İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ
PERSONEL PORTAL-KREŞ İŞLEMLERİ KULLANIM KILAVUZU
2020
İ.Ü. KURUMSAL OTOMASYON PROJESİ
İçindekiler Tablosu
1. GİRİŞ ... 3
1.1. AMAÇ... 3
2. SİSTEME GİRİŞ ... 3
3. KREŞ İŞLEMLERİ ... 7
1. GİRİŞ 1.1. AMAÇ
Bu dokümanın amacı, İstanbul Üniversitesi çalışanlarının Personel Portal sistemi üzerinden Kreş Başvuru yenileme ve kayıt işlemlerini yapabilmesini amaçlamaktadır.
2. SİSTEME GİRİŞ
Personel Portal Sistemine giriş için öncelikle kullanıcıların İnternet tarayıcısı olarak Chrome kullanılması önerilmektedir.. http://pbys.istanbul.edu.tr/Portal/Personel linki ile PERSONEL PORTAL sistemi açılır. Açılan ekranda Kullanıcı adı ve Parola bilgisi girilir ve sisteme giriş yapılır. Kullanıcı Adı ve Şifre Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yazılmış tüm sistemler için aynıdır.( Örneğin; AKSİS, Satın Alma, Personel Bilgi Yönetim Sistemi, ASİSTAN Takip Sistemi, Kalite Yönetim Sistemi)
Şekil 1 Kullanıcı Girişi
Kullanıcı adı ve Parola alanına yanlış ya da eksik bilgi ile girişi yapılmış ise sistem Şekil-2de gösterildiği üzere “Kullanıcı adı ya da Parola hatalı!” uyarısı verir.
Şekil 2 Hatalı Giriş
Parola unutulmuş ise “Parola Yenileme” linki tıklanarak Şekil-3’te gösterildiği gibi Parola Yenileme ekranı açılır.
Şekil 3 Parola Yenileme
İlgili alana E-Mail veya TC Kimlik No ile Güvenlik Kodu girilip Parolayı Gönder butonu tıklandığında sistem tarafından Parola, hesabınızda tanımlı bulunan E-posta adresinize gönderilir.
Giriş yapıldıktan sonra açılan kullanıcı girişi sekmesinde TC Kimlik No ve E-Posta olarak gönderilen parola ilgili alanlara girilir. Giriş butonu tıklanarak sisteme giriş yapılır.
Eğer sistemde tanımlı değil iseniz, “Kayıt ol” butonuna tıklanır, Şekil-4’te gösterildiği gibi ilgili alanlar girilir, “Kayıt ol” butonuna tıklanır.
Şekil 4 Kayıt Ol Ekranı
3. KREŞ İŞLEMLERİ
Personel Portal sisteminde TALEPLER menüsünden Şekil-5’te gösterildiği gibi Kreş İşlemleri ekranına tıklanır.
Şekil 5 Kreş İşlemleri ekranı
Kreş işlemleri ekranında bulunan BİLGİLENDİRME metnini mutlaka okuyunuz.
Şekil 6 Bilgilendirme Ekranı
alanından kreş başvurusunu yapacağınız çocuğu seçmelisiniz. İlgili alana kreş başvurusu yapılacak çocuk ismi otomatik gelecektir.
Çocuğunuzun ismi bu alanda görünmüyor ise Personel Portal sisteminde Şekil-7 de gösterildiği gibi SİCİL menüsünün altında bulunan Aile Birey ekranından çocuğunuzu eklemeniz ve görev yeri personel büronuza onaylatmanız gerekmektedir. Aile Birey ekranı aynı zamanda İstanbul Tıp Fakültesi randevu sistemi için yakın bilgilerinizi göstermektedir. Aile Birey ekranına tanımlamadığınız çocuk ismi Kreş başvurusunda görünmeyecektir.
Şekil 7 Aile Birey ekranından çocuk tanımlama
Kreş Başvurusu yapılacak çocuk Şekil-8 de gösterildiği gibi seçilir. Bu alana Aile Birey ekranındaki tüm çocuk bilgileriniz gelecektir.
Şekil 8 Kreş Başvurusu yapılacak çocuğun seçilmesi
alanından Şekil9 da gösterildiği gibi yapılacak Kayıt Türü seçilir. Bu alanda
KAYIT YENİLEME: Kaydı daha önceki yıllarda kesinleşmiş, kreşten yararlanmış ancak tatil nedeniyle (Bir üst sınıfa geçiş) ya da hastalık nedeniyle ayrılmış velilerin seçmesi gereken kayıt türüdür.
YENİ KAYIT: Kesin kaydı üniversitemiz kreşlerinde hiç yapılmamış kayıtlar için seçilecektir. Puan türüne göre kesin kayıt işlemi yapılan ilk kayıttır.
Şekil 9 Kayıt Türü seçimi
Kreş başvurusu yapacağınız kampüs adını Şekil 10’da gösterildiği gibi seçiniz. Görev yerinize yakın olan kampüs adını seçmelisiniz. Aksi taktide başvurunuz reddedilecektir.
Şekil 10 Kreş için Kampüs Seçimi
Yaş grubu alanından çocuğunuzun yaş grubunu belirlemek için doğum yılını seçmelisiniz.
Seçtiğiniz yaş grubu ile doğum tarihi uyumsuz olan çocuklar için sistem uyarı verecek başvuruyu kabul etmeyecektir.
Şekil 11 Yaş Grubu seçimi
Seçtiğiniz çocuk bilgisi Şekil 12’de gösterildiği gibi sistem tarafından otomatik doldurulacaktır.
Şekil 12 Çocuk Bilgisi
Başvuru için genel bilgiler alanında istenen verileri girmelisiniz.
“Hastalık ve çeşitli sebeplerden kaynaklı ayrılma” bilgisi daha önceden kesin kayıt yapmış ancak hastalık nedeniyle ayrılan çocuklar için doldurulmalıdır.
Şekil 13 Başvuru İçin Genel Bilgiler
Anne bilgilerinde Anne TC kimlik numarası girilir. Anne İÜ Personeli ise İÜ Personeli butonu tıklanır. Değil ise manuel olarak doldurulur. Tüm Bilgileri Personel Bilgi Yönetim Sisteminden otomatik Dolar. Ardından ANNE KAYDET butonu tıklanır.
Şekil 14 Anne Bilgileri
Baba bilgilerinde Baba TC kimlik numarası girilir. Anne İÜ Personeli ise İÜ Personeli butonu tıklanır. Değil ise manuel olarak doldurulur. Tüm Bilgileri Personel Bilgi Yönetim Sisteminden otomatik Dolar. Ardından BABA KAYDET butonu tıklanır.
Şekil 15 Baba Bilgileri
Kardeş Bilgileri otomatik olarak Şekil 16 da gösterildiği gibi yansıyacaktır.
Şekil 16 Kardeş Bilgileri
Tüm Bilgiler girilip KAYDET işlemi yapıldıktan sonra BAŞVURU TAMAMLA butonu tıklanır.
Başvuru Tamamla butonu tıklandıktan sonra birime teslim edeceğiniz form için Butonu tıklanır ve başvuru formu alınır.
Başvuru Formu alanı tıklandığında formun ön izlemesi görünür. KAYDET butonu tıklanır.
Kaydedilen formun çıktısı alınır. Başvuru bitiş tarihinden 2 gün içerisinde form Kreş ve Gündüz Bakımevi müdürlüğüne teslim edilir.
Başvuru tamamla işlemi yapıldığında ilgili çocuğu tekrar seçtiğinizde Şekil 17 de gösterildiği gibi Kayıt türünüz ve Başvuru durumunuz sayfanın başında görünür.
Şekil 17 Başvuru durumu
Başvuru Durumları;
AÇIK: Bilgileriniz kaydedilmiş ancak başvurunuzun daha Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı yönetimine gönderilmemiş olması durumudur. Bu durumda kalan başvurular kabul edilmez. Başvurunun son gününe kadar Başvuru tamamla işlemini yapmanız gerekir.
DEĞERLENDİRMEYE GÖNDERİLDİ: Başvurunuz Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı yönetimine gönderilmiş demektir. Başvuru sonucunuz tarafınıza mail ile bildirilecektir.
SONUÇLANDI: Başvuru Bilgileriniz incelendi, bilgileriniz onaylandı demektir.
BAŞVURU ONAYI: Başvurunuz kabul edildi demektir.
İstanbul Üniversitesi
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
2020
