İSTANBUL KEMERBURGAZ ÜNİVERSİTESİ
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
03.09.2015
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
1
İÇİNDEKİLERKonu Sayfa Aralığı
1. SİSTEME GİRİŞ VE DANIŞMAN MENÜLERİ 2 - 29
2. ÖĞRENCİ DERS KAYITLARI 30 - 35
3. DANIŞMAN ONAYLARI 36 - 41
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
2
Şekil 1- Link: campus.kemerburgaz.edu.tr:8000
- Kullanıcı adı : ad.soyad (User ID kısmına adınızı ve soy adınızı arasına nokta koyarak ve Türkçe karakter kullanmadan giriniz. İki adınız var ise, ikisini de yazdıktan sonra nokta koyup soy adınızı yazınız.) - Şifre: Password alanına TC kimlik numaranızı yazıp sisteme giriş yapabilirsiniz.
- Kullanım Dili: Oracle Peoplesoft Campus Solutions programı çoklu dil seçeneği ile kullanılabilen bir program olmakla birlikte, menülerdeki Türkçe dil desteği henüz Oracle tarafından tamamlanmamış olduğu için İngilizce dilini seçerek giriş yapmanız önerilir. Bu doküman İngilizce menülere göre hazırlanmıştır.
- Veri Girişi Dili: Oracle, veritabanında çoklu dildeki verileri desteklemektedir. Sistem veritabanına girişi yapılmış olan her bilginin hem Türkçesi hem İngilizcesi mevcuttur.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
3
Şekil 21. ‘’Advisor Self Service’’ ana ekranını görmektesiniz. Bu alanda Advisor Center başlığı altında ‘’My Advisees’’
ekranı görüntülenmektedir. Danışmanı olduğunuz öğrencileri bu ekranda fotoğrafsız olarak görebilir, ‘’View Student Details’’ alanından öğrencinin akademik ve kişisel bilgilerini görebilirsiniz.
2. Aynı ekranda ‘’Link Photos in List’’ seçili olduğunda ise öğrencilerin fotoğraflarına ulaşabilir ve aynı sayfada yer alan ‘’View Student Details’’ alanından öğrencinin akademik ve kişisel bilgilerine ulaşabilirsiniz. (Bknz: Şekil 3) Bu ekranda bütün öğrencilerinizi görebilmeniz için ‘’View All’’ tıklanmış olmalıdır. Listeyi küçültmek için ise
‘’View 1’’ tıklanabilir.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
4
Şekil 3- Bu listede danışmanı olduğunuz öğrencileri fotoğrafları ile görmektesiniz. Bu ekranda bulunan ‘’Notify’’
kutucuğunu kullanarak öğrencilerinize sistem üzerinden mesaj gönderebilirsiniz. Bu işlemi toplu ya da seçtiğiniz öğrenci/ler için yapabilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
5
Şekil 41. Eğer bir ya da birden fazla öğrenci seçtiyseniz, ‘’notify selected advisees’’ butonunu tıklayınız.
2. Danışmanı olduğunuz bütün öğrencileri seçmek isterseniz, ‘’notify all advisees’’ butonunu tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
6
Şekil 5- Bilgilendirmek istediğiniz öğrencileri seçtikten sonra, aynı ekran üzerinde bulunan ‘’SEND NOTIFICATION’’ butonuna tıklayarak mesaj gönderebilir, TO, CC ve BBC alanlarına yeni e-mail adresleri ekleyebilir, ya da ‘’Return to My Advisees’’ Linkini tıklayarak danışmanı olduğunuz öğrencilerin listesine geri dönebilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
7
Şekil 6- Danışmanı olduğunuz öğrencilerin Akademik bilgilerine ulaşmak, kişisel bilgilerini görüntülemek için
‘’Wiew Student Details’’ linkini tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
8
Şekil 7- ‘’View student details’’ linki tıklantıktan sonra ‘’Advisee Student Center’’ sayfasına ulaşılır. Bu sayfa öğrencilerin akademik bilgilerinin yanı sıra iletişim ve kişisel bilgilerine ulaşılabilen alandır. Başka bir öğrencinin sayfasına hızlı bir şekilde geçiş yapmak için ‘’Change Advisee’’ menüsü içerisinden bir öğrenci seçip, ‘’change’’ butonu tıklanmalıdır.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
9
Şekil 81.
Bu ekranda bulunan ‘’Holds’’ menüsünde öğrencinin üzerinde herhangi bir yükümlülük olup olmadığını görebilirsiniz. Yukarıdaki örnekte öğrencinin üzerinde herhangi bir yükümlülük bulunmamaktadır. (No holds)Tuition fee still needs to be paid: Öğrenim ücretini yatırmamış öğrenciler için görünür.
Disciplinary Record: Disiplin cezası: ( uyarı, kınama, uzaklaştırma) alan öğrenciler için görünür.
Eğer öğrencinin üzerinde herhangi bir yükümlülük varsa, ‘’Detail’’ linkine tıklanırsa bu yükümlülükler ile ilgili detaylı bilgiye ulaşılabilir.
2.
Advisor menüsünde öğrencinin danışman bilgileri görüntülenir.3.
Bu menüye tıklandığında karşınıza 3 seçenek çıkacaktır;- Academic Requirements: Bu seçenek seçilip ok işareti tıklandığında öğrencinin program bilgilerine ( eğer varsa çift anadal, yandal) ulaşabilirsiniz. Bu ekranda öğrencinin ilk döneminden son dönemine kadar sorumlu olduğu programın/programların müfredatı görünür. Öğrencinin aldığı dersleri ve notları ve genel not ortalamasını, ileride alması gereken dersleri bu alanda görebilirsiniz.
- Course History: Bu seçenek tıklandığında öğrencinin o ana kadar almış oldıuğu bütün dersleri ve notlarını görebilirsiniz.
- Grades: Bu seçenek tıklandığında öğrencinin belirli bir dönemde aldığı dersleri (dönem seçilebilir), notları ve not ortalamasını görüntüleyebilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
10
- Bu alanda öğrencinin devam ettiği dönem içerisinde üzerinde bulunan dersleri görebilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
11
Şekil 9- ‘’Weekly Schedule’’ tıklandığında öğrencinin haftalık ders programı görüntülenecektir.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
12
Şekil 10- Haftalık ders programındaki Şekil 12’de gösterildiği gibi görüntülenecektir. Eğer bu programda bir çakışma meydana gelirse, bu çakışma kırmızı ile renklendirilir.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
13
Şekil 11- Öğrencinin ‘’Shopping Cart’’ ekranına attığı dersleri görebilmek için bu linki tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
14
Şekil 12- Shopping Cart’a eklenmiş olan dersler öğrenci tarafından o dönem için alınması planlanmış olan derslerdir. Bir dersin Shopping Cart ekranında görünmesi o derse kesin kayıt olunduğu anlamına gelmez. Öğrenciler derse kesin kayıtlarını gerçekleştirebilmek için kendi ekranlarında görünecek olan
‘’NEXT’’ butonunu tıklamalı ve ‘’FINISH ENROLLING’’ butonunu tıklayarak derslerine kesin kayıtlarını gerçekleştirmelidirler. Aksi taktirde ders yalnızca “Shopping Cart” içerisinde kalacak ve derse kayıt işlemi gerçekleştirilmemiş olacaktır.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
15
Şekil 13- Bu ekranda öğrencinin ilgili dönem için kayıt olduğu (add) veya bıraktığı (drop) dersler görüntülenmektedir.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
16
Şekil 14- Student Center Menüsü altında bulunan (Academics) öğrenicinin akademik bilgilerini inceledik. Bu menünün hemen altında öğrencinin kişisel bilgilerine ulaşılabilir, ev adresi, telefon numarası, üniversite e-mail bilgilerini görebilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
17
Şekil 15- Öğrencinin kimlik bilgilerine ulaşmak için görmüş olduğunuz ekran üzerinden ‘’Demographic Data’’
linkini tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
18
Şekil 16- Bu ekrandan öğrencinin fotoğrafı ile birlikte kimlik bilgilerine ulaşabilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
19
Şekil 17- Bu ekrandan öğrencinin fotoğrafı ile birlikte kimlik bilgilerine ulaşabilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
20
Şekil 18- Her öğrenci sisteme acil durumda ulaşılması gereken kişinin bilgisini girer ve bu bilgiyi güncelleyebilir.
Bu bilgiye ulaşmak için ‘’Emergency Contact’’ linkini tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
21
Şekil 19- Ekranda Acil durumda ulaşılacak kişi, yakınlığı ve iletişim bilgisi yer almaktadır.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
22
Şekil 20- Advisor Center altındaki General Info Menüsü açılarak öğrencinin genel bilgilerine ulaşabilirsiniz. (Bknz:
Şekil 23, Şekil 24) Bu bilgiler;
- Service Indicators: Yükümlülükler. (Holds)
- National ID: TC Kimlik numarası / Yabancı Uyruklu kimlik numarası.
- Adresses: Öğrencinin sistem üzerinde güncellemiş olduğu adresleri.
- Email Adresses: Öğrencinin sistem üzerinde güncellemiş olduğu e-mail adresleri. (Üniversite e-mail adresi silinemez veya güncellenemez.)
- Personal Data: Öğrenci numarası, doğum tarihi, cinsiyet, medeni hal bilgileri.
- Names: Öğrencinin güncel ismi ve soy ismi.
- Phones: Öğrencinin iletişim bilgileri.
- Bütün bu bilgiler açık olduğunda ekranda yer kaplayacağından dilerseniz ‘’COLLAPSE ALL’’ butonunu tıklayarak küçültebilir, ‘’EXPAND ALL’’ butonunu tıklayarak genişletebilirsiniz. Başka bir öğrencinin bilgilerine aynı ekrandan ulaşmak için ‘’Change Advisee’’ menüsünden öğrenci seçilerek ‘’Change’’
butonu tıklanmalıdır.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
23
Şekil 21PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
24
Şekil 22PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
25
Şekil 23- Bu ekranda öğrencinin bağlı oldu program yada programları, kayıt olduğu dönemi, öğrencinin
statüsünü ( aktif veya kayıt dondurdu) görebilirsiniz. Ayrıca ‘’Statistics’’ alanından öğrencinin genel not ortalaması ile birlikte, o döneme kadar ve o dönemde tamamladığı kredi miktarını, aldığı ders sayısını, Ortalamaya katılmadan aldığı derslerin kredi miktarını görebilirsiniz. (Bknz: Şekil 26, 27)
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
26
Şekil 24PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
27
Şekil 25 -PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
28
Şekil 26- ‘’Search for Classes’’ sayfasında Term alanından seçeceğiniz dönem içerisinde açılmış olan dersleri arayabilirsiniz. Sistem üzerinde ‘’Class’’ yalnızca seçilen dönemde açılmış dersleri ifade eder. Class Search alanından ise Subject ( Psychology, History, Economics, English etc.) seçilerek arama yapılabilir.
- Aynı ekranda bulunan ‘’Browse Course Catalog’’ menüsünden Üniversitemiz kataloğunda bulunan tüm dersleri arayabilirsiniz. Sistem terminolojisine göre ‘’Course’’ tanımlanmış bir dersi ifade eder. ‘’Class’’
ise belirlenmiş bir dönemde açılan bir dersi ifade eder.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
29
Şekil 27 - Bu ekranda detaylı ‘’class’’ araması yapabilirsiniz.PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
30
ÖĞRENCİ DERS KAYITLARI
2015-2016 Güz yarıyılı öğrenci ders kayıtlarını öğrenciler danışman onayı alarak danışmanları ile birlikte yapmalıdırlar. Birinci sınıf birinci dönem öğrencilerinin ders kayıtları da öğrencilerin danışmanları ile birlikte yapılacaktır.
Şekil 28
- Ders kayıtları öğrencilerin sistemleri üzerinden yapılacağı için öğrencinin kullanıcı bilgileri ile sisteme giriş yapınız. Ders kaydına başlamak için “Enrollment: Add Classes” linkini tıklayınız.
Şekil 29
- Ders kayıtları Class Search seçeneği kullanılarak yapılacağından, Class Search seçiniz ve Search’e tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
31
Şekil 30- Seçmek istediğiniz ders için “Subject” seçiniz.
- Ekleyeceğiniz dersin öğrenim düzeyini seçiniz. Arama yapabilmeniz için öğrenim düzeyi seçmeniz şarttır.
Meslek Yüksek Okulu: Vocational Lisans: Undergraduate
Yüksek Lisans: Masters Doktora: PHD
- Seçmek istediğiniz dersin kodunu yazınız. (101, 151, 225 vb.) Kod alanını boş bırakırsanız, arama yaptığınızda seçmiş olduğunuz subject’in dönem içerisinde açılmış olan bütün dersleri listelenir.
- Show Open Classes Only: Bu seçenek seçilip arama yapıldığında yalnızca açık olan ve kotası henüz dolmamış dersler listelenir. Seçenek seçilmez ise, kotası dolmuş olan dersleri de görebilirsiniz.
- Arama yapmak için “Search” butonunu tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
32
Şekil 31- PSY 101 dersi için o akademik dönemde açılmış olan şubeleri görüntülenmektedir. LE 01, PSY 101 dersinin birinci şubesidir. Sondaki 01 sayısı dersin şubesini ifade etmektedir.
- Seçmek istediğiniz şube için Select butonunu tıklayınız.
Şekil 32
- Sistem otomatik olarak LE01 (Lecture) bileşenine bağlı olan EX 01 (Exam/Evaluation) bileşenini de karşınıza getirir.
- Devam etmek için NEXT butonunu tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
33
Şekil 33- PSY 101 – LE 01 şubesi için planlanmış olan haftalık ders saatlerini görmektesiniz.
- NEXT butonuna tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
34
Şekil 34- PSY 101 dersini Shopping Cart’a eklediniz.
- Shopping Cart’a eklenmiş olan dersler öğrenci tarafından o dönem için alınması planlanmış olan derslerdir. Bir dersin Shopping Cart ekranında görünmesi o derse kesin kayıt olunduğu anlamına gelmez. Öğrencilerin derse kesin kayıtlarını gerçekleştirebilmek için “Proceed To Step 2 of 3” tıklanmalı ve diğer adıma geçilmelidir. Aksi taktirde ders yalnızca “Shopping Cart” içerisinde kalacak ve derse kayıt işlemi gerçekleştirilmemiş olacaktır.
- Bir diğer adıma geçmeden önce öğrencinin dönem içerisinde alması gereken bütün dersleri “Shopping Cart’a” ekleyebilir ve bütün dersler için aynı anda kesin kayıt adımına ilerleyebilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
35
Şekil 35- Shopping Cart’a eklemiş olduğunuz ders ya da dersler bu ekranda listelenecektir, Kesin kaydı tamamlamak için FINISH ENROLLING butonuna tıklayınız.
Şekil 36
- PSY 101 dersi için kesin kayıt işlemi tamamlandı. Öğrencinin kayıtlı olduğu derslerin haftalık ders programını görmek için MY CLASS SCHEDULE butonuna, yeniden ders ekleme ekranına dönmek ve ders seçmek için ADD ANOTHER CLASS butonuna tıklayabilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
36
DANIŞMAN ONAYLARI
Şekil 37
Danışman sayfanıza giriş yaptığınızda karşınıza “Advisor Quick Links” listesi ve “Students details for advisor”
danışmanı olduğunuz öğrencilerin listesi çıkacaktır.
1. Danışman onayını kontrol etmek için “Manage Service Indicators” linkini tıklayınız.
2. Öğrencinin sistem üzerindeki öğrenci numarasıdır. Buradan kopyalayarak bir sonraki sayfada arama yaparken kullanabilirsiniz.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
37
Şekil 38- Danışman onayı vermek istediğiniz öğrencinin Empl ID’sini biliyorsanız yazınız ve “Search” butonunu tıklayınız.
- National ID: Öğrencinin T.C. Kimlik numarasını yazarak arama yapabilirsiniz.
- Campus ID: Öğrencinin eski sistemimizde kullanılan öğrenci numarasını yazıp arama yapabilirsiniz.
- Last Name: Soy ismini girerek arama yapınız. İsim ve Soy isim ile arama yapılıyor ise soy isim her zaman girilmelidir.
- Danışmanı olduğunuz öğrenci lisans ise Undergraduate, Yüksek lisans ise Master, Meslek Yüksekokulu öğrencisi ise VOC programını tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
38
Şekil 39- Açılan sayfada öğrencinin üzerinde “ADVISOR HOLD” olduğunu görmekteyiz.
- Bu durumda öğrenci danışmanının onayı olmadan hiçbir şekilde ders seçemez veya bırakamaz.
- Danışman onayını vermek için “008” tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
39
Şekil 40- Danışman onayınızı vermek ve öğrenci ders kaydına başlamak için “RELEASE” butonunu tıklayınız.
Şekil 34 - “OK” Tıklayınız.
Şekil 41
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
40
- Öğrencinin üzerindeki HOLD’u kaldırarak, danışman onayını vermiş oldunuz. Şuandan itibaren öğrenci ders kaydını yapmaya başlayabilirsiniz. Öğrencinin ders kaydını tamamladıktan sonra ADVISOR HOLD’u tekrar eklemeyi unutmayınız.
Şekil 42 - Tekrar hold eklemek için “Add Service Indicator” tıklayınız.
- Bu sayfaya tekrar ulaşmak için (Home > Manage Service Indicators) yıklayınız ve öğrenci araması yapınız. (Bknz. Şekil 34)
Şekil 43
- ADVISOR HOLD’u tekrar etkinleştirmek için açılan sayfada tamamlamanız gereken 3 adım vardır;
1- Service Indicator Cod: Büyüteç sembolünü tıklayıp “Advisor HOLD” seçiniz.
2- Service Ind Reason Code: Büyüteç sembolünü tıklayıp “Advisor HOLD” seçiniz.
3- Start Date: İşlemi yaptığınız günün tarihini seçiniz. Takvim işareti tıklanıp “Current Date” seçilebilir.
- Bu adımlardan sonra sayfanın en altındaki “SAVE” butonunu tıklayınız.
PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS ‘‘DANIŞMAN’’ KULLANICI KILAVUZU
41
Şekil 44- Ekranda “ADVISOR HOLD” yeniden görünüyor. Danışman onayını tamamladınız.
--- Kılavuz Sonu ---
