KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Öğrenci Belgesi Verme Süreci İş Akış Şeması
(Öğrenci İşleri Birimi)
Öğrencinin İaşen Veya Vekaleten Başvurması Halinde;
Öğrenci, Öğrenci Belgesi Almak Üzere Öğrenci İşleri Birimine Başvurur.
ÖĞRENCi BELGESi VERME İŞLEEMİ
Kontrolünü yapar ve Fakülte Sekreterine imzaya sunar.
Öğrenci İşleri, Öğrenci Otomasyon Sisteminden Öğrenci Belgesini Çıkarır.
Fakülte Sekreteri Belgeyi imzalar.
Belge ilgili öğrenciye verilir.
İŞLEMSONU
Transkript Belgesi Verme Süreci İş Akış Şeması (Öğrenci İşleri Birimi)
TRANSKRİPT BELGESİ VERME İŞLEMİ
Öğrencinin Şahsen veya Vekaleten Başvurması Halinde;
Öğrenci, Transkript Belgesini Almak Üzere Öğrenci İşleri Birimine Başvurur.
Kontrolünü yapar ve Fakülte Sekreterine imzaya sunar.
Öğrenci İşleri, Öğrenci Otomasyon Sisteminden Transkript Belgesini Çıkartır.
İŞLEM SONU
Fakülte Sekreteri Belgeyi imzalar.
Transkript Belgesi ilgili öğrenciye verilir.
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Öğrenci Yeni Kayıt Süreci İş Akış Şeması
(Öğrenci İşleri Birimi)
Adayın bizzat kendisi veya Noterden vekalet verdiği kişinin başvurması halinde
Sınav Sonuçlarına Göre Yerleşen Öğrencilerin Bilgileri Öğrenci İşleri D. Başkanlığınca Ösym’den Öğrenci Bilgi
Sistemine Aktarılır.
ÖĞRENCİ YENİ KAYIT İŞLEMİ
Öğrencinin ön kayıt formunu Üniversitenin web sayfasından doldurması sağlanır.
Öğrencilerin kayıt için hangi gün gelecekleri (Kayıt Günleri) duyurulur.
ÖSYS Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilere Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığınca Kayıt Duyurusu Yapılır.
Öğrenciler belirlenen günler arasında kayıt için Fakülte Kayıt Bürosuna gelir.
Öğrenci Ön Kayıt Formunu ve kayıt için istenen diğer belgeleri Kayıt Bürosundaki Görevliye Teslim Eder.
Evrakları Tam ise;
Öğrencinin Fakülte' ye kaydı yapılır.
Öğrenciye Öğrenci Kimliği ve Öğrenci Belgesi Verilir.
İŞLEM SONU
Öğrenci Kayıt Yenileme Süreci İş Akış Şeması (Öğrenci İşleri Birimi)
Danışman listesinin Yönetim Kurulunda uygun görülmesi halinde;
Ders Değişikliklerini Akademik Takvimde belirtilen Ders Ekleme - Bırakma
Haftasında yaparak danışmanlarına onaylatırlar.
Öğrenciler Kayıt Yenileme işleminden sonra Öğrenci Otomasyon
Sisteminden yeni dönemde alacakları dersleri kontrol Öğrenciler yeni dönemde alacağı dersleri (Öncelikle alt
yarıyıldan başarısız olan dersleri) Öğrenci Otomasyon Sisteminden seçerler.
KAYIT YENİLEME İŞLEMİ
Beşinci yıla ders bırakan öğrencilerin Öğrenci Kayıt Yenileme işlemini yapabilmesi için harç parasını
yatırması gerekmektedir.
Yönetim Kurulunda onaylanan danışmanlar Öğrenci işleri tarafından Öğrenci Otomasyon Sistemine girilir.
Bölüm Başkanları yeni dönem danışman listelerini belirler ve Yönetim Kuruluna sunar.
İŞLEM SONU
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Öğrenci Kayıt Dondurma Süreci İş Akış Şeması
(Öğrenci İşleri Birimi)
Sonuç Olumlu mu?
KAYIT DONDURMA iŞLEMi
Sonuç Öğrenciye Tebliğ edilir.
Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin ilgili Maddeler çerçevesinde Yönetim Kurulu dilekçeyi inceler.
Bölüm Başkanlığı öğrencinin dilekçesini görüşülmek üzere Yönetim Kuruluna sunar.
Öğrenci kayıt dondurma isteğini içeren dilekçesini Öğrenci İşlerine verir.
Yönetim Kurulu Kararı üst yazı ile Rektörlüğe Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına bildirilir.
Öğrencinin hem Rektörlük Öğrenci Otomasyon Sisteminden, hem de Fakülte Otomasyon sisteminden
kaydı dondurulur.
Kredi ve Yurtlar Kurumuna bilgilendirme yapılır.
İŞLEM SONU
Kayıt Silme Süreci İş Akış Şeması (Öğrenci İşleri Birimi)
KAYIT SİLME İŞLEMİ
Öğrencinin Öğrenci Otomasyon Sisteminden Kaydı Düşülür.
Öğrenci İlişik Kesme Belgesini İlgili Personele Onaylatır.
( Bölüm Başkanı, Danışmanı, Fakülte Sekreteri, Öğrenci İşleri, Kütüphane )
Öğrenci Kayıt Sildirme talebini dilekçe ile Öğrenci İşleri Birimine bildirir.
Lise diplomasının Aslı Gibidir yapılan fotokopisinin arkasına Kayıt Silme işlemi işlenir.
İŞLEM SONU
Lise diplomasının aslı öğrenciye verilir.
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Mezuniyet Süreci İş Akış Şeması
(Öğrenci İşleri)
Mezuniyet Kredisi Yeterli ise;
Zorunlu derslerini aldı ise;
Seçmeli derslerini aldı ise;
MEZUNİYET SÜRECİ
Öğrenci İşleri Mezun olabilecek durumda olan öğrencilerin listesini Öğrenci Otomasyon
Sisteminden alır.
Öğrenci Geçici Mezuniyet Belgesi Talep Formunu doldurarak
Lise Diplomasının arkasına Mezun İşlemleri not düşülür.
Öğrencinin durumu, Öğrenci Otomasyon Sisteminden Mezun durumuna getirilir.
Öğrenci, İlişik Kesme Belgesini ilgili personellere onaylatır.
İŞLEM SONU
(Öğrenci İşleri Birimi)
Öğrencinin Yatay Geçiş Şartları Uygun ise;
YATAY GEÇİŞ SÜRECİ
Belirlenen Kontenjanlar Rektörlüğe (Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı) gönderilir.
Bölüm Başkanları Yatay Geçiş yapılacak olan bölümlerin Kurum İçi Yatay Geçiş Kontenjanlarının sayılarını belirler.
Eğitim-Öğretim Yılı başlamadan önce Fakülte' ye Yatay Geçiş Kontenjanlarının belirlenmesine ilişkin
Rektörlükten yazı gelir.
Eğitim-Öğretim Yılı içerisinde Yatay Geçiş yapmak isteyen öğrenciler Dekanlığına müracaat eder.
Başvurular ilgili Bölüm Başkanı tarafından incelenir.
Evrakları tam olup, durumları Kurum İçi Yatay Geçiş şartlarına uygun olanlar sıralanır.
Kabul edilen öğrenciler için Fakülte Yönetim Kurulu Kararı Alınır wep sitesinde yayınlanır
Öğrenciler Fakülte' ye başvurarak kesin kayıtlarını yaptırır.
Öğrencilerin bilgileri Öğrenci Otomasyon Sistemine girilir.
Bölüm Başkanlığı'nca alacakları dersler belirlenir.
Geldiği okuldan aldığı dersler muaf olarak işlenir.
Erkek Öğrencilerin Askerlik Şubesine Askerlik Durum Belgesi gönderilir.
Önceki okudukları okuldan şahsi dosyaları istenir.
Sınıf ve danışmanları atanır.
Öğrenci kimlik kartları çıkarılır.
İŞLEM SONU
Tecil Yazılarının Askerlik Şubesine Gönderilmesi Süreci İş Akış Şeması
(Öğrenci İşleri Birimi)
Öğrenci Öğrenci İşleri
Erkek Öğrenci mi?
H E
Öğrencinin askerlik çağı
geldi mi? H
E
Yeni Kayıt mı?
E H
31 Ekim'e kadar Askerlik Şubesine yazı
gönderilir.
SON
Okumakta olan
H öğrenci mi?
E
SON
Askerlik
Şubesinden E
bilgi isteği var mı?
Askerlik Şubesine yazı gönderilir.
H
SON
Öğrenci mezun veya ilişiği kesilmiş ise
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Sınavlara İtiraz Süreci İş Akış Şeması
(Öğrenci İşleri Birimi)
Maddi hata yapılmış ise;
Öğrencinin itirazı doğru ise;
SINAVLARA İTİRAZ İŞLEMİ
Öğrenci sınav notunu düşük buluyorsa, Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği'nin ilgili maddesi gereğince 7 (yedi)
gün içerisinde maddi hata olduğuna dair dilekçesini verir.
Sınavları değerlendirdikten sonra öğretim elemanları Otomasyon Sistemine giriş yapar ve onay vererek notları
ilan eder.
Yönetim Kurulunca itiraz incelenir.
Not düzeltilmesi için Yönetim Kuruluna sunulur.
Dekan Yardımcısı ve Bölüm Başkanı sonucu Birim Yönetimineyazılı olarak bildirir.
Öğrencinin sınav itirazı üzerine Dekanlık tarafından sınav evrakını değerlendirmek üzere Dekan Yardımcısı ve ilgili
Bölüm Başkanı görevlendirilir
Öğrencinin yeni notu Otomasyon Sistemine girilir.
Kararın sonucu öğrenciye bildirir
İŞLEM SONU
Mazeret Sınavı Süreci İş Akış Şeması (Öğrenci İşleri Birimi)
Mazeretleri uygun ise;
MAZERET SINAVI İŞLEMİ
Öğrenci İşleri dilekçeler ile eklerini inceler ve Yönetim Kuruluna sunar.
Mazereti nedeniyle Ara Sınavlara giremeyen öğrenciler mazeret belgeleri ile birlikte dilekçelerini Öğrenci İşlerine verirler.
İlgili öğretim elemanları Bölüm Başkanlarınca belirlenen gün, yer ve saatte Mazeret Sınavlarını gerçekleştirir.
.
Bölüm Başkanlarınca Mazeret Sınav Takvimi hazırlanır.
Sınav evrakları sorumlu öğretim elemanları tarafından tutanakla Öğrenci teslim edilir.
İlgili öğretim elemanları Mazeret Sınavı notlarını öğrencilere duyurmak üzere Öğrenci Otomasyon Sistemine girer.
İŞLEM SONU
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Tek Ders Sınavı Süreci İş Akış Şeması
(Öğrenci İşleri Birimi)
Tek Ders Sınavında Başarılı olanlar mezun edilir.
Sadece Tek bir dersi var ise;
TEK DERS SINAVI İŞLEMİ
Bölüm Başkanları dilekçeleri inceler.
Mezun olmak için tek dersi kalan öğrenciler Tek Ders Sınavına girmek için Bölüm Başkanlarına iletilmek üzere
Öğrenci İşlerine dilekçe ile başvururlar.
Öğrenci İşleri Tek Ders Sınav notlarını Öğrenci Otomasyon Sistemine girerler.
Bölüm Başkanlarınca ilan edilen gün, yer ve saatlerde ilgili öğretim elemanlarınca Tek Ders Sınavı yapılır.
Sınav evrakları sorumlu öğretim elemanları tarafından tutanakla öğrenci İşlerine teslim edilir.
İŞLEM SONU
FAKÜLTESİ
Yarı Zamanlı Öğrenci Alım Süreci İş Akış Şeması (Öğrenci İşleri)
İŞLEM SON
ÖĞRENCİ ALIM İŞLEMLERİ
Rektörlük Sağlık Kültür ve Spor D. Başkalığınca birimlere çalıştırılacak öğrencilerin tespitine ilişkin yazı gönderilir.
Sonuç Olumlu ise;
Komisyonca seçilen öğrencilerin isimleri Dekanlığa sunulur.
Dekanlık çalıştırılacak öğrenci sayısını ve aranan şartları öğrencilere duyurur.
Öğrenciler çalışmak istediklerini bir dilekçe ile Komisyona sunarlar.
Dekanlık öğrencilerin seçimi ile ilgili Komisyon oluşturur.
Komisyon çalışacak öğrencilerin seçimini yapar.
Dekanlık seçilen öğrencilerin isimlerini Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına üst yazı ile gönderir.
Sonuç seçilen öğrencilere tebliğ edilir ve öğrencilerin Fakültede çalışmaya başlama işlemleri yapılır.
İŞLEM SONU
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Devir Yoluyla Malzeme Girişi Süreci İş Akış
Şeması
(Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)
DEVİR YOLUYLA MALZEME GİRİŞ İŞLEMİ
Malzemenin alınacağı kurum/birime Taşınır istek Belgesi Gönderilir.
İstek kabul edilir ise;
Malzemeyi verecek olan kurum/birim tarafından düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) malzeme ile
birlikte imza için birimimize gönderilir.
Malzeme teslim alındıktan sonra, malzeme ile birlikte gönderilen Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) imzalanıp düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir Giriş) ile
birlikte malzemeyi teslim eden kurum/birime gönderilir.
Devir Giriş Yoluyla teslim alınan taşınır gruplarına göre kayda alınır.
Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. 10 gün İçerisin de taşınır devrine ilişkin işlem fişi muhasebe birimine gönderilir.
İŞLEM SONU
Devir Yoluyla Malzeme Çıkış Süreci İş Akış Şeması (Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)
DEViR YOLUYLA MALZEME ÇIKIŞ İŞLEMİ
İhtiyacı olan kurum/birimlerden gelen talepler Harcama Yetkilisi tarafından değerlendirilir.
Talep kabul edildi ise;
Malzemenin çıkışına ait Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) malzemeyi talep eden kurum/birime malzeme ile birlikte
imza için gönderilir.
Malzemeyi teslim alan kurum/birim tarafından imzalanan Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) düzenlenen Taşınır işlem Fişi (Devir Giriş)
ile birlikte malzemeyi teslim eden kurum/birime gönderilir.
Devir çıkış yoluyla teslim edilen taşınırlar kayıtlardan düşülerek TiF' lerin birer sureti Konsolide Yetkilisine gönderilir.
Tüm işlemler sonucu evrakların birer dosyalanır.
İŞLEM SONU
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Hibe Yoluyla Malzeme Giriş Süreci İş Akış Şeması
(Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)
HİBE YOLUYLA MALZEME GİRİŞİŞLEMİ
Hibe olarak alınacak malzemelerin listesi Harcama Yetkilisinin onayına sunulur.
Hibe olarak alınacak malzemeyi incelemek üzere Harcama Yetkilisi tarafından bir komisyon oluşturularak malzemenin
yerinde incelenmesi sağlanır.
Komisyon tarafından hazırlanan rapor Harcama Yetkilisine sunulur.
Dekan veya Harcama Yetkilisi tarafından
onaylanmasıhalinde;
Taşınır İşlem Fişi (Bağış Giriş) düzenlenerek malzeme depoya alınır.
Ambara alınan taşınır isteğe göre ilgili birimlere zimmetle teslim edilir.
Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır.
İŞLEM SONU
Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış Süreci İş Akış Şeması (Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)
HURDA YOLUYLA MALZEME ÇIKIŞ
Hurdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere Harcama Yetkilisi tarafından uzmanlık alanına göre en az üç kişiden oluşan
bir komisyon kurulur.
Hurdaya ayrılacak malzemelerin listesi yapılarak değerlendirilmek üzere komisyona
sunulur.
Komisyon listede sunulan malzemeleri ilgili mevzuata göre inceleyerek hazırlayacağı kayıttan düşme teklif ve onay tutanağını Harcama
Yetkilisi/Üst Yönetici onayına sunar.
Tutanak Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır ise;
Kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olan taşınırlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşanlar ise üst yöneticinin onayı alınarak TiF (Hurda Çıkış) düzenlenerek kayıtlardan düşülür.
Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır.
İŞLEM SONU
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Sayım Ve Devir İşlemleri Süreci İş Akış Şeması
(Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)
Noksan olduğunu nu tespit edilmesi halinde Sayım Kurulu öncelikle ambarlardaki taşınırları fiilen sayarak
bulunan miktarları Sayım Tutanağına kaydeder.
Ambar sayımından sonra ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları
Sayım Tutanağında gösterilir.
Sayımda bulunan miktarlar ile kayıtlı miktarlar arasında fark var mı?
Sayım bir kez daha tekrarlanır.
H
Noksan olduğunu nu tespit edilmesi halinde
"Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı" ve
"Taşınır İşlem Fişi"; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise "Taşınır İşlem Fişi"
düzenlenerek, kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.
Yine farklı çıkarsa bu miktar "fazla"
veya "noksan"
sütununa kaydedilir.
SAYIM VE DEViR İŞLEMLERİ SÜRECİ
Harcama Yetkilisince kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin Başkanlığın da Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin
de bulunduğu en az üç kişiden oluşan Sayım Kurulu Oluşturulur.
Taşınır Yönetim Hesabı İşlemleri Süreci İş Akış Şeması
(Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)
TAŞINIR YÖNETİM HESABI İŞLEM SÜRECİ
Sayım Kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline göre üç nüsha Harcama Birimi Taşınır
Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir.
Bünyesinde kütüphane materyalleri bulunan idareler ilgili cetveli ayrıca düzenler.
Düzenlenen cetveller Harcama Yetkilisinin onayına sunulur.
Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır
ise;
Muhasebe Yetkilisince
uygunluğu onaylaması halinde;
Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu
kontrol edilerek muhasebe yetkilisine
gönderilir.
Muhasebe Yetkilisince uygunluğu onaylanan cetveller Harcama Yetkilisine geri gönderilir
KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ
GÜZEL SANATLAR VE TASARIM FAKÜLTESİ Zimmet Verme İşlemleri Süreci İş Akış Şeması
(Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)
ZİMMET VERME İŞLEM SÜRECİ
Birimlerden gelen Taşınır istek Belgeleri alınarak incelenir.
İstenen taşınırlar depo mevcutlarında
Yeterli miktarda varsa;
H E
Zimmet Fişi(Verme) düzenlenerek talep karşılanır.
Talebin karşılanamadığı
ilgili birime bildirilir.
Zimmetle verilen taşınıra ait barkotlama
işlemi yapılarak Demirbaş
Listesi Hazırlanıp ilgiliye teslim edilir.
Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyala
İŞLEM SONU
K A S T A M O N U Ü N İ V E R S İ T E S İ G Ü Z E L
İdarenin vereceği görevleri yerine getirmek.
