TOPLANTI YÖNETİMİ

(1)

TOPLANTI YÖNETİMİ

Öğr. Gör. Gazi ŞAHİN

(2)

İçerik 10

TOPLANTILARDA SOHBET VE SORUN ÇÖZME Yönetici Asistanının Yöneticisi Adına Sunuş Hazırlarken Bilmesi Gerekenler

1. Sohbetin Dinamikleri 2. Konuşma ve Dinleme 3. Zıt Düşünme

4. İnce Dinleme Sanatı

(3)

• Her toplantının temel noktası, içinde gelişen sohbettir. Bu şekilde katılımcıların birbirlerine yönelik düşünceleri ve ilişkileri ifade edilmektedir.

• Eğer toplantılar geliştirilmek isteniyorsa toplantı

içerisinde gelişen sohbetlerin kalitesi de buna paralel

olarak arttırılmalıdır.

(4)

1. Sohbetin Dinamikleri

• Sohbet, sözel bir danstır. Dans figürleri gibi sohbetin de kendilerine özgü kural ve figürleri vardır.

• Farklı tür sohbetlerin farklı tür amaçları olmaktadır.

• Bazıları çok basit bir şekilde anlaşılabilirken, diğerleri detayları ile dikkatli bir biçimde dile getirilmelidir.

• Sohbeti en iyi ifade eden terim “diyalog” tur.

• Diyaloğun amacı; sohbet vasıtasıyla yeni ve paylaşılan bir anlam yaratmaktır. Katılımcılar birbirlerinin algılamalarını inceler, tahlillerini önerirler ve kendi düşünce şekillerini diğerlerinin düşüncelerinin ışığında dile getirirler.

• Bu durumu en iyi başaracak olan unsur ise sohbettir.

(5)

2. Konuşma ve Dinleme

• Sohbetin dinamikleri iki unsurdan oluşmaktadır:

1. Konuşma 2. Dinleme

• Bu iki unsur sırası ile değil eş zamanlı olarak gelişmektedir.

• Sohbet içerisindeki her katılımcı sırası ile hem

konuşmacı hem de dinleyici olmaktadır.

(6)

3. Zıt Düşünme

• Sohbetlerde düzeni oluşturmak adına tartışma denilen kavram ortaya çıkmıştır.

• Tartışma zıt düşünce gelişimini beslemektedir; zıt düşünme çok yaygın bir grupsal düşünme türüdür.

• Sözlü bir tartışma oluşturmak adına daha çok iki karşı

düşüncenin birbirini alt etmeye çalıştığı bir savaş yapılmaktadır.

• Sonuç olarak da sağ kalabilen düşünce doğru kabul edilmektedir.

• Tartışmanın kurallarına göre karşı tarafın düşüncesinin yanlış olduğu ispatlanırsa, diğer tarafın düşüncesi bir şekilde doğru kabul edilmektedir; her iki düşünce de yanlış olabilir, her ikisi de kısmen doğru olabilir.

(7)

3. Zıt Düşünme

• Karşıt düşüncenin aşırı olarak kısıtlanması da zarar vermektedir. Farklı düşüncelerin çatışması genellikle insanları düşünce araştırma ve geliştirmekten

soğutmaktadır. Toplantılarda karşıt düşüncelerden kaçınmak çok zordur ve genellikle dört farklı tarzda kendilerini gösterirler:

• Eleştirel düşünce: Çoğu kişi için birisi hakkında

düşünmek, o kişinin yanlış taraflarını aramaya çalışmakla eşdeğer olmaktadır. Genellikle ilk yapılan tespitler

eleştirel tespitlerdir. Bu mantığın arkasında ise; bir şeyin zayıf tarafını ortaya çıkarabilirsek onu

geliştirebileceğimiz düşüncesi yatmaktadır. Fakat bu tür eleştiriler nadiren bağımsız bir biçimde ele alınmaktadır.

Genellikle herhangi bir eleştiri karşısında düşünceler daha çok savunulmaya başlar ve eleştirilere karşı cephe alınır.

(8)

3. Zıt Düşünme

• Bencil düşünce: Karşıt düşünme sırasında kişiler kendilerini çok fazla kaptırmakta, düşüncelere yöneltilen eleştiriler kişisel olarak

algılanmaktadır.

• Tartışma, daha çok karşıdakini köşeye sıkıştırmak için kullanılmakta ve mantık, duyguların arasında kaybolup gitmektedir.

• Toplantılarda, tartışmaların duyguların altında

kalmaması için büyük çaba sarfedilir fakat

tartışmanın dinamikleri duygusal çatışmaları

kaçınılmaz hale getirmektedir.

(9)

3. Zıt Düşünme

• Katı düşünce: Tüm düşünceler gerçekliğe yönelik

çıkarsamalardan başlamaktadır. Karşıt düşünceler ise bu çıkarsamaları birbirlerine karşı yerleştirir ve bu

çıkarsamaların manalarını ve sonuçlarını kısıtlar.

• Karşıt düşünce söz konusu çıkarsamaları adapte edeceği ya da değiştireceği yerde daha da kökleşmesine sebep olmaktadır.

• Katı düşünceler genellikle şu sebeplerden ortaya çıkmaktadır:

• Otoriteye boyun eğme (müdür bunu bu şekilde görüyorsa doğru olmalı),

• Müşterinin etkisi,

• Alışkanlık,

• Gönüllü cahillik (bu şekilde düşünmek, bizi detaylar konusunda araştırma yapmak zahmetinden kurtarır).

(10)

3. Zıt Düşünme

• Politik düşünce: Düşünceler kişilerle birlikte tanımlandığı zaman, kişiler bir eylemi gerçekleştirmek için sözkonusu düşüncelerle ve bunları ortaya koyan kişilerle bir safta bulunmak gerektiğini düşünebilirler.

• Katı düşünce, düşüncelerin gelişimini

sınırladığı için önerilere karşı ya saldırı ya

da savunma yapılmaktadır.

(11)

4. İnce Dinleme Sanatı

• Sohbetin kalitesi dinlemenin kalitesine bağlı olmaktadır.

Dinleme, susmanın ötesindedir. Dinleyici, kendi bedensel hareketleri ile konuşmacının davranışlarını kontrol

etmektedir.

• Yetersiz dinlemenin yan etkileri:

• Bir düşüncenin açıkça kınanması,

• Konuşmacının sunum şeklini eleştirme,

• Birinin söylediğinin sadece bir kısmına cevap verme,

• Söz kesme,

• Hayal kurma,

• Dikkat dağıtıcı şeylerle ilgilenme,

• Aynı anda başka biri ile konuşma,

• Mevzudan kaçma,

• Duygusal kelimeler kullanma,

• Uyuklama.

(12)

4. İnce Dinleme Sanatı

• Dinleme becerisini geliştirme yolunda atılabilecek ilk adım mevcut engellerin farkında olmaktır. Bu engellerin bazıları kontrol edilebilirken bazılarına katlanmak zorunda kalınmaktadır:

(13)

4. İnce Dinleme Sanatı

(14)

4. İnce Dinleme Sanatı

(15)

4. İnce Dinleme Sanatı

(16)