BİRİM YÖNETMELİĞİ EK-1 (B)

1

TGSP BİLGİ

1. KURUMSAL

1.1 Misyon

İlkelerimiz doğrultusunda, STK’lar arasında ortak çalışma zemini hazırlamak, projeler üretmek ve politikaları etkileyecek çalışmalar yaparak gençlik STK’larının kapasitesini arttırmak

1.2 Vizyon

Medeniyet tasavvurumuzdan hareketle; nitelikli genç, nitelikli kurum ve nitelikli toplumun inşasına katkıda bulunacak STK’ları bir araya getirecek platform olmak.

1.3 Değerler

Kardeşlik, Sevgi, Kalite, Yenilikçilik, Şeffaflık, Hukukilik, Ahlakilik, Hesap verilebilirlik, Tutarlılık, Bilimsellik, Adalet, İnsancıllık, Erişebilirlilik, Evrensellik, Çevreye Duyarlılık, Yerli ve Milli, Katılımcılık, Gençliğin fikirlerine önem verme, Din, dil, ırk, cinsiyet ayrımı yapmadan hizmet etme

1.4 6 İlke

1. STK’ların tanışıp kaynaşmalarını sağlamak, 2. Ortak iş ve projeler üretmek,

3. Örnek uygulamalar göstermek, 4. Rehberlik ve danışmanlık yapmak, 5. Lobicilik ve savunuculuk yapmak,

6. STK ‘ların kurumsal kapasitelerini geliştirmek, Platform Adı Türkiye Gençlik STK ‘ları Platformu

Hedef Kitle Gençlik alanında çalışma yapan Sivil Toplum Kuruluşları

Kuruluş ²⁰¹⁷

Web Site www.tgsp.org.tr

Adres Beylerbeyi Mah. Beylerbeyi Çamlıca Cad. No:5 Üsküdar/İstanbul E-Posta info@tgsp.org.tr

Telefon 0 (216) 321 84 77

2

2. BİRİM VE KOMİSYON SÜREÇLERİ

2.1 Birim, Komisyon ve Çalışma Grubu Tanımı

TANIMLAR

Birim: TGSP Yönetim kurulu altında faaliyet gösteren, çalışma ve faaliyet alanları TGSP Yönetim Kurulunca belirlenen, TGSP yönetime karşı sorumlu olan yapılardır.

Komisyon: Birim altında faaliyet gösteren, ihtiyaca göre oluşan ve birime karşı sorumlu olan yapılardır.

Çalışma Grubu: Komisyon altında faaliyet gösteren, ihtiyaca göre oluşan ve komisyona karşı sorumlu olan yapılardır.

GRUPLAMA TÜRÜ

Merkezi Birim: TGSP YK’nın belirlediği faaliyetleri ve projeleri kapsamaktadır.

STK Birimleri: TGSP yönetim kurulunca belirlenen, ilgili alanlarda faaliyet gösteren, en az 7 TGSP Üyesi STK’nın temsilcilerinden oluşan yapıdır.

Gelişmekte Olan Birimler: TGSP yönetim kurulunca belirlenen, ilgili alanlarda faaliyet gösteren, en az 3 TGSP Üyesi STK’nın temsilcilerinden oluşan yapıdır.

3

2.2 Birim Yönetim Yapısı ve Görevler

TGSP Birim Danışmanı Üyesi

TGSP yönetim kurulu tarafından belirlenen ve yönetim kurulu üyesi olan kişidir.

• Her birimde, ‘’TGSP Birim Danışman Üyesi’’ mevcuttur.

• TGSP Birim Danışman Üyesi, birim hakkında TGSP yönetimine düzenli bilgi verir.

• TGSP Birim Danışman Üyesi, ilgili birimi, TGSP yönetiminde temsil eder.

• TGSP Birim Danışman Üyesi, Birimin yapmış olduğu faaliyetleri değerlendirir, denetler, raporlar ve TGSP yönetimine sunar.

• Birim danışmanı arzu ederse Birim Koordinatörü olarak görev yapabilir veya birim koordinatörünü kendi atayabilir.

Birim Koordinatörü

Birim Koordinatörü, ‘’TGSP Birim Danışmanı’’da olabilir veya TGSP Üye STK Temsilcileri içerisinden de belirlenebilir.

• Birimin işleyiş, amaç, hedef vb. hususlarını üyelerle birlikte belirlemek,

• Tüm birim toplantılarını idare etmek,

• Birim bünyesindeki tüm yapılarda resen başkanlık yapmak,

• Birim üyeleri ile birlikte çalışarak, alınan kararların gereklerinin yerine gelmesini sağlamak, gerek duyulursa özel toplantılar düzenlemek,

• Yeni üyelerinin oryantasyonunu planlamak,

4

• Birim yönetim kurulu üyeleri ve birime bağlı bulunan tüm yapıları, koordine etmek ve raporlanmasını sağlamak,

• Birim temsilciliğini ve sözcülüğü görevini yerine getirmek,

• TGSP misyon, vizyon ve ilke değerler çerçevesinde birimi yönetmek.

• Birim koordinatörü, TGSP Birim Danışman Üyesine karşı sorumludur.

Birim Koordinatör Yardımcısı

Birim Koordinatör Yardımcısı, Birim Koordinatörü tarafından belirlenir.

• Toplantılara ve kurumsal programlara katılmak,

• İcra (yürütme) komitesinde görev yapmak,

• Birim koordinatörü tarafından verilen görevleri yerine getirmek,

• Birim koordinatörünün görev ve sorumluluklarını bilmek, onun yokluğunda bu pozisyonun gereklerini yerine getirmek,

• Birime ilişkin bilgilere hâkim olmak, hedef ve amaçların yerine gelmesi için görev üstlenmek,

Birim Sekretaryası

• Tüm yönetim toplantılarına katılmak,

• İcra (Yürütme) komitesinde görev almak,

• Toplantı kayıtlarını tutmak veya tutulmasını sağlamak, kayıtların hassaslığını ve doğruluğunu güvence altına almak,

• Kurul tutanaklarını gözden geçirmek,

• TGSP tarafından belirlenen kurumsal şablonları vakitlice tamamlamak,

• Birim koordinatörü ve koordinatör yardımcısının görev ve sorumluluklarını bilmek, bu hususta gerekli desteği sağlamak,

• Yönetim toplantılarının duyurusunu yapmak,

• Yönetim toplantılarını organize etmek, alınan kararların yapılıp yapılmadığını takip etmek ve yönetime raporlamak,

• Birim altında faaliyet gösteren tüm faaliyetler hakkında bilgi sahibi olmak, olumlu veya olumsuz durum tespitlerini yönetime bildirmek,

• Birimin tüm resmi ve kurumsal işlemlerini takip etmek,

• Birim altında yapılan tüm faaliyetlerin, koordinasyonunu ve iletişimini sağlamak

• Birim sekretaryasının karar süreçlerinde oy hakkı bulunmamaktadır.

5 Birim Üyeleri

Birim Üyeleri, Birim Koordinatörü tarafından, ilgili alanda faaliyet gösteren üye STK ların belirlemiş olduğu temsilcilerden oluşur.

• TGSP ’nin misyonu, vizyonu, hizmetleri, politikaları ve programları konusunda bilgi sahibi olmak,

• Tüm yönetim toplantıları, özel/kurumsal programlara katılmak,

• Toplantı öncesi gündemi ve çalışma materyallerini gözden geçirip gerekli hazırlıkları yapmak,

• Faaliyetlerde görev üstlenmek, yapabileceği işler konusunda teklifte bulunmak,

• Farklı kişi veya kuruluşların, kurum hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak,

• Yönetim organlarında görev alabilecek isimleri önermek veya kurum kültürüne uygun olmayan kişileri/kurumları tespit edip, gerekçeleriyle yönetime bildirmek,

• Birimin alanına giren konuları ve gelişmeleri güncel olarak izlemek ve gelişim önerileri sunmak,

• Kurumun mahremiyet ve prosedür kurallarına uygun davranmak,

2.3 Birim ve Komisyonların Çalışma Esasları

• Birimlerde TGSP ’ye üye/paydaş kuruluşlar yer alır.

• Birim sorumlusu, proje bazlı, üye olmayan STK’ları birime dâhil edebilir.

• TGSP ’ye üye kuruluşlar tüzüklerindeki çalışma alanlarına göre ilgili birimlerde yer alır.

• Birimler gerekli gördüğü takdirde komisyonlar kurabilir. Komisyonlar en az üç üyeden oluşur.

• TGSP’ye üye kuruluşlar Birimlerde bir üye ile temsil edilir.

• Her üye kuruluş istediği kadar Komisyonlar ’da yer alabilir.

• Komisyonlar yalnızca kendi alanlarına giren konularda karar alabilir.

• Birimler, yıllık faaliyet planları ile ilgili çalışmalarını Yönetime iletmek zorundadır.

• Her Birim kendisine destek olabilecek Danışmanlarla çalışır. Danışman sayısında bir sınır yoktur.

• Her Birim ’e Sekretarya destek verir. Birimler raporlarını arşivlenmek üzere düzenli olarak Sekretarya ile paylaşır.

• Birimlerin yıllık faaliyet raporları tüm genel kurul üyelerine açıktır.

• Birimler ve komisyonlarda kararlar toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile alınır.

6

• Her birimin bir ‘’Koordinatörü’’, ‘’Koordinatör Yardımcısı’’, ‘’Sekretaryası’’ ve TGSP Birim Danışman Üyesi’’ olmalıdır.

• Birim oluşabilmesi için en az yedi (7) STK temsilcisi olması gerekmektedir.

• TGSP Genel müdürü ve TGSP Yönetim Kurulu Üyeleri, her birimin ve komisyonun doğal üyesidir.

• Birim yönetimin uygun gördüğü uzman kişiler, komisyonlarda görev alabilirler.

2.4 Birimlerden Beklentiler

• Katılımcı STK Modeli: Aynı alanda faaliyet yürüten TGSP üyesi STK’lar ile iletişim kurulması, birim içerisinde temsil edilmelerinin sağlanması,

• Ahenkli/Uyumlu Çalışma: STK’ların birbirleriyle uyumlu/ahenkli çalışmasının sağlanması,

• Yıllık Plan Hazırlama: Yıllık faaliyet planlarının hazırlanması ve yönetime sunulması,

• Ürün Bazlı Faaliyet: Proje, Etkinlik veya Yayın (Kitapçık, Video, çalıştay...) odaklı çalışmaların planlanması,

• Örnek Uygulamalar: Projelerin, üye STK’lar tarafından uygulanması için tavsiye edilmesi,

• Düzenli Toplantı: Toplantıların periyodik olarak (yüz yüze/online) yapılması,

• Ar-Ge: Çalışma alanları ile ilgili ar-ge faaliyetlerinin yapılması,

• Raporlama: Çalışma alanları ile ilgili rapor hazırlanması ve TGSP Genel Müdür ile paylaşılması

• Aktif Katılımlı Üye: Çalışma kurallarının ve süreçlerin, üyeler ile birlikte belirlenmesi,

• Sürekli İletişim: Yapılan veya yapılacak faaliyetlerle ilgili TGSP Genel Müdür ile iletişim halinde olunması,

• Kurumsal Formlar: TGSP Kurumsal dosyalarının ve görevlerinin vaktinde tamamlanması,

2.5 Birimlerin Performans Değerlendirmeleri

• Birimler, ‘’TGSP Etik ve Denetleme Kurulu’’ ve ‘’TGSP Birim Danışman Üyesi’’

tarafından değerlendirilir ve performans raporları oluşturulur.

• Birimlerde görev alan STK temsilcilerinin performansları raporlanır ve TGSP Yönetiminin uygun göreceği şekilde takdir edilir.

7

2.6 Birimin Adım Adım Yol Haritası

Birimin takip etmesi gereken adım adım dosyaları aşağıda belirtilmiştir.

EKLER

Başkanın Mesajı

• Birim Yönetmeliği EK-1 (B)

• Birim Bilgi Formu EK-2 (B)

• Toplantı Kararları ve Yoklama Takibi EK-3 (B)

• Sunum Şablonu EK-4 (B)

2.7 Birim Proje/Etkinlik/Yayın Süreçleri

Birim yapacağı tüm ‘’Proje’’, ‘’Etkinlik’’ veya ‘’Yayın’’ (Dergi, Kitapçık, Kısa Film…) süreçleri için, aşağıda belirtilen formları sırasıyla takip edilmesi gerekmektedir.

ONAY SÜRECİ

• Proje / Etkinlik Bilgi Formu EK-1 (P)

• Yayın Bilgi Formu EK-2 (P)

• Bütçe Ön Teklif Formu EK-3 (P)

• Sunum Şablonu EK-4 (P)

HAZIRLIK SÜRECİ

• Etkinlik Süreç Yönetimi EK-5 (P)

UYGULAMA SÜRECİ

• Malzeme Teslim Tutanağı EK-6 (P)

DEĞERLENDİRME SÜRECİ

• Detaylı Bütçe Formu EK-7 (P)

• Proje/Etkinlik Değerlendirme Formu EK-8 (P)

• TGSP YK Sunumu EK-9 (P)

• Proje Doküman Arşivleme EK-10 (P)

2.8 Komisyon ve Çalışma Grubu Yapılanması

• Birim için uygulanan tüm şartlar, Komisyon ve Çalışma Grupları için de geçerlidir.

• Komisyon ve çalışma gruplarının oluşması için en az üç (3) STK temsilcisi olması gerekmektedir.