T.C. Afyon Kocatepe Üniversitesi. Personel Daire Başkanlığı. İş Akış Süreçleri ŞUBAT 2021

(1)

İş Akış Süreçleri

ŞUBAT 2021

(2)

 Doktor Öğretim Üyesi Alımı İş Akış Süreci

 Öğretim Elemanı(Arş. Gör. Öğr. Gör.) Alımı İş Akış Süreci

 Norm Kadro İş Akış Süreci

 Doçent Alım İş Akış Süreci

 Profesör Alım İş Akış Süreci

 Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanı Atama İş Akış Süreci

 Personel Yıllık ve Mazeret İzin İşlemleri İş Akış Süreci

 İdari Personel Naklen Atama İş Akış Süreci

 Akademik Personel Kart Basımı İş Akış Süreci

 Dosya Gönderimi İş Akış Süreci

 Mal Beyanı İşlemleri İş Akış Süreci

 Yeşil Pasaport İşlemleri İş Akış Süreci

 Gri Pasaport İşlemleri İş Akış Süreci

 Emekli Pasaport İşlemleri İş Akış Süreci

 2547 sayılı Kanunun13/b-4 Mad. Görevlendirme İşlemleri İş Akış Süreci

 Görev Yapan Akademik Personel Hizmet Belgesi/Çalışma Belgesi İşlemleri İş Akış Süreci

 İstifa Eden Akademik Personel Hizmet Belgesi/Çalışma Belgesi İşlemleri İş Akış Süreci

(3)

Akademik Personel Görev Süresi Uzatma İşlemi

3 Gün

Başlangıç

Görev süresi uzatma işlemi yapılacak kişinin biriminden en az 2 ay kala Dr. Öğr. Üyesi ve/veya Öğr. Gör. için faaliyet raporu, YKK

ile birlikte, Araştırma Görevlisi için sadece teklif yazısı ve kişi ile ilgili faaliyet raporu üst yazı ile birlikte Personel Daire

Başkanlığına gönderilir.

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Dr. Öğr. Üyeleri görev süresi uzatımında Afyon Kocatepe Üniversitesi Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Ölçüleri Yönergesindeki şartları taşıdığı Yönetim Kurulu Kararında ayrıca

belirtilir.

Birimden gelen yazı üzerine Görev Süresi Uzatma Onay formu hazırlanarak Rektör Onayına sunulur.

Onayın bir nüshası ilgili birim veya birimlere gönderilir.

Yeni görev süresi AKUPER programına işlenir. Kişinin görev süresi uzatma ile ilgili tüm evrakları özlük dosyasına konur.

Bitiş

İlgili Birim

Personel Daire Başkanlığı

Akademik Personel Şube Müdürlüğü

1 Gün

5 Dk.

(4)

Akademik Personelin Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri

2 Gün

Başlangıç

İlgili birimden görevlendirme yazısı gelir.

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Birim

10 Dk.

1 Gün

1 Gün Yolluk ödenecek mi?

İlgili Birimden YKK, dilekçe ekleri varsa davet yazısı ile birlikte üst yazıyla en az 15 gün önceden Rektörlük Makamına sunulur.

EVET

-Bir haftaya kadar ilgili birim yöneticisi karar verir.

HAYIR

Rektörlükten gelen onay yazısı ilgili birim/birimlere ve öğretim elemanına tebliğ edilir.

AKUPER programına işlenir. Kişinin görevlendirmesiyle ilgili tüm evrakları özlük dosyasına konur.

Bir haftadan 15 güne kadar görevlendirmelerde en az 15 gün önceden Rektörlük Makamından uygun

görüş alınır.

-60 günü aşan görevlendirmeler için YKK alınarak en az 15 gün önceden Rektörlük Makamı onayına sunulur.

5 Dk.

(5)

Akademik Personel Disiplin İşleri İş Akış Süreci

2 Gün

Başlangıç

Şikayet / ihbar dilekçesinin İdareye

intikal etmesi ve Rektörlük kayıtlarına

alınması

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

İlgili Birim

10 Dk.

1 Gün

1 Gün Disiplin Amiri

soruşturma açılmasını uygun buldu mu?

Herhangi bir işlem yapılmadan dosyaya

kaldırılması uygun görülebilir.

HAYIR

Disiplin Amiri tarafından disiplin

soruşturması açılması ve Soruşturmacı / Soruşturma

Komisyonu görevlendirilmesi

EVET

Soruşturma raporunun Disiplin Amirliğine intikal etmesi

Önerilen cezaya göre gerekli işlemlerin

başlatılması Şikayet / ihbar dilekçesinin

ilgili disiplin amirine intikal etmesi

60 Gün

(6)

Emeklilik İşlemleri

3 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Birim

10 Dk.

1 Gün

1 Gün Kişilerden emeklilik için gerekli olan belgeler istenir ve PDB

tarafından emeklilik onayı düzenlenerek Rektörlük Makamına sunulur.

Emeklilik belgesinin Rektörlük Makamı tarafından onaylanması üzerine kadro boşaltma onayı alınarak birimi ve Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığına gönderirilir.

Personele maaş bağlanabilmesi için üst yazı ekinde evrakları SGK ye gönderilir ve AKUPER, HİTAP ve YÖKSİS den düşürülür.

1 Saat Emeklilik İşlemleri

İlgili personel yaş ve hizmet yılına bağlı olarak birimine başvurur.

Emeklilik işlemleri resen başlatılır.

İsteğe Bağlı Yaş Haddinden

İlgiliye, emekli maaşı bağlandığına dair SGK den gelen yazı dosyasına eklenir.

5 Dk.

(7)

Ölüm Nedeniyle Görevden Ayrılma

3 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

İlgili Birim

10 Dk.

1 Gün

1 Gün Görev yaptığı birimin üst yazısı ekinde sunulan ölüm raporunun

PDB na sunulması üzerine kadro boşaltma onayı Rektörlük Makamına sunulur.

Hak Sahiplerinden ilgili evraklar istenir.

1 Saat SGK ye hak sahipleri için maaş ve tazminat yazısı yazılır.

5 Dk.

Kadro Boşaltma onayı ilgili tahakkuk birimi ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

AKUPER, HİTAP ve YÖKSİS programlarına işlenerek arşivlenir.

(8)

Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanı Alımı İlan İş Akış Süreci

14 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İlgili Birimler

10 Dk.

7 Gün Birimlerdeki kadro ihtiyaçları Rektörlük Makamına bildirilir.

Rektörlüğe bildirilen talepler Üniversitenin ihtiyaçları doğrultusunda Üniversite Yönetim Kurulunca tespit edilir.

Norm İçi mi?

Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanı kadroları için hazırlanan

ilan tabloları Rektörlükçe;

Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığına ve Devlet Personel

Başkanlığına gönderilir.

YÖK Başkanlığından ilana çıkabilmek için izin istenir. İzin verilmesi halinde Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanı kadroları için

hazırlanan ilan tabloları Rektörlükçe; Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığına ve Devlet Personel Başkanlığına gönderilir.

EVET HAYIR

Resmi Gazetede ilan edilir.

7 Gün

(9)

Doktor Öğretim Üyesi Alımı İş Akış Süreci

57 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

15 Gün

3 Gün Resmi Gazete İlan yayınlandıktan sonra belirtilen süre içerisinde başvurular

alınır. Adaylar 5 adet dijital, 1 adet fiziki olmak üzere hazırlamış oldukları özgeçmiş, bilimsel yayın ve faaliyetlerini içeren dosyalarını PDB na teslim eder.

1 Gün Dosyalar hazırlanarak Akademik Değerlendirme Komisyonuna sunulur.

Başvurular usulüne uygun mu?

İlana çıkılan birimlerin Yönetim Kurullarınca belirlenen jüri üyelerine adayların dosyaları gönderilir.

İlgiliye tebligat ile bildirim yapılır.

EVET

HAYIR

Jürilerden gelen raporlar PDB da toplanıp ilgili birimlere gönderilir.

İlana çıkılan birimlerin Yönetim Kurulu Kararları üzerine kişilerin durumlarına göre atama işlemlerine başlanır.

3 Gün

5 Gün

30 Gün

(10)

Öğretim Elemanı(Arş. Gör. Öğr. Gör.) Alımı İş Akış Süreci

51 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

15 Gün

alınır. Adaylar ilan şartlarında belirtilen evrakları PDB na teslim eder.

Başvuran adayların dosyaları ilana çıkılan kadroların birimlerine jüri üyeleri tarafından incelenmesi için gönderilir.

Başvurusu kabul edilen/reddedilen adayların ön değerlendirme tutanakları jüriler tarafından PDB da toplanır. Kontrollerin ardından ön değerlendirme

sonuçları Üniversitemiz web sayfasında ilanen duyurulur.

Bilim sınav yerlerinin oluşturulması, sınav görevlilerinin belirlenmesi ve sınav yerlerinin organizasyon işlemleri yapılır.

Ataması yapılacak kişi için Üniversite Yönetim Kurulu Kararı alınır.(Öğretim Görevlisi kadrosu için).

Evraklarını teslim eden kişinin atama işlemlerine başlanır.

7 Gün

15 Gün Nihai Değerlendirme Sonuçları PDB nda toplanır. Kontrollerin ardından

kazanan ASIL-YEDEK adaylar Üniversitemiz web sayfasında ilanen duyurulur.

ASIL olarak kazanan adaylardan istenen belgeler belirlenen süre içerisinde PDB nda toplanır. Süresi içerisinde mazeret belirtmeksizin evraklarını getirmeyen adayların yerine YEDEK kazan adaylardan istenen evrakları

getirmesi için süre verilir.

7 Gün Akademik Personel Şube

Müdürlüğü

(11)

Norm Kadro İş Akış Süreci

30 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

«Devlet Yükseköğretim Kurumlarında Öğretim Elemanı Norm Kadrolarının Belirlenmesine ve Kullanılmasına İlişkin Yönetmelik» uyarınca Üniversitemiz

akademik birimlerinden bir sonraki yıl yapacakları kadro talepleri, YKK ve bölüm/anabilim dalı/anasanat dalı görüş yazıları ile birlikte istenir.

Gelen talepler ilgili yönetmeliğe göre kontrol edilir, norm kadro planlaması oluşturularak Üniversite Yönetim Kuruluna görüşülmek üzere sunulur.

Üniversite Yönetim Kurulunda kabul edilen norm kadro planlaması Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına Aralık ayında gönderilip üniversitemiz web

sayfasında ilan edilir.

30 Gün

(12)

Doçent Alım İş Akış Süreci

57 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

15 Gün

Rektörlükçe belirlenen jüri üyelerine adayların dosyaları gönderilir.

EVET

HAYIR

Jürilerden gelen raporlar PDB da toplanıp Üniversite Yönetim Kuruluna gönderilir.

Üniversite Yönetim Kurulu Kararı üzerine kişilerin durumlarına göre atama işlemlerine başlanır.

3 Gün

5 Gün

30 Gün

(13)

Profesör Alım İş Akış Süreci

87 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

15 Gün

Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenen jüri üyelerine adayların dosyaları gönderilir.

EVET

HAYIR

Jürilerden gelen raporlar PDB da toplanıp Üniversite Yönetim Kuruluna gönderilir.

Üniversite Yönetim Kurulu Kararı üzerine kişilerin durumlarına göre atama işlemlerine başlanır.

3 Gün

5 Gün

60 Gün

(14)

Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanı Atama İş Akış Süreci

20 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

5 Gün Üniversite Yönetim Kurulu veya ilgili birimlerin Yönetim Kurullarınca atanması

uygun görülen kişiler için Yönetim Kurulu Kararları PDB na gönderilir.

Atanma şekli

Atanacak kişinin hali hazırda çalışmış olduğu kamu kurumundan

muvafakat talep edilir. Muvafakat verilmesi halinde kişinin ilgili kanun

maddelerince ataması yapılıp çalıştığı kuruma ayrılış işlemlerinin

başlatılması için bildirim yapılır.

Atanacak kişinin PDB na teslim ettiği evraklara

göre ilgili kanun maddelerince ilgilinin ataması yapılıp tebliğ

edilir.

AÇIKTAN

15 Gün

NAKLEN

Göreve başlama evrakları geldiğinde adayın bilgileri AKUPER,

YÖKSİS ve HİTAP sistemlerine işlenir, özlük dosyası açılarak arşive

kaldırılır.

(15)

Personel Yıllık ve Mazeret İzin İşlemleri İş Akış Süreci

30 Dakika

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

10 Dk Personel Yıllık ve Mazeret İzin İşlemleri Başlaması

Talep Uygun Görüldü mü?

Personelin İzin Talebi

Talebin Değerlendirilmesi

İlgili Kişiye Bilgi Verilir.

Onay Bilgisi, Personel Otomasyonuna Veri Girişi, İzin Süreci Görev Devri

Personel Yıllık ve Mazeret İzin İşlemlerinin Sonlandırılması

HAYIR

EVET

10 Dk

(16)

İdari Personel Naklen Atama İş Akış Süreci

20 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

İdari Personel Şube Müdürlüğü

5 Gün Naklen Atama İşlemleri Başlaması

Başvuruların Değerlendirilmesi

İlgili Kuruma Muvafakat Sorulması

Kişiye Uygun Görülmediği Bilgisi

OLUMLU

Kontenjan Belirlenmesi

Başvuru Dilekçelerinin Alınması

Karşı Kuruma Sorulan Muvafakat

Sonucu

Kişiye Tebliğ Edilir

Atama Olurunun Alınması

OLUMLU

İlgili Kurumdan Maaş Nakil ve Özlük Dosyasının İstenmesi ve İlgili Kişiye Tebliği

Atama Olurunun Birimlere Sevki ve Göreve Başlama Yazısının Gelmesi

SGK (Tescil ve HİTAP) ve PBYS İşlemlerinin Yapılması

OLUMSUZ

Evraklarının Arşivlenmesi

(17)

Akademik Personel Kart Basımı İş Akış Süreci

20 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

Akademiki Personel Şube Müdürlüğü

5 Gün Personel Kimlik Kartı İşlemlerinin

Başlatılması

Personel Kimlik Kartı Başvuruları

Personel Kimlik Kartı Başvuru Kontrolü ve başvurunun onaylanması

Kart basımı ve dağıtılması

Personel Kimlik Kartı İşlemlerinin sonlandırılması

(18)

Dosya Gönderimi İş Akış Süreci

20 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

Akademiki Personel Şube Müdürlüğü

5 Dosya gönderme işlemleri başlatılması Gün

Kurumumuzdan açıktan veya naklen atanmak

suretiyle ayrılan personelin dosyasının talep edilmesi

Dosya Gönderilmesi

Dosyanın karşı Kurum tarafından teslim alındığına dair onaylı dizi pusulası

alınması

Dosya gönderme işlemleri Sonlandırılması Akademik Personel Şube

Müdürlüğü

(19)

Mal Beyanı İşlemleri İş Akış Süreci

1 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bitiş

1 Mal Beyanı İşlemleri başlatılması Gün

a) Göreve Yeni Başlama Durumunda bir ay içinde.

b) Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde.

c) Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle.

d) Mal varlığında aylık net maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde beyanda

bulunması

Mal Beyanının personel tarafından Personel Portal sisteminden doldurulup çıktısı

alınarak zarf ile teslimi ve saklanması

Mal Beyanı işleminin sonlanması Akademik Personel Şube

Müdürlüğü

(20)

Yeşil Pasaport İşlemleri İş Akış Süreci

1 Gün

Başlangıç

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Sicil ve Destek Şube Müdürlüğü

1 Gün Yeşil pasaport talebinde bulunan akademik ve idari personelden

pasaport talep dilekçesi ile birlikte eşi ve çocukları için de talepte bulunacaksa onlara ait kimlik fotokopiler alınır.

1 Gün Üniversitemizde görev yapan ve hizmet belgesi veya çalışma

belgesi talep eden akademik personelden hangi kuruma ibraz edeceğini içeren bir dilekçe alınır.

İlgilinin dilekçesine istinaden hizmet belgesi veya çalışma belgesi personel programı üzerinden hazırlanarak EBYS sistemi

üzerinden imzaya sunulur.

İmzalanan belgenin bir nüshası ilgiliye elden teslim edilir.

Üniversitemizden istifa eden akademik personelden kimlik fotokopisi ile iletişim adresini bildiren bir dilekçe alınır.

İlgilinin kimlik bilgileri kontrol edildikten sonra hizmet belgesi veya çalışma belgesi personel programı üzerinden hazırlanarak

EBYS sistemi üzerinden imzaya sunulur.

İmzalanan belgenin bir nüshası ilgiliye elden teslim edilir veya posta yoluyla gönderilir.