T.C.
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER
YÜKSEKOKULU
2009 YILI
BİRİM FAALİYET RAPORU
KOCAELİ 2010
“Çalışmadan, yorulmadan, üretmeden, rahat yaşamak isteyen toplumlar, önce haysiyetlerini,
sonra hürriyetlerini ve daha sonrada istiklal ve istikballerini kaybederler”
Gazi Mustafa Kemal ATATÜRK
İÇİNDEKİLER
SUNUŞ...
I- GENEL BİLGİLER...
A. Misyon ve Vizyon ...…
B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar...
C. İdareye İlişkin Bilgiler...
1- Fiziksel Yapı ……….……….
2- Örgüt Yapısı ………..……….………
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar...
4- İnsan Kaynakları...
5- Sunulan Hizmetler...
6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi ...
D. Diğer Hususlar………...
II- AMAÇ VE HEDEFLER...
A. Amaç ve Hedefler ...
B. Temel Politikalar ve Öncelikler...
C. Diğer Hususlar……….………...
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER...
A. Mali Bilgiler...
1- Bütçe Uygulama Sonuçları ...
2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar ...
3- Mali Denetim Sonuçları ...
4- Diğer Hususlar……….………...
B. Performans Bilgileri ...
1- Faaliyet ve Proje Bilgileri………..
2- Performans Sonuçları Tablosu……… …...
3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi………
4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi……… ……
5- Diğer Hususlar……… …...
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ…………...…
A. Üstünlükler ... ………...
B. Zayıflıklar...
C. Değerlendirme………...………...
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER...
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU
Stratejik planlama, bugün hızla değişen ve gelişen ülkemizde tüm kurumlar için vazgeçilmez bir planlama haline gelmiştir. Bu gerekçe ile hazırladığımız 2009 yılı stratejik planında, ilk olarak birimimizin genel ve maddi bilgilerine, işleyişine, amaç ve hedeflerine yer verilmiştir.
Yabancı Diller Yüksekokulu, Temel İngilizce ve Modern Diller Bölümleri olarak, Üniversitemize bağlı 11 Fakülte, 1 Devlet Konservatuarı, 6 Yüksekokul ve 19 adet Meslek Yüksekokulundaki yaklaşık 15608 öğrenciye 96 öğretim elemanı ile yabancı dil eğitimi vermektedir.
Prof.Dr.Sadettin HÜLAGÜ Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürü
I- GENEL BİLGİLER
A. Misyon ve Vizyon
Misyonumuz : Öğrencilerimize bulundukları öğretim birimleri için öngörülen başlangıç, orta ve ileri düzeyde yabancı dil eğitimi vererek mesleki alanlarındaki yazılı ve görsel materyalleri takip etmelerine olanak sağlamaktır.
Vizyonumuz : Öğrencilerimizin ihtiyaç duyduğu yabancı dil bilgisini daha kolay ve kalıcı şekilde öğrenmeleri için dil öğretimindeki yeni yöntem ve teknolojik ekipmanları kullanarak interaktif öğretme metotları geliştirmektir.
B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar
Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu 2002 Yüksek Öğretim Yürütme Kurulu kararı ile kurulmuştur.
Yüksekokulu’nun yönetim ve organizasyonu 2547 sayılı yasanın 20.maddesi hükümlerine göre belirlenmiştir. Yönetim organları Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokulu Yönetim Kuruludur.
Yüksekokul müdürü, üç yıl için rektör tarafından atanır. Süresi biten müdür tekrar atanabilir. Müdürün okulda görevli aylıklı öğretim elemanları arasından üç yıl için atayacağı en çok iki yardımcısı bulunur.
İdarenin kuruluş kanunu veya ilgili mevzuatında sayılan yetki, görev ve sorumlulukları;
1) Yüksekokul kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak,
2) Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek,
3) Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi yüksekokul yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak,
4) Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini üstlenmek,
5) Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmektir.
Müdür:
Müdür, Yüksekokul’un 5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na göre birimin en üst yöneticisi ve harcama yetkilisidir.
Müdür Yardımcısı:
Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Müdürü’nün teklifi ve Rektörlük Makamının onayları ile görevlendirilmişlerdir. Akademik faaliyetlerin organizasyonunu yerine getirirler.
Okul Müdürü’nün vereceği görevleri yaparlar.
Yüksekokul Sekreteri:
Yüksekokul’un yazışmalarının, personel işlerinin, öğrenci işlemlerinin, mali işlemlerin yapılmasından sorumludur.
Yüksekokul Sekreteri, yüksekokul idari teşkilatının amiridir ve bu teşkilatın çalışmasından okul müdürüne karşı sorumludur. İdari birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu çalışmasından sorumludur. Harcama yetkilisi tarafından görevlendirilen gerçekleştirme görevlisidir. Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür.
Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerinin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Rektöre karşı birinci derecede sorumludur.
Bütçe çağrısı’na istinaden Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce hazırlanan “Bütçe Hazırlama Rehberi” esasları dahilinde Yüksekokulumuz bütçesini hazırlamak ve Bütçe Uygulama Talimatları ve Ayrıntılı Harcama Cetveli dahilinde harcamaların yapılması ile ilgili ödenek takibi yapmakla sorumludur.
Çalışmalarımızda maaş, ek ders, akademik ve idari personelin yurtiçi-yurtdışı geçici görev yollukları ile yurtiçi sürekli yolluk tahakkuklarını yapmak, satın alma ve ayniyat işlemlerini yapmak görevlerimiz arasındadır.
İdareye İlişkin Bilgiler
1- Fiziksel Yapı
1.1- Eğitim Alanları ve Derslikler
1.1.1. Eğitim Alanları Derslikler
Eğitim Alanı Anfi Sınıf Bilgisayar
Lab.
Diğer
Lab. Toplam
Derslik- lerin payı
(%)
0-50 Kişilik 38 3 2 43
51-75 Kişilik 76-100 Kişilik 101-150 Kişilik 151-250 Kişilik 251-Üzeri Kişilik
Toplam 38 3 2 43
1.2- Hizmet Alanları
1.3.1. Akademik Personel Hizmet Alanı
Sayısı/Adet Alanı/ m2 Kullanan Sayısı( Kişi)
Çalışma Odası 16 20 60
Toplam 16 20 60
1.3.2. İdari Personel Hizmet Alanı
Sayısı/Adet Alanı/ m2 Kullanan Sayısı( Kişi) Servis
Çalışma Odası 4 20 6
Toplam 4 20 6
1.3- Ambar Alanları
Ambar Sayısı: 1 Adet Ambar Alanı: 15 m2
1.4- Arşiv Alanları
Arşiv Sayısı: 1 Adet Arşiv Alanı: 15 m2
Hesap
Kodu I.Düzey Kodu
II.
Düzey
Kodu Dayanıklı Taşınırlar Adeti
253 TESİS, MAKİNE VE CİHAZLAR
HESABI 1
253 01 Tesisler Grubu 0
253 02 Makineler ve Aletler Grubu 0
253 02 01 Tarım ve Ormancılık
Makineleri ve Aletleri 0
253 02 02 İnşaat Makineleri ve Aletleri 0
253 02 03 Atölye Makineleri ve Aletleri 0
253 02 04 İş Makineleri ve Aletleri 0
253 02 05 Güç Elektroniği ve Basınçlı
Makineler ile Aletleri 0
253 02 06 Posta Makineleri 0
253 02 07 Paketleme Makineleri 0
253 02 08 Etiketleme ve
Numaralandırma Makineleri 0
253 02 09 Ayırma, Sınıflandırma
Makineleri 0
253 02 10 Matbaacılıkta Kullanılan
Makine ve Aletler 0
253 03 Cihazlar ve Aletler Grubu 1
253 03 01 Yıkama, Temizleme ve
Ütüleme Cihaz ve Araçları 0
253 03 02 Beslenme/Gıda ve Mutfak
Cihaz ve Aletleri 1
253 03 03 Kurtarma Amaçlı Cihaz ve
Aletler 0
253 03 04 Ölçüm, Tartı, Çizim Cihazları
ve Aletleri 0
253 03 05 Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı
Kullanılan Cihazlar ve Aletler 0
253 03 06 Araştırma ve Üretim Amaçlı
Cihazları ve Aletleri 0
253 03 07 Müzik Aletleri ve Aksesuarları 0
253 03 08 Spor Amaçlı Kullanılan Cihaz 0
ve Aletler
255 Demirbaşlar Grubu 1704
255 01 Döşeme ve Mefruşat Grubu 31
255 01 01 Döşeme Demirbaşları 0
255 01 02 Temsil ve Tören Demirbaşları 20
255 01 03 Koruyucu Giysi ve Malzemeler 0
255 01 04
Seyahat, Muhafaza ve Taşıma Amaçlı Demirbaş Niteliğindeki
Taşınırlar 0
255 01 05 Hastanede Kullanılan
Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar
0
255 02 Büro Makineleri Grubu 160
255 02 01 Bilgisayarlar ve Sunucular 78
255 02 02 Bilgisayar Çevre Birimleri 21
255 02 03 Teksir ve Çoğaltma Makineleri 8
255 02 04 Haberleşme Cihazları 23
255 02 05 Ses, Görüntü ve Sunum
Cihazları 168
255 02 06 Aydınlatma Cihazları 0
255 02 99 Diğer Büro Makineleri ve
Aletleri Grubu 4
255 03 Mobilyalar Grubu 1513
255 03 01 Büro Mobilyaları 1425
255 03 02 Misafirhane, Konaklama ve
Barınma Amaçlı Mobilyalar 7
255 03 03 Kafeterya ve Yemekhane
Mobilyaları 0
255 03 04 Bebek ve Çocuk Mobilyası ve
Aksesuarları 0
255 03 05 Seminer ve Sunum Amaçlı
Ürünler 81
255 04 Beslenme/Gıda ve Mutfak
Demirbaşları Grubu 0
255 04 01 Yemek Hazırlama Ekipmanları 0
255 05 Canlı Demirbaşlar Grubu 0
255 05 01 Çiftlik Hayvanları 0
255 05 02 Hizmet Amaçlı Hayvanlar 0
255 05 03 Gösteri Amaçlı Hayvanlar 0
255 05 04 Koruma Altına Alınan
Hayvanlar 0
255 06 Tarihi veya Sanat Değeri Olan
Demirbaşlar Grubu 0
255 06 01 Etnografik Eserler 0
255 06 02 Arkeolojik Eserler 0
255 06 03 Geleneksel Türk Süslemeleri 0
255 06 04 Güzel Sanat Eserleri 0
255 06 05 Kitap, Belge, El Yazmaları ve
Nadir Eserler 0
255 06 06 Para, Pul, Sikke ve
Madalyonlar 0
255 06 07 Tabletler 0
255 06 08 Mühür ve Mühür Baskıları 0
255 06 09 Arşiv Vesikaları 0
255 06 10 Fosiller 0
255 07 Kütüphane Demirbaşları
Grubu 0
255 07 01 Kütüphane Mobilyaları 0
255 07 02 Basılı Yayınlar 0
255 07 03 Görsel ve İşitsel Kaynaklar 0
255 07 04 Bilgi Saklama Üniteleri 0
255 08 Eğitim Demirbaşları Grubu 0
255 08 01 Eğitim Mobilyaları ve
Donanımları 0
255 08 02 Öğrenmeyi Kolaylaştırıcı
Ekipmanlar 0
255 08 03 Derslik Süslemeleri 0
255 08 04 Okul Bahçesi ve Oyun
Demirbaşları 0
255 09 Spor Amaçlı Kullanılan
Demirbaşlar Grubu 0
255 09 01 Doğa Sporlarında Kullanılan
Demirbaşlar 0
255 09 02 Salon Sporlarında Kullanılan
Demirbaşlar 0
255 09 03 Saha Sporlarında Kullanılan
Demirbaşlar 0
255 09 99 Diğer Spor Amaçlı Kullanılan
Demirbaşlar 0
255 10 Güvenlik, Kontrol ve Tedbir
Amaçlı Demirbaşlar Grubu 11
255 10 01 Güvenlik ve Korunma Amaçlı
Araçlar 0
255 10 02 Kontrol ve Güvenlik Sistemleri 4
255 10 03 Yangın Söndürme ve Tedbir
Cihaz ve Araçları 7
255 11 Demirbaş Niteliğindeki Süs
Eşyaları 0
255 11 01 Vitrinde Sergilenen Eşyaları 0
255 11 02 Duvarda Sergilenen Süs
Eşyaları 0
255 11 03 Masa, Sehpa ve Zeminde
Sergilenen Süs Eşyaları 0
255 12 Kullanımda Olan Demirbaş
Niteliğindeki Değerli Eşyalar 0
255 12 01 Yemek, Servis ve Çatal-Bıçak
Takımları 0
255 12 02 Büro Malzemeleri 0
255 99 Diğer Demirbaşlar Grubu 0
255 99 01 Seyyar Kulübe, Kabin, Büfe,
Sandık ve Kafesler 0
255 99 02 Seyyar Tanklar ve Tüpler 0
255 99 03 Sergileme ve Tanıtım Amaçlı
Taşınırlar
2- Örgüt Yapısı
Yüksekokulumuzun organizasyon yapısı etkin, gelişime açık ve güvenilir bir şekilde çalışmaktadır.
Birimimizde eğitim ile ilgili işleyiş Müdür ve Müdür Yardımcıları koordinatörlüğünde devam etmektedir.
İdari personel ile ilgili işleyiş Müdür, Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreterliğinin sorumluluğunda etkin ve güvenilir bir şekilde yapılmaktadır.
MÜDÜR
YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU
YÜKSEKOKUL SEKRETERİ
Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı
Temel İngilizce Bölümü Modern Diller Bölümü
İdari Personel
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
Yüksekokulumuz akademik, idari personel ve öğrencilerin kullanımında olan toplam 220 adet masaüstü ve 5 adet taşınabilir bilgisayar üniversitemizden data hattı ile sağlanan internet ağı tüm ofislerde ve öğrencilerin kullanabilmesi sağlanmaktadır. Akademik ve idari çalışmalar internet ağı ile gerçekleştirilmektedir. Ağ bağlantımız E–Bütçe tahakkuk programını (mevcut personel giderleri, maaş–ek ders–mesai programları gibi) kullanmaya uygundur.
3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar
3.1.1. Yazılım ve Bilgisayarlar Cinsi İdari Amaçlı
(Adet)
Eğitim Amaçlı (Adet)
Araştırma
Amaçlı (Adet) Toplam Yazılım
Masa Üstü
Bilgisayarlar 8 212
Taşınabilir
Bilgisayarlar 2 3
Diğer Bilgisayar ve Sunucular
3.2- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar .
3.3.1. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı
(Adet)
Eğitim Amaçlı (Adet)
Araştırma Amaçlı (Adet)
Toplam (Adet)
Projeksiyon 2
Slayt Makinesi
Tepegöz 2
Episkop
Barkod Okuyucu
Baskı Makinesi 4
Fotokopi Makinesi 1 1
Faks 2
Fotoğraf Makinesi
Kameralar 1
Televizyonlar 2
Tarayıcılar 1
Müzik Setleri Mikroskoplar
DVD ler 2
4- İnsan Kaynakları
Yüksekokulumuzda; akademik kadroda toplam 96 okutman, idari kadroda, kadrosu üniversitemizin başka birimlerde olan ve 13/b-4 ile görevlendirilen 4 personel bulunmaktadır.
Mevcut sınıf kapasitemizin tümünün kullanılabilmesi için akademik kadromuzun en kısa zamanda genişletilmesi gerekmektedir.
4.1- Akademik Personel
4.1.1. Akademik Personel
Unvan
Kadro Durumları Kadroların İstihdam Şekline Göre
Dolu Boş Toplam Doluluk Oranı % Tam Zamanlı Yarı Zamanlı
Profesör Doçent
Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi
Okutman 96 96 96
Araştırma Görevlisi
Eğitim ve Öğretim Planlamacısı Sahne Uygulatıcısı
Sanat Uygulatıcısı Sanatçı Öğretim Elemanı Uzman
Çevirici
Toplam 96 96 96
4.5- Sözleşmeli Akademik Personel
4.5.1. Sözleşmeli Akademik Personel
Unvan Kişi Sayısı
Profesör Doçent Yrd. Doçent Öğretim Görevlisi Uzman
Okutman 10
Sanatçı Öğrt. Elemanı Sahne Uygulatıcısı
Toplam 10
4.6- Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı
4.6.1. Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 23 yaş
ve altı 23-30 yaş 31-35 yaş 36-40
yaş 41-50 yaş 51 yaş ve üzeri
Kişi Sayısı 6 23 17 20 28 2
Yüzde (%) 6 24 18 21 29 2
4.7- İdari Personel
4.7.1. İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre)
Dolu Boş Toplam Doluluk Oranı %
Genel İdari Hizmetler Sınıfı 2 2
Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı
Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı
Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı
Toplam 2 2
4.8- İdari Personelin Eğitim Durumu
4.8.1. İdari Personelin Eğitim Durumu
İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek.L.
ve Doktora
Kişi Sayısı 2 3
Yüzde (%) 40 60
4.9- İdari Personelin Hizmet Süreleri
4.9.1. İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı
1-3 yıl 4-6 yıl 7-10 yıl 11-15 yıl 16-20 yıl 21 yıl üzeri
Kişi Sayısı 2 3
Yüzde (%) 40 60
4.10- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı
4.10.1. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 23 yaş ve
altı 23-30 yaş 31-35 yaş 36-40 yaş 41-50 yaş 51 yaş üzeri
Kişi Sayısı 2 3
Yüzde (%) 40 60
5- Sunulan Hizmetler
5.1- Eğitim Hizmetleri
Modern Diller Bölümü 33 İngilizce, 3 Almanca, 1 Fransızca VE 1 Rusça okutmanı ile zorunlu hazırlık eğitimi almayan ve isteğe bağlı hazırlık olan bölüm öğrencilerine, başlangıç ve orta düzeyde yabancı dil dersleri (İngilizce, Almanca, Fransızca, Rusça) verilmektedir.
Modern Diller Bölümü tarafından 2011-2012 akademik yılında eğitim verilen öğrenci sayıları;
Hazırlık olmayan Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu
I.Öğretim öğrenci sayısı II.Öğretim öğrenci sayısı
Fakülteler 2570 1160
Meslek Y.O. 4950 3835
Toplam 7520 4995
Temel İngilizce Bölümü Mühendislik Fakültesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, İletişim Fakültesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Teknik Eğitim Fakültesi, Mimarlık ve Tasarım Fakültesi ve Barbaros Denizcilik Yüksekokulu ile Sivil Havacılık Yüksekokulunun akademik yıl başında yapılan İngilizce muafiyet sınavında başarılı olamayan öğrencilerine yabancı dil eğitimi vermektedir. Öğrenciler yapılan seviye tespit sınavı sonuçlarına göre başlangıç, orta ve ileri seviye İngilizce sınıflarına yerleştirilerek, hafta 20, 25 ve 30 saat olarak seviyelerine uygun kitaplarla yabancı dil eğitimine başlarlar. Amacımız yabancı dilin standart bir ihtiyaç olduğu günümüzde, öğrencilere sosyal ve mesleki yaşamlarında gereksinim duyacakları konuşma, dinleme, okuma-anlama ve yazma becerilerini en azından orta seviyede kazandırmaktır.
Yabancı Dil hazırlık programını başarı ile tamamlayan öğrenciler bölümlerine geçme hakkı kazanırlar. Başarılı olamayan öğrenciler ile derslere devam zorunluluğunu yerine getiremeyen öğrenciler takip eden akademik yıl başında muafiyet sınavına girmekle yükümlüdürler.
Temel İngilizce Bölümü 2009-2010 akademik yılında 63 İngilizce okutmanı ile I.
öğretimde 1570, II. Öğretimde 720 olmak üzere toplam 2270 öğrenciye orta ve ileri düzeyde yabancı dil eğitimi vermektedir. Öğrenciler 36 başlangıç 20 orta ve 6 ileri kur sınıf olmak üzere toplam 62 şubede sabahçı, öğlenci ve II.öğretim sınıflarında eğitimlerine devam etmektedirler.
5.1.2. Yabancı Dil Eğitimi Gören Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları
Birimin Adı I. Öğretim II. Öğretim Toplam
E. K. Top. E. K. Top. Sayı
Fakülteler
Yüksekokullar Meslek
Yüksekokulları
Toplam 1550 720 2270
5.3- İdari Hizmetler
Yüksekokulun bünyesinde 1 Yüksekokul Sekreteri, 2547 Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca 1 Şef, 1 Bilgisayar İşletmeni, 1 Memur ve 1 Hizmetli görevlendirilmiştir.
Ayrıca Yüksekokul kadrosunda olup anılan madde uyarınca başka biriminde görevlendirilmiş 1 Bilgisayar İşletmeni bulunmaktadır.
Yüksekokulun idari işleri Yüksekokul Müdürün kontrolünde Yüksekokul Sekreteri tarafından yürütülmektedir.
Yüksekokulun genel idari hizmetlerinde, 1 Muhasebe memuru,
1 Öğrenci İşleri ve Yazı İşleri memuru, 1 Ayniyat ve Satınalma memuru,
1 Hazırlık Bölümü sekreteri bulunmaktadır.
Yüksekokul evrak işlemleri genel giriş işlemleri yapıldıktan sonra Yüksekokul Sekreterliği tarafından ilgili memurlara aktarılmakta, yazışmaların devlet yazışma kurallarına uygun şekilde sürdürülmesi kontrol edilmektedir.
Muhasebe işlemleri Ön Mali Kontrol Yönetmeliği çerçevesinde yürütülmektedir.
Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak taşınır işlemleri takip edilmektedir.
6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
(Mali Yönetim ve Harcama Öncesi Kontrol Sistemi)
Meslek Yüksekokulu Yönetimi:
Yüksekokul’un yönetimi 2547 sayılı yasanın 20. maddesi hükümlerine göre belirlenmiştir. Yönetim organları Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokulu Yönetim Kuruludur. Yüksekokul müdürüne çalışmalarında yardımcı olmak amacıyla bir müdür yardımcılığı oluşturulmuştur.
İç Kontrol Sistemi:
İç Kontrol 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 55 nci maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre İç kontrol “kamu idarelerinin malî işlem ve faaliyetlerine ilişkin tüm gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin amacına ve mevzuatına uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için uygulanan malî yönetim, harcama öncesi kontrol ile harcama sonrası iç denetim faaliyetleridir” şeklinde tanımlanmıştır.
Yüksekokulda Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme görevlisi ve taşınır kayıt kontrol yetkilisi dâhilinde harcama öncesi kontrol sistemi oluşturulur. Kontrolü Yüksekokul Sekreteri Harcama Yetkilisi adına yapar. Ancak Harcama Yetkilisi, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolun işleyişinden sorumludur. Okulun ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin satın alınmasında karar alma süreci, harcama yetkilisinin onay verme işlemi ile başlamaktadır.
Fiyat teklifi toplama, piyasa araştırma tutanağı hazırlanması, yaklaşık maliyet hesap cetvellerinin düzenlenmesi gibi süreçler tamamlanır.
Malzemenin alımına karar verildikten sonra mal ve hizmetin kabulüne ilişkin işlemler kontrol edildikten sonra muayene raporu düzenlenmektedir. Mal ve malzemelerin Taşınır İşlem Fişleri tanzim edildikten sonra taşınır kayıtları ve ödeme işlemi ile satın alma süreci tamamlanmaktadır.
II- AMAÇ ve HEDEFLER
A. İdarenin Amaç ve Hedefleri
Evrensel düzeyde eğitim-öğretim faaliyetlerini sürdürerek bilimsel ve teknolojik alandaki gelişmeleri takip edebilecek yabancı dil yetilerini kazanmış, insan haklarına saygılı, hür düşünceli, etik değerlere bağlı, yaratıcı, yapıcı ve uygulayıcı bireyler yetiştirmeyi amaç edinmiştir.
Kuruluşundan itibaren genel değerler itibarıyla ulusal üniversitelerin aynı alanda eğitim veren yüksekokulları arasında lider olmak, yüksekokulumuzun temel vizyonunu oluşturmaktadır.
B. Temel Politikalar ve Öncelikler
Yüksekokulumuzun temel politikası ve önceliği, öğrencilerimize temel dil becerilerini kazandırarak, mesleki alanları ile ilgili yayınları okuyup anlamalarını sağlayacak eğitimi vermektir.
Akademik personelimizin mesleki gelişimlerine katkıda bulunacak yüksek lisans ve doktora programlarına katılmalarını teşvik etmek diğer bir politikamızdır.
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A. Mali Bilgiler
1- Bütçe Uygulama Sonuçları
1.1. Bütçe Giderleri
2009 Bütçesi Başlangıç Ödeneği
2009 Bütçesi Gerçekleşme
Durumu
Gerçekleşme Oranı
(%)
Bütçe giderleri Toplamı 698.390,00 643.080,00 108,600
01 – Personel Giderleri 585.900,00 540.977,47 108,303
02 – Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet
Primi Giderleri 86.490,00 80.821,65 107,013
03 – Mal ve Hizmet Alım Giderleri 26.000,00 21.280,96 122,174
05 – Cari Transferler 06 - Sermaye Giderleri
Toplam 698.390,00 643.977,47 108,600
2- Mali Denetim Sonuçları
Birimin kırtasiye, elektrik, su ve temizlik ihtiyaçları karşılanmış, yurtiçinde konferansa katılan bildiri sunan öğretim elemanlarına yolluk-yevmiye ödenmiştir. Telefon faturaları, bilgisayar, fotokopi makinesi, baskı makinesi ile bilgisayarların bakım ve onarımları için yedek parçalar alınmıştır.
Binanın bakım ve onarımı yaptırılarak eğitim ve öğretim hizmetlerinin daha verimli ve modern bir ortamda yürütülebilmesi için gerekli tadilatlar yapılmış,
Yüksekokulumuz yetkili kurumları ve Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından kontrol edilerek ödemeler yapılmakta olup, Sayıştay tarafından yapılan denetim ve kontroller sonucunda herhangi bir usulsüz ve haksız ödeme tespit edilmemiştir.
B. Performans Bilgileri
1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
Üniversitemiz öğrencilerinin yurtdışı eğitim programlarına katılmalarını sağlayan ERASMUS değişim programı yabancı dil sınavı birimimizce yapılmaktadır. Ayrıca her eğitim öğretim yılı sonunda hazırlık sınıfları öğrencileri tiyatro, dans ve bilgi yarışması gibi aktivitelerden oluşan bir sene sonu şenliği düzenlemektedirler.
1.1- Faaliyet Bilgileri
1.1.1 Ulusal ve Uluslar Arası Bilimsel Toplantı Sayısı
Faaliyet Türü Sayısı
Sempozyum ve Kongre Konfrerans
Panel
Eğitim Semineri 4
Diğer Seminerler Açık Oturum Söyleşi
Tiyatro 1
Konser Sergi Turnuva Teknik Gezi
Toplam 5
2- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Birimimize ait Stratejik hedef ile ilişkilendirilen 2009 yılı performans hedeflerimize ait gerçekleşmeler ile aşağıdaki tabloda belirtilen ilgili sütunlar doldurulmuştur.
Stratejik
Amaçlar Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme
Durumu (%) Açıklama
Amaç 1: Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi.
Hedef 1.1: Eğitim kapsamındaki derslere ait kitap, belge ve ders notu gibi kaynakların, öğrencilerimizin gereksinimlerine yetecek sayıda sağlanarak kütüphanemizde bulundurulması hedeflenmiştir.
%100 %80
Birimimiz kütüphanesine bağışlar ve satınalma yoluyla gerçekleşme durumu yüzde 80’i bulmuştur.
Hedef 1.2: Eğitim, öğretim ve sağlık hizmetleri için gerekli laboratuar, sınıf, amfilerinin oluşturulması teknolojik donanımlarının sağlanması hedeflenmiştir.
%100 %90
Öğrencilerin kullanımına açık olan 3 dil laboratuarının sayısının arttırılması
hedeflenmektedir.
Hedef 1.3: Yürütülen eğitim programlarının içerik ve kapsamının ve tüm öğretim elemanlarının eğitimle ilgili işlevlerinin geliştirilmesi hedeflenmiştir.
%100 %80
Konuyla ilgili eğitim ve seminer sayısının arttırılması
planlanmaktadır.
Hedef 1.4: Mezunlarımızın iş bulmasını kolaylaştırıcı ve ülkemizin gereksinimlerine karşılık verecek nitelikte yeni önlisans ve lisans programlarının planlanması hedeflenmiştir.
Hedef 1.5: Disiplinler arası ve Yörede üretim yapan sektörün gereksinimlerine yanıt verecek nitelikte yeni lisansüstü programların açılması hedeflenmiştir.
Stratejik
Amaçlar Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme
Durumu (%) Açıklama
Amaç 1: Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi
Hedef 1.7: Bölge ve ülkemiz genelindeki orta eğitim kurumları için özel tanıtım programlarının oluşturulması hedeflenmiştir.
Hedef 1.8: Üniversitemizin şu anda sahip olduğu 28 öğrenci/öğretim elemanı oranının 20 öğrenci/öğretim elemanı oranına düşürülmesi hedeflenmiştir.
%100 %80
2009-2010 akademik
yılında 26
öğrenci/Okutman oranının düşürülmesi
planlanmaktadır.
Hedef 1.9: Öğrenci ilişkilerinin, mevcut sosyal yapının her alanda düzenlenecek sosyal ve kültürel programlar ile zenginleştirilerek geliştirilmesi hedeflenmiştir.
%100 %90
Öğrencilere yönelik tiyatro oyunları ve bahar şenlikleri gösterileri düzenlenmektedir.
Hedef 1.10: Tüm öğretim elemanlarının ve idari personelin eğitim ve iletişim tekniklerinin geliştirilmesi için profesyonel anlamda eğitim alması hedeflenmiştir.
%100 %90
2009-2010 akademik yılında 12 Okutmanın yurtdışına eğitime gönderilmesi
sağlanacaktır.
Hedef 1.11: Ulusal ve uluslararası yeni değişim programlarının oluşturulması mevcut değişim programlarındaki değişim sayılarının artırılması için planlamalar yapılması hedeflenmiştir.
Hedef 1.12: Sürekli ve uzaktan eğitim merkezinin (SEM) bölge gereksinimleri doğrultusunda yeniden yapılandırılması ve eğitim programlarının geliştirilmesi hedeflenmiştir.
%100 %60
İngilizce,Almanca ve Fransızca kursları verilmesi planlanmaktadır.
Hedef 1.13: Uzaktan eğitim hizmeti verecek yeni bir meslek yüksekokulunun açılması hedeflenmiştir.
IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
A. Üstünlükler
Haftalık yüklü ders programları, kalabalık sınıf mevcutları ve değerlendirmekle yükümlü oldukları haftalık bilgi yoklama sınavlarına rağmen öğretim kadromuz özveri ve gayret içinde çalışmalarını sürdürmektedir. Bu çalışmalar sene ortası ve sonunda öğrencilerimizden aldığımız geri bildirimlere olumlu sonuçlarla yansımaktadır. Hazırlık programının vazgeçilmez parçası olan bilgi yoklama sınavları, ara sınavlar ve final sınavları her kur için ayrı ayrı hazırlanmakta ve bu sınavların itina ile hazırlanması büyük bir uğraş gerektirmektedir. Bu görev aynı zamanda muafiyet ve seviye tespit sınavının hazırlanması ve uygulanmasından da sorumlu olan Soru Hazırlama grubuna aittir. Bünyemizde çalışan Soru Hazırlama Grubunun bazı sınavları Türkiye genelinde “Testing and Assessment” konulu seminerlerde örnek sınav olarak sunulmuştur.
B. Zayıflıklar
Modern Diller kadromuz üniversitemiz ihtiyacı olan ders isteklerini karşılayacak sayıda olmakla birlikte, özellikle meslek yüksekokullarının çok fazla ve dağınık olması nedeni ile bölümümüz ile yeterli iletişim içinde bulunmamaktadırlar. Servis derslerinde görev alan öğretim elemanlarından ders yükümlülüklerinin dışında yararlanılamamaktadır.
Meslek Yüksekokullarında görev yapan öğretim elemanlarımızın en büyük sorunu bu okullardaki öğrenci seviyelerinin ve motivasyonlarının çok düşük olması ve bunun da başarıyı düşürmesidir.
Kurum elemanları arasındaki görev ve sorumluluğun eşit paylaşımının başka bir yolu da özellikle meslek yüksekokullarında görev yapan öğretim elemanlarının ilgili kurumlara geçici olarak görevlendirilmesidir. Bu şekilde ilgili kurumlara hem program yapabilme esnekliği verilirken hem de buralarda görev yapan elemanların denetimi, düzenli olarak mesailerine iştirakleri ve diğer eğitim öğretim faaliyetlerine katılmaları sağlanmış olacaktır.
Mevcut 40 dersliğimizi sabah ve öğlen tam kapasite kullanmamıza yetecek kadar okutman sağlandığı takdirde daha fazla öğrenciye yabancı dil eğitimi vermemiz sağlanacaktır.
Aynı sebepten dolayı sınıf mevcutlarımız ideal yabancı dil eğitimi sınıf mevcudunun iki katına yakındır.
C. Değerlendirme
Yüksekokulumuzda 2010-2011 Eğitim-Öğretim yılında görme engelli öğrencilere yabancı dil dersleri verilmesi için Okulumuz Okutmanlarına görme engelli eğitmen tarafından seminerler verilmiştir.
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
- Dil öğretiminin en temel koşulu olan 15 kişilik sınıflar oluşturmak,
- Verilen teorik bilgilerin multimedya desteği ile pekiştirilmesi için yeni yazılım ve donanımları temin etmek,
- Öğretimin daha verimli hale getirilmesi için öğretim elemanı sayısını en az 115’e yükseltmek,
- Öğretim elemanlarının kendilerini geliştirmelerine yardımcı olacak yurtdışı bilimsel faaliyetlere katılmalarını teşvik etmek ve desteklemek için kaynak sağlamaktır.
Ek–3: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [6]
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mail kararla ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin lark uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. [7]
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. [8] (Yer-Tarih)
Prof.Dr.Sadettin HÜLAGÜ Yabancı Diller Bölüm Başkanı
[6] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir.
[7] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse “benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler” ibaresi de eklenir.
[8] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.
