ARŞIV SISTEMI
ARŞIV SISTEMLERI
• Arşiv Sisteminin Önemi Ve Süreci
• Dijital Arşivleme Sistemi
Arşiv Sisteminin Önemi Ve Süreci
• Arşivlemenin bir düzen içerisinde yürütülmesi için, ilk olarak arşivleme yapılacak yer belirlenmelidir. Arşiv odalarının çevre koşullarının, (nem, sıcaklık gibi) arşivlenmiş dokümanların zarar görmemesi için uygun koşullar sağlanmalıdır.
• Arşiv yerinin tespit edilmesinden sonra ikinci aşama, arşiv malzemelerini temin etmektir gerekir.
• Arşivlemede kullanılan malzeme, raflar ve çeşitli dolaplar temin edilirken, arşiv dokümanlarını ve diğer tüm arşiv malzemelerini uzun süre bozulmadan koruyacak özelliklerde olmasına dikkat edilmelidir.
• Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin, diğer bir değişle, hangi dosyaların arşivleneceği belirlenir. Tasnif işlemi, varsa ilgili yönetmelik kararlarına göre, yoksa işletme içinden konu ile ilgili kişilerden oluşan bir kurulun vereceği kararlara göre yapılır. Büyük kurumlarda evrak ve arşiv yönetimi ile görevli bir kişi bulundurulmalıdır. Bu personel, belge ve dosyaları sınıflandırıp, saklama sürelerini belirler ve aktif dosyalardan arşive yapılacak aktarmaları denetler. Dosyalar ve içerikleri hakkında bilgi veren dizinlerin düzenli olmasını sağlar. Kurum denetim geçirirken dosyaların içindeki belgelerin tam olup olmadığı araştırılır. Eğer ödünç alınıp, iade edilmeyen belge veya dosya varsa, ilgili yerden geri alınır.
• Arşivde belgeler dosyalar içinde saklanır. Bu belgelerin dosya içindeki düzeni önemlidir. Bu sebeple, arşivdeki dosyalar bölümlere ve alt bölümler halinde tarih sırasıyla gruplandırılmalıdır. Bu gruplandırmada genellikle işletmenin örgüt planlamasındaki genel basamaksal yapısı dikkate alınır. Önce ana bölümler olarak daha sonra alt bölümlere olacak şekilde gruplandırılır.
Kronolojik olarak tasnif edilecek belgeler tarih sıralamasına göre “gün, ay, yıl”
olacak şekilde yapılmalıdır. Eğer üzerinde günü belirlenm,emiş belgeler varsa, ait oldukları ayın en sonuna toplu olarak konur.
• Dosyaların kutulara yerleştirilecekse bu kutuların üzerine kodlama yapabilmek için etiket yapıştırılmalıdır. Kodlama yaparken; kutu numarası, dosya numarası ya da kodu yazılır. Dosya numarası bölümünde kutuda bulunan dosyaların ilk ve son numaraları ile tarihleri belirtilir.
• Örgütlerde arşivleme, bildiğimiz geleneksel yöntemlerle yapılabildiği gibi, bilgisayar teknolojisinden yararlanılarak ofis otomasyonuna uygun yöntemlerle de yapılabilmektedir. Bilgisayarların ofis ortamlarının vazgeçilmezleri olmasından sonra, “elektronik arşiv” uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektronik arşivlerde, herhangi bir evrakın ya da belgenin, daha rahat ve güvenilebilir bir şekilde aranabilmesi ve kolaylıkla bulunabilmesi mümkündür.
• Dijital Arşivleme Sistemi;
• Dosyaların ve belgelerin elektronik ortamda aktarılarak ya da yazılı dokümanları tarayarak veya taranmış dosyaların sisteme aktarımı yapılarak kategorilere ayrılmış, arşivleme sisteminizle uyumlu dijital ortamdaki dosyanın, içerik, tarih, arşivdeki adres ve imha bilgileriyle birlikte veri tabanı oluşturma sistemidir.
• Daha çok ISO, TSE, CE kalite belgeleri alan veya almak isteyen kurumların tercih ettiği gibi her türlü ölçekte kurum ve kuruluşların kullanabileceği bu yönetim sistemi gerektiği anda ilgili konu bilgileriyle anında erişim yapabilmenizi sağlar.
• Dosyalar kullanıcıların belirlediği sistemde ilgili oldukları kategorilerin içlerine kaydedilir. Kullanıcı dosya ile ilgili indeks, tarih ve imha bilgilerini girerek kaydettiğinde dosya otomatik olarak dijital arşiv sistemine eklenmiş olur.
Diğer dosyalar içinde aynı işlemi uygulayarak arşivde bulunan her türlü evrakı sisteme bu şekilde kolaylıkla kaydedebilirsiniz.
• Dijital arşiv sistemini oluşturmak için görevlendirilmiş bir arşiv görevlisinin (arşivist) engin bir bilgisayar bilgisine sahip olmasına gerek yoktur. Temel bilgisayar bilgisiyle sistem arşiv görevlisinin en kolayına gelecek şekilde tasarlanır.
