ARŞİVLE İLGİLİ TEMEL KAVRAMLAR
Öncelikle konumuz gereği arşivleri, kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucunda oluşan evrakların oluşturduğu evrak arşivi ile sağlık kuruluşlarına müracaat eden hasta ve yaralılarla ilgili dosyalardan meydana gelen tıbbi arşiv olmak üzere iki tür arşivden bahsedeceğiz. Bu dersimizde evrak arşivi üzerinde duracağız unutulmamalıdır.
Arşivinin Tanımı; Arşiv teriminin kökeni Latince deki “archivum” kelimesidir.
Latince de resmi daire belediye sarayı anlamlarına gelmektedir. Arşiv terimi belirli bir zaman süreci içinde belli bir yönetimin sırasında meydana gelmiş resmi evrakın bir araya toplandığı bu yazılı belgelerin düzenlenerek saklandığı ve korunduğu yer anlamında kullanılmaya başlanmıştır . İngilizce de ve Fansızca da “archives” olan bu terim Türkçe ye arşiv olarak geçmiştir. İngiltere de archives terimi yerine daha çok “record” kelimesi kullanılmaktadır. Osmanlı İmparatorluğu döneminde arşiv kavramının karşılığı olarak
“hazine-i evrak” ve mahzen-i evrak” denildiği gözlenmektedir.
TARİHÇE; Arşivlere eski çağlarda kurulan devletlerde ve tapınaklarda karşılaşılması arşivin kökeninin ne kadar derinlere gittiğini açıklamaktadır. Yapılan araştırmalar M.Ö 2000 yılında eski mezopotamya’da bir çok tapınakların arşivleri olduğun gibi, Nippur şehrinde de tabletlerin saklandığı, resmi devlet arşivinin bulunduğu tespit edilmiştir.
Hattuşaş (Boğazköy) M.Ö 2000 yıllarına ait ve Hititlerin resmi yazışmalarını, antlaşmalarını, kanunlarını ve daha bir çok belgelerini sakladıkları büyük bir devlet arşivi meydana çıkarılmıştı. Mısırda “ el-Alamarna” da içerisinde M.Ö 14.yy dan kalma çivi yazısı ve o dönemin diplomasi dili olan akatça ile yazılmış belgelerin bulunduğu bir devlet arşivi bulunmuştur. Eski Roma papalık sarayında,Yunan ve İtalyan piskoposluk merkezlerinde ve çeşitli manastırlarda arşivlerin kurulduğu bilinmektedir. Özellikle Avrupa da 14yy dan sonra düzenli arşivler kurulmaya başlanmıştır. Arşivlerin modern anlamda kuruluş tarihi olarak Fransız ihtilali verilebilir.
TÜRKLERDE ARŞİVİN TARİHCESİ
Türklerde ilk arşiv orta Asya da ortaya çıkmıştır. Orta Asya da tespit edilen arşivler çok zengin arşiv malzemesine sahip arşivlerdir. Yapılan kazılar sonucunda Uygur Türklerine ait şehirlerde zengin kütüphaneler ile birlikte resmi daireler, gümrük teşkilatı, mahkemeler gibi kurumların resmi yazışmalarının saklandığı arşivler tespit edilmiştir.
Anadolu Selçukluları döneminde de zengin kütüphaneler ile resmi yazışmaların saklandığı arşivlerin varlığı bilinmektedir.
Osmanlı İmparatorluğu döneminde ise çok değerli arşivler oluşturulmuş olup bu arşivlerde yer alan belgelerden bazıları günümüze kadar saklanabilmiştir. Osmanlı İmp.
Dönemindeki resmi kurumlar arasındaki yazışmalar ile arşiv malzemeleri halen İstanbul da bulunan Başbakanlık Arşiv Genel Müdürlüğünde muhafaza edilmektedir.
Milli mücadele dönemi ile cumhuriyetin ilanı sonrası döneme ait arşiv belgeleri ile cumhuriyetin doğuşu,ilerleyişini gösteren, tarihi,hukuki,siyasi,ekonomik,bilimsel ve kültür ile ilgili her türlü arşiv malzemesini toplamak, düzenlemek ve gerektiğinde yararlanılmasını sağlamak amacı ile Cumhuriyet Arşiv Daire Başkanlığı kurulmuştur.
Arşiv İle İlgili Bazı Kavramların Tanımları;
Arşiv Fonu: Bir kurum yada gerçek kişi ile ilgili oluşan arşiv malzemesinin tümüne arşiv fonu denir.
Arşiv Malzemesi: 1. Türk devletini ve milletini ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olan işlemlerle ilgili evraklar.
2.Mükelleflerin işlemleri sonucunda oluşan ve arşiv malzemesi niteliği taşıyan Türk devleti ile ilgili tarihi,siyasi,sosyal,kültürel,hukuki değerlerle ilgili belgeler.
3.Devlet haklarıyla uluslar arası hakları belgelemeye, korumaya yönelik işlemler ve münasebetler ile ilgili belgeler.
4.Bir konuyu aydınlatmaya ,tespite ve gerektiğinde düzenlemeye yarayan belgeler.
5.Milletin örf ve adetleri ile çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı, basılı görsel işitsel evrak,defter,plan ve harita gibi malzemeler ve belgeler.
Mükellef: Genel ve katma bütçeli daireler,yerel yönetimler,üniversiteler KİT ‘ler ve özel kanunlarla işlem gören kamu kuruluşlarıdır.
Birim Arşivi: Kurumun faaliyetleri sonucunda oluşan güncelliğini kaybetmemiş,aktif olarak kullanılan arşiv malzemesinin 1-5 yıl arasında saklandığı birimlerdir.
Kurum Arşivi: Kurum ve kuruluşların merkez teşkilatları içinde yer alan arşiv malzemesinin birim arşivlerince daha uzun süre saklandığı 5-15yıl) arşivlerdir. Devlet arşivi için arşiv malzemesi niteliğindeki belgeler ayıklama yapıldıktan sonra halen saklanması gerekenler devlet arşivine aktarılır.
Ayıklama:Arşivlerde belirli zaman aralıkları ile yapılması gereken ayılama işlemi, kullanılmayan ilerde ihtiyaç duyulmayacak belgelerin halen saklanması gereken belgelerden ayrılması işlemidir. Ayılama işlemi her arşiv oluşumu aşamasında mutlaka yapılması gereken bir işlemdir.
Özel Arşivler: Arşiv malzemesi niteliğinde olup da kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişilerin elinde bulunan belgelerden oluşan arşivlerdir. Diğer arşivlerde olduğu gibi buradaki arşiv malzemelerinin yurt dışına çıkarılması yasaktır.
Arşivin Önem ve Değeri:
Arşivler bütün ülkelerin titizlikle üzerinde durdukları ve büyük önem verdikleri kurumlardır. Arşivler ülkelerin kendilerine verdikleri önem ve değere paralel bir gelişme gösterirler.
Arşivlerin devlet hayatında olduğu gibi toplum hayatında da önemli bir yeri vardır.
Günlük yaşantımızın bir çok alanında, birbirimizle olan toplumsal ilişkilerimizde farkında olmadan arşivlerden yararlanırız. Arşivlerin önem ve değerini devlet, toplumsal ve sosyal açıdan üç madde altında toplayabiliriz.
1.Kişilerin, devletin, ulusların haklarını belgeleyerek korumak. Böylece devlet ile vatandaşı arsındaki ilişkilerle, vatandaşların birbirleriyle olan ilişkilerini belgeye dayalı düzenler. Ayrıca devletin diğer devletlerle olan ilişkilerinde sağlıklı kararlar alabilmesini sağlayacak gerekli materyali bünyesinde barındırır.
2.Arşivler bünyesinde bulundurdukları dokümanlar aracılığıyla gerektiğinde bir konunun tespitini veya aydınlatılmasını sağlar. Ayrıca gerektiğinde bir konunun yasal yönden yeniden düzenlenmesine katkı sağlar.
3. Arşivler kapsadıkları dönem ile ilgili sosyal yapı, örf ve adetler ile devletin işleyişi ,devletin teşkilatlanması, kurum ve kuruluşlar arasındaki ilişkilerin tespitinde de yardımcı olurlar.
4. Arşivlerin en önemli özelliklerinde birisi ilk elden orijinal belgelerden oluşmasıdır.
Arşivler değinilen bu yönleriyle bir milletin geçmişi ile geleceği arasında köprü niteliği de taşır.
Arşivler devlet hayatında da önemli bir yere sahiptir. Düzenli tutulmuş bir devlet arşivi devletin hafızası niteliğindedir. Arşivler de yer alan belgelerin bir kısmı ülke yönetimi ile ilgili olmasının yanında bir kısmı da toplum yaşantısı ve yapısı ile ilgilidir. Dolasıyla arşivler çeşitli konularda araştırma yapan araştırmacılar için en önemli veri kaynaklarını oluşturmaktadır.
ARŞİVİN GÖREV VE FONKSİYONLARI
Arşivlerin görev ve sorumlulukları arşivin bünyesinde yer aldığı kurumun özelliklerine ve yapısına göre değişiklikler göstermesine rağmen bir arşivin görev ve fonksiyonları şunlardan oluşmaktadır;
1.Arşiv malzemesini saptanmak ve ayırmak. Her kurum ve kuruluş oluşan arşiv malzemelerinden hangilerinin saklanacağını önceden tespit etmelidir. Ayırma ise saklamak malzemenin diğerlerinden ayırma işlemidir.
2.Arşiv malzemesini kayba uğratmadan korumak
3.Arşiv belgelerini gerekli koşullarda saklamak. Her arşiv malzemesi uygun fiziksel koşullarda saklanmalıdır.
4.Arşin malzemesini ihtiyaç duyulduğunda kullanıma sunmak.
5.Arşiv belgelerini her arandığında kolayca bulunabilecek şekilde düzenlemek.
6.Arşivin yeniden oluşumu aşamasında bunu kontrol altına almak.
Arşiv Görevlisinin (Arşivist) Tanımı ve Görevleri: Arşivistin görevleri çalıştığı kurumun özelliğine, faaliyet alanına ve kuruluşun büyüklüğüne göre değişiklikler gösterebilmektedir.
1. Arşiv dokümanını tespit etmek , toplamak.
2. Arşiv malzemesini korumak e gerekli koşullarda saklamak.
3. Arşiv belgelerini her bulunabilecek biçimde düzenlemek.
4. Dosya içerisinde yer alan belgeleri analiz etmek ve kontrol ederek düzenlemek 5. Arşivden yararlanacak araştırmacı ve kullanıcılara yardımcı olmak.
6. Arşivde oluşan işleri günlük eksiksiz yerine getirmek.
Arşiv Personeli Şunlardan Oluşmaktadır;
1 Arşiv Yöneticisi ‘2. Arşivistler 3.Dil veya Bilgisayar Uzmanı 4. Teknisyenler 5. Büro ve Yardımcı Personel
ARŞİV TÜRLERİ
Başlıca Arşiv Türleri Şunlardan oluşmaktadır;
Devlet Arşivleri : Bir ülkenin devlet işleyişi sırasında meydana gelen bütün arşiv malzemesinin bir araya getirildiği arşivlerdir. Devlet arşivleri merkezi örgütlenme ile federal devletlerde söz konusu olan merkezi olmayan örgütlenme modeline göre iki şekilde örgütlenmektedir. Merkezi modelde ülkenin başkentinde bir merkezi arşiv bulunur ve tüm arşiv malzemesi burada toplanır. Merkezi olmayan modelde ise ülkenin çeşitli terlerinde bir birinden bağımsız arşiv merkezleri oluşturulmaktadır.
Şehir Arşivleri: Bir şehir ile ilgili bütün arşiv malzemesinin toplandığı arşivlerdir.
Noter Arşivleri: Bir noterin günlük çalışmaları sırasında oluşan belgelerden meydana gelen arşivlerdir.
Ekonomik Arşivler: Ticari kurum ve kuruluşların çalışmaları sırasında oluşan ekonomik işlerle ilgili belgelerden oluşan arşivlerdir. Örnek: İTO,ATO ile çeşitli şirketlerin bünyesinde yer alan arşivler.
Folklorik Arşivler: Bu tür arşivlerde Bir ülkenin, şehrin veya bölgenin her türden folklor malzemesinin bulunduğu arşivlerdir.
Görsel- İşitsel Malzemelerden oluşan Arşivler: Bunlar film,manyetik bant,plak ve kasetler üzerine arşiv belgesi olabilecek özellikte göze ve kulağa hitap eden dokümanlardan meydana gelen arşivlerdir. Görsel malzemeler arasından film kolleksiyonların dan oluşan arşive filmotek işitsel malzemelerden plak arşivlerine diskotek,her türden çelik tel ve manyetik bantlı ses kayıtlarını içeren arşivlere fonotek denir. Günümüzde görsel-işitsel malzemelerden oluşan arşivler gün geçtikçe daha da önem kazanmaktadır.
Özel Arşivler: Devlet veya devletin para bakımından desteklemediği aile,şahıs ile dernek ve benzeri kuruluşlara ait arşivlerdir.
Hastane Arşivleri: hastanenin faaliyetleri kapsamında ortaya çıkan bilgi ve belgelerden oluşan arşivlerdir.
ARŞİV TASNİF SİSTEMLERİ
Arşivcilikte temel çalışmaları iki gruba ayırabiliriz. Birincisi arşiv malzemesinin toplanması,düzenlenmesi ve korunmasıdır. İkincisi ise arşivdeki belgelerin kullanılarak idarecilerin ve araştırmacıların sorularını cevaplayabilmektir. Arşiv görevlisinin yapması gereken ilk iş, arşive ulaşan arşiv malzemesinin düzenini sağlamaktır. Arşive ulaşan evrak geldiği birimde belirli bir düzenleme yapılmış ise, yapılması gereken bu düzeni bozmadan evrakın raflara yerleştirmektir.
Bilindiği gibi arşiv yazılı haberleşmenin evrak ve dosya aşamalarından sonraki üçüncü aşamayı oluşturmaktadır. Evrak aşamasında hazırlanan evraklar işlemleri tamamladıktan sonra değişik dosya tasnif sitemlerinden yararlanılarak dosyalanmakta dır.
Arşive ulaşan belgeler tek tek değil dosya halinde arşive gelmektedir. Arşiv tasnif sistemleri denildiğinde aklımıza dosya haline gelmiş arşiv belgelerinin raflara çeşitli şekillerde yerleştirilmesi gelmelidir. Arşive ulaşan arşiv belgeleri yerleştirilirken yani tasnif edilirken sistematik, kronolojik(tarihsel)ve organik yöntemlerden biri uygulanır.
Sistematik Yöntem: Sistematik yöntemde arşiv belgeleri diğer özelliklerine bakılmaksızın, daha önceden tespit edilmiş olan çeşitli konulara ayrılması,aynı konudaki evrak kendi arsında sıralanırken de tarihlerine göre sıralanması benimsenmiştir. Ancak uygulamada bu sistemin çeşitli sakıncaları ortaya çıkmıştır. Bu sakıncalardan en önemlileri arşivistlerin belgelerin konularını tespit ederken kendi görüşlerine göre değerlendirmeleridir. Böylece aynı konuda yan yana gelmesi gereken evraklar zaman zaman farklı yerlere konulabilmektedir. Diğer bir sakıncası ise sistematik yöntemin uygulanabilmesi için bir konudaki evrakın hangi konulu dosyaya konulacağını gösteren ayrıntılı konu şemasına ihtiyaç duyulmasıdır.
Kronolojik Yöntem(tarihsel): Bu yöntemde evrak veya dosya konularına ve diğer özelliklerine bakılmaksınız,yalnızca belgenin tarihi gözetilerek düzenleme yapılır. Bu yöntemde sınıflanan arşivden yararlanabilmek için evrak aranırken mutlaka evrakın tarihinin bilinmesi gerekmektedir. Aynı tarihteki belgeleri kendi aralarında sıralarken de alfabetik sistemden yararlanılır. Kronolojik sistemi uygulayabilmemiz için öncelikle düzenlemede tarihlerin önemli olması ve aranırken de tarihleri ön planda tutulması gerekir. Kronolojik yöntemi kullandığımızda ayrıca tarihleri bilinmeyen evrakların tarihlerini öğrenmek amacıyla bir fihrist hazırlamamız gerekecektir.
Organik Yöntem: Diğer yöntemlerin sakıncalarını ortadan kaldırmak amacıyla, evrakın, kurum içerisindeki organik yerinin bozulmadan arşiv belgelerinin sınıflandırılması fikrinden ortaya çıkmıştır. Bu yöntem arşiv belgesinin önce işlem gördüğü kurum içindeki birimi saptanmakta ve sonra o birimde oluşan evraklar bir araya getirilmektedir. Böylece, her birimde oluşan evraklar o birim adı altında bir araya getirilmektedir. Birim birim ayrılan evraklar kendi aralarında düzenlenirken kronolojik sıralama yapılır, sonrada her birim için önceden tespit edilmiş birimin kod numarası evrak üzerine kurşun kalemle yazılır. evrakların konusu özetlenerek fişlere yazılır ve fişlerin belirli içimde sıralanmasıyla da indeks hazırlanır. Diğer yöntemlerin sakıncaları nedeniyle en yaygın kullanılan yöntem organik yöntemdir. Daha sonra evrak arandığında birim içerisindeki düzenlendiği biçimde aranacağından evraka ulaşmakta daha kolay ve hızlı olacaktır.
ARŞİVDE EVRAK VE DOSYA İLİŞKİSİ
Yazılı haberleşmenin aşamaları olan evrak,dosya ve arşiv arasında çok yakın bir ilişki bulunmaktadır. Hatta bunlar bir bütünün parçaları olarak da ifade edilebilir. Yazılı haberleşmenin ilk aşaması olan evrakın hazırlanması ve kaydedilmesi sırasındaki işlemler hem dosyalama hem de arşiv aşamasında evrakın düzenlenmesi ve sonrada evraka ulaşılması acısından büyük önem taşımaktadır. Kurumların günlük faaliyetleri sonucunda evrakların oluştuğu, evrakların bir araya gelerek dosyaları, dosyaların da çeşitli şekillerde dolap ve raflara dizilmesiyle arşivin oluştuğu düşünülürse arşiv evrak ve dosya arasındaki ilişkinin neden bir bütünün parçaları olarak ifade edildiği daha iyi anlaşılacaktır.
Dosyalama ve arşivlemenin amacı, daha sonra bilgiye ihtiyaç duyulduğunda daha önce tutulan kayıt ve bilgilerden kolayca yararlanabilmektir. O halde hiçbir zaman evrak ve dosya aşamalarındaki eksikliklerin ve yapılan yanlış işlemlerin yada olumlu çalışmaların arşivin işleyişine olumlu yada olumsuz yansıyacağı unutulmamalıdır. Seçilecek dosya tasnif sistemi uygun olup olmaması dosyalama sırasında görülen aksaklıklar aynı ağırlıkta arşive yansıyacağını düşünürsek, belirli bir süre sonunda arşivde gereksiz bir çok dosya olabileceği gibi , arşivin iş yükünün gereksiz yere artmasına da neden olacaktır. Ayrıca gereksiz yere saklanan bilgiler arasından ihtiyaç duyduğumuz bilgiye ulaşmamızda güçleşecektir. Evrak ve dosyalama aşamalarındaki olumsuzlukların arşive yansımamasının tek yolu, evrak ve dosya aşamalarının arşivin kontrolünde olması ve evrak ve dosya aşamalarındaki işlemlerin her aşamasının denetlenmesi ve kontrol edilmesiyle mümkün olacaktır.
Evrak ve Dosya Aşamasında Arşive Yansıyan Olumsuzluklardan Bazıları Şunlardır;
1. Hastanın daha önceden dosyası varken yeniden dosya açılması ve hastanın birden fazla dosyası olması.
2. Dosya içerisinde ter alması gereken bazı formların dosyaya konulmaması.
3. Formlarda yer alması gereken bilgilerin eksik yada yanlış olması.
4. Dosyaya evrak takılırken belirli bir yol izlenmemesi ve dosyada yer alan evraklar düzenlenmemesi.
5. Dosya içerisindeki gereksiz bilgi ve formların ayıklanmaması 6. İşlemi biten dosyaların zamanında geri gönderilmemesi
7. Dosya istenirken ,dosyaya ulaşmak için gerekli olan bilgilerin yanlış ve eksik verilmesi.
HASTA DOSYALARI VE STANDARTLARI
Hasta dosyaları hekimlik kadar eskidir. Aesculopıonlar da hasta anemnezlerine ait kayıtlar bulunmuştur. Bu evrak zamanın hekimlik karakterini belirtir. Aynı zamanda hekimliğin gelişmesi hakkında detaylı bilgiler verir. Bu günkü uygulamanın safha safha değişmesini açıkça şekillendirir.
Bir doktor kendi hasta dosyalarına bakarak hekimlik hayatındaki şahsi gelişmesini görebilir. İlgilenmek istediği araştırmaları devam ettirebilir, yahut da eskiden yaptığı çalışmaların lüzumsuz veya faydasız olduğunu anlar.
Hastanede hekimler hasta dosyalarını kendi isteklerine göre kullanmak ister. Bir kısım doktorda kendi hazırladığı evrakı kullanmayı sever. Bütün bu olumsuz durumları ortadan kaldırmak için hasta dosyalarında standartlaşmaya gidilmiştir. Hasta dosyaları belirli bir düzene göre düzenlenmeli ve kullanılmalıdır.
Hastanedeki doktorların değişmesiyle hasta dosyaların düzenleri de değişemez. Hasta dosyalarının belirli bir sistemle tutulmadığı hastanelerde göreve yeni başlayan doktorlar hasta dosyalarının oluşumu ve kullanımı sırasında güçlükler yaşayacaklardır. Böylece kayıtlar yetersiz veya hatalı olabilecektir.
Dosyaların düzenlenmesi sırasında, bunları en çok kullanan genç hekimlerin, yani asistanların, hemşirelerin ve idari personelinde fikirlerini almak gerekir.
Eğer hasta dosyaları standart olarak düzenlenmemesi bunların başka hastanelerde kullanımları, tetkikleri güçleştirir ve bunlardan kolaylıkla yararlanılamaz.
Düzenli hazırlanmış bir hasta dosyası, tıp öğrencilerinin yetiştirilmesine eğitimine büyük katkı sağlayacaktır.
Standartlar oluşturulurken çok katı ve dar bir çerçeve içinde kalınmamalıdır. Sistem tıp alanındaki gelişmelere, hekimlikteki yerleşime ve değişikliklere uyum sağlayacak bir biçimde oluşturulmalıdır.
Hasta müşahede kağıtları kolay ve çabuk yazılabilecek şekilde tertiplenmiş yeterli ve toplu bilgi içeren eden, çabuk ve kolay gözden geçirilebilir şekilde olmalıdır.
Hasta müşahede kağıtlarının hazırlanmasında şu esaslar göz önünde tutulur:
1- Bütün gerekli bilgiler yazılmalı, gereksiz olanlar kaydedilerek boşuna zaman kaybedilmemelidir.
2- Tertip çok iyi ve düzenli olmalıdır.
3- Formları doldurmak ve bilgi toplamak kolay olmalıdır.
4- Kağıt israfı olmamalıdır.
5- Her türlü gerekli kayıtları alacak şekilde olmalıdır.
Çeşitli Hasta Evraklarının Değerlendirilmesi
Hastanın tedavisi müddetince dosyalar, hekimin kolayca ulaşabileceği bir yerde bulundurulur. Bazı kayıtlar hasta tedavisinde çok değerlidir. Hastanın teşhis ve tedavisinde tıbbi ve yardımcı personelden alınacak çeşitli bilgiler dosyaya yazılmalıdır. Hasta dosyaları hastanın hastaneye her yatışında, değişiklikleri takip bakımından faydalıdır.
Hasta Müşahede Kağıtları Önem Bakımından Sıralanması:
Primer Evrak : Bunlar tıbbi bakımından en değerlileridir. İki gruba ayrılar. Uzun zaman lazım olanlar, kısa bir süre sonra önemi azalan veya kaybolan.
Bu evraklar hastanın tedavisi sırasında en belli başlı dokümanlardır.
Bunlar: Müşahede kağıdı, ameliyat kağıdı, anestezi kağıdı, otopsi raporudur.
Sekonder evrak :Hasta tedavisi bakımından muayene zamanı için gerekli evraktır. Bunlar hastalık hakkında oluşan normalden farklı daha değişik oluşlarda teşhislerde değerlendirilir.
Adli bakımdan önemlidir.
Bunlar: Laboratuvar Kağıtları, Röntgen Raporları, Elektrodiografi Raporları, İlaç ve yiyecek tabelası.
Muvakkat evrak: Ne tıbbi nede adli bakımdan önemlidir. Muvakkat evraklarda yer alan bilgiler belirli bir süre sonunda önemlerini yitirdiklerinden uzun süre saklanmalarına gerek yoktur.
Bunlar: Derece, nabız ve teneffüs kağıdı, elektrolit idrar kayıt kağıdı gibi.
Bu tasnif hasta hasta dosyalarının tutulmasında çok önemlidir.
Başlıkların Standartdizasyonu: Bütün kayıtların başlıkları birbirinin aynı olmalıdır.
Özellikle hasta kimlikleri her kağıtta aynı sıra takip etmelidir. Bu arada servis isimleri,
protokol ve kağıdın numaraları her kağıtta aynı yerlerde bulunmalıdır. Hasta dosyası olarak kullanılan zarflar müşahede kağıtlarını ve diğer kağıtları alabilecek büyüklükte yapılmalıdır.
Eğer filmler beraber saklanacaksa film büyüklükleri esas alınır. Zarfın bir kenarı açık diğer üç kenarı takviye edilmiş olmalıdır. Açık kısmı geniş tarafında bırakılır. Yine kabul edilen tarza göre protokol no su, hastanın kimliği, ve hastalık teşhis, tedavi ameliyat, çıkış durumu yazılabilir. Zarflar hastanın birkaç defa kullanabilmesine göre tertiplenebilir. Özellikle üniversite hastanelerinde hasta dosyası olarak kapaklı telli dosya kullanılmaktadır.
Zarfın bir tarafına gizlidir, yalnız ilgili personel alabilir, hastane dışına çıkarılamaz yazılmalıdır.
Genel olarak hasta dosyaları hastanın teşhis ve işlemleri sonucunda meydana gelen formlardan oluşur.
1- Hasta kabul formu. 6- Hasta yatış formu 2- Doktor istek formu 7- Gözlem formu
3- Hasta izlem çizelgesi 8- Anestezi raporu ve ameliyat notu 4- Laboratuvar bulgu ve özel muayene raporları 9- Çıkış özeti
5- Hemşire gözlem kağıdı 10- Otopsi müsaadesi TIBBİ ARŞİV VE HASTA DOSYALARININ FAYDALARI
Tıbbi Arşiv: Hastane kurumlarına müracaat eden hasta ve yaralıların veya sağlık durumunu kontrol ettirmek isteyen bireylerin sağlık kurumlarında kaldıkları süre içinde teşhis ve tedavi sırasında yapılan tüm işlemler sonucunda oluşan hasta dosyalarının bilimsel kural ve standartlara uygun olarak toplandığı, düzenlendiği, korunduğu ve çeşitli alanlarda hizmete sunulduğu birime tıbbi arşiv denilmektedir.
Tıbbi arşiv hastanelerin modern gelişmesinin bir aynasıdır. Doğrudan doğruya hasta dosyaları hastalığın tarifi tedavisi ve alınan sonuçlar bakımından çok eskiden kullanılmaktaysa da bunların hekime ve hastaya yardımcı oluş, tıbbi araştırmalarda kullanılışı modern gelişmeler ve tıp biliminin gelişmesi sonucudur. Daha önceleri, bir çok hastanelerde ancak bu konuda yakından ilgilenen doktorlar kendi servislerinde kendi düzenlemelerine göre hasta dosyalarını muhafaza etmekteydiler. Hasta dosyalarının bir merkezde toplanması ve hasta dosyaları tutulurken belirli standartların sağlanması bir çok bakımdan fayda sağlamaktadır.
Hasta Dosyalarının Faydaları: Sağlık kayıtları sonucunda belirli standartlara uygun olarak tutulmuş ve düzenlenmiş hasta dosyalarının çeşitli amaçlar için kullanılması bir çok faydalar sağlamaktadır. Bu faydalar şunlardır:
1- Hasta bakımından faydaları.
2- Hastane yönünden faydaları
3- Tıbbi araştırmalar yönünden faydaları.
4- Adli tıp yönünden faydaları 5- Halk sağlığı yönünden faydaları
6- Hekim ve eğitim yönünden faydaları.
1. Hasta Bakımından Faydaları: En basit kabul edilen hastalıklarda bile günümüzde hasta bir çok bakımdan muayene ve çok çeşitli tetkik ve incelemelerden geçirildiğinde bir çok hastayı muayene ve tedavi eden hekimler hastaların hastalıklarıyla ilgili bütün şikayetlerini tatbik edilen tedaviyi ve istenen klinik labaratuvar bulgularıyla röntgen sonuçları ve bunun gibi yapılan işlemler ile ilgili bilgilerin hepsini hafızalarında tutmaları beklenemez. Bunun gibi hastalarında kendilerine konan teşhis ve uygulanan tedavileri de akıllarında tutamazlar.
Toplanmış olan bilgilerin en iyi şekilde öğrenilmesi ve kullanıla bilmesi için doğru ve tam olarak yazılmaları gerek. Başka hastaneye yatan bir hasta bir müddet sonra aynı sebeple veya başka sebeplerle aynı hastaneye veya başka bir hastaneye yatabilir veya başka bir hekimin muayenehanesine gidebilir. Bu durumda daha önce hastaya uygulanan işlemler tam olarak kayıtlara geçmişse bazı tahlil ve tetkiklerin tekrarlanmasına gerek kalmayabilir. Bazıları da mukayese bakımından faydalı olurlar. Bundan dolayı bu işlemlerle ilgili kayıtların dikkatlice tutulması, toplanması ve hastanın her müracaatında ve her istenildiğinde hazır bulundurulması hem teşhis ve tedavi için hastanın hastanede kalış süresini kısaltmış olur, hem de gereksiz para ve zaman kaybı önlenmiş olur.
Kısaca Faydalarını maddelersek;
a) Zaman kaybının önlenmesi
b) Gereksiz para kaybının önlenmesi c) Hastanın teşhisinde sağlanan kolaylık
d) Hastaya yapılan işlemlerin tam olarak tutulması bakımından
e) Hastada kendine yapılan işlemleri izleye bilmesi açısından büyük faydalar sağlamaktadır.
2- Hastane Yönünden Faydaları: Hasta dosyalarının hastane yönünden klinik servislerin ayarlanmasında, hastanenin kalitesinin artırılmasında, ölüm olaylarını ve hastalıkları azaltarak toplum sağlığının geliştirilmesinde önemli bir yere sahip dır. Ayrıca hastaya en iyi hasta bakımı ve tedavi hizmetinin verilmesinde büyük önem taşırlar. Bir hastanede hasta ve yaralılara uygulanmakta olan tedavi metotlarını ve çalışma verimini tespit eden en önemli dokümanlar, hasta ve yaralılar için hazırlanan dosyaların içerisinde yer almaktadır. Hastane idaresi, zaman zaman mevcut imkanları yeterince kullanamamakta ve gerekli müdahaleler ve işlemler zamanında yapılamadığı için gereksiz kayıplara neden olabilmektedir. İşte bu gibi kayıplarla ilgili dosyalara doktorların ilgisi çekilerek gerekli önlemlerin yerinde ve zamanında alınmasının sağlanmasında önem taşımaktadır. Ülkemizde hastanelerin hizmetlerinin standartlaşması yeterince sağlanamamış olmasına karşın ABD de bu işlemleri yürütmekle görevli olan ( The joint commision accreditation of hospıtal) kurumu,1962 yılında 144 hastaneden 126’sını standartlara uygun bulunmamasının sebeplerinden birisi de tıbbi kayıtlarının ve hasta dosyalarının standartlara uygun hazırlanmaması ve sağlıklı bir biçimde tutulmaması olarak açıklamıştır.
3- Tıbbi Araştırmalar Yönünden
a)Klinik araştırmalar yönünden: Tıbbi araştırmalarda başarılı bir araştırmanın temeli yine tıbbi kayıtlardır. Klinik araştırma genelde labaratuvarla ilgilidir. Fakat hastalara gerçekleştirilmeden asla tamamlanamaz. Tamamlanmış ve tam doğru kayıtların değeri araştırmalarda çok verimli ve önemli bir konu olmaktadır. Bilgilerin eksik olması yapılan klinik araştırmaların istenilen değerde olmasını engellemektedir. Son zamanlara kadar tıbbi araştırmalardan gereği gibi yararlanılamamıştır. Bilgilerin daha doğru ve tam olarak işlenmesi, tutulması ve değerlendirilmesi imkanların gelişmesiyle daha kolaylıkla yerine getirilmesi mümkün olmuştur. Arşiv yöneticilerinin görevlerinden birisi de tıbbi dokümanları araştırmacıların isteklerine uygun olarak bütün ayrıntılarıyla değerlendirebilmeleri ve kolaylıkla yararlanabilmeleri için belli bir sisteme göre sınıflandırmak, düzenlemek ve istendiği anda hizmete sunulmasını sağlamaktır. Tıbbi arşiv araştırma yapmak isteyen öğretim üyesi doktor, hemşire, öğrenciler için de büyük önem ve değer taşımaktadır.
b)Hastane işletmeciliği araştırmalarında: Hasta dosyaları araştırmada diğer bir faydası da idari bakımdandır. Hastane servislerinin ayarlanmasında veya yeni servislerin açılmasında istatistik verilerin toplanmasında özellikle yatak sayısı, hasta kabul ve oranlarının hesaplanmasında kullanılır.
4- Adli Tıp Yönünden: Hasta dosyaları hastane ve hekimlerin adli bakımdan korunmasında, hukuki değer taşırlar. Bilhassa ölüm halleri veya sakat kalınmasında ortaya çıkan adli konuların savunulmasında ve hastaneye intikal eden öldürme, zehirlenme, yaralanma ve tecavüz gibi adli vakalarda tespit ve tanzim edilen raporlarda cumhuriyet savcıları içinde delil niteliğinde olup, büyük değer taşımaktadır.
Çoğu zaman tedavisi sonucunda sağlığına kavuşamayan veya sakat kalan hasta gerekli müdahalenin yapılmadığı veya yanlış tedavi edildiğini öne sürmekte ve görevli personelden şikayetçi olmaktadır. İşte bu gibi durumlarda suçlanan personel kendilerini savunurken hasta dosyasında yer alan kayıt ve bilgilerden yararlanmaktadırlar ve böylece görev yapan personelin gereksiz yere itham edilmesi ve suçlanması önlenmiş olmaktadır. Ülkemizde hastaneler aynı zamanda adli tıbbın görevlerini de yerine getirmektedir. Bu bakımdan tıbbi kayıtların mahkemelerce birer delil ve güvenilir kaynak olması ancak bunların iyi ve düzenli bir biçimde tutulması ve muhafaza edilmesiyle mümkün olacaktır. Tam ve doğru olmayan bir tıbbi kayıt hem adaleti yanıltıcı hem de eksik bir bilgi olarak kalacaktır.
5-Halk Sağlığı Yönünden: Koruyucu sağlık hizmetlerini yürütenler için gerekli olan istatistik bilgilerinin ve örnek olaylarının tespit yerleri yine hastane arşivleri olmaktadır.
Bölgesel hastalıkları tespit etmektedir. Çünkü bazı bölgelerde bazı hastalıklar diğer bölgelerden daha fazla sıklıkta olabilmektedir. Bazı hastalıklar ise mevsimler ile ilgili olabilir.
Ayrıca bulaşıcı hastalıkların oluş ve yayılış sebeplerini bulmada, beslenme bozuklukları çevre sağlığının sağlanması ve çeşitli tedbirleri yerine getirilmesi iş sağlığı ve meslek hastalıklarının verilerini de yine tıbbi arşivde bulmak ve arşivden yararlanarak çözmek mümkün olmaktadır.
Ayrıca sağlık politikasının oluşturulmasın da ve koruyucu hekimliğin etkin bir biçimde uygulanmasında da tıbbi arşiv ve tıbbi kayıtlardan yararlanılmasında büyük faydalar bulunmaktadır.
6- Hekim ve Eğitim Yönünden: Hasta dosyaları yalnız yetişmek üzere olan asistanları değil bizzat yetişmiş olan hekimleri de eğitir. Tıbbi kayıtlar bilimsel araştırmalar için bir kaynak doktor ve diğerleri içinde kendi kendilerini yetiştirme alanında bir eğitim aracı niteliğindedirler. Doktorlar hasta dosyaları sayesinde gerek eski durumunu gerekse şuandaki durumunu veya eskiye oranla sağladığı gelişmeyi veya başarısızlığının nedenlerini araştıra bilir.
TDS TIBBİ DOKÜMANTASYON III DERSİ ÖRNEK SORULAR SINAV SORULARI
Adı Soyadı :
No:
1) Halk sağlığı açısından faydalarından birisi değildir.
A)Bireylerin hastalıklarının tedavisinde
B)Bulaşıcı hastalıkların yayılış sebeplerini bulmada C)İş sağlığı ve meslek hastalıklarının tespitinde D)Bölgesel hastalıkları tespitinde
2) Hangisi arşiv türlerinden birisi değildir.
A)Şehir arşivleri B) Noter arşivleri C) Kurum Arşivi D) Ekonomik arşivler
3) Hangisi Hasta dosyalarının faydalarından birisi değildir.
A) Hasta bakımından fayda sağlar B) Adli tıp Yönünden
C) Hasta dosyalarının düzenlenmesi açısından D) halk sağlığı yönünden
4) Hangisi Adli yönden önemli değildir.
A) Hastane aleyhine durumda
B) Yanlış Tedavi uygulandığı iddia edildiğinde C) Şüpheli ölümlerde
D) Hasta Yatarak Tedavi görüyorsa
5) Hasta Müşahede kağıtlarının Sıralanması hangi işlem için kullanılmaz.
A) Dosyaya konulacak evrakın önceliğinin tespitinde B) Dosya açılıp. Açılmayacağına karar sürecinde C) Dosyada Evrak ayıklama sürecinde
D) Önem bakımından sıralanmasında 6) Hangisi Primer evraklardan değildir.
A) Röntgen Raporları B) Anestezi Raporu C) Doktor İstem(Order) D) Çıkış Özeti
7)Araştırma yapılmasının yada zorunda kalınmasının nedenlerin birisi değildir.
A) Kayıtların yetersiz olması B) Kayıt sisteminin olması
C) Bilgilerin tam ve doğru olması D) Bilgilerin Eksik olması
8)Aşağıdakilerden hangisi araştırmaların taşıdığı sakıncalardan Birisi değildir.
A) İş güçü gerektirir B) Maddi imkanlar gerektirir.
C) Her zaman yapılabilir D) Güncel olmalıdır
9) Kayıtların tek merkezde toplanmasının yararlarından birisi değildir.
A) Hastaya ait bilgiler bir arda görülür.
B) Denetleme zorlaşır.
C) Standartlaşma sağlanır.
D) Dosya dolaşımı kolaylaşır.
10) Arandığında hemen bulunabilecek bir sistem olmalıdır maddesi ile ilgili değildir.
A)Arşive dönen dosyalar hemen yerlerine yerleştirilmelidir.
B ) İş yüküne uygun tasnif sistemi seçilmelidir.
C) Dosyalar takip edilmelidir.
D) Dosyalar hatasız yerleştirilmelidir.
11) Sağlık Kayıtları Komitesinin Görevlerinden Birisi değildir.
A) Arşivle ilgili sorunları çözmek
B) Kayıtların Tam ve doğru Tutulmasını sağlamak C)Sağlık Kayıt politikasını sağlamak
D) Hasta dosyası açmak
12) Sağlık kayıtlarının amaçlarından birisi değildir.
A) Sağlık istatistiklerin hazırlanmasını sağlar B) Kayıtları sadece teşhis ve tedavide kullanmak C)Maliyeti Düşürmek
D) Eğitime Katkı sağlamak
13) Hasta Bakımından faydalarından birisi değildir.
A) Araştırma yapılması B) Zaman kaybının önlenmesi C) Hastanın Teşhisinde kolaylık sağlar
D) Kendine yapılan işlemlerin bilinmesini sağlar 14) ) Arşiv görevlisinin görevlerinden birisi değildir.
A) Arşiv dokümanını tespit etmek B) Saklama sürelerini belirlemek C)Araştırmacılara yardımcı olmak D) Belgeleri düzenlemek
15)Hangisi Arşiv aşamasından evrak ve dosya aşamasına yansıyan sorunlardan birisidir.
A) Dosyaya yanlış evrak takılması B) Eksik bilgi kaydedilmesi C) Dosyanın takip edilmemesi D) Çift dosya açılması
15) Hangisi evrak ve dosya aşamasından arşive yansıyan sorunlardan birsidir.
A) Yanlış tasnif sisteminin seçimi B) Yanlış sorgulama C) Dosyanın geç gönderilmesi D) Ayıklama yapılmaması
