Üniversiteler çin
Belge Yönetimi ve Ar iv
Sistemi/ lemleri (BEYAS)
El Kitabı
Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEM RC
Mehmet TORUNLAR
Selvet SARAÇ
D e s t e k v e k a t k ı l a r ı y l a
Ankara, 2009
Yazarların onayı ile .pdf formatında e-Kitap olarak yayımlanması kararlaştırılmıştır. e-Kitap olarak Ankara Üniversitesi BİL-BEM (Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve
ÜN VERS TELER Ç N BELGE YÖNET M VE AR V S STEM / LEMLER (BEYAS) EL K TABI
Telif hakkı Fahrettin Özdemirci-Mehmet Torunlar-Selvet Saraç. Ankara-2009
Kaynak gösterilmeksizin kısmen veya tamamen alıntı yapılamaz, hiçbir yöntemle kopya edilemez, ço altılamaz ve yayınlanamaz.
Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Ara tırma Kurumu (TÜB TAK) deste i ve Ankara Üniversitesi ile Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü katkılarıyla hazırlanmı tır.
Kapak: Celal Yıldız ve Tu çe Ye ilta ISBN: 978-605-61009-0-1
Özdemirci, Fahrettin, Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç
Üniversiteler için belge yönetimi ve ar iv sistemi-i lemleri (BEYAS) el kitabı / Fahrettin Özdemirci, Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç.- Ankara: 2009.
xx, 411 s. ; 24 sm. Kaynakça: 405-411.ss ISBN: 978-605-61009-0-1
1. Belge yönetimi 2. Ar iv yönetimi 3. Belge yönetimi ve ar iv sistemi 4. Kamu Yönetimi, Ar ivler 5. Yazı ma yönetimi 5. Dosya planları 6. Saklama Planları. I. Torunlar, Mehmet. II. Saraç, Selvet. III. Eser adı.
Basım ve Cilt: Boyut Tanıtım Matbaacılık • Uzayça ı Cad. 1250 sk. No: 24 Ostim/ANKARA • Tel: (0312) 385 72 12
Bu Kılavuz, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Ara tırma Kurumu (TÜB TAK) tarafından desteklenen, Ankara Üniversitesi ve Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü'nün katkıları ile Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci yürütücülü ünde Ankara Üniversitesi’nde uygulamalı olarak gerçekle tirilen TÜB TAK-SOBAG 107K195 numaralı "Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Geli tirme Projesi" çalı maları çerçevesinde üniversiteler için “Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS)" uygulamaları için hazırlanmı tır.
Bu el kitabının tüm kullanıcıları yardıma ihtiyaç duyduklarında, el kitabının her hangi bir bölümünü anlayamadıklarında ya da hataların oldu unu fark ettiklerinde Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi ile ileti im kurabilirler.
Belge yönetimi ve ar iv i lemlerinde ardı ıklıktan ziyade süreklilik ve kar ılıklı etkile im vardır. Kurumlarda belge yönetimi ve ar iv
uygulamalarının ba arısı tüm çalı anların katkısına, özverisine ve gösterdi i özene ba lıdır.
Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
leti im Bilgileri Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Geli tirme Proje Yürütücüsü ve BEYAS Koordinatörü
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi
Ord. Prof. Dr. evket Kansu Binası 4. kat Tando an Kampusu Konya Yolu Üzeri Be evler/ANKARA odemirci@humanity.ankara.edu.tr beyas@ankara.edu.tr Telefonlar: Koord. Ofisi :(+90 312) 215 90 01 /3242-3239 Fakülte Oda:(+90 312) 310 32 81 /1688 Web: http://beyas.ankara.edu.tr Web: http://80.251.40.59/humanity.ankara.edu.tr/odemirci Mehmet Torunlar Proje Ara tırmacısı
Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü
mehmettorunlar@mynet.com Tel: (+90 312) 307 91 47
Selvet Saraç Proje Ara tırmacısı
Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü
selvetsarac@gmail.com Tel: (+90 312) 307 90 24
v
SUNU
Kurumsalla ma ve kalıcı olma özelli i geçmi ten gelece e bir devamlılık sa lamakla gerçekle tirilebilir. Bu devamlılık ise ancak kayıtlı bilgilerin saklandı ı belge merkezlerinin ve ar ivlerin düzenli, sistemli, eri ilebilir olmasıyla olanaklıdır. Kurumların etkinliklerini yürütürken ve görevlerini yerine getirirken üretmi oldukları belgeler ve bu belgelerin yer aldı ı belge merkezleri ve ar ivler hem geçmi ten gelece e devamlılı ı sa layan, hem de kurumların çe itli sorunlarına çözüm yollarını açacak olan bilgi birikimini barındıran birimlerdir.
Bir kurumda sorunları ki ilerin yerine sistemlerin çözdü ü bir yapı olu turulabilirse kurumsalla ma gerçekle tirilebilir. Belge merkezlerinin ve ar ivlerin bu yapı içerisinde yer alması, belge ve ar iv i lemlerinin bir düzen çerçevesinde yürütülmesi, kurumsalla manın sa lanmasında göz ardı edilmemesi gereken bir konudur. Çünkü bir kurumun bilgi birikimi, bir ba ka deyi le kurumun belle i, o kurumun aynı zamanda geçmi ten gelece e ta ınan gücünü belirleyen ve konumunu simgeleyen temel unsurdur.
Üniversitelerde yazı maların ça ın gerektirdi i biçimde düzgün ve etkili olarak gerçekle tirilmesi, bütünsel bir dosyalama sisteminin olu turulması ve belge saklama planlarının hazırlanması, birim ar ivleri ile kurum ar ivlerinin yeniden yapılandırılarak, belge/dosya de erlendirme – ayıklama – imha i lemlerinin mevzuata uygun yürütülmesi amacıyla bir sistem olu turma gere i duyulmu ve bu çerçevede "Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve
Ar iv Sistemi (BEYAS)" olu turulması için Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
tarafından geli tirilen ve TÜB TAK tarafından desteklenen proje, üniversitemizde alan çalı ması yapılarak gerçekle tirilmi tir.
Belgenin üretimiyle ba layan belge ve ar iv i lemleri; yazı ma teknikleriyle, dosyalama sistemiyle, saklama planlarıyla, de erlendirme-ayıklama-imha ve dosya düzenleme çalı malarıyla bir bütündür. Proje çalı maları sonucunda hazırlanan “Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve
Ar iv Sistemi/ lemleri (BEYAS) El Kitabı” üniversitelerde belge
yönetimi ve ar iv sisteminin kurulması ve i lemlerin bütünsel bir yapı içerisinde yürütülebilmesi için yol gösterici bir çalı madır.
Günümüzde hiç ku kusuz ki, belge yönetimi ve ar iv i lemlerinin önemli bir aya ını da elektronik boyut olu turmaktadır. Ancak üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sistemi yapısı olu turulduktan sonra elektronik belge yönetimi ve ar iv i lemlerine geçilmesi mümkün olabilecektir.
Üniversitelerin kurumsal kimliklerini tarihle bütünle tirebilmeleri ve gelece e ta ıyabilmeleri belge ve ar iv i lemlerini ça da yönetim yakla ımı içerisinde yürütebilmeleri ile gerçekle ebilecektir. Bu çalı ma, üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sisteminin olu turulmasında izlenmesi gereken yol, yöntem ve usûlleri gösteren, üniversitelerin elektronik belge yönetimi ve ar iv sistemine geçi leri için gerek duyulan altyapının kurulmasını sa lamak amacı ta ıyan temel kaynak niteli indedir.
Bu alanda yaptıkları çalı malarla önemli bir bo lu u dolduran ve gelecekte atılacak adımlar için bir yol haritası olu turan ba ta Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci olmak üzere Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) ekibine, projeye destek veren Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Ara tırma Kurumu (TÜB TAK) ve Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’ne Üniversitem ve bu eserden yararlanacak tüm yüksekö retim kurumları adına te ekkürlerimi sunarım.
Prof. Dr. Cemal TALU Ankara Üniversitesi Rektörü
vii
ÖNSÖZ
Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi/ lemleri (BEYAS) El-Kitabı; üniversitelerde belge ve ar iv i lemlerini yasal ve idari düzenlemelere uygun etkin ve verimli bir biçimde yürütmeyi hedefleyen bir kılavuz olarak hazırlanmı tır.
El kitabı, belge yönetimi ve ar iv i lemleri ile ilgili yeni kavramların anla ılmasını, tanımlanmasını, süreçlerin ve uygulamaların belirlenmesini, i lemlerin kolayla tırılmasını, belge yönetimi ve ar iv kültürünün üniversitelerde yerle tirilmesini hedeflemektedir.
Ayrıca bu el kitabının, e-belge yönetimi ve ar ivleme gibi yeni geli melerin geçen zaman içinde yarattı ı etkiyi üniversitelerin yararına yönlendirecek açılımlar sa layacak yakla ımlar sunması ve e-belge yönetimi ve ar iv sistemi (EBYS) için altyapı olu turması bakımından dikkate alınması gereken bir dokümandır.
Bu el kitabı üniversitelere, belge yönetimi ve ar iv sistemi çalı malarını verimli ve etkin bir biçimde yürütebilmeleri için (1) hedef belirleme (2) bilgilendirme (3) bilinçlendirme (4) gerçekle tirme süreçlerini vermektedir. Üniversiteler bu i in ba arısı için gereken ve be inci adımı olu turan (5) ödüllendirmeyi de dikkate almalıdır.
Kurumlarda belge ve ar iv i lemlerini yürütmek için bir kılavuza ihtiyaç oldu u sıklıkla gündeme getirilen bir konudur. Özellikle üniversitelerde bu konuda ciddi sıkıntılar ya andı ı görülmektedir. Bu ihtiyacı kar ılamak amacıyla Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci “Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Geli tirme Projesi”ni geli tirerek proje ekibini olu turmu ve geli tirdi i proje TÜB TAK, Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü (DAGM) ve Ankara Üniversitesi tarafından desteklenmi tir.
Bu kılavuz, proje çalı maları çerçevesinde Ankara Üniversitesi’nde gerçekle tirilen uygulamaların sonucudur. Çalı ma Ankara Üniversitesi’nin en üst yönetimi ba ta olmak üzere tüm personelinin katkı ve destekleri ile Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci’nin yürütücülü ünde Ankara Üniversitesi ve Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü uzmanlarından olu an özel bir çalı ma grubu tarafından alan çalı ması yapılarak hazırlanmı tır.
Proje kapsamında uygulamalı çalı maların yürütülebilmesi için Ankara Üniversitesi Rektörlü ü tarafından Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci yetkilendirilmi ve koordinasyon görevi verilmi tir. Rektörün izniyle konuyla ilgili sunum 02.10.2007 tarihli Ankara Üniversitesi Senato toplantısında Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci tarafından yapılmı ve önceki Rektör Prof. Dr. Nusret Aras bu konuda tüm yetkinin Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci’ye verildi ini belirterek tüm senato üyelerinden birimlerince destek verilmesini istemi tir.
Yapılan çalı malar sonucunda olu turulan i ve i lem süreçleri, hazırlanan i lem kılavuzları ve yönergeler, Ankara Üniversitesi’nin ilgili birimlerine ve yönetim kademelerine sunulmu , gelen ele tiri ve öneriler do rultusunda de i iklikler ve ilaveler yapılarak son biçimleri verilmi tir.
Çalı malar süresince destek olan herkese te ekkürlerimizi sunarken katkılarını anmadan geçemeyece imiz kurum ve ki ileri de burada belirtmek bizim için ayrıca önem ta ımaktadır. Bu ba lamda;
Ba langıçta ara tırmacı olarak projede yer alan ve projenin Ankara Üniversitesi’nde uygulamaya geçirilmesi sürecine destek olan, daha sonra kendi iste i ile projeden ayrılan Prof. Dr. Do an Atılgan’a katkılarından dolayı te ekkür ederim. Projenin ba ından beri, bursiyer olarak projede görev alan Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı doktora ö rencisi Burcu Keten’e sa ladı ı önemli katkı ve destekleri için te ekkür ederim. Yine bursiyer olarak son altı aylık dönemde ekibe katılan Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı doktora ö rencisi Yusuf Yalçın’a te ekkür ederim.
Proje süresince birlikteli imizin devam etti i proje ara tırmacılarına ayrı ayrı te ekkür ederim. Özellikle uygulamaya ili kin çalı malarda, verilen e itim seminerlerinde, birim incelemelerinde, uygulama sonuçlarının de erlendirilmesinde önemli katkıları olan ve kendilerinden çok yararlı bilgiler edindi im Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü personeli proje ara tırmacıları Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç’a proje çalı maları sürecinde ve özellikle bu el kitabının hazırlanmasında zaman mefhumu gözetmeksizin benimle birlikte büyük bir özveri ile çalı arak verdikleri destek ve katkı için te ekkür ederim. Yine proje ara tırmacılarından Ankara Üniversitesi ö retim üyeleri Doç. Dr. Fatih Rukancı ve Yrd. Doç. Dr. Hakan Anameriç’e Ankara Üniversitesi’nin tüm birimlerini içeren analiz çalı malarının sonuçlarının tablola tırılmasında ve de erlendirilmesinde sa ladıkları katkılardan dolayı te ekkür ederim.
ix
ÖNSÖZ
Çalı malarımızda bilgilerinden yararlandı ımız Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Co rafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi ö retim üyesi Doç. Dr. S. Özlem Bayram’a ve Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü personeli Bahattin Yalçınkaya ile Yüksekö retim Kurulu Yayın ve Dokümantasyon Dairesi Ba kanı Ahmet Kahraman’a te ekkür ederim.
Ankara Üniversitesi’nde uygulamaların yürütülmesi için kurulan “Ankara Üniversitesi Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi ube Müdürlü ü”nde görevlendirilen Salim Er ahin ( ube Müdürü) ve Ercan Gürbüz’e idari i lerin yürütülmesinde verdikleri destek için te ekkür ederim. Ayrıca kısmi zamanlı çalı an Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Co rafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ö rencisi Celal Yıldız ve Tu çe Ye ilta ’a BEYAS Web Sitesi’nin güncel tutulması ve yeni tasarım çalı malarında sa ladı ı katkı ve idari i lerin yürütülmesinde verdi i destek için te ekkür ederim.
Ankara Üniversitesi’nde ekip çalı malarının yapılabilmesi için ofis tahsisi yapılana kadar, ekibimize toplantıları ve çalı maları için kapılarını açan, mekânlarının kullanılmasına izin veren ve çalı malarımızı her zaman destekleyen Devlet Ar ivleri Genel Müdürü Doç. Dr. Yusuf Sarınay’a ve Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Co rafya Fakültesi Dekanı ve Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Ba kanı Prof. Dr. H. Sekine Karaka ’a te ekkür ederim.
Projeye sa ladıkları katkı ve desteklerden dolayı Ankara Üniversitesi yöneticileri Prof. Dr. Nusret Aras (Önceki Rektör), Prof. Dr. Ömer L. Gebizlio lu (Önceki Rektör Yardımcısı), Prof. Dr. Cemal Talu (Rektör), Prof. Dr. N. Yasemin O uz (Rektör Yardımcısı), Ertu rul Mülazımo lu (Genel Sekreter Yrd. Vekili) ba ta olmak üzere tüm üniversite çalı anlarına te ekkür ederim.
Belge yönetimi ve ar iv çalı malarının Rektörlük düzeyinde yürütülmesini ve BEYAS Koordinasyon Ofisi’nin olu turulmasını sa layan Rektör Yardımcısı Prof. Dr. N. Yasemin O uz hocamıza destekleri ve bizlere duydu u güvenlerinden dolayı kendilerine ayrıca te ekkür ederim.
Ankara Üniversitesi’nde uygulamaya yönelik yürüttü ümüz tüm çalı malarda her zaman bize destek veren, çalı mada bizi yalnız bırakmayan birçok çalı mada bizimle birlikte olan Genel Sekreter Yrd. Vekili Ertu rul Mülazımo lu’na ayrıca te ekkür ederim.
Proje süresince TÜB TAK ile olan ili kilerimizde bize yardımcı olan ve sorularımızı büyük bir nezaket ve titizlikle cevaplayan Dr. ükrü Kaya’ya ayrıca te ekkür ederim.
BEYAS EL K TABI
Ülkemiz üniversiteleri için önemli bir kaynak kılavuzun çıkarılmasını sa layan bu projeye verdikleri maddi ve manevi destek için TÜB TAK’a özellikle te ekkür etmek isterim.
Uygulamalı bir çalı manın sonucunda hazırlanan “Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi/ lemleri (BEYAS) El-Kitabı” adlı bu çalı ma proje sonuç raporunun eki olarak Kasım 2009 tarihinde raporla birlikte TÜB TAK’a sunulmu tur.
Yukarıda kısaca açıklanan kurum ve ki ilerin destek ve katkılarıyla hazırlanan kılavuzun yüksekö retim kurumlarımızın belge yönetimi ve ar iv i lemlerinde kullanacakları önemli bir temel kaynak olması dile iyle…
Saygılarımla,
Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEM RC Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Geli tirme Proje Yürütücüsü
Ç NDEK LER
Sunu ……….. v
Önsöz ………... vii
çindekiler ……….………... xi
Kısaltmalar ……… xviii
Yönergeler-Kılavuzlar-Standart Formlar Listesi ……….……… xix
G R ………. 1
Çalı manın Amacı ……….……….. 4
El Kitabının Kapsamı ……….. 5
El Kitabının Yapısı ………. 5
El Kitabının Yararları ……….. 8
El Kitabının Kullanım Amaçları ve Hedefleri ……… 9
1. BÖLÜM BELGE YÖNET M VE AR V S STEM (BEYAS) ÇALI MALARI ………..………... 11
1.1 Çalı malar Ba larken ………. 13
1.2 Proje Ekibi ve Toplantılar ……….. 15
1.3 Ankara Üniversitesi Senatosu Bilgilendirme ve Destek Sunumu 16 1.4 Yüksekö retim Kurulu Bilgilendirme ……….. 16
1.5 Kurumsal Analiz Çalı maları ve Sonuçları ……… 17
1.5.1 Analiz Çalı maları ……… 17
1.5.2 Analiz Sonuçları ……… 19
1.6 Yerinde nceleme ve Görü meler ……….. 19
1.7 BEYAS Yapılandırma Çalı maları ………..………. 20
1.8 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumlu ve Yetkilileri Belirleme Çalı ması ……….. 21
1.9 Birimlere Kod Verilmesi Çalı ması ………. 22
1.10 BEYAS Koordinasyon Ofisi Kurulması ……….. 22
1.11 Kurum Belge Merkezi ve Ar iv Biriminin Kurulması ………. 22
1.12 Belge Merkezi ve Ar ivleri Mekân Tahsisi ve Düzenleme ……. 23
1.13 BEYAS Web Sitesi ve leti im Listesi ……… 23
1.15 Hazırlanan lem Kılavuzları, Esaslar ve Yönergeler …….………. 26
1.16 Hazırlanan Formlar ………... 27
1.17 Dosya/Klasör Etiketi ve çerik Listesi Olu turma ve Uygulama Çalı ması ……….. 28
1.18 Saklama Süreli Dosya Planı Çalı maları ………. 28
1.19 De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonlarının Kurulması …. 29 1.20 De erlendirme-Ayıklama- mha Çalı maları ………. 29
1.21 Belge Merkezi ve Ar ivleri Envanter Çalı ması ……… 29
1.22 Çalı ma Raporları ………. 29
1.23 Yapılan Görü me ve Ziyaretler ………. 30
1.24 Sunulan Bildiriler ………. 30
2. BÖLÜM ÜN VERS TELERDE BELGE YÖNET M VE AR V S STEM …. 31 2.1 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi ……… 33
2.2 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Ar iv Sisteminin Vizyonu .… 36 2.3 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Ar iv Sisteminin Misyonu …. 37 2.4 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Politikası ……… 37
2.5 Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Stratejisi ……… 40
2.6 Do ru/ yi Belge Yönetimi ve Ar iv Sisteminin Yararları ………….. 46
3. BÖLÜM BELGE YÖNET M VE AR V S STEM (BEYAS) YAPISI ….... 49
3.1 Yasal ve dari Düzenlemeler ……….. 51
3.2 Kurum ve Birim Belge Merkezi ve Ar ivleri Yapısı ………..……. 55
3.2.1 Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi ……… 57
3.2.2 Birim Belge Merkezi ve Ar ivi ……… 57
3.2.3 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi ………..…….. 60
3.2.4 Ünite Belge Merkezi ve Ar ivi ……… 63
3.2.5 Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi 64 3.3 BEYAS Yapısında Üniversite Birimlerinin Durumu ………. 64
3.3.1 Rektörlü e Ba lı Mü avirlik/Daire Ba kanlı ı/ Müstakil Müdürlükler/Merkezler ………..…. 64
3.3.2 Fakülteler ……….. 65
3.3.3 Hastaneler ……….………. 66
3.3.4 Konservatuar/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları ………. 67
Ç NDEK LER
xiii
3.3.6 Ara tırma ve Uygulama Merkezleri ………. 69
3.3.7 Rektörlü e Ba lı Bölümler (Enformatik-Güzel Sanatlar-Türk Dili) ……… 71
3.4 Görevlendirme-Yer-Donanım ……… 71
3.5. Görev ve Sorumluluklar ……….. 72
3.5.1 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumlularının Belirlenmesi ………. 72
3.5.2 Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumlularının Görevleri …… 80
3.5.3 Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumlularının Görevleri ……… 82
3.5.4 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumlularının Görevleri ……… 84
4. BÖLÜM BELGE YÖNET M VE AR V YÖNET M S STEM ……….. 87
4. BÖLÜM 1. KISIM BELGE ÜRET M VE YAZI MA YÖNET M ………. 89
4.1.1 Yazı ma Birim Kodları ve Kullanımı ………. 91
4.1.2 Yazı ma Kuralları ve Yazı ma Yönetmeli i ………. 102
4.1.3 Yazı ma ve Evrak/Belge Kayıt lemleri Yönergesi ………. 104
4.1.4 mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergeleri ……… 140
4.1.4.1 Rektörlük Düzeyi mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi … 140 4.1.4.2 Fakülte, Enstitü, Devlet Konservatuvarı, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Ara tırma ve Uygulama Merkezi mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi ………. 155
4. BÖLÜM 2. KISIM DOSYALAMA LEMLER VE DOSYA YÖNET M ……… 171
4.2.1. Genel Açıklamalar ………. 173
4.2.2. Neden Standart Dosya Planı? ………. 176
4.2.3. Dosya Planı Çalı maları ……… 177
4.2.3.1 Ortak Alanlara Ait Standart Dosya Planı Çalı ması ……… 177
4.2.3.2 Üniversiteler çin Ana Konular Standart Dosya Planı Çalı ması ……… 177
4.2.4 Yüksekö retim Üst Kurulu ları ve Yüksekö retim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Kullanım ve Uygulama Kılavuzu ……….. 179
4.2.5 Yüksekö retim Üst Kurulu ları ve Yüksekö retim Kurumları
Saklama Süreli Standart Dosya Planı ………. 191
Genel ler (000-099) ………..………. 192
Ana Hizmet Faaliyetleri (100-599) E itim ve Ö retim leri (100-199) ……… 195
Akademik Personel ve Akademik Kariyer leri (200-299) ……. 198
Ö renci leri (300-399) ………. 200
Ö renci Seçme ve Yerle tirme leri (400-499) ……….. 206
Danı ma-Denetimle lgili Faaliyetler (600-699) Ara tırma ve Planlama leri (600-619) ………. 208
Basın ve Halkla li kiler leri (620-639) ……… 210
Hukuk leri (640-659) ………. 210
Tefti /Denetim leri (660-679) ……….……… 211
Yardımcı Hizmetlerle lgili Faaliyetler (700-999) Bilgi- lem leri (700-719) ……… 212
Dı li kiler ve AB leri (720-749) ……….. 214
Emlak ve Yapım leri (750-769) ……….. 219
E itim leri (770-789) …...………. 221
dari ve Sosyal ler (800-819) ……… 222
Tanıtım ve Yayın leri (820-839) ……….. 225
Mali ler (840-869) ……….. 226
Özel Kalem ve Protokol leri (870-889) ………. 229
Personel leri (900-929) ………. 230
Satınalma ve Satı leri (930-949) ……… 233
Topyekun Savunma Sivil Hizmetleri leri (950-969) ……….. 235
Ülke Kodları ………. 239
l Kodları ……….. 241
Dosya Planı Göndermeler Listesi ………. 242
4.2.6. Ünitelerde Belge/Dosya lemleri Yönergesi ……….. 245
4.2.7. Belge Merkezi ve Ar ivleri Çalı ma ve lem Yönergesi ..……. 250
4. BÖLÜM 3. KISIM SAKLAMA PLANLARI ……….. 257
4.3.1 Giri ……… 259
4.3.2 Amacı ve Yararları ……….……….. 259
Ç NDEK LER
xv
4.3.4 Saklama Süreleri ve Kodları ……….. 263
4.3.5 Saklama Sürelerinin Hesaplanması ………. 264
4.3.6 Saklama Planı Çizelgelerinin Kullanımı ………. 264
4.3.7 Saklama Planları ……….………….. 265
4.3.7.1 Yüksekö retim Üst Kurulu ları ve Yüksekö retim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı ………. 265
4.3.7.2 Üniversite Tespit ve De erlendirme Formları ………. 266
Genel Açıklamalar ………. 266
Rektörlük ……….. 268
Fakülte, Yüksekokul, Enstitü, Ara tırma-Uygulama Merkezleri … 269 Di Hekimli i Fakültesi ……….. 270
Tıp Fakültesi ……… 270
Mütevelli Heyetler ……….……….. 273
4.3.7.3 Danı ma, Denetim ve Yardımcı Hizmet Birimleri Tespit ve De erlendirme Formları ……… 273
Ara tırma, Plânlama ve Koordinasyon leri ………..……... 273
Basın ve Halkla li kiler ………..………. 276
E itim leri ………..………. 278
Hukuk leri ……….. 280
darî ve Malî ler ……… ……….. 281
Kurum Ar ivleri ………. 286
Özel Kalem leri ……..……….. 287
Personel leri ……… ……… 288
Sivil Savunma leri .………. 292
Sa lık leri ………. 293
Tedarik- kmal ve Levazım leri ………. 293
Tefti leri ………..……… 295
Yönetim Kurulu leri …….………. 296
4. BÖLÜM 4. KISIM DE ERLEND RME-AYIKLAMA- MHA LEMLER ………..…….. 297
4.4.1. Genel Açıklamalar ………. 299
4.4.2. De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonları ve Yapısı …..…. 301
4.4.2.1. Rektörlük Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonu ………. 301
4.4.2.2. Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivleri De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonu ………. 302
4.4.3. De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonları ve Çalı ma
Esasları ……… 304
4. BÖLÜM 5. KISIM AR V BELGES DEV R (TRANSFER) LEMLER ………. 317
4.5.1. Genel Açıklamalar ………. 319
4.5.2. Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü üne Belge/Dosya Devir Esasları ………. 321
5. BÖLÜM BELGE MERKEZ VE AR V MEKÂNLARI ……….. 329
5.1 Müstakil Belge Merkezi ve Ar iv Mekânlarının Fiziki Özellikleri.. 331
5.2 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Ar iv Mekânlarının Fizikî Yerle im Alanlarına Ait Özelliklerle lgili Kurallar ……….. 332
5.3 Belge Merkezi ve Ar iv Depolarının ç Yapı ve Donanım Özellikleri ……… 333
6. BÖLÜM ELEKTRON K BELGE YÖNET M ……… 335
6.1. Elektronik Belgelerin Özellikleri ………. 339
6.2. Elektronik Belge Yönetiminde Dosya Planları, Saklama Planları ve Tasfiye ……… 340
6.3 Elektronik Belge Payla ımı ve Üstverilerin Gereklili i ……… 340
6.4 Dijitalle tirme Elektronik Belge Yönetimi midir? ……… 341
6.5 Elektronik Belge Yönetimi ve Ar iv Sisteminin Boyutları ……..…. 341
7. BÖLÜM ÖNER LER VE GÖRÜ LER ………..…………. 343
EKLER ……… 351
EK-1: BEYAS Terimleri ve Tanımlar Sözlü ü ………. 353
EK-2: Standart Formlar ……… 361
a) Dosya çerik Listesi-BEYAS-FR-01 ……… 363
b) Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu-BEYAS-FR-02 365 c) Dosya Etiketi-BEYAS-FR-03 ……….. 368
d) Belge Merkezi ve Ar ivi Envanteri-BEYAS-FR-04 ………. 371
Ç NDEK LER
xvii
f) Dosya Transfer Fi i-BEYAS-FR-05-2 ……….. 373
g) Dosya zleme Listesi-BEYAS-FR-05-3 ……….. 374
h) Belge/Dosya mha Listesi-BEYAS-FR-06 ……… 375
i) Ünite Belge/Dosya lemleri Faaliyet Raporu Formu-FR-07 … 377
j) Birim Belge/Dosya lemleri Faaliyet Raporu Formu-FR-08 … 379
k) Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Faaliyet Raporu Formu-FR-09.. 381
l) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Faaliyet Raporu
Formu-FR-12 ……….. 384
m) Ar iv Hizmetleri Faaliyet Raporu (Kurum Belge Merkezi ve
Ar ivi tarafından DAGM’ne gönderilecek form) ……….. 388 EK-3: Yazı Örnekleri ……… 393
a) Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyelerini
Belirleme Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-01 ……… 394
b) Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyeleri Onay
Alınması Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-02 ………. 395
c) Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyeli i
Görevlendirme Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-03 ... 396
d) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyelerini Belirleme Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-04 ……….. 397
e) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyeleri
Onay Alınması Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-05 ……….. 398
f) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyeli i
Görevlendirme Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-06 ………. 399
g) Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Belge/Dosya mha Onayı
Alınması Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-07 ………. 400
h) Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Belge/Dosya mha Tutana ı
Örne i-BEYAS-YZ-08 ……….. 401
i) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Belge/Dosya mha
Onayı Alınması Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-09 ………. 402
j) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Belge/Dosya mha
Teslim Tutana ı Örne i-BEYAS-YZ-10 ……….. 403
k) DAGM’den Belge/Dosya mha Uygunluk Görü ü Alınması
Yazısı Örne i-BEYAS-YZ-11 ……… 404
KISALTMALAR L STES
ABBMA Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi BBMA Birim Belge Merkezi Ar ivi
BEYAS Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi DAGM Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü DA De erlendirme-Ayıklama- mha EBY Elektronik Belge Yönetimi
EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi KBMA Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi
TÜB TAK Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Ara tırma Kurumu Saklama Kodları
A Devlet Ar ivlerine Gönderilir
A1 Örnek Yıllar Gönderilir
A2 Örnek Seçilenler Gönderilir
A3 Özellikli Olanlar Gönderilir
B Kurumunda Saklanır
C Ayıklama mha Komisyonunca De erlendirilir
Ç NDEK LER
xix YÖNERGELER-KILAVUZLAR-STANDART FORMLAR L STES
DOKÜMAN NO ADI SAYFA
BEYAS-DK-01 Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv
Sistemi Politikası 38
BEYAS-DK-02 Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Stratejisi 41 BEYAS- M-01 Belge/Dosyaların Ar iv Süreci eması 256
BEYAS- K-01 Ünitelerde Belge/Dosya lemleri Yönergesi 245 BEYAS- K-02 Belge Merkezi ve Ar ivleri Çalı ma ve lem Yönergesi 250 BEYAS- K-03 De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonları ve Çalı ma Esasları 304 BEYAS- K-04 Yazı ma Birim Kodları Kullanım Kılavuzu 91 BEYAS- K-05 Yazı ma ve Evrak/Belge Kayıt lemleri
Yönergesi 104
BEYAS- K-06 Rektörlük mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi Tasla ı 140
BEYAS- K-07
Fakülte, Enstitü, Devlet Konservatuvarı, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Ara tırma Ve Uygulama Merkezi mza Yetkileri Ve Yetki Devri Yönergesi Tasla ı
155
BEYAS- K-08 Yüksekö retim Üst Kurulu ları ve Yüksekö retim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Kullanım ve Uygulama Kılavuzu
179
BEYAS- K-09 Yüksekö retim Üst Kurulu ları ve Yüksekö retim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı 192
BEYAS-FR-01 Dosya çerik Listesi 363
BEYAS-FR-02 Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu 365
BEYAS-FR-03 Dosya Etiketi 368
BEYAS-FR-04 Belge Merkezi ve Ar ivi Envanteri 371
BEYAS-FR-05-1 Dosya steme Fi i 373
BEYAS-FR-05-3 Dosya zleme Listesi 374
BEYAS-FR-06 Belge/Dosya mha Listesi 375
BEYAS-FR-07 Ünite Belge/Dosya lemleri Faaliyet Raporu Formu 377 BEYAS-FR-08 Birim Belge/Dosya lemleri Faaliyet Raporu Formu 379 BEYAS-FR-09 Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Faaliyet Raporu Formu 381 BEYAS-FR-12 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Faaliyet Raporu Formu 384 DAGM Ar iv Hizmetleri Faaliyet Raporu (Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi tarafından DAGM’ne gönderilecek form) 388
BEYAS-YZ-01 Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi KomisyonU Üyelerini Belirleme Yazısı Örne i 394 BEYAS-YZ-02 Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu
Üyeleri Onay Alınması Yazısı Örne i 395 BEYAS-YZ-03 Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyeli i Görevlendirme Yazısı Örne i 396 BEYAS-YZ-04 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyelerini Belirleme Yazısı Örne i 397 BEYAS-YZ-05 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyeleri Onay Alınması Yazısı Örne i 398 BEYAS-YZ-06 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Komisyonu Üyeli i Görevlendirme Yazısı Örne i 399 BEYAS-YZ-07 Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Belge/Dosya
mha Onayı Alınması Yazısı Örne i 400 BEYAS-YZ-08 Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi Belge/Dosya mha Tutana ı Örne i 401 BEYAS-YZ-09 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi
Belge/Dosya mha Onayı Alınması Yazısı Örne i 402 BEYAS-YZ-10 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Belge/Dosya mha Teslim Tutana ı Örne i 403 BEYAS-YZ-11 DAGM’den Belge/Dosya mha Uygunluk Görü ü Alınması Yazısı Örne i 404
1
G R
Çalı manın Amacı 4
El Kitabının Kapsamı 5
El Kitabının Yapısı 5
El Kitabının Yararları 8
3
G R
Kurumlar için ya amsal öneme sahip bilginin önemli bir bölümünün, kurumun etkinliklerini yürütürken ve yasal yükümlülüklerini yerine getirirken üretti i belgeler ile ili kide bulundu u kurumlardan gelen belgelerde bulundu u görülmektedir. Kurumsal ileti im, do rulama, onaylama ve i süreçlerini gösterme gibi i levleri üstlenen belgeler, geçmi e dönük bilgi birikimini barındıran, gelece e yönelik en önemli bilgi kaynaklardan biri konumundadır. Kurumsal sistemin uyumlu ve e güdümlü olarak i leyi i ile kararların do ru olarak verilmesini sa lamada belgeler bu anlamda belirleyici öneme sahiptir. Açıkçası, yönetimin bir ürünü olan belgeler, ça da kurumlar için vazgeçilmez entelektüel sermaye kaynaklarıdır. Belgeler, daha çok kurumsal yönetimin gelece e yönelik karar verme sürecini etkileyen stratejik verileri sa layan, üretilmi ve depolanmı birinci el bilgi kaynaklarıdır.Bu ba lamda üniversiteler, ça da e itim-ö retim modellerinde öngörülen kaliteli e itim-ö retim hizmeti üretmeye çalı ırken; etkin ve verimli bir yönetim gerçekle tirmenin önemli bir aya ını olu turan belge ve ar iv i lemlerine ili kin çalı maları da yürütmesi gerekmektedir.
Ülkemiz üniversitelerinin, belge yönetimi ve ar iv konusunda devlet tarafından zorunlu hale getirilen uygulamaları yerine getirme yükümlülü ü vardır. Bu çerçevede ihtiyaç duyulan, üniversitelerin gereksinimlerini kar ılayacak ve üniversitelere çe itli yararlar sa layacak etkin bir belge yönetimi ve ar iv sistemi kurulması kaçınılmazdır. Böyle bir sistem, belgelerin üretimi, alınması, dosyalanması, de erlendirilmesi, kullanılmayan belgelerin ayıklanarak imhası ile yasal ve idari düzenlemelerde öngörülen hükümler çerçevesinde ilgili birimlere transferini düzenleyerek, yönetsel ve tarihi de ere sahip belgelerin üniversite ar ivlerine aktarılıp korunmasını sa layarak, yönetimin verimlili ine katkıda bulunacaktır.
Üniversitelerde “Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS), idari ve akademik birimler tarafından üretilen belgeleri; senato, kurullar ve denetim birimleri tarafından üretilen belgeleri; e itim, kültür ve spor etkinliklerine ili kin belgeleri; yerle ke organizasyonları, yerle im birimleri ve yerle ke hayatının di er ko ullarını kayıt altına alan belgeleri ile mezunların faaliyetleri ile ilgili üretilen belgeleri gibi üniversitenin i levlerini yerine getirirken üretilen ve alınan belgelerini yönetir, korur ve hizmete sunar.
Bu el kitabı, üniversite yönetimlerine ve çalı anlarına yazı maların üretimi ve etkin yönetimi ile iyi düzenlenmi dosyaların devamlılı ını sa lama ve güncelli ini yitiren belgelerinin ar ive aktarımını öngörebilme konularında yardımcı olmak ve bu konuda bir sistem olu turmak için hazırlanmı tır. Üniversitelere, bu el kitabında tanımlanan yapıyı olu turarak belirlenen süreçler, politika ve prosedürler ile hazırlanan yönerge ve kılavuzları kullanmaları ve üniversitelerinde belge ve ar iv çalı malarını koordine etmek ve yürütmek için “Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS)” ofisi/birimini kurmaları tavsiye edilir.
Belge yönetim yakla ımları ve bu konudaki uluslararası standartlar (ISO 15489), kurumlarda belge ve ar iv i lemlerinin bir sistem olgusu içerisinde ele alınmasını ve öncelikle kurumlarda bir belge yönetim sisteminin olu turulmasını öngörmektedir.
Bu ba lamda Ankara Üniversitesi’nde belge ve ar iv i lemlerine ili kin analiz çalı maları yapılmı , elde edilen verilere dayanılarak Ankara Üniversitesi için bir belge yönetimi ve ar iv sistemi yapısı olu turulmu ; belge yönetimi ve ar iv i lemlerine ili kin süreçler belirlenerek uygulama kılavuzları üretilmi tir.
Üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sistemi ya da i lemleri üzerine ülkemizde do rudan yapılmı bir çalı ma bulunmamaktadır. Bu konuda TÜB TAK deste i ve Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü i birli i ile Ankara Üniversitesi’nde uygulamalı alan çalı ması yapılarak bir ilk gerçekle tirilmi tir.
Çalı manın Amacı
Ankara Üniversitesi’nde belge ve ar iv i lemlerinin, belge yönetimi ve ar ivcilik ilke ve yöntemlerine göre yürütülebilmesini sa lamak ve ülkemizdeki tüm üniversitelere kılavuz olacak bir “Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Modeli” olu turmak bu çalı manın ana amacıdır.
Kurumlarda belge ve ar iv i lemleri, yalnızca ayıklama ve imha çalı malarından ibaret de ildir. Belge ve ar iv i lemleri, belgenin üretimiyle ba layan bir süreçtir ve yazı ma teknikleriyle, dosyalama sistemiyle, saklama planlarıyla, de erlendirme-ayıklama-imha ve dosya düzenleme çalı malarıyla bir bütündür.
Üniversitelerde yazı maların ça ın gerektirdi i düzgünlükte ve etkin bir biçimde gerçekle tirilmesi, bütünsel bir dosyalama sisteminin olu turulması, belge saklama planlarının hazırlanması, birim ar ivleri ile kurum ar ivinin yeniden yapılandırılarak, belge de erlendirme-ayıklama-imha i lemlerinin
Giri
5 mevzuata uygun olarak yürütülmesi için bir sistem olu turulması bu çalı manın öncelikli amaçları arasında yer almaktadır.
El Kitabının Kapsamı
Bu doküman öncelikle üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv i lemlerinin tanımlanmasını ve de erlendirilebilmesini ve bir sistem olu turulmasını sa lamak için temel unsurları, süreçleri, yol ve yöntemleri vermektedir. Ancak, düzenleyici mevzuatı geli tirme, kural koyma, politika olu turma vb. konularda, yetkileri çerçevesinde makamı sınırlaması ve onu engellemesi söz konusu de ildir. Bu el kitabı belge yönetimi ve ar iv disiplininin öngördü ü asgari uygulamaları içermektedir. Üniversiteler daha ileri düzeyde çalı malar gerçekle tirebilir ve di er kurumlarla payla abilirler. Üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sistemi, organizasyon yapılarının spesifik özellikleri ba lamında yorumlanmalı ve uygulamaya konulmalıdır.
Bu el kitabının açıkça, üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sistemi için standartlara yönelik rehberli i kapsadı ını belirtmek gerekir. El kitabı üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sisteminin geli tirilmesine yönelik politikalar, süreçler ve uygulamalar öngörmek yanında, üniversiteler içinde bu türden kontrolleri olu turabilecekleri oldukça geni bir çerçeve çizerek örnek yönergeler ve uygulamalar vermektedir.
El Kitabının Yapısı
Bu el kitabı 15.10.2007 tarihinde ba latılan ve 15.10.2009 tarihinde tamamlanan TÜB TAK destekli “Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Projesi” kapsamında Ankara Üniversitesi’nde uygulamalı olarak yapılan çalı malardan yola çıkılıp biçimlendirilerek hazırlanmı tır.
Kitap, üniversite belgelerinin yönetimi için uygulama standartlarını saptamaya yardımcı olmak, belge yönetimi ve ar iv çalı maları için minimum standartlar sa lamak üzere tasarlanmı tır. El kitabı herkesin kolaylıkla okuyup anlayabilece i ekilde yazılmı tır.
Bu el kitabında yer alan yönergeler, en iyi uygulamayı belirlemek amacıyla yayımlanmı standartlara, politikalara ve konuyla ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmı tır.
Kullanıcılar bu el kitabında farklı bölümlerin içinde di er bölümlerde yer alan bir takım hususların tekrarı ile kar ıla abilirler. Bu her bölümün kendi içersinde anla ılır olmasını sa lamak için yapılmı tır.
Kitabın sonunda üniversite çalı anlarının belge yönetimi ve ar iv i lemlerinde kullanacakları formlar, yazı örnekleri gibi eklere de yer verilmi tir.
Bu el kitabının tüm kullanıcıları yardıma ihtiyaç duyduklarında, el kitabının her hangi bir bölümünü anlayamadıklarında ya da hataların oldu unu fark ettiklerinde Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi ile ileti im kurabilirler.
El Kitabı’nın her bölümde, ana prensipler, önce, gölgeli metin kutularında özlü biçimde gösterilmekte, daha sonra etraflıca bilgi verilmektedir.
Çalı ma uygulamalı olarak Ankara Üniversitesi’nde gerçekle tirildi i için El Kitabı’nda yer alan “ lem Kılavuzları”, “Örnek Yönerge Taslakları”, “Formlar” vb. tüm üniversitelerde kullanılacak dokümanlarda Ankara Üniversitesi ismi geçmektedir. Anlamayı kolayla tırmak için dokümanlarda bu isim aynen bırakılmı tır. Üniversitelerin bu dokümanların asli yapısını bozmadan kendi kurumlarına uyarlayarak kullanmaları gerekmektedir.
Kullanımı ve tanımlamayı kolayla tırmak amacıyla çalı malar sırasında üretilen ve bu El Kitabı’nda yer alan tüm i lem kılavuzları, yönergeler, formlar vb. kodlamı tır. Kodlamada (Doküman No: BEYAS-…-00) formatı kullanılmı tır. Dokümanlara verilen kodları tüm üniversiteler de i tirmeyecek ve aynen kullanacaklardır. Kullanılan kod formatları;
1. (Doküman No: BEYAS-DK-00): Hazırlanan “Politika” ve “Strateji” dokümanları vb. için “DK” kodu verilmi ve 01’den ba lanarak numaralandırılmı tır.
2. (Doküman No: BEYAS-FR-00): Geli tirilen ve çalı malarda kullanılan “Formlar”, “Faaliyet Rapor Formları”, “Analiz Formları” vb. için “FR” kodu verilmi ve 01’den ba lanarak numaralandırılmı tır.
3. (Doküman No: BEYAS- K-00): Üretilen “ lem Kılavuzları”, “Yönergeler” vb. için “ K” kodu verilmi ve üretim tarihine göre 01’den ba lanarak numaralandırılmı tır.
4. (Doküman No: BEYAS-RP-00): Hazırlan ve Ankara Üniversitesi ile Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü üne sunulan “Çalı ma Raporları” vb. için “RP” kodu verilmi ve çalı ma raporlarının hazırlanma tarihine göre 01’den ba lanarak numaralandırılmı tır.
5. (Doküman No: BEYAS-YZ-00): Hazırlanan “Yazı Örnekleri” vb. için “YZ” kodu verilmi ve 01’den ba lanarak numaralandırılmı tır.
Birinci bölümde, “Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Geli tirme Projesi” çalı maları ile “Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve
Giri
7 Ar iv Sistemi (BEYAS)” olu turma ve uygulama çalı malarının adımlarına yer verilmi tir.
kinci bölümde, üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sistemi kavramı, politikası ve stratejisi konularına de inilmektedir.
Üçüncü bölümde, üniversitelere model olarak sunulan Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) yapısı, Ankara Üniversitesi’nde hayata geçirilen biçimiyle ayrıntılı bir ekilde örneklendirilerek anlatılmaktadır. Çalı ma uygulamalı olarak Ankara Üniversitesi’nde gerçekle tirildi i için Ankara Üniversitesi organizasyon yapısı üzerinden örneklendirilerek verilmektedir.
Dördüncü bölümde, belge yönetimi ve ar iv yönetim sisteminin unsurları yer almaktadır. Kitabın en kapsamlı bölümüm olu turan bu bölüm 5 (be ) kısımdan olu maktadır:
1’nci Kısım’da “Belge Üretimi ve Yazı ma Yönetimi” konusu i lenmi ve bu konuda hazırlanan yönergelere yer verilmi tir.
2’ici Kısım’da “Dosyalama lemleri ve Dosya Yönetimi” konusu ele alınmı ve hazırlanan dosya planı, dosya planı uygulama kılavuzu ile belge/dosya i lem yönergeleri yer almı tır.
3’üncü Kısım’da “Saklama Planları” konusu i lenmi ve belge/dosya saklama sürelerine ili kin Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nün hazırlamı oldu u dokümanlar eklenmi tir.
4’üncü Kısım’da “De erlendirme-Ayıklama- mha lemleri” ba lı ı altında de erlendirme-ayıklama-imha komisyonlarının olu turulması ve çalı ma esasları verilmi tir.
5’inci Kısım’da ise “Ar iv Belgesi Devir (Transfer) lemleri” konusuna Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nün belirleyerek tüm kurum ve kurulu lara gönderdi i esaslara, üniversiteler açısından de erlendirilerek yer verilmi tir.
Be inci bölümde, belge merkezi ve ar iv mekânlarının fiziki özellikleri ile yapı ve donanım özelliklerine ili kin özet bilgi bulunmaktadır.
Altıcı bölümde, e-belge yönetimi konusuna kısaca de inilmektedir. Yedinci bölümde, üniversiteler için belge yönetimi ve ar iv yönetim sistemi konusunda öneriler sunulmaktadır.
Eklerde çalı malarda kullanılan ve kullanılması gereken formlar açıklamalarıyla birlikte yer almaktadır. Bu ba lamda uygulamalar için ba vurulması gereken önemli bir bölümü olu turmaktadır.
Ayrıca bu kitaba konuya ili kin terim ve tanımları içeren kısa bir sözlük de eklenmi tir.
El Kitabının Yararları
Genel beklentiler, kurum çalı anlarının kamu çıkarı için kamu malı olan kurum belgelerini düzgün bir biçimde yönetmesi gerekti i yönündedir. Vatanda ların ve devletin hakları kamu belgeleriyle sa lanmaktadır. Bu nedenle, kurumlarda belgeler effaf yönetimin bir önko ulu olmalı ve eri ilebilir bir biçimde yönetilebilmelidir. Kurumlara duyulan güvende belgelerinin yönetimi ve ar ivlenmesi iyi yönetimin kilit ta ını olu turmaktadır.
Kurum belgelerinin genellikle, kamu malı olarak ifade edilmesinden ve kamu yararına kullanılmasının, ço unlukla, özel itina gerektirmesinden dolayı, kurum belgelerinin korunmasının ve eri ilebilirli inin vurgulanması gerekir. Ayrıca, kurum belgelerinin dosyalanması ve ar ivlenmesi halen kamu kurumlarında geni çapta uygulanmakla birlikte, belgelerin elde edilmesi, kullanılması ve elden çıkarılması bakımından yeterli güvenceyi sa layacak bir yapılanma etkin bir biçimde olu turulamamaktadır. Bunun sonucunda, üniversiteler ve di er kamu kurumlarında, her zaman belge varlıklarının tümünü gösteren güncel bir kayıt bulunmamakta ve bu durum onların kaybolmasını ve yok olmasını daha açık hale getirmektedir. Bu sebeple, kamu malı olan kurum belgelerinin korunması ve eri imi önemli bir yönetim etkinli i olarak de erlendirilmektedir.
Kurumlarda belge ve ar iv i lemleri, yönetimle ba lantılı idari kontrolün önemli bir parçası olarak görülmedi inden ve yönetimsel boyutları tam olarak belirlenmedi inden yönetimsel etkinliklerin ürünü ve delili olan belge ve ar iv i lemlerine ayrıca vurgu yapılması gere i duyulmakta ve yönetimin önemli bir aracı olarak algılanması ve kullanılması beklenmektedir.
Üniversiteler ve di er kamu kurumlarında bilgi ve ileti im teknolojileri ile sistemleri yo un biçimde kullanılmaktadır. Bu el kitabında da ayrı bir bölümde kısaca de inilen elektronik belge yönetimi ve ar iv i lemleri her geçen gün daha da önemli hale gelmektedir. Bilgi ve ileti im teknolojileri, belge yönetimi ve ar iv i lemlerinin boyutunu de i tirmi ; belge üretimi, iletimi, dosyalanması, eri imi, ar ivlenmesi ve korunması gibi faaliyetleri, bir kurumun yönetim sürecinin her bir unsuruyla ba lantılı hale getirmi tir. El kitabının bu bakı açısıyla de erlendirilerek yararlanılması gerekmektedir.
El Kitabı, öncelikle üniversitelerde ve daha sonra di er kamu kurumlarında etkili belge yönetimi ve ar iv sisteminin olu turulmasına ve sürdürülmesine rehberlik edecektir. Bu nedenle, kamu yönetimleri, özellikle de üniversiteler El Kitabı’nın önemli bir yararlanıcısı olacaktır. Üniversiteler
Giri
9 dı ında di er kurumlar da bu kılavuzdan kendi kurumlarında belge yönetimi ve ar iv sistemi geli tirme ve uygulamaya koyma temelinde yararlanabilir.
Özellikle kamu yönetim ve denetiminde; belge ve ar iv i lemleri genel kabul görmü bir çalı ma alanı olmakla birlikte, önemli oldu unun söylenmesinin ötesinde yeterince ciddi uygulamalara konu olamamaktadır. Oysa tüm yönetim ve denetim sürecinin delilleri belgelerdir. Bu ba lamda kamu yöneticileri ve denetçiler bu el kitabından bir yönetim ve denetim gereci olarak yararlanabilirler.
Ayrıca teknolojik geli meler, yazı maların elektronik boyutunu gündeme getirmi tir. Bu çerçevede üniversitelerde ve di er kurulu larda gelecek, elektronik yazı malarda kendini gösterecektir. Geleneksel anlamda yazı malarını yönetemeyen bir kurumun, elektronik yazı maları layıkıyla gerçekle tirmesi mümkün de ildir. Kurumlar bu sebeple yeni bir yapılanmaya gitmek zorundadır. Yeni yapılanmaya geçi te bu el kitabı üniversitelere yol gösterici bir kaynak olacaktır.
Bu el kitabı; fakülteler, enstitüler, yüksekokullar, merkezler, bölümler ve idari üniteler dâhil, üniversitelerin tüm bölümleri tarafından pratik ilkeleri, araçları ve standartları uygulamak için kullanılmalıdır. El kitabında hâlihazırda bir birim ya da ünite tarafından yapılmayan i lemler olabilir, bununla birlikte u anda sürdürülmekte olan i lemler bu el kitabında tanımlanmı yöntemler takip edilerek yerine getirilmelidir.
El Kitabının Kullanım Amaçları ve Hedefleri
Yasal ve idari düzenlemeler çerçevesinde bu El Kitabı ile üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv i lemlerine bir standart getirilmesi hedeflenmi tir. Böylece;
1. Üniversitelerde belgeleri daha anla ılabilir ve açıklanabilir hale getirmek,
2. Delillere ili kin belgelerin saklanmasını garanti altına almak, 3. Belgelerin kaybolması ya da zarar görmesi riskini azaltmak, 4. Bilgiyi daha ula ılabilir kılmak,
5. Üniversite genelinde daha az tekrarlanan bilgi üretmek,
6. Tüm üniversite personeli tarafından belge yönetimi ve ar iv i lemlerini her zaman aynı nitelik ve nicelikte yürütmek,
mümkün olabilecektir.
El Kitabı, Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) uygulanmasının a amalarını göstermek için yazılmı tır.
Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) El Kitabı u amaçlarla kullanılır:
1. Üniversite belgelerinin üretilmesinde/olu turulmasında ve bakımında verimlili i sa lamak,
2. Üretilen/olu turulan belgelerin bakımına ili kin ihtiyaçların kar ılanması için etkili yöntemler uygulamak,
3. Üniversite’nin kararları ve bu kararlar do rultusundaki hareketleri için uygun belgelendirme i lemlerinin yapılmasını sa lamak,
4. Belgelerin olu turulması ve korunması için uygun teknolojilerin dü ük maliyetle kullanılmasını kolayla tırmak,
5. Onaylanmı belge saklama ve elden çıkarma (transfer ya da imha) uygulamaları yoluyla yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini ve üniversite çalı anlarının belge üretme/olu turma, bakım ya da tanımlama konularında e itilmesini sa lamak,
6. Belge saklama ve elden çıkarma (transfer ya da imha) konularında yol gösterici olmak ve yönlendirmelerde bulunmak,
7. Belge ve ar iv i lemlerinde profesyonel standartların benimsenmesini ve uygulanmasını desteklemek/profesyonel standartları tanıtmak,
8. Üniversitenin süreklilik arz eden de erli belgelerinin korunmasını sa lamak,
9. Üniversite için tarihi de ere sahip olan belgeleri korumak,
10. Üniversitede belge yönetimi ve ar iv i lemlerinin önemi hakkında farkındalık olu masını sa lamak,
11. Üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv kültürü olu turmaktır. Bu el kitabı, üniversiteler ve di er kamu kurumlarının yönetimleri tarafından kurumlarının belge ve ar iv i lemlerini etkin bir biçimde yürütmeleri bakımından bir örnek, hem de denetçiler tarafından i ve i lemleri de erlendirme bakımından bir gereç olarak kullanılabilir. Temelde bu el kitabı kurumların belge yönetimi ve ar iv sistemlerini kurmaları sa lamak ve sürdürmelerini desteklemek amacıyla hazırlanmı tır.
Genel olarak bu el kitabı, belge yönetimi ve ar iv sistemine üniversite birimlerinin uyum sa lamasına ve kalıcı de ere sahip üniversite belgelerinin üretilmesi/olu turulması, muhafazası, kullanılması ve elden çıkarılması a amalarının belirlenmesine ve elektronik belge yönetimi ve ar ivleme sistemine geçi için altyapı unsurlarının tanımlanmasına rehberlik edecektir.
1. BÖLÜM
BELGE YÖNET M VE AR V S STEM (BEYAS)
ÇALI MALARI
1.1 Çalı malar Ba larken 13
1.2 Proje Ekibi ve Toplantılar 15
1.3 Ankara Üniversitesi Senatosu Bilgilendirme ve Destek Sunumu 16
1.4. Yüksekö retim Kurulu Bilgilendirme 16
1.5 Kurumsal Analiz Çalı maları ve Sonuçları 17
1.5.1 Analiz Çalı maları 17
1.5.2 Analiz Sonuçları 19
1.6 Yerinde nceleme ve Görü meler 19
1.7 BEYAS Yapılandırma Çalı maları 20
1.8 Kurum/Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumlu ve Yetkilileri
Belirleme Çalı ması 21
1.9 Birimlere Kod Verilmesi Çalı ması 22
1.10 BEYAS Koordinasyon Ofisi Kurulması 22
1.11 Kurum Belge Merkezi ve Ar iv Biriminin Kurulması 22
1.12 Belge Merkezi ve Ar ivleri Mekân Tahsisi ve Düzenleme 23
1.13 BEYAS Web Sitesi ve leti im Listesi 23
1.14 E itim Çalı maları 24
1.15 Hazırlanan lem Kılavuzları, Esaslar ve Yönergeler 26
1.16 Hazırlanan Formlar 27
1.17 Dosya/Klasör Etiketi ve çerik Listesi Olu turma ve Uygulama
Çalı ması 28
1.18 Saklama Süreli Dosya Planı Çalı maları 28
1.19 De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonlarının Kurulması 29
1.20 De erlendirme-Ayıklama- mha Çalı maları 29
1.21 Belge Merkezi ve Ar ivleri Envanter Çalı ması 29
1.22 Çalı ma Raporları 29
1.23 Yapılan Görü me ve Ziyaretler 30
1. BÖLÜM
BELGE YÖNET M VE AR V S STEM (BEYAS)
ÇALI MALARI
Yürütülen Proje ve Ankara Üniversitesi uygulamaları kapsamında yapılan çalı malar, a a ıda verilen ba lıklar altında gruplandırılarak anlatılmaktadır. Bu kısımda verilen bilgiler, çalı manın boyutlarını göstermek yanında bu kitabı kullananlara belge yönetimi ve ar iv sistemi olu turma konusunda yapılması gereken çalı malar, kar ıla ılacak sorunlar ve çözüm yolları açısından yol göstermeyi amaçlamaktadır.
1.1. Çalı malar Ba larken
Ankara Üniversitesi’nde çalı malar Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nün Kasım 2006 tarihli denetim çalı ması raporunu 29.11.2006 tarihli ve B.02.ARV.0.11-405.01-5753 sayılı yazı ile Yüksekö retim Kurulu’na ve Yüksekö retim Kurulu’nun da 29.01.2007 tarihli ve 2353 sayılı yazıları ile Ankara Üniversitesi’ne göndermeleri üzerine söz konusu raporun Ankara Üniversitesi yönetimi tarafından Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci’ye iletilmesi ve yapılması gerekenler konusunda ayrı bir rapor istenmesi ile ba lamı tır.
Adı geçen rapor incelenerek yapılması gerekenler konusunda hazırlanan metin Ankara Üniversitesi Rektörlü ü’ne sunulmu ve akabinde Rektör Prof. Dr. Nusret Aras’ın çalı malara ba lanması talimatı ve Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci’yi bu i leri yürütmek ve koordine etmekle görevlendirmesi ile ilk adım atılmı tır.
Ankara Üniversitesi’nde “Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi”nin yeniden yapılandırılması konusunda çalı malar yapmak, TÜB TAK ile Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ve di er kurulu larla ili kileri yürütmek ve
koordine etmek üzere Rektörlü ün 09.04.2007 tarihli ve
B.30.2.ANK.0.70.71/04-8091/10726 sayılı yazısı ile de Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci yetkilendirilmi tir.
Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci, belge yönetimi ve ar iv alanındaki önemli ve en son geli meleri ve ülkemiz üniversitelerinin belge yönetimi ve ar iv
uygulamalarındaki durumunu hesaba katarak, yapılacak çalı maların Ankara Üniversitesi ile sınırlı kalmaması, tüm üniversitelerimize yararlı olacak bir çalı ma yürütülmesinin gerekli oldu u sonucuna varmı ve Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ile temasa geçerek ortak bir çalı ma yapmayı önermi tir. Devlet Ar ivleri Genel Müdürü Doç. Dr. Yusuf Sarınay’ın öneriye sıcak bakması ile ilk adım atılmı ve uygulamalı bir proje yapılması için ara tırmalara ba lanmı tır. Çalı manın bir zemine oturtularak yürütülebilmesi için projelendirilmesinin yararlı olaca ı sonucuna varılmı tır. Çalı manın hızlı bir ekilde projelendirilerek hayata geçirilmesi için en uygun yolun TÜB TAK 1001 projeleri kapsamında yapılabilece i sonucuna varılmı tır. Ankara Üniversitesi Rektörlü ü’nün 02.05.2007 tarihli; Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nün ise 03.05.2007 tarihli yazılarıyla destek vereceklerini resmi olarak bildirmeleri üzerine projelendirme çalı maları ba latılmı tır.
Ankara Üniversitesi ve Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü proje çalı maları süresince her türlü idari deste i sa lamı tır. Sa lanan destekler ve yapılan uygulamalar el kitabında yeri geldikçe ayrıntılarıyla verilmi tir.
Proje ekibince, proje çalı maları kapsamında öngörülen “Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS)” modelinin Ankara Üniversitesi’nde uygulamaya konulması ve uygulamadan elde edilen sonuçların, hazırlanacak el kitabına yansıtılarak tüm üniversiteler için geçerli bir model geli tirilmesi hedeflenmi tir.
Bu el kitabında, üniversitelerin karakteristik özellikleri ile uygulamalarda elde edilen sonuçlar kar ıla tırılmı , çalı malar süresince projede öngörülen adımlara yeni ilaveler yapılmı ve tamamen uygulamaya dayalı olarak hazırlanmı tır.
Seksenli yıllardan bu yana, tüm kamu kurumlarında belge yönetimi ve ar iv çalı malarına yön vermeye çalı an Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü önemli geli meler sa lamı tır. Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü tarafından yapılan denetimler, üniversiteler için iyi bir uygulama örne inin yararlı olaca ını ortaya çıkarmı ve tüm üniversiteler için bir model geli tirmek ihtiyacı kendini göstermi tir. Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü bu projeye verdi i destek ile üniversiteler için iyi bir uygulama örne i ve kılavuzun olu turulmasında önemli rol üstlenmi tir.
Ankara Üniversitesi uygulamanın gerçekle tirilmesinde verdi i destek ile do rudan alandan elde edilen verilere dayalı bir kılavuzun hazırlanmasında önemli rol oynamı tır. Bu çalı ma neticesinde Ankara Üniversitesi bu konularda tüm üniversitelere rehberlik yapacak bilgi birikimine ve deneyime sahip olmu tur. Tüm üniversitelerin bu bilgi
Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Çalı maları
birikiminden ve deneyiminden yararlanma konusunda gereken hassasiyeti göstermeleri ba arılarını artıracaktır. Bu el kitabı, Ankara Üniversitesi’nin bilgi birikimi ve deneyimlerini payla ma konusundaki hassasiyetinin önemli bir göstergesi olarak ortaya çıkmı tır.
Proje çalı maları, Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci’nin yürütücülü ünde belge yönetimi ve ar iv konusunda bilgi birikimi ve deneyimi olan Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü uzmanları ile Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ö retim elemanlarından olu an bir ekip tarafından alan çalı ması yapılarak yakla ık iki yıllık bir sürede gerçekle tirilmi tir. Ankara Üniversitesi’nde yürütülen bu çalı ma Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ve TÜB TAK tarafından desteklenmi tir.
1.2. Proje Ekibi ve Toplantılar
Projelendirme çalı maları Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci tarafından ba latılırken di er taraftan da bir proje ekibi belirlenmi tir. Projede, Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ar iv uzmanları Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç ile Ankara Üniversitesi ö retim elemanları Do an Atılgan ve Fatih Rukancı proje ara tırmacısı; Burcu Keten ve Hakan Anameriç ise proje bursiyeri olarak görev almı lardır. Proje metni hızla hazırlanarak TÜB TAK’a sunulmu ve Proje kabul görerek 15 Ekim 2007 tarihinde uygulamaya konulmu tur. Daha sonra proje ara tırmacısı Do an Atılgan projeden Eylül 2008’de kendi iste i ile ayrılmı , yerine doktorasını tamamlayan proje bursiyeri Hakan Anameriç Ekim 2008’den itibaren proje ara tırması olarak yer almı tır. Hakan Anameriç yerine de Yusuf Yalçın proje bursiyeri olarak projede yer almı tır.
Proje ekibi en az haftada bir gün olmak üzere çalı ma toplantıları yapmı tır. Toplantılarda proje ara tırmacıları tarafından yapılan çalı malar de erlendirilerek projeye yön verilmi , bir sonraki adımlar ve yürütülecek çalı malar planlanmı tır. lk toplantılar Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Co rafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Toplantı Odasında ve Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nde yapılmı tır. Daha sonra Ankara Üniversitesi Rektörlü ü’nün Kasım 2008’de Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Koordinasyon Ofisi’ni olu turması ve Tando an Yerle kesi Ord. Prof. Dr. evket Aziz Kansu binasında yer tahsis etmesiyle proje ekibi çalı malarını buradan yürütmeye devam etmi , çalı manın gerektirdi i bazı durumlarda yine Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nde toplantılar yapılmı tır.
Ankara Üniversitesi ve Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nün proje ekibine çalı ma ortamı sa laması çalı manın niteli ini artırmı tır. Ankara
Üniversitesi’nin yer tahsisinden sonra çalı malar daha verimli ve düzenli yürütülebilmi ve çalı ma dokümanlarının düzenli bir biçimde muhafaza edilmesi ve kullanılması sa lanmı tır.
1.3 Ankara Üniversitesi Senatosu Bilgilendirme ve Destek Sunumu
Ankara Üniversitesi önceki Rektörü Sayın Prof. Dr. Nusret Aras, çalı malarla ilgili Ankara Üniversitesi Senatosu’nda sunum yapılmasını istemi tir. Ankara Üniversitesi’nin 02.10.2007 tarihli Senato Toplantısı’nda Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci tarafından sunum yapılmı ve sorular cevaplandırılmı tır. Sunum sonrasında önceki Rektör Prof. Dr. Nusret Aras, Ankara Üniversitesi’nde uygulamalı olarak yürütülecek bu çalı maya yönetim olarak her türlü deste in verilece ini belirterek Senato Üyeleri’nden kendi birimlerinden çalı malara destek olmalarını istemi tir.
Bu destek, çalı manın üniversitede etkin olarak yürütülmesinde ve istenilen bilgilere hızlı bir ekilde eri ilmesinde etkili olmu ve birimlerde yürütülen e itim çalı malarına üst düzey katılımı sa lamı tır.
1.4 Yüksekö retim Kurulu Bilgilendirme
Ankara Üniversitesi’nde uygulamalı olarak yürütülen proje çalı masının sonucunda ülkemiz üniversiteleri için bir ‘Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Modeli’ çıkarılması hedeflendi inden, proje ve yürütülen çalı ma hakkında Yüksekö retim Kurulu’na, Ankara Üniversitesi Rektörlü ü’nün 29.01.2008 tarihli ve B.30.2.ANK.70.78.00-42/38 sayılı yazısı ile bilgi verilmi tir.
Yazıda özetle; çalı manın Ekim 2009’da tamamlanmasının hedeflendi i, çalı ma sonucunda “Üniversiteler çin Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi Modeli ve Uygulama Süreçleri”ni içeren dokümanların Ankara Üniversitesi, Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü ve TÜB TAK deste i ile yayınlanarak Yüksekö retim Kurulu’na sunulaca ı belirtilmi tir.
Bu bilgilendirme yazısının Yüksekö retim Kurulu’na iletilmesinin akabinde, Yüksekö retim Kurulu’nun “üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planlarını hazırlayarak gönderilmesini” isteyen 25.01.2009 tarihli ve B.30.0.YDB.0.03/005 sayılı yazısı Ankara Üniversitesi’ne de ula mı tır. Tarih itibariyle bu yazıları iki kurumun e zamanlı olarak birbirinden habersiz yazdı ı anla ılmı tır. Bunun üzerine Ankara Üniversitesi Rektörlü ü, 29.01.2008 tarihli bilgilendirme yazısına ilgi tutarak Yüksekö retim Kurulu’nun yazısına cevaben 15.02.2008 tarihinde ikinci bir yazı göndermi tir. Bu yazı ile de Ankara Üniversitesi, BEYAS çalı ması hakkında bilgilendirmeyi yineleyerek çalı maya destek verilmesini ve bu ba lamda çalı ma ekibinin irtibat kuraca ı, belge yönetimi ve ar iv
Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Çalı maları
konularında bilgi birikimi ve deneyimi olan yetkili bir personelin isminin bildirilmesinin yararlı olaca ı belirtilmi tir. Bu çerçevede Yüksekö retim Kurulu ile ba lantı kurulmu ve çalı malar sürdürülmü tür.
Çalı manın sonuçlandırılması a amasında da Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü, 18.09.2009 tarihli ve B.02.0.ARV.0.11-401.01-5109 sayılı yazı ile çalı manın tamamlandı ını ve el kitabının basımdan sonra Yüksekö retim Kurulu’na, üniversitelere iletilmek üzere gönderilece ini bildirmi tir.
1.5 Kurumsal Analiz Çalı maları ve Sonuçları
Kaliteli, verimli ve bilgiye dayalı yönetimin ana eksenini, kurumların yönetim etkinliklerini yürütürken ve yasal yükümlülüklerini yerine getirirken üretmek zorunda oldu u belgeler ve bu belgelere ili kin i lemler olu turmaktadır.
Üniversitelerde belge ve ar iv i lemlerinin sistemle tirilmesini sa layacak süreçlerin ortaya konması, belge yönetimi ve ar iv i lem süreçlerine ili kin kılavuz ve yönergelerin hazırlanması, dosya planı ve saklama planının çıkarılması gibi çalı malarda kullanılacak veri ve bilgi derlemek amacıyla öncelikle “Bilgi Toplama ve Analiz Formları” geli tirilmi tir.
Üniversitelerde belge/dosya ve ar iv i lemlerinin nasıl yapıldı ını belirlemek, sorunları tanımlamak ve gereksinimleri kar ılayacak bir model ortaya koymak ve uygulamak için gerekli veri ve bilgileri derlemek amacıyla Ankara Üniversitesi’nde tüm birim ve üniteleri kapsayan bir analiz çalı ması yapılmı tır.
1.5.1 Analiz Çalı maları
Belge/dosya ve ar iv i lemlerinin nasıl yürütüldü ünü belirlemek, sorunları tanımlamak ve gereksinimleri kar ılayacak bir model ortaya koymak ve uygulamak için gerekli veri ve bilgileri derlemek amacıyla geli tirilen “Bilgi Toplama ve Analiz Formları (Doküman No: BEYAS-FR-10 ve BEYAS-FR-11)” Ankara Üniversitesi’nde uygulanmı tır. Bilgi derleme ve durum tespiti için geli tirilen bu formlardan BEYAS-FR-10 birim düzeyinde, BEYAS-FR-11 ünite düzeyinde kullanılmı tır. Bilgi Toplama ve Analiz Formları’nın doldurularak gönderilmesi Ankara Üniversitesi Rektörlü ünün 10.01.2008 tarihli ve B.30.2.ANK.70.78.00-14/13 sayılı yazısı ile tüm birim ve ünitelerden istenmi ve 2 aylık sürede tüm birim ve ünitelerden geri bildirim sa lanmı tır.
