EDİRNE
KIRKLARELİ
TEKİRDAĞ
İÇİNDEKİLER
I. GENEL BİLGİLER 12 A. MİSYON VE VİZYON 12
B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 12 C. AJANSA İLİŞKİN BİLGİLER 13
1. FİZİKSEL YAPI 13 2. TEŞKİLAT YAPISI 14
2.1. Kalkınma Kurulu15 2.2. Yönetim Kurulu 15 2.3. Genel Sekreterlik 16
3. BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR 18 4. İNSAN KAYNAKLARI 19
5. SUNULAN HİZMETLER 22
5.1. Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi 22 5.2. Program Yönetim Birimi 23
5.3. İzleme ve Değerlendirme Birimi 24 5.4. Destek Hizmetleri Birimi 25 5.5. Yatırım Destek Ofisleri 26 6. YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ 27 II. AMAÇLAR VE HEDEFLER 30
A. AJANSIN AMAÇ VE HEDEFLERİ 30 B. TEMEL POLİTİKA VE ÖNCELİKLER 30 C. 2013 YILI ÖNCELİKLERİ 31
III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 36 A. MALİ BİLGİLER 36
B. PERFORMANS BİLGİLERİ 38
1. KURUMSAL GELİŞİM VE YÖNETİM FAALİYETLERİ 38 1.1. Hizmet içi Eğitim Faaliyetleri 38
1.2. Çalışma Ziyaretleri ve Ajans Tarafından Katılım Sağlanan Toplantı, Seminer ve Fuarlar 40
1.3. Ajans Organizasyon Yapısının Etkinliğinin Artırılması 44 1.4. İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması 44
1.5. Dış Denetim 44
1.6. Ajans’ın Destek ve Donanım İhtiyaçlarının Karşılanması 46
1.7. Destek Hizmetleri ve Diğer Donanım İhtiyaçlarının Karşılanması 45
2. İLETİŞİM VE TANITIM FAALİYETLERİ 46 2.1. Medya Takip Aboneliği 47 2.2. Röportajlar ve TV programları 47 2.3. Ajans Bülteni 48
2.4. Invest.in İnternet Siteleri 48
2.5. Kapıkule Sınır Kapısı Bölge Tanıtımı 48
2.6. 2010 Yılı Mali Destek Programları Tanıtım Kataloğu 48 2.7. Trakya Turizm Haritası 49
2.8. Bölge Tanıtımına Yönelik Diğer Materyaller 49
2.9. Fuar, Kongre, Bölge Tanıtım Etkinliği Gibi Organizasyonlara Katılım ve Destek 49
2.9.1. 17. Doğu Akdeniz Uluslararası Turizm ve Seyahat (EMITT) Fuarı 49
2.9.2. Vizyon 2023 Bağcılık Çalıştayı 50
3. PLANLAMA, PROGRAMLAMA VE KOORDİNASYON FAALİYETLERİ 52 3.1. Mevcut Durum Analizi 52
3.2. GZFT Analizi 52
3.3. Yerleşim Yerlerinin Temel İşlevlerinin Belirlenmesi 52 3.4. Mekânsal Gelişim Senaryosu 52
3.5. Vizyon Ve Strateji Çalıştayı 53 3.6. İhtisas Komisyonu Çalışmaları 54
3.6.1. Özel İhtisas Komisyonu Toplantıları 54 3.6.2. Ortak Akıl Toplantısı 56
3.7. Bölge Planı Taslağının Hazırlanarak Görüşlerin Alınması 56 3.8. Bölge Planının Hazırlık Sürecinin Tanıtımı ve Koordinasyonu-
nun Sağlanması 57 3.9. Koordinasyon Faaliyetleri 57
4. PROJE VE FAALİYET DESTEKLEME FAALİYETLERİ 59 4.1. Destek Programları 59
4.2. 2012/2013 Yılı Proje Teklif Çağrısı 59
3 4.7. Destek Almaya Hak Kazanan Proje Sahiplerine Duyuru ve
Sözleşmelerin İmzalanması 61
4.8. 2012/2013 Yılı Mali Destek Programları Detayları 62 4.8.1. 2012/2013 Yılı İktisadi Kalkınma
Mali Destek Programı 62
4.8.2. 2012/2013 Yılı Küçük Ölçekli Altyapı Mali Destek Programı 62
4.8.3. 2012/2013 Yılı Sosyo-Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı 62
4.9. Destek Almaya Hak Kazanamayan Başvuru Sahiplerine Duyuru, Randevu ve Açıklama 64
4.10. 2012 Yılı Doğrudan Faaliyet Desteği Programı 64 4.11. Ön inceleme ve Teknik ve Mali Değerlendirme Süreci 65 4.12. Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimleri 66
4.13. Diğer Faaliyetler 67
5. PROJE İZLEME VE DEĞERLENDİRME FAALİYETLERİ 68 5.1. 2011 Yılı Mali Destek Programlarının İzleme ve
Değerlendirilmesine ilişkin Faaliyetler 68
5.1.1. 2011 Yıllı Mali Destek Programları Kapsamında Ara ve Nihai Rapor İncelemeleri ve Ödemeler 68
5.1.2. 2011 Yılı Mali Destek Programı Kapsamında Düzenli/
Anlık İzleme Ziyaretleri 69
5.1.3. 2011 Yılı Mali Destek Programı Kapsamında Satın Alma Süreçlerinin Yönetimi ve İhalelere Katılım 69 5.1.4. Proje Uygulama Süreçleri ve Sözleşme Değişiklikleri 70 5.2. 2012-2013 Mali Destek Programlarının İzleme ve
Değerlendirilmesine İlişkin Faaliyetler 71
5.2.1. Sözleşme İmzası Öncesi Projelere Ön İzleme Ziyaretler- inin Gerçekleştirilmesi 71
Düzenlenmesi 72
6. YATIRIM DESTEK OFİSLERİ FAALİYETLERİ 74
6.1. İllerin Yatırım Ortamının Değerlendirilmesine Yönelik Faali- yetler 74
6.1.1. Yatırım Ortamını Oluşturan Faktörlere İlişkin Veri Tabanı Hazırlanması 74
6.1.2. Yatırım İzinleri Envanterinin Güncellenmesi 74 6.1.3. İlde Yatırım Yapmaya Uygun Hazine Taşınmazlarının
Tespiti İle İlgili Olarak Yürütülen Çalışmalar 74 6.2. İlin Yatırım ve Tanıtım Stratejisinin Belirlenmesi 75
6.2.1. İllerin Yatırım Ortamının Tanıtımının Yapılması 75 6.3. Teşvik Sistemine Yönelik Çalışmalar 76
6.3.1. Teşvik Belgeli Yatırımına Devam Eden Yatırımcıların Takip Edilmesi 76
6.4. Ruhsat ve İzin İşlemleri 78
6.5. İllerin Ulusal ve Uluslararası Destek Mekanizmalarından Paydaşların Etkin Yararlanmasına Yönelik Faaliyetler 78 6.6. Bölgenin Paydaşlarına Teknik Yardım Sağlanması 79
6.6.1. Yatırım, Danışmanlık, Rehberlik Faaliyetleri 79 6.6.2. Kurumlar İle İşbirliği Çalışmaları 79
6.7. Kapasite Geliştirme Çalışmaları 82
6.7.1. Paydaşlara Yönelik Olarak Düzenlenen Toplantılar/
Eğitimler/Seminerler/Fuarlar vb 83
ŞEKİL LİSTESİ
Şekil 1: Organizasyon Şeması 14
Şekil 2: Personelin Cinsiyete Göre Dağılımı (%) 19 Şekil 3: Personelin Eğitim Durumuna Göre Dağılımı (%) 19 Şekil 4: Personelin Tecrübe Süresine Göre Dağılımı 20 Şekil 5: Personelin Uzmanlık Alanlarına Göre Dağılımı (kişi) 20 Şekil 6: Mekânsal Gelişim Senaryosu 53
Şekil 7: Mali Destek Programlarına İl Bazında Başvurular 59
Şekil 8: İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı Kapsamında İller Bazında Hibe Dağılımı (TL) 62 Şekil 9: Küçük Ölçekli Altyapı Mali Destek Programı İller Bazında Hibe Dağılımı (TL) 63 Şekil 10: Sosyo-Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı, İller Bazında Hibe Dağılımı(TL) 63 Şekil 11: 2012/2013 Doğrudan Faaliyet Desteği Başvuru Sayıları 65
Şekil 12: Doğrudan Faaliyet Desteği Kapsamında İller Bazında Hibe Dağılımı 66 Şekil 13: 2011 Yılı Mali Destek Programları, Proje Sayısının Programa Göre Dağılımı 68 Şekil 14: 2011 Yılı Mali Destek Programı, Proje Sayısının İllere Göre Dağılımı 68 Şekil 15: 2011 Yılı Mali Destek Programı Hibe Miktarının İllere Göre Dağılımı 68
5 Tablo 3: 2013 Yılı Bütçe Gelir Tahminleri ve İlk 6 Ay Gerçekleşme Oranları 36
Tablo 4: 2013 Yılı Bütçe Giderleri ve İlk 6 Ay Gerçekleşme Oranları 37 Tablo 5: Katılım Sağlanan Toplantı, Seminer ve Fuarlar 41 Tablo 6: Özel İhtisas Komisyonları ve Toplantı Tarihleri 55
Tablo 7: Koordinasyon Faaliyetleri Kapsamında İştirak Edilen Toplantılar 58 Tablo 8: 2012/2013 Yılı Proje Teklif Çağrısı Ön İnceleme Sonuçları 60
Tablo 9: 2012/2013 Yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı Kapsamında Destek Miktarı, Eş Finansman Miktarı ve Toplam Uygun Proje Maliyeti 62 Tablo 10: 2012/2013 Yılı Küçük Ölçekli Altyapı Mali Destek Programı Kapsamında Destek Miktarı, Eş Finansman Miktarı Ve Toplam Uygun Proje Maliyeti 62 Tablo 11: Sosyo-Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı Kapsamında Destek Miktarı, Eş Finansman Miktarı ve Toplam Uygun Proje Maliyeti 63 Tablo 12: 2012/2013 Yılı Proje Teklif Çağrısı Kapsamında Sözleşme İmzalanan Başvuru Sahiplerinin Kurum Bazında Dağılımı 64
Tablo 13: Teslim Edilen Ve Destek Almaya Hak Kazanan Projelerin İllere Göre Dağılımı 64
Tablo 14: Verilen Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimleri ve Sertifika Almaya Hak Kazanan Katılımcı Sayıları 66 Tablo 15: 2011 Yılı Mali Destek Programı İzleme Ziyaretlerine İlişkin Sayısal Bilgiler 69
Tablo 16: 2011 Yılı Mali Destek Programı, Feshedilen Projelere İlişkin Bilgiler 70 Tablo 17: Başlangıç Eğitim Toplantıları 70
Tablo 18: Teşvik Belgelerine İlişkin Sayısal Bilgiler 77 Tablo 19: Teşvik Belgelerine İlişkin Sayısal Bilgiler 77
Tablo 20: Konusuna Ve Sayısına Göre Sağlanan Desteklerin Dağılımı 79 Tablo 21: Girişimcilik Eğitimleri İle İlgili Bilgiler 83
YÖNETİM KURULU BAŞKANI
SUNUŞU
İlçe vizyon çalışmaları, sektörel
araştırmalar, anketler, çalıştay ve odak
grup toplantıları ile Trakya Kalkınma
Ajansı, bölgesel düzeyde plan yapan,
katılımcılık ve işbirliğini geliştiren
bir kurum hüviyetinde olduğunu
göstermeye başlamıştır.
7
bundan sonra da destek verilmeye devam edilecektir.
Ajansın, kuruluşundan bugüne sürdürdüğü faaliyet- lerden elde edilen kazanımlar, Bölge geneline yayılan farkındalık düzeyi, geliştirilen proje üretme kültürü, yürütülen işbirliklerinin bundan sonraki süreçte de artarak devam edeceğini temenni ediyor ve başarılar diliyorum.
Ali YERLİKAYA Tekirdağ Valisi
Yönetim Kurulu Başkanı katılımcı bir bakış açısıyla yürüttüğü araştırma ve
geliştirme faaliyetleri, çalıştaylar, odak grup toplantı- ları, hazırladığı strateji ve raporlar ile Bölgede sadece mali destek veren bir kurum olmanın ötesine geçerek, Bölgesel Kalkınmada aktif rol alan bir kurum olma kimliği kazanmaya başlamıştır.
Ajans, 2013 yılının ilk 6 aylık döneminde yoğunlaştı- ğı, 2014-2023 yılları arası dönemi kapsayan Trakya Bölge Planı hazırlık sürecini başarı ile tamamlayarak,
“Taslak Planı” katılımcı bir çerçevede hazırlamış ve Kalkınma Bakanlığı’nın onayına sunmuştur. Hazırla- nan Bölge Planı, sadece Ajansın değil, bölgedeki tüm kurum ve kuruluşlar için de yol gösterici bir strateji dokümanıdır.
Bölge genelinde yapılacak tüm çalışmaların, ortak bir vizyona hitap edecek çerçevede yürütülmesini sağ- layacak olan plan, aynı zamanda Ajans tarafından verilecek mali desteklerin de genel çerçevesini belirle-
Faaliyetlerimizde bugüne kadar bizlere destek olan tüm
paydaşlarımıza teşekkür ediyor,
Trakya’nın geleceğinin yazılacağı
2014-2023 Bölge planı için katkı ve
katılımlarını bekliyoruz.
9
2009 yılında kurulan Trakya Kalkınma Ajansı’nın merkezi Tekirdağ olup Edirne ve Kırklareli illerinde de yatırım destek ofisleri aracılığıyla faaliyetlerini yürütmektedir. Ajansımızın, kuruluşundan bugüne geçen süre içerisinde gerçekleştirdiği faaliyetleri sa- yesinde etkili tanıtımının sağlanması yanında hemen tüm paydaşlara ulaşmış ve Bölge aktörleri arasında işbirliği ve koordinasyonun sağlanması çalışmalarına katkıda bulunmuştur.
Ajansımız 2013 yılının ilk 6 aylık döneminde, önü- müzdeki on yıllık süreçte Bölge aktörleri için bir yol haritası niteliğinde olacak 2014-2023 TR21 Trakya Bölge Planı Taslağını yürüttüğü çalıştaylar, özel ihti- sas komisyonları ve ortak akıl toplantısı yanında var olan ulusal plan strateji ve belgeler ve ajansın birçok alanda yapmış olduğu rapor ve araştırmalardan yararlanarak hazırlamış ve kamuoyunun görüşlerine sunmuştur. Bu çalışmalar yürütülürken ajansımızın en önemli aracı katılımcılık ilkesi olmuştur. Hazır- lanan Bölge Planı taslağının katılımcı bir yöntemle hazırlanmış olması ile birlikte insan ve çevre odaklı olmasına da büyük önem verilmiş ve gerekli çalışma- lar titizlikle yürütülmüştür.
Trakya Kalkınma Ajansı Bölge Planı çalışmaları, yaptığı analiz ve raporlar, yürüttüğü işbirliği ve koordinasyon faaliyetleri yanında Bölge içi gelişmişlik farklılıklarının giderilmesinde önemli roller oynaya-
bilecek projeleri de mali destek programları kapsa- mında desteklemeye devam etmektedir. 2012-2013 yılı Mali Destek Programı çerçevesinde yürütülen 3 ayrı programda toplam 310 proje başvurusu alınmış ve bu projelerden başarılı olan 85 adedi ile sözleşme imzalanmıştır. Başarılı olan proje sahiplerine yaklaşık 14.807.379 TL kaynak aktarılmasına karar verilmiştir.
Bölgenin yatırım potansiyelinin arttırılması, yatırım olanaklarının tanıtımı ve geliştirilmesi ve Bölgeye yatırımcı çekme amacı da güden ajansımız ulusal ve uluslararası arenada fuarlara katılım sağlamakta özellikle Balkan ülkeleri ile işbirliği ve tanıtım çalış- maları yürütmektedir. Bunun yanında 2013 yılında yapılan EMİTT Fuarında Trakya Bölgesinin tek bir çatı altında temsil edilmesi sağlanmış ve yapılan çalışma- larda Ajansımıza “En İyi Tanıtım Ödülü” verilmiştir.
Faaliyetlerimizde bugüne kadar bizlere destek olan tüm paydaşlarımıza teşekkür ediyor, Trakya’da bölgesel kalkınma ve bölge içi gelişmişlik farklılıkla- rını azaltmak amacıyla yapacağımız çalışmalar ve kurulabilecek işbirliği platformlarına katkı ve katılım- larınızı bekliyoruz.
Mehmet Gökay ÜSTÜN Genel Sekreter
1. GENEL
BİLGİLER
11
GENEL
BİLGİLER
I. GENEL BİLGİLER
Trakya Kalkınma Ajansı; 25 Temmuz 2009 tarih ve 27299 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2009/15236 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile kurulmuş olup faaliyet- lerini 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koor- dinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ile belirlenen görev ve yetkiler dâhilinde gerçekleştirmektedir.
Ajansımız, tüm proje ve faaliyetlerini kanun ile belirle- nen görevleri çerçevesinde katılımcılık, şeffaflık, taraf- sızlık, güvenilirlik, verimlilik, etkinlik, çevreye ve kültü- rel değerlere duyarlılık, sürdürülebilirlik ve toplumsal sorumluluk gibi temel ilke ve değerler doğrultusunda gerçekleştirmektedir.
A. Misyon ve Vizyon
Misyon: Yerel potansiyeli harekete geçirerek Trakya Bölgesi’ni dünya ile rekabet eden bir cazibe merkezi haline getirme yolunda koordinatör bir ajans.
Vizyon: Küresel rekabette kalkınmanın öncüsü bir Ajans olmak.
B. Yetki,Görev ve Sorumluluklar
Kalkınma Ajanslarının yetki, görev ve sorumlulukları 5449 sayılı Kanun ile belirlenmiştir. Bu Kanun’un beşinci maddesinde tanımlanan görev ve yetkiler dâhilinde Ajansımızın yetki, görev ve sorumlulukları:
» Yerel yönetimlerin plânlama çalışmalarına teknik destek sağlamak,
» Bölge plan ve programlarının uygulanması- nı sağlayıcı faaliyet ve projelere destek olmak;
bu kapsamda desteklenen faaliyet ve projelerin uygulama sürecini izlemek, değerlendirmek ve sonuçlarını Kalkınma Bakanlığına bildirmek,
» Bölge plan ve programlarına uygun olarak böl- genin kırsal ve yerel kalkınma ile ilgili kapasite- sinin geliştirilmesine katkıda bulunmak ve bu kapsamdaki projelere destek sağlamak,
» Bölgede kamu kesimi, özel kesim ve sivil toplum kuruluşları tarafından yürütülen ve bölge plân ve programları açısından önemli görülen diğer projeleri izlemek,
» Bölgesel gelişme hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik olarak; kamu kesimi, özel kesim ve sivil toplum kuruluşları arasındaki işbirliğini geliştir- mek,
» Ajansa tahsis edilen kaynakları, bölge plan ve programlarına uygun olarak kullanmak veya kullandırmak,
» Bölgenin kaynak ve olanaklarını tespit etmeye, ekonomik ve sosyal gelişmeyi hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak, yaptırmak; başka kişi, kurum ve kuru- luşların yaptığı araştırmaları desteklemek,
» Bölgenin iş ve yatırım imkânlarının, ilgili kuru- luşlarla işbirliği halinde ulusal ve uluslararası düzeyde tanıtımını yapmak veya yaptırmak,
13
» Bölge illerinde yatırımcıların, kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve yetki alanına giren izin ve ruhsat işlemleri ile diğer idarî iş ve işlemleri- ni, ilgili mevzuatta belirtilen süre içinde sonuç- landırmak üzere tek elden takip ve koordine etmek,
» Yönetim, üretim, tanıtım, pazarlama, teknoloji, finansman, örgütlenme ve işgücü eğitimi gibi konularda, ilgili kuruluşlarla işbirliği sağlayarak küçük ve orta ölçekli işletmelerle yeni girişimci- leri desteklemek,
» Türkiye’nin katıldığı ikili veya çok taraflı ulusla- rarası programlara ilişkin faaliyetlerin Bölgede tanıtımını yapmak ve bu programlar kapsamın- da proje geliştirilmesine katkı sağlamak,
» Ajansın faaliyetleri, malî yapısı ve ajansla ilgili diğer hususların güncel olarak yayınlanacağı bir internet sitesi oluşturmak.
C. Ajansa İlişkin Bilgiler
1. Fiziksel Yapı
2010 yılına kendisine tahsis edilen Tekirdağ İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü hizmet binasında çalışmaya başla- yan Ajans, 2011 Yılı Şubat ayı itibari ile restorasyonu ta- mamlanan Merkez Hizmet Binası’na geçmiştir. Merkez Hizmet Binasının açılış töreni 31 Mayıs 2011 tarihinde Sanayi ve Ticaret Bakanı Sayın Nihat ERGÜN’ün katılı- mı ile gerçekleştirilmiştir.
Edirne Yatırım Destek Ofisi, faaliyetlerini Edirne Ticaret ve Sanayi Odası Binası içerisinde 2 adet ofis odasında, Kırklareli Yatırım Destek Ofisi ise Karakaş Mah. Zincirli- kuyu Cad. Ferah 1 Apt. No: 60 adresinde yer alan kiralık ofiste sürdürmektedirler. Edirne Yatırım Destek Ofisi hizmet binası olarak kullanılmak üzere Edirne Merkez Ali Paşa Mahallesi Küçük Pazar Mevkiinde bulunan tarihi bina satın alınmış olup binanın rölöve, restitüs- yon ve restorasyon projelendirmeleri ile ilgili çalışma- lar halen devam etmektedir.
Kırklareli Yatırım Destek Ofisi hizmet binası olarak kul- lanılmak üzere Kırklareli Merkez ilçesi Camikebir Ma- hallesi Yayla Meydanı Umurbey Sokakta bulunan tarihi bir bina alınmış olup söz konusu binanın projelendi- rilmesi ve restorasyonuna ilişkin çalışmalara başlanmış ve süreç devam etmektedir. Restorasyon çalışmaları sonrasında binanın hizmete açılması planlanmaktadır.
Ajansa ait bir adet Opel marka makam aracı ve birer tanesi Edirne ve Kırklareli Yatırım Destek Ofislerinde kullanılan toplam beş adet Renault marka hizmet aracı ile doğrudan temin usulü ile kiralanan Fiat marka bir hizmet aracı bulunmaktadır.
Ayrıca, Ajansımız tarafından Tekirdağ Merkez İlçesinde 1 Mayıs 2013 itibari ile arşiv ve sarf malzeme stokla- mak üzere 1 adet depo kiralanmıştır.
Genel Sekreterlik
Program Yönetim
Birimi İzleme ve
Değerlendirme Birimi
Destek Hizmetleri
Birimi
Evrak ve Arşiv
Edirne YDO
Halkla İlişkiler
Kırklareli YDO
Muh. ve Finans
Tekirdağ YDO
İnsan Kaynakları ve İdari İşler
Satın Alma
Yatırım Destek Ofisleri YÖNETİM
KURULU
Kalkınma Kurulu
Hukuk Müşavirliği
İç denetçi Yönetici
Asistanı
Planlama, Programlama
ve Koordinasyon
Birimi
Şekil 1 • Organizasyon Şeması
2. Teşkilat Yapısı
5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordi- nasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun’un 7’nci mad- desine göre Trakya Kalkınma Ajansı’nın teşkilat yapısı Kalkınma Kurulu, Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter- likten oluşmaktadır. Aynı kanunun ilgili maddelerine göre Yönetim Kurulu karar organı, Kalkınma Kurulu danışma organı, Genel Sekreterlik icra organıdır.
Ajans’ın Bölge illerindeki Yatırım Destek Ofisleri 2010 yılı sonuna doğru faaliyete geçmiş olup Ajans 2011 yılından beri “Planlama, Programlama ve Koordinas- yon Birimi”, “Program Yönetimi Birimi”, “İzleme ve De- ğerlendirme Birimi” ve “Destek Hizmetleri Birimi” adlı 4 merkezi çalışma birimi ile faaliyetlerini yürütmektedir.
15
2.1.Kalkınma Kurulu
Ajansın danışma organı olan Kalkınma Kurulu, bölge- sel gelişme hedefine yönelik olarak; bölgedeki kamu kurum ve kuruluşları, özel kesim, sivil toplum kuruluş- ları, üniversiteler ve yerel yönetimler arasında işbirliği- ni geliştirmek ve Ajansı yönlendirmek üzere oluşturul- muştur.
5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordi- nasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun’un dokuzuncu maddesinde Kalkınma Kurulu’nun görev ve yetkileri aşağıdaki gibi belirtilmiştir:
» Ajansın yıllık faaliyet ve iç denetim raporlarını görüşmek, değerlendirmek ve yönetim kurulu- na önerilerde bulunmak,
» Bölgenin sorunlarına ve çözüm önerilerine, ta- nıtımına, potansiyeline ve önceliklerine yönelik olarak yönetim kuruluna tavsiyelerde bulun- mak,
» Toplantı sonuçlarını Kalkınma Bakanlığına ra- porlamak ve toplantıya ilişkin bir sonuç bildirisi yayımlamak.
Kalkınma Kurulu, illerin dengeli şekilde temsilini sağ- layacak yapıda, en fazla yüz üyeden oluşur. Kalkınma kuruluna temsilci gönderecek kamu kurum ve kuru- luşları ile özel kesim ve sivil toplum kuruluşlarının gön- derecekleri temsilcilerin sayısı, görev süresi ve diğer hususlar kuruluş kararnamesi ile belirlenir. 25 Temmuz 2009 tarih ve 27299 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
2009/15236 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen ilk Ajans Kalkınma Kurulu listesi, 31 Mayıs 2013 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 2013/4748 sayılı Bakan- lar Kurulu Kararı ile revize edilmiş ve 41’i Tekirdağ’dan, 30’u Edirne’den ve 29’u Kırklareli’den olmak üzere toplam 100 üyeden oluşmaktadır.
2.2. Yönetim Kurulu
Yönetim Kurulu, Ajansın karar organıdır. Yönetim Kurulu birden fazla ilden oluşan bölgelerde il valile- ri, büyükşehir belediye başkanları veya büyükşehir olmayan illerde il merkez belediye başkanları, il genel meclisi başkanları ve her ilden birer kişi olmak kay- dıyla ticaret ve sanayi odası başkanlarından oluşur.
Ancak, birden fazla ilden oluşan bölgelerdeki illerde;
ticaret ve sanayi odalarının ayrı ayrı kurulmuş bulun- ması halinde, yönetim kurulunda yer alacak temsilci Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Yönetim Kurulu tara- fından belirlenir.
Trakya Kalkınma Ajansı Yönetim Kurulu; Edirne, Kırkla- reli ve Tekirdağ illerinin valileri, belediye başkanları, il genel meclisi başkanları ile ticaret ve sanayi odası baş- kanlarından oluşmaktadır.
Ajansı, Yönetim Kurulu başkanı temsil eder. Yönetim Kurulunun başkanı validir. Yönetim Kurulu ilk toplan- tısında üyeleri arasından bir başkan vekili seçer. 5449 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesi dördüncü fıkrası uyarınca Ajansımız Yönetim Kurulu Başkanlığı görevi- ni 2011 yılı temmuz ayından 2012 yılı Temmuz ayına kadar Kırklareli Valisi Sayın Mustafa YAMAN yürütmüş olup; Başkanlık görevi illerin alfabetik sırası takip edi- lerek sürdürüldüğünden, 2012 Yılı Temmuz ayından itibaren bu görev Tekirdağ Valisi Sayın Ali YERLİKAYA tarafından yürütülmektedir.
5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinas- yonu ve Görevleri Hakkında Kanun’un 11’inci madde- sinde Yönetim Kurulu’nun görev ve yetkileri aşağıdaki gibi belirtilmiştir:
» Yıllık çalışma programını kabul etmek ve Kalkın- ma Bakanlığı’nın onayına sunmak,
» Yıl içinde ihtiyaçlara göre bütçeyi revize etmek,
» Yıllık mali raporu ve kesinleşen bütçe sonuçları- nı onaylamak,
» Taşınır ve taşınmaz mal alımı, satımı ve kiralan- ması ile hizmet alımına karar vermek,
» Altı aylık ara rapor ile yıllık faaliyet raporunu Kal- kınma Bakanlığına göndermek,
» Ajans bütçesini onaylamak ve Kalkınma Bakan- lığına göndermek,
» Genel Sekreterlik tarafından sunulan program, proje ve faaliyetlerin desteklenmesine ilişkin teklifler ile kişi ve kuruluşlara yapılacak yardım- ları onaylamak,
» Ajansa yapılacak bağış ve hibeleri kabul etmek,
» Personelin işe alınması ve işine son verilmesine karar vermek,
» Genel Sekreterce belirlenen çalışma birimlerini ve bunlar arasındaki işbölümünü onaylamak,
» Genel Sekreteri belirlemek ve Kalkınma Bakanlığı’nın onayına sunmak,
» Taşıt dışındaki taşınır malların alımı, satımı ve kiralanması ile hizmet alımı konularında Genel Sekreterin yetkili olacağı sınırları tespit etmek,
» Gerekli gördüğü hallerde yukarıda sayılan yet- kilerinden bir kısmını, sınırlarını açıkça belirle- mek şartıyla Genel Sekretere devretmek.
2.3. Genel Sekreterlik
Genel Sekreterlik Ajansın icra organıdır. Genel Sekre- terliğin ve yatırım destek ofislerinin en üst amiri Genel Sekreterdir. Genel Sekreter Yönetim Kuruluna karşı so- rumludur.
» Genel Sekreterliğe bağlı mevcut birimler:
» Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi
17
» Program Yönetim Birimi
» İzleme ve Değerlendirme Birimi
» Destek Hizmetleri Birimi
» Edirne Yatırım Destek Ofisi
» Kırklareli Yatırım Destek Ofisi
» Tekirdağ Yatırım Destek Ofisi
5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinas- yonu ve Görevleri Hakkında Kanun’un 14’üncü mad- desinde Genel Sekreter’in görev ve yetkileri aşağıdaki gibi belirtilmiştir:
» Yönetim Kurulu kararlarını uygulamak,
» Yıllık çalışma programı ile bütçeyi hazırlamak ve Yönetim Kuruluna sunmak,
» Ajans gelirlerini toplamak, 4’üncü maddeye göre belirlenecek usul ve esaslar ile bütçe ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak harca- maları yapmak,
» Yönetim Kurulu tarafından tespit edilecek sı- nırlar içerisinde, taşıt dışındaki taşınır malla- rın alımına, satımına, kiralanmasına ve hizmet alımına karar vermek,
» Bölgedeki kişi, kurum ve kuruluşların proje
üretme ve uygulama kapasitesini geliştirici faa- liyetlerde bulunmak,
» Özel kesim, sivil toplum kuruluşları ve yerel yö- netimlerin proje ve faaliyet tekliflerini değerlen- direrek malî destek sağlamak üzere Yönetim Ku- ruluna öneri götürmek,
» Desteklenen proje ve faaliyetleri izlemek, de- ğerlendirmek, denetlemek ve raporlamak,
» Bölgesel kalkınmayla ilgili yurt içindeki ve dı- şındaki ajans ve kuruluşlarla işbirliği yapmak ve ortak projeler geliştirmek,
» Yerel yönetimlerin plânlama çalışmalarına teknik destek sağlamak,
» Personelin performans ölçütlerini belirlemek ve performansını değerlendirmek,
» Personelin işe alınması ve işine son verilmesini Yönetim Kuruluna teklif etmek,
» Ajans Genel Sekreterliğini temsilen, bölgesel gelişme ile ilgili ulusal ve uluslararası toplantı- lara katılmak ve yurtdışı temaslarda bulunmak,
» Ajansın sekretarya işlerini ve görev alanına giren diğer hizmetleri yürütmek,
» Yönetim Kurulunun devrettiği yetkileri kullan- mak.
3. Bilgi ve
Teknolojik Kaynaklar
Trakya Kalkınma Ajansı faaliyetlerini etkin ve verimli bir şekilde sürdürmek amacı ile bilgi ve iletişim tek- nolojilerinden azami ölçüde faydalanmaktadır. Ajans, inşaatı tamamlanan merkez hizmet binasına geçtikten sonra sunucu sistemi, sunum cihazları, kesintisiz güç kaynakları gibi ihtiyaçlar temin edilmiş olup işlerin sü- rekliliğini sağlamak ve herhangi bir nedenle kesinti- ye uğramasını engellemek amacıyla bilgi teknolojileri sürekli güncel tutulmakta ve gerekli yenilemeler yapıl- maktadır. Ajansın web sitesi www.trakyaka.org.tr yayı- nını sürdürmekte olup internet sayfasında haberler ve duyurular kısmı sürekli güncellenmektedir.
Ajansın internet erişimi 1 adet 8 Mbps hızında limitsiz ADSL ve 1 adet 2mbps hızında senkron GSHDSL bağ- lantı ile Fortigate bütünleşik koruma cihazı üzerin- den sağlanmaktadır. Ajansın e-posta hizmetleri sistem odasında barındırılan HP DL380 G7 Sunucu üzerin- de, Windows Server 2008 sanallaştırma teknolojisi Hyper-V kullanılarak Exchange Server 2010 ile sağlan- maktadır. Bilgi güvenliği ve yedekleme altyapısı için HP DL380 G7 Server’a bağlı 7.2 TB disk alanına sahip, 8 GBps bağlantı hızı olan, Raid 5 data güvenliği yapılan- dırması olan Fiber Channel Storage ve HP DL 380 PG8 back up domain controller sunucusu kullanılmıştır.
Yerel ağ da bilgi ve belge paylaşımı için 2TB Network Attached Storage kullanılmıştır.
Kurum içerisindeki tüm bilgisayarlar kurulan etki alanına dâhil edilmiş, uzak noktalardaki (Edirne, Kırk- lareli) ile sürekli irtibat için Exchange Server üzerinde Outlook Web Access oluşturulmuş ve sertifikalandırıl- mıştır. Uzak nokta şubeler ile belge paylaşımı için NAS üzerinde FTP yapılandırılmıştır. Tüm sunucu ve istemci
bilgisayarlar Kaspersky Work Space Security Antivirüs ile korunmaktadır.
Ajans hizmet binasının güvenliği düzenli olarak kayıt işlevi gerçekleştiren Ajans içi ve dışındaki 8 kamera ile sağlanmaktadır. Uzak nokta sabit telefon iletişimi için dijital santrale bağlı IP telefonlar kullanılmaktadır.
Cihaz Adet
Dizüstü Bilgisayar 57
Masaüstü Bilgisayar 1
Domain sunucu 1
Güç Kaynağı 2
Exchange Sunucu (Hyper-V) 1
MySQL Data Sunucu (Hyper-V) 1
Çok Fonk. Renkli Lazer Yazıcı
Çok Fonk. Renkli Lazer Yazıcı
2
1
Web Sunucu (Hyper-V) 1
Renkli Lazer Yazıcı 2
Lazerjet Yazıcı 2
Faks Makinası 4
LCD Televizyon 3
Telefon Santrali 1
Cep Telefonu 1
Sabit Telefon 46
Projeksiyon Cihazı 7
Güvenlik Kamerası 8
Tablo 1: Kullanılan Cihazlar
19 Erkek Personel
Bayan Personel
Yüksek Lisans Mezunu Personel
Lisans Mezunu Personel
%13,37
%23,63
%12; 33
%24.67 Şekil 2: Personelin
Cinsiyete Göre Dağılımı (%)
Şekil 3: Personelin
Eğitim Durumuna Göre Dağılımı (%) Ajansımızda personel istihdamı 5449 sayılı Kanun
ve Kalkınma Ajansları Personel Yönetmeliği hüküm- leri çerçevesinde her yıl Yönetim Kurulu tarafından yapılan değerlendirme ile belirlenen İnsan Kaynak- ları politikasına göre yapılmakta olup Ajans personel kadrosu 2013 yılı haziran ayı itibari ile 1 genel sekreter, 28 uzman, 7 destek personelinden oluşmaktadır.
Ajansta farklı alanlardan 35 kişi uzman ve destek per- soneli olarak istihdam edilmiştir. Personel seçiminde tecrübeli ve daha az tecrübeli kişilerin harmonisi sağ- lanmıştır. Kamu kesiminde deneyim kazanmış kişilerin yanı sıra özel sektör deneyimine sahip kişiler de Ajans bünyesinde bulunmaktadır.
Ajans personelinin %64’ü 5 yıl ve üzerinde tecrübe- ye sahipken, personelin %34’ü yüksek lisans derece- sine, bir uzman personelimiz ise doktora derecesine sahiptir. Yüksek lisans derecesine sahip personelin 5 tanesi doktora çalışmalarını halen sürdürmektedir. 8 personelimiz ise yüksek lisans eğitimine halen devam etmektedir. Bu da Ajansın eğitime ve kişisel gelişime verdiği önemi göstermektedir.
Ajans personelinin 9’u ikinci yabancı dili akıcı bir şekilde konuşabilmektedir. Ajans’ta İngilizcenin yanı sıra Almanca, Bulgarca, İspanyolca ve Rusça dilleri de konuşulmaktadır.
Şekil 4: Personelin Tecrübe Süresine Göre Dağılımı
Şekil 5: Personelin Uzmanlık Alanlarına Göre Dağılımı (kişi) 16
14 12 10 8 6 4 2
0 0-1 Yıl 1-3 Yıl 3-5 Yıl 5-10 Yıl 10 Yıl + 2
6
5
9
14
8 7 6 5 4 3 2 1 0
İşletme
İstatistik
İnşaat Mühendisliği
İktisat Kamu Yönetimi Maliye Matematik Mühendisliği Medya ve İletişim Sis. Metalurji ve Malzeme Müh. Mimarlık Muhasebe ve Finansman Tekstil Mühendisliği Ticaret Ekonomisi Şehir ve Bölge Planlama Uluslararası İlişkiler Ziraat Fakültesi
Endüstri Mühendisliği Halkla İLişkiler ve Tanıtım Hukuk İşletme Müh.
Elektrik-Elektronik
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2
3
4
2 2
8
21 21 Faaliyet Raporu, Ocak - Aralık 2012, Edirne, Kırklareli, Tekirdağ
Birim GS / Birim Başkanı Koord. İç Denetçi Uzman Destek Hizmetleri Toplam
Genel Sekreterlik
PPKB
PYB
Edirne YDO İDB
Tekirdağ YDO
Kırklareli YDO Destek Hizmetleri
Hukuk İşleri
İç Denetçi
Toplam
1
1
1
1
1
1
1
1
1
-
9
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
0
-
5
4
7
1
-
2
1
-
-
20
1
-
-
-
6
-
-
-
-
-
7
2
6
5
8
8
1
3
2
1
0
36
Tablo 2: Personelin Birimlere Göre Dağılımı (kişi)
5. Sunulan Hizmetler
Ajansın sunduğu hizmetler Genel Sekreterlik bünye- sinde oluşturulan, Planlama, Programlama ve Koordi- nasyon Birimi, Program Yönetim Birimi, İzleme ve De- ğerlendirme Birimi, Destek Hizmetleri Birimi ve Yatırım Destek Ofisleri tarafından gerçekleştirilmektedir.
5.1. Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi
Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi (PPKB), Ajansın, Bölgenin ekonomik, kültürel ve sosyal gelişmesini hızlandırmaya ve rekabet gücünü arttır- maya yönelik yapacağı plan, program ve stratejilerinin belirlenmesi başta olmak üzere mali ve teknik destek programlarının genel çerçevesinin oluşturulmasından sorumludur. Birim faaliyetleri:
» Ajansın yıllık çalışma programı ve bütçesinin hazırlanmasını koordine ederek konsolide edil- mesini sağlamak,
» Yıllık çalışma programı ve bütçe içinde verilmesi planlanan destekler için ayrılacak tutarların be- lirlenmesine ilişkin çalışma yapmak,
» Bölgenin ekonomik, sosyal ve kültürel gelişme- sini hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak veya yaptırmak,
» Yerel aktörlerin katılımı ile bölgesel ve sektörel bazda plan ve programlar hazırlamak,
» Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirli- ği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar
yapmak,
» Ulusal Kalkınma Planına uyumlu olarak paydaş- ların katılımı ile Trakya Bölge Planı’nı hazırla- mak,
» Trakya Bölgesi vizyonunun, kalkınma strateji- sinin paydaşlar tarafından benimsenmesi için gerekli çalışmalar yapmak,
» Bölge Planı ve programları ile uyumlu olarak sağlanacak desteklerin çerçevesini oluşturup zamanlaması ve mali desteklerin bütçe dağılı- mını planlamak,
» Bölge ile ilgili verileri toplamak, veri tabanları oluşturmak ve güncellemek,
» Ajansın altı aylık ara faaliyet raporları ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak, mevzuatla belir- lenmiş mercilere sunmak,
» Yerel yönetimlerin planlama çalışmalarına destek sağlamak,
» Bölgede kamu kesimi, özel kesim, sivil toplum kuruluşları ve yerel yönetimler tarafından yü- rütülen, bölge plan ve programları açısından önemli görülen diğer projelere katkı sağlamak,
» Ajansın ulusal ve uluslararası organizasyonlara katılımı ve tanıtımının gerçekleştirilmesinde ko- ordinasyonu sağlamak,
23
» Ajansın yerel, ulusal ve uluslararası kuruluşlar- la ilişkilerinin geliştirilmesinde koordinasyonu sağlamak,
» Yerel kapasitenin artırılmasına yönelik eğitim ihtiyaçlarının tespiti, planlaması ve koordinas- yonunu yapmak.
5.2. Program Yönetim Birimi
Program Yönetim Birimi (PYB), Ajans tarafından uy- gulanan mali ve teknik destek programlarının yöne- timinden sorumlu birimdir. PYB, tüm destekler kap- samında, başvuruların alınmasından destek almaya hak kazanan projelerin/faaliyetlerin belirlenmesi ve başvuru sahipleri ile sözleşmelerin imzalanmasına kadar olan sürecin uygulanmasından sorumludur.
Program Yönetim Birimi görev ve yetkileri:
» Sağlanacak desteklerin uygulama mekanizma- sının genel çerçevesini oluşturmak ve güncelle- mek,
» Destek programları kapsamında kılavuzda be- lirlenen çerçeve içerisinde başvuru koşullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek,
» Potansiyel hibe yararlanıcılarına yönelik başvuru rehberlerini hazırlamak ve dağıtmak;
doğrudan faaliyet desteği uygulamalarına yönelik başvuru rehberini Ajans internet site- sinde devamlı surette bulundurmak,
» Teklif çağrısı ilanına ilişkin tanıtım materyalleri-
ni hazırlamak (broşür, afiş, gazete ilanı vb.),
» Proje teklif çağrısını kamuoyuna duyurmak, konu ile ilgili bilgilendirme toplantıları yapmak,
» Potansiyel başvuru sahiplerine yönelik proje hazırlama eğitimleri gerçekleştirmek,
» Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yönelti- len soruları cevaplarıyla birlikte; Ajans internet sayfasında “Sıkça Sorulan Sorular (SSS)” bölü- münde yayınlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak,
» Proje başvurularını kabul etmek ve kayıtlarını yapmak,
» Gerekli durumlarda, teklif çağrısına ilişkin dü- zeltmeler yapmak,
» Başvuruların değerlendirilmesinde görevlendi- rilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kri- terlerini belirlemek; seçim sürecinde etkin rol oynamak,
» Proje teklif çağrısı yöntemi ile alınan projelerin ön incelemelerini gerçekleştirmek,
» Bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek,
» Proje değerlendirme süreçlerini planlamak ve yönetmek,
» Değerlendirme komitesince yapılan nihai de- ğerlendirmeler sonucu belirlenen ve Yönetim Kurulunca onaylanan “hibe almaya hak kaza- nanlar ve kazanamayanlar listesini” kamuoyuna ilan etmek,
» Proje teklifinde bulunan başvuru sahiplerine, yapılan değerlendirme sonucunda verilen ka- rarları gerekçeleriyle birlikte bildirmek,
» Hibe almaya hak kazanan projelerin bütçelerini değerlendirmeler ışığında revize etmek; proje sahiplerini sözleşme sürecinden önce konu ile ilgili olarak bilgilendirmek,
» Hibe almaya hak kazanan projelerin sahiplerini sözleşme imzalamaya davet etmek,
» Hibe almaya hak kazanan projelerin belgelerini İzleme ve Değerlendirme Birimi’ne devretmek,
» Bölgede proje hazırlama altyapı ve kültürünün geliştirilmesine yönelik eğitim programları dü- zenlemek.
5.3. İzleme ve Değerlendirme Birimi
İzleme ve Değerlendirme Birimi, bölge plan ve prog- ramları çerçevesinde Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetler ile yürütülen hibe programlarının izleme ve değerlendirmesinden sorumludur. Ajansa tahsis edilen kaynakların bölge planı ve operasyo- nel programlara uygun biçimde kullanılması ve daha verimli, etkili ve sürdürülebilir sonuçlara ulaşılması
amacıyla destek faaliyetlerinin düzenli olarak izlenme- sini gerçekleştirir. Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetlerin başarılı bir şekilde uygulanması, yasa ve usullere uygunluğunun kontrolü, yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir.
İzleme ve Değerlendirme Biriminin görev ve yetkileri:
» Desteklenen faaliyet ve projeleri izlemek, de- netlemek, değerlendirmek ve sonuçlarını Yönetim Kurulu ve Müsteşarlığa bildirmek,
» Desteklenecek projelerin/faaliyetlerin uygula- ma öncesi, uygulama sürecinde ve tamamlan- masının ardından değerlendirmeler yapmak, performans göstergelerindeki ilerlemeleri de- ğerlendirmek ve periyodik değerlendirme ra- porları hazırlamak,
» Ajansın yürüttüğü programların, desteklediği proje ve faaliyetlerin bölgenin kalkınması bakı- mından yarattığı etki ve sonuçları ile başarı dü- zeylerini tespit etmek amacıyla etki değerlen- dirmelerini yapmak,
» Ajansın sağladığı teknik veya mali desteklerle gerçekleştirilen proje ve faaliyetlerin uygula- ma süreçlerinde Ajans kaynaklarının yerinde ve etkin kullanımını sağlamak,
» Müsteşarlık ile koordineli bir şekilde, Ajansın sağlayacağı mali ve teknik desteklerin izleme ve değerlendirmesine yönelik temel ilke ve kural-
25
lar, sorumluluklar, kullanılacak belge ve formla- rın standartları, yararlanıcıların proje ve faaliyet- lerini uygularken uymaları gereken kuralların yasal ve kurumsal altyapısının tasarlanmasına katkıda bulunmak,
» Desteklenen proje ve faaliyetler için tasarlanan izleme bilgi sisteminin koordinasyonunu sağla- mak,
» Ajanstan destek almaya hak kazanmış proje/fa- aliyet sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri ha- zırlamak, sözleşme imzalanması sürecine aktif olarak katılmak,
» Sözleşme öncesinde, Genel Sekreterce gerekli görülen projelere ön izleme ziyareti yapmak,
» Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, söz- leşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek, yararlanıcının uygulama kapasitesini değer- lendirmek ve yararlanıcı ile birlikte proje uygu- lamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; pro- jenin risk ve ihtiyaç analizlerine göre ön ödeme yapılmasının uygunluğu ve ön ödeme miktarı konusunda görüşünü Genel Sekretere iletmek,
» Desteğe hak kazanan yararlanıcılara, proje/fa- aliyet uygulama ve satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konu- larda eğitimler vermek,
» Proje sahiplerine, uygulamada karşılaştıkları problemlerin çözümüne yönelik destek vermek,
» Desteklenen proje/faaliyetlere ilişkin düzenli izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,
» Uygulama aşamasına geçmiş proje ve faaliyet- lerde öngörülen amaç ve hedeflere ulaşılması- na yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hü- kümlerine uygun yürümesini sağlamak,
» Riskleri önceden tespit ederek düzeltici ve ön- leyici tedbirler almak, gerekiyorsa sözleşme de- ğişiklikleri, fesih, usulsüzlükler, geri ödemelerle vb. ilgili işlemleri yapmak,
» Yararlanıcılar tarafından sunulan raporları ve ödeme taleplerini değerlendirmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, yapılan har- camaların usule uygunluğunu denetlemek,
» Yararlanıcıların yürüttükleri proje veya faaliyet- leri ile ilgili sorularını derlemek ve bu soruları Sıkça Sorulan Sorular (SSS) başlığı altında ce- vapları ile birlikte internet sitesinde yayımlamak
5.4. Destek Hizmetleri Birimi
Destek Hizmetleri Birimi, Ajansın idari ve mali tüm faa- liyetlerinin yürütülmesinden sorumludur. Destek Hiz- metleri Biriminin görev ve yetkileri şunlardır:
» Ajansın her tür ödeme evrakını hazırlamak, kontrol etmek, arşivlemek, ödemeleri gerçek- leştirmek, bütçe çalışmalarına katılmak,
» Ajansın araç gereç ihtiyaçlarını tespit etmek ve teminini sağlamak,
» Ajansın resmi ve özel kurumlara giden ve gelen yazışmalarının tasnifini ve havalesini yapmak, arşivini oluşturmak,
» Ajansın insan kaynakları politikasını belirlemek, uygulamak, izlemek ve geliştirilmesini sağla- mak,
» Hizmet içi eğitim programlarını belirlemek ve uygulamak,
» Ajansın personel alımı ile ilgili işleri yürütmek,
» Ajansın tanıtım ve iletişimle ilgili her tür faaliye- tini yürütmek,
» Toplantı, seminer, fuar, konferans, sempozyum vb. organizasyonları planlamak ve koordine etmek,
» Medya takibi yapmak,
» Ajansın kurumsal iletişim stratejisini oluştur- mak ve basılı tüm kurumsal kimlik materyalleri- nin tasarımı, basımı, uygulaması ile ajansın gö- rünürlüğünü sağlamak,
» Ajansın bilgi işlem ihtiyaçlarının tespit etmek ve tedarik etmek,
» Ajansın web sayfasını oluşturmak ve güncelliği- ni sağlamak,
» Ajansın tüm bilgisayar, yazıcı ve diğer donanım birimlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak, güncelliğini sağlamak ve bakımlarını yapmak,
» Ajans Genel Sekreterinin randevu ve ziyaret programını düzenlemek, gerekli iş takibini yapmak,
» Kalkınma Kurulu ve Yönetim Kurulu toplantıları- nın ön hazırlıklarını yapmak,
» Genel Sekreterin gezi ve toplantı organizasyon- larını düzenlemek,
» Ajansta birimler arası iletişimi ve koordinasyonu sağlamak,
» Ajans Genel Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
5.5. Yatırım Destek Ofisleri
Yatırım destek ofisleri, yatırımcıların bölge illerinde ya- pacakları yatırımlara ilişkin olarak danışmanlık hizmeti verilmesi ve bu yatırımlara ilişkin izin, ruhsat ve diğer idari işlemlerin tek elden takip ve koordine edilmesin- den sorumludur. Yatırım Destek Ofislerinin görev ve yetkileri şunlardır:
» - Bölge illerinde özel kesimdeki yatırımcıların kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve yetki alanına giren izin ve ruhsat işlemleri ile diğer idari iş ve işlemlerini ilgili mevzuatta belirtilen süre içerisinde, ilgili mevzuatta bir süre belirtil- memişse öncelikle ve ivedilikle sonuçlandırmak
27
üzere Yönetim Kurulu adına tek elden takip ve koordine etmek, yatırımları izlemek,
» İlgili mevzuattaki başvuru koşulları ve istenen belgeler doğrultusunda yatırımcıya bilgi vermek ve yol göstermek,
» Yatırımcıların başvuruları hakkında ön incele- meler yapmak, bu başvuruları ilgili makamlara intikal ettirmek,
» Bölgenin yatırım imkânları ve yatırım ortamına ilişkin gerekli bilgilendirme faaliyetleri yapmak,
» Yapacağı iş ve işlemlerle ilgili olarak Genel Sek- reterliğe ve Genel Sekreterlik aracılığıyla ilgili valiliğe bilgi vermek.
6. Yönetim ve İç Konrol sistemi
İç kontrol, yönetim hedeflerinin gerçekleşme yolunda olduğu konusunda yeterli güvence sağlamakta yarar- lanılan bir yönetim aracıdır. İç kontrol sisteminin te- melini; faaliyet süreçlerinin tanımlanması, bu süreçle- re ilişkin risklerin belirlenmesi, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, bilgi ve iletişimin sağlanması ile siste- min gözetimi oluşturmaktadır.
03.08.2009 tarih ve 27308 sayılı Resmi Gazete’de ya- yınlanan Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliği’nin
“Mali Yönetim Yeterliği” başlıklı 4/5 inci maddesinde, Ajansın mali yönetim yeterliği tespit edilirken Yeterlik Komisyonu’nca esas alınacak kriterler sayılmış olup, bu kriterlerden biri de, “iç kontrol ve risk değerlendirmesi yapabilme kapasitesidir.” olarak belirlenmiştir.
5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinas- yonu ve Görevleri Hakkında Kanun’un “Malî Saydamlık ve Hesap Verme Sorumluluğu” başlığı altında belirtilen sorumluluklar kapsamında Ajansımızda hâlihazırda, harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve muhase- be yetkilisi görev yapmaktadır.
İç kontrol sisteminin tesisine yönelik olarak İç Denetim Rehberi, İç denetim Yönergesi, 2012-2014 Yılları İç Denetim Planı, 2012 Yılı İç Denetim Programı, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu Görev ve Sorumlu- lukları Hakkında Yönerge hazırlanmış olup iç denetçi istihdamı gerçekleşmesi durumunda iç kontrol siste- minin kurulmasında ve işleyişinde önemli ilerlemeler sağlanacağı değerlendirilmektedir.
2. AMAÇLAR
VE HEDEFLER
29
AMAÇLAR
VE HEDEFLER
II. AMAÇLAR ve HEDEFLER
A.Ajansın Amaç ve Hedefleri
Trakya Kalkınma Ajansı’nın temel amacı faaliyet alanı olarak belirlenen TR21 Düzey 2 Bölgesinin (Edirne, Kırklareli, Tekirdağ) tüm yönleriyle kalkınmasını sağla- maktır. Bu kapsamda Trakya Kalkınma Ajansı;
» Bölgenin mevcut potansiyelini harekete geçir- meyi ve bu potansiyeli artırmayı,
» Bölgede kamu kesimi, özel kesim, sivil toplum kuruluşları ve yerel yönetimlerin kurumsal ka- pasitesini artırmak ve aralarında ortak iş yapma kültürünü geliştirmeyi,
» Bölgede ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmeyi hızlandırmayı, bölgenin rekabet gücünü artır- mayı ve sürdürülebilirliğini sağlamayı,
» Bölge içi gelişmişlik farklarını azaltmayı amaçla- maktadır.
B. Temel Politika ve Öncelikler
Trakya Kalkınma Ajansı’nın temel politika ve öncelikle- ri, Ajansın amaç ve hedefleri doğrultusunda,
» Ajans kullanımına tahsis edilen kamu kaynak- larını amaç ve hedefler doğrultusunda etkin ve verimli bir şekilde kullanmak,
» Kalkınmaya ilişkin olarak paydaşlar arasında iş- birliği ve bilgi paylaşımı ortamı oluşturularak, sahiplenmenin ve farkındalığın artırılmasını sağlamak ve göreceli olarak daha az gelişme potansiyeli olan alt bölgelerden başlamak üzere sivil toplum kuruluşlarının yerel ve böl- gesel kalkınma çabalarına katkı sağlamalarını özendirmek,
» Toplumsal mutabakat sağlamaya yönelik olarak katılımcılık, hesap verebilirlik, şeffaflık ve en yüksek kamu faydası sağlamaya yönelik uygu- lamalar, kalkınma ile ilgili konularda bütüncül bir yaklaşım, doğal ve kültürel varlıkların korun- ması ve sürdürülebilirliğini sağlamaktır.
» Bölgede faaliyet gösteren firmaların etkinlikle- rinin ve rekabet güçlerinin artırılmasına destek olacak faaliyetlerde bulunmak,
» Bölgenin potansiyel yatırım alanlarını belirleye- rek ulusal ve uluslararası yatırımcılara tanıtmak,
» İşgücü niteliğinin artırılmasına yönelik girişim- lere destek olmaktır.
31
C. 2013 Yılı Öncelikleri
Ajans 2013 yılı içerisinde, 2010-2013 Trakya Bölge Planı strateji ve öncelikleri doğrultusunda çalışmaları- nı yürütmektedir.
Ajans’ın yürüttüğü tüm faaliyetlerde kalite standart- larının yükseltilmesine yönelik olarak kurumsallaşma faaliyetleri 2013 yılı içerisinde de devam ettirilmekte- dir. Bu kapsamda öncelikli olarak personelin hizmet içi eğitimlerinin devamı, iç kontrol sisteminin oluşturula- rak etkin çalışmasının sağlanmasına yönelik faaliyetle- re ağırlık verilmektedir.
İletişim faaliyetleri kapsamında, bölge kamuoyunda kişi ve kurumların Ajans’ın varlığından, amacından, faaliyetlerinden, sağlayacağı imkânlardan haberdar edilerek, bilgilendirilmesi yanında paydaşlarla etkin işbirliği imkânlarının oluşturulmasına yönelik çalışma- lar yapılacaktır. Bu faaliyet kapsamında özellikle 2014- 2023 Yılı Bölge Planı hazırlık sürecinde paydaşlarla
etkin bir iletişim sağlanarak plan sürecinde katılımcı- lığın arttırılması hedeflenmektedir.
Planlama, programlama ve koordinasyon faaliyetle- ri kapsamında, 2014-2023 dönemini kapsayacak olan Onuncu Kalkınma Planı ile bütünleştirilerek ve eş anlı yürütülecek Trakya Bölge Planı’nın hazırlanmasına yönelik faaliyetler yürütülmektedir. Ajans bu kapsam- da “Paydaş Analizi”, “GZFT Analizi”, “Yerleşim Yerleri Ka- demelendirilmesi”, “Mekânsal Gelişim Stratejisi” çalış- maları ile birlikte Planın hedef amaç ve stratejilerini belirlemeye yönelik çeşitli çalıştay, odak grup toplan- tısı, anket ve saha ziyaretleri yapmaktadır. Tüm bu fa- aliyetlerin başarılı ile yürütülebilmesi ve sonuçlandırı- labilmesi için bölge aktörlerinin sürece etkin katılımı ve aktörler arasında eşgüdümün yakalanması Ajans’ın temel önceliğidir.
Proje ve faaliyet destekleri kapsamında; 2011 yılında
33
ilan edilen mali destek programlarının uygu- lanması, izleme ve değerlendirme faaliyetle- ri sürdürülerek, 2013 yılı içerisinde 2014 yılında uygulanacak yeni mali destek programlarının tanıtımı yapılacak ve bölge genelinde proje ha- zırlama kapasitesinin artırılmasına yönelik proje döngüsü yönetimi eğitimlerine devam edilecek- tir. Söz konusu faaliyetlerde temel öncelik 2010- 2013 Trakya Bölge Planında belirtilen hedeflere ulaşılabilmesine yönelik proje ve faaliyetlerin desteklenmesi olacaktır.
Yatırımcılara destek olmak ve yatırım işlemleri- nin tek elden takibini sağlamak amacıyla Ajans’ın faal olduğu il merkezlerinde kurulan yatırım destek ofisleri aracılığıyla yatırımların Bölgeye gelmesine yönelik yurtiçi ve yurtdışı yatırım tanıtım faaliyetleri gerçekleştirilecektir.
Yeni teşvik mevzuatı ile Bölgesinde yerel birim olarak görevlendirilen Ajans 2013 yılı içerisin- de genel teşvik belgesi düzenleme ve mevcut teşvik belgelerinin izlenmesi konusunda faaliyet gösterecektir.
Ajans yatırım destek faaliyetleri kapsamda yürü- teceği çalışmaları Bölge Planında yer alan sürdü- rülebilir kalkınma stratejisi temelinde yürütecek olup, öncelikli olarak Bölgede yer alan organize sanayi bölgeleri ile yeni kurulacak ıslah OSB’ler
içinde sanayi oluşumlarının desteklenmesine yönelik yönlendirme ve yatırım destek faaliyet- leri yürütecektir.
Yukarıda ifade olunan bilgiler dahilinde 2013 Yılı için Ajans’ın temel öncelikleri:
» Katılımcı bir yapıda 2014-2023 Trakya Bölge Planını hazırlamak,
» Bölgede, Bölge Planı farkındalığının arttı- rılması,
» Bölge paydaşları arasında ortak çalışma ve işbirliği kültürünün geliştirilmesi,
» Bölgenin proje üretme kapasitesinin art- tırılması,
» Bölgeye yeni yatırımların çekilmesi,
» Yerel, ulusal ve uluslararası işbirlikleri oluş- turulması,
» Bölgenin turizm ve yatırım imkanlarının etkin pazarlanması,
» Kurumsallaşma
3. FAALİYETLERE
İLİŞKİN BİLGİ VE
DEĞERLENDİRMELER
35
FAALİYETLERE
İLİŞKİN BİLGİ VE
DEĞERLENDİRMELER
Gelirler
Merkezi Yönetim Bütçesinden Aktarılan Paylar
İl Özel İdarelerinden Aktarılan Paylar
Belediyelerden Aktarılan Paylar
Önceki Yıldan Aktarılan Paylar
Sanayi Ve Ticaret Odalarından Aktarılan Paylar
Avrupa Birliği Ve Diğer Uluslar Arası Fonlardan Sağlanacak Kaynaklar
Faaliyet Gelirleri
Bağış Ve Yardımlar
TOPLAM
14.360.000,00
550.012,10
3.424.673,65
20.632.000,00 134.849,83
0
200.000,00
0
40.551.716,62
0,00
604.575,00
1.220.199,05
16.706.412,09 155.059,96
0,00
394.776,46
0,00
19.081.022,56
%0
%110
%36
%65
%115
%0
%39
%0
%42 2013 Bütçe Kalemleri 1 Temmuz 2013 İtibari İle
Gerçekleşen Gerçekleşen Tutarın
Bütçeye Oranı
Tablo 3: 2012 Yılı Bütçe Gelir Tahminleri ve Yılsonu Gerçekleşme Oranları
III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER
A. Mali Bilgiler
2013 yılı ilk 6 ayına ait Ajans Bütçe uygulama sonuçları ve temel mali tablolara ilişkin açıklamalar aşağıda su- nulmaktadır.
1. Bütçe Uygulama Sonuçları
Ajansın ulusal ve bölgesel düzeyde plan ve program- lara, Yüksek Planlama Kurulu tarafından belirlenen ödenek tavanına ve yıllık çalışma programına göre hazırladığı bütçesi, Ajansın bütçe yılı içindeki gelir ve gider tahminlerini gösterir. Bütçe yılı takvim yılıdır ve bütçe dışı harcama yapılamamaktadır.
Trakya Kalkınma Ajansının 2013 yılı bütçesi toplam 45.131.535,58 TL olarak öngörülmüş olup 2011 ve 2012 Yılı Mali Destek Programlarına ilişkin ödeme- ler 2013 yılında devam ettiğinden 2013 Yılı bütçe ge- lirlerinin en büyük kalemini 2012 yılından aktarılan 25.662.000,00 TL oluşturmaktadır. 2013 Yılı bütçe ge- lirlerinin yaklaşık %30’unu oluşturan Merkezi Yönetim Bütçesinden aktarılacak 14.360.000,00 TL tutarında- ki payın, Kalkınma Bakanlığı tarafından 2013 yılsonu itibari ile Ajansımıza aktarılacağı düşünülmektedir.
37 Giderler
Genel Yönetim Hizmetleri
İzleme Değerlendirme Ve Koordinasyon Hizmetleri
Plan, Program Ve Proje Hizmetleri
Araştırma Geliştirme Hizmetleri
Tanıtım Ve Eğitim Hizmetleri
Proje Ve Faaliyet Destekleme Hizmetleri
TOPLAM
11.110.991,58
150.000,00
553.500,00
627.500,00
2.227.000,00
30.462.544,00
45.131.535,58
1.817.007,02
20.657,63
156.460,03
367.495,51
405.649,57
8.858.280,68
11.625.550,44
%16
%14
%28
%59
%18
%29
%26 Ayrılan Ödenek 30 Haziran 2013 İtibari İle
Gerçekleşen Gerçekleşme Oranı
Tablo 4: 2012 Yılı Bütçe Giderleri ve Yılsonu Gerçekleşme Oranları Trakya Kalkınma Ajansı 2013 Yılı bütçe gelirleri içinde
yer alan bölge belediyeleri, ticaret ve sanayi odaları ve il özel idarelerinden aktarılacak payların tahsilin- de de 2012 yılına göre önemli iyileşmeler sağlanmış- tır. Özellikle Bölge belediyelerinin mevcut yıl borçla- rı ve geçmiş yıllara dönük borçlarının tahsilinde ilgili belediyeler ile görüşmeler ve borç yapılandırılmasına ilişkin 6111 sayılı Kanun önemli başarılara imkân sağ- lamıştır.
2013 ilk yarıyılı itibarıyla Ajans tarafından yapılan toplam harcama bütçede öngörülen tutarın %26’sı
düzeyinde 11.625.550,44 TL olarak gerçekleşmiş olup bunun temel nedenini 2012 yılı Mali Destek Program- larına ilişkin proje ödemelerinin devam etmesi oluş- turmaktadır.
Bununla birlikte 2013 yılının en büyük harcama ka- lemini de 30.462.544,00 TL ile 2011 ve 2012 yılı Mali Destek Programlarına ilişkin olarak 2013 yılına sarkan ödemeler oluşturmaktadır.
2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
Trakya Kalkınma Ajansının 2013 ilk yarıyıl temel mali tabloları incelendiğinde hem gelir hem de gider yö- nünden 2011 yılı mali destek programlarına ilişkin ödemelerin devam etmesi ve 2013 yılı program ve faa- liyet destekleme hizmetlerine ilişkin ön ödeme süreci- nin henüz gerçekleşmemiş olmasının etkileri belirgin şekilde görülmektedir.
Bu çerçevede, Ajansın en büyük gider kalemini 2011 ve 2012 yılı proje ödemelerine ayrılmış olmasına rağmen 2013 yılında ödenebilecek duruma gelen proje ve fa- aliyet destekleme giderlerine ilişkin tutarlar ilk yarıyıl itibari ile bütçede belirgin bir fazlalık oluşturmaktadır.
2013 yılı ilk yarıyılının gelir bütçesi gerçekleşmeleri Bölgedeki il özel idareleri, ticaret ve sanayi odaları ve belediyelerden aktarılacak bütçe payları yönünden in- celendiğinde, il özel idareleri ile ticaret ve sanayi oda- larından aktarılması gereken payların genel olarak zamanında tahsil edildiği ancak Bölge belediyelerin- den aktarılması gereken bütçe paylarının tahsilâtına ilişkin sorunların geçmiş yıllara göre azalarak da olsa sürdüğü görülmektedir.
Ajans 2013 yılı gider bütçesi yıl ortası itibarıyla değer- lendirildiğinde, personel ve cari gider harcamaları- nın öngörülen harcamanın altında kaldığı ve Ajansın maliyet etkinliğini sağlamada oldukça başarılı olduğu görülmektedir.
B. Performans Bilgileri
2013 yılının ilk altı ayında Ajans tarafından gerçekleşti- rilen faaliyetler aşağıdaki şekilde özetlenmiştir.
1.Kurumsal Gelişim Ve Yönetim Faaliyetleri
1.1.Hizmet içi Eğitim Faaliyetleri
Kalkınma Ajansları Personel Yönetmeliğinin ilgili hü- kümleri çerçevesinde Ajans personelinin gelişimine yönelik, personel başına en az 10 gün olmak üzere hizmet içi eğitim programı planlanmış ve uygulan- maya geçirilmiştir. Ajans’ın misyonu, görev ve sorum- lulukları, 2010-2013 Bölge Planı öncelikleri ve bu ön- celikler doğrultusunda hazırlanan hizmet içi eğitim programı kapsamında, 2013 yılında Ajans personeli- ne yönelik farklı alanlarda birçok eğitim düzenlenmiş- tir. Bu çerçevede Ajans personeline 2013 yılının ilk altı ayında toplam 1976 saat eğitim verilmiş olup, böyle- likle kişi başı ortalama yaklaşık 6 gün eğitim katılımı gerçekleşmesi sağlanmış olup 2012 yılsonunda orta- lama 12 gün olan yıllık ortalama eğitim gün sayısının 2013 yılsonunda da yakalanacağı öngörülmektedir.
Sektörel Performans Değerlendirmesi, Bölgesel Rekabet Edebilirlik Analizi, Bölgesel Potansiyel Yatırım Eğitimi: Marmara Bölgesinde bulunan Ajans- lar olan GMKA, BEBKA, İSTKA ve Trakyaka’dan uzman- ların katılımı ile Kalkınma Bankası’ndan 3 gün süreli eğitim alınmıştır.
