Ü Ü İ Ç ğ ç ğ ğ ç ğ ğ ç ç ç ğ ç ğ ğ İ ç ğ ç ğ ç ç ç ç ğ ç ğ ç ç ğ ç ç ğ

+

(,

Sağllk Bakanh0l

İ,]h] c !,.: |üyl,l],l,

TiTCK/ DESTEK VE LABoRATUVAR HiZMETLERi BAŞKAN YA R D IMC lLlĞ l/ ANALiZ VE KONTROL LABoRATUVAR DAi REsi BAŞKAN LlĞl

irErişiM ^pRosruünü

PR1l /KYB

e ^@

^İYayın

Tarihi:O1.04.2o14

]

PROSEDÜRÜ

^Revizyon Tarihi/No: 00.00.0000 sayfa No: 1/4

VE KONTROL TUVARLARl

1. AMAÇveKAPSAii

Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığında iç (yatay/dikey) ve dış iletişimin zamanında, kesintisiz ve etkin olarak sağlanmasıdır.

Bu

^prosedür,

Daire Başkanlığı içi / Daire Başkanlığı dışı her tür

iletişim kanalını, iletişimin aşamalarını ve kullanıcılarını kapsar.

2.

soRuMLULuKLAR

Daire Başkanlığıiçi

yatay/dikey

iletişim kanalının açık

tutulmasından, iletişimin zamanında kurulmasından, kesintisiz

ve

etkin biçimde yürütülmesinden iletişimde bulunan personel ve/veya birim sorumlusu, daire başkanl;

Daire Başkanlığı içi ve Daire

Başkanlığı

dışı

elektronik iletişimin sağlanmasından

Bilgi

İşlem Birimi;

KYS

ile ilgili birim içi iletişimin yürütülmesinden ve birimler arası iletişimin kurulmasından BKT'ler;

birimler arasl iletişimin koordinesinden KYT;

Daire Başkanlığı içi genelge/yönerge/duyuruların yapılmasından; Daire Başkanlığı dışı resmi/özel yazışmaların onaylanmasından Daire başkanı; ;

Müşteri ve tedarikçilerle iletişim kanallarının açık tutulmasından, iletişimin

zamanında kurulmasından, kesintisiz Ve etk|n biçimde yürütülmesinden, hizmet sunulan kesimden geri bildirimlerin

alınmasından/ ilgili ^birimlere iletilmesinden/ karşılanmasından/ müşteri ve

tedarikçilerin bilgilendirilmesinden ilgili birim sorumlusu ^/ daire başkanl;

Daire Başkanlığı dışı/

kurumlararası

yatay

iletişim kanallarının

açık

tutulmasından, iletişimin zamanlnda Ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesinden, ilgili birim sorumlusu/ daire başkanı;

Daire Başkanlığl dışı dikey iletişim kanallnln açık

tutulmaslndan, iletişimin

zamanında

ve kesintisiz olarak gerçekleştirilmesinden daire başkanı;

Daire Başkanlığı

dışı

yazışmalara kaylt numarasl verilmesinden

ve

kayıt altına alınmasından büro;

KYs'i

etkileyecek/etkileyen

her türlü iç/dlş iletişimin kaylt altlna alınmasından ve

KYT'i, bilgilendirmekten, BKT'ler,

Her türlü iletişim araçlarının sağlanmasından daire başkanı, sorumludur.

ıLETışlM

Bilm. Uzm.

/+A\

Ecz. Ayşegül Demirtaş kalite yönetim Temsilcisi

//

Kim Müh. Ebru Berksan

k{'

Kim. Müh. Sevilay Mekik

fl§

^\

Form No: F04l KYBi o0

r'ü.-

Yücel Denet Daire Başkanl

Kod No: PR1 1/ KYB

iı-erişiıtı

^Yayln Tarihi:01,04,2014

pRoseoünü

^Revizyon Tarihi/No: 00.00,0000

T.c sağ* 8akan|ql sayfa No: 2/4

3. TAN|MLAR ve

K|SALTMALAR

3.1.

Üst Yönetim: Kurum Başkan ve Başkan Yardımcısı

3.2.

Daire Başkanllğl: Analiz Ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanllğl

3.3. iletişim Araçları:

Daire Başkanlığı içi/dışı iletişim için kullanılan resmi/özel yazı, telefon, faks, e-posta, duyuru, genelge, vb. gibi iletişim araçları

3.4. iletişim Kanalları: Verinin bir noktadan diğerine taşındlğl ortamlar ya da

mesajın göndericiden alıcıya aktarı|dığı yol

3.5.

Yatay iletişim: Daire Başkanlığı içi hiyerarşik yaplya göre eşit düzeydeki personel/personel, birim/birim, gibi yapılar arasındaki iletişim

3.6. Dikey iletişim: Daire

Başkanlığı

içi

hiyerarşik

yaplya

uygun olarak genellik|e yukarıdan aşağlya, bazen de aşağıdan yukarıya gerçekleştiren iletişim

3.7. Daire Başkanlığı Dışı iletişim: Daire Başkanlığlnln hizmet sunduğu ya da

^ilişkide

bulunduğu resmi/özel kuruluşlar arasındaki iletişim

3.8.

Daire

Başkanlığı

İçi İletişim: Daire Başkanlığı birimlerinin kendi aralarında yaptığı iletişim

4.

UYGuLAMA

Daire Başkanlığı; hizmet sunumunun istenilen şartlara uygun olarak verilebilmesi ve Kalite Yönetim

Sisteminin etkin bir şekilde uygulanabilmesi amaclyla birebir (yüz yüze), telefon, e-posta, ilan tahtası Ve/Veya toplantllar ile değişik iletişim kanallarını, araçlarını kullanarak kurum içi/dlşl iletişimi gerçekleştirir:

al.

iç iletişim:

4.,1.1. Yatay iletişım: Daire Başkanı, yukarıda belirtilen hususlar|n yerine getirilmesi yanı sıra Kurum kültürünün Ve bağlnln geliştirilmesi için çallşanlar ve birimler arasİnda kuru|acak yatay iletişimi deStekler.

4.1.1.1.

Proses

içi Yatay iletişim: Birim içinde yürütülen bir işleyişin çeşitli aşamalarında ^ortaya

çıkan

^{iletişim ihtiyacı}

için

prosedürler, talimatlar,

iş

aklşlarl, kalite planlarl, raporlama sistemi, formlar ve/veya kayıt defterleri kullanılır.

4.1.1.2.

Prosesler Arası

Yatay

iletişim:

Bir birim içinde ya da birden fazla birimde yürütülen ^Ve birbirleriyle

etkileşimde bulunan proseslerin

^kontrollü

bir _şekilde

yönetilmesi

için dahili

^yazlşma, prosedürler, talimatlar,

iş aklşlarl, kalite

ptanları raporlama sistemi, formlar ve/veya

kayıt

defterleri vasıtasıyla iletişim sağlanır.

4.1.1.3.

Daire Başkanhğl ve/veya Birim içi Yatay iletişim:

^Kurum kültürünün Veya aidiyet duygusunun gelişmesinde önemli bir yeri olan birim içi çalışanlar arasındaki va ^d_a

iizelliÖi

nedeniyle

fu, /u/\ ^7{»r1

Kim. Müh. Ebru Berksan

f((_

^Bilm Uzm-Ecz,-Ay'şğgül

Demirtaş

Yücel Dener

Kim, Müh. Sevilay

Mekik;§[\

^{Kalate Yönetim}

Temsilcisi

Daire Başkanı

Forıı No FO4l KYB/

00 '

^\

VE KoNTRoL LABoRATUVARLARl DAiRESl BAsKANLlGl

(,

T.c sağld( BakanlEl

ıLETışıM PROSEDÜRÜ

Kod No: PR1'l/ KYB

] Yavln Tarihi:o,1.04.20'l4

l-

Revizyon Tarihi/No: 00.00.0000 sayfa No: 3/4

Birim/Bölüm VE KONTROL LABOMTUVARLARl

değişik departmanlardaki çalışanlarla ^kurulan yatay iletişim; birebir (yüz yüze), telefon, e-posta, ^ilan tahtasI Ve/Veya toplantllar ile gerçekleşir.

4.1.1.4.

Birimler Aıası Yatay İletişim: Daire Başkanlığı

Organizasyon Şemasında

yer

alan birimler arasındaki yatay iletişim; prosedürler, talimatlar,

iş

akış|arı, dahili yazışma, raporlama sistemi, formlar, telefon, toplantl gibi vasıtalarla sağlanır.

Hizmet sunumunu ve KYS'i etkileyen iletişim için telefon kullanllması durumunda; iletişimin içeriği, Telefon Kayıt Formuna kayıt edilir, e- posta kullanılması durumunda çıktısı ^alınır.

Birimler arası i|etişimin toplantılarla yapılması ha|inde; çıktılar Toplantı Tutanağı haline getirilir ve ilgili birimlere dağıtımı ^yapılır.

4.1.2.

Dikey iletişim:

4.1.2.1. Daire Başkanlığı İçi Dikey

İletişim: Daire Başkanlığının kendi içindeki dikey iletişim kanalı olarak, organizasyon

Şeması

kullanır. D|key iletişim, hiyerarşik yaptya uygun olarak yukarldan aşağıya; telefon, dahili yazlşma, genelge, yönerge, duyuru, raporlama sistemi, toplantl Ve ilan tahtası kullanılarak

sağlanır. KYS

kapsamındaki iletişim

için

prosedürler, talImatlar,

iç

tetkikler, raporlama sistemleri ve toplantılar kullanılır. Aşağıdan yukarıya olan iletişim için telefondan, resmi yazışmalardan, dilekçelerden, personel öneri görüş formlarlndan faydalanllır.

4.2.

Dış iİetişim:

4,2.1.

Daire

Başkanlığı Dışı

Dikey İletişim: Daire Başkanlığının, dış dikey iletişimi, bağlı olduğu

TiTcK

organizasyon Şemasındaki yapllanmaslna uygun olarak gerçekleşir. iletişim; yazışma, Kanun, yönetmelik, genelge, yönerge ile hiyerarşik Statüye uygun olarak sağlanlr, lletişim aracl olarak; telefon, internet, kurye ve faks kullanılır.

4.2.2.

Daire

Başkanlığı Dlşl

Yatay

iletişim:

Daire Başkanlığl yada kuruluşlar arasl resmi yada özel kuruluşlarla bilgilenme/bilimsel amaçlı yatay iletişim

TiTcK

Vasltasl ile sağlanlr. Resmi/özel yazlşma, internet, toplantı, sempozyum, çallştay ile gerçekleştirilir.

4.3. Hizmet sunulan Kesimle iletişim: Daire

Başkanlığl Verdiği hizmet sunumunu, hizmet sunulan kesimin talepleri doğrultusunda gerçekleştirmek üzere, hizmet sunulan kesimle iletişimi; birebir, yazışma, telefon, internet, fiyat

ve analiz

kitapçığı

ve

anketler vasıtasıyla sağlar. Müşterilerin/hizmet sunulan kesimin görüş

ve

önerileri

için

PRO9/KYB kodlu Ölçme,

Analiz ve

İyileştirme Prosedürü ile PR1g/KYB kodlu Şikayet Prosedürü gerekleri uygulanır. Hizmet sunumunu ve KYS'. etkileyen iletişim için birebir, telefon, faks Ve/Veya internet ortamı kullanılması durumunda; iletişimin içeriği kaylt altlna allnlr.

Kayıtlar için, Telefon

Kay[

Formu, Görüşme Tutanağl Ve e-posta çlktlları kullanılır. sözleşmelerdeki ^ya

da

hizmet sunumundaki değişiklikler konusundaki iletişim, mutlaka yazıll yapılır ve karşlllklı imza altına alın ır.

./ //

/r/',

Kim. Müh, Ebru Belksan

/r/'

Kim. Müh. Sevilav Mekik

.ı\I\

Form No F04/ KY'BI OO

/-]''

Biım. uzm.

uffi

o.^rn"u kalile yönetim Temsilcisi

r'O.ııa

Yücel Dener Daire Başkanl

-r

I

Kod No: PR11/ KYB

e iı-erişiııı

^Yayln Tarihi:01.04.2014

pnoseoünü

^Revizyon Tarihi/No: 00.00.0000 sayfa No: 4/4

Birim/Bölüm VE KONTROL LABORATUVARLAR|

4.4. Tedarikçilerle iletişim: Daire Başkanlığı,

kendisinden

mal ya da

hizmet

satln

aldlğl tedarikçileriyle iletişimi, yazlşma / şartname / sözleşme, faks, telefon, internet Ve basln ilanlarl yoluyla

sağlar. Şartname/sözleşmelerdeki ya da mal/hizmet özelliklerindeki değişiklik

talebiyle gerçekleştirilecek/gerçekleştiralen iletişimler,

PRo8/KYB

kodlu Satınalma Prosedürü gereklerine uygun olarak Ve 4.4. maddesindeki gibi yazılı olarak ve karşılıklı imzaya dayalı olarak yapı|ır.

4.5,

Hizmet sunumunu

ve KYS'i

etkileyen her türlü iletişim birer kalite kaydıdlr. Bunlarla ^ilgili olarak PRO2/KYB kodlu Kayıtların Kontrolü Prosedür gerekleri uygulanır.

5.

lLGlLl DoKUMANLAR

5.1.

Kayıtların Kontrolü Prosedürü

5.2.

iç Tetkik Prosedürü

5.3.

Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü

5.4.

Satınalma Prosedürü

5.5.

ŞikayetlerProsedürü

5.6.

Telefon Kayıt Formu

5.7.

Öneri ve Görüş Anketi Formu

5.8.

Görüşme Tutanağı Formu

5.9.

Toplantı Tutanağı Formu 5.10. Fiyat ve Analiz Kitapçlğl

5.11. Personel Öneri ve Görüş Anketi Formu 5.12. Şikayet ^Formu

6.

KAY|TLAR

Bu

prosedürün uygulanması sonucu ortaya

çıkan

^{kayıtlar PRO2/KYB kodlu} Kayıtların Kontrolu Prosedürü ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik gereklerine uygun olarak kaylt altlna allnlr,

7.

REFERANS

Ts

EN

lso

9001:2000 Standardı 5.5.3 ve 7.2.3 Maddeleri

TS EN

lSO/lEC

17}25lAralık 2005 Standardı 4.4, 4.7 ve 4.8 Maddeleri

Kamu

Görevlileri

Etik Davranlş ilkeleri ile

BaşVuru

Usul ve Esasları

Hakkında Yönetmelik

(13.01.2005 ıorihlı ve 25785 Sa!ılı Resmi Gozeıe)

/ü/,/ ,/ı

Kim. Müh. Eüu Berksan

r,'

Kim. Müh. Sevilay Mekik

.,\

Form No. F04l KYB/

00 /'\\

,/a>

Bilm. Uzm, Ecz. Ayşegül Demirtaş kalite yönetim Temsilcisi

r'?""e,

Yücel Dendr Daire Başkanl