. Evrakların dosyaya kaldırılması

Vekalet İşlemleri Süreci

(45)

4. 1. 11 .4 .2 . İ l S ağ lık M ü d ür lü ğü H iz me t B aş ka n ı V e ka le t İş le ml e ri

İzin tarihlerinini ÇKYS sistemine işlenmesi

Müdürlüğümüzde görev yapan Hizmet Başkanlarının izine ayrılma tarihini iletmesi

İzin formlarının imzalanması

Yerine vekalet edecek Başkan/Başkan Yardımcısı bilgilerinin tarafımıza iletilmesi

ÇKYS

Müdürlük Makamından vekalet onayı alınması

Alınan vekalet onayının tüm Başkanlıklara, Muhasebe Birimine ve Bilgi İşlem Birimine

iletilmesi

İzin formu

(46)

SÜRECİ YAPAN

MEVZUATI

VHKİ

Şube Müdürü Vekalet İşlemleri Süreci

ONAYLAYAN Mesut İLKYAZ Başkan Yardımcısı İlçe Sağlık Müdürü ve TSM Başkanı Vekalet İşlemleri

Ayda 20 - 40 kez

1. İlçe Sağlık Müdürünün/Toplum Sağlığı Merkezi Başkanının izin/rapor alması

2. İlgili kurum tarafından üst yazı ile izin formu ve vekalet edecek kişi adının vekalet onayı alınması için Müdürlüğümüze iletilmesi

3. Gelen talep doğrultusunda Valilik Makamından Vali Yardımcısı imzası ile vekalet onayı alınması

4. Alınan onayın ilgili kuruma, bağlı bulunduğu Kaymakamlığa Muhasebe Hizmetleri Birimine, Bilgi İşlem Birimine ve bilgi amaçlı Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığına ile Halk Sağlığı Hizmetleri Başkanlığına iletilmesi

5. İşlemi biten evrakların dosyaya kaldırılması