1
İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ
VENEDİK BİENALİ KAPSAMINDA SERGİ KATILIMI PROJESİNE İLİŞKİN TEKLİF ŞARTNAMESİ
1. TARAFLAR
Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (İMİB olarak anılacaktır), teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır.
2. ŞARTNAMENİN KONUSU
Bu Şartname, Türk Doğal Taşlarının “Turkish Stones” adı altında yurt dışındaki etkinliklerde markalaştırılması stratejisi çerçevesinde, 22 Mayıs - 21 Kasım 2021 tarihleri arasında düzenlenecek ve “Venedik Mimarlık Bienali” kapsamında Türk doğal taşları ile tasarlanmış özgün çalışmaların yer alacağı serginin organize edilmesi amacıyla alınacak küratörlük, sergi alanı kiralanması, konstrüksiyonu ve tasarlanması, doğal taş malzemelerin ve enstalasyonların üretimi ve nakliyesi, PR vb hizmetler için;
- verilecek hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde yürütüleceği, - çalışma şekil ve koşulları
işinin İMİB’in talimatları doğrultusunda İSTEKLİ tarafından yerine getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir.
Sergi kapsamında Türk doğal taşlarının (Turkish Stones markası adıyla) ön planda tutulması böylece Türkiye’nin tasarıma verdiği önemi ve doğal taş sektöründe katma değerli ürün üretilip pazarlanabildiğinin gösterilmesi hedeflenmektedir.
3. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI
Bu maddede sayılanlar hizmet standartlarını içermektedir. İhale neticesine göre, İMİB ile ihaleyi alan firma arasında imzalanacak sözleşme ile işbirliği hizmet kapsamı, taraflarca ayrıca karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir.
Buna göre, İSTEKLİ;
Alan Kiralanması;
3.1 Venedik Bienali kapsamında gerçekleştirilen etkinlik mekanları ile görüşmeler gerçekleştirerek Palazzo Bembo’da en az 28 m2’lik bir sergi alanının kiralanması ve kiralama yapılan kuruluş ile organizasyon sürecinin yürütülmesi (6 ayboyunca genel yangın önleme ve yangın söndürücüler, genel temizlik, elektrik, su ve internet servisi, zorunlu sergi izinleri ve sergi kurulumu ve devri sırasında teknik destek dahil)
2 Küratörlük-Organizasyon Hizmeti;
3.2 İMİB’in onayı ve talepleri doğrultusunda sergi kavramının ve konseptinin oluşturulması, sergi konseptinin İMİB’in onayına sunulması, (Sergide yer alacak tasarımların Türk doğal taşından üretilmiş ve özelliklerini yansıtacak nitelikte olması göz önünde bulundurularak oluşturulacaktır.)
3.3 Sergide yer alabilecek alternatif tasarımcıların belirlenmesi ve İMİB’in onayına sunulması,
- Sergide en fazla iki tasarımcının eserine yer verilmesi planlanmaktadır.
3.4 İMİB’in onay verdiği tasarımcılar ile ön görüşmelerin yapılması, tasarımcılara kavram hakkında brief verilmesi, tasarımcılarla imzalanacak protokollerin takibi, tasarımların üretimlerle uyumlu olması amacıyla üretim sürecinin takip edilmesi ve yapılan görüşmelerin İMİB’e yönlendirilmesi,
3.5 Serginin mekânı konsepte uygun olarak tasarlanmalı ve İMİB’e teslim edilmelidir. Sergi mekânının kurulumu, montajı ve demontajı İSTEKLİ’ye ait olacaktır.
3.6 Serginin 3. veya 4. günü bir kokteyl organize edilmesi planlanmaktadır. Venedik Bienali süresince birçok tasarımcı / katılımcı, kokteyl ve özel davetler gerçekleştirmektedir. Turkish Stones adına düzenlenecek kokteylin diğer organizasyonlar arasında öne çıkması ve ilgi görmesi amaçlanmaktadır. İstekli kokteyl organizasyonundan ve kokteylin İMİB’in talepleri çerçevesinde gerçekleştirilmesinden sorumludur.
3.7 Kokteyl konseptinin önerilmesi ve organizasyonun hazırlanması, kokteyl için gerekli servislerin alımından (yemek, müzik, güvenlik vb.) İSTEKLİ sorumludur.
3.8 Kokteyle, Türkiye’den ve yurtdışından mimar ve tasarımcıların davet edilecektir.
Üretim;
3.9 Sergilenecek enstalasyonların ve kullanılacak doğal taş malzemelerin üretiminden İSTEKLİ sorumlu olacaktır.
Nakliye;
3.10 Sergi kapsamındaki tüm malzemeler ile mermer/doğal taş eserlerin nakliye organizasyonu İSTEKLİ tarafından yapılacaktır. (Ambalajlama, Gümrükleme, depolama, sigorta vb harcamalar İSTEKLİ tarafından teklif bedeline eklenecektir)
3 PR Hizmetleri;
3.11 Sergi için oluşturulacak afiş, broşür, web sitesi vb. için gerekli olan üretim, sergi eserleri ve kokteyl gecesi profesyonel fotoğraf çekimi, Türkçe ve İngilizce editöryal hizmet vb. tüm hizmetlerle ilgili masraflar İSTEKLİ tarafından üstlenilecek olup teklife dâhil edilmelidir.
3.12 Serginin Venedik’te yapılacak olması dolayısı ile İSTEKLİ sergi ile ilgili İtalya’da gerçekleştirilecek PR faaliyetlerini İMİB’in talep ve talimatları doğrultusunda yürütmekle sorumludur.
3.13 Serginin duyurulması amacıyla yurtdışında reklam ve ilan verilecek mecralar hakkında öneride bulunulması, İMİB tarafından onaylanan merciiler ile koordinasyonun sağlanması, 3.14 Yabancı basının bilgilendirilerek serginin yabancı yayın kanallarında İMİB tarafından
onaylanan şekilde haber yapılmasının sağlanması.
3.15 Yabancı basında çıkan haberlerin takip edilmesi ve İMİB’e raporlanması işlerinden sorumludur.
3.16 Sergiye katkıda bulunacak 3. taraflarla ilişkiler (PR ajansı, ses, ışık, dekorasyon, mekânın eski haline döndürülmesi, davetlilere verilecek ikram, müzik sistemi gibi) İSTEKLİ tarafından yürütülecektir.
3.17 Serginin hedef kitlesi olan mimar ve tasarımcıların yaygın olarak kullandığı sosyal paylaşım mecralarında sergisinin duyurulması ve tanıtılması Facebook, twitter vb. hesaplar Türkçe, İngilizce ve İtalyanca olarak hazırlanacaktır.
3.18 Sergi tanıtımlarının, davetiyelerin internet üzerinden önemli profesyonel meslek gruplarına ait sitelerde yayınlanması için paylaşılması ve takibinin yapılması,
Genel Sorumluluklar;
3.19 İSTEKLİ, bütün kalemlerde söz konusu sergi öncesinde, sergi sırasında ve sergi sonrasında gerçekleştirilen faaliyetleri rapor olarak İMİB’e sunmakla sorumludur.
3.20 Çalışmalar ile ilgili belirli günlerde koordinasyon ve bilgilendirme toplantısı yapılacaktır.
İSTEKLİ, toplantı tutanaklarını hazırlayarak İMİB’e teslim edecektir.
3.21 İSTEKLİ, taahhüt ettiği çalışmaları gerçekleştirmek adına İMİB için bir temsilcisi atayacak ve bu temsilci sergi kurulumdan 15 gün önce (sergi kurulum başlangıcında) sergi alanında kurulum takibini yapmak üzere bulunacaktır.
3.22 İSTEKLİ, Venedik’te düzenlenecek sergi için oluşturulacak ekip ulaşım, konaklama, vize, sigorta, iaşe masrafları İSTEKLİ’ye aittir.
4 3.23 İSTEKLİ, sergiye ilişkin olarak ilave her masraf için İMİB’ten en az 15 gün önce ve yazılı olarak onay alacaktır. Onay alınmadan yapılan masraflardan İMİB sorumlu olmayacaktır.
3.24 İSTEKLİ, ödeme bedelini İMİB’in fatura adresine faturalandıracaktır.
3.25 Sözleşmeden doğacak damga vergisi İSTEKLİ tarafından ödenecektir.
İMİB’in sorumlulukları;
3.26 Sözleşmede belirtilen hizmet bedeli ödemelerinin Sözleşmede belirtilen esaslar dâhilinde yerine getirilmesi,
3.25 İstekli’nin organizasyon faaliyetlerini yürütmesinde gerek duyabileceği bilgi ve belgelerin sağlanması,
4. TEKLİF MEKTUBU HAZIRLAMA
4.1. İSTEKLİ, Şartnamede detayları belirtilen hizmetler için; fiyatlandırma yaparak, hizmet bedellerini EK-1 ‘de yer alan tabloya işleyerek, önerdiği küratör ve mimarların özgeçmişi ile beraber sergi konseptini anlatan bir sunumu içeren imzalı teklif mektubunu, İSTEKLİ’ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte kapak kısmı kaşeli ve imzalı kapalı zarf ile elden veya posta yoluyla en geç 18 Şubat 2021 Perşembe günü mesai bitimine kadar Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi, Dış Ticaret Kompleksi A Blok 6 Kat Maden Sektörü şubesine elden veya kargo ile teslim edilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. Postada yaşanabilecek gecikmelerden İMİB sorumluluk kabul etmez.
Teklif İçeriği:
1. Fiyat Teklifi (Tablo EK-1) 2. Konsept Sunumu
3. Önerilen küratör ve mimarlara ait mesleki bilgileri içeren özgeçmiş Tekliflerin kargo ile gönderileceği adres: IMMIB Maden Sektör Şubesi
4.2. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
4.3. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İMİB’i bilgilendirecektir.
4.4. Teklif Veremeyecek Olanlar:
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
5
TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,
Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,
Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler,
Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar 4.5. İhale Dışı Bırakılma Nedenleri
Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;
Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
5. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ
5.1. Teklifler, İMİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.
5.2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ’nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.
5.3. İSTEKLİ’ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı
verilmemesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
6. İHALEDEN VAZGEÇME
6.1. İMİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.
6.2. İSTEKLİLER, İMİB’in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
6 7. MÜCBİR SEBEP
7.1. Taraflardan herhangi biri Şartname ve sonrasında imzalanan Sözleşme uyarınca üstlendiği yükümlülüklerinin herhangi birisini savaş (savaş ilan edilmiş olsun ya da olmasın), işgal, terör olayları, isyan, iç savaş, iç karışıklık ya da düzensizlik, grev, sabotaj, lokavt, yangın, yıldırım, deprem, sel gibi doğal afetler, başta korona virüsü olmak üzere dünya çapında ortaya çıkan epidemic salgınlar gibi ya da buna benzer şekilde tarafın kontrolünde olmayan ve makul çabaya karşın etkilenen tarafça önlenmesi mümkün olmayan haller ( “Mücbir Sebep “) nedeniyle yerine getiremezse ya da yerine getirmede gecikirse, diğer Tarafa karşı sorumlu tutulmayacaktır.
Şartname ve sonrasında imzalanan Sözleşme kapsamındaki hizmetlerin tamamının ya da bir kısmının ifası bir veya birden fazla Mücbir Sebep olayı nedeniyle 7 günden fazla durursa ya da engellenirse Birlik işbu Şartnamenin geçersiz hale geleceğini ve sonrasında imzalanan sözleşmeyi karşı tarafa göndereceği bir ihtar ile fesih etme hakkına sahiptir.
Taraflar, başta korona virüsü olmak üzere dünya çapında ya da ülke bazında epidemic bir salgının ortaya çıkması halinde Birliğin işbu Şartnamenin geçersiz hale geleceğini ve sonrasında imzalanan Sözleşme’yi diğer Tarafa yazılı bildirim göndermek kaydıyla derhal feshedebileceği konusunda anlaşmışlardır.
İşbu Şartname ve sonrasında imzalanan Sözleşmenin Mücbir Sebep nedeniyle Birlik tarafından feshedilmesi halinde Birlik, Mücbir Sebep nedeniyle etkilenen ve alınmayan hizmetlerin ücretlerini ödeme yükümlülüğünden kurtulacaktır. Mücbir sebep sebebi ile etkilenen hizmetlerin ücretleri Birlik tarafından ödendiyse yapılan ödemeler Birliğin ilk talebi üzerine Birlik’e iade edilecektir.
8. Kişisel Verilerin Korunması
8.1. Birlik iş bu Şartname kapsamında, Firma’ya, Firma yetkililerine, çalışanlarına veya üçüncü kişilere ilişkin kişisel verileri yalnızca kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şartname konusunun gerçekleştirilmesi, şartname kapsamında yapılan çalışmaların tanıtılması veya başarısının ölçülmesi amaçları ile kullanacaktır.
Firma, İş bu şartname kapsamında yapılan faaliyetler çerçevesinde aldığı, Birlik Yöneticilerine ve çalışanlarına ait veya Birlik tarafından Şartname kapsamında verilen, üçüncü kişilere ait kişisel veriler, yalnızca iş bu hizmeti gerçekleştirmek için, şartname amaçları doğrultusunda ve şartname kapsamında kullanacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.
9. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ
9.1 İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.
