KAT HİZMETLERİ 12.HAFTA
(Kat Hizmetlerinde Planlama)
Kat Hizmetlerinde Planlama
1. Kat Hizmetlerinde Planlama
2. Kat Hizmetlerinde Çalışma Planı Oluşturma 3. Kat Hizmetlerinde Envanter Planlaması
4. Kat Hizmetlerinde İş Gücü Planlaması
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
1. Kat Hizmetlerinde Planlama
Planlama ile hangi işlerin, hangi araç, bütçe ve süreyle, kimler tarafından ne zaman yapılacağı belirlenir. Sahip olunan sınırlı kaynakların en rasyonel kullanımını sağlamaya yönelik olan bu sürecin temelinde, amaçlı, bilinçli ve sistemli bir eylem yatmakta, bir veya birden fazla amaç tespit edilerek bunlara ulaşmak için gerekli araç ve yollar önceden belirlenmektedir.
2. Kat Hizmetlerinde Çalışma Planı Oluşturma
Çalışma planı, amaçların gerçekleştirilmesindeki işlerin ne olduğu, ne zaman, nerede, niçin, ne kadar sürede yapılacağının planlanmasıdır. Bu süreçte çalışma planı, işletme kaynakları (finansal, beşerî, teknik, fiziksel) dikkate alınarak her bir alternatifin teknik maliyeti, öngörülen zaman ve amacın gerektirdiği çeşit, nitelik ve uygulanabilirliğinin değerlendirilmesi ile oluşturulur.
2. Kat Hizmetlerinde Çalışma Planı Oluşturma
Çalışma planını oluştururken;
• Kat hizmetleri departmanının sorumluluk alanları nereleridir?
• Temizlik ve bakım için hangi yöntemler kullanılacaktır?
• Kat hizmetleri departmanında kaç kişi çalışacaktır?
• Görev dağılımı nasıl yapılacaktır?
• Ne kadarlık malzeme ihtiyacı olacaktır?
• Ne kadarlık bir bütçe ayrılmalıdır?
• Ne kadar zamanda işler bitirilecektir?
sorularının cevapları araştırılır.
2. Kat Hizmetlerinde Çalışma Planı Oluşturma
Sorumluluk alanları aşağıdaki yerlerin bakım ve temizliğini içerir:
• Odalar Bölümü
• Genel Alanlar
• Rekreasyon Alanları
• Yiyecek içecek alanları
• Toplantı, Ziyafet ve Balo Salonları
• Çalışan Alanları
• Ofisler
• Bakım Atölyeleri
• Çamaşırhane
2. Kat Hizmetlerinde Çalışma Planı Oluşturma
Rutin İşlerin Programlanması
Rutin işler, günlük olan ve yapılan temizliği korumak amacıyla yapılan temizlik programlarıdır. Amaç günlük olarak kirliliği meydana getiren etkenleri ortadan kaldırmaktır.
Rutin işleri iki grupta incelemek gerekir.
• Odalarla ilgili işlerin programlanması
• Genel alanlarla ilgili işlerin programlanması
2. Kat Hizmetlerinde Çalışma Planı Oluşturma
Periyodik İşlerin Programlanması
Periyodik işler, günlük temizlik programları içinde olmayıp ihtiyaç duyuldukça, belirli aralıklarda yapılan temizliktir. Bu işler ihtiyaca ve imkânlara göre haftalık, aylık veya sezonluk planlanabilir.
3. Kat Hizmetlerinde Envanter Planlaması
Envanter planlaması, kat hizmetleri departmanının sorumluluk alanında yer alan bölümlerin, istenilen kalitede ve zamanda düzenlenmesini sağlayacak temizlik malzemelerinin belirlenmesi için yapılan çalışmalardır. Bu bilgilere dayanarak, temizlenecek alanlarda kullanılacak çeşitli temizlik malzeme ve maddeler için cins ve miktar olarak bir “envanter listesi” oluşturulur. Bu envanter listeleri her alan için ayrı ayrı oluşturulabilir ve her türlü malzeme ve ekipmanın isimleri, özellikleri ve ihtiyaç duyulan miktarın belirlenmesi gerekir.
3. Kat Hizmetlerinde Envanter Planlaması
Temizlik envanter ögeleri, dönüşümlü ve dönüşümsüz şekilde gruplandırılabilir:
• Dönüşümlü malzemeler
• Dönüşümsüz malzemeler
Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da temizlik malzemelerinin bazıları (havlu ve yastık kılıfı gibi) hizmet verilebilen kişi sayına göre planlanırken, bazı malzemeler (tuvalet kâğıdı, şampuan gibi) oda sayısına göre hesaplanmalıdır.
Envanter Planlaması Çizelgesi
Temizlik Türü Sıklık Kullanılan Malzeme Yatakların yapılması Günlük Yatak Takımı
Banyo Temizliği Günlük Deterjan
Odaların Tozunun Alınması Günlük Bez, Elektrik Süpürgesi Oda Kapılarının Temizliği Haftalık Toz bezi
Yatak Altlarının Temizlenmesi Haftalık Elektrik Süpürgesi
Camların Silinmesi Haftalık Camsil
Balkonların Yıkanması Haftalık Su
Kirli Duvarların Silinmesi Haftalık Sıvı Deterjan Asansörlerin Temizlenmesi Haftalık Sıvı Deterjan
Cilalama Aylık Cila
Tül Perdelerin Yıkanması Aylık Çamaşır Deterjanı Kalın Perdelerin Yıkanması Sezonluk Kuru Temizlik
Koltukların Yıkanması Sezonluk Kuru Temizlik
4. Kat Hizmetlerinde İş Gücü Planlaması
İş gücü çizelgesi işletmelerin ürün üretimini ve hizmetlerini sağlayabilmek için gereken en az işçi sayısını ve personelin çalışma saatlerini planlama sürecidir. İş gücü çizelgesi ile
“İşin istenilen kalitede yapılabilmesi için kaç personele ihtiyaç vardır? sorusuna cevap aranır. Gerekenden fazla iş gücü bulundurmak maliyetleri artırırken, gerekenden daha az iş gücü bulundurmak ise işlerin aksamasına ve iş kaybına neden olur. Optimum iş gücü ihtiyacını belirlemek ve iş gücü ile talebi dengede tutmak için iş gücü çizelgesi kullanılır.
4. Kat Hizmetlerinde İş Gücü Planlaması
Kat hizmetleri yöneticisi için iş gücü çizelgeleme planlamasını zorlaştıran bazı unsurlar vardır. Bunlar;
• Talebin kısa vadede çok fazla dalgalanması,
• Haftanın 7 günü hizmet verilmesi,
• İnsan performansının stoklanamaması,
• Konuk memnuniyetinin önemli olması,
• Personel sayısındaki azalmanın hizmet kalitesini kötüleştirebilmesi,
• İş gücünün farklı sürelere ve farklı başlama-bitiş saatleri olan vardiyalara atanmak zorunda kalınmasıdır.
4. Kat Hizmetlerinde İş Gücü Planlaması
İş gücü planlamasında süreç şu aşamalardan oluşur:
• İşin tanımlanması,
• İş gücü miktarını ve özelliklerini etkileyen faktörlerin belirlenmesi,
• Çalışanların performanslarının zaman içinde değişip değişmediğinin belirlenmesi,
• Değişimlerden sonra ortaya konabilecek iş miktarlarının tahmin edilmesi;
• Çalışma süresinin tanımlanması.
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
Performans standardı planlaması, işletmenin daha önce belirlemiş olduğu kaliteye uygun, düzen, temizlik ve bakım programlarının ana hatları ile planlanmasıdır. İşlerin nasıl, ne zaman ve ne sıklıkta yapılacağını belirlemek planlama kapsamına girer.
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
Planlamada dikkat edilecek unsurlar:
• Tüm faaliyetler diğer departmanlarla uyumlu olacak şekilde belirli bir sıra takip edecek şekilde planlanmalıdır.
• Konuk odalarında temizlik ve düzeninin sürekliliği için her eşyanın nerede duracağından, temizliğe nasıl başlanacağına kadar bütün işlemler detaylandırılarak planlanmalıdır.
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
• Gerekli temizlik malzeme ve ekipman, hizmet türüne uygun olarak önceden belirlenmelidir.
• Departman bütçesi, kullanılan enerji, iş gücü ve parasal kaynakların en uygun şekilde kullanımı dikkate alınmalıdır.
• Konukların rahatsız edilmemesi için hangi saatlerde temizlik yapılacağı, hangi alandan başlanacağı gibi hususları içeren zamansal ve mekânsal planlamalar yapılmalıdır.
Konuk Odaları Temizlik Aşamaları İş Programı
Konuk Odaları Temizlik Aşamaları
1 Konukların odasına girildiğinde kapı açık bırakılır ve kapıya,
“Housekeeping” levhası asılır.
2 Bütün elektrikler kontrol amacıyla yakılır 3 Perde ve pencereler açılır, oda havalandırılır.
4 Odadaki eşyalarda herhangi bir noksanlık ve bozukluk olup olmadığı gözden geçirilir.
5 Konuklara ait şahsi eşyalar düzeltilir.
6 Yatak takımları, kirli havlu ve çamaşırlar vs. toplanır.
7 Eğer oda banyolu ise bu zamanda banyo temizliği yapılırken yatağın havalandırılması temin edilir.
8 Yerler süpürülür ve temizlenir.
9 Sigara tablaları boşaltılıp temizlenir.
Konuk Odaları Temizlik Aşamaları İş Programı
Konuk Odaları Temizlik Aşamaları
10 Çöp sepeti boşaltılıp temizlenir ve altına yeni bir kağıt veya naylon poşet konulur.
11 Odanın içinde lavabo bulunuyorsa, raf ve lavabo iyice temizlenir.
12 Konukların yatağı usulüne göre yapılır.
13 Yerler silinir.
14 Mobilya ve eşyaların tozlan alınır.
15 Odanın temizliği son bir defa daha gözden geçirilir ve gerekli kontroller yapılarak oda kontrol raporu doldurulur.
16 Bütün pencereler kapatılır ve elektrikler söndürülür.
17 Oda kapısı kilitlenir.
18 Kapının dış tarafı ve çevresinin tozu alınır.
19 Kapıya asılmış bulunan “Housekeeping” levhası kaldırılır.
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
Bu programlarda ana hatlarıyla şu bilgilere yer verilmelidir:
• Temizlik adımları – (Örnek: İlk adım ... "eldiven giyin")
• Her temizlik adımının ayrıntılı açıklaması – (Örnek: tüm kir ve lekeleri çıkararak dairesel bir hareketle mavi bir bez kullanarak klozeti silin.)
• Herhangi bir temizlik maddesinin kesin ölçümleri – (Örnek:
2 ml dezenfektan ekleyin)
• Her adım için zamanlamalar – (Örnek: bu adım bir dakika sürecektir.)
• Sağlık ve Güvenlik bilgisi – (karıştırmadan önce, etiket üzerindeki uyarıları okuyunuz.)
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
Her görev için bir standarda sahip olmanın bazı avantajları vardır. Bu avantajlardan şu şekilde sıralanabilir:
• Özel talimatlar çalışanı yönlendirir, hataları en aza indirir.
• Denetim otoriteleri için kontrol aracı olarak kullanılabilir.
• Farklı dillerde hazırlanması yabancı çalışanlar açısından kolaylık sağlar.
• Doğru maliyet kontrolü, daha iyi bir finansal kontrol sağlar.
• Gelişmiş kalite kontrolü için temizlik analizi sağlar.
• Yeni çalışanlar için bir eğitim belgesi olarak kullanılabilir.
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
Verimlilik standartları oluşturmada iş analizlerinden yararlanılır. “İş analizi”, işin yapıldığı ortam ve ortam koşulları, tehlikeleri, kullanılan araç ve teçhizatlar ile ilgili işe ilişkin gerekli bilgilerin toplanması çabasıdır. Bu bilgileri edinmek için gözlem yapılabilir. Ancak gözlem, genel bir bilgi verse de tek başına yeterli olmayacaktır. Bu nedenle anket, mülakat gibi diğer yöntemlerden de yararlanılabilir. Yönetici daha önceden sektörde yapılmış iş tanımları ve iş analizlerinden de yararlanabilir.
5. Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
Uluslararası standartlara göre konuk odalarının temizlenme süreleri aşağıda verilmektedir:
• Tek kişilik konuk odası (Yatak yapma dâhil) ortalama 12 dakikada
• Çift kişilik konuk odası (Yatak yapma dâhil) ortalama 20 dakikada
• Normal sabah temizliği (Her oda için) 5 dakikada yapılır.
Verimlilik Standardını Belirleme Aşamaları
1. Aşama:
Belirlenen kalitede iki yataklı (twin bed) bir otel odasının ne kadar sürede hazırlanacağı araştırılır. Bunun için, ortalama üç kat görevlisinin iki yataklı (twin bed) bir odayı yapması ile ilgili süre birkaç kez ayrı ayrı izlenir.
Yapılan gözlemler sonucunda bulunan üç farklı sürenin ortalaması alınır. Hesaplanan normal zamana % 20' lik pay gözlem, araç ve gereç kişisel nedenlerle ortaya çıkan gecikmeler payı olarak eklenir.
Standart sürenin oda temizliğine dağılımı yapılır.
Verimlilik Standardını Belirleme Aşamaları
2. Aşama:
Toplam çalışma süresini belirlemek.
3. Aşama:
Net çalışma süresini belirlemek 4. Aşama:
Belirlenen oda yapım süresine göre günlük departman verimlilik standardını belirlemek.
Verimlilik Standardını Belirleme Aşamaları
Verimlilik standartları oluşturulurken insan kaynakları departmanı ile koordinasyon önemlidir. Çalışanların işe alınmalarından, işten ayrılmalarına kadar geçen süre içerisinde çalışanların eğitimleri, performans değerlendirmeleri gibi birçok konuda verimlilik standartları yol gösterici olacaktır. Bu nedenle verimlilik standartları oluştururken çalışanların bilgi ve becerisine uygun programlar yapılmalıdır.
