TİCARİ DEFTERLER HAKKINDA GENEL BİLGİLER

TİCARİ DEFTERLER HAKKINDA GENEL BİLGİLER

Öz

Ticari Defterlerle ilgili hükümlere, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı’nın hükümlerini belirlediği 12.12.2012 Tarih 28502 Sayılı Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ve Ticaret Sicili Yönetmeliğinde yer verilmiştir.

Bu makalemizde, gerçek kişiler, tüzel kişiler, tüzel kişiliği olmayan kuruluşlar ve kooperatiflerin hangi defterleri tutmak zorunda olduğu, defterlerin tutulma usulleri, defterlerde yapılabilecek hataların düzeltme yolları, defterlerin tasdik yeri, defterlerin tasdik zamanı ve tasdik yenileme zamanlarına yer verilecektir. Ticari defterler, bir işletmenin bütün kayıtlarını içinde barındıran, bazı durumlarda şirket lehinde veya aleyhinde delil olabilen ve önemleri dolayısıyla kamu gücü tarafından tutulması ve saklanması zorunlu şekil şartlarına dayandırılan ve şirketlerin bütün kayıtlarını içlerinde barındıran özel defterlerdir.

Bu makalemizde, ticari defterlerin tutulması ve saklanma için getirilen özel şartları açıklayacağız.

Anahtar Kelimeler; Tutulması Zorunlu Defterler, Yevmiye Defteri, Defteri Kebir, Envanter Defteri, Damga Vergisi Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Pay Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

1-GİRİŞ

Ticari Defterlerle ilgili hükümlere, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı’nın hükümlerini belirlediği 12.12.2012 Tarih 28502 Sayılı Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ve Ticaret Sicili Yönetmeliğinde yer verilmiştir. Türk vergi sisteminde defter tutacak kişi veya kurumlar veyahut diğer tüzel kişilere göre ayrı ayrı değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu makalemizde ticari kazancın ne olduğu anlatılacak ve bu bağlamda defter tutacak kişi veya kurumları ayrı ayrı değerlendirilecek ve kişi veya kurumların tutmak zorunda olduğu defterlere ayrıntılı olarak yer verilecektir.

2-TİCARİ KAZANÇ VE BİLANÇO ESASI İLE İŞLETME ESASINA GÖRE TİCARİ KAZANCIN TESPİTİ

193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun 37’inci maddesine göre “Her türlü ticari ve sınai faaliyetlerden doğan kazançlar” ticari kazanç olarak hüküm altına alınmıştır. Ticari kazanç, Vergi Usul Kanunu hükümlerine ve bu kanunda yazılı gerçek veya basit usullerine göre tespit edilir. Gerçek usul, bilanço veya işletme hesabı esasına göre tespit edilir. Bilanço esasına göre ticari kazanç, mezkûr Kanunun 38’inci maddesine göre, işletme esasına göre ticari kazançta aynı Kanunun 39’uncu maddesine göre tespit edilir. Basit usulde ticari kazanç mükellefi olanlar

ise Gelir Vergisi Kanunu’nun 46, 47, 48 ve 51’inci maddelerindeki şartları taşımaları halinde herhangi bir defter tutmayacaklardır.

3-DEFTERLERDE KAYIT NİZAMI

3.1.Türkçe tutma ve Türk Parası kullanma zorunluluğu

Vergi Usul Kanunu’nun 215’inci maddesine göre, tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak, Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. (İstisnalar Vardır) Defterlerdeki kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır.

Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz. (İstisnai Durumlar Vardır)

3.2.Defterlerin Mürekkeple Yazılacağı

Vergi Usul Kanunu’nun 216’ncı maddesine göre, tutulması mecburi defterler mürekkeple veya makina ile yazılır. Kopya kâğıdı kullanılması ve ıstampa ve sair damga aletleriyle kopya konulması da caizdir. Bilumum defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemi ile yapılabilir.

3.2.Defterlerdeki Yanlış Kayıtların Düzeltilmesi

3.2.1.Yanlış Kayıtların Düzeltilme Şekli Nasıl Olmalıdır

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 217’inci maddesine göre, yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Yani, yevmiye defterine yapılan hatalı muhasebe kayıtları, 1 Seri No.lu Muhasebe Uygulama Genel Tebliğindeki esaslar çerçevesinde düzeltilmelidir. Dolayısıyla, yevmiye defterine yapılan hatalı kayıtlar, yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek veya üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle dahi düzeltilemez/değiştirilemez.

Diğer bilumum bütün defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde, düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

3.2.2.Yanlış Kayıtların Mevzuata Aykırı Şekilde Düzeltilmesi Durumu

Ticari defterlere (bütün defterler) geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır. Aksi durumda, yapılan işlemin mahiyetine göre, Vergi Usul Kanunu’nun 359’uncu maddesinin (a-1), (a-2) veya (b) bendindeki kaçakçılık suçları ve cezaları devreye girecektir. Vergi Usul Kanunun 359’uncu maddesindeki kaçakçılık suçları işleyenler hakkında yine aynı maddedeki hapis cezalarının uygulanması için aynı Kanunun 367’inci maddesine göre ilgili Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulacağı unutulmamalıdır. Öte yandan, yine V.U.K’nun 359’uncu maddesindeki suçların işlenmesi suretiyle vergi zıyaına sebebiyet verilmesi halinde aynı Kanunun 344’üncü maddesine göre 1 kat yerine 3 kat vergi ziyaı kesileceği unutulmamalıdır.

3.3.Defterlerde Boş Satır Bırakılamayacağı, Sayfaların Yok Edilemeyeceği

Vergi Usul Kanunu’nun 218’inci maddesine göre, defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. Bu hükme aykırı davranış ta, suçun mahiyetine göre, VUK’un 359’uncu maddesinin (a-1), (a-2) veya (b) bendindeki kaçakçılık suçları ve cezaları devreye girecektir.

3.4.Defterlerde Kayıt Zamanı

Vergi Usul Kanunu’nun 219’uncu maddesine göre, kayıtla ilgili muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir.

Yani faturalar, en geç 10 içinde defterlere kaydedilmelidir.

Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi, yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak, bu durumda da muameleler, en geç 45 içinde esas defterlere kaydedilmesi gerekmektedir.

4-TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER ŞUNLARDIR 4.1.Tutulması Zorunlu Defterler

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğinin 4’üncü maddesine göre her tacir, ilgili Tebliğde belirlenen ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri Kanuna göre açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içerisinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. İşletmenin muhasebesi ile ilgili ticari defterlere yapılacak kayıtlarda, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan usul ve esaslara uyulur.

Yine, Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 5. Maddesine göre gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir¹;

 Yevmiye Defteri, Envanter Defteri ve Defteri Kebiri (Büyük Defter) tutmakla yükümlüdür. Bu hüküm, V.U.K’un 182. Maddesinde bilanço esasına göre defter tutanlar için ayrıca düzenlenmiştir.

 Şahıs şirketleri (Kollektif ve adi komandit şirketleri) birinci fıkrada sayılan defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterini de tutarlar.

 Birinci fıkrada sayılan defterlere ilave olarak anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri,

1 Tacir: Gerçek ve Tüzel kişi tacirleri ifade eder.

 Limitet şirketler ise pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadır.

4.2.Mükellefiyete Göre Tutulması Gereken Defterler Şunlardır 4.2.1.Gelir Vergisi Mükelleflerinin Tutması Gereken Defterler

Gelir Vergisi Mükellefleri, bilanço esası ile işletme esasına göre defter tutarlar. Yine, serbest meslek kazancı elde edenlerde serbest meslek kazanç defteri tutarlar. Gelir Vergisi mükelleflerini tuttukları defterlere göre aşağıdaki şekilde ayırmak gerekmektedir.

 Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler (Gerçek Kişiler)

 İşletme Esasına Göre Tutulacak Defterler

 Serbest Meslek Erbabının Tutacağı Defterler

 Kollektif ve Komandit Şirketler (Şahıs Şirketleri)

4.2.1.1.Bilanço Esasına Göre Tutulması Zorunlu Defterler (Gelir Vergisi Mükellefleri)

Gelir Vergisi mükellefleri, Vergi Usul Kanunu’nun 182’inci maddesinde, bilanço esasına göre defter tutanların aşağıdaki defterleri tutması zorunludur.

 Yevmiye defteri; (Vuk-183.Md)

 Defterikebir/Büyük Defter (Vuk-184.Md)

 Envanter defteri (Mevcudat ve muvazene defteri) (Vuk-185.Md)

Ayrıca, devamlı olarak imalat işiyle iştigal eden işletmeler, Vergi Usul Kanunu’nun 197’inci maddesine göre, diğer defterlere ek olarak İmalat Defteri de tutmak zorundadırlar.

Yine, Vergi Usul Kanunu’nun 200’üncü maddesine göre “Bitim İşleriyle” uğraşanlar imalat defteri yerine bitim işleri defteri tutarlar. Ancak, bilanço esasına göre defter tutan gerçek kişi veya kurumlar 7/A seçeneğine göre muhasebe kaydı tutuyorsa, ayrıca imalat defteri tutmalarına gerek yoktur.

4.2.1.2.İşletme Esasına Göre Tutulması Zorunlu Defterler

Gelir Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutanların aşağıdaki defterleri tutması zorunludur.

 İşletme Defteri (Vuk-193.Madde)

4.2.1.3.Serbest Meslek Erbabının Tutması Zorunlu Defterler

Gelir Vergisi mükelleflerinden serbest meslek erbabı olanlar, Vergi Usul Kanunu’nun 210’uncu maddesine göre serbest meslek kazanç defteri tutması gerekir. Yine mezkûr Kanunun aynı maddesine göre hekimler, diledikleri takdirde yukarıda yazılı malumatı protokol defterinde göstermek şartıyla ayrı bir serbest meslek kazanç defteri tutmayabilirler.

 Serbest Meslek Kazanç Defteri

4.2.1.4.Kollektif ve Komandit Şirketler (Şahıs Şirketleri)

Kollektif ve komandit şirketler, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre şirket olmasına rağmen kurumlar vergisi mükellef değillerdir. Kollektif ve komandit şirketlerin ortakları her biri ayrı ayrı gelir vergisi mükellefidir. Bu nedenle, vergi dairesinden mükellefiyet talep edildiğinde, kollektif ve komandit şirketin kendisine stopaj ve KDV mükellefiyeti, ortaklarına da gelir vergisi ile gelir geçici vergi mükellefiyeti tanımlanır.

 Yevmiye Defteri

 Defteri Kebir

 Envanter Defteri

 Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (Ticari Defter Tebliği Madde 5/2)

4.2.2.Kurumlar Vergisi Mükelleflerinin Tutması Gereken Defterler

Kurumlar vergisi mükelleflerinden sermaye şirketi olan anonim ve limitet şirket ile Kanunun ilk halinde sermaye şirketi niteliğinde gösterilmeyen kooperatiflerin tutması gereken defterler birbirinden farklılık göstermektedir. Aşağıda her birinin tutması gereken defterler ayrı ayrı gösterilmiştir. Bunun yanında, aşağıdaki bilgilere ek olarak anonim şirketler ile sürekli damga vergisi mükellefiyetti bulunan mükellefler, damga vergisi defteri tutacaklardır.

4.2.2.1.Anonim Şirketlerin Tutması Zorunlu Defterler

Ticari Defterler Tebliğinin 5. Maddesine göre, anonim şirketlerin tutması zorunlu defterler aşağıdaki gibidir.

 Yevmiye Defteri

 Defteri Kebir

 Envanter Defteri

 Damga Vergisi Defteri

 Yönetim Kurulu Karar Defteri

 Pay Defteri

 Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

4.2.2.2.Limitet Şirketlerin Tutması Zorunlu Defterler

Ticari Defterler Tebliğinin 5. Maddesine göre, limitet şirketlerin tutması zorunlu defterler aşağıdaki gibidir.

 Yevmiye Defteri

 Defteri Kebir

 Envanter Defteri

 Pay Defteri

 Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Limitet şirketler, “Limited Şirket Müdürler Kurulu Defteri” tutup tutmamakta ise serbesttirler.

4.2.2.3.Dernek ve Vakıfların İktisadi İşletmelerinin Tutması Gereken Defterler Ticari Defterler Tebliğinin 5. Maddesine göre, dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerinin tutması zorunlu defterler aşağıdaki gibidir.

 Yevmiye Defteri

 Defteri Kebir

 Envanter Defteri

4.2.2.4.Kooperatiflerin Tutması Gereken Defterler

1163 sayılı Kooperatifler Kanununa göre kurulan kooperatifler ile bunların üst kuruluşları da aşağıdaki defterleri tutmak zorundadır. 1163 sayılı Kanuna tabi olmayan ve özel kanunlarla kurulan kooperatiflerde aşağıda defterleri tutması gerekir. Zira 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 2’nci maddesinde, 1163 sayılı Kooperatif Kanununa göre kurulan kooperatiflerle ile özel Kanunlara göre kurulan kooperatifler arasında vergilendirme açısından herhangi bir fark gözetilmemiş olup, her iki durumda da kurulan kooperatifler muafiyet kapsamında değilse kurumlar vergisine tabi olacaktır.

 Yevmiye Defteri

 Defteri Kebir

 Envanter Defteri

 Pay Defteri

 Yönetim Kurulu Karar Defteri

5-TASDİK EDİLMESİ GEREKEN DEFTERLER VE TASDİK ZAMANLARI 5.1.Tasdik Edilmesi Gereken Defterler Şunlardır

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 220’nci maddesinde göre aşağıda yazılı defterlerin tasdik ettirilmesi mecburidir:

 Yevmiye Defteri

 Envanter Defteri

 İşletme defteri,

 Çiftçi işletme defteri,

 İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri,

 Nakliyat Vergisi defteri,

 Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri,

 Serbest meslek kazanç defteri,

Bu kanunla cevaz verilen hallerde yukarıda yazılı olanların yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabi tutulmak zorundadır. Örneğin serbest meslek erbapları, serbest meslek kazanç defteri yerine protokol defterini kullanabilir. Bu durumda, protokol defterini de tasdike tabi tutmak zorundadırlar.

5.2.Açılış Tasdiki Gereken Defterler Şunlardır

Ticari Defter Tebliğinin 13. Maddesine göre, Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan aşağıdaki defterlerin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.

 Yevmiye Defteri

 Defteri kebir

 Envanter defteri

 Pay defteri

 Yönetim kurulu karar defteri

 Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

 Damga vergisi defteri

Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında birinci fıkrada yazılı defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir.

Ticari Defter Tebliğinin 13.maddesine göre her hesap dönemi açılış tasdiki gereken defterler aşağıdaki gibidir.

 Yevmiye Defteri

 Defteri kebir

 Envanter defteri

 Yönetim ve Müdürler Kurulu Karar Defteri

 Damga Vergisi Defteri (Anonim şirketler ile sürekli Damga Vergisi mükellefiyetti bulunan mükellefler, Damga Vergisi Defteri tutacaklardır.)



Ticari Defter Tebliğinin 13.maddesine göre her hesap dönemi açılış tasdiki gerekmeyen defterler aşağıdaki gibidir.

 Pay defteri

 Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar

Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.

5.3.Kapanış Tasdiki Gereken Defterler ile Kapanış Zamanı

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinin 3 ve 5. Fıkrasına göre kapanış onayı (tasdiki ) yapılacak defterler aşağıdaki gibidir.

 Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri,

(Normal hesap dönemi kullananlar, izleyen yılın Ocak ayının sonuna kadar kapanış tasdikini yapmak zorundadır.)

 Yevmiye Defteri,

(Normal hesap dönemi olanlar izleyen yılın Haziran ayının sonuna kadar kapanış kaydını yapmak zorundadır.)

Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri ile Yevmiye Defteri dışındaki defterlerde kapanış tasdiki yapılması zorunlu değildir.

5.4.Defter Tasdik Zamanı

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 221’inci maddesi ile 6102 sayılı Tük Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesini göre aşağıdaki belirtilen defterleri kullanacak olanlar, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:

 Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda; (Aralık ayı sonuna kadar/Normal Hesap Dönemi)

 Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tesbit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda; (Özel Hesap Dönemi)

 Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce,

 Vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde; (Gelir Vergisi Kanunu 9.Maddesindeki Muaf Olanlar)

 Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettireceklerdir.

5.5.Defterlerin Tasdik Yenileme Zamanı

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 222’inci maddesi ile Ticari Defter Tebliği’nin 17 ve 18’inci maddelerine göre, ticari defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayında, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler (Yani kendilerine Maliye Bak. Tar. Özel Hesap Dönemi Tespit edilenler) bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

5.6.Tasdik Yenileme/Ara Tasdik Yapılabilecek Defterler

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 222’inci maddesi ile Ticari Defter Tebliği’nin 17 ve 18’inci maddelerine göre, ara tasdik yapılabilecek defterler aşağıdaki gibidir.

 Yevmiye defteri, (Ara tasdik yapılmadan önce, kapanış onayı yaptırılması gerekir.)

 Defteri kebir,

 Envanter defteri

 A.Ş Yönetim Kurulu Karar Defteri, (Ara tasdik yapılmasan önce kapanış onayı yaptırılması gerekir.)

 İşletme defteri,

 Serbest meslek kazanç defteri,

 Kullanılması halinde Damga Vergisi Defteri

5.7.Defterlerin Tasdik Makamı

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 223’üncü maddesine göre Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur.

Tasdik makamı, bu Kanuna göre tasdike getirilen defterleri sosyal güvenlik ile ilgili kuruluşların mevzuat hükümlerine bağlı kalmaksızın tasdik eder. Anonim ve limitet şirketler ile kooperatiflerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili müdürlüğünce de defterler tasdik edilebilir. (Kooperatif için Yürürlük: 15.03.2018)

Yine, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 64’üncü maddesinin 3. Fıkrasında da tasdik makamının noterler olduğu ayrıca belirtilmiştir.

5.8.Ticaret Sicil Tasdiknamesi

Defter onaylarının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, Ticaret Sicili Tasdiknamesini aramak zorundadır. Tasdiknamenin bilgileri değişmediği sürece, her yıl alınması gerekmez. (Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 16/6)

Ticaret Sicilinde kaydı bulunanalar, tasdik sırasında, Türk Ticaret Kanunu’nun 64.

maddesi ile Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin 16. maddesine göre yanlarında «Ticaret Sicili Tasdiknamesini» bulundurmak zorundadır.

5.9.Elektronik Defterler

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun Defter tutma yükümlülüğü başlıklı 64’üncü maddesinin 3.fıkrası uyarınca, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmayacaktır.

Ancak, hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

5.10.Defterlerin Saklama Zorunluluğu

Ticari Defter Tebliğinin 12. maddesine göre her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun “Defter ve Belgelerle Diğer Kayıtların İbraz Mecburiyeti” başlıklı 256’ncı maddesine göre ise defter ve belgeler ibraz edilmek zorundadır. İbraz edilme süreside aynı Kanunun 114’üncü maddesine 5 yıldır; yani defter ve belgeler zamanaşımı müddetince saklanmak ve ibraz edilmek zorundadır. Ancak, aynı Kanunun 114’üncü maddesine göre takdir komisyonuna başvurulduğu durumlarda bu süre maksimum 1 yıl uzayabilir. Dolayısıyla yaklaşık defter ve belgelerin VUK kapsamında 6 yıl saklanması mükelleflerin yararına olacaktır

Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, tutulması zorunlu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.

Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini istemelidir. Bu dava hasımsız açılır.

Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. Bu dava işyerinin merkezinin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesinde, eğer o ilde Asliye Ticaret Mahkemesi yoksa Asliye Hukuk Mahkemesinde açılır. Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür.

6-SONUÇ

Yukarıdaki acıkmalarda görüldüğü üzere, ticari defterlerin kişi veya kurumun mükellefiyetine göre farklı farklı defterler tutabilmektedir. Ticari defterlerin tasdik onay makamı, tasdike tabi olup olmadıkları, tasdik yenileme zamanı mükellefiyet türüne göre farklılık gösterebilmektedir.

Vergileme.com sitesinde yayımlanan yazıların tamamı ya da bir bölümü, 4110 sayılı Yasa ile değişik 5846 sayılı FSEK uyarınca, Kullanılmadan önce eserin hak sahibinden (vergileme.com) aynı Kanunun 52’nci maddesine uygun yazılı izin alınmadıkça, hiçbir şekil ve yöntemle işlenmek, çoğaltılmak, çoğaltılmış nüshaları yayılmak, satılmak, kiralanmak, ödünç verilmek, temsil edilmek, sunulmak, telli/telsiz ya da başka teknik, sayısal ve/veya elektronik yöntemlerle iletilmek suretiyle kullanılamaz. İlgili eser yayımlandığı tarih itibariyle elektronik imza karşılığı (5070 sayılı Kanun Kapsamında değil) kayıt altına alınmış olup, bu tarih itibariyle bu yazıyı yayımlayanlardan yayımladıkları metnin kendilerine ait olduğu, bu yazının yayımlandığı tarihten önce resmi yollarla edinmiş oldukları belgelerle kanıtlamaları istenecektir.