EK 1 HASSAS GÖREV TESPİT FORMU
HARCAMA BİRİMİ: ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ
ALT BİRİM: ERASMUS KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ, MEVLANA KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ, FARABİ KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Sıra
No Hizmetin/Görevin Adı
Riskler (Hassas Görevler)
Risk Düzeyi** Kontroller/ Tedbirler
Görevi Yürütecek Personelde Aranacak
Kriterler
1
Harcama Yetkililiği
-Ödenek üstü harcama yapılması,
-Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması, -Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak
gerçekleştirilmemesi
Yüksek
-Ödeneklerin
kullanılan sistemlerle kontrolünün
yapılması,
-Gelen taşınır talepleri doğrultusunda gerçek ihtiyaçların
giderilmesi, -Yapılacak
harcamaların ilgili mevzuatlar çerçevesinde gerçekleştirilmesinin sağlanması
-Lisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hâkim olma,
2 Gerçekleştirme Görevliliği
-Ödeme emri belgesinin usulüne uygun
düzenlenmemesi
Yüksek -Her evrakın ödenmesi
aşamasında ilgili mevzuat hükümlerine
-Lisans/Önlisans mezunu olma,
-Ödeme emri belgesi üzerinde ön mali kontrol yapılmaması
uygunluk kontrolü yapmak.
-Görevle ilgili mevzuata hâkim olma,
3 Taşınır Kayıt Yetkililiği
-Taşınır kayıtlarının tutulması ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin zamanında düzenlenmemesi, -Kamu zararının oluşmasına neden olma,
Yüksek
-Taşınır kayıtlarına ilişkin belge ve cetvellerin zamanında düzenlenmesinin sağlanması,
-Taşınırların ilgililere zimmet fişi ile teslim edilmesi.
-Lisans/Önlisans mezunu olma,
-Görevle ilgili mevzuata hâkim olma,
4 Taşınır Kontrol Yetkililiği
-Taşınırların teslim alınmaması, -Korunmasının sağlanamaması, -Yerine zamanında teslim edilmesinin sağlanamaması, -Taşınırların kişilerin şahsi işlerinde kullanılması,
Orta
-Teslim alınan taşınırların korunmasının sağlanması.
-Lisans/Önlisans mezunu olma,
-Görevle ilgili mevzuata hâkim olma,
5
Bütçe hazırlık çalışmaları iş ve işlemleri
-Fakülte bütçe teklifinin birim ihtiyaçlarının altında kalması, -Bütçe ödeneklerinin ihtiyaçlara/gider kalemlerine sağlıklı dağıtılamaması.
Orta
-Birim ihtiyaçlarının önceden tahmin edilmesi, -Bütçe gelir
tahminlerinin geçmiş dönemlerde
incelenerek gerçekçi yapılması,
-Ödeneklerin bütçe tertiplere dağıtımında ödenek dağıtım anahtarlarının kullanılması.
-Lisans/Önlisans mezunu olma,
-Görevle ilgili mevzuata hâkim olma,
6
İç Kontrol Sistemi
-İç Kontrol Sistemi ve Standartları
İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan ve tamamlanma tarihleri belirtilen çalışmaların yeterince
anlaşılamaması
Orta
İç Kontrol Standartları Uyum Eylem
Planındaki faaliyetlere dair çalışmaların birim bazında takip edilerek gereken
bilgilendirmenin yapılması.
-Lisans/Önlisans mezunu olma,
-Görevle ilgili mevzuata hakim olma,
7 İdare Faaliyet Raporu
-Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberine göre hazırlanan Birim Faaliyet Raporlarının yasal öneminin Harcama Yetkilisince
Orta
Birim Faaliyet Raporları
düzenlenerek ilgili birime bildirilmesi ve arşivlenmesi.
-Lisans/Önlisans mezunu olma
yeterince anlaşılamaması,
-Birim Faaliyet
Raporlarına eklenmesi gereken “İç Kontrol Güvence Beyanını”nın imzalanmaması.
-Görevle ilgili mevzuata hâkim olma
8 Stratejik Plan
-Kalkınma planı, orta vadeli program ve orta vadeli mali planın dikkate alınmaması
Yüksek
Birim Stratejik Planın incelenerek gerekli
bilgilendirmenin yapılması
-Lisans mezunu olma -Görevle ilgili mevzuata hâkim olma
9
Performans Programı
-Performans
Programında hedefler belirlenirken stratejik plan-bütçe
bağlantısının kurulamaması, -Programda
belirlenen hedeflerin gerçekçi
seçilememesi.
Yüksek
Programda hedef belirleme sürecinde ilgili harcama birimleri ile işbirliğinin
sağlanması Somut ve sayısal verilerle ifade
edilebilecek hedeflerin seçilmesi
-Lisans mezunu olma -Görevle ilgili mevzuata hâkim olma
10
Birim Web Sitesinin Güncellenmesi
İtibar kaybı, gerekli duyuru ve reklamın
yapılamaması Yüksek
Birim Web Sitesinin güncellenmesi, veri duyuru
atılması vb.
işlemleri sadece web sitesinden
Lisans/Önlisans mezunu olma,
-Görevle ilgili mevzuata hakim olma,
sorumlu olan personel tarafından yapılması,
11 Gelen giden evrakları titizlikle takip edip, ebys dağıtımını sağlamak
Evrak ve ilgili iş
takibinin yapılamaması, eksik yapılması,
koordinasyon eksikliği
Yüksek Evrakların takibi
Lisans/Önlisans mezunu olma,
-Görevle ilgili mevzuata hakim olma,
HAZIRLAYAN Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu
ONAYLAYAN
Doç. Dr. Derman Vatansever Bayramol
* … Şube Müdürlüğü
** Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir
EK 2 HASSAS GÖREV ENVANTERİ
HARCAMA BİRİMİ: ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ Sıra
No Hassas Görevler Görevin
Yürütüldüğü Birim*
Sorumlu Birim Amiri**
Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları
1 Harcama Yetkililiği
Uluslararası İlişkiler Ofisi - Erasmus Kurum
Koordinatörlüğü - Mevlana Kurum
Koordinatörlüğü - Farabi Kurum
Koordinatörlüğü
Sırasıyla
- Dr. Öğr. Üyesi Tolga Öztürk - Öğr. Gör.
Gökhan Soyşekerci - Doç. Dr. Serdar
Bulut
Ödenek üstü harcama yapılması
Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması,
Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak
gerçekleştirilmemesi.
2 Gerçekleştirme Görevliliği
Uluslararası İlişkiler Ofisi - Erasmus Kurum
Koordinatörlüğü - Mevlana Kurum
Koordinatörlüğü - Farabi Kurum
Koordinatörlüğü
Sırasıyla
- Dr. Öğr. Üyesi Tolga Öztürk - Öğr. Gör.
Gökhan Soyşekerci - Doç. Dr. Serdar
Bulut
Ödeme emri belgesinin usulüne uygun düzenlenmemesi,
Ödeme emri belgesi üzerinde ön mali kontrol yapılmaması.
3 Taşınır Kayıt Yetkililiği
Erasmus Kurum Koordinatörlüğü
Dr. Öğr. Üyesi Tolga
Öztürk Taşınır kayıtlarının tutulması ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin zamanında düzenlenmemesi,
Kamu zararının oluşmasına neden olma,
4 Taşınır Kontrol Yetkililiği
Erasmus Kurum Koordinatörlüğü
Dr. Öğr. Üyesi Tolga Öztürk
Taşınırların teslim alınmaması,
Korunmasının sağlanamaması,
Yerine zamanında teslim edilmesinin sağlanamaması,
Taşınırların kişilerin şahsi işlerinde kullanılması,
5 Bütçe hazırlık çalışmaları iş ve işlemleri.
Uluslararası İlişkiler Ofisi - Erasmus Kurum
Koordinatörlüğü - Mevlana Kurum
Koordinatörlüğü - Farabi Kurum
Koordinatörlüğü
Sırasıyla
- Dr. Öğr. Üyesi Tolga Öztürk - Öğr. Gör.
Gökhan Soyşekerci - Doç. Dr. Serdar
Bulut
Öğrenci başvurularındaki artışın hesaplanarak bütçe başvurusunda bulunulması
Bütçe ödeneklerinin gider kalemlerine sağlıklı dağıtılamaması, katılımcıların maksimum fayda edinebilmesi
6 İç Kontrol Sistemi
-İç Kontrol Sistemi ve Standartları
Uluslararası İlişkiler Ofisi Doç. Dr. Derman Vatansever Bayramol
İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan ve tamamlanma tarihleri belirtilen çalışmaların yeterince anlaşılamaması.
7 İdare Faaliyet Raporu
Uluslararası İlişkiler Ofisi Doç. Dr. Derman Vatansever Bayramol
Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberine göre hazırlanan Birim Faaliyet
Raporlarının yasal öneminin Harcama Yetkilisince yeterince anlaşılamaması,
Birim Faaliyet Raporlarına eklenmesi gereken “İç Kontrol Güvence
Beyanını”nın imzalanmaması.
8 Stratejik Plan
Uluslararası İlişkiler Ofisi Doç. Dr. Derman Vatansever Bayramol
Kalkınma planı, orta vadeli program ve orta vadeli mali planın dikkate
alınmaması
9 Performans Programı
Uluslararası İlişkiler Ofisi Doç. Dr. Derman Vatansever Bayramol
Performans Programında hedefler belirlenirken stratejik plan-bütçe bağlantısının kurulamaması,
Programda belirlenen hedeflerin gerçekçi seçilememesi.
10
Birim Web Sitesinin Güncellenmesi
Uluslararası İlişkiler Ofisi - Erasmus Kurum
Koordinatörlüğü - Mevlana Kurum
Koordinatörlüğü - Farabi Kurum
Koordinatörlüğü
Sırasıyla
- Dr. Öğr. Üyesi Tolga Öztürk - Öğr. Gör.
Gökhan Soyşekerci - Doç. Dr. Serdar
Bulut
İtibar kaybı, gerekli duyuru ve reklamın yapılamaması
11 Gelen giden evrakları titizlikle takip edip, ebys dağıtımını sağlamak
Uluslararası İlişkiler Ofisi Doç. Dr. Derman
Vatansever Bayramol Evrak ve ilgili iş takibinin yapılamaması, eksik yapılması, koordinasyon eksikliği
ONAYLAYAN
Doç. Dr. Derman Vatansever Bayramol
* Bu bölüme, … Şube Müdürlüğü yazılacaktır.
** Bu bölüme … Şube Müdürü yazılacaktır.
HASSAS GÖREVLER LİSTESİ
İlk Yayın Tarihi : ../../2020 Güncelleme Tarihi : -
İçerik Revizyon
No :
Sayfa No :
Birimi: ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ
Alt Birimi: ERASMUS KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ, MEVLANA KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ, FARABİ KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Hassas Görevler
Hassas Görevi Olan Personel Unvan/Ad-
Soyad
Risk Düzeyi** Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu
Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya
Kontroller)
Harcama Yetkililiği Dr. Öğr. Üyesi Tolga
Öztürk Yüksek
Ödenek üstü harcama yapılması
Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması,
Bütçelerden bir giderin
yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilme mesi.
-Ödeneklerin kullanılan sistemlerle kontrolünün yapılması,
-Gelen taşınır talepleri doğrultusunda gerçek ihtiyaçların giderilmesi,
-Yapılacak harcamaların ilgili mevzuatlar çerçevesinde gerçekleştirilmesinin sağlanması
EK 3
Harcama Yetkililiği Öğr. Gör. Gökhan
Soyşekerci Yüksek
Ödenek üstü harcama yapılması
Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması,
Bütçelerden bir giderin
yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilme mesi.
-Ödeneklerin kullanılan sistemlerle kontrolünün yapılması,
-Gelen taşınır talepleri doğrultusunda gerçek ihtiyaçların giderilmesi,
-Yapılacak harcamaların ilgili mevzuatlar çerçevesinde gerçekleştirilmesinin sağlanması
Harcama Yetkililiği Doç. Dr. Serdar Bulut Yüksek
Ödenek üstü harcama yapılması
Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması,
Bütçelerden bir giderin
yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilme mesi.
-Ödeneklerin kullanılan sistemlerle kontrolünün yapılması,
-Gelen taşınır talepleri doğrultusunda gerçek ihtiyaçların giderilmesi,
-Yapılacak harcamaların ilgili mevzuatlar çerçevesinde gerçekleştirilmesinin sağlanması
Gerçekleştirme
Görevliliği Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu Yüksek
Ödeme emri belgesinin usulüne uygun düzenlenmemes i,
Ödeme emri belgesi üzerinde ön mali kontrol yapılmaması.
-Her evrakın ödenmesi aşamasında ilgili mevzuat hükümlerine uygunluk kontrolü yapmak.
Gerçekleştirme
Görevliliği Öğr. Gör. Koray Kaya Yüksek
Ödeme emri belgesinin usulüne uygun düzenlenmemes i,
Ödeme emri belgesi üzerinde ön mali kontrol yapılmaması.
-Her evrakın ödenmesi aşamasında ilgili mevzuat hükümlerine uygunluk kontrolü yapmak.
Taşınır Kayıt Yetkililiği Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu Yüksek
Taşınır kayıtlarının tutulması ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin zamanında düzenlenmemes i,
Kamu zararının oluşmasına neden olma,
-Taşınır kayıtlarına ilişkin belge ve cetvellerin zamanında düzenlenmesinin sağlanması,
-Taşınırların ilgililere zimmet fişi ile teslim edilmesi.
Taşınır Kontrol
Yetkililiği Öğr. Gör. Koray Kaya
Orta
Taşınırların teslim alınmaması,
Korunmasının sağlanamaması,
-Teslim alınan taşınırların korunmasının sağlanması.
Yerine zamanında teslim edilmesinin sağlanamaması,
Taşınırların kişilerin şahsi işlerinde kullanılması,
Bütçe hazırlık çalışmaları iş ve işlemleri.
Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu Orta
Fakülte bütçe teklifinin birim ihtiyaçlarının altında kalması,
Bütçe
ödeneklerinin ihtiyaçlara/gider kalemlerine sağlıklı
dağıtılamaması.
-Birim ihtiyaçlarının önceden tahmin edilmesi,
-Bütçe gelir tahminlerinin geçmiş dönemlerde incelenerek gerçekçi yapılması,
-Ödeneklerin bütçe tertiplere dağıtımında ödenek dağıtım anahtarlarının kullanılması.
İç Kontrol Sistemi -İç Kontrol Sistemi ve Standartları
Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu
Orta
İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan ve tamamlanma tarihleri belirtilen çalışmaların yeterince anlaşılamaması.
İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planındaki faaliyetlere dair çalışmaların birim bazında takip edilerek gereken bilgilendirmenin yapılması.
İdare Faaliyet Raporu
Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu Orta
Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberine göre hazırlanan Birim Faaliyet
Raporlarının yasal öneminin
Birim Faaliyet Raporları düzenlenerek ilgili birime bildirilmesi ve arşivlenmesi.
Harcama Yetkilisince yeterince anlaşılamaması,
Birim Faaliyet Raporlarına eklenmesi gereken “İç Kontrol Güvence Beyanını”nın imzalanmaması.
Stratejik Plan Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu Yüksek
Kalkınma planı, orta vadeli program ve orta vadeli mali planın dikkate alınmaması
Birim Stratejik Planın incelenerek gerekli bilgilendirmenin yapılması
Performans Programı
Öğr. Gör. Eren İrfanoğlu Yüksek
Performans Programında hedefler belirlenirken stratejik plan- bütçe
bağlantısının kurulamaması,
Programda belirlenen hedeflerin gerçekçi seçilememesi.
Programda hedef belirleme sürecinde ilgili harcama birimleri ile işbirliğinin sağlanması
Somut ve sayısal verilerle ifade edilebilecek hedeflerin seçilmesi
Birim Web Sitesinin Güncellenmesi
Öğr. Gör. Eren
İrfanoğlu Yüksek
İtibar kaybı, gerekli duyuru ve reklamın yapılamaması
Birim Web Sitesinin güncellenmesi, veri duyuru
atılması vb. işlemleri sadece web sitesinden sorumlu olan personel tarafından yapılması,
Birim Web Sitesinin Güncellenmesi
Öğr. Gör. Koray Kaya
Yüksek
İtibar kaybı, gerekli duyuru ve reklamın yapılamaması
Birim Web Sitesinin güncellenmesi, veri duyuru
atılması vb. işlemleri sadece web sitesinden sorumlu olan personel tarafından yapılması,
Birim Web Sitesinin Güncellenmesi
Öğr. Gör. Diren Doğan
Yüksek
İtibar kaybı, gerekli duyuru ve reklamın yapılamaması
Birim Web Sitesinin güncellenmesi, veri duyuru
atılması vb. işlemleri sadece web sitesinden sorumlu olan personel tarafından yapılması,
Gelen giden evrakları titizlikle takip edip, ebys dağıtımını sağlamak
Doç. Dr. Derman
Vatansever Bayramol Yüksek
Evrak ve ilgili iş takibinin yapılamaması, eksik yapılması, koordinasyon eksikliği
Evrakların takibi
