Prof. Dr. Fahrettin Özdemirci
Ders Sunum-6
E-POSTA: ozdemirci@ankara.edu.tr
WEB: http://beyas.ankara.edu.tr http://fahrettinozdemirci.com.tr
BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS)
GÜNDEMDE NELER VAR?
- BEYAS Sistemi Süreci Bileşenleri
- BEYAS Sisteminin Yapılandırılması
- Yetkili ve Sorumluların Belirlenmesi
- İletişim Ağının Kurulması ve Çalıştırılması
- Web Sitesi Bilgilendirme
NE YAPTIK, NEDEN YAPTIK? Nisan 2007’de çalışmalar başlatıldı.
Ekim 2007’de “Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Geliştirme Projesi” uygulamaya girdi.
Ekim 2009’da Proje Ankara Üniversitesi’nde alan çalışması yapılarak tamamlandı.
Projenin Amacı:
1- Üniversitelerin gereksinimlerini karşılayacak belge yönetimi ve arşiv
sistemi yapısını belirlemek ve ülkemiz üniversiteleri için model oluşturmak. 2- E-Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (E-BEYAS) için alt yapı
oluşturmak.
Destekleyen Kurumlar TÜBİTAK
Ankara Üniversitesi Rektörlüğü
BEYAS Projesi ve Ankara Üniversitesi Uygulamaları
Proje Ekibi oluşturuldu. Analiz çalışmaları yapıldı,
Belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı oluşturuldu,
Belge yönetimi ve arşiv işlemlerine ilişkin süreçler belirlenerek uygulama kılavuzları, yönergeler, esaslar üretildi ve hayata geçirildi,
Üst yönetime sunumlar yapıldı (Senato ve Yönetim Kurulu),
Çalışmanın her aşamasında her kademede eğitim seminerleri verildi,
Üniversitemiz BEYAS yapısı ve tanımlanan süreçler ülkemiz üniversitelerine model oluşturdu,
BEYAS Web Sitesi açıldı,
Ankara Üniversitesi İç Kontrol Uyum Eylem Planı ile ilişkilendirildi,
ANKÜSEM-BEYAS Koordinatörlüğü İşbirliği ile diğer kurumlar için “Eğitim Programları” açıldı.
Kılavuz Olarak El Kitabı
Üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması ve işlemlerin bütünsel bir yapı içerisinde yürütülebilmesini sağlamak amacıyla, “Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv
Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı” adlı kılavuz hazırlanarak
yayınlandı.
El Kitabı Üniversitemiz birimlerine 1’er adet gönderildi.
El Kitabı, Ankara Üniversitesi Rektörü Sayın Prof. Dr. Camal TALUĞ tarafından 11.12.2009 tarihinde Yükseköğretim Kurulu Başkanı Sayın Prof. Dr. Yusuf Ziya ÖZCAN’a sunuldu.
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından 08.12.2009 tarihinde üniversitelere iletilmek üzere Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’na iletildi.
El Kitabı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından 17.12.2009 tarihinde tüm üniversitelere gönderildi.
BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ SÜREÇ BİLEŞENLERİ
Bir kurumda Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarının etkin olarak
yürütülebilmesi için sürecin ve sistemin tanımlanması gereklidir.
Yapılandırılacak süreçte dikkate alınması gereken temel noktalar:
-
Politika ve Strateji Oluşturma
-
Yazışma ve Belge Üretim Süreci
-
Dosyalama İşlemleri Süreci
-
Saklama Planları Uygulama Süreci
-
Değerlendirme-Ayıklama-İmha İşlemleri Süreci
-
Arşiv Belgeleri Devir İşlemleri Süreci
*
Bunlar bir bütün olarak ele alınmalıdır.
BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ SÜREÇ BİLEŞENLERİ
Politika ve Strateji Oluşturma
Kurumda Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin bir politika ve
strateji metni oluşturulmalı ve tüm kuruma üst yönetim tarafından
Yazışma ve Belge Üretim Süreci
v Yazışma yapan ve dosya tutan tüm birim ve ünitelerin kodlanması gerekir. v Bu kodlar ne işe yarar, niçin kullanmak zorundayız?
v Belgeler üretim yerlerine göre tanımlanmak zorunda mıdır? v E-Belge Yönetimi ve Arşivleme İşlemleri için gerekliliği nedir?
v Yazışmalarda karşılaşılan sıkıntıları aşabilmek için iç düzenlemelere ihtiyaç var mıdır?
v Belge Üretim İşlemlerine İlişkin Yönergeler Hazırlanmalıdır.
vYazışma Birim Kodları ve Kullanım Kılavuzu
vYazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi vİmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi
Dosyalama
Süreci vOrtak Alanlar Dosya Planı (DAGM)vAna Konular Dosya Planı (Kurumlar tarafından hazırlanır). vKurumsal Dosya Planı (İki dosya planın birleşiminden oluşur) vDosya Planı ne işe yarar, niçin kullanmak zorundayız?
vBelgeler üretim yerleri ile birlikte konu/fonksiyonlar esas alınarak tanımlanmak zorunda mıdır?
vE-Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (E-BEYAS) için gerekliliği nedir? vDosya Planı ve Uygulama Kılavuzu
v 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi
v Ortak Alanlar Dosya Planı revizyonu- 2009 (yılda bir kez dosya planı
revizyonu)
v Kurumsal Dosya Planı
v Dosya Planı Kullanım ve Uygulama Kılavuzu
v Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma
Esasları
Saklama Planları Uygulama Süreci
v “Saklama Süreli Standart Dosya Planı” uygulaması var mıdır? (“Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” geliştirilmiş ve Ocak 2010’da uygulamaya konulmuştur. Bu dosya planı ülkemizde hazırlanan ilk saklama süreli plandır). v “Tespit-Değerlendirme Formu” saklama planı mıdır?
v Kurumsal Belge/Dosya Saklama Planı olmalı mıdır?
v Saklama planlarında belirtilen süreler kesin zaman dilimi midir? v Saklama Planları ne işe yarar, niçin kullanmak zorundayız? v Saklama Planlarında belirtilen sürelere uymak zorunda mıyız?
v E-Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (E-BEYAS) için gerekliliği nedir?
Belge Dosya Saklama Planları
vSaklama Süreli Dosya Planı (Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı (BEYAS-İK-09)
Değerlendirme-Ayıklama-İmha Süreci
v Değerlendirme-Ayıklama-İmha süreci neleri kapsar?
v Değerlendirme-Ayıklama-İmha işlemleri için yasal ve idari düzenlemeler nelerdir? v Değerlendirme-Ayıklama-İmha süreci için nasıl bir yapılanma olmalıdır?
v Değerlendirme-Ayıklama-İmha sürecinde sorumluluk ve yetkiler nasıl yapılandırılmalıdır?
v Değerlendirme-Ayıklama-İmha süreci için kurumda iç düzenleme gerekir mi? v E-Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (E-BEYAS) için gerekliliği nedir?
Değerlendirme-Ayıklama-İmha İşlemleri
v Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları vSaklama Süreli Dosya Planı (Örn: Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim
Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı (BEYAS-İK-09)
vDanışma, Denetim ve Yardımcı Hizmet Birimleri Tespit ve Değerlendirme Formları
(DAGM)
Arşiv Belgesi Devir (Transfer) Süreci
vArşiv belgesi devir süreci neleri kapsar? vYasal ve idari düzenlemeler nelerdir? vSüreç için nasıl bir yapılanma olmalıdır?
vSorumluluk ve yetkiler nasıl yapılandırılmalıdır? vSüreç için kurumda iç düzenleme gerekir mi?
vE-Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi işlemleri için gerekliliği nedir?
Arşiv Belgesi Devir İşlemleri
v Ünitelerde Belge/Dosya İşlemleri Yönergesi
v Belge Merkezi ve Arşivleri Çalışma ve İşlem Yönergesi
v Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları
v DAGM’ne Devredilecek Arşiv Malzemesinin Tespiti, Hazırlanması ve Teslimine Dair Usul ve Esaslar
v Milli Arşive karşı sorumluluklar
