1. BÖLÜM
3.5. Görev ve Sorumluluklar
3.5.4 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumlularının
3. BÖLÜM
BELGE YÖNET M VE AR V S STEM (BEYAS) YAPISI
Bu bölümde ele alınan BEYAS Yapısı, Ankara Üniversitesi’nde yürütülen analiz çalı maları sonucunda elde edilen bilgi birikimi ve deneyim esas alınarak olu turulmu tur. Bu nedenle örnek ve açıklamalarda Ankara Üniversitesi ismi yer almaktadır.
3.1 Yasal ve dari Düzenlemeler
3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin De i tirilerek Kabulü Hakkında Kanun”1 ve Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik2 hükümleri çerçevesinde kurumlar ar ivlerini olu turmak zorundadır.
Bu kanun kapsamına giren ve elinde ar ivlik belge ve materyal bulunduran kurumlar, bu belge ve materyalleri her türlü zararlı etkilerden korumak, asli düzenlerine göre düzenleyip saklamak, ar iv belgesi özelli ine sahip bulunanları mevzuatta belirtilen bekletme ve saklama süreleri sonunda Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’ne teslim etmek ve saklanmasına gerek kalmayan belge ve materyali yok etmekle mükelleftirler.
Üniversiteler ve bunlara ba lı sabit ve döner sermayeli kurulu lar da adı geçen Kanun ve Yönetmelik kapsamındadır. Üniversiteler, söz konusu
1 Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak Ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin De i tirilerek Kabulü Hakkında Kanun (Kanun No: 3473; Kabul Tarihi: 29.09.1988)”, T.C. Resmi Gazete, 199490; 4.10.1988.
2 Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (T.C. Resmi Gazete, 16.05.1988; sayı: 19816). Bu Yönetmelik, kamu kurumları ile ahıslar elinde bulunan ar iv belge ve materyali ile ileride ar iv belge ve materyali hâline gelecek belge ve materyalin belirlenmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba u ramamasını, gerekli artlar altında korunmalarının sa lanmasını ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel ki ilerin ve bilimin hizmetinde de erlendirilmelerini, saklanmasına gerek görülmeyen materyalin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemek amacıyla 3473 ve 3056 sayılı kanunlara dayanarak çıkarmı tır. Yönetmelikte; 08.08.2001 ve 22.02.2005 tarihlerinde olmak üzere iki kez de i iklik yapılmı tır.
mevzuat çerçevesinde belge ve ar iv i lemlerini yürütmek üzere “Belge Merkezi ve Ar iv Birimleri”ni olu turmak zorundadır.
Üniversitelerde “Birim Belge Merkezi ve Ar ivleri” ile “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi”nin olu turulmasını öncelikle yasal ve idari düzenlemeler açısından de erlendirmek gerekmektedir.
Etkili belge yönetimi uygulamalarının gerçekle tirilmesi üniversitenin bu konuyla ilgili yasal ko ulları kabul etmesini ve yerine getirmesini gerektirir.
Bütün kurumlarda oldu u gibi üniversiteler de tüm görev ve faaliyetlerini ilgili yasal düzenlemelere uygun bir ekilde sürdürmekle yükümlüdürler. Bu ba lamda, mevzuat kapsamı içerisinde BEYAS’ın yasal dayana ını olu turan yasalar ve idari düzenlemeler yer almaktadır.
Ülkemizde devlet üniversitelerinin de dâhil oldu u kamu kurum ve kurulu larının günlük faaliyetleri sonucunda üretmi oldukları belgelerin, üretim, da ıtım, kullanım, koruma, de erlendirme, ayıklama ve imha esaslarını belirleyen çe itli yasal düzenlemeler bulunmaktadır. Ancak bu yasal düzenlemeler, belge yönetimi ve ar iv sistemindeki i lemlerin tümünü kar ılayacak düzeyde de ildir. Ayrıca bir Ar iv Kanunu’nun olmayı ı nedeniyle ço u idari düzenleyici i lemlerden olu maktadır. Bunlardan bazıları;
- 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin De i tirilerek Kabulü Hakkında Kanun (T.C. Resmi Gazete, 4.10.1988, 19949).
- Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (T.C. Resmi Gazete, 16.5.1988, 19816).
- Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte De i iklik Yapılmasına Dair Yönetmelik (T.C. Resmi Gazete, 8.8.2001, 24487).
- Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte De i iklik Yapılmasına Dair Yönetmelik (T.C. Resmi Gazete, 22.2.2005, 25735).
- Resmi Yazı malarda Uygulanacak Esas ver Uygulamalar Hakkında Yönetmelik (T.C. Resmi Gazete, 2.12.2004, 25658).
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (T.C. Resmi Gazete, 24.10.2003, 25269).
Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Yapısı
53
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına li kin Esas ve Usullere li kin Yönetmelik (T.C. Resmi Gazete, 27.4.2004, 25445).
- 5070 sayılı Elektronik mza Kanunu (T.C. Resmi Gazete, 23.1.2004, 25355).
- 5070 sayılı Elektronik mza Kanununun Uygulanmasına li kin Esas ve Usullere li kin Yönetmelik (T.C. Resmi Gazete, 6.1.2005, 25692).
- 13/05/1964 tarihli ve 6/3048 sayılı “Gizlilik Dereceli Evrak ve Gerecin Güvenli i Hakkında Esaslar” adlı Bakanlar Kurulu Kararı.
Bunlar dı ında belge yönetimi ve ar iv uygulamalarına ili kin genelgeler bulunmaktadır. El Kitabında yeri geldikçe bunlardan söz edilmi tir.
Kamu belgelerinin yönetiminde düzenli ve sistemli uygulamaları gerçekle tirmeyi amaçlayan ISO 15489 Standardı, belge yönetim yakla ımının tüm yönlerini kapsayacak biçimde ana çerçeveyi çizen ve belge yönetimine evrensel bir boyut kazandıran önemli bir doküman olarak ortaya çıkmı tır. Standart, bazı ülkelerde “belge yönetimi” kavramının, “ar iv yönetimi” uygulamaları için de kullanıldı ına dikkat çekerek bu standardın ar iv çalı malarını kapsamadı ını ve yalnızca belge yönetimi alanı için geçerli oldu unu özellikle vurgulamaktadır.
- TS ISO 15489-1Bilgi ve Dokümantasyon - Belge Yönetimi Bölüm 1: Genel (3.7.2007).
TSE ISO/TR 154892. Bilgi ve Dokümantasyon Belge Yönetimi -Bölüm 2: Kılavuzlar (3.7.2007).
- TS-13212 Ar iv Mekânlarının Düzenlenmesi- Genel
Kurallar(12.10.2006).
- TS-13298 Bilgi ve Dokümantasyon - Elektronik Belge Yönetimi
(19.6.2007). 2009 yılında revize edilmi tir.
Belge Yönetimi ile ili kili çok sayıda standart bulunmaktadır.
Daha önce kurumların çıkarmı oldukları “Ar iv Yönetmelikleri” 22.02.2005 tarihli ve 25735 sayılı T.C. Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte De i iklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” ile yürürlükten kaldırılmı tır. Bu çerçevede, üniversitelerin çıkarmı oldukları “Ar iv Yönetmelikleri” di er kurumlarda oldu u gibi yürürlükten kaldırılmı olup, tüm üniversiteler “Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” e göre belge ve ar iv çalı malarını yürütecektir.
Üniversitelerin ar iv belge ve materyalini koruma yükümlülü ü, ellerinde tuttukları sürece birinci derecede kendilerine aittir. Bu nedenle
üniversitelerin birim ve üniteleri, yasal ve idari düzenlemeler çerçevesinde belgelerini güvenli ortamlarda ve düzenli bir biçimde tutmaktan sorumludur.
Üniversiteler, belge ve ar iv i lemlerini yürütebilmek için yukarıda adı geçen Kanun ve Yönetmelik kapsamında “Belge Merkezi ve Ar iv Birimlerini” olu turmak zorundadır.
Üniversitelerin örgütsel yapısına uygun ve gereksinimleri kar ılayacak bir belge merkezi ve ar iv yapılanması için mevzuatın öngördü ü ölçüde standart yapının dı ına çıkılması gere i duyulmu tur. Bu nedenle Ankara Üniversitesi, adı geçen Kanun ve Yönetmelik kapsamında belge yönetimi ve ar iv çalı malarını yürütebilmek için Yönetmeli in 15 ve 18 inci maddelerinde belirtilen hükümler çerçevesinde belge merkezi ve ar iv yapılanmasını olu turma konusunda Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nden 09.01.2008 tarihinde uygun görü almı tır. Ankara Üniversitesi’nde “Belge Merkezi ve Ar iv Birimleri”nin olu turulması ve yapılandırılması bu uygun görü do rultusunda hayata geçirilmi tir. Bu yapının tüm üniversitelerde uygulanması belge ve ar iv i lemlerinin etkin ve sa lıklı olarak yürütülmesi için gereklidir. Çalı ma uygulamalı olarak Ankara Üniversitesi’nde yürütüldü ünden, üniversitelerde belge yönetimi ve ar iv sistemi yapısına örnek olu turması için “Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Yapısı” ayrıntılarıyla verilmi tir.
Adı geçen Kanun ve Yönetmelik hükümlerine tabi olan kurumların ar ivlerinde yapacakları de erlendirme-ayıklama-imha i lemleri için, “de erlendirme-ayıklama-imha komisyon/ları” kurmaları gerekmektedir.
Öngörülen yapılanma çerçevesinde Ankara Üniversitesi'nde
"De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonları"nın yapısı ve çalı ma esaslarını belirleyen "De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonlarının Yapısı" ve "De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonları ve Çalı ma Esasları" adlı dokümanlar hazırlanmı ve uygulamaya konulmu tur. Di er üniversiteler bu konuda Ankara Üniversitesi’ndeki uygulamayı esas alarak çalı malarını sürdürebilirler. Komisyon yapısı ve çalı ma esasları 4.Bölüm 4.Kısımda ayrıntılarıyla verilmektedir.
Bu el kitabı, belge ve ar iv uygulamaları hakkında üniversitelere yasal ko ullarla ilgili profesyonel tavsiyelerde bulunmaktadır. Bu tavsiyeler, politikalar, stratejiler, prosedürler, i lem kılavuzları, yönergeler vb. dokümanlarda ayrıntılarıyla yer almaktadır.
Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Yapısı
55
3.2 Kurum ve Birim Belge Merkezi ve Ar ivleri YapısıÜniversitelere uygun BEYAS yapısının olu turulabilmesi için Ankara Üniversitesi’nde analiz çalı maları yapılmı , elde edilen veriler de erlendirilerek DAGM ile görü alı -veri inde bulunulmu ve üniversitenin birimlerinde incelemeler yapılarak, birim yöneticileriyle birebir görü meler sonucunda a a ıda öngörülen ve Ankara Üniversitesi’nde uygulamaya konulan yapının üniversitelerin ihtiyacını kar ılayaca ına karar verilmi tir.
Bu kapsamda ar iv çalı malarının temel dayana ını olu turan Devlet Ar iv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’ in 15 ve 18 inci maddelerinde ta ra, bölge ve yurtdı ı ar ivlerine tanınan ayrıcalıkların, üniversite te kilatının geni yapısı ve da ınıklı ı sebebiyle çe itli idari ve akademik birimlere de tanınmasının gerekti i sonucuna varılmı tır. Bu konuda
DAGM ile görü birli ine varılmı ve bu yapı onaylanarak Ankara Üniversitesi’nde uygulamaya konulmu tur. (Ankara Üniversitesi Rektörlü ü’nün Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’ne gönderdi i 25.12.2007 tarihli ve B.30.2.ANK.70.78.00/306/236 sayılı yazısı; Ba bakanlık Devlet Ar ivleri Genel Müdürlü ü’nün Ankara Üniversitesi Rektörlü üne gönderdi i 09.01.2008 tarihli ve B.02.0.ARV.0.11-406-0177 sayılı yazısı)
Üniversiteler, Ankara Üniversitesi’nin uygulama örne ini esas alarak bu el kitabında yer alan ilkeler çerçevesinde kendi üniversitelerinin BEYAS yapısını tanımlayıp olu turabilirler.
Üniversitelerde BEYAS yapısının daha iyi anla ılması ve hızla uygulamaya geçilebilmesi için Ankara Üniversitesi örne i a a ıda ayrıntıları ile verilmi tir.
Ünite (Alt Birim): Yazı ma yapan (belge üreten) ve dosya tutan, fakülte, enstitü, yüksekokul, merkezler, hastaneler, daire ba kanlıkları, müstakil müdürlükler vb. birimlere ba lı idari ve akademik birimlerin her birini ifade eder.
Birim: Üniversiteye ba lı fakülte, enstitü, yüksekokul, merkezler,
hastaneler, daire ba kanlıkları, müstakil müdürlükler ve benzerini ifade eder.
T.C.
ANKARA ÜN VERS TES
BELGE YÖNET M VE AR V S STEM (BEYAS) YAPISI
BEYAS Projesi kapsamında yürütülen “Bilgi Toplama ve Analiz Çalı ması” verileri ilgili mevzuat çerçevesinde de erlendirilerek 3 (üç) düzeyde Belge Merkezi ve Ar iv yapısı belirlenmi tir.
Mevzuat gere i “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi”, “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” ile “Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” olu turması gereken Ankara Üniversitesi birimleri kesinlik kazanmı tır.
A. KURUM BELGE MERKEZ VE AR V B. B R M BELGE MERKEZ VE AR V
Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Yapısı
57
3.2.1 Kurum Belge Merkezi ve Ar iviKurum Belge Merkezi ve Ar ivi: Kurumların merkez te kilâtları içinde yer alan, birim belge merkezi ve ar ivlerine göre belge ve materyallerini daha uzun süreli muhafaza eden, ellerinde bulunan belge/dosya ve materyallerin koruma, saklama, tasfiye (de erlendirme-ayıklama-imha) i lemlerini yürüten, yazı ma birim kodlarını veren, tüm kurumun belge yönetimi ve ar iv çalı malarını koordine eden ve denetleyen merkezî belge merkezi ve ar ivini ifade eder.
Bu statüde Rektörlükte 1 (bir) “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi” bulunur.
Rektörlük merkez te kilatı içerisinde tanımlanan birimlerin belge merkezi ve ar ivleri, do rudan Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi’ne ba lı alt birimlerdir.
Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivleri ise, Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi ile koordineli ve i birli i içerisinde i lemlerini yürütür.
3.2.2 Birim Belge Merkezi ve Ar ivi
Birim Belge Merkezi ve Ar ivi: Daire ba kanlıkları, mü avirlikler, müstakil müdürlükler, merkezler gibi birim belge merkezi ve ar ivi kurma statüsü tanınan üniversite birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendili inden olu an, günlük i akı ı içinde kullanılan güncel ve yarı-güncel belge ve materyallerin belirli bir süre saklandı ı ve gerekli i lemlerin yapıldı ı ar ivleri ifade eder.
Bu statüde 52 (elli iki) “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” vardır. Bu statü içerisinde Rektörlük birimleri ile uygulama ve ara tırma merkezleri (28 merkez) yer almaktadır. Bir uygulama ve ara tırma merkezi (TÖMER) büyüklü ü ve fonksiyonları gere i “Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” statüsünde de erlendirilmi tir. Birimler “Yazı ma Birim Kodu” sırasına göre verilmi tir.
Birim
Kodu Rektörlük Birimleri
1. 61 Hukuk Mü avirli i
2. 63 Basın Yayın ve Halkla li kiler- Dı li kiler 3. 64 ç Denetim Birimi
4. 65 Strateji Geli tirme Daire Ba kanlı ı 5. 70 Genel Sekreterlik
7. 72 Ö renci leri Daire Ba kanlı ı 8. 73 dari ve Mali ler Daire Ba kanlı ı 9. 75 Sivil Savunma Uzmanlı ı
10. 77 Bilgi lem Daire Ba kanlı ı 11. 78 Kütüphane ve Dok. Daire Ba kanlı ı 12. 79 Sa lık Kültür ve Spor Daire Ba kanlı ı 13. 80 Yapı leri ve Teknik Daire Ba kanlı ı 14. 81 Döner Sermaye letme Müdürlü ü 15. 82 Basımevi Müdürlü ü
16. 06.01 Avrupa Birli i E itim Programları Koord. 17. 06.02 Bilimsel Ara tırma Projeleri Koord.
18. 06.03 Farabi De i im Programı Kurum Koord. Ofisi 19. R3 Enformatik Bölümü Ba kanlı ı
20. R4 Güzel Sanatlar Bölümü Ba kanlı ı 21. R5 Türk Dili Bölümü Ba kanlı ı
Ara tırma ve Uygulama Merkezleri
22. A1 Afrika Çalı maları Uyg. Ve Ara . Merk. 23. A2 Akarsu Göl ve Denizlerde Jeolojik Ara . Merk. 24. A3 Astronomi ve Uzay Bilimleri Ara . Ve Uyg. Merkezi 25. A4 Avrupa Toplulukları Ara tırma ve Uygulama Merkezi 26. A5 Çevre Sorunları Ara tırma ve Uygulama Merkezi 27. A6 Çocuk Kültürü Ara tırma ve Uygulama Merkezi 28. A7 Deprem Ara tırma ve Uygulama Merkezi
29. A8 Fikri ve Sınaî Haklar Ara tırma ve Uygulama Merkezi 30. A9 leti im Ara tırmaları ve Uygulama Merkezi
31. AA ns. Kay. Yön. Ve Kariyer Danı . Ar . Ve Uyg. Merk. 32. AB Kadın Sorunları Uygulama ve Ara tırma Merkezi 33. AC Kıbrıs Ara tırma ve Uygulama Merkezi
34. AD Küçük letmecilik ve Giri imcilik Ar.Uyg.Merk 35. AE Onkoloji Ara tırma ve Uygulama Merkezi 36. AF Osmanlı Tarihi Ara tırma ve Uygulama Merkezi 37. AG Otistik Çocuklar Tanı Tedavi Ara . Ve Uyg. Merkezi 38. AH Özel E itim Ara tırma ve Uygulama Merkezi 39. AI Psikiyatrik Kriz Uygulama ve Ara tırma Merkezi 40. AJ Stratejik Ara tırmalar Merkezi
41. AK Su Ürünleri Ara tırma ve Uygulama Merkezi 42. AL Sualtı Arkeolojik Ara tırma ve Uygulama Merkezi 43. AM Sürekli E itim Merkezi (ANKÜSEM)
44. AO Türkiye Co rafyası Uygulama Ve Ara tırma Merkezi 45. AP Uzaktan E itim Merkezi (ANKUZEM)
46. AR Üreme Sa lı ı Te his Tedavi E it. Ara . Ve Uyg. Merk. 47. AS Latin Amerika Çalı maları Ara . Ve Uyg. Merk. 48. AT Beyin Ara tırmaları Uygulama ve Ara tırma Merkezi 49. AU Ankara Çalı maları Ara tırma ve Uygulama Merkezi 50. AV Kalkınma Çalı maları Uygulama ve Ara tırma Merkezi
51. AY Güneydo u Avrupa Çalı maları Uygulama ve Ara tırma Merkezi 52. AZ Yerbilimleri Ara tırma ve Uygulama Merkezi
Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Yapısı
59
Açıklama:1) Birim Belge Merkezi ve Ar ivleri, Rektörlük Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi’ne ba lı alt birimler olarak olu turulur ve çalı malarını yürütür.
2) Ankara Üniversitesi merkez te kilatı birimleri olarak belirlenen daire ba kanlıkları, mü avirlikler, müstakil müdürlükler, vb. “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” kurarak birim ar iv çalı malarını yürütür.
3) Statüsü birim belge merkezi ve ar ivi olarak belirlenenler, ofislerde olu an ve i lemleri tamamlanmı belge/dosyalarını birim belge merkezi ve ar ivlerinde ya da do rudan kendilerine kurum belge merkezi ve ar ivinde tahsis edilen yerde 1-5 yıl arasında belirlenen ilke ve yöntemler çerçevesinde tutar ve gerekli birim belge merkezi ve ar iv i lemlerini yapar. Birim belge merkezi ve ar iv i lemlerini tamamladıktan sonra belge/dosyalarını Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi’nin sorumlulu una devreder.
4) Statüsü birim belge merkezi ve ar ivi olarak belirlenenlere ba lı üniteler ayrıca ar iv kuramazlar. Ancak bazı birimlere ba lı ünitelerin, görev ve sorumlulukları çok sayıda belge/dosya üretmelerini gerektirmekte ve çalı ma mekânı olarak ba lı bulundukları birimden uzak yerde bulunmaktadırlar. Bu üniteler, belge/dosyalarını birim amirlerinin teklifi ve Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi’nin onayıyla fiziksel ko ulları uygun olmak kaydıyla 1-5 yıl süresince kendilerine tahsis edilen ve birim belge merkezi ve ar ivinin bir parçası olarak de erlendirilen ayrı bir yerde tutulabilirler.
5) Birim Belge Merkezi ve Ar ivleri’nde belge/dosya de
erlendirme-ayıklama-imha i lemi yapılmaz. Söz konusu birimlerin belge/dosyalarına
ili kin de erlendirme-ayıklama-imha i lemleri, ba lı bulundukları Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi’ne belge/dosyalarını devrettikten sonra “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonu” tarafından yapılır.
6) Bu birimler “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” için uygun mekân tahsis ederler, gerekli donanımı sa larlar ve çalı ma ofislerinde i lemi biten dosya/klasörleri “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi”ne gönderirler.
Ara tırma ve Uygulama Merkezlerinin Dikkatine! Bu statü içerisinde
de erlendirilen “Ara tırma ve Uygulama Merkezleri”nin büyük bir kısmının ayrı bir yeri bulunmamaktadır. Ço unlukla çalı maları Merkez Müdürleri’nin çalı ma odalarından yürütülmektedir. Bu nedenle Uygulama ve Ara tırma Merkezlerinin ayrıca birim ar ivi için yer tahsis etmesi mümkün de ildir. Ancak Mevzuat gere i “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” statüsünde de erlendirilmektedir ve “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi
Sorumlusu” belirlemeleri gerekmektedir. Merkezlerin belge/dosyaları Merkez Müdürleri ve “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumluları”nın denetiminde BEYAS Çalı maları kapsamında öngörülen biçimde gerekli i lemleri yapılarak Merkez Müdürlerinin belirleyece i yerlerde muhafaza edilir.
7) Bu birimler “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi Sorumluları” nın görevlerini yapmaları için uygun artları sa layarak gerekli çalı maları yaptırırlar.
8) Bu birimler “Birim Belge Merkezi ve Ar ivi De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonları” kurmazlar.
9) Bu birimlerce Rektörlük “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonu” na üye bildirilir.
10) Bu birimlerin kendilerine ait belge/dosyalarının de erlendirme-ayıklama-imha i lemleri Rektörlük “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonu” marifetiyle yapılır.
11) Bu birimlerin bildirdikleri üyeler, Komisyon’da kendilerine ait belge/dosyaların de erlendirme-ayıklama-imha i lemleri sırasında görev alırlar.
12) Bu birimlerin bildirdikleri üyeler, birimlerine ait “ mha Listeleri” ni hazırlayarak Komisyon’ a sunmaktan sorumludur.
13) Bu birimler, “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonu” kararı olmaksızın hiçbir belge/dosya imha edemezler.
14) “Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi De erlendirme-Ayıklama- mha Komisyonu” kararlarına Mevzuat gere i Rektörlük’ten ve DAGM’den “OLUR” alınması gerekmektedir. lgili olurlar alınmadan belge/dosya imha eden birimlerin yöneticileri hakkında “KAMU MALINA ZARAR VERMEKTEN” soru turma açılması için i lem yapılır.
3.2.3 Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi
Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi: Fakülte, enstitü,
yüksekokul, hastane gibi üniversite birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendili inden olu an belge/dosya ve materyallerin saklandı ı; ellerinde bulunan belge/dosya ve materyalleri koruma, saklama, tasfiye (de erlendirme-ayıklama-imha) i lemlerini Kurum Belge Merkezi ve Ar ivi’nin koordine, gözetim, denetim ve talimatları do rultusunda yürüten ar iv birimini ifade eder.
Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Yapısı
61
Bu statü içerisinde Fakülteler, Hastaneler, Enstitüler, Konservatuvar, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları ile Ara tırma ve Uygulama Merkezleri’nden TÖMER yer almaktadır. Bu statüde 37 (otuz yedi) “Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Ar ivi” vardır.
Birim
Kodu Fakülteler
1. 10 Fen Fakültesi
2. 11 Dil ve Tarih Co rafya Fakültesi 3. 12 E itim Bilimleri Fakültesi 4. 13 Siyasal Bilgiler Fakültesi
5. 14 Hukuk Fakültesi 6. 15 leti im Fakültesi 7. 16 lahiyat Fakültesi 8. 17 Mühendislik Fakültesi 9. 20 Tıp Fakültesi 10. 21 Di Hekimli i Fakültesi 11. 22 Eczacılık Fakültesi 12. 23 Veteriner Fakültesi 13. 24 Ziraat Fakültesi
14. 27 Güzel Sanatlar Fakültesi 15. 28 Sa lık Bilimleri Fakültesi
Hastaneler
16. H1 bn- Sina Hastanesi
17. H2 Cebeci Hastanesi
Enstitüler
18. 40 Fen Bilimleri Enstitüsü 19. 41 Sosyal Bilimler Enstitüsü 20. 42 Sa lık Bilimleri Enstitüsü 21. 43 Adli Tıp Enstitüsü 22. 44 Biyoteknoloji Enstitüsü 23. 45 E itim Bilimleri Enstitüsü 24. 46 Hepatoloji Enstitüsü 25. 47 Nükleer Bilimler Enstitüsü 26. 48 Türk nkılâp Tarihi Enstitüsü
Konservatuvar-Yüksekokul-Meslek Yüksekokulu
27. K1 Devlet Konservatuvarı
28. Y1 Beden E itimi ve Spor Yüksekokulu
29. Y2 Ev Ekonomisi Yüksekokulu
30. Y3 Yabancı Diller Yüksekokulu
31. M1 Adalet Meslek Yüksekokulu
32. M2 Ba kent Meslek Yüksekokulu 33. M3 Beypazarı Meslek Yüksekokulu
34. M4 Elmada Meslek Yüksekokulu
35. M5 Kalecik Meslek Yüksekokulu 36. M6 Sa lık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu
Ara tırma ve Uygulama Merkezleri
Açıklamalar:
1. Birim ar ivleri, belgelerin belirli bir süre saklandı ı ar ivler eklinde tanımlanmı ise de, bu faaliyetlerin temel dayana ını te kil eden Devlet