BİLGİ MERKEZLERİ YÖNETİMİ
BİLGİ MERKEZLERİNDE ORGANİZASYON
Organizasyon yapısı
Yönetimin planlama ve organizasyon (örgütlenme ya da düzenleme) işlevleri arasında yakın bir bağlantı vardır.
Yöneticiler;
ilk olarak, örgütün amaç ve hedeflerini belirlemek için plan yapar,
ardından, organizasyonun stratejik hedeflerine ulaşmasını sağlayacak bir yapı için örgütlenirler.
Organizasyon yapısı, bir organizasyonun başarılı olabilmesi için
önemli bir unsurdur. Çünkü hem yöneticilerin hem de yönetici
olmayanların örgütlenme işlevini anlamalarını sağlamaktadır. Tüm
çalışanlar bir organizasyon yapısı içinde çalışırlar ve organizasyonun
yapısının bilinmesi bu nedenle önemlidir.
Organizasyon yapısı – Dikey Örgüt Yapısı
Organizasyonlarının çoğu günümüzde hızla değişen ortamlarla karşı karşıyadır ve bunun sonucu olarak yapılarını değiştirmeleri gerekebilmektedir. Bir yönetim fonksiyonu olarak organize bir anlayış, çalışanların hem şu an içinde çalışmakta oldukları organizasyonu hem de yarın istihdam edilebilecek olan organizasyonun yapısını anlamasına yardımcı olur.
Örgütlenme, bir örgüte şekil ve yapı sağlamaktadır. Örgütlenme, yapılması gereken tüm görevleri belirlemeyi ve bunların nasıl ve kim tarafından yapılacağına karar vermeyi içerir.
Yönetimin klasik bakış açısında, örgütsel yapı kalıcı bir varlık olarak görülmekteydi. Örgütlerin hiyerarşik olarak düzenlenmiş istikrarlı yapılar olduğu ve hiyerarşinin en üstündeki bireylerden alt tabandaki sorumlu kişilere doğru düzgün bir biçimde akan güç olduğu söylenmekteydi.
Dikey hiyerarşide keskin işbölümleri, standartlaştırma konusuna yoğunlaşma,
kontrol takıntısı ve personel işlevlerinin genel olarak değerlendirilmesi gibi yöntemler
bulunmaktadır ve bu yüzden yönetimin en iyi yollarından biri olarak düşünülmekteydi.
Organizasyon yapısı – Yassı Örgüt Yapısı
Son yıllarda örgüt yapısı yeniden düşünülmeye başlanmıştır. Daha etkin ve etkili organizasyonlar olmaya çalışıldığında, yapılar da değişmeye başlamıştır.
Hiyerarşi, orta yönetici katmanının kaldırılmasıyla düzleştirilmiştir.
Öne sürülen bu yeni organizasyon modeli esnek ve değişime açıktır.
Diğer modele göre az sayıda resmi hiyerarşiye sahiptir.
İşlevler ve birimler arasında esnek sınırlar vardır.
Bu yeni örgütsel yapıların birçoğunda, belirli bir görev için yarı-kalıcı veya kalıcı ekipler kullanılmaktadır.
Bu yeniden düşünmenin önemli kısmı, özellikle rekabetin artmasından,
organizasyonlarda bilgisayarlı bilgilerin öneminin artmasından, çevredeki hızlı
değişimlerden kaynaklanmaktadır.
Organizasyon yapısı
Kütüphanelerin yeniden yapılandırılması için ek bir neden de, dermelerinin basılı ortamdan elektronik ortama doğru yaşadığı geçiştir.
Kaynaklara erişmek için bir zamanlar kütüphaneye gelmek zorunda olan kullanıcılar, artık kütüphanenin içindeki ve dışındaki elektronik ağlar sayesinde materyallerin çoğuna erişebilmeyi beklemektedirler. Bu sebeple, basılı kaynaklara yerinde erişim sağlamak üzere yapılandırılmış olan kütüphanelerin, örgütsel kalıplarını değiştirmeleri gerekliliği ortaya çıkmıştır.
Yeni ve melez kütüphaneler için hangi örgüt yapısı en uygunudur? Bu
sorunun belli bir cevabı yoktur ve her organizasyon amacına uygun olarak
ortaya çıkan zorunluluğa cevap verecek şekilde yeniden yapılandırmanın
bir yolunu aramaya başlamıştır.
ORGANİZASYONUN TANIMI
Organizasyon kavramı;
-Örgüt
-Örgütlenme
Örgütlenme, bir süreç ya da işlem ; Örgüt, bu süreç ya da işlem sonucu oluşan yapı/bir varlık.
ÖRGÜT : Ortak çaba harcayarak bir işi başarmak için bir araya gelen ve her birinin bir faaliyet bütünü içinde belirli görev, sorumluluk ve yetkileri bulunan bireyler ya da gruplar arasındaki ilişkileri temsil eden yapıdır.
ÖRGÜTLENME : Planlanan amaçları başarmak için gerekli özel faaliyetleri
tanımlamayı, tanımlanan faaliyetleri mantıksal bir yapı içinde gruplandırmayı, bu
faaliyetleri gerçekleştirebilmek için belirlenen görevlere personel atamayı,
bireysel ve grup çalışmalarının eşgüdümünü sağlamayı içeren bir süreçtir.
Kütüphane yöneticisi bu süreç içerisinde
Belirlediği kütüphane amaç ve hedeflerine ulaşmak için, bilgi kaynaklarına ilişkin derme oluşturma, geliştirme ve yararlandırma gibi faaliyetleri tanımlar;
Tanımlanan faaliyetleri sağlama, kataloglama, süreli yayınlar, danışma ve ödünç verme gibi mantıksal bir yapı içinde gruplandırır.
Yönetici, kütüphane işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için kütüphanenin
büyüklüğüne göre kadro oluşturabilir ve bu kadroya ek olarak bölümler arası
eşgüdümü sağlayacak orta kademe yöneticileri görevlendirebilir.
ORGANİZASYON SÜRECİNİN AŞAMALARI
Yapılacak İşlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması
Planlama sürecinde öngörülen işleri en az emek ve giderle yapabilecek bir biçimde bölmek, sıralamak, düzenlemek için örgütlenmeye ihtiyaç vardır. ÖR:
Görsel işitsel bölümde ihtiyaç duyulan CD, DVD, Flash bellek gibi kaynakların seçilmesi, sağlanması ve demirbaş kayıtlarının yapılması işlemleri Sağlama Bölümüne aittir.
İşgörenlerin Belirlenip atanması
Yapılacak olan işlere bunları yapabilecek nitelikte personelin sağlanmasıdır.
Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi
Personelin gereksinim duyduğu ve işlerin yapılması için gerekli olan fiziksel
etmenlerin belirlenip sağlanmasıdır. ÖR: Bilgisayarlar, mikrofilm okuyucuları,
tarayıcılar, RFID teknolojisiyle geliştirilen ödünç verme, etiket düzenleme, raf
okuma ve güvenlik sistemleri…
BİLGİ MERKEZLERİNDE ÖRGÜTSEL YAPI
Bilgi merkezlerinde örgütlenme ilkeleri
