İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ
DANIŞMANLIK HİZMETİ ALIMI ŞARTNAMESİ
Eylül 2020
1. TARAFLAR
Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (İMİB olarak anılacaktır), teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır.
2. ŞARTNAMENİN KONUSU
Bu Şartname, maden sektörünün kanun ve mevzuattan kaynaklı bürokratik sorunları çerçevesinde iletişim danışmanlığı hizmetinin kapsamının ve TARAFLAR’ın bu çerçevedeki karşılıklı borçlarının, hak ve yetkilerinin belirlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir.
3. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI
Hizmetin tanımı, İSTEKLİ tarafından İMİB’e sunacağı iletişim hizmeti, kurum itibarının yönetimi kapsamında olduğu gibi ülke hassasiyetini ve önceliklerini kapsayan özel odaklı konularda İMİB’e hizmet vermek, kamuoyunda var olan algısının güçlendirilmesi ve bu güçlü algının sürdürülebilir hale gelmesi başta olmak üzere, tüm paydaşları nezdinde proaktif olarak yürüteceği stratejik iletişim çalışmalarını ve İMİB’in, bilgisi ve onayı dahilinde, İMİB adına, üzerinde çalışılan veya çalışılması hedeflenen konularla ilgili, gerek özel sektör, gerek sivil toplum kuruluşları gerek siyasi ve bürokratik erk gerek ise bakanlıklarla görüşmeler yapılmasını, bilgi toplanmasını veya bilgi aktarılmasını kapsamaktadır.
Buna göre; danışmanlık hizmeti kapsamında İstekli tarafından sunulması beklenen hizmetler aşağıda yer almaktadır.
3.1. İMİB ile İSTEKLİ tarafından belirlenen mesajların ilgili paydaşlara etkin ve etkili bir şekilde ulaşması ve arzu edilen etkiyi oluşturması sayesinde, maden sektörünün genel algısına sağlanacak katkının daha yüksek olmasının mümkün hale gelmesi
3.2. Gerçekleştirilecek çalışmalarla İMİB’in gerek faaliyetleri gerekse de üyeleri adına madencilik sektörü ile ilgili algının öncelikli paydaşları nezdinde güçlendirilmesi
3.3. İMİB bilgisi dahilinde, maden sektöründeki etkinlikler ve toplantıların içerik ve mesajlarının geliştirilmesine yönelik katkıda bulunulması
3.4. İMİB’in temsil ettiği sektörlerde yapılan ve ülke hassasiyetini ve önceliklerini kapsayan özel odaklı konularda kamuoyunda var olan algısının güçlendirilmesi ve bu güçlü algının sürdürülebilir hale gelmesi başta olmak üzere, tüm paydaşları nezdinde proaktif olarak yürüteceği stratejik iletişim çalışmalarının koordine edilmesi, etkinliğinin artırılmasını ve yaygınlaştırılmasını sağlamak için öneriler geliştirilmesi, etkinlik sonrası raporlar hazırlanması ve tüm sürecin organizasyonunun yürütülmesi
3.5. İlgili konularda izleme ve değerlendirme yapmak ve İMİB tarafından gerekli görülen toplantı, seminer, ziyaretler ve çalışmalara İMİB adına katılım sağlanması
3.6. Kamu kuruluşları ve sivil toplum kuruluşları nezdinde, sektörler için politikalar oluşturulması ve yönetilmesi ile sektör eylem planları hazırlanmasında İMİB’e yol gösterilmesi, inceleme yapılması, rapor hazırlanması ve gerektiğinde İMİB adına toplantılara
katılım sağlanması
3.7. Maden hukukuyla ilgili İMİB ve diğer kurumların toplantılarında hazır bulunulması, yasa – yönetmelik ile ilgili çalışmalarda yer alarak görüş sunulması
3.8. İMİB üyelerini ve maden sektörünü bölgesel olarak ilgilendiren konular ya da ülkesel bazda madencilik sorunları hakkında ilgili Bakanlıklar ve kamu kurumlarına hukuki mütalaa verilmesi, takibini yapmak üzere görüşmeler gerçekleştirilmesi, gelişmeler hakkında İMİB’e yazılı rapor sunulması
3.9. Danışmanlık hizmetleri kapsamında belirtilen konularda İMİB tarafından talep edilecek değerlendirme notlarının ve raporların hazırlanması.
3.10. İSTEKLİ, her aya tekabül eden danışmanlık bedeline dair faturayı, her ayın sonunda İMİB adına düzenleyecektir.
3.11. Sözleşme imzalanacak İSTEKLİ tarafından kesilecek aylık faturalar 9/10 tevkifatlı kesilecektir.
3.12. İSTEKLİ tarafından danışmanlık karşılığı kesilen aylık fatura bedeli, faturanın İMİB’e tebliği ve İMİB tarafından onaylanmasından itibaren 30 gün içinde İMİB tarafından İSTEKLİ’ye ödenecektir.
3.13. Sözleşmeden doğacak damga vergisi ve her türlü vergi, resim, harç ve masraflar İSTEKLİ tarafından ödenecektir.
3.14. Yurt dışına yönelik yürütülecek çalışmaların danışmanlık ve proje uygulama bedelleri işbu sözleşmenin kapsamı dışında olup; yurt dışı ile ilgili çalışmalar gündeme geldiği takdirde, bu çalışmalar proje bazlı olarak ayrıca bütçelendirilecek, bütçe İMİB’in yazılı onayına sunulacaktır. Bütçe İMİB’in yazılı onayına sunulmaksızın yurt dışı iletişim çalışmaları yürütülmesi halinde, bu konuya ilişkin İMİB ödeme yapmakla mükellef tutulamaz. İşbu Sözleşme kapsamında hizmetlerin yabancı dilde yapılması talep edilebilir, hizmetin yabancı dilde verilmesi çalışmanın yurtdışı iletişim çalışması olarak yorumlanacağı anlamına gelmeyecektir.
3.15. İSTEKLİ’nin gerçekleştirdiği projelerde İSTEKLİ’nin çalışanlarının İMİB adına gerçekleştirdiği temsili tüm harcamalar (şehirlerarası ve şehir içi ulaşım, iaşe, konaklama) yazılı olarak İMİB tarafından onaylanması halinde İMİB tarafından karşılanacaktır.
3.16. İSTEKLİ, gerek taahhüt süresi, gerekse mücbir sebeplerden dolayı uzatılan süre içinde taahhüdün tamamen ifasına kadar, KDV hariç vergi artışları veya yeni vergi resimler konulması, fiyatların yükselmesi ve hizmet ücretlerinin artması ve sair sebeplere dayanarak fazla para verilmesi isteğinde bulunamaz.
3.17. İSTEKLİ, haftanın en az 1 günü İMİB çalışmalarına vakit ayırmak kaydı ile iş yükü ve çalışma yoğunluğu doğrultusunda çalışma gün sayısı artabilir. Fakat gün sayısı haftada 4 günü aşmayacaktır. Bunun dışında İMİB’in talebine istinaden İMİB adına yapılan görüşme, organizasyon, seyahat, konaklamaya ilişkin giderler, önceden İMİB’in yazılı onayının alınması kaydıyla İMİB’e ayrıca fatura edilerek veya harcama faturaları kanıtlı şekilde tevsik edilerek İMİB tarafından İSTEKLİ’ye ödenecektir.
3.18. İSTEKLİ, sözleşmede (işin tanımında) öngörülmeyen ancak sonradan İMİB talebiyle ve
yazılı onayıyla gerçekleşen tüm masrafları İMİB’e fatura edecektir.
4. HİZMET SÜRESİ VE FESİH
İşbu şartname kapsamındaki danışmanlık hizmetinin süresi, imza tarihinden itibaren 1 (bir) yıl süre ile geçerlidir. İhale sonucunda yapılacak sözleşmeye göre; İMİB, sözleşme süresi içinde 7 gün öncesinden yapacağı yazılı ihbar ile sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda tarafların fesih tarihine kadar olan mali hakları saklıdır.
İSTEKLİ’nin şartname ile üstlendiği tüm yükümlülükleri tam ve eksiksiz olarak yerine getirmesi koşuluyla 1 (bir) yıl sonunda kendiliğinden sona erer.
5. GENEL HÜKÜMLER
5.1. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Hukuken geçersiz maddelerin yeri, sözleşme taraflarınca zaman kaybetmeden sözleşmenin sahip olduğu ekonomik amaca en yakın geçerli madde ile doldurulur.
5.2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda Birlik defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.
5.3. İSTEKLİ sözleşme yükümlerine aykırı davranması ve/veya üzerine düşen görevleri yerine getirmemesi ve görevli personelin fiillerinden doğan sorumlulukları nedeni ile BİRLİK’in ve/veya bu nedenle BİRLİK’e rücu edilen 3. şahısların uğradığı zarar ve ziyanı, derhal ödeyecek/tazmin edecektir
5.4. Taraflar sözleşmedeki adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.
6. GİZLİLİK
6.1. İSTEKLİ, yukarıdaki hizmetleri sağladığı süre içerisinde İMİB tarafından sağlanan bilgileri gizli tutacak ve üçüncü kişiler lehine kullanmayacaktır.
6.2. İMİB, İSTEKLİ tarafından kendisine sağlanan bilgileri, hazırlanan belgeleri ve tesis edilen ilişkileri başka bir danışmanlık firması lehine kullanmayacaktır.
6.3. Faaliyetleri sırasında İSTEKLİ tarafından yazılı ya da sözlü olarak sunulmuş olan tüm bilgi, belge ve materyallerin kullanımı, çoğaltılması, yayınlanması hakları, eser sahibi İSTEKLİ ile birlikte veya ayrı ayrı kullanılmak üzere İMİB’e devredilmiştir. Bu nedenle, yukarıda konu ile belirlenen hususlarda İSTEKLİ’ye ait bulunan fikri ve sınai hak kapsamındaki eserler her iki tarafça birbirinden bağımsız ve ayrı ayrı kullanılabilecektir. İSTEKLİ bu eserlerin münhasıran İMİB adına tescili için yapılabilecek başvurulara itiraz etmeyecektir. İSTEKLİ tarafından işbu Sözleşme kapsamında meydana getirilecek materyal ve eserlerle ilgili olarak 3. Şahıslar tarafından FSEK kapsamında yapılacak başvuru ve taleplerden İSTEKLİ sorumludur.
6.4. İSTEKLİ, faaliyetleri nedeniyle nüfuz etmek zorunda kaldığı İMİB ve diğer İhracatçı Birliklerine ait gizli ve ticari sır niteliği olan bilgiler ve belgeler hakkında kanunun öngördüğü sır saklamak yükümlülüğüne uygun davranacağını taahhüt eder.
7. TEKLİF BİLGİLERİ
7.1. İSTEKLİ, şartnamede detayları belirtilen danışmanlık hizmeti için fiyatlandırma yaparak, toplam fiyatı rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklif mektubunu, İSTEKLİ’ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi örneği ile birlikte en geç 18.09.2020 saat 17:30’a kadar maden@immib.org.tr e-posta adresine ve/veya 0212 454 01 50 numaralı faksa gönderilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir.
7.2. Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır.
7.3. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
7.4. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İMİB’i bilgilendirecektir.
8. TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
a) Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
b) Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,
c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları, ç) Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
d) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler, e) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
9. İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ
Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;
Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
10. TEKLİFİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ
10.1. Teklif, İMİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.
10.2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ’nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.
10.3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ’lere yazılı olarak bildirilecektir.
10.4. İSTEKLİ, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
10.5. Komisyon kararından sonra 5 iş günü içinde bir yıl süreli danışmanlık hizmet sözleşmesi düzenlenecektir.
11. İHALEDEN VAZGEÇME
11.1. İMİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.
11.2. İSTEKLİ, İMİB’in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İMİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
12. MÜCBİR SEBEPLER
Taraflardan herhangi biri şartname uyarınca üstlendiği yükümlülüklerinin herhangi birisini savaş (savaş ilan edilmiş olsun ya da olmasın), işgal, terör olayları, isyan, iç savaş, iç karışıklık ya da düzensizlik, grev, sabotaj, lokavt, yangın, yıldırım, deprem, sel gibi doğal afetler, başta korona virüsü olmak üzere dünya çapında ortaya çıkan epidemic salgınlar gibi ya da buna benzer şekilde tarafın kontrolünde olmayan ve makul çabaya karşın etkilenen tarafça önlenmesi mümkün olmayan haller (“Mücbir Sebep”) nedeniyle yerine getiremezse ya da yerine getirmede gecikirse, diğer Tarafa karşı sorumlu tutulmayacaktır. Şartname kapsamındaki hizmetlerin tamamının ya da bir kısmının ifası bir veya birden fazla Mücbir Sebep olayı nedeniyle 7 günden fazla durursa ya da engellenirse Birlik işbu hizmeti almaktan vazgeçme hakkına sahiptir. İşbu ihaleden ve şartname konusu hizmetin alınmasından Mücbir Sebep nedeniyle BİRLİK tarafından vazgeçilmesi halinde İSTEKLİ herhangi bir hak talebinde bulunmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.
13. KVKK KAPSAMINDA SORUMLULUK
13.1. İstekli, Birlik iş bu şartname kapsamında, Birlik’e, Birlik üyesi firmalara veya üçüncü kişilere ilişkin kişisel verileri yalnızca kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme konusunun gerçekleştirilmesi, başvuru kapsamında yapılan çalışmaların tanıtılması veya başarısının ölçülmesi amaçları ile kullanacaktır.
13.2. İstekli, İş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme kapsamında yapılan faaliyetler çerçevesinde aldığı, Birlik Yöneticilerine ve çalışanlarına ait veya Birlik tarafından şartname ve daha sonra imzalanacak Sözleşme kapsamında verilen, üçüncü kişilere ait kişisel veriler, yalnızca iş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşmeyi gerçekleştirmek için, sözleşme amaçları doğrultusunda ve sözleşme kapsamında kullanacaktır.
13.3. İstekli, iş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme kapsamında aldığı kişisel verileri korumak için gerekli teknik ve idari önlemleri alır. Herhangi bir veri ihlali olduğu takdirde İstekli bu durumu derhal Birlik 'e ve KVK Kurumuna bildirir.
14. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ
İş bu sözleşmeden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk Hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.
