TIBBİ SEKRETERLİK SEMİNERİ

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ

Sağlık Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Müdürlüğü

TIBBİ SEKRETERLİK SEMİNERİ

Sekreterlik/Tıbbi Sekreterlik-Resmî Yazışmalar-Tıbbi Raporlama-İletişim

“Seminer Notları”

Hazırlayan

Öğr.Gör.Fikret CEYLAN Sağlık Hizmetleri MYO

Bursa-2010

TIBBĠ SEKRETERLĠK SEMĠNERĠ ÇALIġMA PLANI

KONULAR:

1- SEKRETERLĠK VE TIP SEKRETERLĠĞĠ 2- RESMÎ YAZIġMA KURALLARI

3- TIBBĠ KAYITLAR VE RAPORLAMA 4- ĠLETĠġĠM VE BEDEN DĠLĠ

1- SEKRETERLĠK VE TIP SEKRETERLĠĞĠ a. Sekreterlik: Tanımı ve Sekreterlik Mesleği b. Sekreterin Genel Özellikleri

c. Sekreterlik Türleri d. Tıbbi Sekreterlik

i. Tanımı ii. Nitelikleri

iii. Sağlık ekibi içindeki yeri ve diğer sekreterlerden ayıran özellikler iv. Tıbbi sekreterin personel, hasta ve hasta yakınları ile olan iliĢkileri

v. Tıbbi sekreterlik türleri ve görevleri (Klinik-Poliklinik-Bölüm S.) 2- RESMÎ YAZIġMA KURALLARI

a. Genelgenin Tanıtılması

b. Örnek YazıĢma ġablonu ve açıklamaları c. Kurum Ġçi YazıĢmalar

d. Kurum DıĢı YazıĢmalar e. Örnek Uygulamalar

3- TIBBĠ KAYITLAR VE RAPORLAMA a. Tıbbi Kayıtların Önemi

b. Tıbbi Kayıtların Gizlilik Niteliği c. Tıbbi Raporlar

i. Ġstirahat Raporları (Kısa Süreli, Uzun Süreli Ġst. Rp., ĠĢ Göremezlik Belgesi, ÇalıĢabilir Kağıdı)

ii. Sağlık Kurulu (Durum Bildirir) Raporları iii. Ġlaç ve Tıbbi Malzeme Raporları

iv. Özürlüler Kurulu Raporu 4- ĠLETĠġĠM VE BEDEN DĠLĠ

a. ĠletiĢim Tanımı ve Önemi b. ĠletiĢim Süreci ve Öğeleri c. ĠletiĢim Yöntemleri

d. ĠletiĢim Engelleri, ĠletiĢim Neden Aksar?

e. Beden Dili

i. Beden dilinin önemi

ii. Beden dili araçları ve özellikleri f. Etkin ĠletiĢim ve Dinleme

Öğr.Gör.Fikret CEYLAN

Sağlık Hizmetleri MYO

BÖLÜM 1

SEKRETERLİK MESLEĞİ A. SEKRETERĠN TANIMI

Sekreter sözcüğü Ġngilizcede secret yani gizli, sır anlamına; sekreter ise sır saklayan anlamına gelmektedir.

Türk Dil Kurumu Sözlüğü‟nde özel veya kamu kuruluĢlarında haberleĢmeyi sağlayan, yazıĢma yapabilen, görevli, yazman, kâtip anlamına gelmektedir. Latince Secretum sözcüğünden türetilmiĢtir denilmektedir.

Uluslararası Profesyonel Sekreterler Birliği sekreteri Ģöyle tanımlamaktadır:

Büro yeterliliklerinin kendine sağladığı üstünlüklerden yararlanarak, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilen, tanımlanmıĢ yetki sınırları içinde karar verip bunları uygulayabilen bir yönetici yardımcısıdır.

Sekreter, yetkin iletiĢim becerileri ile donatılmıĢ, yöneticisinin diğer ünite yetkilileri ile olan iliĢkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliliklerine sahip kiĢidir.

Yapılan tüm bu tanımlar ıĢığında SEKRETER:

Ġçinde bulunduğu kurum ya da kuruluĢun amaçları doğrultusunda iletiĢim gücü iyi olan, sır saklamasını bilen, büro yönetimi becerilerine sahip, bürodaki iĢlerin sistemli bir Ģekilde yapılmasını sağlayan, temsil yeteneği olan, gerektiğinde sorumluluk alarak karar vermesini bilen kiĢi olarak tanımlanabilmektedir.

Meslek Tanımı:

Sekreterlik, bir kuruluĢta iletiĢim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanıdır.

1- Telefona bakmak,

2- Ġç ve dıĢ yazıĢmaları yapmak, < ĠLETĠġĠM GÖREVLERĠ >

3- Ziyaretçileri ağırlamak, 4- YazıĢmaları dosyalamak,

5- Ziyaretçi kayıtlarını tutmak, < BELGELEME GÖREVLERĠ >

6- Fatura kesmek,

7- Randevuları vermek,

8- DıĢ gezi organizasyonu, < DÜZENLEME(ORGANĠZASYON) GÖREVLERĠ >

9- Toplantı düzenlemek.

B. SEKRETERLĠK MESLEĞĠNĠN ANLAMI VE ÖNEMĠ

Günümüzde sekreterlik mesleği hızla geliĢen profesyonel bir meslektir. Önceleri sekreter denildiğinde akla ilk gelen büroda sadece telefona bakan ve daktilo yazan kiĢi olarak bilinirken; günümüzde sekreter bürodaki bütün iĢlerin sistemli bir Ģekilde yürütülmesini sağlayan, yöneticiden sonraki kiĢi durumuna gelmiĢtir.

Ġster hizmet sektöründe, ister üretim sektöründe olsun her zaman sekretere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici örgütteki iĢleri planlayarak, kararlar vermekte; örgütü amaçlara uygun bir Ģekilde yönetmektedir. Ancak bu yoğun yönetim görevi içinden tek baĢına çıkması mümkün olmamaktadır. ĠĢte bu durumda sekreter yöneticiyi destekleme görevini yerine getirerek; yöneticinin baĢarıyı yakalamasında büyük görev üstlenmektedir.

Hasta için ilaç, ameliyathanedeki doktor için hemĢire ne derece önemliyse, çağdaĢ yönetici için de sekreterlik hizmetlerini içeren büro desteği o derece önemlidir.

Yönetim kadrosunun bir parçası olan sekreterin, yönetimdeki yerini alabilmesi için, sekreterlik bilgi, beceri, alıĢkanlık ve davranıĢlarına sahip olması gerekir. Sekreter yönetim içinde olup, bir halkla iliĢkiler uzmanıdır.

Her türlü iletiĢim, yazıĢma ve dosyalama iĢlerinde etkin bir büro görevlisidir. Her iĢ yerinin çalıĢma sistemine göre yöneticinin ve diğer çalıĢanların en yakını, güvenilen, inanılan ve sır saklayan kiĢi olmalıdır.

Sekreterlik önemli bir meslektir. Çünkü;

o Hangi kurumda olursa olsun tüm yöneticilerin sekreterleri vardır.

o Sekreterin yeri, önemli iĢadamlarının, profesyonel yöneticilerin, devlet bürokratlarının yanıdır.

o Üst düzey yöneticilerin en yakın yardımcısıdır. Yani amirini içeride, dıĢarıda ve her yerde temsil eden bir Ģahıstır.

o Sekreter, amirinin ve iĢyerinin amaç ve çıkarlarını kendi amaç ve çıkarlarından daima üstte tutmalıdır.

o Sekreter, amirinin sağ koludur ve gerektiğinde amirini her yerde temsil edebilen kiĢidir.

o Sekreter, bir büronun sahibidir, hostesidir.

C. SEKRETERLĠK TÜRLERĠ

Örgütler büyüdükçe görevleri de artmaktadır. Artan iĢlere paralel olarak iĢ bölümleri çoğalmakta, böylelikle örgütün tamamında görevler uzmanlaĢmıĢ küçük birimlere verilmektedir. ĠĢ alanlarında ihtiyaç duyulan bilgilerde farklılaĢmalar oluĢmaktadır. Bu tür geliĢmeler her alanda yeni iĢ kolları oluĢturduğu gibi sekreterlik mesleğinde de görülmeye baĢlanmıĢtır.

Teknolojinin ilerlemesi, iĢ hayatının uzmanlığı gerektirmesi, yeni iĢ kollarının ayrılması her meslekte olduğu gibi, sekreterlik mesleğinde de mesleklerin özelliklerine göre, teknik bilgiler isteyen, farklı çalıĢma Ģartları getirmektedir. ĠĢ ortamının gerektirdiği mesleki bilgileri ve terimleri öğrenip uygulamak, yazıĢmaları düzenlemek, evrak, karteks, dosya hazırlanıĢına göre farklılık arz etmektedir.

Adliye teĢkilâtındaki evrak düzenlemesi, hukuki terimler, deyimler, dosyalama sistemi sekreterde hukuk bilgisini zorunlu kılmıĢtır. Tıp alanındaki yazıĢmalar, raporların hazırlanması, dosyalanması, arĢivlenmesi veya dosya hareketliliği takip edilmelidir. Bunun için tıbbi terim, deyim ve kelimeleri anlamak, yazıĢmaları yapmak, iĢleyiĢi bilmek gerekir. Bu is tıp alanında ayrı bir ihtisas isteyen sekreterlik hizmetidir.

ĠĢ kollarındaki uzmanlaĢmaya göre sekreterleri çeĢitli Ģekillerde sınıflandırmak mümkün olmaktadır.

1) Yönetici Sekreter 2) Ticari Sekreter 3) Tıp Sekreteri 4) Hukuk Sekreteri 5) Uluslararası Organizasyon Sekreteri

6) Muhasebe Sekreteri 7) Finans Sekreteri 8) Basın Sekreteri 9) Gayrimenkul Sekreteri 10) Teknik Sekreteri 11) Bürotik Sekreter

7) Film Sekreteri

SEKRETERİN ÖZELLİKLERİ

A. SEKRETERĠN BĠLGĠ VE BECERĠ DÜZEYĠ ĠLE ĠLGĠLĠ ÖZELLĠKLERĠ

1- Türkçeyi çok iyi konuĢup yazabilmek 2- ĠletiĢim Becerisine Sahip olmak 3- Yabancı Dil Bilmek

4- Sağlıklı Ġnsan ĠliĢkilerini Bilmek

5- Büro Otomasyon Sistemlerini Tanımak ve Kullanımını Bilmek 6- YazıĢma ve Raporlama Tekniklerini Bilmek

7- Evrak Yönetimi ve Dosyalama Bilgisine Sahip Olmak 8- Hızlı Not Alma Özelliklerine Sahip Olmak

9- Ġkram ve Protokol Kurallarını Bilmek 10- Büro Yönetim Tekniklerini Bilmek

B. SEKRETERĠN TUTUM VE DAVRANIġ ÖZELLĠKLERĠ

1- Terbiyeli ve Nazik Olmak 2- HoĢgörülü ve Ġyimser Olmak 3- Mantıklı DüĢünmek

4- Dedikodu Yapmamak 5- Sır Saklamak

6- Soğukkanlı Olmak

7- Ġnisiyatif Sahibi Olmak ve Bağımsız Karar Verebilmek

8- Açık Fikirli Olmak ve BaĢkalarının Fikirlerine Saygı Göstermek 9- Sorumluluk Duygusu Kazanmak

10- Özür ve Af Dilemek

12- Güler Yüzlü, Sempatik ve AğırbaĢlı Olmak 11- Mesleğini Sevmek

14- ĠĢine Bağlı Olmak 13- Yaratıcı Olmak

C. SEKRETERĠN DIġ – FĠZĠKSEL ÖZELLĠKLERĠ

1- Sekreterin DıĢ Görünümünü Etkileyen Unsurlar:

a) Vücut Bakım b) Temiz, Zevkli ve Sade Giyim c) Güleryüz d) Saçlar, Tırnaklar, DiĢler e) Cilt Bakımı ve Makyaj f) Jimnastik ve Beslenme 2- Sekreterin Fiziki Görünümünü Bütünleyici Hareketler:

a) YürüyüĢ, OturuĢ ve KalkıĢ b) Jestler ve Mimikler c) SelâmlaĢma d) Zerafet ve Estetik

TIP SEKRETERLİĞİ

A. TIP SEKRETERLĠĞĠ, SAĞLIK EKĠBĠ ĠÇĠNDEKĠ YERĠ VE TIP SEKRETERLERĠNĠ DĠĞER SEKRETERLERDEN AYIRAN ÖZELLĠKLER

Ebeden, uzman hekime kadar uzanan sağlık zinciri halkalarının bir bölümünü de tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik mesleği oluĢturmaktadır. UzmanlaĢma sonucu ortaya çıkan bu meslek, sağlık kuruluĢlarında hasta ile sağlık personeli arasındaki iletiĢimi kolaylaĢtırmıĢtır. ĠĢlemleri düzene koyarak bürokrasiyi en aza indirir ve hizmetin kolay sunulmasına yardımcı olur.

Tıp sekreterliği ile ilgili yapılan çeĢitli tanımlamalar bulunmaktadır. Tıbbi dokümantasyon ve arĢiv konusunda özel eğitim almıĢ ve kendisine yasa ve yönetmeliklerle yüklenilen görevleri yapmakla sorumlu kiĢilere “tıbbi sekreter” denmektedir. Bir baĢka tanımda ise “Sağlık hizmetlerinin verildiği kamu ve özel sağlık kuruluĢlarında sekreterlik görevini yerine getiren kiĢiler tıp sekreteridir” denilmektedir.

Tıp sekreteri tıp alanında hizmet veren, yöneticilerin ve hekimlerin araĢtırma, tahlil, tedavi sonu izleme evrelerinde gerekli olan her türlü yazıĢmaların yapılmasını, dosyalanmasını sağlayan ve karıĢıklıklara yol açmadan tıbbi terim, deyim ve lisana uygun olarak iĢleri yöneten kiĢidir.

Hasta hizmetlerini yerine getiren kiĢi (tıp sekreteri) kendi baĢına ve belirli bir süre içerisinde, hasta randevu, kayıt ve dosyalama iĢlemlerini yapma bilgi ve becerisine sahip nitelikli elemandır.

Bir hizmet sonucunda oluĢmuĢ belgeleri derleyip, saklayan, onları birbirinden ayırarak özelliklerini saptamak suretiyle yeniden kullanıma sunan ve bu konularda özel eğitim almıĢ, iyi yetiĢmiĢ tıbbi sekretere her zaman her yerde ihtiyaç vardır.

Sağlık hizmeti veren kiĢilerin tıbbi dokümantasyon, arĢivleme, tıbbi terminoloji, istatistik, bilgi eriĢim ve literatür tarama, halkla iliĢkiler konularında eğitim almıĢ olmalıdır.

Özellikle bilgisayar teknolojisinde sağlanan geliĢmeler, tıbbi sekreterlik mesleğinin icra edilmesine hız ve kalite bakımından önemli katkılar sağlamaktadır. Tıbbi sekreterlik mesleğinde sağlanan geliĢmelerin sağlık hizmetlerinin verimliliği ve baĢarısı üzerinde önemli etkilere sahip olduğu ve hastane hizmetlerinde kalite standartlarının tutturulabilmesinde meslek elemanlarının katkısının büyük olduğu görülmektedir.

Meslek elemanları, kendi görev tanımlarındaki iĢleri yaparak hekimlerin ve hemĢirelerin profesyonel alanlarına daha fazla zaman ayırmasını sağlarlar. Kurum yöneticilerinin gereksinim duydukları bilgileri düzenleyerek verimlilik ve kalite artıĢına da katkıda bulunurlar.

Tıbbi sekreterlik yapmak için uzmanlaĢmak gerekmektedir. Çünkü birçok kelime ve terimi öğrenmek gerekmektedir. Hasta dosyasını tanımalı, kayıt, kabul ve taburcu veya ex durumunda yapılması gereken iĢlemleri bilmeli, Sağlık Bakanlığına gönderilecek istatistik ve cetvelleri düzenleyebilmeli ve tıbbi yazım tekniklerini ve raporlamayı bilmelidir. Tıbbi sekreterler sadece hastanelerde, kliniklerde, laboratuarlarda ya da hekim yanında çalıĢmak zorunda değillerdir; sosyal karakterli kamu sektörüne hizmet veren kurumlarda da çalıĢabilirler. Hekim yanında çalıĢan tıbbi sekreterler, hastaları karĢılama rolü de üstlenirler.

Sağlık hizmetlerinin verildiği tüm ortamlarda insan iliĢkilerinde belli düzeyde ve yoğunluk görülmektedir.

Sağlık kuruluĢlarında, hasta veya hasta yakınları doktordan önce sekreterle karĢılaĢmaktadırlar. Bu bağlamda, sekreterlik hizmeti ön plana çıkmaktadır. Sekreterlik hizmetinin iyi sunulması hem hasta ve yakınlarını rahatlatır hem de doktorun iĢini kolaylaĢtırabilir.

Dünyada olduğu gibi ülkemizde de geliĢen ve önemi gün geçtikçe anlaĢılan, özel ihtisas gerektiren önemli bir meslek olması nedeniyle sağlık sektörünün vazgeçilmez ara insan gücüdür.

B. TIP SEKRETERĠNĠN MESLEKĠ TUTUMLARI VE ALIġKANLIKLARI

Tıp sekreterlerinin iĢ hayatında uygulaması gereken mesleki tutum ve alıĢkanlıkları Ģu Ģekilde sıralanmaktadır:

 ĠĢini sevmek,

 Hastalara, hasta yakınlarına ve çalıĢanlara karĢı saygılı olmak,

 Hasta ve yakınlarına danıĢma hizmetlerinde yeterli bilgi vermek,

 ÇalıĢtığı ortamı temiz ve düzenli tutmak,

 Ekip çalıĢmasının önemine inanmak,

 Verilen iĢi doğru yapmak,

 Çevre korumaya karĢı duyarlı olmak,

 Detaylara özen göstermek,

 Ġnsan iliĢkilerine özen göstermek,

 ĠĢ güvenliğine dikkat etmek,

 ĠĢyeri çalıĢma prensiplerine uymak,

 Kaliteye dikkat etmek,

 Meslek ahlakına sahip olmak,

 Planlı olmak,

 Sorumluluk sahibi olmak,

 Günlük iĢ ve çalıĢma planı yapmak,

 ĠĢlerin önceliklerini ayırmak, öncelik sırasına göre gerçekleĢtirmek,

 ĠĢine sadık olmak, sır saklamak,

 Amirleri ve çevresiyle uyumlu çalıĢmak,

 ĠĢ için gerekli araç ve gereçleri ve zamanı tasarruflu kullanmak, kurumun malını korumak,

 EleĢtirilere karĢı hoĢgörülü olmak,

 Hastane dıĢında da mesleğiyle ilgili etkinliklere katılmak,

 Notları düzenli tutarak ilgililere zamanında eksiksiz olarak ulaĢtırmak,

 ÇalıĢma saatlerine dikkat etmek,

 Telefon görüĢmelerinde genel kurallara dikkat etmek,

 Hastane enfeksiyonlarına karĢı koruyucu önlemlere uymak,

 Kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak,

 Hasta dosyalarındaki bilgileri düzenli olarak tutmak ve korumak,

 Bölümü ile ilgili istatistikleri düzenli olarak tutmak, zamanında ilgililere ulaĢtırmak,

 Kimsesiz ve yardıma ihtiyacı olan hastalarla ilgilenmek ve bölümüne bildirmek,

 Sabırlı, soğukkanlı, çalıĢkan, dürüst, kararlı, yeniliklere açık, titiz, enerjik, temiz ve dikkatli olmak.

C. TIP SEKRETERLERĠNĠN HASTA VE HASTA YAKINLARI ĠLE OLAN ĠLĠġKĠLERĠ

Tıbbi sekreterler, hastaları tıbbi hizmetlerin iĢleyiĢi ve hastanelerin genel iĢleyiĢi konularında bilgilendirmelidir. Hasta veya yakını ilgili kiĢiyi bulamama veya ulaĢmada güçlükler çektiğinde, ilk baĢvuracakları kiĢi tıp sekreteri olmalıdır. Aynı zamanda sağlık kuruluĢlarının karmaĢıklaĢmasıyla hastaneye baĢvuran hasta ve yakınlarına muayene olacakları, resmi evraklarını nasıl tasdik ettirecekleri, laboratuvarlara nasıl gidebilecekleri, hastalarını nasıl ziyaret edecekleri konusunda yardım etmelidirler.

Belirli bir sağlık sorununu çözmek, kontrol veya ziyaret amacıyla sağlık kuruluĢlarına baĢvuran kiĢilerin deneyim ve bilgi eksikliği nedeniyle aradığı yeri bulmakta güçlük çektiği, yanlıĢ yerlere baĢvurdukları görülmektedir. Bu durum görev yapan sağlık personelinin zamanını almakta, konsantrasyonunu bozmakta ve verimliliği olumsuz yönde etkilemektedir. Ayrıca hastaların da zaman kaybetmesine neden olmaktadır. Sağlık kuruluĢuna herhangi bir sebeple gelen insanlara doğru ve doyurucu bilgilerin verilmesi gerekmektedir.

Hasta ile ilgili bilgilerin hasımlara ya da basına verilmemesi konusunda dikkatli olması gerekmektedir. Yatan hastaları ile görüĢmek veya hasta ve hastanesi hakkında bilgi almak isteyen kiĢilerle irtibat kurarken temkinli olmalı, Ģüpheli gördüğü kiĢileri gerekirse güvenliğe bildirmelidir.

Hastanelerde muayene olmak ve randevu almak için belirli formaliteler vardır. Sosyal güvencesi olan hastalar muayene olmak için randevu almak durumundadırlar. Randevu aldıktan sonra resmi evraklarını ilgili birime vermeleri ve dosya açtırmaları gerekmektedir. Tıp sekreteri bu iĢleri yaparken hastayı yönlendirmekle birlikte, randevu dıĢı gelen hastalarla görüĢerek gerektiğinde ilgili birimlerle görüĢmesini sağlamalıdır.

Sağlık personelinin kullandığı dil, halkla iletiĢimin daha zayıf olmasına neden olmaktadır. Halkın sağlık personelinin kullandığı dili anlayamaması hem tedavi iĢlemlerinin etkinliğini azaltmakta hem de çeĢitli iletiĢim sorunlarını ortaya çıkarmaktadır. Tıp sekreteri tıbbi terminolojiyi bilmesinin verdiği bir avantajla hastaya gerekli bilgilerin verilmesine yardımcı olur. Halkı gerekli bilgilerle donatarak, onun sağlık personeli karĢısında çıkarını ve saygınlığını koruyacak bir duruma gelmesini sağlamaktadır.

Hasta ve yakınlarının fiziksel ve psikolojik yapısı ve beklentisi farklılık göstermektedir. Genellikle hastaneye baĢvuran hasta ve yakınları sıkıntı, endiĢe, gerginlik, huzursuzluk veya korku duygusuyla stres içinde olan, hatta duygusal yoksunluk ya da kriz içinde bulunan kiĢilerdir. Tıp sekreteri, hastaları tanıma konusunda özel ve derinliğine çalıĢmalar yaparak doğru ve yeterli bilgiler elde etmelidir. Hastalar nazik, bilgili, kavgacı, ihtiraslı, ĢaĢkın, tartıĢma seven, ketum, kuĢkulu, telaĢlı, çekingen yapıya sahip olabilirler. Sekreter, tutum ve davranıĢlarını hastaların bu özelliklerini dikkate alarak düzenlemelidir.

Tıp sekreterinin hastalara ve yakınlarına gösterdiği ilgi sonucu hastanelerde prestij sağlama, hastanenin adını iyi yönde duyurma, daha çok hasta gelmesini sağlayarak kredi ve finans problemlerini çözme konusunda yardımcı olacaktır. Tıp sekreteri, hastanede oluĢan ya da oluĢabilecek enfeksiyonlara karĢı hastaları bilgilendirmelidir. Son yıllarda hasta ziyareti yapmak isteyen ziyaretçilerin ayaklarına ve ağızlarına taktırdıkları koruyucu maskelerin zorunluluğu konusunda gerekli bilgileri vermelidir.

Hastaya durumu hakkında bilgi verilmelidir. Bu bilgiyi verirken de karĢılaĢabileceği tüm durumlara kendini hazırlamalı, her konuda ihtiyatlı olmalıdır. Durumu ağırlaĢan ya da ölen hastaların yakınlarına haber vererek gerekli iĢlemleri yapmalıdır. Tıp sekreterinin etkin iletiĢim kurabilmesi için her Ģeyden önce sabırlı olması ve iĢini sevmesi gerekmektedir. ĠletiĢim çatıĢmasına meydan vermemek için hastalara ve hasta yakınlarına karĢı oldukça saygılı olmalıdır. Böylece çalıĢtığı kurumun iletiĢim kalitesini artırmıĢ olacaktır.

Yapılan araĢtırmaya göre; sekreterlerin hasta ve yakınları ile iletiĢimde karĢılaĢtığı en önemli sorun sekreterin iĢ yoğunluğu nedeniyle hasta ve yakınlarını yeterince dinleyememesidir.

D. TIP SEKRETERLERĠNĠN HEKĠM VE HEMġĠRELER ĠLE OLAN ĠLĠġKĠLERĠ

Hekimlerin bilimsel araĢtırmalarında tıbbi sekreter; gerek veri toplamada, gerek bunları değerlendirmede ve gerekse yazılım iĢlemlerinde en büyük yardımcısıdır. Böylece hekimler hastalarına ve bilimsel çalıĢmalarına daha fazla zaman ayırabilmektedirler. Tıbbi sekreter tarafından hazırlanması gereken tıbbi dokümanlar, yazılım ve istatistik çalıĢmaları halen pek çok hastanede hemĢireler tarafından yürütülmektedir. Oysa, hemĢireler hastaya daha iyi bakmak ve hekimlere yardımcı olabilmek amacı ile eğitilmiĢlerdir. Bu nedenle, tıbbi sekreterin bu görevleri devralması sonucunda hemĢireler de asli görevlerini rahatça yürütebileceklerdir.

Yapılan bir araĢtırmaya göre hekimlerin ve hemĢirelerin sekreterler ile ilgili olarak karĢılaĢtıkları en önemli sorun, sekreterlerin çoğunlukla savunmacı iletiĢim tarzını kullanmalarıdır. Ġkinci öncelikli sorun sekreterlerin eğitim düzeylerinin yetersiz oluĢu; üçüncü sıradaki önemli sorun ise sekreterlerin kiĢisel istek, değer yargıları ve kültür düzeylerindeki farklılıklardır. Bir diğer sorun ise; sekreterlerin yeterince geri bildirim vermemeleri, ekip çalıĢmasına katılımda isteksizlik göstermeleri ve iletiĢimde beden dilini kullanmamalarıdır.

E. TIBBĠ SEKRETERĠN TÜRLERĠ VE GÖREVLERĠ

1- Poliklinik Sekreteri:

Poliklinikler, ayakta muayene, tetkik, teĢhis ve tedavi hizmetlerinin yapıldığı, hastaların Yataklı Tedavi Kurumlarına ilk baĢvurdukları ünitelerdir. Yataklı Tedavi Kurumlarının mevcut her uzmanlık dalına ait bir polikliniği bulunmaktadır. Poliklinik sekreteri muayene, kontrol, tetkik için gelen hastaların her türlü iĢlemlerini yapmaktan sorumludur. Hastanelerde poliklinik sekreterlerinin baĢlıca görevleri Ģu Ģekilde sıralanır:

1- Poliklinik randevularını ve iĢ akıĢını düzenler,

2- Randevu dıĢı gelen hastalarla görüĢür, gerektiğinde ilgili birimlerle görüĢmelerini sağlar,

3- Randevulu olarak gelen hastaların eski dosyaları olup olmadığını araĢtırır. Hastanın eski dosyası varsa arĢivden çıkartır. Yoksa yeni hasta dosyasını düzenler, ilgili bölümleri doldurur,

4- Hasta dosyalarının muayene bölgesine gönderilmesini sağlar,

5- Muayene esnasında istenen tetkikler ile ilgili olarak hastalara bilgi verir ve ilgili laboratuarlara gönderir, 6- Tetkik raporlarının topluca polikliniğe gelmesi halinde muayene odalarına göre tasnif ederek tetkik

sonuçlarının hasta dosyalarına iĢler,

7- Muayenelerin tamamlanmasından sonra hasta dosyalarını arĢive gönderir, 8- Muayene sonucu yatmasına gerek görülen hastaları hasta kabule gönderir,

9- Poliklinikte muayene olan hastalara iliĢkin protokol defteri veya bilgisayar dosyalarının giriĢ ve çıkıĢ kayıtlarını tutar,

10- Poliklinik muayenesi esnasında belirlenen bildirilmesi zorunlu hastalıklarla ilgili gerekli yazıĢmaları yapar,

11- Poliklinikteki haberleĢme ve diğer yazıĢma hizmetleri görevini yürütür,

12- Poliklinikte kullanılacak olan ilaç, tıbbi sarf ve genel sarf malzemelerinin temini ile ilgili yazıĢmaları ve malzeme temini iĢlemlerini takip eder,

13- Poliklinikte kullanılacak olan tıbbi ve genel demirbaĢların temini ve bakım ve onarımı ile ilgili gerekli yazıĢmaları yapar ve malzeme temini iĢlemlerini takip eder,

2- Klinik Sekreteri:

Klinik hizmetleri uzman, uzmanlık eğitimi görenler, hemĢire ve eczacı, diyetisyen, fizyoterapist, psikolog gibi branĢla ilgili diğer meslek üyeleri tarafından birlikte yürütülen bir ekip çalıĢması olup, yatan hastaya en iyi koĢullarda, güvenilir araçlarla uygun teĢhisi koyarak, bakımının ve en kısa zamanda tedavisinin sağlanması, eğitim hastanelerinde ayrıca servis içi hasta baĢı eğitimlerini de gerçekleĢtirmeyi amaçlayan hizmetlerdir.

Klinik sekreterleri Ģu görevleri yerine getirmektedir.

1- Hastaların servise kabulünü ve odalarına yerleĢtirilmesini sağlar,

2- Hasta yatıĢ ve çıkıĢları ile ilgili protokol defteri veya bilgisayar dosyalarının giriĢ ve çıkıĢ kayıtlarını yazar, 3- Günlük hasta mevcudu ve boĢ yataklara iliĢkin belgeleri yazarak ilgili birime gönderir,

4- Yatan hastalara iliĢkin olarak istenen tetkik ve konsültasyonlara ait takip iĢlemini yürütür,

5- Hastaların çıkıĢ esnasında hasta dosyalarını kontrol ederek eksik belgelerin temini için ilgi uyarır, 6- Hasta çıkıĢı ile ilgili iĢlemleri ve gerekli yazıĢmaları yapar,

7- Hasta çıkıĢ özetleri, ameliyat raporları ve benzeri tıbbi bilgileri deĢifre veya diğer metotlarla okuyarak, mekanik veya elektronik yazım araçları yardımıyla yazar,

8- Hastalık ve ameliyatlara iliĢkin Uluslararası kodlamaları yapar.(Merkezi bir birimde yapılmadığı takdirde.),

9- Klinik tedavisi esnasında belirlenen ihbarı mecburi hastalıklarla ilgili gerekli yazıĢmaları yapar, 10- Klinikteki haberleĢme ve diğer yazıĢma hizmetlerini yürütür,

11- Klinikte kullanılacak olan ilaç, tıbbi sarf ve genel sarf malzemelerinin temini ile ilgili yazıĢmaları yapar ve malzeme temini iĢlemlerini takip eder,

12- Klinikte kullanılacak olan tıbbi ve genel demirbaĢların temini ve bakım onarımı ile ilgili yazıĢmaları yapar ve iĢlemleri takip eder,

13- Periyodik istatistiklere iliĢkin kayıtları tutar, formları doldurur ve ilgili birime gönderir, 14- Klinikte gerçekleĢtirilecek eğitim ve diğer aktiviteler için zaman planlaması yapmak, 15- Klinikte arĢiv-istatistik hizmetlerini gerçekleĢtirmek,

16- Klinik nöbet listelerini hazırlamak ve onaylatmak, 17- Kliniğin genel tertip ve düzenini sağlamak, 3- Anabilim Dalı Sekreterliği:

Bir anabilim dalı sekreterinin görevleri Ģu Ģekilde sıralanmaktadır:

1- Anabilim Dalı BaĢkanı‟nın belirlediği günler ve saatlerde hastalara randevu vermek,

2- Gelen evrakı teslim almak, gelen evrak defterine iĢlemek ve Anabilim Dalı BaĢkanı‟na iletmek,

3- Giden evrakı yazmak ve Anabilim Dalı BaĢkanı‟na imzalatarak gönderilmesi gereken yerlere personel aracılığı ile ulaĢtırmak, giden evrak defterine iĢlemek,

4- Polikliniğin, Anabilim Dalı‟nın ihtiyaçlarını belirleyerek giderilmesi için gerekli olan iĢlemleri yapmak, 5- Hastalara verilen rapor veya heyet raporu varsa, bunları daktilo ile veya bilgisayarla yazmak ve

imzalanmasını sağlamak,

6- Anabilim Dalı‟nın yapılması gereken yazıĢmaları hazırlamak, Anabilim Dalı BaĢkanı‟na imzaya sunmak, 7- Gelen evrakı ilgili dosyasına koymaya özen göstermek,

8- Anabilim Dalı BaĢkanı‟na gelen özel yazılar varsa, bu yazıları da özel dosyasına yerleĢtirmek, 9- Ġzne ayrılacak olan hekimlerin izin kağıtlarını Anabilim Dalı BaĢkanı‟na imzalatmak,

10- Kongreye göreve gidecek olan hekimlerin görevlendirme yazılarını yazmak, 11- Görev veya izinden dönen hekimlerin göreve baĢlama yazılarını yazmak,

12- Anabilim Dalı öğrencilerinin sınav ve eğitim program evrakını dosyalamak ve gerekli mercilere iletilmesini sağlamak,

13- Anabilim Dalı BaĢkanı‟nın ve diğer hekimlerin telefon görüĢmelerini sağlamak, 14- Anabilim Dalı BaĢkanı‟nın odasını ve kendi odasını sabah havalandırmak, 15- BaĢkanın ve kendisinin masasını düzenlemek,

16- AkĢam gitmeden önce ertesi günkü programı Anabilim Dalı BaĢkanı‟na hatırlatmak.

GÖREV TANIMLARI

Türkiye ĠĢ Kurumu Genel Müdürlüğü MESLEK BĠLGĠ YAPRAĞI

I. MESLEK ADI: TIBBĠ SEKRETER Meslek Kodu 4222.05

II. MESLEK TANIMI: Tıbbi Sekreter, kendi baĢına ve belli bir süre içerisinde, hastaların muayeneye hazırlık, kabul ve dosya iĢlemlerini yapma ile tıbbi, idari ve istatistiki dokümanları hazırlama bilgi ve becerisine sahip nitelikli kiĢidir.

III. GÖREV VE ĠġLEMLER: Tıbbi Sekreter, iĢletmenin genel çalıĢma prensipleri doğrultusunda, araç, gereç ve ekipmanları etkin bir Ģekilde kullanarak, iĢçi sağlığı, iĢ güvenliği ve çevre koruma düzenlemelerine ve mesleğin verimlilik ve kalite gerekliliklerine uygun olarak:

a) Büro ekipmanlarını kullanıma hazır hale getirmek, b) HaberleĢme kayıtları tutmak,

c) Hastaların muayeneye hazırlık ve kabul iĢlemlerini yapmak,

d) Yatak imkânı bulunan hastanelerde hasta yatıĢ evrakları hazırlamak, d) Hasta yakınları ile irtibat sağlamak,

e) Hastaların yatırılmasını sağlamak ve hasta çıkıĢ evraklarını hazırlamak gibi iĢlemleri yapmak, f) Hasta dosyası iĢlemlerini yapmak,

g) Dokümanları yazmak,

h) Dokümanların onaylanmasını, kayıt defterine iĢlenmesini ve ilgililere ulaĢtırılmasını sağlamak, i) Dokümanları dosyalarına yerleĢtirmek,

j) Hastalık tanılarını kodlamak,

k) Tanı kartlarını kodlamak ve tasnif etmek,

l) Periyodik istatistik formlarını doldurmak ve ilgili yerlere ulaĢmalarını sağlamak, vb. görev ve iĢlemleri yerine getirir.

YÖNETMELĠK:

Resmi Gazete‟nin 13.1.1983 tarih ve 1927 Mükerrer sayısında yayımlanan “Yataklı Tedavi Kurumları ĠĢletme Yönetmeliği”nin (Yönetmelikte Yapılan DeğiĢikliğin Yayım Tarihi 05 Mayıs 2005 tarih ve 25806 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanmıĢtır)

VII. Ġdari ĠĢlerde ÇalıĢanların Görev ve Yetkileri baĢlığının “N” fıkrasında (Madde 160) Tıbbi Sekreterin Görev ve Yetkileri Ģöyle ifade edilmiĢtir:

“Tıbbi sekreter, lise veya dengi okul mezunu daktilobilir personeldir.

Hasta müşahede kağıtlarını, tıbbi raporları ve tıbbi mesleki mektupları tabiplerin söyledikleri şekilde ve usulüne uygun olarak daktilo ile yazar.

Tabipler tarafından teyp, pikap ve diğer kayıt cihazlarına söylenenleri deşifre eder.

Bilimsel toplantılarda konuşulanları not alır.

Gerektiğinde hasta müşahede kağıtları ve raporların örneklerini çıkartır.”

ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK KURULUŞLARI ORGANİZASYON EL KİTABI

GÖREV TANIMLARI- SEKRETER Doküman Kodu UÜ-SK-OEK-04-

090 İlk Yayın

Tarihi 15.05.2006 Sayfa

10/49

Revizyon No 03 Revizyon Tarihi 15.10.2007

SIRA NO ĠÇERĠK

1. UÜ-SK Organizasyonundaki Yeri 2. Görevin Kısa Tanımı

3. Temel Görev, Yetki ve Sorumlulukları

4. Aday Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları 5. Kullandığı Cihazlar

6. ÇalıĢma KoĢulları 7. Nitelikleri

1. UÜ-SK Organizasyonundaki Yeri

Kime Bağlı : Tıbbi Dökümantasyon ve Merkezi Tıbbi ArĢivden Sorumlu Hastane Müdür Yardımcısı‟na.

Kimler Bağlı : Astı yoktur.

2. Görevin Kısa Tanımı : Rapor, epikriz ve resmi yazıları bilgisayar kullanarak yazmak, telefonlara yanıt vermek, hastaları bürokratik iĢlemlerle ilgili bilgilendirmek.

3. Temel Görev, Yetki ve Sorumlulukları - Anabilim Dalı içindeki idari yazıĢmaları yapar.

- Hastalara ait ilaç, tıbbi malzeme, epikriz, istirahat raporlarını yazar ve imzalatır.

- Poliklinik muayene randevularını saatlere göre telefonla ve HBYS‟ne kaydeder ve Merkezi Tıbbi ArĢiv‟den dosya talep eder.

- Gelen telefonlara cevap verir.

- Hasta ve yakınlarının ihtiyacı halinde iĢlemlerle ilgili bilgi verir, yönlendirir.

- Nezaket kurallarına uygun iletiĢim ve davranıĢta bulunur.

- Öğretim üye muayeneleri ile ilgili hasta iĢlemleri ve dosyaların düzenlenmesini sağlar.

- ArĢivde görev yapan sekreterler, adli merciler ve diğer dıĢ kurumlara hasta bilgi ve belgelerinin iletilmesine aracılık eder. Dosya karĢılama, birleĢtirme, yerleĢtirme görevlerini yürütür.

4. Aday Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları

UÜ-SK‟ de göreve baĢlayan Sekreter, iĢe baĢlama ile oryantasyon eğitimini tamamlayarak değerlendirmeden geçene kadar, geçen süre içinde “Aday Sekreter” olarak tanımlanır ve mesleki yetkinliğe sahip olmakla birlikte bağımsız olarak iĢ yapma yetkisi yoktur. Mesleki hizmetlerini Tıbbi Dökümantasyon ve Merkezi Tıbbi ArĢivden Sorumlu Hastane Müdür Yardımcısı denetimi ve eĢliğinde yapar.

5. Kullandığı Cihazlar Bilgisayar.

6. ÇalıĢma KoĢulları

ÇalıĢma Saatleri : 08:00 -17:00 (Gereksinim halinde vardiyalı.) 7. Görevin Gerektirdiği Nitelikler

Eğitim düzeyi : Lise ve dengi okul, tercihen Ön lisans mezunu.

(Tıbbi Dökümantasyon ve Sekreterlik Programı veya BüroYönetimi ve Sekreterlik Bölümü mezunu.)

Sertifika ya da Belgeler : Lise ve dengi okul mezunları için bilgisayar sertifikası tercih nedenidir.

Deneyim : Deneyimi olanlar tercih nedenidir.

Yabancı Dil : Ġngilizce tercih nedenidir.

Bilgisayar : MS Office programlarını bilmelidir.

Diğer Özellikler : - Diksiyonu düzgün, kolay iletiĢim kurabilen biri olmalı.

- Sorgulayıcı ve sorumluluk sahibi olmalı.

- Sistemli, ve titiz çalıĢmalı, zamanında ve doğru hizmet vermeli.

- Ġkna kabiliyeti, takip etme ve araĢtırma yeteneği olmalı.

- DıĢ görünüĢ temizlik ve düzen konusunda dikkatli olmalıdır.

BÖLÜM 2

RESMÎ YAZIġMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELĠĞĠN ÖRNEKLERLE AÇIKLANMASI

Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 02 Aralık 2004 tarih ve 25658 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandı.

NÜSHA SAYISI

 Yazılar en az iki nüsha düzenlenir.

 Genel Evraktan geçecekse 3 nüsha olmalıdır.

1. nüsha gideceği yere 2. nüsha Genel Evraka

3. nüsha Birim ArĢivine (paraflı)

BELGE BOYUTU VE YAZI ALANI YAZI TĠPĠ VE KARAKTER BOYUTU

 A4 (210X297 mm) (Tam Boy kağıt) Times New Roman

 A5 (210x148 mm) (Yarım kağıt) 12 karakter

 2,5 cm. (Her taraftan) BAġLIK

 Yazı alanının üst ortasına yerleĢtirilir

 BaĢlık 3 satırı geçemez

 BaĢlıkta;

- Amblem, logo vb. - “T.C.” kısaltması - Ana kuruluĢ (büyük harflerle) - Birim adı (küçük harflerle) yer alır. - ġehir adı yazılmaz.

ÖRNEKLER T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü SAYI – KONU

 Sayı ve Konu, yazı alanının sol üst köĢesinde ve alt alta bulunur.

 Sayı : Kodlar tam olarak yazılmalıdır.

(kod numaranız - dosya numaranız - evrak kayıt numaranız / genel evrak kayıt numarası.)

 Konu: Mutlaka yazılmalıdır.

- (Hk., Dair, Ait v.b. yazılmaz) - (T.C. kısaltmasını geçmemelidir.)

ÖRNEK: Bursa Valiliği-Ġl Milli Eğitim Müdürlüğünün “Yabancı Uyruklu Öğrencilerin BaĢarı Durumları” ile ilgili Rektörlüğümüze yazdığı yazının örneği (altta solda, Örnek1)

Örnek 1- Örnek 2-

Sayı : B.08.4.MEM.4.16.00.01-554/3872 Sayı : 30.2.ULU.0.72.01.01-590/2256

Konu : BaĢarı Durumları Konu : BaĢarı Durumları

Yukarıdaki yazıya istinaden Üniversitemiz Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığının okulumuza gönderdiği yazı örneği (üstte sağda Örnek2)

TARĠH









SÜRE

 Ġvedi ve günlü yazılarda, yazı alanının sağ üst kısmına (tarihin üstüne) büyük harflerle yazılır.

 Kırmızı renkli olarak basılabilir.

ÖRNEK

ĠVEDĠ 10/02/2010

GÖNDERĠLEN MAKAM

 Kağıt ortalanarak, büyük harflerle yazılır.

 Gönderileceği alt birim belli ise parantez içinde yazılır.

ÖRNEKLER

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜNE (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı) 16059 Görükle Kampüsü-BURSA

REKTÖRLÜK MAKAMINA (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı)

BURSA VALĠLĠĞĠNE (Ġl Sağlık Müdürlüğü)

Sayın Prof.Dr.Kemal OYMAK Yıldız Mah. GüneĢ Apt. 15/5

06340 YeniĢehir/ANKARA

ĠLGĠ

 Yazı alanının soluna “küçük harflerle” yazılır.

 Ġkinci satıra geçerken “ilgi” kelimesinin altı boĢ bırakılır.

 “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır.

 Tarih ve kodlar tam olarak belirtilir.

 Tarih sırasına göre yazılır.(Eski tarihli olandan baĢlanır.)

 Ġlgi birden fazla ise; a), b), c), …. Ģeklinde sıralanır.

ÖRNEK 1:

Ġlgi : a) 13/04/2004 tarihli ve B.02.0.ĠGB.542/263 sayılı yazı, b) 28/09/2004 tarihli ve B.02.0.DĠB.482-03/281 sayılı yazı,

c) 30/09/2004 tarihli ve B.05.0.PGM.0.06.00.02-03-9804 sayılı yazı.

ÖRNEK 2:

Ġlgi: 24.09.2009 tarihli ve B.30.2.ULU.0.72.01.01-401/23775 sayılı yazınız METĠN

 Türkçe Sözlük ve Ġmla Kılavuzuna uyulur.

 Paragraflara 1.25 cm. içeriden baĢlanır. (7 harf)

 Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır aralığı boĢluk bırakılır.

 Noktalama iĢaretleri arasına bir vuruĢ boĢluk bırakılır.

 Sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir. (Yazılar parantez içinde)

 Önemli sayılar her iki Ģekilde yazılmalıdır.

 Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. (22.465.660)

 Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır. (25,33)

 Zorunlu kısaltmalar, ilk kullanıldığı yerde parantez içinde açık yazılarak gösterilir.

 Alt makamlara “rica ederim”

 Üst ve aynı düzey makamlara “arz ederim”

 Üst ve alt makamlara dağıtımlı yazılarda “arz ve rica ederim” yazılacaktır.

ĠMZA

 Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.

 Ġmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boĢluğa atılır.

 Elektronik ortamda güvenli elektronik imza kurallarına uyulur.

 Ġmzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır.

 Unvanlar küçük harflerle yazılır.

 Akademik unvanlar ismin önüne küçük harflerle ve kısaltarak yazılır.

ÖRNEK 1: (Yetkili Makam)

(Ġmza)

Prof.Dr.Mete CENGĠZ Rektör

ÖRNEK 2: (Yetki Devri Halinde)

(Ġmza)

Prof.Dr.Eray ALPER Rektör a.

Rektör Yardımcısı ÖRNEK 3: (Vekalet Halinde)

(Ġmza)

Prof.Dr.Doğan ġENYÜZ Rektör V.

ÖRNEK 4: (Ġki Yetkilinin Ġmzası Halinde)

(Ġmza) → (Ġmza) Adı Soyadı Adı Soyadı

Müdür Yardımcısı Müdür

ÖRNEK 5: (Ġkiden Fazla Ġmza Halinde)

(Ġmza) (Ġmza) (Ġmza)

Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Rektör  Rektör Yardımcısı  Daire BaĢkanı

ONAY ONAY 1 :

 Ġlgili birim tarafından teklif edilir.

 Yetkili makam tarafından onaylanır.

ÖRNEK 1

... MAKAMINA

………..

...olurlarınıza arz ederim.

Ġmza Ergin DEMĠRCĠ

Genel Sekreter O L U R

/ /2010 ( Ġmza ) Prof.Dr.Mete CENGĠZ

Rektör

ONAY 2 :

 Teklif edenle, onaylayan makamlar arasında makamlar varsa, onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüĢle arz ederim” ifadesiyle onaya katılır.

ÖRNEK 2

... MAKAMINA

...

...

...

...

Ġmza

Nebihat POLATDEMĠR Daire BaĢkanı

Uygun görüĢle arz ederim / /2010

(Ġmza)

Ergin DEMĠRCĠ Genel Sekreter

OLUR / /2010

(Ġmza)

Prof.Dr.Mete CENGĠZ Rektör EK / EKLER

 Ġmza bölümünden sonra yazılır.

 Fazla sayıda ise numaralandırılır.

 Liste Ģeklinde ise ayrı sayfa yapılır.

 Eklerin nerelere gönderildiği veya gönderilmediği DAĞITIM bölümünde ayrıca gösterilir.

ÖRNEK 1: ÖRNEK 2: ÖRNEK 3:

EKLER : EK: Liste (2 sayfa) EK:

1- Yazı Örneği (…. sayfa) Yazı Örneği (3 sayfa)

2- Yönetmelik (…. sayfa) 3- Disket (…. adet)

DAĞITIM

 Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır.

 Gereğini yerine getirecekler ile bilgi edinmesi istenenler ayrı ayrı belirtilebilir.

 EKLER‟in nerelere gönderildiği DAĞITIM‟da görülebilir.

ÖRNEKLER 1- Genel Dağıtım:

DAĞITIM :

Akademik ve Ġdari Birimlere 2- Gereği- Bilgi:

DAĞITIM :

Gereği : Bilgi :

Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığına Bursa Valiliğine

3- Ekleri Açıklayan Dağıtım:

DAĞITIM:

Adalet Bakanlığına

ĠçiĢleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) DıĢiĢleri Bakanlığına ( Ek konulmadı) UlaĢtırma Bakanlığına (Ek-2 konulmadı)

PARAF

 Yazının kurumda (birimde) kalan nüshası paraflıdır.

 En fazla 5 kiĢi tarafından paraf edilir.

 Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

 Unvanlar kısa yazılabilir.

 Tarih, el yazısı ile paraflayan tarafından atılır.

KOORDĠNASYON

 Diğer Birimlerle iĢbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda uygulanır.

ÖRNEK

…./…./2005 Bilgisayar ĠĢl. : S.KILIÇ (...)

…./…./2005 ġef : H.YALÇIN (….)

…./…./2005 Daire BĢk. : N.POLATDEMĠR (...)

…./…./2005 Genel Sek. Yrd. : U.OKAN (...)

…./…./2005 Genel Sek. : N.ÇELĠK (...) Koordinasyon:

…./…./2005 Yapı ĠĢl. ve Tek. Dai. BĢk.: M. KAÇAROĞLU(…) ADRES

 Yazıyı gönderen kurum ve kuruluĢun iletiĢim bilgilerini içerir.

 Yazı alanının sınırları içinde yazılır.

ÖRNEK Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü 16059 Görükle Kampusu/BURSA

Tlf: 0 224 442 82 00/40 hat Fax+Tlf: 0 224 442 80 04 web: www.uludag.edu.tr E-mail: personel@uludag.edu.tr idariper@uludag.edu.tr Akper@uludag.edu.tr GĠZLĠ YAZILAR:

 Çok Gizli, Gizli, Özel ve Hizmete Özel olarak düzenlenir.

 Belgenin üst ve alt ortasında kırmızı renkli olarak belirtilir.

ÖRNEK ÇOK GĠZLĠ

T.C.

XXX XXXXX XXXXXX SAYFA NUMARASI

 Yazı alanının sağ altına yazılır.

 Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek Ģekilde verilir.

ÖRNEK: 1/9, 2/7, 5/32 (Otuziki sayfalık yazının beĢinci sayfası gibi) ASLINA UYGUNLUK ONAYI

 Bir yazıdan örnek çıkartılacağı zaman kullanılır.

 Örneğin uygun bir yerine “ASLININ AYNIDIR” ifadesi yazılarak, mühürlenir.

Aslının aynıdır.

(Mühür-Ġmza) Adı SOYADI

Unvan

ÖRNEK RESMÎ YAZI ġABLONU:

ÇOK GĠZLĠ

T.C.

BAġBAKANLIK Ġdareyi GeliĢtirme BaĢkanlığı

(iki satır aralığı)

(Acelelik derecesi) 

ĠVEDĠ 15/07/2004 Sayı : ………..

Konu : ………..

………

(iki – dört satır aralığı)

………..BAKANLIĞINA

(Ġki satır aralığı)

Ġlgi: a) ………

………..

b) ………..

c) ……….

(Ġki satır aralığı – Ġlgi yoksa 3 satır aralığı)

………

………

………

……..

………

……….

………

……….

(Ġki – dört satır aralığı)

(İmza)

Adı SOYADI Unvan

(Uygun satır aralığı)

EKLER:

1- Yazı örneği (…. sayfa) 2- Yönetmelik (…. sayfa)

(Uygun satır aralığı)

DAĞITIM:

Gereği: Bilgi:

……… ……….

……….. ……….

(ikinci sayfadaki parafe bölümü)

08/09/2004 Uzman : X.XXXXX (Paraf)

…/09/2004 ġef : X.XXXXXX (Paraf)

…/09/2004 Md.Yrd.: X.XXXXXXXXX (Paraf)

ÇOK GĠZLĠ

MeĢrutiyet Cad. 24/5-6 YeniĢehir 06640 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: H.KARA Uzman Telefon: ( 0 312) 419 97 26 Faks: (0 312) 418 81 90

e-posta: idare@basbakanlık.gov.tr Elektronik Ağ: www.basbakanlık.gov.tr

ÖRNEK 1: OKULUMUZA GELEN BĠR RESMĠ YAZIDAN KOPYA EDĠLMĠġTĠR. Üzerinde herhangi bir değiĢiklik yapılmamıĢtır.

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Personel Daire BaĢkanlığı

Sayı : B.30.2.ULU.0.70.71.01.205/10526 15/05/2006 Konu : Fikret CEYLAN’ın

Öğr.Gör. olarak atanması.

MĠLLĠ EĞĠTĠM BAKANLIĞI Personel Genel Müdürlüğüne

ANKARA

Ġlgi: Milli Eğitim Bakanlığı’nın 03.04.2006 tarih ve B.08.0.PGM.0.23.05.02.59-30976 sayılı yazısı.

Bakanlığınız Bursa Osmangazi Ticaret Meslek Lisesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Grubu Öğretmeni Fikret CEYLAN’ın, Üniversitemiz Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 1. dereceli öğretim görevlisi kadrosuna, 2547 Sayılı Kanunun 31. maddesi uyarınca 2 yıl süreyle naklen atanmasının uygun görüldüğüne iliĢkin kararname örneği ekte gönderilmektedir.

Bilgilerinizi ve adı geçene tebliği ile görevinden ayrılıĢ tarihinin bildirilerek, üç adet maaĢ nakil ilmuhaberi ve özlük dosyasının Rektörlüğümüze gönderilmesi hususunda gereğini rica ederim.

Prof.Dr.Mustafa YURTKURAN Rektör

EKLERĠ:

1- Kararname (1 adet)

DAĞITIM:

- Milli Eğitim Bakanlığına,

- Bursa Ġl Milli Eğitim Müdürlüğüne.

Tlf: 0 224 442 82 00/40 hat Fax+Tlf: 0 224 442 80 04 Adres: P.K. 16059 Görükle-Bursa

E-mail: personel@uludag.edu.tr idariper@uludag.edu.tr Akper@uludag.edu.tr

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ TIP FAKÜLTESĠ DEKANLIĞI

20/03/2006

CERRAHĠ TIP BĠLĠMLERĠ BÖLÜM BAġKANLIĞI’NA

17-20 Mayıs 2006 tarihleri arasında Leipzig/Almanya’da düzenlenecek olan DAC 2006 kongresine oturum baĢkanı olarak katılmak istiyorum.

Bu tarihler arasında dersim, seminerim, öğrencim yoktur. Yolluk, gündelik ve yevmiye verilmeksizin görevlendirilebilmem için gereğini bilgilerinize saygılarımla arz ederim.

Yerime bakacak Öğretim Üyesi; Prof.Dr.Berin ÖZCAN’dır.

Prof.Dr.Oya KUTLAY

Anesteziyoloji ve Reanimasyon Anabilim Dalı BaĢkanı

(Kongreye katılmak için izin yazısı-Orijinal yazıdan kopya edilmiştir)

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ TIP FAKÜLTESĠ CERRAHĠ TIP BĠLĠMLERĠ BÖLÜM BAġKANLIĞI ANESTEZĠYOLOJĠ VE REANĠMASYON ANABĠLĠM DALI

Sayı: 2508-14/xxx 13/03/2006

Konu: Göreve BaĢlama hk.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ TIP FAKÜLTESĠ DEKANLIĞI’NA

Bölümümüze bağlı Anesteziyoloji ve Reanimasyon Anabilim Dalı Öğretim Üyesi Prof.Dr.Adı SOYADI 06-07 Mart 2006 tarihleri arasında Hindistan’ın Ludhiana Ģehrinde düzenlenmiĢ olan Anesthesiology Reviews kursuna konuĢması olarak katılarak, 13/03/2006 tarihinde görevine baĢlamıĢtır.

Gereğini bilgilerinize saygılarımla arz ederim.

Prof.Dr.Oya KUTLAY Prof.Dr.Nusret KORUN

Anesteziyoloji ve Reanimasyon Cerrahi Tıp Bilimleri

Anabilim Dalı BaĢkanı Bölüm BaĢkanı

(Göreve Başlama Yazısı-Orijinal yazıdan kopya edilmiştir)

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ

SAĞLIK UYGULAMA VE ARAġTIRMA MERKEZĠ MÜDÜRLÜĞÜ

AMELĠYATHANE

08/02/2010 Sayı : 2508-14/024

Konu: Ameliyat Masası Bataryası

U.Ü SAĞLIK UYGULAMA VE ARAġTIRMA MERKEZ MÜDÜRLÜĞÜ’NE

Ameliyathanede kullanılmakta olan SCHĠMĠTZ marka OPx600 model, 160752 envanter, 151530 seri numaralı ameliyat masasına ait 2 adet 12 V – 16 A yeni batarya gerekmektedir.

Gereğinin yapılmasını bilgilerinize arz ederim.

Prof. Dr. Aysun YILMAZLAR Ameliyathane ve Merkezi Sterilizasyon Ünitesi Sorumlusu

Ek: 1 adet ( FR-TYG-34 )

(Orijinal yazıdan kopya edilmiştir. Herhangi bir değişiklik yapılmamıştır.) – Yanlışları işaretleyiniz

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ

SAĞLIK UYGULAMA VE ARAġTIRMA MERKEZĠ MÜDÜRLÜĞÜ

BEYĠN VE SĠNĠR CERRAHĠSĠ ANABĠLĠM DALI BAġKANLIĞI

Sayı : 14/166 Bursa, 08.02.2010

Konu: Malzeme Alımı Hk.

U.Ü. Sağlık Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Müdürlüğüne,

Kliniğimizde opere edilecek olan aĢağıda bilgileri verilen hastalar için ekte sunulan UÜ-SK Hizmet, Mal Yada Malzeme Satın Alma Ġstem Formu‟nda belirtilen malzemelere acil ihtiyaç vardır.

Bilgilerinizi ve gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim.

Prof.Dr.Ender KORFALI Beyin ve Sinir Cerrahisi Anabilim Dalı BaĢkanı

Eki : 1 adet UÜ-SK Malzeme SipariĢ Ġstem Formu

SIRA NO

ADI SOYADI PROTOKOL NO

KURUMU TANISI CERRAHĠ PROSEDÜR

1 AYHAN FUAT

YILMAZ

781889 SSK HĠDROSEFALĠ ġANT TAKILMASI

(Orijinal yazıdan kopya edilmiştir. Herhangi bir değişiklik yapılmamıştır.) – Yanlışları işaretleyiniz

T.C.

ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ

Sağlık Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Müdürlüğü

Sayı : B.30.2.ULU.0.H1.00.00/15126 21/12/2009

Konu: Adı SOYADI

SOSYAL GÜVENLĠK KURUMU BAġKANLIĞINA Bursa Sosyal Güvenlik Ġl Müdürlüğü

(Osmangazi Merkez Müdürlüğü) BURSA

Ġlgi: 01.12.2009 tarih ve 1346789 sayılı yazınız.

Ġlgi yazınıza konu olan, sigortalılarınızdan Adı SOYADI hakkında istemiĢ olduğunuz bilgiler, Merkezimiz Fiziksel Tıp ve Rehabilitasyon Anabilim Dalı tarafından hazırlanarak ekte gönderilmiĢtir.

Gereğini bilgilerinize rica ederim.

Prof.Dr.Macit GÜLTEN

Sağlık Uygulama ve AraĢtırma Merkez Müdürü BaĢhekim

EK: 1 Sayfa

17.12.2009 11:03 BaĢhekimlik Yazı ĠĢ.M. N.ÖZTÜRK (Paraf) ..../..../2009 Hastane BaĢmüdürü F.DURMAZ (Paraf)

Uludağ Üniversitesi Sağlık Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Görükle Kampüsü 16059 BURSA Tel: 0224 2950000 Fax: 0224 2950099 E-mail: suam@uludag.edu.tr

BÖLÜM 3

TIBBĠ KAYITLAR VE RAPORLAMA

Ġnsan sağlığı ile ilgili olarak yapılan çalıĢmalardan elde edilen bilgileri düzenli bir Ģekilde kapsayan belgelere “TIBBĠ DOKÜMAN”, bu belgelerin bilimsel kurallara uygun olarak toplanması, yeniden düzenlenmesi, saklanması ve gerektiğinde hizmete sunulması ile ilgili iĢlemlerin tümüne de “TIBBĠ DOKÜMANTASYON” adı verilmektedir.

“Tıbbi dokümantasyon; birey, toplum, sağlık personeli ve sağlık yönetimi ile ilgili dokümanların ve dokümanlarda kayıtlı bilgilerin derlenmesi, analiz edilmesi, düzenlenmesi, iĢlenmesi, saklanması ve duyurulması hizmetlerinin bütünüdür”.

Sağlık kayıtları bir sağlık kurumunun en önemli hazinesidir. Kaybolan bir eĢya, pahalı bile olsa, yerine konabilir. Oysa kaybolan bir hasta dosyası hiçbir zaman aynı bilgilerle yerine konamaz.

Sağlık kayıtları içerisindeki bilgiler hasta ile ilgili gerçek durumu yansıttığından herhangi bir ders kitabından daha yararlı bir dokümandır. Sağlık kayıtları gerçek bir laboratuar ve kitaplıktır.

Tıbbi Dokümanların Önemi

Tıbbi dokümanlar gerek bireylere yönelik sağlık hizmetinin doğru bir biçimde ve zamanında verebilmesi, gerek bu hizmeti veren kiĢilerin eğitilmesi ve gerekse sağlık hizmetinin planlanması açısından büyük önem taĢımaktadır. Bu dokümanları bireylerin kendi sağlıklarıyla ilgili bilgileri yaĢamları boyunca bilmeleri ve gerekli hallerde kullanmalarını, bireylere yanlıĢ tanı konması ya da hatalı tedavi uygulanması durumunda baĢvurulabilmesini, hastalıkların tanı ve tedavisini, bulguların takibini, sağlık hizmetlerinin planlı yürütümünü, organizasyon ve verilecek hizmetin kontrol edilmesini ve sağlık alanında yapılacak bilimsel çalıĢmaların gerçekleĢtirilmesini kolaylaĢtırmaktadır.

Tıbbi dokümanlar; hastalar, hastaneler, hekimler, adli tıp, halk sağlığı ve tıbbi araĢtırmalar açısından büyük önem taĢımaktadır.

II. TIBBĠ VERĠLERĠN GĠZLĠLĠK NĠTELĠĞĠ

Yataklı Tedavi Kurumları ĠĢletme Yönetmeliği‟nin 7 maddesine göre; “Poliklinik muayenelerinde gizlilik prensiblerine riayet esastır. Burada, halkın gelenek ve ahlak kurallarına saygı gösterilir. Hastalar teker teker muayene edilir. Muayene esnasında poliklinik odasında tıp ve yardımcı tıp meslekleri personelinden başka kimsenin bulunmaması gerekir. Ancak hasta isterse ailesinden biri veya bir yakını bulunabilir.” denilmektedir. Hastalara, sağlık çalıĢanlarına verilen kiĢisel ve özel bilgilerin gizli kalacağı garanti edilmelidir. Bundan dolayı her ülkenin hastaları bu hakkını garanti edecek yasalara sahip olması arzu edilir. Sağlık bakımından karmaĢıklığı ve hiyerarĢik örgütlenmesi yüzünden gizli olarak verilen bilgilerin kayıtları kaçınılmaz olarak bilgilerin verildiği personel tarafından da görüleceği gerçeği kabul edilmelidir.

Örneğin hemĢireler, doğru hemĢirelik bakımı vermek için hastanın öyküsünü bilmeye gereksinim duyacaklardır. Toplum sağlığı hemĢireleri ev ziyaretleri yapabilmek için hastaların isimlerini ve adreslerini bilmek gereksiniminde olacaklardır. Memurlar hastanın doğru kliniğe baĢvurduğunu görmek veya son tanıları kodlamak için bazı bilgileri bilmeye gereksinim duyacaklardır. Diğer personel de doğru tedaviyi vermek için hasta hakkında bilgi sahibi olma gereksinimi duyacaklardır.

Bir hastaya ait kiĢisel bilgilerin bir raporda yayınlanması gerekiyorsa; ayrıntı, tanıtıcı verileri basmak için hasta tarafından izin verilmedikçe tanımlayıcı bilgiler kodlanmıĢ düzenekte verilmelidir.

Hasta Hakları Yönetmeliği‟nin (Resmi Gazete, Tarih: 01.08.1998; Sayı: 23420) Bilgilerin Gizli Tutulması konulu 23. maddesi Ģöyledir:

Madde 23- Sağlık hizmetinin verilmesi sebebiyle edinilen bilgiler, kanun ile müsaade edilen haller dışında, hiçbir şekilde açıklanamaz.

Kişinin rızasına dayansa bile, kişilik haklarından bütünüyle vazgeçilmesi, bu hakların başkalarına devri veya aşırı şekilde sınırlanması neticesini doğuran hallerde bilginin açıklanması, bunları açıklayanın hukuki sorumluluğunu kaldırmaz.

Hukuki ve ahlaki yönden geçerli ve haklı bir sebebe dayanmaksızın hastaya zarar verme ihtimali bulunan bilginin ifşa edilmesi, personelin ve diğer kimselerin hukuki ve cezai sorumluluğunu da gerektirir.

Araştırma ve eğitim amacı ile yapılan faaliyetlerde de hastanın kimlik bilgileri, rızası olmaksızın açıklanamaz.

III. TIBBĠ KAYITLAR

A. TIBBĠ KAYITLARIN ÖNEMĠ:

Doktorlar, tıbbi kayıt sistemlerine özel olarak katkıda bulunan kiĢilerdir. Katkıları bazen özel bir alanda gerekli bilgi, tutum ve beceri eksiklikleri nedeniyle, (olması) gerektiği kadar etkin olamamaktadırlar.

Tıbbi kayıtlar hakkında örgün bir öğrenme deneyimi ile tıp öğrencilerini de donatarak bunların tıp uzmanları, genel pratisyenler, epidemiyolojistler (bulaĢıcı ve salgın hastalıklar uzmanı), halk sağlığı yöneticileri olarak kendi gelecek uygulamalarında güvenilir kayıtların değerini ve kullanımlarını daha iyi anlayacağı ümit edilmektedir.

Ulusal, bölgesel ve yerel düzeydeki yöneticiler, hangi tıp ve sağlık hizmetlerinin sağlamıĢ oldukları hastalıklar için yaĢ ve cinsiyetle kaç hastanın tedavi edilmiĢ olduğunu veya tedaviye gereksinimi olacağını bilmek zorundadırlar.

Hastaların tıbbi kayıtları, her iki amaç için bir iletiĢim aracı ve yönetime bir veri kaynağı olacaktır. Dolayısıyla her hastane, klinik, poliklinik ve diğer sağlık kuruluĢlarının yatarak veya ayakta tedavi gören hastalar için tıbbi kayıtlar tutmaya gereksinimi vardır.

B. TIBBĠ RAPORLAR:

Tıbbi sekreterlerin yerine getirdikleri temel görevlerden birisi de rapor yazma ve hasta dosyalarının düzenlenmesidir. Bu nedenle sekreterlerin raporların özelliklerini, hasta dosyalarının düzenlenmesini ve arĢivlerin fonksiyonlarını iyi bilmeleri gerekmektedir.

Rapor; bir konuda yapılan inceleme ya da soruĢturmanın sonucunu (karar) içeren yazılı belge anlamına gelmektedir.

Tıbbi konularda bir hekim ya da bir kurul tarafından düzenlenen raporlardır. Tıbbi rapor, bir muayene, inceleme ya da bir soruĢturma hakkında sonuç ve kararı içeren yazılı bir belge olarak ifade edilmektedir.

Bir baĢka tanımla ile rapor, hekimin bir kiĢinin sağlığı, bedeni veya akli durumu hakkında düzenlediği yazılı sonuç bildirisidir. Muayene edilen, incelenen kiĢi veya materyal hakkında hekimin elde ettiği sonucun bir kiĢi veya yetkili bir yere bildirilmesidir.

1. Raporların Nitelikleri:

Ġnsan sağlığı, bedeni ve akli durumu hakkında rapor vermeye sadece hekim yetkilidir.

 Tıbbi raporların tıp prensiplerine dayalı, deontoloji kurallarına uygun ve yasal kavramlar göz önünde tutularak yazılması gerekmektedir.

 Yöntemine uygun düzenlenmeyen raporlar eksik ve yetersiz kalmakta ve rapor yardımıyla yapılacak iĢlerin aksamasına ve gecikmesine neden olmaktadır.

 Tıbbi raporlar doğru, yansız ve gerekçeli olmalıdır.

 Tıbbı raporlar hakkında bir tereddüt olursa ya da raporlarda bir eksik bulunursa raporu veren hekimlerden bir açıklama istenebileceği gibi aynı konuda baĢka bir hekimin de düĢüncesi sorulabilir.

 Adli raporlar ayrı bir önem taĢımaktadır. Davalarda taraflar arasında anlaĢmazlık esastır. Bir rapor taraflardan birinin lehine olursa, diğerinin aleyhine sayılmaktadır.

Bu nedenle tıbbi raporlara itiraz edilebilmektedir. Raporlar hakkında bir tereddüt olursa kanaat verici olmayan ve aynı konuda birbirleri ile çeliĢki gösteren raporlar hakkında ADLĠ TIP MECLĠSĠ‟nin düĢüncesi sorulur.

2. Rapor Türleri:

Tıp uzmanlık dallarının özelliklerine göre raporların çeĢitleri değiĢebilmektedir. Genel olarak tıbbi raporların kullanılacağı yerlere ve veriliĢ amacına göre tasnif edilmesi daha uygun olmaktadır.

Tıbbi raporlar tek ya da birkaç hekim tarafından ortak verilmiĢ olabileceği gibi,

Resmi, özel bir sağlık kurumu ve Sağlık Kurulu Raporları Ģeklinde de düzenlenebilmektedir.

Rapor grupları arasında; yaralananlar, zehirlenenler, hastalananlar hakkında, ölü muayenesi ve otopsi raporları Ģeklinde özellikler gösteren tipleri de bulunmaktadır.

Bir hastalık ya da sağlık durumunun periyodik olarak seyrini gösteren yazılı belgeler, bir hastalık ve ölüm ihbarı yapılan yazılı belgeler bulunmaktadır. Hastanelerde müĢahede kağıtları, hasta ilaç tabelaları, bir hastalık hakkında teĢhise yardımcı yazılı belgelerdir.

Tıbbi raporlar baĢlıca üç gruba ayrılmaktadır. Her üç raporun da sonuçlarına göre kesin ya da geçici olmak üzere iki aĢaması olabilir.

a) Tıbbi Raporlar: Tıbbi konularda bir hekim ya da kurul tarafından düzenlenen raporlardır.

Bunlar;

 SAĞLIK RAPORU: Bir memuriyete girerken, resmi ve özel bir iĢe alınırken ihtiyaç duyulan raporlardandır. Devlet memuru olmak için adayların bir sağlık kurulu tarafından muayene edilerek durumlarının bir raporla saptanması gerekmektedir. ĠĢe girme, sigorta ve evlilik gibi durumlarda düzenlenir. Sağlık Kurulu Raporları klinik ve laboratuar muayenelerine ait raporlarla kesin sonuçlar aldıktan sonra düzenlenir.

 HASTALIK RAPORLARI: Tıbbi Ģikayet ve rahatsızlığı bulunan kiĢilerin hastalık durumunu ve istirahat gerektirip gerektirmediğini açıklayan raporlardır. Ġstirahat raporu da denilen bu raporlarda belirtilen süreler, kiĢinin tıbben iyileĢmesi için geçmesi gereken süreyi ifade eder.

Hastalanan devlet memurları, kamu görevlileri ve iĢçiler için ya da bir hizmeti belirli bir süre içinde yapmakla yükümlü kimseler hakkında,bir göreve tayin edilen kimselerin hastalanmaları halinde düzenlenmektedir. KiĢinin hastalığı ve rahatsızlığı geçene kadar süre istirahat etmesi gerektiği belirtilir.

 ĠDARĠ RAPORLAR: Sağlık ve hastalık durumunu belirleyen idari amaçlı raporlardır.

 ÖLÜM RAPORLARI: Ölüm ruhsatiyesi, gömme izni kağıdı için gereklidir. Hekim bulunan yerlerde gömme izni hekime aittir. Köylerde bu görevi Ģüpheli durum yoksa muhtar yapar.

Hekim ölüm raporunu cesedi muayene ederek yazar.

b) Adli-Tıbbi Raporlar: Adli makamlarca hekimden istenen ve kiĢinin durumunu tespit ederek, sorulan soruları yanıtlayan, hekimin görüĢ ve kanaatini bildiren raporlardır. Cinayet ve kaza gibi, adli olaylardan zarar gören ya da ceza sorumluluğu ve medeni haklarını kullanma ehliyetinin tayini için resmi bilir kiĢiler ya da bilir kiĢi tayin edilen kurumlar ve hekimler tarafından adli raporlar yazılmaktadır. Hastalar ve yaralıların muayene ve tedavileri için hastanelere sevk edilmeleri halinde hastane hekimleri de tanık bilir kiĢi sıfatı ile adli rapor verebilmektedir.

Konularına göre adli raporlar Yaralanma raporları, Cinsel Suçlar ile ilgili raporlar, Adli Psikiyatri konuları ile ilgili raporlar, YaĢ tayini raporları, KeĢif ve Otopsi rp. sayılabilir.

c) Tıbbi-Bilimsel Raporlar: DeğiĢik tıbbi-bilimsel konular (Radyoloji, Biyokimya vs) ve araĢtırmalar sonucunda düzenlenirler. Tıbbi araĢtırma ve inceleme sonuçlarını belirleyen ve hekimlerin yararlanması için düzenlenen raporlardır. Bilimsel raporlarda da karar ve bir sentezi içeren sonuç bölümü bulunmaktadır. Klinik muayene ve müĢahedeler hakkında laboratuvar incelemesine ait bilimsel otopsilerden sonra düzenlenen raporlar bu tip raporlardır.

Resmi ve özel her türlü raporun bir örneği ya da özeti hasta muayene defterinde ya da poliklinik defterinde belirtilmelidir.

3. Raporların Hazırlanması:

Resmi raporlar matbu baĢlıklı kağıtlara yazılmaktadır.

Laboratuvar tetkik muayene raporlarında, yapılacak muayene ve incelemelerin neler olduğu basılı kağıtta gösterilmektedir.

Ġdrar, kan muayenesi gibi raporlarda matbu yerlere artı ve eksi iĢaretleri konmakta ya da bulgulara ait miktarlar yazılmaktadır.

25/5/2007 tarih ve 26532 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan 3.3. maddesindeki Ġstirahat Raporları baĢlığı Ģu Ģekilde açıklanmıĢtır:

İstirahat raporları: 506 Sayılı Sosyal Sigortalar Kanununa tabi çalışan sigortalılar için, Kurumla sözleşmeli/anlaşmalı sağlık kurum ve kuruluşu hekimlerince, hastanın muayenesi sonucu gerekiyorsa Kurum mevzuatı çerçevesinde istirahat belgesi düzenlenebilir. Ayaktan müracaat eden sigortalılara istirahat raporu verilmesi gereken hallerde, tek hekim tarafından bir defada en çok 10 gün istirahat verilebilir ve bir defa tekrarlanabilir. 20 günden fazla istirahat verilmesi gerekiyorsa sağlık kurulunca