Bu çalışma 2005 yılında (mevzuat değişiklikleri nedeniyle güncel olmayabilir) kaleme alınmış olup, yayımlanmamıştır.
40 Soruda TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Ve Katma Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanmasına İlişkin Esas Ve Usuller
Ekrem CANDAN
Maliye Bakanlığı Bütçe Kontrolörü
TÜBİTAK kaynaklarından genel ve tatma bütçeli idarelere TÜBİTAK tarafından belirlenen projeler karşılığı aktarılacak tutarların transferi, izlenmesi, harcanması, denetimi ile kayıt ve muhasebeleştirilmesinde uygulanacak esas ve usuller TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Ve Katma Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanmasına İlişkin Esaslar ile belirlenmiştir.
Söz konusu Esaslar, 278 sayılı Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu Kurulması Hakkındaki Kanun hükümleri ile 5277 sayılı 2005 Mali Yılı Bütçe Kanununa ekli “E” cetvelinin 53 üncü maddesi hükmü gereğince hazırlanmış ve uygulanmaya başlanmıştır.
2005 yılı bütçesinden TÜBİTAK’a önceki yıllara nazaran yapılan kaynak aktarımı neticesinde TÜBİTAK tarafından finanse edilen proje sayısının ve bedellerinin artmasını sağlamıştır. Bu durum, proje sahibi kişi ve kurumlarca TÜBİTAK kaynaklarının kullanılmasını kolaylaştırdığı gibi, yüksek tutarlı projelere de finansman sağlanabilmesi imkanı tanımıştır.
Kaynakların artış gösterdiği ve proje finansmanının kolaylaştığı bu dönemde kaynak transferine ilişkin esaslar yeni yürürlüğe konulan bahis konusu Esaslar ile düzenlenmiştir.
Kaynak kullanımı konusunda proje yürütücüleri ile Esaslar ile kendilerine görev yüklenen saymanlık birimlerine kolaylık sağlamak bakımından yürürlüğe konulan Esaslar 40 soru-40 cevap şeklinde kaleme alınmıştır. Sorulara genellikle Esasların ilgili maddesinde yer alan düzenleme aynen belirtilmek suretiyle cevap verilmiş, gerekli görülen bazı durumlarda ek açıklamalarda bulunulmuştur.
TÜBİTAK kaynaklarından finansman sağlayan genel ve katma bütçeli kurumlar, araştırma projelerini yürüten birimler, proje yürütücüleri ve kaynak kullanımının ödeme ve muhasebe hizmetlerini yürütecek saymanlıkların tatbikat sırasında karşılaşabilecekleri bir kısım soruları da içeren açıklamalar aşağıda gösterilmiştir.
1- Genel ve katma bütçeli idarelere TÜBİTAK kaynaklarından proje karşılığı olarak kaynak tahsis edilmesinde ve bu kaynakların kullanımında uyulacak esaslar nelerdir?
Genel ve katma bütçeli idarelere proje karşılığı olarak TÜBİTAK tarafından kaynak aktarılması ve aktarılan bu kaynakların kullanımına ilişkin esas ve usuller bu amaçla yürürlüğe konulan “TÜBİTAK Kaynaklarından Genel ve Katma Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanmasına İlişkin Esaslar” ile belirlenmiştir.
Aktarılacak tutarların transferi, izlenmesi, harcanması, denetimi ile kayıt ve muhasebeleştirilmesinde uygulanacak esas ve usuller söz konusu Esaslarla belirlenmiş olup uygulamanın buna göre yapılması gerekmektedir.
2- TÜBİTAK Kaynaklarından Genel ve Katma Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanmasına İlişkin Esaslar ne tür kaynakları kapsamaktadır?
Bu Esaslar, TÜBİTAK kaynaklarından genel ve katma bütçeli idarelere yine TÜBİTAK tarafından belirlenen projeler karşılığı aktarılacak tutarları kapsamaktadır.
3- TÜBİTAK kaynaklarından genel ve katma bütçeli idarelere yapılacak aktarmalarda görev alan kurum ve kuruluşlar hangileridir?
Kaynak aktarılma sürecinde yer alan kurum ve kuruluşlar şunlardır:
Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK).
Proje karşılığı hesaplarına para aktarılan genel ve katma bütçeli idareler.
Kaynak aktarılan genel ve katma bütçeli kurumun araştırma projeleri ile ilgili tahakkuk ve diğer işlemlerini gerçekleştiren birimler (tahakkuk ve saymanlık birimleri).
4. TÜBİTAK, Esaslar kapsamında ne tür projelere kaynak tahsis etmektedir?
TÜBİTAK Proje Teşvik ve Destekleme Esaslarına İlişkin Yönetmelik”te tanımlanan projelere kaynak aktarılmaktadır.
5. Kaynak aktarılan projelerin yürütülmesinde kimler görev almaktadır?
Projenin yürütülmesinde araştırmacılar, proje yürütücüsü, yardımcı araştırmacılar, yardımcı personel, müşteri, ihale yetkilisi, harcama yetkilisi, tahakkuk memuru ve sayman görev almaktadır. Bu görevliler Esaslarda şöyle tanımlanmıştır.
Araştırmacı: İlgili bilim ve/veya teknoloji alanında gerekli uzmanlığa sahip, yenilikleri izleyen, proje sonuçlarını bilimsel yöntemlerle değerlendirip yayımlayabilecek ve/veya uygulamaya dönüştürebilecek düzeydeki kişilerdir.
Proje Yürütücüsü: Proje tanımlama, yürütme beceri ve deneyimine sahip, projenin bilimsel, teknik, idari, mali ve hukuki her türlü sorumluluğunu taşıyan, TÜBİTAK ile proje sözleşmesini imzalayan ve yazışmaları yapan araştırıcıyı, zorunlu hallerde, bir yürütücü yerine yürütücüler grubunu veya müşterinin proje hazırlık çalışmaları sonucu yeterli gördüğü tüzel kişiliği ifade eder.
Yardımcı Araştırmacı: Bir projenin bilimsel ve teknik sorumluluğuna katılarak görev alan, kesin raporda ve/veya diğer yayımlarda yazarlar arasında adı geçecek olan yürütücü dışındaki araştırıcılardır.
Yardımcı Personel: Proje yürütücüsünün veya yardımcı araştırıcıların gözetimi altında projenin yürütülmesinde tam veya kısmi zamanlı, sürekli veya geçici olarak görev alan ve iş sözleşmesine dayalı olarak çalıştırılan teknik eleman, lisansüstü ve doktora öğrencileri, teknisyen, laborant, sekreter, v.b. işvereni proje sahibi genel ve katma bütçeli kurum olan personeldir.
Müşteri: Proje yürütücüsü kuruluşu belirleyen ve bu kuruluş ile yaptığı protokol çerçevesinde projenin konusu ve şartlarını tespit eden, proje çıktılarını kullanmayı amaçlayan, proje öneri formu ve proje sözleşmesini proje yürütücüsü kuruluş ile müştereken imzalayan kurum ve kuruluştur.
İhale Yetkilisi: Proje sahibi genel veya katma bütçeli kurumun ihale yetkilisidir.
Harcama Yetkilisi: Proje sahibi genel veya katma bütçeli kurumun harcama yetkilisidir.
Tahakkuk Memuru: Proje yürütücüsüdür.
Sayman: Saymanlık yetkisini haiz Bütçe Dairesi Başkanı veya genel veya katma bütçeli kurumun Merkez Saymanıdır.
6. Projenin değerlendirilmesi ve kabulü nasıl ve hangi kurum tarafından yapılmaktadır?
Proje başvuru, değerlendirme ve kabulü TÜBİTAK tarafından belirlenen esas ve usullere göre yapılır. İmzalanan sözleşmenin yer aldığı proje dosyasının bir örneği genel ve katma bütçeli kuruma gönderilir.
Projenin değerlendirme ve kabulü aşamasında aşağıdaki dokümanlar düzenlenir:
Proje Sözleşmesi : Desteklenmesi kabul edilen projenin yürütücüsü, ilgili genel veya katma bütçeli kurum yetkilisi ve varsa “müşteri” ile TÜBİTAK arasında akdedilen; idari ve mali hükümler ile diğer hususların belirlendiği ve eki, projenin
kapsamı, çalışma programı, bütçe planı gibi hususların yer aldığı proje öneri formunu kapsayan yazılı anlaşma.
Proje Dosyası : TÜBİTAK tarafından desteklenmesi kabul edilen projeye ilişkin öneri formu, proje sözleşmesi ve eklerini kapsayan dosya.
7. Projenin uygulanması ve sonuçlandırılması aşamasında hangi raporlar düzenlenir?
Projenin tatbiki ve neticelendirilmesi aşamalarında Gelişme Raporu ve Kesin Rapor olmak üzere iki tür rapor düzenlenir.
Gelişme Raporu: Sözleşmede belirtilen süreler sonunda TÜBİTAK’ca belirlenmiş olan formata uygun olarak proje yürütücüsü tarafından sunulan, bilimsel ve mali izleme amacıyla kullanılan raporu,
Kesin Rapor: Yürütücü tarafından proje sonunda TÜBİTAK’ça istenen formata uygun olarak sunulan raporu,
ifade etmektedir.
Bu raporlar telif ödemelerinin yapılmasında da esas alınır.
8. TÜBİTAK tarafından aktarılan kaynaklar ne tür harcamalarda kullanılabilir, proje finansmanında kullanılacak tutarlar hangi hesaba aktarılır?
Proje kapsamında yapılacak harcamalar, proje sözleşmesinin eki niteliğinde olan ve TÜBİTAK tarafından kabul ve varsa revize edilen öneri formunda yer alan harcama kalemlerini kapsar.
Sözleşmede belirtilen ödenek planı çerçevesinde yapılacak transfer, TÜBİTAK nakit durumu da göz önüne alınarak proje sahibi genel veya katma bütçeli kurum tarafından açılan özel hesaba aktarılır.
“Özel Hesap”, proje karşılığı olarak aktarılan tutarların proje sahibi kurumun gelir-gider hesaplarının dışında izlendiği genel veya katma bütçeli kurum tarafından proje adına açılan hesabı ifade etmektedir.
Proje sahibi kurumlarca her bir projeye mahsus bir özel hesap açılacak ve transfer ve harcamalar bu hesap üzerinden yapılacaktır.
9- Projenin tamamlanma süresi uzatılabilir mi, ne kadar ek süre tanınabilir?
Proje süresi, sözleşmede öngörülen sürenin en fazla yüzde ellisi kadar uzatılabilir. Proje yürütücüsünün, bu yöndeki gerekçeli başvurusu ve TÜBİTAK’ın
onayı ile karara bağlanır ve TÜBİTAK tarafından proje sahibi kuruma ve proje yürütücüsüne bilgi verilir.
10- Proje finansmanı için ek ödenek talep edilebilir mi? Ek ödenek talebinde karar mercii neresidir?
Ek ödenek talebinde bulunulması mümkündür. Bu talebin gerekçeli olması icap eder. Başvuru TÜBİTAK’a yapılır.
Proje yürütücüsünün gerekçeli ek ödenek talebi, TÜBİTAK’ca karara bağlanır ve bu konuda TÜBİTAK tarafından kuruma ve proje yürütücüsüne bilgi verilir.
11- Proje bütçesindeki harcamalar nitelikleri itibariyle sınıflandırılacak mıdır? Harcama türleri arasında aktarma yapılması mümkün müdür?
Evet, harcamaların nitelikleri itibariyle sınıflandırılması öngörülmüştür.
Harcama türleri proje öneri formunda gösterilir. Bu harcama türleri TÜBİTAK tarafından kabul edilen proje bütçesinde ayrı ayrı gösterilir.
Proje öneri formunda yer alan ve TÜBİTAK tarafından kabul edilen proje bütçesinde yapılacak harcamaların nitelikleri itibariyle ayrı ayrı gösterildiği bölümler
“fasıl” olarak adlandırılmaktadır.
Fasıllar arası aktarma yapılması mümkündür.
12- Fasıllar arası aktarma yapma veya proje kapsamındaki satın almaların nitelik veya niceliğinde değişiklik yapma yetkisi kime aittir?
Proje yürütücüsü kurumun sadece belirlenen oran kadar fasıllar arası aktarma yapma yetkisi vardır. TÜBİTAK’ın ise hem fasıllar arası aktarma hem de proje kapsamında alınacak malzeme ve/veya hizmetin niteliği veya miktarında değişiklik yapma yetkisi vardır.
Buna göre;
Proje bütçesinde yer alan fasıllarda, öngörülen ödeneğin yetersiz kalması durumunda, aktarma yapılacak fasıl toplamının %20’sine kadar, fasıllar arası aktarım, proje yürütücüsünün talebi doğrultusunda ilgili kurum tarafından gerçekleştirilir.
Yapılan bu aktarımlar ve gerekçeleri proje yürütücüsü tarafından TÜBİTAK’a bildirilir.
Ancak, projede öngörülen malzeme ve/veya hizmetin niteliği veya miktarında değişiklik yapılması veya fasıllar arası aktarım oranının %20’yi aşması durumunda, fasıl aktarımı proje yürütücüsünün talebi TÜBİTAK’ın onayı ile karara bağlanır. Bu değişiklik TÜBİTAK tarafından yürütücü ve kuruma bildirilir.
13- Proje kapsamında avans almak suretiyle harcama yapılabilir mi?
Evet, belirlenen tutarlara kadar avans alınması mümkündür.
14- Avans alınması ve mahsup işlemlerinin yapılmasına ilişkin esaslar nelerdir?
Avans ile yapılacak satın almalar, seyahat avansı hariç olmak üzere, TÜBİTAK tarafından belirlenen avans ve harcama limitleri (2005 yılı için 15 bin YTL.-) çerçevesinde yürütücü tarafından yapılır.
Proje yürütücüsü tarafından yapılan avans talepleri, proje bütçesine bağlı olarak fasıl belirtilmeden toplam üzerinden yapılır. Talep edilen avans, araştırma projelerine ilişkin tahakkuk ve diğer işlerini yapan birim tarafından proje ödeneği kontrolünü müteakip, harcama yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra sayman tarafından iki işgünü içerisinde proje yürütücüsünün hesabına aktarılır.
Alınan avansların en geç iki ay içinde, iki aydan uzun süren seyahatlerde ise seyahat bitiminden sonra onbeş gün içinde kapatılması gerekir. Mahsup işlemi, yapılan harcamaların tahakkuk işlerini yapan birim tarafından proje bütçesindeki fasıllarla ilişkilendirilmesi ve uygunluğunun kontrolünü müteakip gerçekleştirilir
Bir avansın usulüne uygun mahsubu yapılmadan yeni avans verilmez.
Harcamaların belgelendirilmesinde genel hükümler uygulanır. Mahsup evrakında yer alan fatura veya benzeri belgelerin tamamı yürütücü ve/veya varsa yardımcı araştırmacı tarafından imzalanır.
Avans ve mahsup işlemlerinde 1050 sayılı Muhasebei Umumiye Kanunu uygulanmayacaktır.
15- Satın alma talebi kim tarafından ve hangi mercie yapılacaktır?
Proje sözleşmesinde öngörülen mal ve hizmetlerin satın alınması talebi, proje yürütücüsü tarafından kurumun araştırma projeleriyle ilgili tahakkuk ve diğer işlerini yapan birime yapılır.
16- Proje kapsamında yapılacak satın almalarda hangi ihale mevzuatı uygulanacaktır?
Alımlar, Üniversitelerde 30.12.2003 tarih ve 25332 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kurumları tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak ihalelere ilişkin 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Esaslar hükümlerine göre yapılacaktır.
Üniversiteler dışındaki diğer kurumlarda ise alımlar, kendi mevzuatlarına göre yapılır ve sonuçlandırılır.
Ancak, proje sahibi idarelerce mevzuatları gereği uygulanan parasal limitlerin 02.04.2004 tarihli ve 2004/7113 sayılı Kararnamenin Eki Esaslar uyarınca TÜBİTAK tarafından belirlenen parasal limitlerin altında kalması halinde, bu parasal limitler kurum tarafından da uygulanır. Bu durumda TÜBİTAK tarafından uygulanan parasal limitler kuruma bildirilir.
17- Proje kapsamında doğrudan temin usulüyle alım yapılabilir mi? Bu alımlar kimler tarafından ve nasıl yapılır?
Evet, uygulanan ihale mevzuatında belirlenen esaslar çerçevesinde doğrudan temin usulüyle de alım yapılması mümkündür.
Doğrudan temin yoluyla yapılacak satın almalar yaklaşık maliyet tespiti ve ilan yapılmaksızın proje yürütücüsü veya görevlendireceği kişiler eliyle piyasa araştırması yapılmak suretiyle gerçekleştirilir.
18- Satın almalarda açık ihale usulü uygulanabilir mi?
Evet, proje kapsamında yapılacak satın almalarda 02.04.2004 tarihli ve 2004/7113 sayılı Kararnamenin Eki Esaslar uyarınca açık ihale usulü de uygulanabilir.
19- İhale dokümanı hazırlama görev ve yetkisi kimlerindir?
Proje kapsamında alınacak makine ve teçhizata ait teknik şartname proje yürütücüsü ve/veya görevlendireceği kişiler tarafından; idari şartnameler ise kurum/
birim tarafından hazırlanır.
20- İhale komisyonu hangi düzenlemelere göre oluşturulacaktır? İhale komisyonunda proje yürütücüsü ve/veya yardımcı araştırmacı görev alabilir mi?
İhale Komisyonu; Üniversitelerde, 30.12.2003 tarih ve 25332 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Yükseköğretim Kurumları tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak ihalelere ilişkin 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Esaslar hükümlerine, diğer kurumlarda ise kendi mevzuatlarına göre oluşturulur. Bu komisyonlarda proje yürütücüsü ve/veya varsa yardımcı araştırmacı komisyon üyesi olarak görevlendirilir.
21- Muayene ve kabul komisyonlarında proje yürütücüsü veya yardımcı araştırmacıların görevlendirilmesi zorunlu mudur?
Evet. İhale komisyonlarında olduğu gibi kurulacak muayene ve kabul komisyonlarında da proje yürütücüsü veya yardımcı araştırmacılardan birisinin görevlendirilmesi zorunludur.
22- Projelerin uygulanması aşamasında ne tür değişiklikler yapılabilir?
Projenin tatbiki aşamasında projede üç tür durum değişikliği yapılabilir:
1. Projenin durdurulması.
2. Projenin yürürlükten kaldırılması.
3. Projenin iptal edilmesi.
Bu durum değişiklikleri aşağıda belirtilen hallerde ve yetkili merciler tarafından yapılabilir:
Projenin Durdurulması: Yürütülmeleri geçici olarak olanaksız hale gelen projeler, proje yürütücüsünün başvurusu, TÜBİTAK’ın kararı ile durdurulur. Bu değişiklik TÜBİTAK tarafından proje yürütücüsüne ve kuruma bildirilir.
Durdurma sebebi ortadan kalktıktan sonra yürütücünün talebi TÜBİTAK’ın kararı ile proje tekrar yürürlüğe girer. Bu değişiklik de TÜBİTAK tarafından yürütücüye ve kuruma bildirilir.
Projenin Yürürlükten Kaldırılması: Mücbir sebeplerle yürütülmeleri olanaksız hale gelen projeler, proje yürütücüsünün başvurusu, TÜBİTAK’ın kararı ile yürürlükten kaldırılır.
Projenin İptal Edilmesi: Proje sürecinde, proje yürütücüsü ve yardımcı araştırıcıların kusur veya ihmalleri nedeniyle proje yürütülemez bir duruma gelmişse, TÜBİTAK kararıyla proje iptal edilir. İptal kararı, yürütücüye ve kuruma bildirilir.
İptal edilen projelerde görev alan yürütücü ve araştırmacılara üç yıl boyunca destek ve teşvik verilmez, TÜBİTAK’ta herhangi bir görevde çalıştırılmaz.
23- Projelerde yapılan durum değişiklikleri sonrasında proje özel hesabındaki bakiye tutara ne yapılır?
Projenin durdurulması, yürürlükten kaldırılması veya iptali gibi durumlarda düzenlenecek mali rapor doğrultusunda proje hesabında kalan miktar proje sahibi kurum tarafından TÜBİTAK’a iade edilir.
24- Alımlara ilişkin kanıtlayıcı belgeler nasıl ve hangi mevzuat hükümleri esas alınarak düzenlenecektir?
Satın alınan mal ve hizmetlere ilişkin olarak düzenlenen fatura vb. belgeler proje yürütücüsü ilgili kurum adına düzenlenir.
Yapılacak harcamalarda Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği eki belgeler aranır. Muayene ve kabul işlemleri ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılır ve kurum adına ayniyat kayıtları yapılır.
25- Proje kapsamında yapılacak giderlerin tahakkuku ve ödenmesi nasıl ve kimler tarafından yapılacaktır?
Giderlerin tahakkuk ve ödenmesi sürecinde tahakkuk memuru, harcama yetkilisi ve sayman görev almaktadır. İlk aşamada tahakkuk işlemleri yapılacak, tahakkuk ettirilen giderlere ilişkin ödeme talimatı harcama yetkilisi tarafından verilecek, bu talimat üzerine de ödeme, sayman tarafından yapılacaktır.
Proje kapsamında yapılacak ödemelere ilişkin tahakkuk işlemleri konuya ilişkin Esaslar ve genel hükümler çerçevesinde proje yürütücüsü kurumun ilgili birimleri tarafından gerçekleştirilip, proje yürütücüsünün tahakkuk memuru sıfatıyla imzasını müteakip, harcama yetkilisi tarafından verilen talimata istinaden iki iş günü içinde sayman tarafından ödenir.
Harcamaların tahakkuku ve ödenmesinde 1050 sayılı Muhasebei Umumiye Kanununun uygulanmayacağı öngörülmüştür.
26- Proje kapsamında yapılan harcamaların muhasebeleştirilmesi nasıl ve hangi mevzuata göre yapılacaktır? Bu kayıtlar kurumların gelir-gider hesaplarına (devlet muhasebesi kayıtlarına) dahil edilecek midir?
Öncelikle belirtilmelidir ki, TÜBİTAK kaynaklarından yapılan transfer edilen miktarlar ve projeye ilişkin giderler kurumun gelir-gider hesaplarına yani genel ve katma bütçeli kuruluşların harcamalarının izlendiği devlet muhasebesi kayıtlarına dahil edilmeyecektir.
TÜBİTAK tarafından aktarılan tutarlar ve bu kaynaklardan yapılan harcamalar proje bazında açılan emanet hesaplarında izlenecektir. Sözü edilen emanet hesaplarının Devlet muhasebesindeki emanet hesaplarıyla ilgisi bulunmamaktadır.
Muhasebe kayıtları tek düzen muhasebe sistemine göre yapılacak ve muhasebeleştirme işlemleri konuya ilişkin tek düzen muhasebe sistemi uygulama tebliğine göre yürütülecektir.
Muhasebe kayıtları yardımcı hesapları proje bazında ve harcama kalemleri itibariyle tutulacaktır.
27- Harcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgeler ile diğer evrakların muhafazası kaç yıl süreyle ve hangi birim tarafından yapılacaktır?
Projelerle ilgili her türlü tahsilat ve harcamalara ilişkin belgeler ile diğer belgeler, proje yürütücüsü kurum ve sayman tarafından genel hükümlere göre muhafaza edilir ve denetime hazır halde bulundurulur.
Ayrıca, proje ile ilgili bilgi ve belgelerin gizliliğinin esas olduğu öngörülmüştür.
28- Projelere aktarılan kaynakların kullanımı TÜBİTAK tarafından izlenecek midir?
Evet. Proje hem mali hem de bilimsel yönden takip edilecektir. Projenin bilimsel ve mali yönden izlenmesi TÜBİTAK tarafından gerçekleştirilir. İzleme, sözleşmede belirtilen süreler sonunda, proje yürütücüsü tarafından hazırlanan gelişme raporları ile yapılır.
Gelişme Raporu, sözleşmede belirtilen süreler sonunda TÜBİTAK’ca belirlenmiş olan formata uygun olarak proje yürütücüsü tarafından sunulan, bilimsel ve mali izleme amacıyla kullanılan rapordur.
Gelişme raporunun TÜBİTAK tarafından uygun bulunması halinde ödenek planı ve nakit durumuna göre transfer ödemelerine devam edilir.
29- Proje kapsamında görev alanların ne tür sorumlulukları bulunmaktadır?
Proje kapsamında görev alan aktörlerin görev ve sorumlulukları ayrı ayrı belirlenmiştir. Proje yürütücüsü veya yürütücüler grubunun, müşterinin, kurumun, saymanın ve TÜBİTAK’ın çeşitli görev ve sorumlulukları bulunmaktadır.
Buna göre;
Proje yürütücüsü, projeyi bilimsel, teknik, idari, hukuki ve mali yönlerden, Esaslar ve TÜBİTAK’ın diğer mevzuatına uygun bir şekilde yürütmekten, harcamaların proje amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmamasından doğacak her türlü zararın tazmininden sorumludur. Proje yürütücüsünün yürütücüler grubu olması halinde, bu hüküm tüm yürütücüler için müştereken ve müteselsilen uygulanır.
Müşteri, projenin, yürütücü ile imzalanan protokol çerçevesinde yürütülmesinin izlenmesinden ve proje sözleşmesinde belirtilen yükümlülüklerinin yerine getirilmesinden,
Kurum, Esaslarda kendisine verilen görev çerçevesinde projenin; etkin, sözleşmeye uygun yürütülmesinden ve TÜBİTAK’a gerekli bilgi akışının sağlanmasından,
Sayman, giderlerin kanıtlayıcı belgelere dayanılarak doğru şekilde muhasebesi, evrakların denetime sunulmak üzere saklanması ve raporlanmasından,
TÜBİTAK, projelerin yürütülmesinde kaynakların etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri almaktan,
sorumludur.
Diğer yandan, proje ile ilgili bilgi ve belgelerin gizliliği esas olup, bu süreçte yer alan ilgililer bu gizliliğin ihlalinden sorumludur.
30- “Kurum Hissesi” nedir?
“Kurum Hissesi”; Projenin yürütülmesi ve sonuçlandırılması aşamasında kurumun imkanlarından faydalanılması karşılığı proje maliyetine bağlı olarak hesaplanan ve proje bütçesi içinde yer alan tutarı ifade etmektedir.
Kurumun bilimsel araştırmalarında kullanılmak üzere proje bütçesinde yer alan kurum hissesi, projenin gelişme raporları kabul edildikçe, raporun kapsadığı dönem içindeki teçhizat ve sistemler dışındaki giderlerin en fazla %20 si, projenin fiilen yürütüldüğü birim yetkilisinin talebi ve proje yürütücüsünün uygun görüşü ile Esaslar çerçevesinde harcanır.
31- Projede durum değişikliğine gidilmesi veya projenin bitirilmesi sonucunda hesapta kalan bakiyeler ne yapılacaktır?
Projede durum değişikliği yapılması durumlarında düzenlenecek mali rapor doğrultusunda proje hesabında kalan miktar kurum tarafından TÜBİTAK’a iade edilir.
Aynı şekilde, proje bitiminde özel hesapta kalan bakiyeler de kurum tarafından TÜBİTAK’a iade edilecektir.
32- Proje kapsamında yapılan ne tür giderler masraf/harcama olarak kabul edilir, masraf olarak kabul edilmeyecek giderler nelerdir?
Proje maliyet unsurları konuya ilişkin Esaslarda ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiş ve masraf olarak kabul edilecek giderler ile kabul edilmeyecekler ayrı ayrı belirlenmiştir.
Buna göre:
Projelerde, projenin gerektirdiği ve proje bütçesinde yer alan aşağıdaki giderler masraf olarak kabul edilir:
-Her türlü donanım, donanım bölümü, bilgisayar, bilgisayar aksamı, basılı ve elektronik yayın vb. diğer malzemelere ilişkin giderler.
-Endüstriyel sarf malzemeleri, deney gereçleri, hayvanlar, kimyasal maddeler, laboratuar sarf malzemeleri, tarım ürünleri, kırtasiye vb. malzemeler ile proje süresince kullanıldıktan sonra elden çıkacağı varsayılan küçük el araçlarına ilişkin giderler (pense, tornavida, mouse vb.).
-Danışmanlık, teçhizat bakım ve onarımı, her türlü bilgisayar yazılım lisans bedeli ve güncelleme giderleri, basım, patent giderleri, endüstriyel tasarım ve faydalı model tescil giderleri, kamu ve özel kuruluşlara yaptırılacak Ar-Ge giderleri ile diğer hizmet alımlarına ilişkin giderler.
-Yurt içi ve yurtdışı seyahatlerde yol, harcırah ve konaklama giderleri, arazi çalışmalarında kullanılan yakıt dahil araç kirası masrafları, özel oto ile yapılan seyahatlerde yakıt giderleri, taşıma giderleri, kargo ve posta giderleri, proje aşamasında yapılan yayınları (TÜBİTAK desteğinin belirtilmiş olması koşuluyla) sunmak üzere ulusal ve uluslararası bilimsel toplantılara katılım giderleri ile buna ilişkin diğer giderler.
-Telif ödemeleri ve personel giderleri.
-Projenin yürütülmesi ve sonuçlandırılması aşamasında kurumun imkanlarından faydalanılması karşılığı proje maliyetine bağlı olarak hesaplanan kurum hissesi.
-Proje ile doğrudan veya dolaylı ilgili olan diğer giderler.
Masraf olarak kabul edilmeyen giderler ise şunlardır:
– Proje önerisi hazırlama masrafları.
– Projenin sonuçlarının ticari uygulamaya dönüştürülmesi için yapılan masraflar.
– Isıtma, aydınlatma ve haberleşme amaçlı giderler.
– Altyapıya yönelik inşaat giderleri.
– Muhasebe, sekreterlik vb. idari personel giderleri.
– Proje ile doğrudan veya dolaylı ilgisi olmayan diğer giderler.
33- Proje kapsamında personel istihdamı mümkün müdür, personel giderleri nasıl yapılacaktır?
Evet, gereken hallerde proje kapsamında personel istihdam edilmesi mümkündür. Proje kapsamında yapılacak personel ödemelerine ilişkin esaslar şöyle belirlenmiştir:
Proje yürütücüsü tarafından projede görevlendirilen yardımcı personele proje bütçesinde öngörülen tutarlar dahilinde yapılacak aylık ücretler ile diğer yasal yükümlülükler, kurum tarafından proje bütçesinden ödenir ve bu ücretlerden yapılacak yasal kesintilere ilişkin yükümlülükler işveren sıfatı ile kurum tarafından yerine getirilir.
Proje kapsamında iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmelerde, ilgili projenin adı ile proje süresi içerisinde kalınmak kaydıyla sözleşme süresinin belirtilmesi zorunlu olup, bu personelin işe başlama ve ayrılmalarına ilişkin bilgiler kurumun personel işlerinden sorumlu birimlerine bildirilir ve gerekli işlemler bu birimlerce yapılır.
Bu kişilerin ücretlerinden yapılacak yasal kesintiler, ilgili kurumlara sayman tarafından süresi içinde gönderilir.
34- Yardımcı personele ne tür ödemeler yapılabilir? Yardımcı personel istihdamı nasıl yapılacaktır?
Proje yürütücüsünün veya yardımcı araştırıcıların gözetimi altında projenin yürütülmesinde tam veya kısmi zamanlı, sürekli veya geçici olarak görev alan ve iş sözleşmesine dayalı olarak çalıştırılan teknik eleman, lisansüstü ve doktora öğrencileri, teknisyen, laborant, sekreter, v.b. işvereni kurum olan personel yardımcı personel olarak tanımlanmıştır.
Yardımcı personele, harcırah ödemeleri hariç olmak üzere ücret dışında herhangi bir ek ödeme yapılamaz. Proje bütçesinin ilgili faslında yer alması koşulu ile yardımcı personel hizmet alımı yöntemi ile de temin edilebilir.
Proje bütçesinin ilgili faslında yer alması koşulu ile projede yardımcı personel olarak çalıştırılması öngörülen lisansüstü öğrencilere (Doktora ve yüksek lisans öğrencileri) yapılacak ödemeler, proje yürütücüsünün önerisi doğrultusunda TÜBİTAK’ın belirlediği miktarlar üzerinden kurum tarafından burs olarak da ödenebilir.
35- Proje kapsamında yapılan seyahat giderleri proje bütçesinden karşılanabilir mi? Seyahat giderleri hangi esaslara göre ödenecektir?
Proje kapsamında yapılan seyahat giderleri proje bütçesinden karşılanabilir.
Projenin gerektirdiği yurtiçi ve yurt dışı seyahatler kurum onayı ile gerçekleştirilir.
Yurtiçi seyahatlere ilişkin gündelikler; yürütücüler için 30.-YTL, yardımcı araştırmacı ve yardımcı personel ile kurum personeli için 25.-YTL olarak ödenir. Bu kişilere belgelendirilmesi karşılığı gündeliklerinin iki katına kadar konaklama bedeli ayrıca ödenir.
Yurtdışı seyahatlerde ise, “Yurtdışı Gündeliklerine Dair Bakanlar Kurulu Kararı” hükümlerine göre ödeme yapılır.
Seyahat giderlerine ilişkin ödemelerde 6245 sayılı Harcırah Kanununun uygulanmayacağı öngörülmüştür.
36- Proje kapsamında telif ödemesi yapılabilir mi, bu ödemeler kimlere ve hangi esaslara göre yapılır?
Evet, projede proje yürütücüsü ve yardımcı araştırmacı olarak görev alanlara telif ödemesi yapılması olanaklıdır.
Projelerde yürütücü ve yardımcı araştırmacı olarak görev alan kişilere, proje sözleşmesine uygun olarak yürütecekleri bilimsel araştırma ve inceleme sonucunda meydana getirecekleri kesin rapora karşılık olmak üzere TÜBİTAK tarafından her yıl belirlenen esaslara göre telif ödemeleri yapılır.
Telif ödemesinin yüzde yetmiş beşi gelişme raporlarının, geri kalan kısmı ise araştırma kesin raporunun TÜBİTAK tarafından kabulünü müteakip yapılır.
Telif ödemelerinin yapılmasında esas alınan “gelişme raporu”; sözleşmede belirtilen süreler sonunda TÜBİTAK’ca belirlenmiş olan formata uygun olarak proje yürütücüsü tarafından sunulan, bilimsel ve mali izleme amacıyla kullanılan raporu,
“kesin rapor” ise, proje yürütücüsü tarafından proje sonunda TÜBİTAK’ça istenen formata uygun olarak sunulan raporu ifade etmektedir.
37- Proje kapsamında meydana getirilen fikri mülkiyete konu haklar hakkında hangi hükümler uygulanacaktır?
Projelerin gerçekleştirilmesi sonucunda fikri mülkiyete konu bir hak meydana geldiği takdirde bu konuda 278 sayılı TÜBİTAK Kuruluş Kanununun fikri hakların korunmasına ilişkin hükümleri uygulanır.
38- TÜBİTAK kaynaklarıyla finanse edilen projelere yapılan harcamaların mali denetimi nasıl ve kimler tarafından gerçekleştirilecektir?
Bu kapsamda yapılan harcamalar Maliye Bakanlığı denetim elemanları tarafından denetlenir. Denetim sonucunda düzenlenen raporlar 278 sayılı TÜBİTAK Kuruluş Kanununun 12 nci maddesi hükmü doğrultusunda ibraya yönelik olarak TÜBİTAK’a gönderilir.
Ayrıca bu denetimler sırasında Türk Ceza Kanunu açısından suç teşkil eden fiillerin tespiti halinde ilgililer hakkında genel hükümlere göre işlem yapılır.
Bu kapsamda yapılacak harcamalarla ilgili olarak 832 sayılı Sayıştay Kanununun uygulanmayacağı öngörülmüştür.
39- TÜBİTAK tarafından aktarılan kaynakların kullanımında ne tür muafiyet ve istisnalar tanınmıştır?
TÜBİTAK Kaynaklarından Genel ve Katma Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanmasına İlişkin Esaslar kapsamında kurumlara aktarılan kaynakların kullanımında, çeşitli mevzuatla TÜBİTAK’a tanınmış olan tüm muafiyet ve istisnalar uygulanır.
Esaslar kapsamında yapılacak harcamalar; 278 sayılı TÜBİTAK Kuruluş Kanununun 10 uncu maddesi gereğince 6245 sayılı Harcırah Kanunu, 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve 832 sayılı Sayıştay Kanununa tabi değildir.
40- Projenin uygulanması sırasında proje finansmanının durdurulması mümkün müdür? Kaynak transferi hangi hallerde durdurulacaktır?
Projenin yürütülmesi sırasında, gelişme raporlarından veya TÜBİTAK’a konuya ilişkin müracaatlardan, projenin konuya ilişkin Esaslarda öngörülen şekilde yürütülmediğinin veya yürütülemeyeceğinin anlaşılması halinde, söz konusu projeler için yapılacak transfer işlemi durdurulur ve varsa proje için özel hesaba aktarılan tutarlardan kalanlar TÜBİTAK’a iade edilerek proje Esaslar kapsamı dışında tamamlanır.
