Üniversitemiz Senatosunun 09.01.2020 tarihli ve 2020/01 sayılı Kararı ile yürürlüğe giren
"Ufuk Üniversitesi Akademik ve İdari Personel İle Temsilci Öğrencilerin Yurt İçi ve Yurt Dışı Bilimsel/Akademik Etkinliklere Katılım Desteği Yönergesi"
UFUK ÜNİVERSİTESİ AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL İLE TEMSİLCİ ÖĞRENCİLERİN YURT İÇİ VE YURT DIŞI BİLİMSEL/AKADEMİK
ETKİNLİKLERE KATILIM DESTEĞİ YÖNERGESİ Amaç
Madde 1- Bu yönergenin amacı, Ufuk Üniversitesi’nde kadrolu görev yapan akademik ve idari personel ile temsilci öğrencilerin, yurt içi ve yurt dışında bilimsel veya akademik etkinliklerde bulunmaları amacıyla verilecek katılım desteğinde uygulanacak usul ve esasları düzenlemektir.
Dayanak
Madde 2- Bu yönerge 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Vakıf Yükseköğretim Kurulları Yönetmeliğine dayanır.
Tanımlar
Madde 3- Bu yönergede geçen,
a) Akademik Personel: Üniversitede öğretim üyesi (Profesör, Doçent ve Doktor Öğretim Üyesi), öğretim görevlisi ve araştırma görevlisi olarak kadrolu statüde görev yapanları, b) İdari Personel: Üniversitede idari kadroda görev yapan ve çalışma alanlarına yönelik
akademik ve/veya bilimsel etkinliklerde aktif olarak rol alanları,
c) Temsilci Öğrenci: Üniversite ön lisans eğitiminde 1. yılını, lisans eğitiminde 2. yılını başarı ile tamamlamış, disiplin cezası almamış öğrencileri,
d) İlgili Yönetim Kurulu: Fakülte, Enstitü veya Yüksekokul Yönetim Kurulunu, e) Mütevelli Heyet: Ufuk Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
f) Rektör: Ufuk Üniversitesi Rektörünü, g) Üniversite: Ufuk Üniversitesini,
h) Kısa Süreli Bilimsel/Akademik Etkinlik (1-8 gün): İlgili bilim alanında bilimselliği kabul edilmiş, yurt içinde ve yurt dışında düzenlenen konferans, kongre, seminer, sempozyum, panel ve çalıştay gibi etkinliklerin 1-8 gün aralığında devam edenlerini, i) Kısa Süreli Bilimsel/Akademik Etkinlik (1-90 gün): Kongre vb. kısa süreli bilimsel
etkinliklerin dışında ilgili bilim alanında araştırma (proje, saha çalışması), uygulama ve eğitim faaliyetlerinin 1-90 gün (3ay) aralığında yurtdışında devam edenlerini,
j) Aktif Katılım: Kısa süreli bilimsel etkinliklere konuşmacı, sözel bildiri sunumu, davetli konuşmacı, eğitici gibi etkin rollerde katılımı,
k) Üniversite Maddi Katkısı: Bilimsel etkinliklere aktif katılımda, katılımcı giderlerinin karşılığı olarak, her yıl Mütevelli Heyet tarafından belirlenecek üst sınırları aşmayacak tutarda ve üniversite tarafından sağlanacak miktarı,
l) Uzun Süreli Bilimsel/Akademik Etkinlik: İlgili bilim alanında araştırma, uygulama çalışmalarında bulunmak, araştırma alanlarını geliştirmek, uzmanlığa yönelik eğitim vermek, yayınlar yapmak ve benzeri amaçlar ile yurt dışında 3 ay - 2 yıl yürütülecek bilimsel ve/veya akademik etkinlikleri ifade eder.
KISA SÜRELİ BİLİMSEL/AKADEMİK ETKİNLİKLERE KATILIM DESTEĞİ Başvuru Hakkı Olan Üniversite Personeli
Madde 4- Kendi uzmanlık ve eğitim alanında Ufuk Üniversitesi’ni temsil etmek koşulu ile;
a) Üniversitede kadrolu olarak çalışan ve son 1 yılda akademik yükümlülüklerini asgari düzeyde tamamlamış olan akademik personel,
b) Üniversitede en az 2 yıldır kadrolu, kesintisiz çalışan idari personel,
c) Üniversitede 1 yıllık çalışma süresini tamamlamış yüksek lisans ve doktora programlarına başarıyla devam eden kadrolu araştırma görevlileri,
kısa süreli bilimsel/akademik etkinliklere katılım desteği için başvurabilirler;
Bilimsel/Etkinlik Kredibilitesinin Onanması
Madde 5- Katılım talep edilen bilimsel etkinliğin niteliği, hakemli olup olmadığı, kaç yıldır düzenlendiği, başvurulan etkinliğe üniversiteden daha önceki katılımlar, TÜBİTAK’ın kongre takviminde yer alıp almadığı, toplantı bildirilerinin tam metin, özet metin olarak basılıp basılmadığı, etkinliğin kaçıncı kez düzenlendiği vb. hususlar ilgili bölüm başkanı, dekan veya müdür tarafından değerlendirilerek olumlu veya olumsuz görüş bildirilir. Bu değerlendirmede amaç; etkinliğin akademik olarak bilim alanında kredibilitesinin olup olmadığının garanti altına alınmasıdır.
Başvuruda Gerekli Belgeler:
Madde 6- İlgililer aşağıdaki belgeler ile başvuruda bulunur;
a) Başvuru Formu
b) Aktif katılım söz konusu ise; bu katılıma ilişkin davet mektubu, bildirinin sunulacağına dair kabul yazısı ve sunulacak bildirinin aslı ya da özeti,
c) Bilimsel/akademik etkinliğin kredibilitesini destekleyici belgeler,
d) Bilimsel/akademik etkinliğe katılımı başka bir kurum, kuruluş, üniversite veya üniversite dışı ulusal veya uluslararası proje ofisi destekliyorsa, bu desteğin alındığı kurum ve destek oranını belirtir bilgilendirme yazısı,
e) İlgili akademik veya idari personel için izin süresince görev yaptığı birimde üstlenmiş olduğu görevlerin yerine getirilmesinde bir aksama olmayacağına dair, bölüm başkanı, dekan veya müdürün bilgilendirme yazısı,
Başvuru Zamanı
Madde 7- Kısa süreli etkinliklerde başvurular, gerekli bilgi ve belgeler ile birlikte etkinlik tarihinden yurt içi katılımlar için 20 gün, yurt dışı katılımlar için 1 ay öncesinden ilgili bölüm başkanı, dekan veya müdüre yapılır. Bu süreler birimin çalışma düzenini aksatmadan devam ettirebilmesi için belirlenmiş gerekli sürelerdir. Bu nedenle çalışma düzenini aksatmayacak şekilde ve geçerli bir neden varlığında ilgili bölüm başkanı, dekan veya müdür daha kısa süre önceki başvurular için de onay verebilir veya kesinlik kazanmamış katılımlar için geçici kabul yöntemi uygulayabilir.
Katılım Desteği Nitelik ve Sayısı
Madde 8- Kısa süreli etkinliklere katılım desteği katılım biçimi ve süresine göre, aşağıdaki şekilde sınıflandırılır;
a) Maddi katkılı-kongre izni (Aktif katılımlar),
b) Maddi katkısız-kongre izni (Aktif olmayan katılımlar),
c) Maddi katkısız-ücretli izin (3 aya kadar devam eden diğer bilimsel/akademik etkinlikler) Maddi katkılı-kongre izni yalnızca aktif katılımın olduğu etkinlikler için geçerlidir. Aktif katılımın olmadığı (poster sunumları, panel yöneticiliği, oturum başkanlığı, dinleyici vb.) bilimsel etkinlikler maddi katkı olmaksızın kongre izniyle desteklenir. Kongre vb. dışında 3 aya kadar devam eden kısa süreli bilimsel etkinlikler ise maddi katkı olmaksızın ücretli izinle desteklenebilir.
Madde 9- Aynı cari yıl içerisinde
a) Aktif katılımın olup olmaması fark etmeksizin, kongre ve benzeri kısa süreli bilimsel etkinliklere katılım 2 yurt içi ve 1 yurt dışı olmak üzere en fazla toplam 3 kere desteklenir.
b) Bunların dışındaki bilimsel/akademik etkinliklere katılım yıllık izinlerden düşülerek ve maddi katkı olmaksızın mümkündür.
c) Üç aya kadar devam eden etkinliklere sağlanacak maddi katkısız-ücretli izin, 1 yurt dışı ile sınırlıdır.
Madde 10- Bir cari yıl içinde yurt içi ve yurt dışı etkinliklere katılma limitini tamamlamış akademik veya idari personel, ek destek talebinde bulunabilir. Başvurulan yıl ya da bir önceki yılda bilim alanı ile ilgili olarak SCI, SSCI, AHCI indekslerinde yer alan dergilerde en az iki makale yayımlanması ya da bilimsel/akademik başarılar nedeniyle özel davet alınan etkinlikler olması halinde ek destek talebinde bulunabilir. Bu talep, yıl içerisinde bir kereye mahsus olmak üzere yurt içi veya yurt dışı maddi katkılı ya da süreye bağlı olarak maddi katkısız ancak ücretli izinli olabilir. Ek destek talebi ilgili bölüm başkanı, dekan veya müdürün olumlu görüşü ile Rektör ve Mütevelli Heyet’in onayına sunulur.
Ödenek Şartları
Madde 11- Etkinliklere katılımda maddi katkı yalnızca aktif katılımlara uygulanır.
a) Üniversite maddi katkısı ile yurt içi (KKTC dahil) kısa süreli bilimsel etkinliklere katılım süresi etkinlik süresi ile sınırlıdır ve en fazla 7 gün olarak kabul edilir.
b) Üniversite maddi katkısı ile yurt dışı kısa süreli bilimsel etkinliklere katılım süresi etkinlik süresi ile sınırlıdır ve yol hariç 8 iş gününü aşamaz.
c) Üniversite maddi katkısı olmaksızın yurt dışı kısa süreli bilimsel etkinliklere katılım süresi en fazla 3 aydır. Onaylanmış olan 3 aya kadar etkinlikler süresince akademik veya idari personele maddi katkı ödenmez, ancak maaş almaya devam ederler.
Madde 12- Yurt dışı ve içi etkinlikler için yapılacak maddi katkının ne kadar olacağı, ödenecek yol, gündelik ve diğer masrafların karşılığı dikkate alınarak her akademik yılın başında Rektörün teklifi ve Mütevelli Heyetin onayı ile belirlenir.
Madde 13- Bilimsel etkinliğe katılım giderlerinin tamamının bir başka resmi veya özel kurumdan sağlanması halinde üniversite bütçesinden ayrıca herhangi bir katkı sağlanmaz.
Ancak, başka bir kaynaktan sağlanan desteğin katılmak istenen bilimsel etkinliğin harcamalarını tam olarak karşılamaması halinde Üniversite tarafından ek destek sağlanır.
Madde 14- Değişim Programlarından (Erasmus+, Mevlana, Farabi gibi) yararlanan ve hibe desteği alan akademik veya idari personel Üniversiteden maddi katkı talebinde bulunamaz.
Madde 15- Ankara ili sınırları içerisinde düzenlenen etkinliklere üniversitenin maddi katkısı;
etkinliğe kayıt ücreti ile sınırlıdır.
Çok Yazarlı Katılım Şartları
Madde 16- Yurt dışı veya yurt içi bir etkinlikte sunulacak bir çalışmada Ufuk Üniversitesi’nden birden çok yazar olması durumunda, yalnızca bir yazar maddi katkı ile etkinliğe katılabilir.
Madde 17- Üniversiteden ekip olarak düzenlenen çalıştay ya da eğitim faaliyetlerindeki aktif katılımlarda ilgili bölüm başkanı, dekan veya müdürün görüşü ile maddi katkı sağlanacak katılımcı sayısı belirlenir.
İzin Yetkilileri
Madde 18- Akademik veya idari personelin kısa süreli bilimsel etkinliklerinin desteklenmesine; ilgili dekan veya müdürün teklifi ve Rektörün onayı ile izin verilebilir.
Dönüş Raporu ve Sonuçlandırma
Madde 19- Etkinlik sonrasında çalışmalara yönelik bir özet rapor, ilgili bölüm başkanlığı, dekanlık veya müdürlüğe teslim edilir.
Madde 20- Etkinlik dönüşünde katılımcının toplantı katılım belgelerini, sunduğu tebliğin basılı özetini ve seyahat esnasında kullanılan ulaşım, kongre katılım, konaklama bedellerini gösteren belgeyi, biletleri ve uçuş kartlarını ilgili bölüm başkanlığı, dekanlık veya müdürlüğe ibraz etmesi gereklidir.
UZUN SÜRELİ BİLİMSEL/AKADEMİK ETKİNLİKLERE KATILIM DESTEĞİ Başvuru Hakkı Olan Üniversite Akademik Personeli
Madde 21- Uzun süreli bilimsel veya akademik etkinliklere katılım için;
a) Üniversitede en az 3 yıl kadrolu öğretim üyesi olarak görev yapmış olmak,
b) Son 1 yılda akademik ve idari yükümlülüklerini asgari düzeyde tamamlamış olmak, c) Kurum içi ve dışında devam eden soruşturmasının olmaması,
d) Aylıklı ya da aylıksız son kesintisiz 6 aylık-uzun süreli akademik izinli görevlendirilmesinden bu yana kesintisiz 3 yıl geçmiş olması,
Ayrıca (bu yönergede tanımlandığı çerçevede) uzun süreli bilimsel/akademik etkinliklere katılım desteği,
- yurt içi etkinliklerde geçerli değildir.
- idari personel, öğretim görevlileri, araştırma görevlileri ve öğrenciler başvuramaz.
Desteklenen Süre ve Ödenek Şartları
Madde 22- Üniversiteden ücretli izin ile yurt dışı uzun süreli bilimsel/akademik etkinliklere katılım süresi en fazla 6 aydır. Ancak bu süre uygun bir gerekçe ile Anabilim dalı ve/veya Bölüm Başkanı’nın teklifi, Fakülte veya Yüksekokul Yönetim Kurulu kararı, Dekan veya Müdürün olumlu görüşü ve Rektörün onayı ile aylıksız olarak üçer aylık dilimler halinde 2 yıla kadar uzatılabilir. Görevli öğretim üyesinin yurt dışındaki bilimsel veya akademik faaliyetlerindeki başarısını belgelemesi halinde Anabilim dalı ve/veya Bölüm Başkanı’nın teklifi, Fakülte veya Yüksekokul Yönetim Kurulu kararı, Dekan veya Müdürün olumlu görüşü ve Rektör onayı ile ücretli izin süresi en fazla 1 yıla kadar uzatılabilir.
Başvuruda Gerekli Belgeler
Madde 23- İlgili personel, yurt dışı uzun süreli etkinliklere katılımının desteklenmesi için aşağıdaki belgeler ile başvuruda bulunur:
a) Destek için başvurulan etkinliğin kapsamı, amacı, bilimsel değeri ve üniversiteye sağlayacağı katkıyı açıklayan rapor, araştırma ve çalışma planı,
b) Gidilecek kurumdan alınan davet veya kabul yazısı,
c) Gidilecek kuruma, bölüme, anabilim dalına ilişkin açıklamalar ve çalışılacak bilim insanlarına ilişkin tanıtıcı bilgiler,
d) Başvuru sahibinin son iki yıl içinde yayınlarının listesi,
e) Etkinlik süresince akademik görevlerde aksama olmayacağına dair açıklayıcı bölüm başkanlığı, dekanlık veya müdürlük bilgilendirme yazısı.
Başvuru Zamanı
Madde 24- Öğretim üyeleri etkinlik taleplerini bağlı oldukları bölüm başkanlığına, dekanlığa veya müdürlüğe en geç üniversite akademik takvimine göre izinli sayılmayı talep ettikleri tarihin bulunduğu eğitim-öğretim dönemi (güz veya bahar) öncesindeki dönem sonuna kadar yaparlar.
İzin Yetkilileri
Madde 25- Uzun süreli yurt dışı bilimsel/akademik etkinliklere katılımın desteklenmesi ilgili bölüm başkanlığının /müdürlüğünün önerisi, ilgili Yönetim Kurulu, Rektörün kararı ve Mütevelli Heyet onayı ile gerçekleşir.
Dönüş Raporu
Madde 26- Etkinlik sonunda, dönüş yapan öğretim üyelerinin bu süre içerisinde yapmış oldukları tüm akademik faaliyetleri, yayınları vb. çalışmalarını etraflıca özetleyen bir raporu, bağlı olduğu bölüm başkanlığı, dekanlık veya müdürlüğe vermeleri gereklidir.
Sağlık Sigortası
Madde 27- Tüm yurt dışı etkinliklere katılımda, akademik personel gideceği ülkenin mevzuatına uygun olarak ve sigorta primleri kendisince karşılanmak üzere tüm sağlık risk ve giderlerini kapsar nitelikte sağlık sigortasını yaptırmakla yükümlüdür. Bu nedenle doğacak masraf ve zararlarda Üniversite sorumluluğu bulunmamaktadır.
HAK KAZANILAN BURSLARLA/HİBEYLE YURT İÇİ ve YURT DIŞINA GİTME
Madde 28- Üniversitede tam zamanlı olarak görev yapan tüm öğretim elemanları bursla/hibeyle yurt içi ve yurt dışına izinli gidebilir.
Madde 29- Öğretim elemanlarının ulusal ve uluslararası burslarla yurt içinde ve yurt dışında kısa ve uzun dönem görevlendirilmesinde süre, ilgili bölüm başkanlığının veya müdürlüğünün önerisi, ilgili Yönetim Kurulu, Rektörün kararı ve Mütevelli Heyet takdiriyle belirlenir.
Madde 30- Burs kazanan öğretim elemanları 6 aya kadar ücretli izinli statüde sayılırlar.
TEMSİLCİ ÖĞRENCİLERİN BİLİMSEL ETKİNLİKLERİNİN DESTEKLENMESİNE YÖNELİK İLKELER
Başvuru Hakkı Olan Üniversite Öğrencileri
Madde 31- Ön lisans eğitiminde 1. yılını, lisans eğitiminde ise 2. yılını başarı ile tamamlamış, disiplin cezası ve devamsızlık sınırında olmayan öğrenciler başvurabilir.
Katılım Desteği Nitelik, Süre ve Sayısı
Madde 32- Üniversiteyi temsil etmek koşuluyla bilimsel etkinliklerde, yurt içinde (KKTC dahil) ya da yurt dışında temsil edecek öğrenciler, maddi katkılı-kongre izinli katılım desteğine başvurabilir.
Madde 33- Katılım süresi bilimsel etkinliğin süresi ile sınırlıdır ve en fazla 5 gün olarak kabul edilir. Etkinlik süresince temsilci öğrenci izinli kabul edilir ve ders devamsızlığı sayılmaz (Öğrenci temsilcisine sağlanacak maddi destek ve onaylanan katılım süresi akademik ve idari personelden farklılık gösterebilir).
Madde 34- Her yıl, her bir etkinlik için üniversitedeki her bölümden en fazla 1 öğrenci desteğe başvurabilir. Aynı öğrenci bir akademik yıl içerisinde en fazla 1 kere destek alabilir.
Madde 35- Sınav haftalarında yapılacak etkinlikler için destek başvurusu kabul edilmez.
Başvuru Zamanı
Madde 36 – Bkz. Madde 7
Başvuruda Gerekli Belgeler
Madde 37- Üniversiteyi bilimsel platformda temsil edecek öğrenci için 6. madde (a), (b) ve (c) fıkrasına ek olarak; güncel akademik çizelge, disiplin sicili, devamsızlık durumu ile ilgili bölüm başkanı, dekan veya müdürün onayını gösterir bilgilendirme yazısı,
Dönüş Raporu ve Sonuçlandırma Madde 38- Bkz. Madde 19 ve 20
Katılım Desteği Karar Süreci ve Yetkilileri
Madde 39- Temsilci öğrencinin kısa süreli bilimsel etkinliklerde desteklenmesi kararıyla ilgili bölüm başkanı, dekan veya müdür yetkilidir. Bir bölümde aynı etkinlik için birden fazla öğrencinin başvurması durumunda destek alacak öğrenciyi, ilgili başkan, dekan veya müdürün yetkisinde kurulan ve en az 3 öğretim elemanından oluşan bir jüri belirler. Destek alacak öğrenci, başarı, devam ve disiplin durumu ve geçmiş bilimsel faaliyetleri dikkate alınarak belirlenir.
SON HÜKÜMLER Üniversite Katkısı
Madde 39- Yurt içi ve yurt dışı kısa süreli bilimsel etkinlikler için katkı miktarı her akademik yılın başında Rektörün teklifi ve Mütevelli Heyet’in kararı ile tespit edilir.
Yürürlük
Madde 40- Üniversite Senatosu tarafından kabul edilen bu Yönerge, onayladığı tarihte yürürlüğe girer. Bu yönergenin yürürlüğe girmesiyle “Akademik ve İdari Personel İle Temsilci Öğrencilerin Yurt İçi ve Yurt Dışı Bilimsel Etkinliklere Katılım Desteği ve Akademik Teşvik Yönergesi” yürürlükten kalkar.
Yürütme
Madde 41- Bu yönerge Ufuk Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.
