ARŞIV ARAÇLARI VE SAKLAMA YÖNTEMLERI
Yazışma Evrakı ve Dosyalar
• Yazışma evrakı ve dosyalar arşivlemede çok önemli yeri olan arşiv araçlarındandır.
• Bilindiği gibi arşiv araçlarının da saklanma süreleri vardır. Bu belgeler saklanırken de bazı önemli konulara dikkat etmek gerekir.
Yazışma Evrakı ve Dosyalar
• Örneğin yazışma evrakı ve dosyaların küflenmesine yol açan en önemli etken, bunlardaki toplu iğne ve dosya maşalarıdır. İğne, ataç ve maşalar zamanla paslanmakta ve bu pas derece derece kağıtlara yayılarak onların da tahrip olmalarına yol açmaktadır.
• Bu bakımdan ilk beş yılı birim arşivinde geçirip, kurum arşivlerine, ara depolara ve devlet arşivlerine kalkacak dokümanların üzerlerindeki iğne, ataç ve dosya maşalarının çıkarılması zorunludur.
Haritalar
• Önemli arşiv araçlarından bir tanesi de haritalardır. Eski tarihlerden bu yana harita insanların bilmedikleri yeri bulmalarına, yön kavramında, insanların rotalarını şaşırmamalarına (halk dili tabiriyle) yardımcı olur. Haritalar da belli bir süreden sonra arşiv aracı haline gelir.
• Yaşanmış olan çeşitli deneyimler; haritalar için en uygun saklama biçiminin, hiç katlamadan direk yatay olarak, bu amaçla yaptırılmış olan özel geniş çelik dolap gözlerinde muhafaza edilmeleri olduğunu ortaya koymuştur. Bu gözlerde ise haritalar üst üste konabilir.
Plan ve projeler
• Her sektördeki işletmelerin kendi özelliklerine uygun olarak gerçekleştirdiği planlar ve projeler vardır.
• Devamlı ileriye dönük yatırım yapan işletmeler bile eski plan ve projelerden de faydalanma ihtiyacı duyabilirler.
• Bu nedenle plan ve projelerin rulo ya da haritalar gibi saklanması yaygın ve uygun bir uygulamadır.
Fotoğraflar
• Arşivlenecek fotoğraflar, ışıktan zarar görmeden uzun süre saklanabilmeleri için, numaralandırılıp fişlendikten sonra madeni kutularda saklanmalıdır.
Resimler
• Sanat değeri olan resimler açıkta; doğrudan güneşten, tozdan, ısı kaynağından ve rutubetten uzak kalacak şekilde veya bu fiziksel etkenlerden zarar görmeyecek şekilde, kutu ya da dolaplarda saklanmalıdır.
Ses Bantları ve Plaklar
• Bantlar ideal olarak 18°C'de saklanmalı; saklama ısısı kesinlikle25°C'nin üzerinde olmamalıdır.
• Plaklar öncelikle tozdan korunmak için kendilerine ait olan kaplarında veya kılıflarında tutulmalı; onlar da dolaplarda veya çekmecelerde muhafaza edilmelidir.
Damgalar ve Mühürler
• Damgalar ve mühürler yetkililerin dışındaki kişilerin erişimini ve daha sonra yasa dışı amaçlar için kullanmasını engellemek adına, dolap ve çekmece gibi kapalı mekanlarda denetim altında saklanmalıdır.
• Son olarak teknolojik gelişmelerin her gün yeni olanaklar sunduğu göz önüne alındığında bugün verilen bir reçetenin yarın değerini kaybedebileceği de unutulmamalıdır.
