Ajansın sunduğu hizmetler Genel Sekreterlik bünye-sinde oluşturulan, Planlama, Programlama ve Koordi-nasyon Birimi, Program Yönetim Birimi, İzleme ve De-ğerlendirme Birimi, Destek Hizmetleri Birimi ve Yatırım Destek Ofisleri tarafından gerçekleştirilmektedir.
5.1. Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi
Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi (PPKB), Ajansın, Bölgenin ekonomik, kültürel ve sosyal gelişmesini hızlandırmaya ve rekabet gücünü arttır-maya yönelik yapacağı plan, program ve stratejilerinin belirlenmesi başta olmak üzere mali ve teknik destek programlarının genel çerçevesinin oluşturulmasından sorumludur. Birim faaliyetleri:
» Ajansın yıllık çalışma programı ve bütçesinin hazırlanmasını koordine ederek konsolide edil-mesini sağlamak,
» Yıllık çalışma programı ve bütçe içinde verilmesi planlanan destekler için ayrılacak tutarların be-lirlenmesine ilişkin çalışma yapmak,
» Bölgenin ekonomik, sosyal ve kültürel gelişme-sini hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak veya yaptırmak,
» Yerel aktörlerin katılımı ile bölgesel ve sektörel bazda plan ve programlar hazırlamak,
» Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirli-ği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar
yapmak,
» Ulusal Kalkınma Planına uyumlu olarak paydaş-ların katılımı ile Trakya Bölge Planı’nı hazırla-mak,
» Trakya Bölgesi vizyonunun, kalkınma strateji-sinin paydaşlar tarafından benimsenmesi için gerekli çalışmalar yapmak,
» Bölge Planı ve programları ile uyumlu olarak sağlanacak desteklerin çerçevesini oluşturup zamanlaması ve mali desteklerin bütçe dağılı-mını planlamak,
» Bölge ile ilgili verileri toplamak, veri tabanları oluşturmak ve güncellemek,
» Ajansın altı aylık ara faaliyet raporları ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak, mevzuatla belir-lenmiş mercilere sunmak,
» Yerel yönetimlerin planlama çalışmalarına destek sağlamak,
» Bölgede kamu kesimi, özel kesim, sivil toplum kuruluşları ve yerel yönetimler tarafından yü-rütülen, bölge plan ve programları açısından önemli görülen diğer projelere katkı sağlamak,
» Ajansın ulusal ve uluslararası organizasyonlara katılımı ve tanıtımının gerçekleştirilmesinde ko-ordinasyonu sağlamak,
23
» Ajansın yerel, ulusal ve uluslararası kuruluşlar-la ilişkilerinin geliştirilmesinde koordinasyonu sağlamak,
» Yerel kapasitenin artırılmasına yönelik eğitim ihtiyaçlarının tespiti, planlaması ve koordinas-yonunu yapmak.
5.2. Program Yönetim Birimi
Program Yönetim Birimi (PYB), Ajans tarafından uy-gulanan mali ve teknik destek programlarının yöne-timinden sorumlu birimdir. PYB, tüm destekler kap-samında, başvuruların alınmasından destek almaya hak kazanan projelerin/faaliyetlerin belirlenmesi ve başvuru sahipleri ile sözleşmelerin imzalanmasına kadar olan sürecin uygulanmasından sorumludur.
Program Yönetim Birimi görev ve yetkileri:
» Sağlanacak desteklerin uygulama mekanizma-sının genel çerçevesini oluşturmak ve güncelle-mek,
» Destek programları kapsamında kılavuzda be-lirlenen çerçeve içerisinde başvuru koşullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek,
» Potansiyel hibe yararlanıcılarına yönelik başvuru rehberlerini hazırlamak ve dağıtmak;
doğrudan faaliyet desteği uygulamalarına yönelik başvuru rehberini Ajans internet site-sinde devamlı surette bulundurmak,
» Teklif çağrısı ilanına ilişkin tanıtım
materyalleri-ni hazırlamak (broşür, afiş, gazete ilanı vb.),
» Proje teklif çağrısını kamuoyuna duyurmak, konu ile ilgili bilgilendirme toplantıları yapmak,
» Potansiyel başvuru sahiplerine yönelik proje hazırlama eğitimleri gerçekleştirmek,
» Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yönelti-len soruları cevaplarıyla birlikte; Ajans internet sayfasında “Sıkça Sorulan Sorular (SSS)” bölü-münde yayınlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak,
» Proje başvurularını kabul etmek ve kayıtlarını yapmak,
» Gerekli durumlarda, teklif çağrısına ilişkin dü-zeltmeler yapmak,
» Başvuruların değerlendirilmesinde görevlendi-rilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kri-terlerini belirlemek; seçim sürecinde etkin rol oynamak,
» Proje teklif çağrısı yöntemi ile alınan projelerin ön incelemelerini gerçekleştirmek,
» Bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek,
» Proje değerlendirme süreçlerini planlamak ve yönetmek,
» Değerlendirme komitesince yapılan nihai de-ğerlendirmeler sonucu belirlenen ve Yönetim Kurulunca onaylanan “hibe almaya hak kaza-nanlar ve kazanamayanlar listesini” kamuoyuna ilan etmek,
» Proje teklifinde bulunan başvuru sahiplerine, yapılan değerlendirme sonucunda verilen ka-rarları gerekçeleriyle birlikte bildirmek,
» Hibe almaya hak kazanan projelerin bütçelerini değerlendirmeler ışığında revize etmek; proje sahiplerini sözleşme sürecinden önce konu ile ilgili olarak bilgilendirmek,
» Hibe almaya hak kazanan projelerin sahiplerini sözleşme imzalamaya davet etmek,
» Hibe almaya hak kazanan projelerin belgelerini İzleme ve Değerlendirme Birimi’ne devretmek,
» Bölgede proje hazırlama altyapı ve kültürünün geliştirilmesine yönelik eğitim programları dü-zenlemek.
5.3. İzleme ve Değerlendirme Birimi
İzleme ve Değerlendirme Birimi, bölge plan ve prog-ramları çerçevesinde Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetler ile yürütülen hibe programlarının izleme ve değerlendirmesinden sorumludur. Ajansa tahsis edilen kaynakların bölge planı ve operasyo-nel programlara uygun biçimde kullanılması ve daha verimli, etkili ve sürdürülebilir sonuçlara ulaşılması
amacıyla destek faaliyetlerinin düzenli olarak izlenme-sini gerçekleştirir. Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetlerin başarılı bir şekilde uygulanması, yasa ve usullere uygunluğunun kontrolü, yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir.
İzleme ve Değerlendirme Biriminin görev ve yetkileri:
» Desteklenen faaliyet ve projeleri izlemek, de-netlemek, değerlendirmek ve sonuçlarını Yönetim Kurulu ve Müsteşarlığa bildirmek,
» Desteklenecek projelerin/faaliyetlerin uygula-ma öncesi, uygulauygula-ma sürecinde ve tauygula-mamlan- tamamlan-masının ardından değerlendirmeler yapmak, performans göstergelerindeki ilerlemeleri de-ğerlendirmek ve periyodik değerlendirme ra-porları hazırlamak,
» Ajansın yürüttüğü programların, desteklediği proje ve faaliyetlerin bölgenin kalkınması bakı-mından yarattığı etki ve sonuçları ile başarı dü-zeylerini tespit etmek amacıyla etki değerlen-dirmelerini yapmak,
» Ajansın sağladığı teknik veya mali desteklerle gerçekleştirilen proje ve faaliyetlerin uygula-ma süreçlerinde Ajans kaynaklarının yerinde ve etkin kullanımını sağlamak,
» Müsteşarlık ile koordineli bir şekilde, Ajansın sağlayacağı mali ve teknik desteklerin izleme ve değerlendirmesine yönelik temel ilke ve
kural-25
lar, sorumluluklar, kullanılacak belge ve formla-rın standartları, yararlanıcılaformla-rın proje ve faaliyet-lerini uygularken uymaları gereken kuralların yasal ve kurumsal altyapısının tasarlanmasına katkıda bulunmak,
» Desteklenen proje ve faaliyetler için tasarlanan izleme bilgi sisteminin koordinasyonunu sağla-mak,
» Ajanstan destek almaya hak kazanmış proje/fa-aliyet sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri ha-zırlamak, sözleşme imzalanması sürecine aktif olarak katılmak,
» Sözleşme öncesinde, Genel Sekreterce gerekli görülen projelere ön izleme ziyareti yapmak,
» Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, söz-leşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek, yararlanıcının uygulama kapasitesini değer-lendirmek ve yararlanıcı ile birlikte proje uygu-lamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; pro-jenin risk ve ihtiyaç analizlerine göre ön ödeme yapılmasının uygunluğu ve ön ödeme miktarı konusunda görüşünü Genel Sekretere iletmek,
» Desteğe hak kazanan yararlanıcılara, proje/fa-aliyet uygulama ve satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konu-larda eğitimler vermek,
» Proje sahiplerine, uygulamada karşılaştıkları problemlerin çözümüne yönelik destek vermek,
» Desteklenen proje/faaliyetlere ilişkin düzenli izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,
» Uygulama aşamasına geçmiş proje ve faaliyet-lerde öngörülen amaç ve hedeflere ulaşılması-na yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hü-kümlerine uygun yürümesini sağlamak,
» Riskleri önceden tespit ederek düzeltici ve ön-leyici tedbirler almak, gerekiyorsa sözleşme de-ğişiklikleri, fesih, usulsüzlükler, geri ödemelerle vb. ilgili işlemleri yapmak,
» Yararlanıcılar tarafından sunulan raporları ve ödeme taleplerini değerlendirmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, yapılan har-camaların usule uygunluğunu denetlemek,
» Yararlanıcıların yürüttükleri proje veya faaliyet-leri ile ilgili sorularını derlemek ve bu soruları Sıkça Sorulan Sorular (SSS) başlığı altında ce-vapları ile birlikte internet sitesinde yayımlamak
5.4. Destek Hizmetleri Birimi
Destek Hizmetleri Birimi, Ajansın idari ve mali tüm faa-liyetlerinin yürütülmesinden sorumludur. Destek Hiz-metleri Biriminin görev ve yetkileri şunlardır:
» Ajansın her tür ödeme evrakını hazırlamak, kontrol etmek, arşivlemek, ödemeleri gerçek-leştirmek, bütçe çalışmalarına katılmak,
» Ajansın araç gereç ihtiyaçlarını tespit etmek ve teminini sağlamak,
» Ajansın resmi ve özel kurumlara giden ve gelen yazışmalarının tasnifini ve havalesini yapmak, arşivini oluşturmak,
» Ajansın insan kaynakları politikasını belirlemek, uygulamak, izlemek ve geliştirilmesini sağla-mak,
» Hizmet içi eğitim programlarını belirlemek ve uygulamak,
» Ajansın personel alımı ile ilgili işleri yürütmek,
» Ajansın tanıtım ve iletişimle ilgili her tür faaliye-tini yürütmek,
» Toplantı, seminer, fuar, konferans, sempozyum vb. organizasyonları planlamak ve koordine etmek,
» Medya takibi yapmak,
» Ajansın kurumsal iletişim stratejisini oluştur-mak ve basılı tüm kurumsal kimlik materyalleri-nin tasarımı, basımı, uygulaması ile ajansın gö-rünürlüğünü sağlamak,
» Ajansın bilgi işlem ihtiyaçlarının tespit etmek ve tedarik etmek,
» Ajansın web sayfasını oluşturmak ve güncelliği-ni sağlamak,
» Ajansın tüm bilgisayar, yazıcı ve diğer donanım birimlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak, güncelliğini sağlamak ve bakımlarını yapmak,
» Ajans Genel Sekreterinin randevu ve ziyaret programını düzenlemek, gerekli iş takibini yapmak,
» Kalkınma Kurulu ve Yönetim Kurulu toplantıları-nın ön hazırlıklarını yapmak,
» Genel Sekreterin gezi ve toplantı organizasyon-larını düzenlemek,
» Ajansta birimler arası iletişimi ve koordinasyonu sağlamak,
» Ajans Genel Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
5.5. Yatırım Destek Ofisleri
Yatırım destek ofisleri, yatırımcıların bölge illerinde ya-pacakları yatırımlara ilişkin olarak danışmanlık hizmeti verilmesi ve bu yatırımlara ilişkin izin, ruhsat ve diğer idari işlemlerin tek elden takip ve koordine edilmesin-den sorumludur. Yatırım Destek Ofislerinin görev ve yetkileri şunlardır:
» - Bölge illerinde özel kesimdeki yatırımcıların kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve yetki alanına giren izin ve ruhsat işlemleri ile diğer idari iş ve işlemlerini ilgili mevzuatta belirtilen süre içerisinde, ilgili mevzuatta bir süre belirtil-memişse öncelikle ve ivedilikle sonuçlandırmak
27
üzere Yönetim Kurulu adına tek elden takip ve koordine etmek, yatırımları izlemek,
» İlgili mevzuattaki başvuru koşulları ve istenen belgeler doğrultusunda yatırımcıya bilgi vermek ve yol göstermek,
» Yatırımcıların başvuruları hakkında ön incele-meler yapmak, bu başvuruları ilgili makamlara intikal ettirmek,
» Bölgenin yatırım imkânları ve yatırım ortamına ilişkin gerekli bilgilendirme faaliyetleri yapmak,
» Yapacağı iş ve işlemlerle ilgili olarak Genel Sek-reterliğe ve Genel Sekreterlik aracılığıyla ilgili valiliğe bilgi vermek.