KOHA KÜTÜPHANE OTOMASYON PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU

(1)

T.C.

KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü

KOHA

KÜTÜPHANE OTOMASYON PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU

2013

koha@kulturturizm.gov.tr

(2)

İÇİNDEKİLER

Kütüphane Otomasyon Programına Giriş ...1

Kütüphaneci Arayüzü Ana Sayfa...2

KÜTÜPHANECİ ARAYÜZÜDE YAPILAN İŞLEMLER 1- Kataloglama...2

1-1 Öge Düzelt/Ekle...3

1-2 Kopya katalog oluşturma...4

1-3 Özgün katalog kaydı oluşturma ...5

2- "Varolan Bilgiler" Satırı Açıklaması...6

2-1 Demirbaş (barkod) düzenleme, silme...6

2-2 Katalog silme ...6

2-3 Düşüm işlemleri ...6

3- BARKOD OLUŞTURMA 3-1 Barkod Basımı ...7

-Tek Barkod Basımı ...7

-Seri Olarak Barkod Basımı ...7

3-2 Sırt Etiketi Basımı ...8

4- KATALOG SORGULAMA...9

5- KULLANICI (ÜYE) ARA / YENİ KULLANICI (ÜYE) EKLE 5-1 Kullanıcı Arama ... 10

5-2 Yeni Kullanıcı Ekle ...10

5-3 Kullanıcı Detay Bilgileri Ekranı ...12

-Şifre Oluştur...11

-Ödünç Ver ...11

-Düzenle ...12

- Şifreyi Değiştir ...12 6- RESİM YÜKLEME VE ÜYE KARTI OLUŞTURMA

(3)

6-1 Üyelik Kartlarına Resim Ekleme ...13

6-2 Üyelik Kartı Oluştur ...13

-Tek Üyelik Kartı Basımı ...13

-Toplu Üyelik Kartı Basımı ...13

7- ÖDÜNÇ VERME İŞLEMLERİ ...14

8- ANA SAYFADA YER ALAN DİĞER ALANLAR 8-1 İadeler ...15

8-2 Sanal Raflar ...15

8-3 Raporlar ...16

8-4 Satın alma ...17

-Yayın Önerisi Yönetimi ...17

8-5 Süreli Yayınlar ...17

8-6 Araçlar ...17

-SMS Gönder ...17

-Barkod Oluşturucu ...17

-Duyurular ...17

-Bölüm Değiştirme ...18

KULLANICI (OPAC) ARAYÜZÜDE YAPILAN İŞLEMLER ...19

SÖZLÜK ... 22

(4)

KÜTÜPHANE OTOMASYON PROGRAMINA GİRİŞ

Koha Otomasyon Programı, kullanıcılar (Opac) ve kütüphaneci ara yüzü olarak iki farklı ara yüz ile çalışmaktadır.

Kütüphaneci ara yüzüne http://kygm.koha.neu.edu.tr:8080 adresinden ulaşılabilir.

(5)

Dikkat! Bu erişim adresleri, sistemin aktif kullanılmaya başlandığında değiştirilecektir.

Kütüphaneci ara yüzüne, TC Kimlik numarası ve KYGM tarafından önceden tanımlanan şifre kullanılarak giriş yapılır.

-1-

KÜTÜPHANECİ ARAYÜZÜ ANA SAYFA

Şifre kullanılarak açılan bu ekran ana sayfa olup sol taraftaki menülerle tüm işlemler gerçekleştirilebilir.

(6)

Genel Müdürlüğümüz tarafından personele iletilmek istenen duyurular yine bu sayfada

"Mesajlar" başlığı altında yer alır.

KÜTÜPHANECİ ARAYÜZÜNDE YAPILAN İŞLEMLER KATALOGLAMA

KOHA Otomasyon Programında, bibliyografik kayıtların tekil olması esas olduğundan, işlem yapmadan önce kataloglanacak eserin sistemde var olup olmadığı tespit edilir.

Kataloglanacak eserin sistemde var olup olmadığının tespiti için; ana sayfada bulunan

“kataloglama” butonu tıklanıp, açılan alandan Eser adı, ISBN veya yazar seçeneklerinden biri yazılarak arama yapılır.

-2-

(7)

Tarama sonucunda kataloglanacak eser sistemde varsa ”Öge düzelt/Ekle” tıklanarak, Barkod (demirbaş) bilgileri yani yerel yer bilgileri doldurularak kayıt kütüphaneye maledilir.

Sistemde var olan eser kataloglanacak eserle birebir aynı değilse “kopyala” tıklanarak istenen değişiklikler yapılır ve kaydedilir.

Eser sistemde yoksa “yeni kayıt ekle” tıklanarak özgün kayıt yapılır.

1)Kataloglanacak eser sistemde varsa:

a) Öge Düzelt/Ekle

 Kataloglanacak eser sistemde varsa, ekrana gelen kayıtlardan elimizdeki eser ile birebir aynı olan kayıt seçilerek "Öge Düzelt/Ekle" tıklanır.

 Açılan "Yeni Bilgi Ekle" sayfasında 000 ve 008 alanlarının üzeri tıklanarak geçilir.

 "Materyal türü" kataloglama yapılırken işaretlenmiş olduğundan otomatik gelecektir.

 Eserin nereden sağlandığı, kütüphanedeki yeri, sicil numarası kaydedilir.

 Yer numarası sistem tarafından oluşturulacaktır.

 Barkod numarası sistem tarafından otomatik verileceğinden alanın üzeri tıklanarak geçilir.

 Eserin fiyatı, sadece sayısal bir değer (15.00) olarak kaydedilir.

 Eserin ödünç verilip verilemeyeceği işaretlenir.

 Eser bağışsa ve bağışlayan biliniyorsa bağışlayan kişi veya kurum adı yazılır.

 ”Materyal Ekle” tıklanarak kayıt tamamlanır.

-3-

(8)

Sistem tarafından otomatik oluşturulan yeni barkod numaraları, mevcut demirbaş numaraları önüne, kütüphane kodu eklenmesiyle 12 karakterden oluşan numaralardır.

Yeni programda “ögelere git”/”ögeleri düzenle” vb. ifadeler Milas programındaki demirbaş sayfası anlamına gelmektedir.

b) Kopya katalog oluşturma

 Sistemde var olan eser, kataloglanacak eserin basım, yayım gibi bazı bilgileri farklıysa,"Kopyala" butonu tıklanır.

 MARC kaydında yapılmak istenen değişiklikler yapılarak “Bibliyografik kaydı ekle ve öğelere git” tıklanır.

Sistem tarafından otomatik oluşturulan yeni barkod numaraları, mevcut demirbaş numaraları önüne, kütüphane kodu eklenmesiyle 12 karakterden oluşan numaralardır.

Dikkat! Yeni programda “ögelere git/ögeleri düzenle” vb. ifadeler Milas programındaki demirbaş sayfası anlamına gelmektedir.)

(9)

-4- 2)Kataloglanacak eser sistemde yoksa:

Özgün katalog kaydı oluşturma:

 Sistemde mevcut bir kayıt yok ise “ yeni kayıt ekle” linki tıklanır.

 Açılan MARC sayfasındaki tüm MARC alanları sırasıyla açılarak esere ait bilgiler yazılır

 “Bibliyografik kaydı ekle ve ögelere git” tıklanarak MARC kaydı tamamlanır.

Dikkat! zorunlu alanlar tamamlanmadan sistem diğer adıma geçilmesine müsaade etmez.

 Sistem tarafından otomatik oluşturulan yeni barkod numaraları, mevcut demirbaş numaraları önüne, kütüphane kodu eklenmesiyle 12 karakterden oluşan numaralardır.

Dikkat! Yeni programda “ögelere git/ögeleri düzenle” vb. ifadeler Milas programındaki demirbaş sayfası anlamına gelmektedir.

(10)

-5-

"Varolan Bilgiler" Satırı Açıklaması;

Katalog kaydı tamamlandıktan sonra karşımıza çıkan ekrandır.

 Demirbaş(barkod) düzenleme, silme

Ögeleri düzenle sayfasında (Varolan bilgiler sayfası) yetkisi olanlar tarafından, veriler üzerinde düzeltme ve silme işlemleri yapılabilir.

 Katalog silme

Yetkisi olanlar tarafından "Katalogda MARC görüntüle” butonundan açılan MARC sayfasında “kaydı sil” tıklanarak bibliyografik kayıt (künye) silinebilir. (Merkez tarafından yapılan bir işlemdir)

 Düşüm işlemleri

1-Düşüm işlemleri yetkisi olanlar tarafından yapılabilen bir işlemdir.

2-Düşümü yapılacak kayıtta "Ögeleri Düzenle" tıklanır

3-Ögeler sayfasındaki "Öge Ekle (Varolan Bilgiler)" satırında bulunan "Düzelt"

butonu tıklanır.

4-Açılan "Eseri güncelle" yani dolu öge bilgileri sayfasında MARC 952 0 'da bulunan seçeneklerden " Düşüm/Devir Yapıldı" işaretlenir.

(11)

-6-

5-MARC 952 1 satırındaki ... tıklanarak açılan takvimden tarih işaretlenir.

6-"Değişiklikleri kaydet" tıklanarak işlem tamamlanır.

Dikkat: sistem, silinmek istenen katalog kaydına bağlı ögeler (demirbaş bilgileri) silinmeden kaydın silinmesine müsaade etmez.

BARKOD OLUŞTURMA

Ana sayfada bulunan Araçlar menüsünden, Barkod oluşturucu butonu tıklanarak basım işlemleri gerçekleştirilebilir.

Barkod Basımı:

(12)

Tek barkod basımı:

1. Barkod oluştur sayfasında "Tür" seçeneklerinden "Tek" seçildiğinde, barkod penceresine basılacak barkod numarası kodlu haliyle yazılır, barkod numarası yön okları kullanılarak diğer pencereye taşınır.

2. Etiket türün de barkod işaretlenir.

3. Basımı tamamlamak üzere en altta bulunan "barkod oluştur" tıklanır.

4. Açılan ekrandan "Kart görüntüle" tıklanarak çıkan sonuçlar yazıcıya gönderilir.

5.

Seri olarak barkod basımı:

1. Barkod oluştur sayfasında "Tür" seçeneklerinden "mevcut seriler" seçilerek, barkod pencerelerine basılacak ilk ve son barkod numaraları kodlu haliyle yazılır.

2. Etiket türün de barkod işaretlenir.

3. Basımı tamamlamak üzere en altta bulunan "barkod oluştur" tıklanır.

4. Açılan ekrandan "Kart görüntüle" tıklanarak çıkan sonuçlar yazıcıya gönderilir.

-7-

Sırt Etiketi Basımı:

Ana sayfada bulunan "Araçlar" menüsünden, "Barkod oluşturucu" butonu tıklanır.

1. Sırt etiketi oluşturmak için, açılan barkot oluştur sayfasında "Tür" seçeneklerinden

"Tek" seçilir.

(13)

2. "Etiket türü" satırında “sırt etiketi” seçilir.

3. Sırt etiketi basılmak istenen eserin barkot numarası kodlu olarak barkot penceresine yazılır.

4. Sağdaki oklar kullanılarak yan pencereye taşınır.

5. “barkot oluştur” tıklanır.

6. “kartı görüntüle” tıklanarak çıkan sonuçlar yazıcıya gönderilir..

 Seri olarak sırt etiketi basılmak isteniyorsa ;

1. Barkot oluştur sayfasında "Tür" seçeneklerinden "mevcut seriler" seçilir, 2. "Etiket türü" satırında “sırt etiketi” seçilir.

3. Açılan konu penceresinden, basılmak istenen konu başlığı seçilir.

4. Barkot pencerelerine basılacak ilk ve son barkot numaraları kodlu olarak yazılır.

5. “barkot oluştur” tıklanır.

6. “kartı görüntüle” tıklanarak çıkan sonuçlar yazıcıya gönderilir.

-8-

(14)

KATALOG SORGULAMA

Katalog sorgulama, ana sayfadan “Barkod”, “Anahtar sözcük”, "katalogda ara" ve "

barkodlarda ara" başlıkları kullanılarak yapılabilir.

Ana sayfada “Barkod” ve “Anahtar sözcük” den, yapılan taramalarla yetkili olunan kütüphaneye ait eserlere ulaşılabilir. Barkod penceresinden yapılan arama, direkt kısa künyeye; anahtar sözcükten yapılan arama, katalog arama sonuçları sayfasına yönlendirir.

Katalogda Ara ve Barkodlarda Ara başlıkları kullanılarak yapılan taramalar; farklı arama seçenekleri ve filitreler (barkod, eser adı, yazar adı, içerir, ile başlayan vb.) kullanılarak yapılabilir.

Katalogda Ara alanından yapılan taramalar tüm kütüphaneler için, Barkodlarda Ara alanından yapılan taramalar yetkili olunan kütüphaneler için sonuç vermektedir.

KULLANICI (ÜYE) ARA / YENİ KULLANICI (ÜYE) EKLE

 Koha Kütüphane Otomasyon Programında, kullanıcıların tekil olması esas olduğundan, işlem yapmadan önce kullanıcının/üyenin sistemde var olup olmadığı tespit edilir.

 Programda, kütüphane personeli ve okuyucu, “kullanıcı” adıyla aynı menüden kaydedilir. Programı kullanacak olan personel, merkez tarafından ayrıca yetkilendirilir.

 Sorgulanan kullanıcı sistemde mevcutsa, kullanıcı ile ilgili yapılmak istenen işlemler gerçekleştirilir

-9-

(15)

Kullanıcı Arama

Kullanıcılar üç farklı şekilde aranabilir:

1.Ana sayfadan “TC Kimlik Numarası” penceresine TC kimlik numarası yazılıp “gönder”

tıklanarak aranabilir.

2.Ana sayfadan “kullanıcılar “ başlığı tıkanarak açılan sayfadan TC kimlik numarası veya kullanıcı adı ve soyadına göre, kütüphane seçerek aranabilir. Arama sonucunda ekrana gelen listede;

a)TC Numarası üzeri tıklanırsa ödünç verme işlemleri alanına, b)Kullanıcı adı tıklanırsa, kullanıcı detay bilgileri alanına,

c)Düzenle üzeri tıklanırsa, kullanıcı bilgileri güncelleme işlemleri alanına ulaşılabilir.

Not: Bu alan Kullanıcı bilgilerini kısa yoldan düzenlemek için tercih edilebilir.

Farklı kütüphanelere ait kullanıcılar sorgulanabilir.

3.Ana sayfadan üyelik kartı oluştur başlığı altındaki “Ara” penceresinden aranabilir. Arama sonucunda ekrana gelen listeden 2. Maddede olduğu gibi;

a)TC Numarası üzeri tıklanırsa ödünç verme işlemleri alanına, b)Kullanıcı adı tıklanırsa, kullanıcı detay bilgileri alanına,

c)Düzenle üzeri tıklanırsa, kullanıcı bilgileri güncelleme işlemleri alanına ulaşılabilir.

Not: Bu alan Kullanıcı bilgilerini kısa yoldan düzenlemek için tercih edilebilir.

Yeni Kullanıcı Ekle:

Yeni bir kullanıcı eklemek için kullanıcının sistemde olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan tarama sonucunda, kullanıcı sistemde mevcut değilse;

(16)

‐10‐

“Yeni kullanıcı Ekle” butonu tıklanarak açılan “Yeni kullanıcı ekleme” sayfasında kullanıcıya ait bilgiler ilgili alanlara kaydedilir.

 Kullanıcıya iletilmek istenen mesajlar, kullanıcı mesajları alanına yazılabilir. Bu mesaj, kullanıcı/üye tarafından opac arayüzüne şifre ile girilmesi halinde görülür.

 Kütüphane görevlisinin, kullanıcı/üye hakkında hatırlamak veya diğer personele hatırlatmak istediği notlar, Ödünç Verme Notu alanına kaydedilir. Bu notlar, ödünç verme işlemleri sayfasında ve kullanıcı detaylarında görülür.

 İrtibat kurulacak yakını alanına, Kullanıcıya /üyeye ulaşılamadığı durumlarda iletişim kurulabilecek yakını bilgisi kaydedilebilir.

 Yeni kullanıcı kaydı sırasında "Üye kayıt tarihi" alanı sistem tarafından otomatik verilir.

-Üyelik süresi (1 yıl) dolduğunda sistem tarafından otomatik olarak kullanıcı pasif yapılır ve ödünç verme işlemi sırasında bir uyarı verir.

-"Üye kayıt tarihi" alanına 1 yıl sonraki tarih, aynı formatta yazılarak "kullanıcıyı kaydet"

tıklanarak üyelik yeniden aktif edilir.

(17)

 Ödünç verme işlemi sırasında, kullanıcının “ödünç verme kurallarına” uymadığı tespit edilirse hak mahrumiyeti uygulanabilir.(bkz. Kütüphane Hizmetleri Genelgesi)

- Kara listeye alınmak istenen kullanıcı için “Kara listeye al “ butonundan “Evet”

seçeneği tıklanır.

- Kullanıcıyı kara listeden çıkarmak için “Kara listeye al “ butonundan “Hayır” seçeneği tıklanır.

 “Kullanıcı Detayları” alanından kategori – eğitim durumu – çalışma durumu seçeneklerinden, kullanıcıya uygun olan seçenekler işaretlenir.

 Bu alanda istenen “TC Kimlik Numarası “ aynı zamanda üye numarası olup ayrıca bir numara verilmez.

-11-

 Tüm alanlar doldurulup “kullanıcıyı kaydet” tıklanarak kayıt tamamlanır.

Not: Kullanıcıya ait bilgi alanlarının tümünün doldurulması programın işlevsel olarak kullanılması ve istatistiki verilerin saglıklı olarak alınabilmesi için gereklidir.

Kullanıcı Detay Bilgileri Ekranı:

Kullanıcı kaydetme işlemi tamamlandıktan sonra açılan ekrandır. Kullanıcı bilgilerinin yer aldığı detaylar sayfasında üst kısımda, farklı işlemlerin yapılabileceği aşağıdaki belirtilen butonlar yer alır.

(18)

 Şifre Oluştur

Sisteme kaydedilen kullanıcı için, " şifre oluştur " tıklanarak şifre tanımlanır.

 Ödünç Ver

Ödünç verme işlemlerinin yapılabileceği alana yönlendirir. (Ana sayfada yer alan “Ödünç Verme” alanıyla aynı sayfaya erişim sağlanır.)

 Düzenle

Kullanıcı bilgilerinin düzenlenip, güncellendiği alana yönlendirir.

 Şifreyi değiştir

Kullanıcı şifresinin tanımlandığı veya değiştirildiği alana yönlendirir.

 Yetkiler

Kütüphane görevlilerine yetki tanımlamasının yapıldığı alana yönlendirir (Tüm kullanıcılara açık değildir. Merkez tarafından kullanılır)

 Sil

Kullanıcı kayıtlarının silindiği alandır. Zorunlu olmadıkça kullanılmamalıdır.

RESİM YÜKLEME VE ÜYE KARTI OLUŞTURMA

Üyelik Kartlarına Resim Ekleme

a) Webcame ile okuyucunun resmini çekerek masa üstüne kaydedilir.(Eklenecek resmin kesinlikle JPEG olması gereklidir. Aksi takdirde hata verir.)

b) Kullanıcı detayları sayfasında "resim yükle" linki tıklanır.

(19)

c) Açılan sayfadan "Gözat" tıklanarak, daha önce masa üstüne kaydedilen resim seçilir.

d) "Aç" butonu tıklanarak, seçilen resim sistem içine alınır.

e) "Formu Yolla" butonu tıklanarak, kullanıcı detay sayfasına dönülür.

f) Üyelik kartı oluşturularak işlem tamamlanır.

Bu yöntemin mümkün olmaması halinde okuyucudan fotoğraf alınarak yapıştırılabilir.

Üyelik Kartı Oluştur:

Kullanıcı kartlarının oluşturulduğu alana yönlendirir. Ana sayfadaki “Üyelik Kartı Oluştur”

alanıyla aynı sayfaya erişim sağlanır. Üye kartı oluşturmak ve görüntülemek için Acrobat Reader Programına ihtiyaç vardır.

Kart oluşturma aşamaları:

“Üyelik Kartı Oluştur” tıklanarak, açılan sayfada baskı biçimi seçilir.

 Baskı biçimi “Tek” olarak seçilmişse ;

a) TC Kimlik Numarası penceresine, kart basılacak kullanıcı (TC) numarası yazılır, bu numara yön oku kullanılarak sağ taraftaki diğer pencereye taşınır.

b) Etiket sırası işaretlenir. (Tercihen 9. sıradan başlanmalı)

c) Basımı tamamlamak üzere en altta bulunan “kart oluştur” tıklanır.

d) “Kart görüntüle” tıklanarak çıkan sonuçlar yazıcıya gönderilir.

 Baskı biçimi “Toplu” olarak seçilmişse ;

a) “Bu tarihten” “Bu tarihe” pencerelerinden basılmak istenen kartlar için tarih aralığı(üye kayıt tarihi) seçilir.

b) Etiket sırası işaretlenir. (Tercihen 9. sıradan başlanmalı)

(20)

c) Basımı tamamlamak üzere en altta bulunan “kart oluştur” tıklanır.

d) “Kart görüntüle” tıklanarak çıkan sonuçlar yazıcıya gönderilir.

-13-

NOT: Üye kartı basımı 160 gramlık A4 kağıdı kullanılarak standart yazıcılarla yapılabilir.Kullanıcıya pres yaptırması veya plastik koruyucu içinde muhafaza etmesi önerilebilir.

ÖDÜNÇ VERME İŞLEMLERİ

1. Ana sayfadan “Ödünç verme “ başlığı veya “TC kimlik numarası veya soyadı”

alanından kullanıcı sayfasına ulaşılır. (Bu alanda; Ödünç verme -süre uzatma - İade alma işlemleri yapılır.)

2. Açılan sayfaya ödünç verilecek materyalin barkod numarası yazılıp “ödünç ver”

butonu tıklanarak ödünç verme işlemi tamamlanır.

3. Ödünç verilmiş olan materyalin karşısındaki "uzat" kutusu işaretlenerek aşağıda yer alan “işaretlenmiş ögeleri uzat” tıklanarak uzatma işlemi tamamlanır.

4. Ödünç verilmiş olan materyalin karşısındaki "iade" tıklanarak iade işlemi tamamlanır. (Ayrıca ana sayfada bulunan iadeler alanından da iade işlem yapılabilir.)

(21)

NOT: Tek seferde kullanıcılara; 3 kitap, 3 kitap dışı materyal, kütüphane personeline; 5 kitap, 5 kitap dışı materyal ödünç verilebilir. Ödünç verme süresi kitaplar için 15 gün, kitap dışı materyal için 7 gündür.

-14-

ANA SAYFADA YER ALAN DİĞER ALANLAR İadeler

Programda, iade işlemleri iki farklı yerden gerçekleşebilmektedir.

1. Kütüphanesindeki materyalleri barkodlanmış ve barkod okuyucusu kullanan kütüphanelerin tercih edebileceği alandaki işlem sırası aşağıdaki gibidir.

 Ana sayfada yer alan “İadeler” butonu tıklanır.

 Kullanıcı tarafından getirilen materyaller barkod okuyucusu ile okutulur ve gönder tıklanır.

 Gelen ekrandaki bilgileri kontrol ederek, iade işlemi tamamlanır.

(22)

2. Kütüphane barkod uygulamasına geçmemişse, iade işlemleri elle yapılacaksa aşağıdaki yöntemle iade alınır.

 Ana sayfada yer alan “Ödünç verme” alanına kullanıcının TC kimlik numarası veya adı soyadı yazılarak, "gönder" tıklanır.

 Ekrana gelen kullanıcı sayfasında, iade alınacak materyalin yanında yer alan “İade”

butonu tıklanarak iade işlemi tamamlanır.

Sanal Raflar

Yapılan geniş taramalar sonrasında seçilen kitaplardan, kullanmak istenenlerin tekrar tarama yapmadan bulunabileceği sanal raflar oluşturulabilir. Bunun için:

 Ana sayfadan “sanal raflar” tıklanır.

 Yeni bir raf eklemek veya kaldırmak için “Kitap Raflarını Ekle veya Kaldır” butonuna tıklanır.

 Oluşturulmak istenen sanal raf için bir ad tanımlanır.

 Oluşturulan rafın kategorisi genel veya özel olarak seçilir.

-15-

 “Yeni Raf Ekle” butonuna tıklanarak sanal raf oluşturulur.

 Kategorinin "Özel" seçilmesi halinde sadece sanal rafı oluşturan kişi tarafından, "genel"

seçilmesi halinde tüm kullanıcılar tarafından görülebilir.

 Açılan sayfada, oluşturulan sanal raflar silinebilir veya yeni raflar eklenebilir.

 Raf adı tıklanarak açılan sayfada, rafta bulunması istenen eserler, barkot numarası yazılarak oluşturulan rafa eklenebilir.

 Ayrıca katalog taraması sonucunda seçilen eserler oluşturulan sanal rafa eklenmek istenirse, tercih edilen eserin üzeri tıklanarak kısa künyeye ulaşılır.

(23)

 Kısa künye üzerinde bulunan "rafa ekle" başlığı tıklanarak oluşturulan rafa seçilen eser eklenir.

 Oluşturulan sanal rafda düzenleme (ekleme-silme-değiştirme) yapılmak isteniyorsa; Ana sayfadan Sanal Raflar başlığı altında işlem yapılabilir.

 Opac’da üyeler tarafından oluşturulan sanal rafların kategorisi “genel” olarak seçilmişse bu raflar da, bu alanda görülebilir.

Not: Bu alana yetki dahilinde ulaşılabilir.

Raporlar

Raporlar alanı KYGM’nin ihtiyaçlarını karşılamadığından, ihtiyaçlara cevap verecek nitelikte yeni bir istatistik ve sayım modülü hazırlanacaktır. Mevcut raporlar alanında bulunan Ödünç verme istatistikleri başlığı altında bulunan Süresi dolan materyaller ve ödünç verilen materyallere ait raporlar kullanılabilir.

-16-

Diğer alanlar sistemin geneline ait sonuçlar verdiğinden sadece Merkez tarafından kullanılabilir.

Satın alma

Bu alan sadece süreli yayınlar için “tedarikçi ekleme” işlemi ve “yayın önerileri yönetimi”

için kullanılabilir.

Yayın Önerisi Yönetimi

 Opac da kullanıcı tarafından, kütüphanede görmek istediği kitaplar için yayın önerisi yapılabilir. Bu öneri Kütüphaneci arayüzünde (anasayfada) “Yanıt bekleyen kitap önerisi”

uyarısı olarak görünecektir.

(24)

 Satın alma sayfasında “Beklemedeki öneriler” başlığı altında önerileri "düzenle" butonu (öneri varsa görülür) tıklanarak Öneriler yönetimi seçeneklerinden biri işaretlenerek incelemeye alınır veya reddedilir.

 Sol tarafta önerileri yönet butonu ile öneriler yönetimi, önerileri göster butonu ile de daha önce yapılıp incelemeye alınan öneriler toplu olarak görülebilir. Kütüphaneye kitap satın alırken bu önerilerden yararlanılabilir.

Süreli Yayınlar

Yerelleştirme çalışmaları tamamlanmadığından daha sonra kullanılacaktır.

Araçlar

 SMS Gönder

Altyapı çalışması ve operatörlerle anlaşma yapılması gerekeceğinden zaman içinde işlevsel olması beklenmektedir.

 Barkod oluşturucu

Yukarda kataloglama başlığı altında anlatılmıştır.

 Duyurular

Duyurular KYGM tarafından yönetilir. Kütüphane personeline yapılacak duyurular kütüphaneci ara yüzünde ana sayfada ve kullanıcılara yapılacak duyurular, opac ara yüzünde ana sayfada duyurular başlığı altında görülür.

-17-

 Bölüm Değiştirme

Bu alana kütüphane koleksiyonunun kütüphane içindeki yeri yani bölüm değişimi söz konusu olduğunda başvurulacaktır.

(25)

 Ana sayfada yer alan “Araçlar” bölümüne girilir, “Bölüm Değiştirme” tıklanır.

 Sadece bir materyalin bölüm değişimi söz konusu ise; barkod penceresine barkod numarası yazılır ve gideceği bölüm seçilerek “Bölüm Değiştir” tıklanır.

 Birden fazla materyalin bölüm değişimi söz konusu ise; daha önceden metin belgesi olarak oluşturulmuş olan dosya “Göz at” tıklanarak eklenir. Gideceği bölüm seçilerek “Bölüm Değiştir” tıklanır.

NOT: Metin belgesinde sadece barkod numaraları yer alır.

-18-

KULLANICI (OPAC) ARAYÜZÜDE YAPILAN İŞLEMLER

Kullanıcı (Opac) ara yüzüne http://212.175.35.216/cgi-bin/koha/opac-main.pl adresinden ulaşılır.

(26)

Kullanıcı arayüzü yani OPAC kütüphanelere üye olan veya olmayan tüm kullanıcıların ulaşabildiği arayüzdür.

Kullanıcılar tarafından, bu arayüzden;

 Bakanlığımızın web sayfasına, Genel Müdürlüğümüzün web sayfasına, ve kütüphanelerimizin web sayfalarına ulaşılabilir.

 Genel Müdürlüğümüz tarafından, tüm kullanıcılar için yapılan duyurular görülebilir.

-19-

 Ulusal Toplu Kataloga erişilebilir.

 Katalog taraması yapılabilir.

(27)

 Tarama yapılacak eser veya yazar, tüm alanlar penceresine yazılıp, kütüphane seçilerek taranabilir.

 Ayrıca gelişmiş tarama alanından, filtreler kullanılarak daraltılmış taramalar yapılabilir.

Kütüphaneye üye olan kullanıcılar, “kullanıcı girişi” alanından; kullanıcı no ve kendileri için tanımlanmış şifre ile sisteme girebilir.

Kullanıcılar tarafından bu sayfada;

 Kişisel bilgiler ve kendileri için yazılan kullanıcı notlarını(mesajları) görülebilir.

 İlgi duyulan kitaplar için kitap sepeti oluşturabilir.

 Yapılan taramalar sonrasında seçilen kitaplardan, sanal raflar oluşturabilir.

 Kütüphanede bulunmayan ve sağlanması istenilen yayınlar için “yayın önerisi”

yapılabilir.

 Şifre değiştirilebilir.

 Daha önceden alınan tüm yayınlar takip edilebilir.

-20-

 Ödünç alınan yani üzerinde bulunan kitaplar görüntülenebilir.

(28)

 Kütüphaneye gelmeden, ödünç alınan kitapların yenileme yani uzatma işlemi yapılabilir. Uzatma işlemi, en erken eserin iade tarihinden 2 gün önce yapılabilir.

 Başka okuyucular üzerinde bulunan kitaplar için kütüphaneye gelmeden ayırtma işlemi yapılabilir.

Yayın Önerisi Eklemek;

Kullanıcı tarafından, kütüphanede bulunması istenen yayınlar için yayın önerisi yapılabilir.

 Yayın önerisi yapmak için üye sayfasından "Yayın Önerisi Yap" tıklanır.

 Önerler başlığı altından önerilmek istenen yayın için daha önce öneri yapılıp yapılmadığı kontrol edilir.

 Yayın daha önce önerilmemişse "Öneri Ekle" tıklanarak önerilmek istenen esere ait bilgiler ilgili alanlara kaydedilir.

 "Öneri Yap" tıklanarak işlem tamamlanır.

 Yapılan öneriler, kütüphane personeli tarafından önerilerin yönetim işlemleri tamamlandıktan sonra "reddedildi" veya "incelemeye alındı" olarak üye sayfasında görülür.

-21- SÖZLÜK

(29)

BARKOD NUMARASI: Demirbaş numarasıdır.

BİBLİO EKLE: Künye Ekle

CVS: Daha çok Microsoft Excel gibi veritabanı programlarında kullanılan bir çıktı dosyasıdır.

KOHA da liste alabilmek için kullanılmaktadır.

DIŞARIDA: Ödünç verilmiş olan, kütüphane dışında bulunan eserler için kullanılan terimdir.

KATEGORİ:Grup, sınıf, aralarındaherhangi bir bakımdan ilgi veya benzerlik bulunan şeylerin tamamı,.

KAYIT HAVUZU: Başka kütüphanelerden veri transferi yöntemi ile alınan katalog kayıtlarının tutulduğu alanın adıdır.

KÜNYE: Eserin adı, yazarı. yayın bilgileri, fiziksel nitelikeri gibi özelliklerini gösteren kayıt kısaca eserin kimliğidir.

KÜNYE NUMARASI: Eserin, genel sistem içinde aldığı kayıt/sıra numarasıdır. Barkod numarası ile karıştırılmamalıdır.

MATERYAL: Kütüphane koleksiyonunda bulunan kitap, dergi, harita. atlas, CD, DVD, kaset vb. eserlerden her biri.

METİN BELGESİ: Windows işletim sisteminde metin yazma işi için kullanıma sunulmuş program parçasıdır. Sağ fare düğmesine tıklanınca gelen menüden "yeni" tıklanarak ulaşılır.

ÖGE EKLE/DÜZENLE: Eserin, kütüphanemize ilişkin yerel yer bilgilerinin bulunduğu sayfaya yönlendiren başlıktır.

SANAL RAF: Kullanıcılar tarafından yapılan katalog taraması sonucunda, daha sonra kullanılmak üzere seçilen materyallerin bibliyografik kayıtlarından oluşturulan dosyadır.

VAROLAN BİLGİLER: Öge Düzelt/Ekle sayfasında karşımıza çıkan, kütüphanemizde varolan eseri yerel yer bilgilerinin bulunduğu satırdır.

YENİ BİLGİ EKLE: Öge Düzelt/Ekle sayfasında, kütüphanemize yeni kaydedilecek esere ait yerel yer bilgilerini içerecek olan ve doldurulmaya hazır bilgi alanlarıdır.

YEREL YER BİLGİLERİ: Eserin fiyatı, kütüphanedeki yeri, nasıl sağlandığı, barkod (demirbaş) numarası, ödünç verilip verilemeyeceği gibi kütüphanemize özel bilgilerdir. Eski programdaki demirbaş sayfasına karşılık gelmektedir.

-22-