1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen iş ve işlemlere ait Müşteriye ulaşacak ürün ve / veya hizmetlerin temin edileceği tedarikçiler ile Entegre yönetim sisteminin performansını etkileyecek olan ürün / hizmetlerin alındığı tedarikçilerin seçimi, onaylı tedarikçi listesine alınması ve listede yer alan tedarikçilerin performanslarının izlenerek sürekli iyileşmelerin sağlanması için uygulanacak yöntemin belirlenmesidir.
2. KAPSAM
Uspar Tekstil firmasına ait Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen iş ve işlemlere ilişkin Müşteri memnuniyetini etkileyecek (müşteriye ulaşacak) olan, Entegre yönetim sisteminin performansını etkileyebilecek olan ürün ve hizmetle rin temin edildiği tüm tedarikçilere uygulanır.
3. SORUMLULAR
Bu prosedürün uygulanmasından, Yönetim Sistemleri Uzmanı ile prosedürde veya diğer dokümantasyon yapısında kendisine sorumluluk verilen tüm birim sorumluları ve/veya dış denetçiler sorumludur.
4. REFERANSLAR
TS EN ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemi Kalite El Kitabı (KEK)
5. TANIMLAR ve KISALTMALAR 6. UYGULAMA
6.1. Tedarikçi Seçimi:
USPAR tarafından ilk defa alım yapılacak tedarikçilerden, söz konusu malzeme/hizmet ile ilgili numune/bilgi istenir. Numune/bilgi gerekli kontrollerden/değerlendirmelerden geçirilir.
Bu kontroller ürünün / hizmetin özelliğine göre;
o Malzeme teknik şartnamesine uygunluk kontrolü, o Satın alma talebinde bulunan kişinin onaylaması, o İmalathanede deneme üretimi yapılması,
o Ürünün alternatifleri ile karşılaştırılması ve benzeri faaliyetleri içerebilir.
Ayrıca firmanın;
o Yönetim Sistemleri Sertifikaları (varsa)
o Malzeme Güvenlik Bilgi Formları / Analiz sertifikaları o Referansları
o Ürüne/Hizmete ait sertifikalarının (varsa) kopyaları istenir ve incelenir.
İncelemeler olumlu sonuçlandığında Yönetim Sistemleri Uzmanı ve Satın Alma Süreç Sorumlusu yeni tedarikçi ve numune ürün ile ilgili tüm bilgileri Tedarikçi Değerlendirme Formu F-32 üzerine doldurur. Fabrika Müdürü ve Genel Müdürü’nün onayına sunarlar. Onay sonrasında firma ‘ Onaylı Tedarikçi Listesine L-5 ‘girmeye hak kazanır ve liste güncelleştirilir.
6.2. Onaylı Listede Bulunan Tedarikçilerin Performanslarının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi
6.2.1. Tedarikçilerinin Değerlendirilmesi
Tedarikçiler verilen her siparişin gerçekleşme durumuna ve kalitesine göre değerlendirmeye alınır. Değerlendirmeler Ürün kalitesi (20), Finans (20) Sosyal Uygunluk (10), Kalite belgesi (10), Termin (20), Fiyat (20) kriterleri göz önünde bulundurularak yapılır.
Ürün Kalitesi; verilen her siparişte gelen ürünün girdi kontrolü sonucuna göre tedarikçiye aşağıdaki puanlar verilir.
o Reddedilen ürünler 0 Puan o Şartlı kabul edilen ürünler 10 Puan o Kabul Edilen Ürünler 20 Puan
Herhangi bir tedarikçinin ürünü giriş kontrolünde kabul edilmiş ancak üretim sonucunda tedarikçi kaynaklı bir sebep ile ilgili müşteriden onay alınamamış ise dönem sonu beklenilmeksizin değerlendirme yapılır. Yapılan değerlendirme sonucunda;
o Yaşanan sıkıntı ilgili kişilerin bir araya gelip yapacağı değerlendirme toplantısı sonucunda yaşanan durumun kritik hata olmadığına veya kabul edilebilirlik limitler arasında olduğuna karar verilmesi durumunda tedarikçiye uyarı mektubu gönderilmesine karar verilir. Karar sonucunda ilgili kişi firmaya sorun un kök nedenini açıklanması talep edilen bir uyarı mektubu gönderir. Gelen açıklama kayıt altına alınır.
Yaşanan sıkıntı ilgili kişilerin bir araya gelip yapacağı değerlendirme toplantısı sonucunda yaşanan durumun kabul edilebilirlik limitlerinin üzerinde olduğuna karar verilmesi durumunda tedarikçi ile iş ilişkisine son verilir.
Fiyat; her sipariş sonunda tedarikçiden alınan ürünün maliyetine göre tedarikçiye aşağıdaki puanlar verilir.
o Ucuz 20 Puan
o Emsalleri ile aynı 15 Puan
o Pahalı 5 Puan
Kalite Sistem Belgesi – Değerlendirme Raporları
o Tedarikçinin ISO TSE vs. belgesi varsa 10 Puan o Ürün sert. Analiz rap. Varsa 5 Puan o Hiçbirisi yoksa 0 Puan
Termin; Tedarikçinin sipariş de anlaşılan termine uyabilme derecesine göre aşağıdaki puanlar verilir.
o Zamanında Teslim 20 Puan
o 1 Hafta Geç Teslim 10 Puan
o 2 ve daha fazla hafta geç teslim 0 Puan
Sosyal Uygunluk; Tedarikçinin çalışanlarının ve çalışma standartl arının BSCİ, Sedex gibi sosyal uygunluk standartlarında benimsemiş olduğu Sosyal Uygunluk Politikaları uyarınca;
o Çocuk işçi çalıştırması Asla Çalışılmaz
o Asgari ücret altı ödeme yapılması Asla Çalışılmaz o Yabancı işçi çalıştırma (çalışma izni olmayan) Asla Çalışılmaz
Bu maddelerin yanı sıra riskli olarak değerlendirebilecek noktalar;
o Sigortasız gündelik ödemeye dayanan iş gücü o Yabancı çalışan çalıştırılması (kayıt dışı).
o Tüm çalışanların aynı dili konuşmaları tercih edilir.
o Üretim alanının iş sağlığı güvenliği önlemlerini sağlamış olması beklenir.
o Çevre kanun ve yasalarına uyumlu olması istenir,
o Zorla ya da baskı altında işçi çalıştırmasının önüne geçilmesi beklenir.
o Sosyal Standartlara uygunluğun sağlanması istenir.
Bu maddelerin hepsinin beklenen standartlara uygun olması durumunda 10 puan alınır.
Sosyal uygunluk standartlarına uygunluk gerekli durumlarda Yönetim Sistemleri Uzmanı GT-48 tarafından yerinde kontrol edilecektir. Yerinde kontrol edilmesi durumunda Tedarikçi Ziyaret Formu F-130 ile kontrol edilir ve tedarikçi takip edilir.
6.2.2. Tedarikçi Değerlendirme Süreci
USPAR ’da Yeni bir tedarikçi ile çalışılmaya başlanması ve /veya var olan tedarikçi ile
süren iş ilişkisi boyunca tedarikçi değerlendirme yapılır. Değerlendirme sistemi öncelikle tedarikçiye anlatılır ve tedarikçinin iş ilişkisi boyunca sorumlu olduğu noktalar kendi sine aktarılır.
Değerlendirme süreci Sosyal Uygunluk kuralları ile başlar. Sosyal uygunluk beklentilerini karşılamayan tedarikçiler ile iş ilişkisine başlanmaz.
Tedarikçi değerlendirme süreklilik arz eden satın alma yapılan tedarikçiler için uygulanır ve bu firmalar onaylı tedarikçi listesine dahil edilir.
Bir kereye mahsus satın alma yapılan ve daha sonra da yapılmayacağı düşünülen firmalar onaylı tedarikçi listesine eklenirler ancak tedarikçi değerlendirmeye tabi tutulmazlar. Bu tip firmalar tedarikçi seçiminde uygulanan kriterler uygulanır.
Piyasada alternatifi olmayan tedarikçiler Tek Tedarikçi Listesi L-16 ’a alınır. Tek Tedarikçi Listesi L-16’nda bulunan firmalar için değerlendirmeler diğer tedarikçiler için yapılan tedarikçi değerlendirme ile yapılır.
Verilen siparişlerin sonucuna tedarikçiler her yıl sonunda puan verilerek değerlendirmeye alınırlar. Yapılan değerlendirmede verilen puanlar Tedarikçi değerlendirme Formlarına kaydedilirler. Değerlendirme formları her yıl bir genel değerlendirmeye alınır ve ortalama puanlar hesaplanır. Uygunsuz olan siparişler için yeniden Tedarikçi Değerlendirme si yapılır.
Sosyal Uygunlukta yaşanan bir uygunsuzluk otomatik olarak çalışılmama sebebidir.
Sosyal uygunluk açısından başarılı olan tedarikçiler ile uzun sü reli ilişki kurulması hedeflenir. Yeni iş başı yapacağı çalışmaya başlayacağı tedarikçiler ile çalışmaya başlamadan önce tedarikçinin standartlarını, tedarik sürecini, iş yapış şeklini ve şartlarını tanımlayan, karşılıklı görev ve sorumluluklar açısından uygulanması gereken kuralları belirleyen bir sözleşme imzalanmasını talep eder. Tarafların sözleşme koşullarını kabul etmesi ve sözleşmenin imzalanmasından sonra USPAR üst yönetiminde yer alan tedarik zincirinden sorumlu BSCİ sorumlusu veya Yönetim Sistemleri Uzmanı GT-48 tarafından düzenlenen toplantıda; tedarikçiye sözleşmede yer alan tedarikçi standartları, tedarik süreci, iş yapış şekli, karşılıklı görev ve sorumluluklar ile ilgili bilgilendirme toplantısı gerçekleştirir Bu toplantı tarafların toplantı tutanaklarını imzalamaları ve toplantı tutanaklarının paylaşılması ile resmiyet altına alınır. Bu belgeler tedarikçi dosyasında saklanır. Tedarikçi ile çalışılmaya devam edilen süreçte hatırlatma toplantıları değerlendirme durumu kontrol edilerek aylık, üç aylık veya yıllık olarak tekrarlanır aynı şekilde kayıt altına alınabilir.
Yeni çalışılmaya başlanacak olan tedarikçiler ile Tedarikçi Değerlendirme Prosedürü önceden paylaşılır, bu konuda Sosyal Uygunluk Sorunlusu yeni tedarikçiye prosedürün eğitimini verir. Bu eğitim kayıt altına alınır ve tedarikçi ile ilgili dosyada saklanır. Bu süreçte tedarikçinin denetim/değerlendirme sonuçları USPAR tarafından ilgili satın alma sorumlusu, sosyal uygunluk sorumlusu ve üst yönetim tarafından değerlendirilir.
Değerlendirme sonucunda kabul edilen, geliştirilmesi gereken ve kabul edilmeyecek noktalar tespit edilir. Gelişime açık noktalar USPAR standartlarına uygun ise tedarikçi değerlendirilmesine devam edilir. Tedarikçi koşulları kendisine uygun bulduğunu düşünürse kabul ettiğine dair yazılı evrak alınır. Uygun olmayan tedarikçiye çalışılmayacağı çalışmayacağı bilgisi sebepleri ile sözlü/yazılı olarak geri bildirilir.
Değerlendirilen ancak uygun olmayan tedarikçiler sebepleri ve denetim denetim raporları ile uygun olmayan tedarikçi dosyasına eklenir.
105 – 125 Çok İyi Çalışılmaya Devam edilmeli
95 – 105 İyi Çalışmaya devam edilmeli
85 – 95 Orta, Çalışılabilir ancak alternatif araştırılmalı
85 altı Kötü alternatifi bulunmalı ve Onaylı Tedarikçi Listesinden çıkarılmalı verilen kararlara göre onaylı tedarikçi listeleri güncelleştirilir.
Onaylı tedarikçiler USPAR ’ın yapacağı değerlendirmeye göre alacağı puana göre ayda bir, altı ayda bir denetime tabi olurlar. Konusunda uzman kişilerin gerçekleştirdikleri denetimlerin sonuçları tedarikçi dosyalarına eklenir. Tedarikçinin herhangi bir üçüncü taraf bağımsız denetim şirketince denetim geçirmesi durumda durumunda ortaya çıkan sonuçların USPAR ile paylaşılması gerekmektedir. Bu raporlarda diğer denetim raporları gibi tedarikçinin dosyasına eklenir.
USPAR' da satın alınan ürün / hizmetlerin giriş kalite kontrollerinde karşılaşılan uygunsuzluklar Onaylı Tedarikçi Performans Takip Formu F-33 ’de kayıt altına alınır.
Yıl sonun da tedarikçilerin performansları takip formundaki veriler ve toplam sipariş miktarları dikkate alınarak Tedarikçi Performans Ve Değerlendirme Rapor Formu F- 85’in değerlendirme kısmında bulunan kriterlere göre aldıkları puanlar belirlenir.
Yılda 1 defa Performans değerlendirme yapılırken aşağıda belirtilen maddeler dikkate alınır. Tedarikçinin uygunsuzluk karşısında göstermiş olduğu olumsuz tepkiye göre birkaç madde içinde puan düşürülmesi gerçekleştirilebilir.
o Zamanında teslim o Şartlara uygunluk
o Müşteri ilişkileri/ Teknik tecrübe o Kalite
o BSCİ (Çalışanların Sosyal Hakları)
Puan verilirken; değerlendirme kriterlerine göre toplam sipariş miktarlarının uygunsuzluk miktarı oranına göre belirlenir. Uygunsuzluk oranına göre verilecek puanlar aşağıda tanımlanmıştır.
Uygunsuzluk Oranı Verilecek Puan
%0-%5 25 Puan
%5-%10 15 Puan
%10-%20 10 Puan
%20 ve üzeri 5 Puan
Değerlendirme sonrasında tedarikçilerin aldıkları toplam puanlara göre tedarikçi ile karar verilir.
105-125 Puan Çok İyi 95-105 Puan Yeterli 85-95 Puan Yetersiz 85 ve altı Puan Çalışılamaz
Satın alma tarafından hazırlanan rapor YGG de sunulur, puanı 70 sınır değerin altına düşen tedarikçiler için yapılacak işlemler karara bağlanır.
Bu işlemler aşağıdakilerden biri olabilir;
o Tedarikçiye yazılı bir uyarı göndermek,
o Tedarikçinin özellikle belirlenen bir konuda düzeltici faaliyet yapmasını istemek, o Tedarikçiyi USPAR 'a çağırarak konunun üst yönetimin bulunduğu bir toplantıda
görüşülmesini sağlamak,
o Tedarikçiyi Onaylı Tedarikçi Listesi'nden çıkarmak
Alınan karar ilgili tedarikçinin performansının izlendiği Onaylı Tedarikçi Listesi L-5
’ne kaydedilir.
Onaylı Tedarikçi Listesi L-5’te veya tedarikçilerde yaşanacak olumsuzluklar Düzeltici ve
İyileştirici Faaliyet Prosedürü PR-4’e göre işlem yapılması gerekmektedir.
7. İLGİLİ DOKÜMANLAR Onaylı Tedarikçi Listesi L-5
Onaylı Tedarikçi Performans Takip Formu F-33 Tedarikçi Değerlendirme Formu F-32
Tedarikçi Performans Ve Değerlendirme Rapor Formu F-85
###
