1.AMAÇ
Bu prosedürün amacı, Şirket bünyesinde yer alan fonksiyonların kadro ihtiyaçlarının analiz edilmesi, headcount (insangücü) bütçesinin takibi ve işe alım süreçlerinin planlanması amacıyla her yıl yapılmakta olan Headcount Sürecinin adımlarının tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM
Bu yönetmelik XXXXX Şirket içi tüm ekipleri kapsamaktadır.
3. TANIMLAR
ACM: Account Management – İç Müşteri Yönetimi
ERM: Employee Relations Management – Çalışan İlişkileri Yönetimi
Headcount Süreç Sorumlusu: Her yıl İç Müşteri Yönetimi ekibi (Account Management) yöneticileri tarafından belirlenen ve o yıl için bu süreçten sorumlu olan kişidir.
Planlama Dönemi: Planlamaya başlanılan aydan itibaren takip eden 18 ay.
4.KULLANILAN STANDART FORMLAR
Form Adı Form No
Headcount Planlama Formu HR Self Servis /Headcount
Planlama sistemi üzerinden kullanılmaktadır.
5. REFERE DOKÜMANLAR
Doküman Adı Doküman No
Seçme ve Yerleştirme Prosedürü PR020
6. UYGULAMA
6.1 Headcount Planlama Tarihlerinin Belirlenmesi
Headcount Planlama süreci yılda 2 kere gerçekleştirilip, Bütçe Revize1(R1) – Revize 2 (R2) dönemlerinden 1 ay önce başlatılmaktadır. 1.Headcount Planlama Dönemi için çalışma 1Nisan – 30 Nisan tarihleri arasında, 2. Headcount Planlama dönemi için çalışma 1Ekim – 30 Ekim tarihleri arasında gerçekleştirilir.
Her yıl R1 ve R2 dönemlerinin kesin tarihleri Finans/ Planlama ve Sistem Kontrol/ Planlama ve Bütçe tarafından belirlenmektedir. Bu tarihlerdeki değişime göre headcount planlama dönemleri de revize edilir.
6.2 Sürecin Başlatılması
1. Bütçe revize tarihlerinden 1 ay önce Headcount sürecinden sorumlu olan kişi tarafından, sistem üzerinden headcount planlama döneminin tanımlaması yapılır.
2. Dönemin tanımlanmasından sonra Headcount süreç sorumlusu Kurumsal Bilgi Teknolojiler Bölümünden uygulama desteği veren kişiler ile kontağa geçer ve bir önceki dönemde planlama sürecinde girilmiş olan verilerin bu dönemin ekranlarına aktarımı gerçekleştirilir.
3. Aktarım gerçekleştirildikten sonra Headcount süreç sorumlusu Çalışan İlişkileri Yönetimi / Personel Operasyonları ekibinden admin olan kişi ile kontağa geçerek, Self service üzerinden headcount erişim linkinin tüm yöneticilere açılımını sağlar.
4. Sürecin başladığını belirten bir mail İç Müşteri Sorumluları (Account Sorumluları) tarafından ilgili ekip yöneticilerine gönderilir. Yöneticilere Headcount Planlama Ekranlarına giriş için 2 hafta süre verilir.
5. Headcount Planlama Süreci boyunca organizasyon değişiklikleri sistem üzerine yansıtılmaz. Bu sebeple Headcount süreç sorumlusu tarafından sürecin başlangıç ve bitiş tarihleri Çalışan İlişkileri Yönetimi / Personel Operasyonları ekibine bildirilir.
6.3 Ekranlara Girişlerin Yapılması, Sistemin Kapatılması, Raporların Oluşturulması.
1. Headcount Planlama için verilen sürenin tamamlanmasından sonra Headcount Süreç Sorumlusu, Çalışan İlişkileri Yönetimi / Personel Operasyonları ekibindeki admin ile kontağa geçer ve ekranların tüm yöneticilere kapatılmasını sağlar.
2. Yöneticilere verilen 2 haftalık giriş sürecinin tamamlanmasından sonra İç Müşteri Sorumluları (Account Sorumluları) takip eden 2 hafta içinde verilerin takibi ve düzeltmelerinden sorumludur.
3. Bu süreç içerisinde İç Müşteri Sorumluları (Account Sorumluları) tüm girişleri gözden geçirip, yorumları ile birlikte sorumlu oldukları ekiplerin CXO ları ile paylaşırlar ve gerekli düzeltme ve yorumlar ile birlikte rakamlar üzerinde son onaylar alınır.
4. İç Müşteri Sorumluları (Account Sorumluları), CXO lar tarafından onaylanan son rakamları ilgili bölüm yöneticileri ile paylaşırlar ve onaylanmış olan headcount rakamlarının sisteme girişini sağlarlar.
5. XXXXX geneline yönelik Headcount planlamalarının, CXO onaylı son halleri önce ERM Bölüm Yöneticisi ile daha sonra İş Destek Fonksiyonu Genel Müdür Yardımcısı ile paylaşılır ve onayları alınır.
6. Tüm girişler tamamlandıktan sonra Headcount Süreç Sorumlusu tarafından raporlar oluşturularak, İç Müşteri Sorumluları (Account Sorumluları) ile paylaşılır.
7. Hazırlanmış olan genel rapor mail ortamında Finans/ Planlama ve Sistem Kontrol/ Planlama ve Bütçe ekibine Headcount Süreç Sorumlusu tarafından gönderilir.
8. Sistemdeki tüm onaylar Headcount Süreç Sorumlusu tarafından kontrol edildikten sonra Headcount Planlama ekranları bilgilendirme amaçlı olarak, “HR Self Servis/ Headcount” altında tüm yöneticilere açılır.
6.4 Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
1. Sistem üzerinde onay kaldırma, onay verme ve verilerde değişiklik yapma sadece Account Management ekibinin yetkisindedir.
2. Çalışan İlişkileri Yönetimi / Personel Operasyonları ekibi, personel verilerini etkileyecek sistemsel bir değişiklik yaparlarsa, bu bilgileri Headcount süreç sorumlusu aracılığıyla Kurumsal Bilgi Teknolojileri bünyesinde uygulama desteği veren kişilere aktarmaları gerekmektedir.
7. İŞ AKIŞI
Enterprise IT bölümü tarafından bir önceki dönem girilmiş olan veriler bu tanımlama
dönemine aktarılır.
ERM / payrol ekibi Self Service üzerinden headcount
erişim linkinin tüm yöneticilere açılımını
sağlar.
Bütçe dönemlerinden 1 ay önce Headcount Sürecinden Sorumlu olan kişi tarafından
sistem üzerinden dönem tanımlaması
yapılır.
Mail ortamında Account sorumluları
tarafından tüm yöneticilere sürecin başladığını anlatan ortak bir bilgilendirme
maili atılır.
Tanımlama sırasında organizasyon değişimi yapılmaması
için ERM/Payrol ekibine mail atılırak bilgilendirme yapılır.
Girişler için verilen 2 haftalık sürecin son bir haftasında tekarr girişler için ACM sorumluları tarafından
billgilendirme maili atılır.
Her yönetici kendi ekibi için Hr Self service
altında yer alan Headcount planlama ekranlarından girişlerini
yaparlar.
Girişler için verilen süre tamamlandıktan
sonra ekranlar yöneticilere Payrol
ekibindeki admin tarafından kapatılır
Tüm girişler tamamlandıktan sonra CXO lardan onay alınıp verilerin son hali sisteme ACM
tarafından girilir.
Tüm süreç tamamlandıktan sonra Headcount Süreç sorumlusu tarafından sistemden tüm turkcelle ait genel
bir rapor çekilir Headcount Süreç
sorumlusu Şubat ayında Finans/
Planing&System Controlling ekibi ile toplanarak R1 ve R2
tarihlerini netleştirilir.
Tüm girişler ve eksik verilerin tamamlanması account sorumlularının sorumluluğundadır. Ve bu kontrollerin yapılması
için 2 haftalık sütre verilir.
CXO onayı sırasında değişiklikler yapılırsa ACM tarafından bu
değişiklikler ilgili bölüm yöneticileri ile
paylaşılır.
Onylanmış olan son rakamlar ilk önce
ERM Bölüm Yöneticisi ile daha sonra İş Destek GMY
ile paylaşılarak onayları alınır..
Raporlar Account Sorumluları ile paylaşıldıktan sonra
Finans bölümüne gönderilir.
Headcount ekranlarının son hali bilgilendirme amaçlı olarak HR/Selfservice
altında bölüm yöneticilerine açılır.
8. REVİZYON NEDENİ
Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon İçeriği
20/09/2010 0 Elektronik Sisteme Geçiş
9. GÖZDEN GEÇİRME
Bu prosedür, Doküman Yönetim Prosedüründe verilen gözden geçirme süresine uygun olarak ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilir.
Dokümandan sorumlu süreç sahibi, uygulama ile prosedür arasındaki uyumun sağlanmasından sorumludur. Bu sorumluluk, ilgili diğer süreçlerle koordinasyonun sağlanması, gerekli dokümantasyon işlemlerini prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesini de kapsar.
