T.C. AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ UZAKTAN EĞİTİM MESLEK YÜKSEKOKULU İDARİ PERSONEL İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ

(1)

T.C.

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ UZAKTAN EĞİTİM MESLEK YÜKSEKOKULU

İDARİ PERSONEL İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ

MART 2021

(2)

KISALTMALAR VE AÇIKLAMALARI

AKÜ Afyon Kocatepe Üniversitesi

EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi

YYK Yüksekokul Yönetim Kurulu

SGK Sosyal Güvenlik Kurumu

TİF Taşınır İşlem Fişi

SGDB Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı TKYS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi

KBS Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi

KPHYS Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi

MYS Yeni Harcama Yönetim Sistemi

BUMKO Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü

SGK Sosyal Güvenlik Kurumu

SAY2000i Maliye Bakanlığı Web Tabanlı Saymanlık

Otomasyon Sistemi

(3)

 Öğrenci Disiplin İşlemleri

 Kayıt Dondurma işlemi

 Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri

 Mazeret Sınavı işlemleri

 Staj Muafiyet İşlemleri

 Ders Muafiyet işlemleri

 İntibak işlemleri

Personel İşleri Birimi

 Göreve Başlama İşlemleri

 Görevden Ayrılma İşlemleri

 Tebliğ Yazıları ve Duyurular

 Akademik Personelin Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri

 Hastalık İzni İşlemleri

 Personel Gelen ve Giden Evrak İşlemleri

 Akademik Personel Alımı

 Doğum Öncesi, Sonrası ve Doğum Yardımı İşlemleri

 Akademik Personel Görev Süresi Uzatımı

 Yıllık İzin İşlemleri

 Vekâletli İzin İşlemleri

 Yırtdışı İzin İşlemleri

 Disiplin İşlemleri

 Mazeret İzni İşlemleri

 Ücretsiz İzin İşlemleri

 Sürekli İşçi Puantajı

 Kısmi Zamanlı Öğrenci Alımı

 Kısmi Zamanlı Öğrenci Puantajı

Tahakkuk Birimi

 14 Günlük Maaş Farkı

 Bütçe Hazırlama İşlemleri

 Ek Ders Ödemesi İşlemleri

 Ders Programının Ek Ders Programına Girilmesi

 Giyecek Yardımı İşlemleri

 Kişi Borcu İşlemleri

 Personel Atama işlemleri

 Personel Maaş İşlemleri

 Satın Alma İşlemleri

 Geçici Görev Yolluğu İşlemleri

Taşınır Kayıt Birimi

 Nakil Giden Malzemeler ile İlgili Devir İşlemleri

 Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

 Tüketim Çıkış İşlemleri

 Mal Teslim Alma İşlemleri

 Zimmet Verme İşlemleri

 Zimmet Düşme İşlemleri

 Üç Aylık Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Bildirim İşlemleri

 Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İşlemleri

 Satın Almada Taşınır Girişi

(4)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Belge Talep İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

Gün İçerisinde

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Öğrenci İşleri Birimi

Belge almak üzere öğrenci işleri birimine şahsen / vekâleten başvurulur.

Öğrenci Otomasyon Programından istenilen

belge çıkartılır mı?

Öğrencinin bilgileri OİBSten kontrol edildikten sonra EBYS

üzerinden e-imzalı olarak belge yazılır.

Çıktısı alınıp imzalanmak üzere

Yüksekokul Sekreterine gönderilir.

Belge ilgiliye teslim edilir.

HAYIR EVET

(5)

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Müdür Sekreterliği Birimi

Şikayet sahibi şikayetini bildiren dilekçeyi varsa ekleri ile birlikte yazarak Müdürlük Makamına başvuruda bulunur. Dilekçe

EBYSde kayda alınır.

Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Soruşturma açılıp açılmaması Müdürlük

Makamınca incelenir.

Soruşturma açılacak ise Müdürlük Makamınca Soruşturmacı atanır.

Soruşturmacı soruşturmayı süresi içerisinde tamamlayarak Dosyayı Müdürlük Makamına

sunar.

Dosyanın incelenmesi için raportör atanır.

Dosya Soruşturmacının teklifine göre Disiplin Amirine veya Disiplin Kuruluna Müdürlük Makamınca sevk edilir.

Disiplin Amiri veya Disiplin Kurulu Dosya ile ilgili nihai kararını verir.

Karar; Öğrencinin kendisine ailesine, burs aldığı kurumlara, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve

Hukuk Müşavirliğine bildirilir.

Karar; Öğrenci Otomasyonuna ve kişisel dosyasına işlenir.

Müdürlük Makamı

Disiplin Kurulu Soruşturmacı

Raportör raporuna göre dosyada eksiklikler var mı?

Tamamlanması için dosya soruşturmacıya iade edilir.

Dosya Müdürlük Makamına sunulur.

EVET HAYIR

Müdürlük Makamı

Raportör

15 Gün

1 Gün

2 Gün

7 Gün

1 Gün

(6)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Öğrenci Kayıt Dondurma İşlemi

KODU TOPLAM SÜRE

11 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Öğrencinin kayıt dondurma isteğinin gerekçeleri ile birlikte alınması.

Yönetmelik

Form

Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu?

Öğrencinin dilekçesinin ekleri ile birlikte Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulması.

Yönetim Kurulu Kararının otomasyon sistemine girilmesi ve öğrenciye

bildirilmesi

Yönetmelik gereği öğrenciye kaydının dondurulamayacağının yazılı olarak bildirilmesi.

EVET HAYIR

1 Gün

7 Gün

3 Gün

(7)

İŞİN ADI

Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

12 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Sınav sonuçları açıklandıktan sonra 5 iş günü içerisinde sınav sonuçlarına itiraz dilekçelerinin verilmesi.

Yönetmelik

Form

Maddi hata yapılmış mı?

Sınav yönetmeliği gereğince itiraz komisyonu tarafından değerlendirilmek üzere cevap kağıdı

incelenir.

Üst yazı İle Yönetim Kurulunda karara bağlanmak üzere Müdürlük

Makamına bildirilir.

Sınav sonucunda değişiklik olmadığı öğrenciye bildirilir.

HAYIR

5 İş Günü

3 Gün

Düzeltme yapılacak sınav sonuçlarının belirtildiği Yönetim Kurulu Kararı dersi

veren öğretim elemanına ve öğrenciye bildirilir.

EVET

1 Gün Öğrenci İşleri

Birimi

(8)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Mazeret Sınavı İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

18 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Mazereti Nedeniyle Sınavlara Giremeyen Öğrenciler Belgeleriyle Birlikte dilekçelerini öğrenci işleri birimine

teslim ederler.

Öğrenci

Bölüm Başkanlığı

Form

Mazeretleri uygun mu?

Bölüm Başkanlığı dilekçeleri inceler komisyona sunar.

Mazeret sınavına girecek öğrencilerin listesi Yönetim Kuruluna Sunulur. Yönetim Kurulunda öğrencilerin mazeret sınavına gireceği dersler belirlenir. Karar Bölüm

Başkanlığına ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

Sınav sonucunda değişiklik olmadığı öğrenciye bildirilir.

Yönetim Kurulu/

Öğrenci İşleri

5 İş Günü

3 Gün

7 Gün

Bölüm Başkanlığınca mazeret sınav takvimi yapılır.

Bölüm Başkanlığı 1

Gün HAYIR

Mazeret sınavı yapıldıktan sonra İlgili öğretim

elemanınca öğrenci otomasyon sisteminden notları

işler.

EVET Bölüm Başkanlığı

Öğretim Elemanı 2

Gün

(9)

Staj Muafiyet İşlemleri 10 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Okuduğu program ile ilgili işlerde çalışan öğrenci staj muafiyet formunu doldurur. İşyerine onaylatır.

Öğrenci

Form

Kamu çalışanımı?

E-devlet üzerinden son 3 (üç) aylık sigorta dökümünü çıktı alarak başvuru formuna ekler.

İşyeri çalışma belgesini kurumundan temin eder.

Başvuru formuna ekler.

Öğrenci

1 İş Günü

1 Gün

3 Gün Hazırlanan form ve belgeler elden,

kargo yada posta yoluyla Meslek Yüksekokulumuza ulaştırılır.

1 Gün EVET

Ulaşan belgeler Bölüm Başkanlığı ve Staj Komisyonu tarafından incelenir.

HAYIR

Bölüm Başkanlığı / Staj

Komisyonu

2 Gün Hazırlanan belgeler doğru

ve kabul edilebilirmi.

Formların hatalı veya eksik olduğu öğrenciye bildirilir. Yeniden doğru

formları göndermesi sağlanır.

EVET Bölüm

Başkanlığı / Staj Komisyonu

HAYIR Öğrenci

(10)

Bitiş

Personel İşleri Birimi

Yönetim Kurulu Karararı alınır.

1 Gün

Muafiyet durumu öğrenci bilgi sistemine

İşlenir.

1 Öğrenci İşleri Gün

(11)

İŞİN ADI Ders Muafiyet İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

27 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Güz ve bahar yarıyılı başlangıcında ilk iki hafta içerisinde dilekçe ile başvurular kabul edilir.

Öğrenci _Form

Daha önce bir yükseköğretim kurumundan mezun yada okumakta olup dersten başarılı sayılmış mı?

Dilekçesine transkript ve ders içeriği eklemiş mi?

Afyon Kocatepe Üniversitesi Önlisans ve Lisans Muafiyet ve İntibak

İşlemleri Yönergesi uyarınca incelenir. Muaf sayılabilecek dersler belirlenir.

Başvurunun kabul edilmediği öğrenciye

bildirilir.

14 İş Günü

1 Gün

5 Gün

1 Gün EVET

Yönetim Kurulu Kararı alınır

HAYIR

1 Gün Personel İşleri

Birimi

Web sitesinden duyuru yapılır.

Bölüm Başkanlığı

Öğrenci bilgi sistemine işlenir.

Öğrenci İşleri

Web Sorumlusu

5 Öğrenci İşleri Gün

(12)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI İntibak İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

15 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Meslek Yüksekokulumuza yatay geçiş ile gelen öğrencilerden başvuru ve kayıt sürecinde transkript ve

ders içeriği talep edilir.

Öğrenci

Daha önce bir yükseköğretim kurumundan mezun yada okumakta olup dersten başarılı sayılmış mı?

Transkript ve ders içeriği mevcutmu?

Afyon Kocatepe Üniversitesi Önlisans ve Lisans Muafiyet ve İntibak

İşlemleri Yönergesi uyarınca incelenir. Muaf sayılabilecek dersler ve öğrencinin kaçıncı sınıftan başlayacağı belirlenir.

Derslerden intibak edilmediği öğrenciye

bildirilir.

7 İş Günü

1 Gün

5 Gün

1 Gün EVET

Yönetim Kurulu Kararı alınır

HAYIR

1 Gün Personel İşleri

Birimi Bölüm Başkanlığı

Öğrenci bilgi sistemine işlenir.

Öğrenci İşleri

(13)

İŞİN ADI

Göreve Başlama İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 saat 25 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel Daire Başkanlığı

Personel Daire Başkanlığından atama onayı veya görevlendirme yazısı gelir.

Atanan, ücretsiz izin dönüsü veya görevlendirilen personelin göreve başlama dilekçesi alınır.

EBYS üzerinden Yüksekokul müdürlüğüne sevk edilir .

EBYS üzerinden göreve başlama yazısı yazılır ve personel ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına(İdari görevi varsa)ve

görevlendirilen personelin kadrosunun bulunduğu birime bildirilir.

İdari personel ve idari görevi olan Akademik personel ise Ebys yetkilendirme işlemi için Bilgi İşlem Daire başkanlığına

bildirilir.

Kadrosu Yüksekokulda olan personel SGK girişi, maaşa esas bilgiler ve formlar için tahakkuk birimine yönlendirilir.

İlgili personel için özlük klasörü açılır.

Tahakkuk Birimi

10 Dk.

30 Dk.

5 Dk.

(14)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Görevden Ayrılma İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

55 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel Daire Başkanlığından gelen görevden ayrılış yazısı ilgili personele tebliğ edilir.

Ayrılacak personel ilişik kesme işlemleri için tahakkuk ve taşınır işleri birimine yönlendirilir.

İlgili personelden görevden ayrılma dilekçesi alınarak Ebys üzerinden Yüksekokul Müdürünün onayına sunulur.

Görevden ayrılış yazısı , Personel ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına(İdari görevi varsa) bildirilir. 2547 sayılı kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca başka birime görevlendirilmişse o

birimede görevden ayrılış yazısı yazılır.

İdari personel ve idari görevi olan Akademik personel ise EBYS yetkilendirme iptali için Bilgi İşlem Daire Başkanlığına

yazı yazılır.

İlgili personel için özlük klasörü arşive kaldırılır.(Kadrosu yüksekokulda ise kaldırılmaz)

Personel İşleri Birimi Tahakkuk ve Taşınır İşlemleri

Birimi

Personel İşleri Birimi Personel İşleri

Birimi

20 Dk.

10 Dk.

5 Dk.

(15)

İŞİN ADI

Tebliğ Yazıları ve Duyurular

KODU TOPLAM SÜRE

1 Gün 65 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Rektörlükten veya diğer birimlerden gelen tebliğ yazıları ilgili personele tebliğ- tebellüğ belgesi düzenlenerek imzalatılır.

Duyurular ise personele elektronik posta yoluyla duyurulur.

İlgili birim tarafından Tebliğ-tebellüğ belgesi isteniyorsa üst yazı ile bildirilir.

Tebliğ- tebellüğ belgeleri Özlük dosyasına kaldırılır Personel İşleri

Birimi

1 Gün

1 Saat

5 Dk.

(16)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Akademik Personelin Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 Saat 40 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Akademik personelin görevlendirme talebi, davetiye ve kabul mektupları Türkçe çevirisi ile birlikte dilekçe ile istenir.

EBYS üzerinden Yüksekokul Müdürlüğüne sevk edilir.

İlgili bölüm başkanlığından uygun görüş istenir.

Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı alınır.

Dilekçe ekleri, yönetim kurulu kararı ile birlikte üst yazıyla en az 15 gün önceden Rektörlük Makamına (Personel Daire

Başkanlığı) onaya sunulur ve cevap beklenir.

Rektörlükten gelen onay yazısı ilgili öğretim elemanına tebliğ edilir,Yüksekokul bütçesinden yolluk ödenecek ise Tahakkuk

Birimine havale edilir.

Yüksekokul Yönetim Kurulu

Yolluk ödenecek mi?

EVET

-Bir haftaya kadar Yüksekokul Müdürü karar verir.

-Bir haftadan 15 güne kadar görevlendirmelerde en az 15 gün önceden Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) onaya sunulur.

-15 günü aşan görevlendirmeler için YYK kararı alınarak en az 15 gün önceden Rektörlük Makamı onayına sunulur.

HAYIR Personel İşleri

Birimi

10 Dk.

1 Saat

10 Dk.

(17)

İŞİN ADI Hastalık İzni İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

30 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel almış olduğu sağlık raporlarının aslını veya bir örneğini en geç raporun düzenlendiği günü takip eden günün

mesai saati bitimine kadar elektronik ortamda veya uygun yollarla aslını sonradan getirmek suretiyle Yüksekokula

bildirir.

Hastalık izin formu düzenlenerek Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul Müdürüne ıslak imzaya sunulur.

Akupersonel programına giriş yapılır.

İlgili Personel

Maaş ,Ek ders ve mesai işlemlerine esas ilgili tahakkuk birimine sevk edilir.

İlgili personelin özlük dosyasına kaldırılır.

20 Dk.

5 Dk.

(18)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Personel Gelen ve Giden Evrak İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

2 Saat 10 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

EBYS üzerinden Personelle ilgili gelen yazılar Yüksekokul Sekreteri tarafından sevk edilir.

EBYS üzerinden gelen yazılar için cevap verilmesi isteniyorsa 5 iş günü , bilgi ve görüş isteniyorsa 15 iş günü, acele ibareli

yazılarda derhal ,günlü yazılarda belirtilen tarih dikkate alınarak gerekli yazışma yapılır.

Personel Gelen ve Giden klasörüne bir kopyası konur . Yüksekokul

Sekreteri

2 Saat

10 Dk.

(19)

İŞİN ADI

Akademik Personel Alımı

KODU TOPLAM SÜRE

2 Gün 2 Saat

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Akademik personel ihtiyacı bölüm veya Yüksekokul Müdürünün talebi üzerine Yüksekokul Yönetim Kurulunda

görüşülüp karara bağlanır. İlgili karar Personel Daire Başkanlığına yazıyla bildirilir.

Rektörlük tarafından uygun görülmesi halinde ilana çıkılması için alınacak personele ilişkin aranacak şartlar yazıyla

bildirilir.

Personel daire Başkanlığı tarafından ilana çıkılır ve süresi içerisinde başvuran kişilerin başvuruları alınır.

Birim Yönetim Kurulu

Personel Daire Başkanlığının yazısı üzerine Öğr. Grv . alımı için Yüksekokul Yönetim kurulu kararı ile 3 asil ve 1 yedek üye

oluşturulur. Jüri üyelerine görevlendirme ve sınav tarih yazıları yazılır, posta ile veya elden gönderilir.

Öğr. Grv. alımı için başvuru şartlarını taşıyan adaylar ilgili jüri tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur ve tutanakla

birlikte Personel Daire Başkanlığına bildirilir.

Personel İşleri Birimi Personel Daire

Başkanlığı

İlgili karar Personel Daire Başkanlığına yazıyla bildirilir.

1 Saat

1 Gün

(20)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Doğum Öncesi, Sonrası ve Doğum Yardımı İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

2 Saat 15 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personelin 32. haftadan 37. haftaya kadar çalışmasında sakınca olmadığına ilişkin doktor raporu üst yazı ile personel

daire başkanlığına bildirilir.

37. haftadan itibaren veya lüzum üzerine ekte önceden doğum öncesi izin hakkını gösteren doktor raporu hastalık izin

raporuna çevrilerek akupersonel sistemine girilir ve maaşa ilişkin tahakkuk personeline iletilir.

Doğum raporu ve doktor raporuna istinaden hastalık izin raporu düzenlenerek kanuni izin süresi akupersonel

programına girilir.

Kanuni izin hakkı bittikten sonra göreve başlama yazısı Personel daire Başkanlığına ve tahakkuk birimine bildirilir.

Doğum yardımı için Aile ve Sosyal Politikalar Müdürlüğüne bildirilmek üzere başvuru formu dilekçesi ve doğum raporu

Personel Daire Başkanlığına üst yazı ile bildirilir.

Birimi Personel İşleri

Birimi

15 Dk.

30 Dk.

(21)

İŞİN ADI

Akademik Personel Görev Süresi Uzatımı

KODU TOPLAM SÜRE

45 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Görev süresi bitimine en az 2 ay kala Akademik personel görev süresi uzatımı talebini içeren dilekçe ve faaliyet

raporunu Yüksekokul Personel işlerine verir.

Akademik personel görev süresi uzatımı dilekçesi ve faaliyet raporu EBYS üzerinden Yüksekokul Müdürüne sevk edilir.

Yüksekokul yönetim kurulu kararı ile uygun görülürse görev süresi uzatımı yapılır.

İlgili Personel

Personel Daire Başkanlığına 2 ay önceden üst yazı ile YYK, dilekçe ve faaliyet raporu gönderilir.

Rektörlük Personel Daire Başkanlığı tarafından Akademik personel hareketleri onayı ile görev süresi uzatımı

Yüksekokula gönderilir.

Personel Daire Başkanlığı Personel İşleri

Birimi

Personelin özlük dosyasına kaldırılır.

10 Dk.

30 Dk.

5 Dk.

(22)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Yıllık İzin İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 Saat 25 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel, izin isteği formunu çift nüsha doldurarak izin talebinde bulunur

Yıllık izin hakkı kontrol edilir.

İdari personel için Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul müdürü imzalar. Akademik personel için (Bölüm Başkanı onaylar)Yüksekokul Müdür yardımcısı ve Yüksekokul Müdürü

imzalar.

İlgili Personel

Personel İşleri

Birimi Akupersonel programına işlenir.

İlgili tahakkuk birimi bilgilendirilir.

Bir nüsha personele verilir diğer nüsha personelin izin dosyasına kaldırılır.(Sürekli işçi personelin izin dönüşü

imzalatılır.) Personel İşleri

Birimi

5 Dk.

10 Dk.

1 Saat Form

(23)

İŞİN ADI Vekaletli İzin İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 Gün 85 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Yüksekokul Müdürü için vekaletli izin formu doldurulur ve formdaki imzalar tamamlatılır.

Vekaletli izin formu ıslak imza ile Rektör onayına sunulur.

Rektörün uygun görmesinden sonra üst yazı ile Personel Daire Başkanlığına ve Strateji Geliştirme Başkanlığına

bildirilir.

Personel İşleri

Birimi Akupersonel programına izin girilir.

Yüksekokul Müdürünün kadrosunun bulunduğu tahakkuk birimine bildirilir.

Dosyalarına kaldırılır.

Birimi

30 Dk.

1 Gün

30 Dk.

10 Dk.

5 Dk.

Form

(24)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Yurtdışı İzin İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

3 Saat 25 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Yurtdışı izin isteğinde bulunan personel için izin hakları kontrol edilerek Yurtdışı izin formu

doldurulur.

İlgili personel ve uygun görüşle Bölüm başkanı ve Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır.

Personel Daire Başkanlığına üst yazı ile Yurtdışı izin formu gönderilir.

Personel Daire Başkanlığı

Personel Daire Başkanlığı tarafından formun Rektör tarafından imzalanarak onaylanması halinde üst yazı

ile uygun görüldüğü bildirilir.

İlgili Personel

İlgili personel ve ilgili tahakkuk birimi bilgilendirilir . Personel İşleri

Birimi

Dosyasına kaldırılır.

30 Dk.

2 Saat

30 Dk.

10 Dk.

5 Dk.

(25)

İŞİN ADI Disiplin İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personelle ilgili disiplin suçunun işlenildiğinin öğrenildiği tarihten itibaren 657 sayılı kanun ve 2547 sayılı kanunda belirtilen süreler içinde Yüksekokul Müdürü tarafından

soruşturmacı tayin edilir.

Soruşturmacı yasal süre içerisinde gerekli soruşturmayı yapar.

Yüksekokul Disiplin Kurulu kararı alınarak cezası verilir.

Personel Daire Başkanlığına bildirilir Personel İşleri

Birimi

Soruşturmacı

Yüksekokul Disiplin Kurulu

30 Dk.

Yasal süre çerçevesinde

(26)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Mazeret İzni İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

25 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Talep eden personel tarafından mazeret izni türüne göre gereken belgelerle birlikte izin formu çift nüsha doldurularak

personel işlerine teslim edilir.

Kontrollerden sonra ıslak imza ile onaya sunulur.

İlgili Personel

Personel İşleri

Birimi İlgili tahakkuk birimi bilgilendirilir.

Bir nüshası personele verilir, diğer nüsha Dosyasına kaldırılır.

10 Dk.

5 Dk.

10 Dk.

Form

(27)

İŞİN ADI Ücretsiz İzin İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 Saat 50 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Ücretsiz izin kullanmak isteyen personel dilekçe ile gerekçe belirterek başvurur.

Ebys üzerinden Yüksekokul Müdürüne sevk edilir.

Mevzuat açısından uygunluğu kontrol edilerek üst yazı ile Personel Dairesi Başkanlığına bildirilerek Rektörlük onayı

beklenir.

İlgili Personel

Rektörlük onayı geldikten sonra ilgili personele ve tahakkuk birimine bildirilir.

Personel Daire Başkanlığına tahakkuk birimi tarafından düzenlenen SGK İşten ayrılış bildirgesi

eklenerek gönderilir.

Ücretsiz izin süresi bitiminde personelin göreve başlama dilekçesi alınarak üst yazı ile tahakkuk birimi tarafından düzenlenen SGK İşe başlama bildirgesi ekinde Personel Daire

Başkanlığına bildirilir.

Personel İşleri ve Tahakkuk Birimi

10 Dk.

30 Dk.

10 Dk.

30 Dk.

(28)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Sürekli İşçi Puantajı

KODU TOPLAM SÜRE

1 Saat 30 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Sürekli işçi 4/d puantajı doldurularak her ayın engeç 10una kadar [email protected] adresine gönderilir.

Her ayın 15i itibariyle EBYS üzerinden İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilir.

Birimi

1 Saat

30 Dk.

(29)

İŞİN ADI

Kısmi Zamanlı Öğrenci Alımı

KODU TOPLAM SÜRE

2 Gün 1 Saat

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Öğrenci Başvuru ve Alım Komisyon Kabul Tutanağı, Hizmet Akdi Formu, KZÖ Genel Sağlık Sigortası Formu doldurur

Sağlık Kültür Daire Başkanlığına EBYS üzerinden üst yazıyla bildirilir.

İlgili Personel

Kısmi Zamanlı Öğrenci Alım Komisyonu Kararı ve Mülakat ile işe alınır

Yönetim Birimi

1 Gün

1 Saat

(30)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Kısmi Zamanlı Öğrenci Puantajı

KODU TOPLAM SÜRE

1 Saat 30 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Kısmi Zamanlı Öğrenci puantajı doldurularak her ayın 3'üne kadar [email protected] adresine gönderilir.

Her ayın 5'ine kadar EBYS üzerinden Sağlık Kültür Daire Başkanlığına gönderilir.

Birimi

1 Saat

30 Dk.

(31)

İŞİN ADI 14 Günlük Maaş Farkı

KODU TOPLAM SÜRE

120 Dakika

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Tahakkuk Birimi 14 günlük maaş farkı Kamu Bilgi Sistemi (KBS) modülüne girilerek hesaplaması yaptırılır.

Islak imzaya sunulan evrakın tüm parafları ve ekleri tamam mı?

İlgili birime iade edilir.

Gerçekleştirme Yetkilisi

Harcama Yetkilisi

14 günlük maaş bordrosu alınarak kontrol edilir.

Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından Bodro İcmal, Ödeme Emri ve Gerçekleştirme Görevlisine

gönder butonları tıklanır.

KBS programı üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra maaş hesaplama ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönder tıklanır ve muhasebe yetkilisine gönderir.

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBS Maaş Raporları kısmından dökümler alınarak 1i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya

hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, Maaş Bordrosu, Asgari Geçim İndirimi).

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra maaş hesaplama ekranından onaylar ve Muhasebe, yetkilisine

gönderir.

Tahakkuk Birimi

Gerçekleştirme ve

harcama yetkilisi ^HAYIR

5 Dk.

20 Dk.

10 Dk.

5 Dk.

15 Dk.

20 Dk.

(32)

Bitiş

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Global programına girişleri yapılıp alınan giriş

numarası ödeme emrinin üstüne yazılır.

Maaş dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

EVET

Maaş Dosyası KBS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Ödeme Emri belgeleri Muhasebe Yetkilisi Kontrolünden geçti mi?

EVET

Banka dosyası KBS üzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre dosyalanır.

Tahakkuk Birimi

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Tahakkuk Birimi

HAYIR

10 Dk.

20 Dk.

5 Dk.

(33)

İŞİN ADI

Bütçe Hazırlama İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

4 Gün 10 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Her yıl Haziran ayı son haftası veya Temmuz ayının ilk haftası Rektörlük Makamınca bütçe hazırlık çalışmaları ile ilgili

birimlere yazı gönderilir.

Hazırlanan dosya uygun mu?

Gelen yazı doğrultusunda bütçe çalışmalarına başlanılır.

Bir önceki yıl yapmış olduğu harcamalar baz alınarak ilgili yıl için amaç ve hedefler doğrultusunda bütçe fişleri doldurulur.

Hazırlanan dosya Yüksekokul Müdürünün Onayı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına elden ve EBYS sistemi

üzerinden sunulur.

Üniversitenin bütçesi hazırlanıp onaylandıktan sonra mali yıl içerisinde harcanmak üzere Ocak ayında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ilgili harcama kalemlerine ödenek aktarılır

Yüksekokulun ihtiyaçları doğrultusunda harcamalar yapılır . Tahakkuk-Satın

Alma Birimi

Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisi

2 Gün

2 Gün Tahakkuk-Satın

Alma Birimi

Tahakkuk-Satın Alma Birimi

EVET

HAYIR

10 Dk.

(34)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Ek Ders Ödemesi İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

2 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Tahakkuk Birimi

Dönem başlarında ders programı girilen ek ders programında ek ders ücreti ödenecek öğretim elemanlarının izin, raporlu,

telafi girişleri ayın son gününe kadar girişlerin yapılması gereklidir.

Ayın ilk haftası ek ders programı hesaplanır. Kontrol edilerek puantaj çizelgesi, bordro ve banka listesinin çıktıları alınır.

MYS üzerinden ödeme emri kesilir Harcama ve Gerçekleştirme Yetkilisinin sistem üzerinden onayına

gönderilir.

MYS sistemi üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra onaylar ve Muhasebe, yetkilisine gönderir

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Elektronik imzalar tamamlandıktan ödeme dosyasının düzenlenir.

Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi Tahakkuk Birimi

Ayın 1 ile 31 arası

15 Dk.

20 Dk.

Harcama usullere uygun mu?

EVET

HAYIR

Harcama Yetkilisi

5 Dk.

15 Dk.

10 Dk.

(35)

Bitiş

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Global programına girişleri yapılıp alınan Giriş

Dosya Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

EVET

Dosya MYS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

Birime iade edilir.

EVET

Sözleşmeli bankaya ödenecek tutar aktarılır.

Yüksekokulumuz banka hesabı üzerinden ek ders ücreti ödenecek personelin hesaplarına ücretleri aktarılır.

Tahakkuk Birimi

İşlemi biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre dosyalanır.

Tahakkuk Birimi

5 Dk.

20 Dk.

HAYIR

30 Dk.

(36)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Ders Programının Ek Ders Programına Girilmesi

KODU TOPLAM SÜRE

5 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bölüm Başkanı Hazırlanan ders programları Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur.

Hazırlanan ders programı uygun mu?

İlgili birime İade edilir.

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Üniversite Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere yönetim kurulu kararı EBYS

üzerinden gönderilir.

Üniversite Yönetim Kurulunun Kararını Yüksekokulumuza bildirir.

EVET

Yönetim Kurulu Kararı ve Ders programları doğrultusunda Ekders programına ders programı girişleri yapılır.

Ders programı girişleri tamamlandıktan sonra ders yüklerinin çıktıları alınıp, dersi veren öğretim elemanı, bölüm Başkanı ve

Yüksekokul Müdürüne EBYS üzerinden gönderilir. Ve onaylandıktan sonra çıktıları alınır.

Arşivleme ve Ödeme evraklarına takılır.

Tahakkuk Birimi Öğrenci İşleri

Birimi

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

HAYIR

3 Gün

2 Gün

(37)

Giyecek Yardımı İşlemleri 85 Dakika

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Tahakkuk Birimi Maliye Bakanlığı tarafından ilgili yıla ait nakden yapılacak giyim yardımına ilişkin Genelge ve fiyat listesi yayınlanır.

Harcama Yetkilisi

Personele verilecek olan giyecek yardımı listesiile ilgili Rektörlük Onayı gelir.

KBS programından giyecek yardımı alacak personele ait bilgilerin girişleri yapılır.

KBS programı üzerinden kontrol tamamlandıktan sonra giyecek yardımı ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönder tıklanır.

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBS Giyecek Yardımı kısmından dökümler alınarak 1i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, , Giyecek

Yardımı Bordrosu, Rektörlük oluru ).

Hazırlanan giyim yardımı dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Tahakkuk Birimi

Harcama ve Gerçekleştirme

Yetkilisi

Tahakkuk birimine iade edilir.

HAYIR KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra giyecek yardımı ekranından onaylar ve Harcama, yetkilisine

gönderir.

HAYIR HAYIR

15 Dk.

10 Dk.

5 Dk.

15 Dk.

(38)

Bitiş

Giyecek Yardımı dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

EVET

Giyecek Yardımı KBS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

EVET

Banka dosyası KBS Üzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir.

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standatrt dosya planına göre dosyalanır.

Tahakkuk Birimi

HAYIR

5 Dk.

15 Dk.

5 Dk.

(39)

İŞİN ADI Kişi Borcu İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

75 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Yüksekokul kadrosunda bulunan personelin, herhangi bir sebeple fazla ödeme yapıldığı tespit edildiğinde, yersiz

ödenen tutarın ilgiliden tahsiliiçin kişi borcu işlemleri başlatılır.

Tahakkuk birimince gerekli inceleme yapılır ve Kişi Borcu tabloları hazırlanarak yersiz ödenen tutar yasal faizi ile birlikte

ilgili kişi tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı banka hesabına yatırılır.

Kişi Borcu tabloları ve banka dekontu, üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına EBYS ile gönderilir.

Evrakların birer örnekleri tahakkuk işleri birimince dosyasına kaldırılır.

Tahakkuk Birimi Tahakkuk Birimi Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi 5 dk.

60 dk.

5 dk.

(40)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Personel Atama İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

2 Saat 15 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Personel Daire Başkanlığından ilgili personelin atama kararnamesi Yüksekokulumuza gönderilir.

Ataması yapılan personelden ilgili evraklar istenilir. (Kimlik Fotokopisi, Diploma Fotokopisi, Aile Yardım Bildirimi, YDS

sonuç belgesi)

SGKya sistem üzerinden ilgili personelin tescil kayıt işlemi yapılır.

Personelden kurumun sözleşmeli bankasından hesap açtırılması istenilir.

Tahakkuk Birimi Tahakkuk Birimi Tahakkuk Birimi Personel Daire

Başkanlığı

Ataması yapılan personel, Bankadan hesap açtırıp, hesap numarasını tahakkuk birimine iletir.

Kurum sicil numarası alınan personelin maaş veri bilgileri Kamu Bilgi Sistemine (KBS) giriş işlemi yapılır.

Say2000i maaş sicil numarası alınır.

Tahakkuk Birimi

30 dk.

60 dk.

5 dk.

10 dk.

(41)

Personel Maaş İşlemleri 30 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Tahakkuk Birimi

Personel Daire Başkanlığı tarafından Yüksekokulumzdan maaş alan personele ait resmi evrakların (terfi, kademe, kıdem,

atama vb) gelmesi

Aksi takdirde tahakkuk birimine iade edilir.

Tahakkuk birimin de toplanan bu belgeler her ayın 5 ile 8'i arasında Kamu Bilgi Sistemine (KBS) Yeni maaş Bilgi Girişi

Modülünün alt sekmesinde bulunan Maaş bilgi girişi kısmından girişleri yapılarak kaydedilir.

Personelin icra, kefalet , nafaka, rapor vb kesintilerin (KBS) Yeni maaş Bilgi Girişi Modülünün alt sekmesinde bulunan

Maaş bilgi girişi kısmından girişleri yapılarak kaydedilir.

KBSden maaş hesaplaması modülünden maaş hesaplaması yapılır.

Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından Bodro İcmal, Ödeme Emri ve Gerçekleştirme Görevlisine

gönder butonları tıklanır.

KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Hesaplama ekranından onaylar ve harcama, yetkilisine

gönder tıklanır.

KBS programı üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra Maaş Heseplama ekranından onaylar ve Muhasebe, yetkilisene

gönderir

Maaş bordrosu alınarak kontrol edilir Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi

Harcama Yetkilisi Aksi takdirde tahakkuk

birimine iade edilir.

Gerçekleştirme Yetkilisi Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi

(42)

Bitiş

Elektronik İmzalar tamamlandıktan sonra ; KBS Maaş Raporları kısmından dökümler alınarak 1i Birimde 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere 2 adet dosya

hazırlanır(Ekler: Ödeme Emri Belgesi , Banka Listesi, bordro İcmal, Bodro Özet Dökümü, Maaş Bordrosu, Asgari Geçim

İndirimi, Sendika Aidatı Listesi ,Kefalet Aidatı, Personel Bildirimi , Yabancı Dil Tazminatı, İcra Kesinti Listesi, Terfi

Listesi,).

Tahakkuk birimine İade edilir.

EVET

Maaş dosyası Strateji Geliştirme Daire başkanlığına teslim edilir.

Tahakkuk Birimi

Hazırlanan maaş dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve

Harcama Yetkililerine sunulur

Ödeme Emri belgeleri Muhasebe Yetkilisi kontrolünden geçti mi?

Banka dosyası KBS Üzerinden sözleşmeli bankaya otomatik aktarılır. Bankaya aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilir

İşlemi Biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre dosyalanır.

Tahakkuk Birimi

Maaş Dosyası KBS üzerinden muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir.

EVET

HAYIR

(43)

Satın Alma İşlemleri 6 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Tahakkuk Birimi Talebin gerçekleşmesi.

Talep iptal olur.

Talebe, Yüksekokul Sekreteri Veya Yüksekokul Müdürünün Uygunluğuna Karar Verme Süreci.

Talebin Uygun Olduğuna Karar Verilmesi Durumunda Satın Alma Personeline Havale Edilmesi.

Satın Alma Personeline havale edilen talebin satın alma ön izni ve onayının alınması.

Talebin firmaya siparişinin verilmesi.

İlgili firmaca talep edilen malın birime teslim edilmesi.

Talebin piyasa araştırmasının yapılması.

Teklif Mektupları süresi içinde teslim alındı mı?

EVET

Süresi içinde teslim edilmeyen teklif mektupları işleme

alınmaz.

HAYIR

1 Gün

30 Dk.

1 Gün

3 Gün HAYIR

10 Dk.

(44)

Talep edilen malın muayene kabul tutanağı ile kabul edilmesi.

MYS Girişinin yapılarak ödeme emrinin oluşturup, sistem üzerinden Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisine

gönderilmesi.

MYS sistemi üzerinden Kontrol tamamlandıktan sonra onaylar ve Muhasebe, yetkilisine gönderir.

Tahakkuk Birimi

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Tahakkuk Birimi

EVET

Taşınır Kayıt Yönetim Sisteminden taşınırın kayıt edilmesi.

Tahakkuk Birimi

Islak imzası tamamlanan dosyalar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının global programına girişleri yapılıp alınan Giriş

EVET EKAP girişin yapılması.

Elektronik imzalar tamamlandıktan ödeme dosyasının düzenlenmesi.

Hazırlanan ödeme dosyaları ıslak imza için Gerçekleştirme ve Harcama Yetkililerine sunulur.

Ödeme emri belgeleri Muhasebe Yetkilisi Kontrolünden geçti mi?

Tahakkuk Birimi

Birime iade edilir.

HAYIR

Birime iade edilir.

HAYIR

10 Dk.

20 Dk.

5 Dk.

15 Dk.

(45)

Bitiş

İlgili firmaya ödeme yapılır.

İşlemi biten evrakın bir sureti de standart dosya planına göre dosyalanır.

Tahakkuk Birimi 5 Dk.

(46)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Geçici Görev Yolluğu İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

2 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Tahakkuk Birimi Görevlendirme onayı ve BYK kararına istinaden MYSden harcama talimatı oluşturulur.

MYS üzerinden harcama talimatı Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisi onayına sunulur.

MYS üzerinden ödeme harcama talimatı onaylanır.

Harcama talimatı onayından sonra Geçici Görevli Personel tarafından e-devlet üzerinden yolluk bilgileri girişi yapılır. Mutemede

sistem üzerinden gönderilir.

Ödeme emri, harcama talimatı, yolluk bildirimi formu, Rektörlük Görevlendirme Onayı, BYK kararından oluşan dosya ıslak imza için

Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur.

MYS üzerinden personelin yoluk bildirimi kontrol edilir, onaylanır ve ödeme emri belgesi oluşturulur.

Tahakkuk Birimi

5 Dk.

İlgili Personel

5 Dk.

10 Dk.

15 Dk.

10 Dk.

MYS üzerinden Gerçekleştirme ve Harcama Yetkilisi onayına sunulur.

MYS üzerinden ödeme emri onaylanır. Muhasebe yetkilisine gönderilir.

Tahakkuk Birimi

(47)

Bitiş

EVET

Birime iade edilir.

EVET

İlgili personelin hesabına otomatik olarak aktarılır

Evrakların bir sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır . harcama yetkilisi

Tahakkuk Birimi

Tahakkuk Birimi Strateji Geliştirme

Daire Başkanlığı

5 Dk.

20 Dk.

HAYIR

5 Dk.

(48)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Nakil Giden Malzemeler ile İlgili Devir İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 Gün 4 Saat 5 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İhtiyacı olan kurum/birimlerden gelen talepler Harcama Yetkilisi tarafından değerlendirilir.

Talebin uygun görülmesi halinde Malzeme tutanakla ilgili kurum/birime teslim edilir. Malzemenin çıkışına ait Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) KBS Taşınır Kayıt Sistemi üzerinden düzenlenerek malzemeyi talep eden kurum/birime üst yazı

ile gönderilir.

Malzemeyi teslim alan kurum/birim tarafından KBS Taşınır Kayıt sistemi üzerinden düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir

Giriş ) üst yazı ile malzemeyi teslim eden kurum/birime gönderilir.

Devir Çıkış yoluyla teslim edilen taşınırlara ait TİF 'lerin birer sureti SGDBna gönderilir.

Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

İlgili mevzuata göre cari yıla ilişkin belirlenen limitler dahilinde Harcama Yetkilisi; limit üstü durumlarda Rektörlük

Makamı onay verir.

Harcama Yetkilisi

30 Dk.

1 Gün

2 Saat

1 Saat

5 Dk.

(49)

İŞİN ADI

Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

5 Gün 2 Saat 5 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Hurdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere Harcama Yetkilisi tarafından uzmanlık alanına göre en az üç

kişiden oluşan bir komisyon kurulur.

Komisyon malzemelerin durumunu tespit eder

Hurdaya ayrılması uygun görülen mal ve malzemeler için TKYS Programından hurdaya ayırma çıkış TİFi düzenlenir.

Düzenlenen çıkış TİF i ve ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek muhasebe kayıtlarımızdan

çıkarılması sağlanır.

İlgili evraklar dosyaya takılarak arşivde saklanır.

Mevzuata göre hurda düşümü için cari yılda limit belirtilmişse, limit dahilinde Harcama Yetkilisi, limit üstü durumlarda Rektörlük Makamı tarafından onay alınarak

Kayıttan düşme teklif onay tutanağı düzenlenir.

1 Harcama Yetkilisi Gün

Komisyon Üyeleri

2 Gün

1 Gün

2 Saat

5 Dk.

(50)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Tüketim Çıkış İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

3 Saat 10 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Birimlerin ihtiyaçlarına göre Birim İstek Yetkilisince düzenlenen Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir.

KBS Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi üzerinden Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenerek

talebin tamamı karşılanır.

KBS Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi üzerinden alınan Tüketim malzemelerine ait Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporları 3'er aylık

dönemler itibariyle düzenlenerek SGDB gönderilir.

İstenen taşınırlar depo mevcutlarında yeterli miktarda var

mı?

Depo mevcutları dikkate alınarak TİF düzenlenip bir miktarı karşılanır

Karşılanamayan miktarlar satınalma yoluyla temin edilmek üzere Harcama Yetkilisine

bildirilir

Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

HAYIR EVET

30 Dk.

2 Saat

10 Dk.

Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır İstek

Yetkilisi

(51)

İŞİN ADI

Mal Teslim Alma İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

3 Saat 40 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Fatura ve muayene kabul komisyonu olurları Taşınır Kayıt Yetkilisine gelir.

Mal ve malzemeler kontrol edilerek depoya alınır.

Fatura bilgilerine göre TKYS programında alınan mal ve malzemeler için TİF giriş belgesi oluşturulur.

TİF Giriş belgesi 3 nüsha alınarak bir tanesi dosyada diğerleri Ödeme Emri Belgesi ekine konulmak üzere Satınalma

Görevlisine verilir.

30 Dk.

Teslim alınan malzemeler fatura ile karşılaştırılarak muayene ve kabul komisyon üyelerince gerekli kontroller yapılır .

Taşınır Kayıt Yetkilisi Muayene ve Kabul

Komisyon Üyeleri

10 Dk.

1 Saat

(52)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI Zimmet Verme İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

4 Saat 5 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Birim Demirbaşları talep ve ambar durumuna göre ilgili personele teslim edilir. Demirbaş teslim belgesi düzenlenir.

TKYS üzerinden düzenlenen teslim belgesi teslim alan ve teslim eden tarafından imzalanarak, malzeme teslim edilir.

Belgeler ilgili dosyalara takılır.

2 Saat

5 Dk.

(53)

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Birimlerden/kişilerden gelen iade edilecek taşınırlar kontrol edilir.

Taşınırlar eksik veya arızalı mı?

Zimmetten düşme işlemi yapılarak taşınırlar depo kayıtlarına alınır ve düzenlenen fiş

imzalanarak ilgiliye verilir.

Teknik Komisyon kurularak, taşınırın eksikliği veya arızasının kişisel kusurdan kaynaklanıp kaynaklanmadığı hususunda

rapor düzenlenir.

Kusur kişisel kaynaklı mı?

Taşınırlar eksik veya arızalı ise kişisel kusur söz konusu değilse Zimmetten düşme işlemi yapılarak taşınırlar depo kayıtlarına alınır ve düzenlenen fiş imzalanarak ilgiliye

verilir.

Taşınırın rayiç bedeli tespit edilmek üzere Değer Tespit Komisyonuna sevk edilir.

Malzemenin değeri, tespit edilen rayiç bedel üzerinden ilgiliden tahsil edilmek üzere "Kamu

Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik" hükümleri uygulanır.

İlgili evraklar dosyaya konur.

EVET

HAYIR

EVET

HAYIR

10 Dk.

20 Dk.

2 Saat

5 Dk.

Teknik Komisyon

(54)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Üç Aylık Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Bildirim İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 Saat 30 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Her yıl Üç (3)er aylık periyotlar halinde (Mart-Haziran-Eylül- Aralık) TKYSden tüketim malzeme dönem çıkış raporunun

alınarak imzalanır.

Düzenlenen çıkış TİF in aslının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilerek muhasebe kayıtlarımızdan

çıkarılması sağlanır.

1 Saat

30 Dk.

(55)

İŞİN ADI

Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İşlemleri

KODU TOPLAM SÜRE

11 Gün 11 Saat 30 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Aralık ayında Meslek Yüksekokulu Sekreteri tarafından Sayım Komisyonu belirlenir. Harcama yetkilisince komisyon

onaylanır ve sayıma başlanır.

Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtları karşılaştırılır.

Eksik varsa TİF düzenlenerek çıkış, fazla varsa TİF düzenlenerek giriş işlemi yapılır.

SGDB hesapları ile Meslek Yüksekokulu kayıtları karşılaştırılır .

Hesaplar tutmuyorsa tek tek kontrol edilerek hata tespit edilir ve düzeltme işlemi yapılır.

Hesaplar tuttuktan sonra Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına

ilişkin tutanak vb. belgeler hazırlanır.

Müdür onayından sonra SGDBye gönderilir.

Harcama Yetkilisi Sayım Komisyonu

Üyeleri

Sayım Komisyonu Üyeleri

10 Gün

1 Gün

4 Saat

1 Saat

4 Saat

2 Saat

30 Dk.

(56)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Uzaktan Eğitim Meslek Yüksekokulu

İŞİN ADI

Satın Almada Taşınır Girişi

KODU TOPLAM SÜRE

2 Saat 15 Dakika

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Teslim alınan malzemeler fatura ile karşılaştırılarak Muayene ve Kabul Komisyon Üyelerince kontrolleriyapılır.

Malzemelerin depoya düzenli bir şekilde istiflenmesi sağlanır.

Fatura ve Muayene ve Kabul Komisyon belgesine bağlı olarak TİF düzenlenir.

Düzenlenen TİF ten iki nüsha alınır. 1i Tahakkuk birimine teslim edilir Satınalma evrakları ile birlikte Muhasebe

birimine verilir. 2. Nüshası birimde dosyalanır Taşınır Kayıt

Yetkilisi Muayene ve Kabul

Komisyon Üyeleri

Belirlenen tarih de sipariş teslim edildi mi? Alınan malzemeler eksiksiz

ve tam mı?

EVET

30 Dk.

1 Saat

30 Dk.

15 Dk.

Firma ile iletişime geçilir.

HAYIR