SEKRETERLİK MESLEĞİNDE PROFESYONELLİK VE İŞ AHLAKI

SEKRETERLİK MESLEĞİNDE PROFESYONELLİK VE İŞ

AHLAKI

ÖĞRETİM GÖREVLİSİ

MERAL GÜNEŞ ERGİN

#

Profesyonellik Tanımı ve Profesyonel Kimlik

• Toplumda bir görevi, bir mesleği düzenli ve en az hata ile sürdüren kişiye profesyonel denir.

• Eğitimi ve deneyimiyle işini gerçekleştirerek karşılığında hak ettiği maddî kazancı sağlayabilen de profesyoneldir.

• Bir işin profesyoneli olmak, onu “en ince ayrıntılarına kadar kavramış olmayı” ve “uygulayabilme” yi

gerektirir. Profesyonelliğin en önemli ölçütü; işinin

gereklerini en mükemmel haliyle gerçekleştirebilmektir.

İşin ve konunun püf noktaları, çıkar ve çıkmazları

profesyonelce bilinir ve kollanır.

#

Profesyonel kimdir?

• Profesyonel, işin gereklerini yapan ve piyasa değeri bulunan kişidir.

• İşini iyi bilen ve bunu çevresindekilere kanıtlamış olan kişidir.

• Bireysel kalitesine, yaptığı işin ve çevresindekilerle ilişkilerinin kalitesine tutkun olan kişidir.

• Kendi geleceğini elinde tutan ve sağlam bir çizgisi olan kişidir.

• Profesyonel, “zamanlı” olabilen, zamanı iyi kullanan kişidir.

Köşe dönmeyi değil, iş yapmayı amaçlayan kişidir.

Terimsel olarak zıt görünen iki kavramı birleştirerek

yorumlayabilen kişidir.

#

• Profesyonel, ormanın içinden gelen (altyapı ve işleri bilen), belirli kademelerden seçilmek ve geçmek suretiyle

yükselerek gelen kişidir. ( Tepeden inme değil!)

• Bilgi ve beceri düzeyini sürekli güncel tutan, deneyimli bir kişidir.

• Profesyonel, iş ahlak ve normlarına uyan, oyunu kuralına göre oynayan kişidir.

• “ Hayır! ” demesini de bilen kişidir.

• Doğayı kavrayabilen ve anlayabilen, benzer koşulları yaratma çabasında olan kişidir.

• Önceden konamayan kuralları doğaçlamadan, anında koyabilen kişidir.

P ro fe s y o n e l k im d ir ?

#

• Sözcük anlamı profesyonelliğe zıt görünse bile, içindeki “amatör ruhu ”, “ heves ” ve “ gayreti ” her zaman koruyan ve bunlardan coşku duyan kişidir.

• İş ve ilişkilerinde kuru bir mantık savunuculuğu yapmak yerine kendisine özgü yetenekleri,

sezgi ve duyguları kullanarak yaptığı işe damgasını vurabilen, rengini yansıtabilen, imzasını atabilen kişidir.

• Profesyonel, bu sahnede oynayan ama sadece kendini oynayan, yapmacık olmayan kişidir.

P ro fe s y o n e l k im d ir ?

#

Profesyonel kim değildir?

• Profesyonel, “ Ben işimi yapar, paramı alır giderim” diyen kişi değildir.

• Yalnızca “yönetici” değildir,

• Ruhsuz, heyecansız bir iş üreten değildir.

• Bir makam, merci, apolet sahibi olmak çabasında da değildir,

• Aile’den ya da dışarıdan olmak, amatör ruhtan

kurtulmak profesyonellik koşulları değildir.

#

P ro fe sy o n el k im d eğ ild ir ?

• Profesyonel, işleri karmaşıklaştıran kişi değildir,

• İkide birde, " Şapkamı alır giderim " diyen kişi hiç değildir.

• Kimsenin emir kulu, değildir. İşine sahiptir, sadece kendi çıkarlarını düşünmez,

• Yönetici ya da bilim insanının fazladan eli ya da kolu değildir.

• Profesyonel, moda ve yozlaşmış kelâmlar

ederek yalnızca lâf üreten kişi değildir.

#

Profesyonellik Yetkinlikleri

• Başarı yönelimi: Dışarıdan zorlama olmadan, mükemmellik standartlarını belirlemek.

• Gelişmeye açıklık: Performansını geliştirmek için, çalışma tarzını ve yöntemlerini gözden geçirmek.

• Kişisel sorumluluk: Üstlendiği işi tamamlamak için uzun süre çalışmak ve fazladan iş üstlenmek.

• Sonuç odaklılık: Gerçekçi hedefler belirlemek, sonuç alana kadar işi izlemek.

• Proaktif yaklaşım: Fırsat ve tehditleri doğmadan

görmek, olabilecekleri öngörmek, önlem almak.

#

Profesyonellik Yetkinlikleri- 2

• Kalite ve düzene özen: Belirli bir düzen içinde sistemli çalışmak, maliyet/yarar hesabı yapmak.

• Yenilikçilik: Kurum ya da sektöre yenilik getirmek, inisiyatif kullanmak.

• Stresle başa çıkma: Kriz anlarında ve baskı altında serinkanlı ve kararlı olmak.

• Bilgi toplama: Yeterli bilgiye ulaşmak için inceleme yapmak, başkalarından bilgi almak, yeni bilgilere açık olmak.

• Başkalarını geliştirme: Amaca yönelik yönlendirme ve yol gösterme yapmak, başkalarına destek vermek.

• Özgüven:Yeteneklerine güvenmek, çatışmalarda kendi

görüşlerini güvenle savunmak.

#

Profesyonellik yetkinliklerini-3

• Etkileme ve etki yaratma: Başkalarını etkilemek ve harekete geçirmek için plan yapmak, tepkileri öngörmek ve hazırlık

yapmak.

• Kurumsal farkındalık: Kurumun kültürünü, politikasını, normlarını ve hedeflerini anlamak ve uyum sağlamak.

• Kendini ve duygularını kontrol etmek: Kendini tanımak ve duygularını yönetmek, serinkanlı ve akılcı tepkiler vermek.

• Müşteri odaklılık: Müşterilerle sağlam ilişkiler kurmak ve onların ihtiyaçlarını izlemek.

• İnsanlar arası ilişkiler: İnsanların duygularını ve söylediklerinin

ötesinde anlatmak istediklerini anlamak, onları dinlemeye hazır

olmak.

#

SEKRETERLİKTE PROFESYONELLİK

SEKRETERLİKTE PROFESYONELLİK

• Sekreter yöneticinin örgüt içindeki görev, sorumluluk ve faaliyetlerini ayrıntılı olarak bilmelidir. Yöneticinin güçlü ve zayıf yanlarını, esnek ve duyarlı olduğu noktaları

bilmelidir.

• Profesyonel bir sekreter, yöneticinin yokluğunda hem iş yaşamıyla, hem de özel yaşamla ilgili olarak ortaya çıkabilecek sorunları çözümleyebilecek beceri,

yetenek ve inisiyatife sahip olmalıdır.

• Profesyonel bir sekreter, yönetimin, “insanın kendisini yönetmesi” olduğunu bilmeli ve zamanı etkili

kullanabilmelidir.

#

• Örgütte alınmış kararlara göre projeleri başlatıp yürütülmesini sağlamalı, sonuçlarını kontrol

edebilmeli, aksayan yönleri ortaya çıkarabilmeli ve istisnalarla yönetim konusunda yöneticisine

yardımcı olmalıdır.

• Ziyaretçiler, örgüt içi ve dışından gelen insanlarla rahat ve sempatik ilişkiler kurabilmeli, insanların kendisinden memnun oldukları biri olmalıdır. Aynı zamanda Toplam Kalite Yönetiminin de temel bir ilkesi olan koşulsuz müşteri mutluluğu bilinciyle hareket etmelidir.

• Profesyonel bir sekreter yaratıcı, hayal gücü gelişmiş, politika ve strateji belirleyebilen, ilginç fikirleri olan

entelektüel bir kişi olmalıdır.

#

• Profesyonel bir sekreter, çalışma arkadaşlarını motive edebilmeli ve kendi çalışmalarıyla örnek olmalıdır.

Ayrıca takım ruhunu yaratmalıdır.

• Profesyonel bir sekreter, sürekli eğitim ve beceri geliştirme konusunda duyarlı olabilmeli, kendini ve örgütü yenileme konusunda en iyi uygulamaları organizasyonuna uyarlayabilmelidir.

• Profesyonel sekreter, temel sekreterlik bilgisi konusunda da büyük bir yetenek ve beceriye sahip olabilmelidir.

• Profesyonel sekreter, her zaman her durumda nezaketini korumalıdır.

• Profesyonel sekreter, misyon ve vizyon sahibi

olabilmelidir.

#

• Profesyonel bir sekreter, araştırma ve geliştirme

faaliyetleri konusunda gerekli duyarlılığı sahip olmalı mesleğiyle ilgili yayınları takip ederken diğer

çalışanları da bilgilendirmelidir.

• Profesyonel bir sekreter, çalışırken örgütte mesai saatine bağlı kalmamalıdır.

• Profesyonel bir sekreter, yöneticisi adına bilgi toplayabilmeli, rapor hazırlayabilmeli ve taslak oluşturabilmelidir.

• Fonksiyonel ve esnek olabilmelidir.

• Sosyal sorumluluk ve görev ahlakı konularında bilinçli, çevreye ve toplumsal değerlere saygılı olmalıdır.

• Profesyonel bir sekreter, gerekli işbirliğiyle problemleri çözebilmelidir.

• Profesyonel sekreter, sinerjik bir yönetim anlayışında

olmalıdır.

Sekreterlikte Ahlak ve İş

Etiği

Kavramları

#

Ahlak Kavramı

• Ahlak Arapça hulk sözcüğünün çoğuludur. Hulk ise;

huy, adet, alışkanlık, yaradılış, insanın ruhsal- zihinsel-manevi halleri anlamındadır. İngilizce’de moral, morality ahlak anlamında kullanılır, adet, alışkanlık, karakter anlamlarına gelen mos (çoğulu mores) kelimesine dayanır.

• Belli bir toplum içinde yaşayan insanların kendileri ile, birbirleriyle,kurumlarla ilişkilerini düzenleyen ilkeler, değerler, kurallar, töreler bütünü;

• Bir ulustan bir başka ulusa,bir dönemden bir başka döneme,bir yaşam dünyasından bir başka yaşam dünyasına hem kapsam hem de içerik bakımından değişiklik gösterdiği söylenen ahlaksal değerlemeler alanı; iyi nitelikleri ile kötü alışkanlıkları bağlamında

kişinin karakter sağlamlığını oluşturan tutumlar,eğilimler ya da davranışlardır.

#

Etik Kavramı

• Etik sözcüğü Latince kökenli olup, ahlak bilimi anlamına

gelmektedir. Bu sorular temel sorulardır. Asırlardır sorulmaktadır. İyi insan olmanın özelliklerinin ve bireyin uygun davranışlarını

belirleyen kuralların oluşturulması etik konusunun özüdür.

• Günümüzde etik toplumsal ve bireysel her türlü tercihlerimizin, kararlarımızın, eylemlerimizin, tavır takınmalarımızın ve onları belirleyen ilkelerin, değerlerin bilgisi olarak yaşamın ta içinde yer almaktadır.

• Etik ; doğruyla yanlışı, haklı ile haksızı, iyiyle kötüyü ,adil ile adil olmayanı ayırt etmek , ve doğru, haklı, iyi ve adil olduğuna

inandığımız şeyleri yapmaktır.

#

Etik- Ahlak İlişkisi

• Etik ve ahlak çoğu kez birbirlerinin yerine ve dönüşümlü olarak kullanılmakla birlikte genel olarak bu iki kavramın birbirinden farklı olduğu kabul edilmektedir.

• Etik, ahlak felsefesi olarak ta tanımlanmakta olup bu

anlamda “insanların kurduğu bireysel ve toplumsal ilişkilerin temelini oluşturan değerleri, kuralları, doğru yanlış ya da iyi- kötü gibi ahlaksal açıdan araştıran bir felsefe disiplinidir.’’

• Ahlak olgusal ve tarihsel olarak yaşanan bir şey olmasına karşılık etik, bu olgunun kendisine yönelik araştırmadır.

• Ahlak toplumsal; etik ise evrensel bir kavramdır.

#

İş Etiği

• İş etiği, fenomeni (olguyu) ahlaki açıdan tanımlamaya ve açıklamaya çalışan bir araştırma koludur.

• İş etiği, iş hayatında insan değerlerinin eskisinden daha iyi ortaya konması için iş hayatı uygulamalarının nasıl değiştirilip,

geliştirilebileceği konusunda talimatlar ve öğütler verir.

• İş etiği, iyi ile kötü, doğru ile yanlış arasındaki bağlantıları, yani ahlaki kavramların meta-analizi uygulamasını, iş hayatı

fenomeninin (olgunun) göz önüne alınmasını araştırır.

• İş etiği, neyin yapılacağı neyin yapılmayacağının, neyin isteneceği neyin istenemeyeceğinin, neye sahip olunacağı neye sahip

olunamayacağının bilinmesidir.

#

İş Etiğini Zorunlu Kılan Faktörler

• Yanlış yönlendirici reklâmlar,

• Ürün güvenliği,

• Tekelci fiyat uygulamaları,

• Sınırsız kar elde etme çabaları,

• Çalışanların sosyal güvenlik haklarının göz ardı edilmesi,

• Ekonomik ve çevresel kirlenme,

• Rüşvet,

• Ayırımcı kiralama politikaları, koşulları ve gelişme politikaları,

• Özel mülkiyet sınırlarına müdahale.

#

Kamu Etik Altyapı Zorunluluğu

• Dünya ülkelerinin pek çoğunda kamu yönetiminde “yolsuzluk”,

“kötü yönetim” ve “çıkar çatışması” ana başlıkları altında

toplanabilecek “yozlaşma ve etik-dışı davranış sorunları”nın yaygınlık kazanması,

• Halkın Devlete ve özellikle kamu bürokrasisine olan güveninin sarsılması ve kamu yönetiminin saygınlığının kaybolması gibi olumsuz gelişmeler karşısında, halkın Devlete olan güvenini

yeniden tesis ederek kamu yönetiminin saygınlığını korumak

“küresel bir reform kaygısı” haline gelmiştir.

• Bu küresel soruna tepki olarak, etik davranış ilkelerini belirlemek ve

bunlara uyulmasını denetleyecek kurumsal yapılar oluşturmak, yani

kısaca “ETİK ALTYAPI” kurmak konusunda uluslararası bir trend

oluşmuştur.

#

Türkiye’de Etik Altyapı

• Anayasa’nın 10’uncu maddesi (Herkes, dil, ırk, renk, cinsiyet, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep ve benzeri sebeplerle ayırım gözetilmeksizin kanun önünde eşittir.),

• 129’uncu (Memurlar ve diğer kamu görevlileri Anayasa ve

kanunlara sadık kalarak faaliyette bulunmakla yükümlüdürler.)

• 137’nci (Kamu hizmetlerinde herhangi bir sıfat ve suretle

çalışmakta olan kimse, üstünden aldığı emri, yönetmelik, tüzük, kanun veya Anayasa hükümlerine aykırı görürse, yerine getirmez ve bu aykırılığı o emri verene bildirir. Ancak, üstü emrinde ısrar eder ve bu emrini yazı ile yenilerse, emir yerine getirilir; bu

halde, emri yerine getiren sorumlu olmaz. Konusu suç teşkil

eden emir, hiçbir suretle yerine getirilmez; yerine getiren kimse

sorumluluktan kurtulamaz.)

#

• 657 Sayılı “Devlet Memurları Kanunu”

• 5237 Sayılı “Türk Ceza Kanunu”

• 2531 Sayılı “Kamu Görevlerinden Ayrılanların Yapamayacakları İşlere Dair Kanun”

• 1156 “Sayılı Kanuna Mugayir Tahakkuk ve Tediye Muamelatını İhbar Edenlere İkramiye İtasına Dair Kanun”

• 3628 Sayılı “Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu”

• 4982 Sayılı “Bilgi Edinme Hakkı Kanunu”

• Diğer Yasal Düzenlemeler

#

• 5018 sayılı “Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu”

• 5176 Sayılı “Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun”

• Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

• 2007 tarihli “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği”

• Türkiye’nin Taraf Olduğu Uluslararası Anlaşmalar

#

Etik Standart ve Uygulamalarının Belirleyicileri

• Yaygın kabul,

• Yasallık,

• Bireysel ilgi,

• Etik kuralları ve

• Kişisel etik

#

Sekreterlerinin Etik Sorumluluğu

• Sekreterlik mesleği, doğrudan doğruya insanla ilgili bir meslek olduğundan dolayı belirlenen davranış ve kurallarına uymaya daha önem verilmesi

gerekir.

• Profesyonel bir kişi olarak, sekreterinden mesleki ve kişisel ahlakının en üst seviyelere ulaşması

beklenir. Bu profesyonel olmanın bir gereğidir. Aynı zamanda kuruluşuna, yöneticisine ve kendisine

olan sorumluluğudur.

#

1. Dürüstlük:

• Dürüstlük temelde sosyal bir çalışma prensibidir.

Yönetici sekreterinin, insan ilişkilerinde dürüstlüğü ön planda tutması gerekmektedir.

• Dürüstlük; doğru, güvenilir ve açık olmaktır. İlk önce hiçbir şekilde yalan söylememelidir. Bu sadece yönetici sekreterlik mesleği için değil bütün meslekler için etiksel ilk kuraldır. Kişi dürüst olmadan ahlaklı olamaz.

• Temel olarak dürüstlük, örgütün kurallarına bağlı olması ve ahlak dışı olduğu düşünülen yalan söyleme, hile

yapma, rüşvet verme-alma gibi eylemler içerisine

girmeyi kabul etmemektedir

#

2. Güvenirlik:

• Bir yönetici sekreteri, her zaman

güvenilebilen ve sadık olan bir kişi olmalıdır.

• Güvenirlilik, kişinin kendisine verilen görev ve sorumlulukları yeterli ve etkili bir biçimde gerçekleştirmesi ile kazanılır. Kararlılık ve güvenirlilik yönetici sekreterinin en önemli özelliklerindendir. Sekreter kavramının

tanımında da bahsettiğimiz gibi sır

saklamasını bilen, güvenilir kişidir.

#

3. Gizlilik:

• Yönetici sekreterlerin, günlük işlere etkin bir biçimde katılmalarından dolayı görevlerini yerine getirirken bazı gizli bilgilere sahip olmaktadırlar. Burada

mesleğin en önemli özelliği olan sır saklama

karşımıza çıkmaktadır. İş başarısı, genellikle yeni bir ürün ya da yöntemin araştırılma ve geliştirilmesine bağlıdır. Örgüt içi bilginin dışarı sızdırılması ile

güvenin sarsılması, yalnız işi ciddi olarak tehlikeye

atmakla kalmamakta, aynı zamanda yönetici/yönetici

sekreter ilişkisini bozmakla birlikte, etik kurallara da

aykırı bir davranış olmaktadır.

#

4. Bağlılık:

• Temel olarak bağlılık, işi kazanılan tecrübe ve yeteneklerin en üst düzeyinde güvenilir ve en titiz biçimde yapabilme isteğidir. Yöneticiye bağlılık, yöneticinin imajını koruma ya da güçlendirmedir. Bir yönetici sekreteri aktif olarak her an iş hayatına katılmalı, iş

hayatının gerekliliklerini yerine getirmelidir.

Yöneticinin başarısı bir anlamda yönetici

sekreterinin başarısı ile gerçekleşir

#

5. İşbirliği:

• İşbirliği, iki ya da daha fazla bireyin bir ortak amaç etrafında bir arada gayret göstermesidir. Yönetici sekreterinin, yönetici harici diğer çalışanlarla

işbirliği ve iyi ilişkiler geliştirebilecek bir tutumda olması gerekir. Diğer bürolarda çalışanlarda

üstlenmiş oldukları görevleri başarılı bir biçimde

tamamlamak için yönetici sekreterinin işbirliğine

gereksinim duyabilirler. Yönetici sekreteri, yönetici

ve diğer çalışanlar arasında bir köprü vazifesini

görmekte ve işleri kolaylaştırmaya çalışmaktadır

#

Sekreterler İçin Etik İlkeleri

• Ulusal Profesyonel Sekreterler Birliği üyeleri sekreterlik mesleği için profesyonel etik

ilkelerini tasarlamışlardır. Bu ilkeler

profesyonel tutum sağlamada pratik bir

rehber görevini yapar. Bu etik ilkelere bağlı kalmak iş çevresini ve halkı, profesyonel olarak, yönetici sekreterlerinin yüksek

standartlara sahip olmasını garanti eder.

#

• Standart I:

• Sekreter, sorumluluklarını en yeterli biçimde uygulayarak bilgisini ve becerisini işin ivedilik durumuna göre kullanarak, profesyonel

ilişkilerde güvenilir bir birey olarak hareket etmeli ve işveren ile işbirliği yapmalıdır.

• Standart II:

• Sekreter mesleğinin, itibar ve saygınlığı,

statüyü, yeterliliği, işin ve onun uygulayıcılarının

standartlarını geliştirmek için çabalamalıdır.

#

• Standart III

• A. Sekreter, sürekli görevlendirme, yükseltme, terfi ve ödüllendirmelerin profesyonel bilgi, kabiliyet, tecrübe ve

performans üzerinden değerlendirilmesi gerektiği konusunda ısrar etmelidir.

• B. Sekreter, kendi pozisyonlarını şahsi, profesyonel olmayan avantajlar için yanlış kullanan çalışma arkadaşlarının veya işverenlerin bu durumlarına sessizlikle göz yummayı veya onlarla işbirliği yapmayı reddetmelidir.

• C. Sekreter, işyerindeki cinsiyet, inanç, ırk veya yaşla ilgili olan taciz olaylarına karşı gelmeli ve eğer gerekirse gerekli yetkililere durumu rapor etmelidir.

• D. Sekreter, tanımlanan işlerin performansını etkileyen ve

etkinliği güçleştiren durumları ve işle ilgili olumsuz her hangi

bir değişikliği yöneticisine bildirmelidir.

#

• Standart IV:

• Sekreter, topluluğun iyilik ve güvenliğini koruma ve arttırmayı öncelikli vazife

olarak değerlendirmelidir