Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

(1)

Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) ve Mantıksal Çerçeve

Yaklaşımı

Öykü YALÇIN

Proje Koordinatörü AB Akademi

Temmuz, 2006

(2)

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Sunum Planı

Proje

Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) Avrupa Birliği Mali Yardımları

(3)

PROJE

(4)

PROJE

(5)

PROJE

Herhangi bir planın analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük bağımsız

birimleridir.

Mevcut alternatifler arasından seçilen, en

uygun şekilde formüle edilmiş planlamalardır.

Orta ve uzun vadede başarıyı hedefleyen stratejik planlardır .

(6)

PROJE

Belirli bir hedefe ulaşmak amacıyla zamanın ve kaynakların kullanımını planlayan faaliyetler

dizisi.

Belirli bir yerde, belirli bir süre içinde, belirli bir bütçe ile, net olarak tanımlanan amaçların gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetler bütünü.

Önceden belirlenmiş spesifik amaçlara belirli bir zaman diliminde optimum bir şekilde

ulaşmak üzere kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren planlamadır.

(7)

PROJENİN ÖZELLİKLERİ

• Bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür.

• İlgili tarafları net bir şekilde belirlenmiş olmalıdır.

– Projenin içinde bulunduğu çevre – Projede görev alanlar

– Finansman kuruluşları

– Ürünün/ hizmetin sunulduğu kitle – Kamu otoritesi

(8)

PROJENİN ÖZELLİKLERİ

• Proje mekanı belli olmalıdır.

• Belirli bir zaman diliminde gerçekleşmelidir.

• Hedeflere ulaşmak için yapılması gerekli her faaliyet ve bu faaliyetlerin nasıl bir sıralama ile

gerçekleştirileceğinin ayrıntıları belirlenmiş olmalıdır.

• Belirli kaynakları tüketmeli ve sonucunda belirli çıktıları sağlamalıdır.

• Unsurları anlamında tek ve özgün olmalıdır.

• SÜRDÜRÜLEBİLİRLİĞİN nasıl sağlanacağı açıklanmış olmalıdır.

• Varsayımları net ve kabul edilebilir olmalıdır.

(9)

SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

Projenin kendi ayakları üzerinde durabilmesidir.

• Proje tamamlandıktan sonra proje hedeflerinin kendi yarattığı fonlarla varlığını sürdürmeleridir. Bunu sağlamak için projelerde;

– Ulusal hedeflere paralellik sağlanmalı,

– Hedefler projenin uygulanması aşamasında kaybedilmemeli, – Projenin uygulanmasındaki her aşamada denetim,

raporlama ve arşivlemeye önem verilmeli;

– Projenin tarafları iyi analiz edilmeli, bilgilendirilmeli ve sahiplenme sağlanmalıdır.

(10)

AB Hibeleri

• Hibe sözleşmeleri ya AB’nin hedeflerinden birinin hayata geçirilmesi için ya da bir

faaliyetin uygulamaya konulması veya bir kurumun işlemesinin sağlanması için yapılır.

• Hibeler bir programa eş-finansman sağlar.

• Program bütçesi 2,000,000 Euro’dan

düşükse, hibe miktarı 100,000 Euro’dan az ise ya da doğası gereği program sadece ulusal başvuru sahiplerine açıksa, bu

durumda teklif çağrısı yerel olarak yapılır.

• Tüm diğer durumlarda uluslararası teklif çağrısı gerekir.

(11)

AB Hibeleri

• Hibe sözleşmeleri teklif çağrıları sonucunda seçilen kuruluşlarla imzalanır.

• İlke olarak, rekabete dayalı bir teklif verme süreci olmaksızın hiçbir projeye destek sağlanmaz.

• Avrupa Komisyonu ile Türkiye Hükümeti arasında kararlaştırılan programlar kapsamındaki teklif

çağrıları, kamuya açık olarak yapılır.

• Teklif çağrısında, finansmandan faydalanabilecek kurum ve kuruluşlar (Sivil Toplum Kuruluşları,

KOBİ’ler, yerel makamlar vs.), başvuru yeri ve son başvuru tarihi, başvuruyu hazırlamak için gereken belgeler (formlar, diğer ilgili belgeler, örneğin iş planı, tüzük vs.) belirtilir.

(12)

AB Hibeleri

• Sunulan projeler, teklif çağrısıyla birlikte yayımlanan kriterlere uygun olarak

değerlendirilir.

– Örneğin, kurumun ilgili alandaki deneyimi, projenin hedef sektörle olan bağlantısı,

projenin desteklenmeye değer olup olmadığı vs.

• Bundan sonra en iyi projeler seçilir, kamuya duyurulur ve finansman anlaşmaları imzalanır.

• KOBİ’ler ve Sivil Toplum Kuruluşları özellikle bu tür destekler kapsamında finanse edilmek üzere yenilikçi projeler ortaya koyabilirler.

(13)

PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ (PDY)

Bir proje fikrinin ortaya çıkmasından projenin tamamlanmasına kadar geçen süre içindeki tüm

aşamalar.

Mantıksal çerçeve yaklaşımına dayanan proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve

değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem.

(14)

PROJE DÖNGÜSÜ

Proje Fikrinin Belirlenmesi

Proje Fikrinin Analiz Edilmesi

Projenin Planlanması Projenin

Finansmanı Projenin

Uygulanması Projenin İzleme Değerlendirmesi ve

(15)

PROJE DÖNGÜSÜ

Proje Fikrinin Belirlenmesi

Proje Fikrinin Analiz Edilmesi

Projenin Planlanması

Projenin Finansmanı

Projenin Uygulanması

Projenin İzleme ve Değerlendirmesi

Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konması ve tasarlanması

Projenin teknik açıdan detaylı olarak tasarlanması

Projenin tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirilmesi

ve teklifin yazılması ve bütçenin planlanması

Finansman sağlayacak kurum/

kuruluşlar tarafından projenin değerlendirilmesi ve finanasmanın

sağlanması

Proje teklifinde öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi

Projenin uygulanması sırasında ve proje bitiminde elde edilen sonuçların

değerlendirilmesi

(16)

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

• 1960’ların sonunda ABD Uluslar arası

Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve

değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir.

• Birçok çok taraflı veya ikili kalkınma ajansları tarafından proje planlama ve yönetme aracı olarak kullanılmaktadır.

• Avrupa Komisyonu 1993’den beri bu

yaklaşımı proje döngüsü yönetim sisteminin bir parçası olarak kullanmaktadır.

(17)

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

• Zaman içinde çeşitli kurumlar bu yaklaşımın formatında ve araçlarında değişiklikler

yapmışlar ancak yaklaşımın temel analitik ilkeleri aynı kalmıştır.

• Mantıksal çerçeve yaklaşımı ilkelerinin bilinmesi Avrupa Komisyonu fonlarından

yararlanmada ve projelerin tasarlanmasında önemli bir paya sahiptir.

(18)

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

• Proje planlama ve yönetmede destek olmak üzere kullanılan analitik bir süreç ve araçlar dizisidir.

• Düşünmeye yardımcı bir araç olarak düşünülmelidir.

• Bilginin analiz edilmesi ve yapısal olarak düzenlenmesine olanak sağlar.

(19)

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı= analitik bir SÜREÇ

Mantıksal Çerçeve Tablosu (Matrisi)= analitik sürecin ÜRÜNÜ

(20)

PROJE GELİŞTİRME

ANALİZ AŞAMASI PLANLAMA AŞAMASI

Sorun AnaliziHedef AnaliziStrateji Analizi Mantıksal ÇerçeveFaaliyet Planlaması ve Bütçe

Ana, ara ve kök sorunların belirlenmesi ve aralarında neden-sonuç ilişkisinin kurulması

Belirlenen sorunlardan hareket ederek hedeflerin belirlenmesi ve aralarında araç-amaç ilişkisinin kurulması

Hedeflerin gerçekleştirilmesi için olası stratejilerin

belirlenmesi

Paydaş Analizi

Projenin uygulanmasından olumlu ya da olumsuz veya doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek grupların

belirlenmesi

Proje yapısının tanımlandığı, içsel mantığının test edildiği, hedeflerin ölçülebilir terimlerle tanımlandığı tablonun oluşturulması

Faaliyetlerin sırasının, birbirleriyle olan bağlarının, zamanlamalarının ve

sürelerinin belirlenerek planlanması

Faaliyet planından hareket ederek olası giderlerin belirlenerek bütçenin hazırlanması

(21)

ANALİZ AŞAMASI 1

Sorun Analizi

Tanım:

Varolan bir durumun olumsuz yönlerini belirler ve belirlenen sorunlar arasındaki “neden-

sonuç” ilişkisini kurar.

Amaç:

Paydaşların öncelik verdiği ve aşmak istediği gerçek dar boğazların belirlenmesi.

(22)

ANALİZ AŞAMASI 1

Sorun Analizi

Sorun Ağacının Oluşturulması Adımları:

1. Paydaşların önceliği olan sorunlar konusunda beyin fırtınası yapılması

2. Belirlenen sorunlardan bir başlangıç sorunu seçilmesi 3. Başlangıç sorunuyla ilgili olan sorunların aranması

4. Neden-sonuç hiyerarşisinin oluşturulmaya başlanması

a. Başlangıç sorununa doğrudan etki eden sorunlar aşağıya yazılır

b. Başlangıç sorunun doğrudan etkisi olan sorunlar yukarı yazılır 5. Tüm diğer sorunlar aynı şekilde yerleştirilmesi. Eğer iki ya da daha

fazla neden birleşerek bir sonuç doğuruyorsa aynı seviyeye yerleştirilir.

6. Sorunların neden-sonuç oklarıyla birleştirilmesi

7. Şeklin gözden geçirilmesi ve geçerlilik ve tamamlanmışlığının onaylanması

(23)

ANALİZ AŞAMASI 1

Sorun Analizi

Tamamlanan sorun ağacı varolan olumsuz durumun özet bir resmini çizer.

Birçok açıdan sorun analizi, proje tasarının en kritik aşamasıdır ve takip eden diğer

analizlere de yön verir.

(24)

(25)

ANALİZ AŞAMASI 2

Paydaş Analizi

Tanım:

Bir projenin başarılı veya başarısız olmasından bir şekilde etkilenecek tüm bireyler, insan

grupları, kurumlar veya firmalar “Paydaşlar”

olarak tanımlanır.

Amaç:

Paydaş analizin arkasında yatan varsayım farklı grupların farklı endişeleri, kapasiteleri ve ilgileri olduğu ve bunların açıkça anlaşılması ve

problemin belirlenmesi, hedefin konulması ve stratejinin seçilmesi sürecinde göz önünde

bulundurulması gerektiğidir.

(26)

ANALİZ AŞAMASI 2

Paydaş Analizi

Temel Adımlar:

1. Hedeflenecek genel gelişim sorununu veya fırsatını belirle

2. Olası projede belirgin çıkarı olan tüm grupları belirle

3. Bu grupların görece rollerini, farklı çıkarlarını, katılım sağlamadaki görece güç ve

kapasitelerini araştır

4. Paydaşlar arasındaki ilişkilerde işbirliğinin veya karşıtlığın derecesini belirle

5. Analizin bulgularını yorumla ve gerekli bilgiyi proje tasarına dahil et

(27)

ANALİZ AŞAMASI 2

Paydaş Analizi

Böylece paydaş analizi;

• Öncelikli grupların ihtiyaç ve hedeflerini

karşılamaya uygun kaynakların hedeflenmesi,

• Paydaşların projeyi sahiplenmesi ve katılımını sağlamaya uygun yönetim ve koordinasyon düzenlemelerinin yapılması ve

• Proje tadarında paydaşların çatışan çıkarlarının göz önünde bulundurulmasında

yardımcı olur.

(28)

ANALİZ AŞAMASI 2

Paydaş Analizi

Terminoloji:

1. Paydaşlar: Projenin doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz olarak etkilediği ya da etkilendiği bireyler veya kurumlar

2. Yararlanıcılar: Projenin uygulanmasından bir şekilde yarar sağlayanlar

a. Hedef grup(lar): Projenin amacı seviyesinde projeden olumlu yönde etkilenecek grup veya oluşumlar

b. Nihai yararlanıcılar: Toplum veya sektör seviyesinde, uzun vadede projeden yarar sağlayacak olanlar

3. Proje ortakları: Projeyi uygulayanlar

(29)

ANALİZ AŞAMASI 3

Hedef Analizi

Tanım:

1. Belirlenen sorunlar aşıldığında gelecekte oluşacak durumu tanımlayan,

2. Hedefler hiyerarşisini doğrulayan ve 3. Araç- amaç ilişkilerini şekille gösteren yöntemsel bir yaklaşımdır.

Sorun ağacındaki olumsuz durumlar olumlu edinimler olarak ifadelendirilir ve çözümlere dönüştürülür.

Olumlu edinimler aslında hedeflerdir ve araç-amaç hiyerarşisi gösteren hedefler ağacıyla temsil edilir.

(30)

ANALİZ AŞAMASI 3

Hedef Analizi

Temel Adımlar:

1. Sorun analizindeki tüm olumsuz durumları istenen ve gerçekçi olarak ulaşılabilen olumlu durumlar olarak yeniden formüle edin

2. Hiyerarşinin geçerliliği ve tamamlılığından emin olmak için araç-amaç ilişkilerini kontrol edin

3. Gerekirse;

a. Cümleleri yeniden düzenleyin

b. Bir üstteki hedefin elde edilmesinde gerekli ise yeni hedefler ekleyin

c. Önemsiz veya uygun olmayan hedefleri silin

(31)

ANALİZ AŞAMASI 3

Hedef Analizi

Tamamlanan hedef ağacı gelecekte

gerçekleşmesi istenen durumun özet bir resmini çizer.

Hedef ağacının en temel gücü, potansiyel proje hedeflerinin analizini açıkça

belirlenmiş öncelikli sorunlara dayandırmasıdır.

(32)

(33)

ANALİZ AŞAMASI 4

Strateji Analizi

Sorulacak Sorular:

• Belirlenen tüm sorunlar veya hedeflere mi yönlenmeli yoksa birkaçı seçilmeli mi?

• Üzerinde faaliyet gerçekleştirilebilecek olumlu fırsatlar nelerdir?

• Yararların sürdürülebilirliğini sağlayacak ve istenen sonuçlara taşıyacak müdahale birleşimi nedir?

• Projenin yerel sahiplenilmesi en iyi şekilde nasıl desteklenir?

• Olası farklı müdahalelerin uygulanmalarındaki sermaye ve maliyetler nelerdir?

• Hangisi en maliyet etkin seçenek?

• Hedeflenen grupların ihtiyaçlarını en olumlu şekilde etkileyecek strateji hangisi?

• Olası olumsuz etkiler nasıl bertaraf edilir?

(34)

ANALİZ AŞAMASI 4

Tanım:

• Bu aşama, birçok açıdan, en zorlayıcı aşamadır.

• Çok sayıda bilginin sentezlenmesi ve sonrasında da en iyi uygulama stratejisinin belirlenmesini içerir.

• Pratikte farklı paydaş çıkarlarını, politik talepleri ve kaynak olup olmaması gibi pratikteki kısıtları

dengeleyecek şekilde bir dizi uzlaşma yapılması gerekir.

• Eğer farklı müdahale seçeneklerinin

değerlendirilmesinde üzerinde anlaşılan bir dizi ölçüt varsa strateji analizi kolaylaşır.

(35)

ANALİZ AŞAMASI 4

Strateji Seçiminde Temel Ölçütler:

• Kaynakların uygunluğu ve yeterliliği

• Varolan kapasite

• Politik esneklik

• Etkinlik

• Sosyal kabul görme

• Eşitsizliklerin azaltılması

• Aynı konuda yürütülen başka projelerle tamamlayıcılık

• Aciliyet

(36)

(37)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Mantıksal Çerçeve

Paydaş, sorun, hedef ve strateji analizlerinin

sonuçları mantıksal çerçevenin hazırlanmasına temel oluşturur.

Tanım:

Mantıksal Çerçeve Tablosu/Matrisi (MÇM) dört kolon ve dört sıradan oluşan, proje planının

temel öğelerini özetleyen bir tablodur.

Kaynak gereklilikleri (girdi) ve maliyetlerin (bütçe) belirlenmesinde temel oluşturur.

(38)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Mantıksal Çerçeve Temel Öğeler:

•Projenin hedefler hiyerarşisi (Proje Tanımı veya Müdahale Mantığı)

•Projenin başarısına etki edebilecek temel dışsal etmenler (Varsayımlar)

•Projenin başarımlarının nasıl izleneceği ve

değerlendirileceği (Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları)

(39)

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ

Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler

Doğrulama

Kaynakları Dışsal Koşullar/

Varsayımlar

GENEL HEDEF: Projenin çözümlenmesine katkıda bulunacağı uzun dönemli ana hedef

Müdahale

Mantığı-Projenin Kapsamı

Göstergeleri

değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar

ARAÇLAR/ GİRDİLER:

Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli olan teknik ve insan kaynağının nicelik ve zaman açısından

tanımlanması (Zorunlu Değil) Sonuçlara ulaşılmasını sağlayacak çıktıların nicelik, nitelik ve zamanlama

açısından tanımlanmasını sağlayan ölçütler

Proje amacının gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek için kullanılan nicel ve nitel değerler

FAALİYETLER: Projenin amacına ulaşmasını sağlayacak ölçülebilir sonuçları elde etmek için planlanmış tüm işler

SONUÇLAR/ ÇIKTILAR: Projenin amacının gerçekleşmesinde katkıda bulunacak ara hedeflerin elde edilmesi için faaliyetlerin yürütülmesi sonucunda elde edilecek ölçülebilir sonuçlar

PROJE AMACI: Proje ile edinilen kazanç, proje alanı veya hedef grubu üzerindeki etki ya da değişiklik

Proje amacının genel hedefe katkıda

bulunması için gerekli olan dışsal etmenler Göstergeleri

değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar Genel hedefin gerçekleşip

gerçekleşmediğini ölçmede kullanılan nicel değerler

Planlanmış faaliyetlerin ulaşması gereken sonuçları üretebilmesi için gerekli olan dışsal etmenler

MALİYET/ BÜTÇE (Zorunlu değil)

Projenin kontrolü altında üretilen çıktıların proje amacına katkıda bulunulabilmesi için gerek duyulan dışsal etmenler

Göstergeleri

değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar

ÖN KOŞULLAR

(40)

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİNİN TAMAMLANMA SIRASI

Proje Tanımı Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar

Genel Hedef Amaç

Sonuçlar Faaliyetler

(41)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Proje Tanımı / Müdahale Mantığı

Eğer- O zaman Nedenselliği:

• MÇM’nin ilk kolonu “araç-amaç” mantığını özetler.

•Hedef ağacı veya hiyerarşisi aşağıdan yukarı okunduğunda şöyle ifade edilebilir:

EĞER uygun girdiler/ kaynaklar sağlanırsa, O ZAMAN faaliyetler yapılabilir;

EĞER faaliyetler yapılırsa, O ZAMAN sonuçlar elde edilir;

EĞER sonuçlar elde edilirse, O ZAMAN amaca ulaşılır; ve EĞER amaca ulaşılırsa, O ZAMAN bunun genel hedefe katkı

sağlaması gerekir.

DİKEY MANTIK

(42)

HEDEFLER HİYERARŞİSİ

GENEL / ANA HEDEF

PROJE AMACI

FAALİYETLER SONUÇLAR

•Projenin yönünü belirleyen en üst seviyedeki uzun dönemli hedeftir.

•Projeler genellikle ana hedefe ulaşamazlar;

ancak ulaşılmasına katkıda bulunurlar.

•Ana hedef soyut, gerçekleşmesi istenilen, ideal veya hayaldir.

•Ana hedefin projenin kurulumunda yer alması, projenin yönünü, nasıl bir soruna çözüm arayışı içinde olduğunu ve çözümün hangi parçasını üstendiğini ortaya koymakta yarar sağlar.

(43)

HEDEFLER HİYERARŞİSİ

PROJE AMACI

GENEL / ANA HEDEF

FAALİYETLER SONUÇLAR

•Ana hedefe göre çok daha iyi, net

tanımlanmış ve ulaşılabilir bir hedef olmalıdır.

•S : Specific (BELİRGİN)

M : Measurable (ÖLÇÜLEBİLİR)

A : Achievable (ULAŞILABİLİR)

R : Realistic (GERÇEKÇİ)

T : Time-related (ZAMANI BELLİ)

(44)

HEDEFLER HİYERARŞİSİ

SONUÇLAR

PROJE AMACI

FAALİYETLER

GENEL / ANA HEDEF •Proje süresi içinde ulaşılabilecek kısa vadeli hedeflerdir.

•Ölçülebilir, gerçekçi, belirgin ve zamanı belli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerekir.

•Planlanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda elde edilen çıktılardır.

•Her projenin çok sayıda sonucu vardır.

•Sonuçların toplamı projeyi hedefine götürür.

(45)

HEDEFLER HİYERARŞİSİ

FAALİYETLER

PROJE AMACI GENEL / ANA HEDEF

SONUÇLAR

•Projenin belirlediği herbir sonuca ulaşması için yapılması gereken işlerdir.

(46)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Tanım:

Projenin başarısını etkileme potansiyeli olan ancak proje yürütücülerinin

doğrudan etki alanının dışında kalan etmenlerdir.

Sorulacak Soru:

Hangi dışsal etmenler projenin kontrolü dışındadır ve projenin uygulanmasını,

projenin yararlarının uzun vadedeki sürdürülebilirliğini etkiler?

Varsayımlar

(47)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Dikey Mantık:

Hedefler hiyerarşisi ve varsayımlar arasında kurulur.

Varsayımlar Genel Hedef

Amaç

Sonuçlar Faaliyetler

Varsayımlar

Varsayımlar Varsayımlar

Girdiler Ön koşullar- Faaliyetler başlamadan önce oluşması gereken durumlar Örnek: Eğer faaliyetler yapılır VE varsayımlar gerçekleşirse, o zaman

sonuçlar elde edilebilir.

(48)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Tanım:

Projenin başarısını etkileme potansiyeli olan ancak proje yürütücülerinin

doğrudan etki alanının dışında kalan etmenlerdir.

Sorulacak Soru:

Hangi dışsal etmenler projenin kontrolü dışındadır ve projenin uygulanmasını,

projenin yararlarının uzun vadedeki sürdürülebilirliğini etkiler?

Varsayımlar

(49)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Proje yapılabilir değil!!

Faaliyetler ve sonuçlar ekleyerek ve gerekirse proje

amacını tekrar formüle ederek projeyi yeniden

tasarla!!

Varsayım Önemli mi?

Evet Hayır

Mantıksal çerçeveye dahil etme!!

Gerçekleşme olasılığı nedir?

Mantıksal çerçeveye dahil etme!!

Varsayım olarak mantıksal çerçeveye dahil et!!

Dışsal etmeni etkileyecek şekilde proje yeniden

tasarlanabilir mi?

İhtimal dışı Orta düzeyde

Kesine yakın

Evet Hayır

Varsayımlar

(50)

PLANLAMA AŞAMASI 1

Tanım:

Hedeflerin başarılmasının ölçülmesi ve

raporlanması için kullanılan parametreler (göstergeler) ile bu parametrelerin

doğrulanmasında kullanılacak kaynaklar (doğrulama kaynakları)

Göstergeler ve doğrulama kaynakları analiz edilirken matris boyunca yol

izlendiği için burada “Yatay Mantık”

izlenmektedir.

Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları

(51)

PLANLAMA AŞAMASI 1

• Projenin hedeflerini ölçülebilir (niceliksel, niteliksel, zamansal) şekilde tanımlarlar.

• Hedeflerin ulaşılabilirliğini kontrol eder ve projenin izleme ve değerlendirme

sistemine temel oluştururlar.

Sorulacak Soru:

Planlananın gerçekleşip

gerçekleşmediğini nasıl bileceğiz?

Başarıyı nasıl doğrulayacağız?

Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler

(52)

PLANLAMA AŞAMASI 1

• Göstergeler tutarlı bir şekilde ve

kabul edilebilir bir şekilde ölçülebilir olmalıdır.

– Nitelik – Nicelik

– Hedef grup – Zaman ve

– Mekan açısından tanımlanmış olmalıdırlar.

(53)

PLANLAMA AŞAMASI 1

• S : Ölçülmesi istenen şeyi ölçen (SPECIFIC)

• M : Ölçüme olanak sağlayan (MEASURABLE)

• A : Tüm tarafların üzerinde anlaştığı (AGREED UPON)

• R : Bilginin kullanım ihtiyacına uygun (RELEVANT)

• T : Süreli ve maliyet etkin

(TIME BOUND & COST EFFECTIVE)

(54)

PLANLAMA AŞAMASI 1

• Hedefler hiyerarşisi ve göstergeler arasında yatay mantık vardır:

Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Hedefler Hiyerarşisi Göstergeler Terminolojisi

Genel Hedef

Amaç

Faaliyet Çıktı Göstergeleri

Sonuç Göstergeleri Etki Göstergeleri

(55)

PLANLAMA AŞAMASI 1

• Göstergelerle aynı anda göz önünde bulundurulmalı ve belirlenmelidirler.

• Böylece, göstergelerin uygun bir zaman, para ve çaba sonucu

gerçekçi bir şekilde ölçülüp ölçülemediği test edilebilir.

• Nasıl, kim ve ne zaman/ hangi sıklıkta sorularını cevaplamalıdır.

Doğrulama Kaynakları

(56)

PLANLAMA AŞAMASI 1

• Nasıl: Bilgi nasıl toplanacak (örn. idari kayıtlar, özel çalışmalar, örneklem

anketleri, gözlem vs.) ve/veya mevcut belge kaynaklar (örn. İlerleme raporları, proje hesapları, resmi istatistikler vs.

• Kim: Bilgiyi kim toplayacak? (örn. Saha elamanları, sözleşmeli anketör ekipleri, proje yönetim ekibi vs.)

• Ne zaman/Hangi aralıkla: Bilgi ne zaman ve hangi aralıklarla sağlanacak? (örn.

Aylık, üç aylık, yıllık vs.)

Doğrulama Kaynakları

(57)

(58)

• Mantıksal çerçeve tablosu oluşturulma aşamasından sonra detaylı bir faaliyet planı ve bütçe hazırlamak

gerekecektir.

• Faaliyet planı ve bütçe proje teklifinin hazırlanmasında temel bir rol

oynamaktadır.

PLANLAMA AŞAMASI 1

(59)

PLANLAMA AŞAMASI 2

5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Bütçe

Maaşlar Yolluklar Araç Gid.

Ofice

Tel/Fax Tohum Gübre

5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100 Bütçe Faaliyet PLanı

Faaliyet PLanı Faaliyet Planı

Faaliyet Planı ve Bütçe Mantıksal Çerçeve

(60)

PLANLAMA AŞAMASI 2

Tanım:

Proje faaliyetlerinin analiz edildiği ve grafiksel olarak gösterildiği şekildir.

• Faaliyetlerin mantıksal dizinini, beklenen

süresini, faaliyet arasındaki olası bağlılıkları belirlemeye yardımcı olur.

• Yönetim sorumluluğunun dağıtılmasına temel sağlar.

• Proje sonuçlarının elde edilmesiyle açıkça ilişkili olmalıdır.

Faaliyet Planı

(61)

FAALİYET PLANI

HAZIRLAMA AŞAMALARI

ANA FAALİYETLERİN LİSTELENMESİ

FAALİYETLERİN DETAYLANDIRILMASI

FAALİYETLER ARASI İLİŞKİLERİN BELİRLENMESİ

FAALİYETLERİN ZAMANLAMA ve

SÜRELERİNİN BELİRLENMESİ

GEREKLİ UZMANLIK ve BECERİLERİN TANIMLANMASI

İŞLERİN KİŞİLERE DAĞITIMI

Mantıksal çerçeve tablosundaki faaliyetler temel alınarak faaliyetler listelenir.

Faaliyetler kaynak ve içerik açısından detaylandırılır.

Faaliyetlerin birbirleriyle olan ilişkileri belirlenir. Bir faaliyetin hangi faaliyeti izleyeceği, hangi faaliyetten önce

gerçekleştirileceği belirlenir.

Faaliyetlerin zamanlama ve süreleri belirlenir. Doğru zamanlama ve yeterli sürenin belirlenmesi önemlidir.

Faaliyetlerin hayata geçirilmesi için gereken uzmanlıklar belirlenir. Mevcut insan kaynağı değerlendirilir; eksiklikler varsa tamamlanır.

Faaliyetlerin uygulanması sırasında kimin hangi işi yapacağı belirlenir. İş dağıtımında kişilerin yetenek, deneyim ve

kapasiteleri göz önünde bulundurulur.

(62)

PLANLAMA AŞAMASI 2

Faaliyet Planı

Faaliyet Planı

Sonuçlar ve Faaliyetler Sorumluluk Sonuç 1

Faaliyetler Faaliyet 1.1.1 Faaliyet 1.1.2

Faaliyet 1.1.3 Vs…..

Yıl 1 Yıl 2 Yıl 3

(63)

PLANLAMA AŞAMASI 2

• Proje maliyetinin ve finansman kaynaklarının belirlenmesinde kolaylık sağlar.

• Belirlenen ve planlanan kaynakların harekete geçirilmesine dayanak

oluşturur.

Bütçe

(64)

PLANLAMA AŞAMASI 2

GENEL ESASLAR:

• Bütçe, proje teklifinin sunulacağı makamın belirlediği para biriminde hazırlanmalıdır.

• Bütçenin geçerlilik süresi projenin süresi ile sınırlıdır.

• Bütçedeki her bir kalem yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır.

• Bütçedeki toplam tutar sadece talep edilen hibe miktarını değil, proje için gerekli bütçe miktarını göstermelidir.

• Bütçenin yıllara dağılımı, faaliyet planı ile tutarlı olmalıdır.

• Bütçedeki tüm miktarlar gerçek piyasa koşullarını yansıtmalı ve hibenin alınacağı makamca uygun görülen giderler tanımına uymalıdır.

• Bütçede belirtilen her gider kalemi belgelendirilecektir.

Bütçe

(65)

PLANLAMA AŞAMASI 2

UYGUN GİDERLER:

• Piyasa koşullarına uygun personel giderleri (maaş + sosyal güvence)

• Seyahat masrafları ve harcırah

• Donanım ve hizmetler

• Sarf malzemeleri ve araç-gereç

• Taşeron ödemeleri

• Projeyle doğrudan bağlantılı diğer giderler (çeviri, denetim vs.)

• İdari giderleri karşılamak için yapılan dolaylı

giderler (doğrudan proje giderlerinin en fazla %7’si kadar)

Bütçe

(66)

PLANLAMA AŞAMASI 2

UYGUN OLMAYAN GİDERLER:

• Borçlar ve olası kayıplar/borçlar için ayrılan kayıplar

• Faizler

• Başka bir çerçevede finanse edilen harcamalar

• Arazi/arsa/bina alımları

• Kur farkından doğan kayıplar

• KDV de dahil olmak üzere proje sahibinin ilgili kanun ve yönetmeliklerden doğan vergileri

• Proje hazırlık çalışmaları ve diğer hazırlık çalışmalarına ait giderler

Bütçe

(67)

PLANLAMA AŞAMASI 2

Bütçe

(68)

PLANLAMA AŞAMASI 2

Teknik Personel: Proje faaliyetlerinin yerine getirilmesinde temel personel (proje koordinatörü, proje asistanı yerli/

yabancı uzman vs.) İdari Personel: Projenin

uygulanmasında destek hizmetleri sağlayan persone (sekreter,

muhasebeci vs.)

Harcırahlar: Finansman kuruluşu tarafından belirlenen üst limitleri

aşmadan proje faaliyetleri kapsamında günlük olarak yapılan yol, yeme-içme ve konaklama ödemeleri

Proje kapsamındaki yurtiçi ve yurtdışı seyahat giderleri

Bütçe

(69)

PLANLAMA AŞAMASI 2

Ekipman ve Malzeme: Proje

uygulaması sırasında kullanılacak ekipman, makine satın alım ve/ veya kiralama giderleri

Yerel Ofis/ Proje Giderleri: Proje

uygulaması sırasında açılacak yerel ofis ile ilgili personel dışındaki giderler

Bütçe

(70)

PLANLAMA AŞAMASI 2

Diğer Giderler, Hizmetler: Proje uygulaması sırasında yapılacak yayınlar, araştırmalar, izleme ve değerlendirme, tercüme vs. gibi giderler

Diğer: Proje faaliyetlerinin hayata geçirilmesi ve proje amacına hizmet edecek, ilk 5 ana kalem dışında kalan giderler

Bütçe

(71)

PLANLAMA AŞAMASI 2

İdari Giderler: İlk 6 grupta yer alan doğrudan proje giderlerinin en fazla

% 7’lik kısmını oluşturan giderler. Bu tutar, projeyi yürüten kuruluşun

mevcut merkezlerinin faaliyetlerinin belli bir kısmını finanse etmek

amacıyla bütçeye eklenmektedir.

Bütçe

(72)

PLANLAMA AŞAMASI 2

Bütçe

(73)

İLETİŞİM

AB AKADEMİ Ankara

0 312 438 98 41

Öykü Yalçın

oykuyalcin@abakedemi.com Erkan Bil

erkan_bil@hotmail.com