Rektörlük Düzeyi mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi … 140

1. BÖLÜM

3.5. Görev ve Sorumluluklar

4.1.4 mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergeleri

4.1.4.1 Rektörlük Düzeyi mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi … 140

Meslek Yüksekokulu, Ara tırma ve Uygulama Merkezi mza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi

4. BÖLÜM

1. KISIM

BELGE ÜRET M VE YAZI MA YÖNET M

4.1.1 Yazı ma Birim Kodları ve Kullanımı

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ının 06.08.2008 tarihli ve B.30.0.YDB.0.02/146-020838 sayılı yazısı ile otomasyon tekniklerine uygun ortak bir kodlama standardının sa lanması amacıyla “Yazı ma Birim Kodları”nın yeniden düzenlenece i bildirilmi tir. Ba bakanlık 13.08.1991 tarihli ve 1991/17 sayılı genelgesi ile uygulamaya konulan yazı ma birim kodlarında standardın sa lanması için belirlenmi esaslar temelinde YÖK tarafından belirlenen “Üniversiteler çin Yazı ma Kodları Esasları” çerçevesinde Ankara Üniversitesi için hazırlanan ve YÖK tarafından uygun bulunan “Ankara Üniversitesi Yazı ma Birim Kodları” örnek olarak verilmi tir.

Ankara Üniversitesi Yazı ma Birim Kodları”nın verili biçimi ve kullanımına ili kin ilkeler ve açıklamalar a a ıda yer almaktadır.

T.C.

ANKARA ÜN VERS TES

YAZI MA B R M KODLARI KULLANIM KILAVUZU

(Doküman No: BEYAS- K-04)

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ının 06.08.2008 tarihli ve B.30.0.YDB.0.02/146-020838 sayılı yazısı ile otomasyon tekniklerine uygun ortak bir kodlama standardının sa lanması amacıyla “Yazı ma Birim Kodları”nın yeniden düzenlenece i bildirilmi tir. Ba bakanlık 13.08.1991 tarihli ve 1991/17 sayılı genelgesi ile uygulamaya konulan yazı ma birim kodlarında standardın sa lanması için belirlenmi esaslar temelinde YÖK tarafından belirlenen “Üniversiteler çin Yazı ma Kodları Esasları” çerçevesinde FF seviyesinde hazırlanan “Ankara Üniversitesi Yeni Yazı ma Birim Kodları” uygun bulunmu tur.

Kodlar FF Seviyesi’nde kesinlik kazanmı tır. Bu birimlere ba lı alt birimler ve ünitelere ili kin GG ve HH seviyesinde kodlar ise Ankara Üniversitesi’nde yapılan

“Bilgi Toplama ve Analiz Çalı ması” kapsamında derlenen bilgiler esas alınarak verilmi tir. Yeni yazı ma kodları 01 Ocak 2009 tarihi itibariyle kullanılmaya ba lanacaktır. Tüm birimler kodlarla ilgili sorunları için BEYAS Koordinasyon Ofisi ile ileti im kurabilirler.

A. YAZI MA B R M KODLARI ESASLARI 1. KOD FORMATI VE ÖRNEKLER

KOD FORMATI: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH B. 30. 2. ANK.0.10. 10. 01 ÖRNEKLER:

Akademik Birim Kodu

B Yürütme Organları 30 YÖK

2 lgili Kurulu ANK Ankara Üniversitesi 0 Merkez Kurulu

10 Fen Fakültesi FF Seviyesi 10 Astronomi ve Uzay Bilimleri Bölümü GG Seviyesi 01 Astrofizik Anabilim Dalı HH Seviyesi

Fakülte dari Birim Kodu

B Yürütme Organları 30 YÖK

2 lgili Kurulu ANK Ankara Üniversitesi 0 Merkez Kurulu

11 DTCF FF Seviyesi 74 Mali ler GG Seviyesi 00 Bo kalacak HH Seviyesi

Rektörlük dari Birim Kodu

B Yürütme Organları 30 YÖK

2 lgili Kurulu ANK Ankara Üniversitesi 0 Merkez Kurulu

71 Personel Daire Ba kanlı ı FF Seviyesi 02 Akademik Personel leri ubesi GG Seviyesi 00 Bo kalacak HH Seviyesi

Belge Üretimi ve Yazı ma Yönetimi

2. FF SEV YES YAZI MA KODLARI UYGULAMA AÇIKLAMASI a. Özel Kalem, Kurullar ve Komisyonlar

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından belirlenen yeni kodlamada FF seviyesinde rektörlüklere ba lı birim olarak 01-09 aralı ında kodlanmı tır.

01 Özel Kalem

05 ^{Kurullar, Komisyonlar}_{(Vakıf Yüksekö retim Kurumlarında Mütevelli Heyeti)} 06 Koordinatörlükler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada “B.30.2.ANK.0.05.00.00”- “KURULLAR” ba lı ı açılmı tır. Bu ba lık altında “SENATO”, “ÜN VERS TE YÖNET M KURULU”, ÜN VERS TE D S PL N KURULU”, “YAYIN KOM SYONU BA KANLI I” kodlanmı tır. Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlama tüm üniversiteler dikkate alınarak yapıldı ı için bu kısım standart olarak kabul edilmi tir. Bazı üniversitelerde her bir kurulun yazı malarını yürütmek ve dosyaları tutmak üzere farklı yapılanmalar bulundu u gerekçesi ile bu ayrım yapılmı tır. Üniversiteler mevcut yapılarına göre bu kodları kullanacaklardır.

Ankara Üniversitesi’nde ise adı geçen kurulların yazı maları da dâhil bir kısım yazı malar “SEKRETERL K UBES ”, tarafından yürütülmekte ve dosyaları tutulmaktadır. Bu nedenle Ankara Üniversitesi adı geçen kurullara ili kin kodları kullanmayacaktır. lgili kurulların yazı maları “SEKRETERL K UBES ” tarafından yürütüldü ü ve yazı ma birim kodu kullanımında yazı mayı yapan birim esas oldu u için “B.30.2.ANK.0.70.01.00” kodu kullanacaktır. lgili kurullar birer fonksiyon olarak dikkate alınacak ve “Dosya Planı” kapsamında dosya kodları esas alınarak ayrı ayrı dosyalanacaktır. “B.30.2.ANK.0.05.00.00” ve alt kodlar ileride ihtiyaç do ması halinde kullanılmak üzere listede yer almaktadır.

“REKTÖRLÜK OF S (ÖZEL KALEM)” ise Makamdan yazılan ve “ÖZEL” kaydı ile gönderilen yazılarda “B.30.2.ANK.0.01.00.00” kodunu kullanacak ve bu tür yazılar “Rektörlük Özel Kalem Ofisi”nde dosyalanarak tutulacaktır.

b. Koordinatörlükler

Koordinatörlükler üniversitelerde idari ve akademik i lerin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan yönetim organizasyon birimleridir. Do rudan Rektörlük makamına ba lı olarak çalı an, yazı ma yapan ve dosya tutan koordinatörlüklere “YAZI MA B R M KODU” verilmi tir. Ancak kurum yönetim yapısı içerisinde bir birim tarafından yürütülen i lerin organizasyonunu sa lamak için kurulan koordinatörlüklere ayrıca “Yazı ma Birim Kodu” verilmemi tir.

Ankara Üniversitesi’nde birim statüsünde çalı an “AVRUPA B RL E T M PROGRAMLARI KOORD NATÖRLÜ Ü B.30.2.ANK.0.06.01.00”; “B L MSEL ARA TIRMA PROJELER KOORD NATÖRLÜ Ü “B.30.2.ANK.0.06.02.00”;

“FARAB DE M PROGRAMI KURUM KOORD NASYON OF S ” B.30.2.ANK.0.06.03.00” kodu verilmi tir.

c. Fakülteler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından belirlenen yeni kodlamada FF seviyesinde fakülteler için kullanılacak standart kodlar u ekilde belirlenmi tir:

10 Fen-Edebiyat Fakültesi (Fen Fakültesi) 11 Edebiyat Fakültesi (DTCF)

12 E itim Fakültesi

13 ktisadi ve dari Bilimler Fakültesi (Siyasal Bilgiler Fakültesi) 14 Hukuk Fakültesi

15 leti im Fakültesi 16 lahiyat Fakültesi

17 Mühendislik-Mimarlık Fakültesi (Mühendislik) 18 Mimarlık Fakültesi

19 Teknik E itim Fakültesi 20 Tıp Fakültesi 21 Di Hekimli i Fakültesi 22 Eczacılık Fakültesi 23 Veterinerlik Fakültesi 24 Ziraat Fakültesi 25 Su Ürünleri Fakültesi 26 Orman Fakültesi 27 Güzel Sanatlar Fakültesi

28-39 Di er Fakülteler (di er fakülteler alfabetik olarak sıradan kodlanır) d. Enstitüler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından belirlenen yeni kodlamada FF seviyesinde Enstitüler için kullanılacak standart kodlar u ekilde belirlenmi tir:

40 Fen Bilimleri Enstitüsü 41 Sosyal Bilimler Enstitüsü 42 Sa lık Bilimleri Enstitüsü

43-59 Di er Enstitüler (di er enstitüler alfabetik olarak sıradan kodlanır)

40, 41, 42 tüm üniversiteler için standart olarak verilmi , 43-59 arası ise ilgili üniversitede bulunan di er enstitüler için alfabetik sırada kullanılması öngörülmü tür. Bu çerçevede Ankara Üniversitesi enstitüleri kodlanmı tır.

Belge Üretimi ve Yazı ma Yönetimi

e. Rektörlük dari Birimler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada “idari birimler” için 60-90 aralı ı kullanılmı tır. Bu aralıkta yer alan birimler ve kodlar standart olup tüm üniversiteleri içermektedir.

60 Tefti Kurulu 61 Hukuk Mü avirli i 62 Di er Mü avirlikler

63 Basın Yayın ve Halkla li kiler 64 ç Denetim Birimi

65 Strateji Geli tirme Daire Ba kanlı ı 70 Genel Sekreterlik

71 Personel

72 E itim leri (Ö renci leri) 73 dari ler 74 Mali ler 75 Savunma Sekreterli i 76 Dı li kiler 77 Bilgi lem 78 Kütüphane ve Dokümantasyon

79 Sa lık leri (Sa lık, Kültür ve Spor Dairesi Ba kanlı ı) 80 Yatırım ve Tesisler (Yapı leri ve Teknik Daire Ba kanlı ı) 81 Döner Sermaye

82 Basımevi, Matbaa 83 **Kullanılmayacak 84 Müzeler

85-89 Di erleri ( htiyaca göre YÖK Ba kanlı ı tarafından Standart kod olarak belirlenir) 90 Münhal

Ankara Üniversitesi açısından örneklendirmek gerekirse; “BASIN YAYIN VE HALKLA L K LER LE DI L K LER” Ankara Üniversitesi’nde birlikte örgütlenmi bulunmaktadır. Bu durumda Ankara Üniversitesi 63 kodunu kullanacak ya da bu birim iki ayrı i lev için ilgili kodları ayrı ayrı kullanabilecektir. leride “BASIN YAYIN VE HALKLA L K LER” ile “DI L K LER” in ayrılması durumunda yeni kod istenmeyecek, “BASIN YAYIN VE HALKLA L K LER” 63 kodunu, “DI L K LER” ise 76 kodunu kullanmaya devam edecektir.

Yine 60-90 aralı ında yer alan “73- DAR LER” ile “74-MAL LER” kodlanmı tır. Ankara Üniversitesi’nde “ DAR VE MAL LER DA RE BA KANLI I” 73 kodunu kullanmaya devam edecektir. 74 kodu ise ileride ihtiyaç

do ması halinde kullanılmak üzere listede yer alacak ancak imdilik kullanılmayacaktır.

Ankara Üniversitesi’nde rektörlü e ba lı idari birimler arasında yer alan “BASIMEV MÜDÜRLÜ Ü” için “82-89 Di erleri” için açık bırakılan kod aralı ında yer alan 82 kodu kullanılmı ve YÖK Ba kanlı ı ile görü ülerek standart kodlar arasına alınması sa lanmı tır.

83 kodu “Belge Yönetimi ve Ar iv Birimi” için ileride kullanılmak üzere ayrılmı ve YÖK Ba kanlı ı ile görü ülerek standart kodlar arasına alınmı tır.

84 kodu “Müzeler” için kullanılmı ve YÖK Ba kanlı ı ile görü ülerek standart kodlar arasına alınması sa lanmı tır.

Kodlarda her hangi bir de i iklik yapılmayacaktır. lgili üniversitelerde hangi birimler varsa o birimlere kar ılık gelen kodlar kullanılacaktır.

Rektörlük idari birimlerinin kodlanması hiyerar ik yapıyı göstermek de il, birimlere kod verilmesini içermektedir. dari birimler Genel Sekreterli e ba lı olmakla birlikte, Genel Sekreterlik altında de il, FF seviyesinde kodlamaya tabi tutulmu tur.

f. Ara tırma ve Uygulama Merkezleri

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada üniversitelerin uygulama ve ara tırma merkezleri için alfabetik sırada A1-A9…AA-AZ, UA-UZ biçiminde alfa nümerik kodlar kullanılarak kodlanması esası benimsenmi tir.

Bu çerçevede Ankara Üniversitesi ara tırma ve uygulama merkezleri alfabetik sıradan kodlanmı tır.

TÖMER, geni bir örgütsel yapıya sahip olması nedeniyle, ubelerinin kodlanmasını sa lamak amacıyla GG seviyesinde merkezler için ayrılmı olan 40-59 aralı ı ubelerin kodlanması için kullanılmı tır.

g. Hastaneler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada üniversite hastaneleri için H1-H2… notasyonu kullanılarak kodlanması esası benimsenmi tir.

Bu çerçevede Ankara Üniversitesi hastaneleri kodlanmı tır.

h. Konservatuvar, Meslek Yüksek Okulları ve Yüksek Okullar

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada üniversitelerin Konsevatuvarlar için K1-K2… ; Meslek Yüksekokulları için M1-M9… MA-MZ, Yüksekokullar için Y1-Y2… YA-YZ biçiminde alfa nümerik notasyon kullanılarak kodlanması esası benimsenmi tir.

Bu çerçevede Ankara Üniversitesi konsevatuvarı, meslek yüksekokulları ve yüksekokulları kodlanmı tır.

Belge Üretimi ve Yazı ma Yönetimi

i. Rektörlü e Ba lı Bölümler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada rektörlüklere ba lı bölümler için “R1-R2…” kodlamasının kullanılması öngörülmü tür.

Kodlama tüm üniversiteler dikkate alınarak yapılan standart bir kodlama oldu u için Ankara Üniversitesi Rektörlü üne ba lı bölüm ba kanlıkları arasında yer alanlara listede yer verilmi tir.

Ankara Üniversitesi birimlerine ili kin FF seviyesindeki kodlama, yukarıda yapılan gerekçeli açıklamalar do rultusunda düzenlenmi tir.

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı ve “Yazı ma Birim Kodu” i lemlerini yürüten Ba bakanlık Bilgi lem Ba kanlı ı yetkilileri ile yapılan görü melerle Devlet Te kilatı Veritabanı’nda yer alması için FF seviyesinde kodlama tamamlanmı ve Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ından onay alınmı tır. FF seviyesinde Ankara Üniversitesi “Yazı ma Birim Kodları” kesinle tikten sonra alt birim ve ünitelere ili kin GG ve HH seviyesinde kodlama i lemlerine ba lanmı tır.

“Yazı ma Birim Kodları”nın do ru verilmesi elektronik yazı ma sisteminin olu turulması ve uygulanabilmesi için önem ta ımaktadır. Alt birim ve ünitelerin kodlanması Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Ar iv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi tarafından yapılmı tır.

Ankara Üniversitesi “YAZI MA B R M KODLARI” nın son biçimi Ankara Üniversitesi BEYAS Web Sitesinde yer almaktadır.

3. GG VE HH SEV YES YAZI MA KODLARI UYGULAMA AÇIKLAMASI

Fakülte, Enstitü, Yüksekokul Ve Meslek Yüksekokulu GG ve HH Seviyesi Standart Yazı ma Birim Kodları

01 Yönetici Sekreterli i (Dekan, Müdür Sekreteri)

05 ^{Kurullar, Komisyonlar (Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu -Kurulu -}_{Yönetim Kurulu - Yayın Komisyonu Vb.} 06 Koordinatörlükler

10-39 Fakülte Yüksekokullarda Bölüm, Enstitülerde Anabilim Dalı Ba kanlı ı

HH Seviyesinde

- Bölümlere Ba lı Anabilim Dalları, Anasanat Dalları alfabetik sırada 01-29 arasında kodlanmı tır.

- HH Seviyesinde

- Anabilim Dallarına Ba lı Bilim Dalları, Sanat Dalları 30-99 arasında alfabetik kodlanmı tır.

** Sosyal, Fen ve Sa lık Bilimleri Enstitülerinde Anabilim Dallarının kodlanmasında uygulanan esaslar:

- Enstitü kodundan sonra yazı ma birim kodunun GG seviyesinde, anabilim dallarının bulundu u fakültelerin standart kodu kullanılmı ve buna ba lı olarak anabilim dalları HH seviyesinde 01-29 arasında; 30-99 arasında ise varsa bilim dalları kodlanmı tır.

- Enstitülere ba lı disiplinlerarası anabilim dalları ise GG seviyesinde “00” olarak bırakılmı ve HH seviyesinde 01’den ba lanarak kodlanmı tır.

- GG seviyesinde yazı ma birim kodları esaslarına göre yalnızca nümerik karakter kullanılması esastır. Yüksekokullar ise FF seviyesinde alfanümerik kodlandı ından, yüksekokullar bünyesinde bulunan anabilim dallarının kodlanmasında ilgili yüksekokulun kodu kullanılamamı tır. Bu nedenle di er kodlarla çakı mayan, yazı ma birim kodları esasları çerçevesinde belirlenen aralıktaki rakamlar kullanılarak GG seviyesinde yüksekokula kar ılık gelecek bir kod verilmi tir.

40-59 ^{Fakültelere Ba lı Ara tırma Merkezleri, letmeler, Uygulama Çiftlikleri (Ziraat F.}_{Çiftlikler), Merkez Laboratuvarı (Eczacılık F.), TÖMER ubeleri)} 60 Tefti leri

63 Basın Yayın ve Halkla li kiler

70 Fakülte Sekreteri (Yüksekokul MYO, Enstitü, Ara tırma Uygulama Merkezi) 71 Personel leri 72 Ö renci leri 73 dari ler 74 Mali ler 75 Savunma Sekreterli i 76 Dı li kiler 77 Bilgi lem 78 Kütüphane 79 Sa lık leri

80 Bakım Onarım ve Tesisler (Teknik ler) 81 Döner Sermaye

82 Basımevi, Matbaa

83 Belge Yönetimi ve Ar iv leri 84 Müzeler vb.

85 Ta ınır Kayıt Kontrol leri 86-89 Di erleri

90 Münhal

a. Yönetici Sekreterli i, Kurullar ve Komisyonlar

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından belirlenen yeni kodlamada FF seviyesinde rektörlüklere ba lı birim olarak 01-09 aralı ında kodlanmı tır.

01 Yönetici Sekreterli i (Dekan, Müdür Sekreteri)

05 ^{Kurullar, Komisyonlar (Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu -Kurulu -}_{Yönetim Kurulu - Yayın Komisyonu Vb.} 06 Koordinatörlükler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada “GG” seviyesinde “KURULLAR” ba lı ı açılmı tır. Bu ba lık altında “KURULLAR”, “YÖNET M KURULU”, D S PL N KURULU”, “YAYIN KOM SYONU BA KANLI I” kodlanmı tır. Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlama tüm üniversitelerdeki fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek

Belge Üretimi ve Yazı ma Yönetimi

yüksekokulu dikkate alınarak yapıldı ı için bu kısım standart olarak kabul edilmi tir. Bazı üniversitelerin fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokullarında her bir kurulun yazı malarını yürütmek ve dosyaları tutmak üzere farklı yapılanmalar bulundu u gerekçesi ile bu ayrım yapılmı tır. Üniversitelerin fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulları mevcut yapılarına göre bu kodları kullanacaklardır.

Ankara Üniversitesi’nde fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokullarında ise adı geçen kurulların yazı maları da dâhil bir kısım yazı malar “FAKÜLTE, ENST TÜ, YÜKSEKOKUL, MESLEK YÜKSEKOKULU SEKRETERL KLER ”, tarafından yürütülmekte ve dosyaları tutulmaktadır. Bu nedenle Ankara Üniversitesi adı geçen kurullara ili kin kodları kullanmayacaktır. lgili kurulların yazı maları “FAKÜLTE, ENST TÜ, YÜKSEKOKUL, MESLEK YÜKSEKOKULU SEKRETERL KLER ” tarafından yürütüldü ü ve yazı ma birim kodu kullanımında yazı mayı yapan birim esas oldu u için “GG” seviyesinde ilgili FAKÜLTE, ENST TÜ, YÜKSEKOKUL, MESLEK YÜKSEKOKULU SEKRETERL KLER ’nin kodu kullanacaktır. lgili kurullar birer fonksiyon olarak dikkate alınacak ve “Ankara Üniversitesi Dosya Planı” kapsamında dosya kodları esas alınarak ayrı ayrı dosyalanacaktır. “GG seviyesinde “05” kodu ve alt kodlar ileride ihtiyaç do ması halinde kullanılmak üzere listede yer almaktadır.

“YÖNET C SEKRETERL ” kodu ise Makamdan yazılan ve “ÖZEL” kaydı ile gönderilen yazılarda kullanacak ve bu tür yazılar “Yönetici Sekreterli i Ofisi”nde dosyalanarak tutulacaktır.

b. Koordinatörlükler

Do rudan makamına ba lı olarak çalı an, yazı ma yapan ve dosya tutan koordinatörlüklere “YAZI MA B R M KODU” verilmi tir. Ancak kurum yönetim yapısı içerisinde bir birim tarafından yürütülen i lerin organizasyonunu sa lamak için kurulan koordinatörlüklere ayrıca “Yazı ma Birim Kodu” verilmemi tir.

c. Fakülteler Akademik ve dari Birimler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından belirlenen yeni kodlamada GG seviyesinde bölümler10-39 aralı ında; HH seviyesinde 01-29 arasında anabilim dalları, anasanat dalları alfabetik sıradan; 30-99 arasında bilim dalları, sanat dalları kodlanmı tır.

dari birimler ise Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından belirlenen yeni kodlamada GG seviyesinde belirlenen 60-90 aralı ındaki standart kodlar kullanılmı ; alt birim/üniteler ise “HH” seviyesinde 01’den ba lanarak kodlanmı tır.

d. Enstitüler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından belirlenen yeni kodlamada “GG” ve “HH” seviyesinde Enstitüler için kodlar u ekilde yapılmı tır:

Sosyal, Fen ve Sa lık Bilimleri Enstitülerinde Anabilim Dallarının kodlanmasında uygulanan esaslar:

- “FF” seviyesinde enstitü kodundan sonra yazı ma birim kodunun GG seviyesinde, anabilim dallarının bulundu u fakültelerin standart kodu kullanılmı ve buna ba lı olarak anabilim dalları HH seviyesinde 01-29 arasında; 30-99 arasında ise varsa bilim dalları kodlanmı tır.

- “FF” seviyesinde enstitü kodundan sonra enstitülere ba lı disiplinlerarası anabilim dalları ise GG seviyesinde “00” olarak bırakılmı ve HH seviyesinde 01’den ba lanarak kodlanmı tır.

e. Daire Ba kanlıkları vb.’ne Ba lı Alt dari Birimler

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada “daire ba kanlıkları vb. için “FF” seviyesinde verilen standart kodlardan sonra ba lı alt idari birimler/üniteler “GG” ve “HH” seviyesinde 01’den ba lanarak kodlanmı tır.

f. Uygulama ve Ara tırma Merkezleri

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada üniversitelerin uygulama ve ara tırma merkezleri için “FF” seviyesinde verilen alfanümerik kodlardan sonra varsa alt birimler “GG” seviyesinde standart kodlar ihtiyaca göre kullanılmı ; varsa alt birim/üniteler 01’den ba lanarak kodlanmı tır.

TÖMER, geni bir örgütsel yapıya sahip olması nedeniyle, ubelerinin kodlanmasını sa lamak amacıyla GG seviyesinde merkezler için ayrılmı olan 40-59 aralı ı ubelerinin kodlanması için kullanılmı tır.

g. Hastaneler

Ankara Üniversitesi hastanelerinde idari yapılanma çalı ması devam etti inden alt birim kodlaması yapılmamı tır.

h. Konservatuvar, Meslek Yüksek Okulları ve Yüksek Okullar

Yüksekö retim Kurulu Ba kanlı ı tarafından yapılan yeni kodlamada Konsevatuvarlar, Meslek Yüksekokulları, Yüksekokullar için “FF” seviyesinde verilen alfanümerik kodlardan “GG” seviyesinde bölümler10-39 aralı ında; HH

Belge Üretimi ve Yazı ma Yönetimi

101

seviyesinde 01-29 arasında anabilim dalları, anasanat dalları alfabetik sıradan; 30-99 arasında bilim dalları, sanat dalları kodlanmı tır.

Ankara Üniversitesi birim ve ünitelerini kapsayan “Bilgi Toplama ve Analiz Çalı ması” ile derlenen verilere dayanarak ilgili birimlerimiz ve birimlere ba lı alt birimler YÖK tarafından belirlenen “Üniversiteler çin Yazı ma Kodları Esasları” çerçevesinde kodlanmı tır.

- 60-90 aralı ında standart olarak belirlenen alt birimler ve üniteler tüm üniversiteleri kapsayan bir listedir.

- Ankara Üniversitesi birimlerinde var olan alt birim ve ünitelere yer verilmi tir.

- Birimler kendileri kodlara ekleme ya da çıkarma yapmayacaklardır. Standart kodlamada yer alsa bile kendileri yeni birimler eklemeyeceklerdir. Kodlar BEYAS Koordinasyon Ofisi tarafından verilmektedir.

- Ayrıca yasal ve idari düzenlemelerle olu turulmu ya da Rektörlük oluru ile kurulmu birim ve üniteler dı ında ekleme yapılmayacak ve yasal ve idari düzenlemelere dayanmayan ve Rektörlük onayı olmayan birimlerin eklenmesi önerisi kabul edilmeyecektir.

B. FAKÜLTE VE ENST TÜLERDE BÖLÜM VE ANAB L M DALLARI DÜZEY NDE YAZI MA B R M KODLARININ KULLANIMI

Fakültelerde ”BÖLÜM” olarak örgütlenen akademik birimler, enstitülerde “ANAB L M DALI”; fakültelerde “ANAB L M DALI” olarak örgütlenen akademik birimler, enstitülerde “B L M DALI” olarak örgütlenmi tir. Enstitülere ba lı bulunan akademik birimler bulundukları fiziksel mekân itibariyle ilgili fakültelerde bulunmaktadır ve fakültedeki bölümlerden yazı malarını yapmakta olup fakültelerdeki bölüm ba kanları genellikle enstitülerdeki anabilim dalının da ba kanı durumundadır. Bu yapılanma yazı malarda kullanılan “antetli ka ıt”, “yazı ma birim kodu” ve” imza blo unda kullanılan makam adın”ın yanlı kullanılmasına neden olmaktadır.

Oysa fakültelerdeki bölüm ya da anabilim dalları iki ayrı makamı temsil etmektedir ve yazı malarında iki ayrı “antetli ka ıt”, “yazı ma birim kodu” ve “makam adı” kullanmak durumundadır. Fakülte bölüm ba kanlı ı olarak yazılan yazılarda fakülte adı ve bölüm adını ta ıyan antetli ka ıdı ve bu birimin yazı ma kodunu ve makam adını; enstitü anabilim dalı ba kanlı ı olarak yazılan yazılarda ise enstitü adı ve anabilim dalı adını ta ıyan antetli ka ıdı ve bu birimin yazı ma

Belgede Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi-işlemleri (BEYAS) el kitabı (sayfa 111-195)