T.C. AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ. Emirdağ Meslek Yüksekokulu İŞ AKIŞ SÜREÇLERI. Şubat 2020

(1)

T.C.

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ Emirdağ Meslek Yüksekokulu

İŞ AKIŞ SÜREÇLERI

Şubat 2020

(2)

İŞ AKIŞ ŞEMALARI

Öğrenci İşleri Birimi

• Öğrenci Belgesi, Hazırlık Belgesi, Transkript vb. Talepleri

• Öğrenci Disiplin İşlemleri

• Hazırlık Programı Akademik Takviminin Belirlenmesi işlemleri

• İsteğe Bağlı Hazırlık Programı Başvuru ve Değerlendirme İşlemleri

• Öğrenci Devam Durumlarının Takibi ve Duyurulması İşlemleri

• Yılsonu Yeterlilik Sınavına Girecek Öğrencilerin Belirlenmesi İşlemleri

• Yılsonu Genel Sınavına Girmeden Başarılı Sayılacak Öğrencilerin Belirlenmesi İşlemleri

• Öğrenci Kayıt Dondurma İşlemi

• Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri

• Mazeret Sınavı İşlemleri

Personel İşleri Birimi

• Göreve Başlama İşlemleri

• Görevden Ayrılma İşlemleri

• Tebliğ Yazıları ve Duyurular

• Akademik Personelin Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri

• Hastalık İzni İşlemleri

• Personel Gelen ve Giden Evrak İşlemleri

• Akademik Personel Alımı

• Doğum Öncesi ve Sonrası İzin İşlemleri

• Akademik Personel Görev Süresi Uzatımı

• Yıllık İzin İşlemleri

• Vekaletli İzin İşlemleri

• Yurtdışı İzin İşlemleri

• Disiplin İşlemleri

• Mazeret İzni İşlemleri

• Ücretsiz İzin İşlemleri

• Sürekli İşçi Puantajı

• Doğum Yardımı İşlemleri

Tahakkuk Birimi

• Bütçe Hazırlama İşlemleri

• Ek Ders Ödemesi İşlemleri

• Haftalık Ders Programının Ek Ders Hesaplama Sistemine Girilmesi

• Giyecek Yardımı İşlemleri

• Kişi Borcu İşlemleri

• Personel Atama İşlemleri

• Personel Maaş İşlemleri

• Satın Alma İşlemleri

• Geçici Görev Yolluğu İşlemleri

• Emekli Kesenek İşlemleri

• Satın Alma Komisyonu İşlemleri

• Muayene ve Kabul Komisyonu İşlemleri Taşınır Kayıt Birimi

• Nakil Giden Malzemeler ile İlgili Devir İşlemleri

• Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

• Tüketim Çıkış İşlemleri

• Mal Teslim Alma İşlemleri

• Zimmet Verme İşlemleri

• Zimmetten Düşme

• Üç Aylık Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Bildirim İşlemleri

(3)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Öğrenci İşleri

Öğrenci İşleri HAYIR

Öğrenci Otomasyon Programından istenilen belge

çıkartılır mı?

EVET

Öğrenci İşleri

Bit iş

Çıktısı alınıp imzalanmak üzere Yüksekokul Sekreterine gönderilir.

Öğrencininbilgileri OİBSten kontrol edildikten sonra EBYS üzerinden e-imzalıolarak

belge yazılır.

Belge ilgiliye teslim edilir.

Belge almak üzere öğrenci işleri birimine şahsen / vekâleten başvurulur.

Gün İçerisinde Öğrenci Belgesi, Ders İçeriği Transkript vb. Talepleri

KODU İŞİNADI TOPLAMSÜRE

(4)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Müdür Sekreterliği Birimi 1

Gün

Müdürlük Makamı

Yükseköğretim Kurumları Öğrenci DisiplinYönetmeliği

1 Gün

Soruşturmacı

15 Gün

Müdürlük Makamı 1

Gün

Raport ör

Raportör raporuna göre

dosyada eksiklikler var mı? ^HAYIR

Müdürlük Makamı

Disiplin Kurulu

2 Gün

Öğrenci İşleri 7

Gün

1 Gün

Gün

Bit iş

EVET

Dosya Müdürlük Makamına sunulur.

Karar; Öğrenci Otomasyonuna ve kişisel dosyasına işlenmek üzere

bağlı bulunduğu fakülteye gönderilir.

Karar; Öğrencinin kendisine ailesine, burs aldığı kurumlara, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve

Hukuk Müşavirliğine bildirilir.

Dosyanın incelenmesi için raportör atanır.

Soruşturmacı soruşturmayı süresi içerisinde tamamlayarak Dosyayı Müdürlük Makamına

sunar.

Soruşturma açılacak ise Müdürlük Makamınca Soruşturmacı atanır.

Soruşturma açılıp açılmaması Müdürlük Makamınca incelenir.

Şikayet sahibi şikayetini bildiren dilekçeyi varsa ekleri ile birlikte yazarak Müdürlük Makamına başvuruda bulunur. Dilekçe

EBYSde kayda alınır.

Öğrenci Disiplin İşlemleri

1Ay

KODU İŞİNADI TOPLAMSÜRE

Disiplin Amiri veya Disiplin Kurulu Dosya ile ilgili nihai kararını verir.

Dosya Soruşturmacının teklifine göre Disiplin Amirine veya Disiplin Kuruluna Müdürlük Makamınca sevk edilir.

(5)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Bölüm Başkanlığı

Yönetmelik

Gün

Bit iş

İlgili yönetmelik gereği, öğrenciye devamsızlıktan kaldığı tebliğ edilir.

ÖğrenciDevam Durumlarının Takibi ve Duyurulması İşlemleri

A.K.Ü. Afyon Meslek Yüksekokulu Hazırlık Programı Eğitim- Öğretim ve Sınav Yönetmeliği gereği, öğrencilerin devam durumları Bölüm Başkanlığınca düzenli olarak takip edilir ve

her yarıyılda iki defa olmak üzere ilanedilir.

KODU İŞİNADI TOPLAMSÜRE

(6)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Öğrenci

Kayıt Dondurma

Formu

Yönetmelik

1 Gün

Öğrenci İşleri

7 Gün

EVET

Yönetim Kurulu Kararıolumlu

mu? ^HAYIR

Gün

Bit iş

Yönetmelik gereği öğrenciye kaydının dondurulamayacağı

yazılı olarak bildirilir.

Yönetim Kurulu Kararıkayıt donduran öğrenciye ve otomasyon sistemine girilmek

üzere bağlı bulunduğu fakülteye bildirilir.

Öğrencinin dilekçesinin ekleri ile birlikte Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur.

Öğrenci kayıt dondurma talebini gerekçeleri ile birlikte öğrenci işlerine bildirir.

11 Gün ÖğrenciKayıt Dondurma İşlemi

KODU İŞİNADI TOPLAMSÜRE

(7)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Öğrenci

Form

Yönetmelik

5 İş Günü

İtiraz Komisyonu

3 Gün

Yüksekokul Yönetim Kurulu

Öğrenci İşleri

3 Gün

Öğrenci İşleri

Bit iş

1 Gün Sınav sonucunda değişiklik

olup olmadığı öğrenciye bildirilir.

Düzeltme yapılacak sınav sonuçlarının belirtildiği Yönetim Kurulu Kararı dersi veren öğretim elemanına ve öğrenciye

bildirilir.

İnceleme sonucu Yönetim Kurulunda karara bağlanır ve sonuç öğrenci işlerine bildirilir.

Sınav yönetmeliği gereğince itiraz komisyonu cevap kağıdını inceler ve inceleme sonucunu Yönetim Kuruluna sunar.

Sınav sonuçları açıklandıktan sonra 5 iş günü içerisinde sınav sonuçlarına itiraz dilekçesi öğrenci işlerineverilir.

12 Gün Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri

KODU İŞİNADI TOPLAMSÜRE

(8)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Öğrenci 5 İş

Günü

Form

Bölüm Başkanlığı 3

Gün

Bölüm Başkanlığı Mazeretleri uygunmu? HAYIR

EVET

Yönetim Kurulu/

Öğrenci İşleri

7 Gün

Bölüm Başkanlığı 1

Gün

Öğretim Elemanı 2

Gün

Bitiş

Mazeret sınavı yapıldıktan sonra ilgili öğretim

elemanı öğrenci otomasyon sisteminden notları

işler.

Bölüm Başkanlığınca mazeret sınav takvimi yapılır.

Mazeret sınavına girecek öğrencilerin listesi Yönetim Kuruluna Sunulur. Yönetim Kurulunda öğrencilerin mazeret sınavına gireceği dersler belirlenir. Karar Bölüm

Başkanlığına ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

Sınav sonucunda değişiklik olmadığı öğrenciye bildirilir.

Bölüm Başkanlığı dilekçeleri inceler, komisyona sunar.

Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrenciler belgeleriyle birlikte dilekçelerini öğrenci işleri birimine teslim

ederler.

18 Gün

Mazeret Sınavıİşlemleri

KODU İŞİNADI TOPLAMSÜRE

(9)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Personel Daire Başkanlığı

Personel İşleri Birimi

10 Dk.

30 Dk.

Personel İşleri

Birimi 30

Dk.

Personel İşleri

Birimi 5 Dk.

Bit iş

1 saat 25 Dakika TOPLAM SÜRE

İlgili personel için özlük klasörüaçılır.

İdari personel ve idari görevi olan akademik personel iseEBYS yetkilendirme işlemi için Bilgi İşlem Daire Başkanlığına

bildirilir.

EBYSüzerinden göreve başlama yazısı yazılır ve Personel ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (idari görevi varsa) ve görevlendirilen personelin kadrosunun bulunduğu birime

bildirilir.

EBYSüzerinden Yüksekokul Müdürlüğüne sevkedilir.

Atanan, ücretsiz izin dönüsü veya görevlendirilen personelin göreve başlama dilekçesialınır.

Personel Daire Başkanlığından atama onayı veya görevlendirme yazısı gelir.

Göreve Başlamaİşlemleri İŞİN ADI

KODU

(10)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi

Personel İşleri

Birimi İlgili personel için özlük klasörüaçılır.

Kadrosu Yüksekokulda olan personel SGKgirişi, maaşa esas bilgiler ve formlar için tahakkuk birimine yönlendirilir.

İdari personel ve idari görevi olan Akademik personel ise Ebys yetkilendirme işlemi için Bilgi İşlem Daire başkanlığına

bildirilir.

EBYSüzerinden göreve başlama yazısı yazılır ve personel ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına(İdari görevi varsa)ve görevlendirilen personelin kadrosunun bulunduğu birime

bildirilir.

EBYSüzerinden Yüksekokul müdürlüğüne sevk edilir.

Atanan, ücretsiz izin dönüsü veya görevlendirilen personelin göreve başlama dilekçesialınır.

Personel Daire Başkanlığı ndan atama onayı veya görevlendirme yazısı gelir.

Göreve Başlamaİşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(11)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi

İlgili personel için özlük klasörü arşivekaldırılır.(Kadrosu yüksekokulda ise kaldırılmaz)

İdari personel ve idari görevi olan Akademik personel ise EBYSyetkilendirme iptali için Bilgi İşlem DaireBaşkanlığına

yazı yazılır.

Görevden ayrılış yazısı , Personel ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına(İdari görevi varsa) bildirilir. 2547 sayılı kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca başka birime görevlendirilmişse o

birimede görevden ayrılış yazısı yazılır.

İlgili personelden görevden ayrılma dilekçesi alınarak Ebys üzerinden Yüksekokul Müdürü nün onayına sunulur.

Ayrılacak personel ilişik kesme işlemleri için tahakkuk birimine yönlendirilir.

Personel Daire Başkanlığı ndan gelen görevden ayrılış yazısı ilgili personele tebliğ edilir.

Görevden Ayrılma İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(12)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Personel İşleri

Birimi Tebliğ- tebellüğ belgeleri Özlük dosyasınakaldırılır İlgili birim tarafından Tebliğ-tebellüğ belgesi isteniyorsaüst

yazı ile bildirilir.

Rektörlükten veya diğer birimlerden gelen tebliğ yazıları ilgili personele tebliğ- tebellüğ belgesi düzenlenerek imzalatılır.

Duyurular ise personele elektronik posta yoluyla duyurulur.

TOPLAM SÜRE Tebliğ Yazıları ve Duyurular

İŞİN ADI

KODU

(13)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Yüksekokul

Yönetim Kurulu ^Yolluködenecekmi? HAYIR

EVET

Rektörlükten gelen onay yazısı ilgili öğretim elemanına tebliğ edilir,Yüksekokul bütçesinden yolluk ödenecek ise Tahakkuk

Birimine havale edilir.

Dilekçe ekleri, yönetim kurulu kararı ile birlikte üst yazıyla en az 15 gün önceden Rektörlük Makamına (PersonelDaire

Başkanlığı) onaya sunulur ve cevap beklenir.

Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı alınır.

İlgili bölüm başkanlığından uygun görüşistenir.

EBYSüzerinden Yüksekokul Müdürlüğüne sevkedilir.

Akademik personelin görevlendirme talebi, davetiye vekabul mektupları Türkçe çevirisi ile birlikte dilekçe ile istenir.

TOPLAM SÜRE Akademik Personelin Yurt İçi ve Yurt DışıGörevlendirme

İşlemleri İŞİN ADI KODU

-Bir haftaya kadar Yüksekokul Müdürü kararverir.

-Bir haftadan 15 güne kadar görevlendirmelerde en az 15 gün önceden Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) onayasunulur.

-15 günü aşan görevlendirmeler için YYK kararı alınarak en az 15 gün önceden Rektörlük Makamı onayına sunulur.

(14)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

İlgili Personel

Personel İşleri

Birimi İlgili personelin özlük dosyasınakaldırılır.

Maaş ,Ek ders ve mesai işlemlerine esas ilgili tahakkuk birimine sevk edilir.

Akupersonel programına giriş yapılır.

Hastalık izin formu düzenlenerek Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul Müdürü ne ıslak imzaya sunulur.

Personel almış olduğu sağlık raporlarının aslını veya bir örneğini en geç raporun düzenlendiği günü takip eden günün

mesai saati bitimine kadar elektronik ortamda veya uygun yollarla aslını sonradan getirmek suretiyle Yüksekokula

bildirir.

Hastalık İzni İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(15)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Yüksekokul Sekreteri

Personel İşleri

Birimi Personel Gelen ve Giden klasörüne bir kopyası konur.

EBYSüzerinden gelen yazılar için cevap verilmesiisteniyorsa 5 iş günü , bilgi ve görüş isteniyorsa 15 iş günü, aceleibareli

yazılarda derhal ,günlü yazılarda belirtilen tarih dikkate alınarak gerekli yazışma yapılır.

EBYSüzerinden Personelle ilgili yazılar Yüksekokul Sekreteri tarafından sevk edilir.

Personel Gelen ve Giden Evrak İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(16)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Öğr. Grv. alımı için başvuru şartlarını taşıyan adaylar ilgili jüri tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur ve tutanakla

birlikte Personel Daire Başkanlığı na bildirilir.

Personel Daire Başkanlığı nın yazısı üzerine Öğr. Grv . alımı için Yüksekokul Yönetim kurulu kararı ile 3 asil ve 1 yedek üye

oluşturulur. Jüri üyelerine görevlendirme ve sınav tarih yazıları yazılır, posta ile veya elden gönderilir.

Personel daire Başkanlığı tarafından ilana çıkılır ve süresi içerisinde başvuran kişilerin başvuruları alınır.

Rektörlük tarafından uygun görülmesi halinde ilana çıkılması için alınacak personele ilişkin aranacak şartlar istenmesi

durumunda yazıyla bildirilir.

Akademik personel ihtiyacı bölüm veya Yüksekokul Müdürünün talebi üzerine Yüksekokul Yönetim Kurulunda

görüşülüp karara bağlanır. İlgili karar Personel Daire Başkanlığı na yazıyla bildirilir.

Akademik Personel Alımı

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(17)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Doğum yardımı için Aile ve Sosyal Politikalar Müdürlüğü ne bildirilmek üzere başvuru formu dilekçesi ve doğum raporu

Personel Daire Başkanlığı na üst yazı ile bildirilir.

Kanuni izin hakkı bittikten sonra göreve başlama yazısı Personel daire Başkanlığı na ve tahakkuk birimine bildirilir.

Doğum raporu ve doktor raporuna istinaden hastalıkizin raporu düzenlenerek kanuni izin süresi akupersonel

programına girilir.

37. haftadan itibaren doktor raporuhastalık izin raporuna çevrilerek akupersonel sistemine girilir ve maaşailişkin

tahakkuk personeline iletilir.

Personelin 32. haftadan 37. haftaya kadar çalışmasında sakınca olmadığına ilişkin doktor raporu üst yazı ile personel

daire başkanlığına bildirilir.

Doğum Öncesi, Sonrası ve Doğum Yardımı İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(18)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

İlgili Personel

Personel İşleri

Birimi Personelin özlük dosyasına kaldırılır.

Rektörlük Personel Daire Başkanlığı tarafından Akademik personel hareketleri onayı ile görev süresi uzatımı

Yüksekokula gönderilir.

Personel Daire Başkanlığı na 2 ay önceden üst yazı ile YKK, dilekçe ve faaliyet raporu gönderilir.

Yüksekokul yönetim kurulu kararı ile uygun görülürse görev süresi uzatımı yapılır.

Akademik personel görev süresi uzatımı dilekçesi ve faaliyet raporu EBYSüzerinden Yüksekokul Müdürü ne sevkedilir.

Görev süresi bitimine en az 2 ay kala Akademik personel görev süresi uzatımı talebini içeren dilekçe ve faaliyet

raporunu Yüksekokul Personel işlerine verir.

Akademik Personel Görev SüresiUzatımı

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(19)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

İlgili Personel

Bir nüsha personele verilir diğer nüsha personelin izin dosyasına kaldırılır.(Sürekli işçi personelin izin dönüşü

imzalatılır.)

İlgili tahakkuk birimi bilgilendirilir.

Akupersonel programına işlenir.

İdari personel için Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul müdürü imzalar. Akademik personel için YüksekokulMüdür

yardımcısı ve Yüksekokul Müdürü imzalar.

Yıllık izin hakkı kontrol edilir.

Personel, izin isteği formunu çift nüsha doldurarak izin talebinde bulunur

Yıllık İzin İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(20)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Personel İşleri

Birimi Dosyalarına kaldırılır.

Yüksekokul Müdürü nün kadrosunun bulunduğu tahakkuk birimine bildirilir.

Akupersonel programına izingirilir.

Rektör ün uygun görmesinden sonra üst yazı ile Personel Daire Başkanlığı na ve Strateji Geliştirme Başkanlığı na

bildirilir.

Vekaletli izin formu ıslak imza ile Rektör onayınasunulur.

Yüksekokul Müdürü için vekaletli izin formu doldurulur ve formdaki imzalartamamlatılır.

Vekaletli İzinİşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(21)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

İlgili Personel

Personel İşleri

Birimi Dosyasına kaldırılır.

İlgili personel ve ilgili tahakkuk birimi bilgilendirilir.

Personel Daire Başkanlığı tarafından formun Rektör tarafından imzalanarak onaylanması halinde üst yazı

ile uygun görüldüğü bildirilir.

Personel Daire Başkanlığı na üst yazı ile Yurtdışı izin formu gönderilir.

İlgili personel ve uygun görüşle Bölüm başkanı ve Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır.

Yurtdışı izin isteğinde bulunan personel için izin hakları kontrol edilerek Yurtdışı izin formu

doldurulur.

Yurtdışı İzin İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(22)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Disiplin İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Disiplin suçunun işlenildiği nin öğrenildiği tarihten itibaren 657 sayılı kanun ve 2547 sayılı kanunda belirtilen süreler

içinde Yüksekokul Müdürü tarafından soruşturmacıtayin edilir.

Soruşturmacıiki ay içinde gerekli soruşturmayıyapar.

Yüksekokul Disiplin Kurulu kararı alınarak cezası verilir.

Personel Daire Başkanlığı na bildirilir

(23)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

İlgili Personel

Personel İşleri

Birimi Bir nüshası personele verilir, diğer nüsha Do syasınakaldırılır.

İlgili tahakkuk birimi bilgilendirilir.

Kontrollerden sonra ıslak imza ile onayasunulur.

Talep eden personel tarafından mazeret izni türüne göre gereken belgelerle birlikte izin formu çift nüshadoldurularak

personel işlerine teslim edilir.

Mazeret İzni İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(24)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

İlgili Personel

Ücretsiz izin süresi bitiminde personelin göreve başlama dilekçesi alınarak üst yazı ile tahakkuk birimi tarafından düzenlenen SGKİşe başlama bildirgesi ekinde Personel Daire

Başkanlığı na bildirilir.

Personel Daire Başkanlığı na tahakkuk birimi tarafından düzenlenen SGKİşten ayrılış bildirgesi

eklenerek gönderilir.

Rektörlük onayı geldikten sonra ilgili personele vetahakkuk birimine bildirilir.

Mevzuat açısından uygunluğu kontrol edilerek üstyazı ile Personel Dairesi Başkanlığı na bildirilerek Rektörlük onayı

beklenir.

Ebys üzerinden Yüksekokul Müdürü ne sevk edilir.

Ücretsiz izin kullanmak isteyen personel dilekçe ile gerekçe belirterek başvurur.

Ücretsiz İzin İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(25)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Bit iş

Her ayın 15 i itibariyle EBYSüzerinden İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı na gönderilir.

Sürekli işçi 4/d puantajı doldurularak her ayın engeç 10 una kadar iscimaas@aku.edu.tr adresine gönderilir.

Sürekli İşçi Puantajı

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

(26)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirme Yetkilisi

Harcama Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirmeve harcama yetkilisi

Islak imzaya sunulan evrakın tüm

parafları ve ekleri tamam mı? ^HAYIR

EVET

Tahakkuk Birimi

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Ödeme Emri belgeleri Muhasebe

Yetkilisi Kontrolünden geçti mi? ^HAYIR

EVET

Tahakkuk Birimi

İlgili birime iadeedilir.

İlgili birime iade edilir.

1 Gün TOPLAM SÜRE

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standart dosya planınagöre dosyalanır.

Banka dosyası KBSüzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir Maaş Dosyası KBSüzerinden muhasebeleştirilme işlemi

gerçekleştirilir.

Maaş dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığınateslim edilir.

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın Global programına girişleri yapılıp alınan giriş

numarası ödeme emrinin üstüne yazılır.

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBSMaaş Raporları kısmından dökümler alınarak 1 i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya

hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, Maaş Bordrosu, Asgari Geçim İndirimi).

KBSprogramı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra maaş hesaplama ekranından onaylar ve Muhasebe, yetkilisine

gönderir.

KBSprogramı üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra maaş hesaplama ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönder tıklanır ve muhasebe yetkilisine gönderir.

Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplamaekranından Bodro İcmal, Ödeme Emri ve Gerçekleştirme Görevlisine

gönder butonları tıklanır.

14 günlük maaş bordrosu alınarak kontrol edilir.

14 günlük maaş farkı Kamu Bilgi Sistemi (KBS) modülüne girilerek hesaplaması yaptırılır.

14 Günlük Maaş Farkı

İŞİN ADI

KODU

(27)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk-Satın

Alma Birimi 2

Gün

Tahakkuk-Satın

Alma Birimi 2

Gün

Tahakkuk-Satın Alma Birimi

Strateji Geliştirme

Daire Başkanlığı Hazırlanan dosya uygun mu?

HAYIR

EVET

Bitiş

4 Gün TOPLAM SÜRE

Yüksekokulun ihtiyaçları doğrultusunda harcamalar yapılır.

Üniversitenin bütçesi hazırlanıp onaylandıktan sonra mali yıl içerisinde harcanmak üzere Ocak ayında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ilgili harcama kalemlerine ödenek aktarılır

Hazırlanan dosya Yüksekokul Müdürünün Onayı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına elden ve EBYSsistemi

üzerinden sunulur.

Bir önceki yıl yapmış olduğu harcamalar baz alınarak ilgili yıl için amaç ve hedefler doğrultusunda bütçe fişleri doldurulur.

Gelen yazı doğrultusunda bütçe çalışmalarınabaşlanılır.

Her yıl Haziran ayı son haftası veya Temmuz ayının ilk haftası Rektörlük Makamınca bütçe hazırlık çalışmaları ile ilgili

birimlere yazı gönderilir.

Bütçe Hazırlama İşlemleri İŞİN ADI

KODU

(28)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi

Ayın 1 ile 31 arası

Tahakkuk Birimi 15

Dk.

Tahakkuk Birimi 20

Dk.

Harcama Yetkilisi

Harcama usullere uygunmu?

Gerçekleştirmeve Harcama Yetkilisi

EVET

5 Dk.

Tahakkuk Birimi 15

Dk.

Tahakkuk Birimi

10 Dk.

HAYIR Islak imzaya sunulan evrakıntüm

parafları ve ekleri tamam mı?

EVET

Tahakkuk Birimi 5 Dk.

Tahakkuk Birimi 10

Dk.

Yetkilisi Kontrolünden geçtimi? ^HAYIR

EVET

Tahakkuk Birimi

10 Dk.

Birime iadeedilir.

HAYIR

2 Gün TOPLAM SÜRE

Yüksekokulumuz banka hesabı üzerinden ek ders ücreti ödenecek personelin hesaplarına ücretleri aktarılır.

Sözleşmeli bankaya ödenecek tutar aktarılır.

Dosya MYSüzerinden muhasebeleştirilme işlemigerçekleştirilir.

Dosya Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın Global programına girişleri yapılıp alınan Giriş

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerinesunulur.

Elektronik imzalar tamamlandıktan ödeme dosyasının düzenlenir.

MYSsistemi üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra onaylar ve Muhasebe, yetkilisine gönderir

MYS üzerinden ödeme emri kesilir Harcama ve Gerçekleştirme Yetkilisinin sistem üzerinden onayına

gönderilir.

Ayın ilk haftası ek ders programı hesaplanır. Kontrol edilerek puantaj çizelgesi, bordro ve banka listesinin çıktıları alınır.

Dönem başlarında ders programı girilen ek ders programında ek ders ücreti ödenecek öğretim elemanlarının izin, raporlu,

telafi girişleri ayın son gününe kadar girişlerin yapılması gereklidir.

Ek Ders Ödemesi İşlemleri İŞİN ADI

KODU

(29)

Bitiş

(30)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Bölüm Başkanı

Hazırlanan ders programı uygun

mu? ^HAYIR

EVET

Öğrenci İşleri Birimi

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Tahakkuk Birimi

Bitiş

5 Gün TOPLAM SÜRE

Arşivleme ve Ödeme evraklarına takılır.

Ders programı girişleri tamamlandıktan sonra ders yüklerinin çıktıları alınıp, dersi veren öğretim elemanı, bölüm Başkanıve

Yüksekokul Müdürüne ıslak imzayasunulur.

Yönetim Kurulu Kararı ve Ders programları doğrultusunda Ekders programına ders programı girişleri yapılır.

Üniversite Yönetim Kurulunun Kararını Yüksekokulumuza bildirir.

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Üniversite Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere yönetim kurulu kararı EBYS

üzerinden gönderilir.

Hazırlanan ders programları Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur.

Ders Programının EkDers Programına Girilmesi İŞİN ADI

KODU

İlgili birime İadeedilir.

(31)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirme

Yetkilisi HAYIR

Harcama Yetkilisi ^HAYIR

Tahakkuk Birimi

Daire Başkanlığı Islak imzaya sunulan evrakın tüm

parafları ve ekleri tamam mı?

EVET

Tahakkuk Birimi

Daire Başkanlığı Ödeme Emri belgeleri Muhasebe

EVET

Tahakkuk Birimi

Tahakkuk birimine iade edilir.

HAYIR

1 Gün TOPLAM SÜRE

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standatrt dosya planına göre dosyalanır.

Banka dosyası KBSÜzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir.

Giyecek Yardımı KBSüzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Giyecek Yardımı dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

Hazırlanan giyim yardımı dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBSGiyecek Yardımı kısmından dökümler alınarak 1 i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, , Giyecek

Yardımı Bordrosu, Rektörlük oluru ).

KBSprogramı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra giyecek yardımı ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönderir.

KBSprogramı üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra giyecek yardımı ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönder tıklanır.

KBSprogramından giyecek yardımı alacak personele ait bilgilerin girişleri yapılır.

Personele verilecek olan giyecek yardımı listesi ile ilgili Rektörlük Onayı gelir.

Maliye Bakanlığı tarafından ilgili yıla ait nakden yapılacak giyim yardımına ilişkin Genelge ve fiyat listesiyayınlanır.

Giyecek Yardımı İşlemleri İŞİN ADI

KODU

İlgili birime iadeedilir.

(32)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi

Bit iş

1 Gün TOPLAM SÜRE

Evrakların birer örnekleri tahakkuk işleri birimince dosyasına kaldırılır.

Kişi Borcu tabloları ve banka dekontu, üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına EBYSile gönderilir.

Tahakkuk birimince gerekli inceleme yapılır ve Kişi Borcu tabloları hazırlanarak yersiz ödenen tutar yasal faizi ilebirlikte

ilgili kişi tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı banka hesabına yatırılır.

Yüksekokul kadrosunda bulunan personelin, herhangibir sebeple fazla ödeme yapıldığı tespit edildiğinde, yersiz

ödenen tutarın ilgiliden tahsili için kişi borcu işlemleri başlatılır.

Kişi Borcu İşlemleri

İŞİN ADI

KODU

(33)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi 30

dk.

Tahakkuk Birimi 30

dk.

Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi 60

dk.

Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi 10

dk.

Bit iş

2 Saat 10 Dakika TOPLAM SÜRE

Say2000i maaş sicil numarasıalınır.

Kurum sicil numarası alınan personelin maaş veri bilgileri Kamu Bilgi Sistemine (KBS) giriş işlemi yapılır.

Ataması yapılan personel, Bankadan hesap açtırıp, hesap numarasını tahakkuk birimine iletir.

Personelden kurumun sözleşmeli bankasından hesap açtırılması istenilir.

SGKya sistem üzerinden ilgili personelin tescil kayıt işlemi yapılır.

Ataması yapılan personelden ilgili evraklar istenilir.(Kimlik Fotokopisi, Diploma Fotokopisi, Aile Yardım Bildirimi, YDS

sonuç belgesi)

Personel Daire Başkanlığından ilgili personelin atama kararnamesi Yüksekokulumuza gönderilir.

Personel Atama İşlemleri İŞİN ADI

KODU

(34)

KBSprogramı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Hesaplama ekranından onaylar ve harcama, yetkilisine

gönder tıklanır.

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirme

Yetkilisi

Harcama Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirmeve

Harcama Yetkilisi Islak imzaya sunulan evrakın tüm

parafları ve ekleri tamammı? ^HAYIR

EVET

Tahakkuk Birimi

Yetkilisi kontrolünden geçtimi? ^HAYIR

EVET

Tahakkuk Birimi

30 Gün TOPLAM SÜRE

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre Banka dosyası KBSÜzerinden sözleşmeli bankaya otomatik

aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontroledilir Maaş Dosyası KBSüzerinden muhasebeleştirilme işlemi

gerçekleştirilir.

Maaş dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

numarası ödeme emrinin üstüneyazılır.

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBSMaaş Raporları kısmından dökümler alınarak 1 i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya

hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, bordro İcmal, Bodro Özet Dökümü, Maaş Bordrosu, Asgari Geçim

İndirimi, Sendika Aidatı Listesi ,Kefalet Aidatı, Personel Bildirimi , Yabancı Dil Tazminatı, İcra Kesinti Listesi, Terfi

Listesi,).

KBSprogramı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından onaylar ve Muhasebe, yetkilisene

gönderir

Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından Bodro İcmal, Ödeme Emri ve Gerçekleştirme Görevlisine

gönder butonları tıklanır.

Maaş bordrosu alınarak kontrol edilir

KBSden maaş hesaplaması modülünden maaş hesaplaması yapılır.

Personelin icra, kefalet , nafaka, rapor vb kesintilerin (KBS) Yeni maaş Bilgi Girişi Modülünün alt sekmesinde bulunan Maaş bilgi girişi kısmından girişleri yapılarakkaydedilir.

Tahakkuk birimin de toplanan bu belgeler her ayın 5 ile 8'i arasında Kamu Bilgi Sistemine (KBS)Yeni maaş Bilgi Girişi

Modülünün alt sekmesinde bulunan Maaş bilgi girişi kısmından girişleri yapılarakkaydedilir.

Personel Daire Başkanlığı tarafından Yüksekokulumzdan maaş alan personele ait resmi evrakların (terfi, kademe,kıdem,

atama vb) gelmesi Personel Maaş İşlemleri

İŞİN ADI KODU

Tahakkuk birimine İade edilir.

(35)

Bitiş

(36)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Muayene ve Kabul Komisyon Üyeleri

30 Dk.

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Belirlenen tarih desipariş teslim edildi mi? Alınanmalzemelerde herhangi bir eksiksiz tam mı?

HAYIR

EVET

1 Saat

30 Dk.

15 Dk.

Bit iş

Firma ile iletişimegeçilir.

2 Saat 15 Dakika TOPLAM SÜRE

Düzenlenen TİF in iki nüsha alınır. 1 i Tahakkuk birimine teslim edilir Satınalma evrakları ile birlikte Muhasebe

birimine verilir. 2. Nüshası birimde dosyalanır Fatura ve Muayene ve Kabul Komisyon belgesine bağlıolarak

TİF düzenlenir.

Malzemelerin depoya düzenli bir şekilde istiflenmesi sağlanır.

Teslim alınan malzemeler fatura ile karşılaştırılarak Muayene ve Kabul Komisyon Üyelerince kontrolleri yapılır.

Satın Almada Taşınır Girişi İŞİN ADI

KODU

(37)

Afyon KocatepeÜniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Tahakkuk Birimi 1

Gün

Gerçekleştirmeve

HarcamaYetkilisi ^HAYIR

Gerçekleştirmeve

HarcamaYetkilisi 30

Dk.

1 Gün

Teklif Mektupları süresiiçinde

teslim alındı mı? ^HAYIR 3

Gün

Gerçekleştirme Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

TaşınırKayıt Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirmeve

HarcamaYetkilisi ^HAYIR

EVET

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirmeve HarcamaYetkilisi

Islak imzaya sunulan evrakın tüm

parafları ve ekleri tamam mı? ^HAYIR

Tahakkuk Birimi

Daire Başkanlığı Ödeme emri belgeleri Muhasebe

EVET

Talep iptal olur.

Satın Alma Personeline havale edilen talebin satın alma ön izni ve onayının alınması.

E E V T

Birime iadeedilir.

E E V T

Birime iadeedilir.

6 Gün TOPLAM SÜRE

İşlemi biten evrakın bir sureti de standart dosya planına İlgili firmaya ödemeyapılır.

Dosya MYSüzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Dosya Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın global programına girişleri yapılıp alınan Giriş

numarası ödeme emrinin üstüneyazılır.

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerinesunulur.

Elektronik imzalar tamamlandıktan ödeme dosyasının düzenlenmesi.

MYSsistemi üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra onaylar ve Muhasebe, yetkilisine gönderir.

MYSGirişinin yapılarak ödeme emrinin oluşturup, sistem üzerinden Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisine

gönderilmesi.

EKAPgirişin yapılması.

Taşınır Kayıt Yönetim Sisteminden taşınırın kayıt edilmesi.

Talep edilen malın muayene kabul tutanağı ile kabul edilmesi.

Talebin firmaya siparişinin verilmesi.

Talebin piyasa araştırmasınınyapılması.

Talebin Uygun Olduğuna Karar Verilmesi Durumunda Satın Alma Personeline Havale Edilmesi.

Talebe, Yüksekokul Sekreteri Veya Yüksekokul Müdürünün Uygunluğuna Karar Verme Süreci.

Talebin gerçekleşmesi.

Satın Alma İşlemleri İŞİN ADI KODU

Süresi içinde teslim edilmeyen teklif mektuplarıişleme

alınmaz.

İlgili firmaca talep edilen malın birime teslim edilmesi.

Birime iadeedilir.

(38)

Bit iş

(39)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

KODU

Nakil Giden Malzemeler ile İlgili Devir İşlemleri

İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

İhtiyacı olan kurum/birimlerden gelen talepler Harcama Yetkilisi tarafından değerlendirilir.

İlgili mevzuata göre cari yıla ilişkin belirlenen limitler dahilinde Harcama Yetkilisi; limit üstü durumlardaa Rektörlük

Makamı onay verir.

Talebin uygun görülmesi halinde Malzeme tutanakla ilgili kurum/birime teslim edilir. Malzemenin çıkışına ait Taşınır

İşlem Fişi (Devir Çıkış) KBS Taşınır Kayıt Sistemi üzerinden düzenlenerek malzemeyi talep eden kurum/birime üst yazı

ile gönderilir.

Malzemeyi teslim alan kurum/birim tarafından KBS Taşınır Kayıt sistemi üzerinden düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir

Giriş ) üst yazı ile malzemeyi teslim eden kurum/birime gönderilir.

Devir Çıkış yoluyla teslim edilen taşınırlara ait TİF'lerin birer sureti SGDB na gönderilir.

Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

(40)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

KODU

Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Hurdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere Harcama Yetkilisi tarafından uzmanlık alanına göre en az üç

kişiden oluşan bir komisyon kurulur.

Komisyon malzemelerin durumunu tespit eder

Mevzuata göre hurda düşümü için mali yılda limit belirtilmişse, limit dahilinde Harcama Yetkilisi, limit üstü durumlarda Rektörlük Makamı tarafından onay alınarak

Kayıttan düşme teklif onay tutanağı düzenlenir.

Hurdaya ayrılması uygun görülen mal ve malzemeler için TKYS Programından hurdaya ayırma çıkış TİF idüzenlenir.

Düzenlenen çıkış TİF i ve ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek muhasebe kayıtlarımızdan

çıkarılması sağlanır.

İlgili evraklar dosyaya takılarak arşivde saklanır.

(41)

AYI E H

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

İstenen taşınırlar depo mevcutlarında yeterli miktarda var

T mı? R

Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

EV

Tüketim Çıkış İşlemleri

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Birimlerin ihtiyaçlarına göre Birim İstek Yetkilisince düzenlenen Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir.

KBS Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi üzerinden Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenerek

talebin tamamı karşılanır.

Depo mevcutları dikkate alınarak TİF düzenlenip bir miktarı karşılanır

KBS Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi üzerinden alınan Tüketim malzemelerine ait Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporları 3'er aylık

dönemler itibariyle düzenlenerek SGDB gönderilir.

Karşılanamayan miktarlar satınalma yoluyla temin edilmek üzere Harcama Yetkilisine

bildirilir

(42)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Bitiş

KODU

Mal Teslim Alma İşlemleri

İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Satın alma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurları Taşınır Giriş Yetkilisine gelir.

Mal ve malzemeler kontrol edilerek depoya alınır.

Fatura bilgilerine göre KBS sistemi programına alınan mal ve malzemeler için TİF giriş belgesi oluşturulur.

TİF Giriş belgesi 3 nüsha alınarak bir tanesi dosyada diğerleri Ödeme Emri Belgesi ekine konulmak üzere Satınalma

Memuruna verilir.

(43)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Bitiş

KODU

Zimmet Verme İşlemleri

İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Yüksekokul Demirbaşları talep ve ambar durumuna göre ilgili personele teslim edilir. Demirbaş teslim belgesi düzenlenir.

TKYS üzerinden düzenlenen teslim belgesi teslim alan ve teslim eden tarafından imzalanarak, malzeme teslim edilir.

Belgeler ilgili dosyalara takılır.

(44)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Taşınırlar eksik veya arızalı mı? HAYIR

EVET

HAYIR

Kusur kişisel kaynaklı mı?

EVET

Zimmetten düşme işlemi yapılarak taşınırlar depo kayıtlarına alınır ve düzenlenen fiş

imzalanarak ilgiliye verilir.

Teknik Komisyon kurularak, taşınırın eksikliği veya arızasının kişisel kusurdan kaynaklanıp kaynaklanmadığı hususunda

rapor düzenlenir.

Zimmet Düşme

KODU İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Birimlerden/kişilerden gelen iade edilecek taşınırlar kontrol edilir.

Taşınırlar eksik veya arızalı ise kişisel kusur söz konusu değilse Zimmetten düşme işlemi yapılarak taşınırlar depo kayıtlarına alınır ve düzenlenen fiş imzalanarak ilgiliye

verilir.

Taşınırın rayiç bedeli tespit edilmek üzere Değer Tespit Komisyonuna sevk edilir.

Malzemenin değeri, tespit edilen rayiç bedel üzerinden ilgiliden tahsil edilmek üzere "Kamu

Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik" hükümleri uygulanır.

İlgili evraklar dosyaya konur.

(45)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

Bitiş

KODU

Üç Aylık Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Bildirim İşlemleri

İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Her yıl Üç (3) er aylık periyotlar halinde (Mart-Haziran-Eylül- Aralık) TKYS den tüketim malzeme dönem çıkış raporunun

alınarak imzalanır.

Düzenlenen çıkış TİF in aslının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilerek muhasebe kayıtlarımızdan

çıkarılması sağlanır.

(46)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Emirdağ Meslek Yüksekokulu

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Başlangıç

KODU

Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İşlemleri

İŞİN ADI TOPLAM SÜRE

Aralık ayında Yüksekokul Sekreteri tarafından Sayım Komisyonu belirlenir.Harcama yetkilisince komisyon

onaylanır.

Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtları karşılaştırılır.

Eksik varsa TİF düzenlenerek çıkış, fazla varsa TİF düzenlenerek giriş işlemi yapılır.

SGDB hesapları ile Yüksekokul kayıtları karşılaştırılır.

Hesaplar tutmuyorsa tek tek kontrol edilerek hata tespit edilir ve düzeltme işlemi yapılır.

Hesaplar tuttuktan sonra Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına

ilişkin tutanak vb. belgeler hazırlanır.

Müdür onayından sonra SGDB ye gönderilir.