pwc Certifierade kommunala revisorer Erik Jansen, revisions konsult Mars2018

(1)

Marie Lindblad Carina Olausson Certifierade

kommunala revisorer Erik Jansen, revisions konsult

Mars2018

pwc

(2)

Innehåll

Sammanfattning ... ¹

1. Inledning ... 3

1.1. Bakgrund ... 3

1.2. Syfte och Revisionsfråga ...... 3

1.3. Revisionskriterier .................. 3

1.4. Kontrollmål ......... 4

1.5. Metod och avgränsning ... 4

2. Iakttagelser och bedömningar ... 6

2.1. Styrning ... 6

2.1.1. Iakttagelser ... 6

2.1.2. Bedömning ......... 9

2.2. Uppföljning, rapportering och resultat ............ 9

2.2.1. Iakttagelser ......... 9

2.2.2. Bedömning ... 11

2.3. Analys och åtgärder ... 11

2.3.i. Iakttagelser ...... 11

2.3.2. Bedömning ................... 16

3. Revisionell bedömning ... 17

2018-03-13

Marie Lind~ """""' Certifierad kommunal revisor Projektledare

Uppdragsledare

Mars 2018 Region Norrbotten

PwC

1 av 17

(3)

Sammanfattning

På uppdrag av landstingets revisorer har PwC genomfört en granskning av regionstyrelsens ansvarsutövande under 2017.

Som enda politiska nämnd och driftsstyrelse inom Region Norrbotten har regionstyrelsen ett stort ansvar och en viktig roll avseende att utföra regionfullmäktiges uppdrag och det sammantagna politiska verkställighetsansvaret.

Granskningen syftar till att ge svar på frågan om regionstyrelsens ansvarsutövande för 2017 varit tillfredsställande.

Granskningen omfattar styrelsens åtgärder för att styra, följa upp, vidta åtgärder, kontrollera samt rapportera till regionfullmäktige.

Vår samlade revisionella bedömning är att regionstyrelsens ansvarsutövande för 2017 med fokus på styrning, uppföljning och kontroll av verksamhet, ekonomi och intern kontroll i allt väsentligt varit ändamålsenlig.

Bedömningen baseras på:

• Att regionstyrelsen under 2017 har vidareutvecklat sin styrning såtillvida att styrelsen utvecklat sin målstyrning.

• Att regionstyrelsen under 2017 har stärkt den interna kontrollen och vidareutvecklat den administrativa/ strategiska styrningen.

• att regionstyrelsen kan verifiera att styrelsen under 2017 haft en tillräcklig styrning (med avseende fokus på aktivt beslutsfattande, tydliga mätbara mål och intern kontroll).

• att regionstyrelsen kan verifiera att styrelsen under 2017 haft en tillräcklig upp- följning och rapportering av resultat och uppdrag (med fokus på fattade beslut, måluppfyllelse och genomförd intern kontroll).

• Att styrelsen under 2017vidareutvecklat sin avrapportering i årsredovisningen så- tillvida att styrelsen i år även gör en samlad bedömning av måluppfyllelsen kopplat till regionfullmäktiges strategiska mål enligt Strategisk plan 2017-2019.

• Att regionstyrelsen kan verifiera att styrelsen under 2017 tillräckligt analyserat och vidtagit åtgärder (med fokus på aktivt beslutsfattande och måluppfyllelse).

Mars 2018 Region Norrbotten PwC

2 av 17

(4)

1.

Inledning

1.1. Bakgrund

Som enda politiska nämnd och driftsstyrelse inom regionen har regionstyrelsen ett stort ansvar och en viktig roll avseende att utföra regionfullmäktiges uppdrag och det sammantagna politiska verkställighetsansvaret. Om regionstyrelsens ansvarsutövande inte är till- fredsställande riskerar det att negativt påverka regionens samlade verksamheter avseende ekonomi, produktion och kvalitet.

I regionfullmäktiges strategiska plan för 2017-2019 lyfts fem perspektiv där regionstyrelsen, i egenskap av regionens politiska förvaltningsorgan, har ett ansvar för aktiva åtgärder rörande styrning/ledning, uppföljning, kontroll och rapportering.

De fem perspektiven är:

• Medborgare - inriktat på välfärd till medborgarna

• Verksamhet - inriktat på effektivitet och kvalitet i verksamheten

• Kunskap och förnyelse - inriktat på utveckling, innovationer och långsiktig förny- else

• Medarbetare - inriktat på utveckling av medarbetarna

• Ekonomi - inriktat på kontroll och ta hand om av regionens ekonomi

De förtroendevalda revisorerna ska årligen granska om regionstyrelsens ansvarsutövande är tillfredsställande. Detta görs dels genom fördjupade granskningar som genomförs lö- pande under året, dels genom denna granskning av ansvarsutövandet.

1.2. Syfte och Revisions.fråga

Granskningen syftar till att ge svar på frågan om regionstyrelsens ansvarsutövande för

2017 varit tillfredsställande.

Granskningen omfattar styrelsens åtgärder för att styra, följa upp, vidta åtgärder, kontrollera samt rapportera till regionfullmäktige.

1.3. Revisionskriterier

Kommunallagen 6 kap§ 7 (från och med januari 2018 gäller ny kommunallag.) Strategisk plan 2017-2019

Finansplan 2017-2019

3 av 17

(5)

1.4. Kontrollmål

I inledningen av kommunallagens 6 kap 7 §framgår nämndernas ansvar. "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.

De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt."

Granskningen ska bedöma om regionstyrelsen vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, vidta åtgärder, kontrollera samt rapportera utifrån målen för de olika perspektiven Medborgare, Verksamhet, Kunskap och förnyelse, Medarbetare samt Ekonomi.

I granskningen ska följande kontrollmål besvaras:

• Regionstyrelsen kan verifiera en tillräcklig styrning (fokus på aktivt beslutsfattande, tydliga mätbara mål och intern kontroll).

• Regionstyrelsen kan verifiera en tillräcklig uppföljning och rapportering av resultat (fokus på fattade beslut, måluppfyllelse och genomförd intern kontroll).

• Regionstyrelsen kan verifiera en tillräcklig analys och att åtgärder vidtagits (fokus på aktivt beslutsfattande och måluppfyllelse).

1.5. et d och avgrän ning

Granskningen genomförs löpande under året med följande metoder;

• Regionstyrelsens handlingar och protokoll följs och granskas löpande under året och på varje revisionsmöte from maj 2017 diskuteras det aktuella läget. Kontroll sker av aktiva beslut, målsättningar samt uppföljning/analys av dessa.

• På revisionsmötet i juni redovisas en muntlig nulägesrapport av regionstyrelsens vidtagna åtgärder (utifrån protokollsgranskningen).

• I början av oktober månad genomförs intervjuer med regiondirektör, bitr.

regiondirektör, ekonomidirektör samt HR-direktör. (Kontroll av

verksamhetsföreträdarnas uppfattning av styrelsens aktiva beslutsfattande, intern kontroll, mål samt uppföljning/analys av dessa.)

• I början av oktober genomförs intervjuer med gruppledarna i regionstyrelsen.

(Kontroll av styrelsens egen uppfattning om aktivt beslutsfattande, intern kontroll, mål samt uppföljning/analys av dessa.)

• Den 31 januari 2018 genomför revisorerna en hearing med regionstyrelsen utifrån de frågeställningar som de sakkunniga föreslår med hjälp av metoderna ovan.

• Övergr~pande granskning av måluppfyllelse redovisad i styrelsens årsredovisning

2017. (Overgripande kontroll sker av uppnådda resultat för verksamhetsmål och ekonomi.)

• Granskningen sammanställs i en samlad revisionsrapport.

4 av 17

(6)

Granskningen kompletterar övriga fördjupade granskningar som genomförs under 2017.

Rapporten är sakgranskad av regionstyrelsens ordförande, regiondirektör, ekonomidirek- tör.

5 av 17

(7)

2.

Iakttagelser och bedömningar

2.1. Styrning

Granskningen syftar i denna del till att ge underlag för en bedömning om regionstyrelsen kan verifiera en tillräcklig styrning av verksamheten (med fokus på aktivt beslutsfattande, tydliga, mätbara mål och intern kontroll).

Regionstyrelsen är såväl politisk nämnd som driftstyrelse. Detta innebär att styrelsen där- igenom har ett stort ansvar att utföra fullmäktiges uppdrag samtidigt som man har det sammantagna politiska verkställighetsansvaret. Ansvaret tydliggörs i fullmäktiges Strate- gisk plan 2017 - 2019;

• Styrelsen är beredande organ till fullmäktige.

• Beställare och uppdragsgivare av verksamhet

• Driftstyrelse för regionens samlade verksamheter 2.1.1. Iakttagelser

Regionstyrelsen hade under 2017 9 (nio) styrelsesammanträden. Vid dessa behandlas ett stort antal ärenden. Nedan beskrivs på en övergripande nivå ett antal ärenden/beslut med bäring på målstyrning, större strategiska beslut, intern kontroll samt administra-

tiv /strategisk styrning. Ärenden och beslut som är kopplade till vidtagna åtgärder med anledning av uppföljning och rapportering till styrelsen beskrivs i avsnitt 2.3.1 nedan.

I juni 2016 fastställde styrelsen Regionstyrelsens plan 2017-2019. Planen innehåller styrelsens delmål och indikatorer som fastställts med utgångspunkt från fullmäktiges fem övergripande perspektiv (medborgare, verksamhet, kunskap/förnyelse samt ekonomi). I detta sammanhang kan särskilt noteras:

• 2017-10-03, § 165 beslutar styrelsen fastställa Regionstyrelsens plan för perioden

2018-2020. Planen innehåller regionstyrelsens inriktning för verksamheten 2018

samt uppdrag och styrmått för perioden. Till grund för styrelsens plan för den kommande perioden ligger fullmäktiges Strategiska plan samt en av styrelsen upp- rättad riskanalys som kopplar till den strategiska planens målsättningar. Styrelsen behandlar riskanalysen i samband med att styrelsens plan fastställs, se vidare avsnitt 2.3.1.l nedan.

• I styrelsens plan för perioden 2016-2018 hade styrelsen fastställt sammanlagt 19

mål med 71 tillhörande indikatorer. I sin årliga, övergripande granskning av dåva- rande landstingsstyrelsen¹konstaterade revisionen att majoriteten av målen var mätbara, dock inte alla. Vidare ansåg revisionen att en del av målen heller inte vara påverkbara för styrelsen.

I Regionstyrelsens plan för 2017-2019 har styrelsen gjort en översyn av sin mål- styrning såtillvida att styrelsen i sin plan för perioden 2017-2019;

1 Landstingsstyrelsens ansvarsutövande 2016, mars 2017

6 av 17

(8)

o I stället för indikatorer använder sig av s.k. styrmått respektive kontroll- mått för att styra och målsätta verksamheten. Begreppen definieras i Reg- ionstyrelsens plan 2017-2019. Begreppen definieras i Regionstyrelsens plan

2017-2019;

• Styrmåtten markerar behov av utveckling med samma tidsperspektiv som den strategiska planen. Styrmåtten kan komma att revideras under planperioden. Styrmåtten ska konkretisera och kvantifiera de politiska utvecklingsbehoven i både fullmäktiges strategiska plan och styrelsens plan. Enligt Regionstyrelsens plan 2017-2019 är målet med styrmåtten att de ska vara utmanande men samtidigt realistiska drivkrafter för verksamheten. Styrmåtten följs årligen upp i delårsrapporter och års- redovisning.

Årets granskning visar att styrelsen för perioden 2017-2019 har mins- kat antalet styrmått (tidigare indikatorer) till 47. Dessutom har styrelsen, i maj månad²reviderat 17 olika mått/målvärden i Regionstyrelsens plan 2017 - 2019 på så vis att några målvärden för styrmåtten justeras samt att ett antal styrmått som inte går att följa utgår alternativt att nya styrmått tagits fram.

• Kontrollmåtten ska följas löpande under året men är enligt planen inte drivande på samma sätt som styrmåtten. Många kontrollmått är också mer trögrörliga och kan bli föremål för justeringar under pågående verksamhetsår. Detta för att möjliggöra effektiv styrning och relevant uppföljning. Kontrollmåtten fastställs därför av regiondirektören.

Kontrollmåtten redovisas i löpande text i delårsrapporter och årsredo- visning då resultat finns tillgängliga. För perioden 2017- 2019 uppgår antalet kontrollmått till n (elva).

• Granskningen visar vidare att Regionstyrelsens plan 2017-2019 innehåller ett stort antal specifika uppdrag (>40) ställda till regiondirektören, fördelade inom områ- dena;

o Hållbar utveckling

o Jämställdhet och jämlikhet o Hälso- och sjukvård o Utvecklingsområden o Regional utveckling o Ny regionindelning

Regionstyrelsen har ett arbetssätt som innebär att styrelsen, utöver de uppdrag som regiondirektören erhåller i styrelsen plan, även under löpande år ger uppdrag av olika slag till regiondirektören med anledning av information som kommit styrelsen till del i rapporter av olika slag.

Beträffande regiondirektörens avrapportering av uppdrag, se avsnitt 2.2.1.1.

Ett av de uppdrag kommunallagen ålägger styrelsen är att säkra att den interna kontrollen är tillräcklig. I detta ligger att upprätta internkontrollplan samt att följa upp att internkontrollplanen genomförts men också resultatet av kontrollåtgärderna3. I föregående års

2 Regionstyrelsens protokoll 2017-05-03, § 99 3 Se vidare avsnitt 2.2.i.1 nedan

7 av 17

(9)

granskning kunde revisorerna konstatera att dokumenterad riskanalys för fastställande av internkontrollplan saknades. Likaså ansåg revisionen också att styrelsen inte i tillräcklig utsträckning varit delaktig i framtagandet av internkontrollplanen. I årets granskning kan ett antal åtgärder för att stärka den interna kontrollen noteras;

• I protokollspunkt 2017-03-01, § 54 fastställer styrelsen 2017 års internkontrollplan. Detta dock utan riskanalys som grund. I samma protokollspunkt beslutar även styrelsen att under 2017 ska riskanalys upprättas som ska ligga till grund för valet av internkontrollområdet i 2018 års kontrollplan.

• I beslut i oktober 20174 beslutar styrelsen att ytterligare stärka den interna kontrollen inom regionen. Detta genom att;

o fastställa Regel för intern kontroll. I regelverket fastställs syfte, ansvars- fördelning, hur internkontrollplaner ska tas fram med hjälp av risk- och väsentlighetsanalyser samt hur internkontrollplanerna ska följas upp.

o föreslå regionfullmäktige att besluta om ändring av§ 3 punkt 7 i region- fullmäktiges reglemente för regionstyrelsen avseende intern kontroll. För- slaget innebär att fullmäktige tydliggör styrelsens övergripande ansvar för att säkra den interna kontrollen inom regionen samt innebörden av detta.

Regionfullmäktige beslutade den 18 oktober 2017 § 82 i enlighet med styrelsens förslag.

• Den 31 oktober beslutar så styrelsen att fastställa regionstyrelsens internkontrollplan för 2018. Av beslutet framgår att denna tagits fram genom riskinventering och riskbedömning i regiondirektörens stab. Detta i enlighet med styrelsens beslut i mars 2017 (se ovan).

Vi noterar också att styrelsen i juni 2017s fastställer en reviderad riktlinje för administrativa styrdokument (mål- respektive regeldokument) inom regionen. I beslutet ges också regiondirektören i uppdrag att genomföra en fullständig översyn av befintliga strategier i syfte att revidera och omarbeta de strategier som inte uppfyller kraven enligt riktlinjen.

Under år 2017 har styrelsen också fattat ett antal beslut av mer strategisk karaktär. Ett av dessa avser anpassning/förändring av hälso- och sjukvårdsorganisationen.

• Under 2016 beslutade dåvarande landstingsfullmäktige att uppdra åt styrelsen att identifiera åtgärder för att anpassa hälso- och sjukvårdsorganisationen till rådande ekonomiska förhållanden. Oktober 2016 fastställde styrelsen inriktningsbeslutet för förändrade uppdrag för länets sjukhus, hälsocentraler och folktandvård. I samband med beslutet uppdrogs åt regiondirektören att under våren 2017 återkomma till styrelsen med konkretiserade beslutsunderlag innehållande risk och konse- kvensanalys.

I mars⁶behandlade styrelsen regiondirektörens återkoppling av risk- och konse- kvensanalys inom områdena patientsäkerhet/medicinsk säkerhet, arbetsmiljö och ekonomi. Bedömningar inför styrelsebeslut presenterades. Mot bakgrund av analys och bedömningar beslutade styrelsen att genomföra föreslagna förändringar.

•Regionstyrelsens beslut 2017-10-01, §§ 183, 184 s Regionstyrelsens protokoll 2017-06-07, § 128

6 Regionstyrelsens protokoll 2017-03-01, § 58 samt 2017-03-27, § 82

8 av 17

(10)

• Under året har styrelsen bland annat beslutat om investeringar i Sunderby sjukhus för sammanlagt 82 mnkr av total ram uppgående till 334 mnkr7 (t.ex. investerats i tillfällig helikopterlandningsplats 6 mnkr, kylanläggning 33,2 mnkr, tillfällig akutmottagni9ng med ambulanshall etc.).

2.1.2. Bedömning

Det är sammantaget vår bedömning är att regionstyrelsen kan verifiera att man under 2017 haft en tillräcklig styrning (med avseende fokus på aktivt beslutsfattande, tydliga mätbara mål och intern kontroll).

Vi bedömer att styrelsen har vidareutvecklat sin styrning sedan föregående års granskning av styrelsens ansvarsutövning såtillvida att man utvecklat sin målstyrning, stärkt den interna kontrollen samt fortsatt vidareutvecklat den administrativa/strategiska styrningen.

2.2. Uppföljning, rapportering och resultat

Denna del av granskningen syftar till att ge underlag för en bedömning om Regionstyrel- sen kan verifiera en tillräcklig uppföljning och rapportering av ekonomi och verksamhet (med fokus på fattade beslut, måluppfyllelse och genomförd intern kontroll).

2.2.1. Iakttage/~er

2.2.i.1. Uppföljning/rapportering

Regionfullmäktige fastställer i sin strategiska plan för perioden 2017 - 2019 att uppfölj- ning till styrelsen ska ske kontinuerligt genom rapporter till varje styrelse. Fördjupad upp- följning ska ske i samband med delårsrapporter (april och augusti) samt årsredovisning.

Årsredovisningen ska lämnas till fullmäktige i april. Under året ska regionstyrelsen låta upprätta delårsrapporter per april respektive augusti som ska lämnas till fullmäktige för behandling i juni respektive oktober.

Granskningen visar att styrelsen avlämnat delårsrapporter och årsredovisning enligt full- mäktiges direktiv.

Styrelsen erhåller under året en omfattande mängd uppföljningar/rapporter/information av skild natur. Nedan redogörs översiktligt för några av våra iakttagelser kopplat till den uppföljning/rapportering som behandlas i styrelsen.

Uppföljningen i förhållande till Regionstyrelsens plan 2017-2019 görs främst i form av månadsrapport, delårsrapport per april och augusti samt i årsredovisningen. Därutöver erhåller styrelsen ett stort antal rapporter, främst av regiondirektören, under löpande år.

För den ekonomiska rapporteringen till styrelsen har styrelsen i mars 2017 fastställt en särskild rapportplan8 • Granskningen visar att den ekonomiska avrapporteringen under 2017 har skett i enlighet med fastställd plan. Totalt har styrelsen under året erhållit cirka tjugo rapporter avseende den ekonomiska utvecklingen inom regionen.

De uppdrag styrelsen tilldelat regiondirektören i antingen styrelsens plan eller under lö- pande år avrapporteras löpande, antingen i form av särskilda rapporter/återkopplingar av

7 Regionstyrelsens protokoll 2017-10-31, § 210 s Regionstyrelsens protokoll 2017-03-01, § 78

9 av 17

(11)

givna uppdrag men också inom ramen för regiondirektörens rapport. De rapporter vi noterar att styrelsen erhåller frekvent och med regelbundenhet (från regiondirektör eller annan) är;

• Regiondirektörens rapport

• Ledningsrapport

• Återkoppling av regiondirektörens uppdrag

• Återkoppling av regiondirektörens uppdrag från regionstyrelsens för att uppnå en ekonomi i balans

• Rapport från Internationella beredningen

• Avrapportering av delegationsbeslut

Ett av de uppdrag kommunallagen ålägger styrelsen är att säkra att den interna kontrollen är tillräcklig. I detta ligger att upprätta internkontrollplan9 samt att följa upp att internkontrollplanen genomförts men också resultatet av kontrollåtgärderna. Årets granskning visar att 2016 års internkontrollplan följdes upp av styrelsen 2017-03-01, § 53, detta i samband med att ²⁰¹⁷års internkontrollplan fastställdes (se avsnitt ^2.1.1ovan). Av rapporteringen framgår att samtliga divisioner redovisar de internkontroller som genomförs, resultatet av dessa samt eventuella åtgärder med anledning av genomförda kontroller.

Av intervjuer framgår att styrelsen generellt sett upplever att de under året fått god rapportering av verksamhet, ekonomi och uppdrag givna till regiondirektören.

2.2.1.2. Re ultat

Denna del av granskningen avgränsas till att översiktligt redogöra för den resultatredovis- ning/ grad av måluppfyllelse som styrelsen själv gör i Årsredovisning 2017. För mer för- djupad redogörelse, se revisorernas Granskning av Ärsredovisning 2017.

Likt tidigare år redovisar styrelsen i Årsredovisning 2017 grad av måluppfyllelse i förhål- lande till de styrmått¹⁰regionstyrelsen fastställt. För vart och ett av regionfullmäktiges strategiska mål enligt Strategisk plan 2017-2019 avger styrelsen också en samlad bedöm- ning av måluppfyllelsen.

• 2017 har styrelsen fullständig måluppfyllelse i ⁵¹% av de styrmått som fastställts (24 av 47).

• Därutöver redovisar styrelsen att man i 26 % av fastställda styrmått delvis uppnått fastställda målsättningar (12 av 47)¹¹^•

• I ²³% redovisar styrelsen att man inte uppnått fastställda styrmått ⁽¹¹av 47).

Granskningen visar att samtliga styrmått utvärderats i årsredovisningen. Måluppfyllelsen per strategiskt område framgår av tabell nedan.

9 Se avsnitt 2.1.l ovan.

10 Regionstyrelsens plan ^2017-2019använder sig av begreppet Styrmätt medan Årsredovisning ²⁰¹⁷använder begreppet Indikator

11 Granskades inte 2016

10 av 17

(12)

Perspektiv Styrmått

Helt uppnåtts Delvis uppnåtts Inte uppnåtts

Medborgare 7av8 1av8

87,5% 12,5 %

Verksamhet 6av20 9av20 5av20

30% 45% 25%

Kunskap /förnyelse 7av7 100%

Medarbetare 2av5 1av5 2av5

40% 20% 40%

Ekonomi 2av7 2av7 3 av7

28,6% 28,6% 42,8%

Summa 24av47 12 av47 11av47

51 % 25,5% 23,5 %

2.2.2. Bedömning

Det är sammantaget vår bedömning att regionstyrelsen kan verifiera att de har en tillräck- lig uppföljning och rapportering av resultat (med fokus på fattade beslut, måluppfyllelse och genomförd intern kontroll).

Det är vidare vår bedömning att styrelsen vidareutvecklat sin avrapportering i årsredovis- ningen såtillvida att styrelsen i år gör en samlad bedömning av måluppfyllelsen kopplat till regionfullmäktiges strategiska mål i Strategisk plan 2017-2019.

nalys o h åtgärder

Denna del av granskningen syftar till att ge underlag för en bedömning om styrelsen kan verifiera att man genomfört riskanalyser och vidtagit åtgärder (med fokus på aktivt beslutsfattande och måluppfyllelse).

2.3.1. Iakttagelser

2.3.1.1. Analy

Regionledning och regionstyrelsen genomför och dokumenterar årligen ett stort antal analyser; analys av måluppfyllelse i delårsrapporter och årsredovisning, riskanalyser, analyser i samband med större beslut etc. Nedan redogörs översiktligt för iakttagelser kopplat till regionens analysarbete.

Som tidigare nämnts¹²i granskningen har regionstyrelsen inför fastställandet av Region- styrelsen plan 2018-2019 låtit göra en riskbedömning/riskanalys kopplat till fullmäktiges strategiska mål för samma period.

• Risk har värderats mellan o - 16, där o motsvara ingen risk och 16 motsvarar högsta risk.

• De områden för riskbedömning som getts största risk är;

12 Se avsnitt 2.i.1 ovan

11 av 17

(13)

o Helhetsperspektiv med personen i centrum. Risken att medarbetare inte implementerar nya arbetssätt, okunskap om optimala flöden, revirtän- kande samt svårighet att samverka med kommuner bedöms som stor.

o Attraktiv arbetsgivare. Stor risk finns för att medarbetarnas kompetens inte tas tillvara samt att chefer inte har tillräckliga förutsättningar att utöva ledarskap.

• Riskanalysen har legat till grund för prioriterade områden samt utvecklingsområ- den fastställda i styrelsens plan för perioden 2018 - 2020. I sammanhanget ges regiondirektören specifika uppdrag kopplade till dessa områden. (Detta behandlas inte ytterligare inom ramen för denna granskning som avser verksamhetsåret 2017

och Regionstyrelsens plan 2017-2019).

I granskning av år ²⁰¹⁷års ansvarsutövande kan vi inte se att motsvarande riskanalys har behandlats i samband med fastställandet av Regionstyrelsens plan 2017-2019.

Regionstyrelsen har för perioden 2017-2019 även fastställt en analysplan för perioden,

"Gemensam analysplan för Region Norrbotten 2017-2019. Analysplanen utgör ett kom- plement till löpande mer verksamhetsanpassad och specifik uppföljningsverksamhet.

Analysplanen för perioden 2017-2019 består av 23 (tjugotre) analysområden, varav 19

(nitton) avser 2017. Planen definierar tydligt vad analysområdet avser, tidplan för färdig- ställande, ansvarig avdelning samt när avrapportering görs/gjorts. Enligt beslut¹3 avrap- porterar regiondirektören till styrelsen, antingen i Regiondirektörens rapport eller munt- ligt. Granskningen visar att styrelsen den 3 oktober 2017¹4 erhöll skriftlig rapportering kopplat till analysplanen. I övrigt framgår inte av protokoll huruvida muntlig rapportering genomförts.

I avsnitt 2.1.1 redogjordes även för den riskanalys avseende internkontroll som styrelsen låtit upprätta inför fastställande av 2018 års internkontrollplan.

• Riskanalysen innehåller 10 områden för vilka riskbedömning gjorts.

• Risk har värderats mellan 1 och 16 där ett motsvarar ett mycket lågt risktal medan

16 motsvarar det högsta risktalet (mycket stor risk i kombination med mycket stor sannolikhet)

• För samtliga riskområden fastställs vad som behöver göras för att minimera risken, kontrollmetod, kontrollfrekvens, utförare av kontroll, riskägare samt när rapportering/uppföljning till styrelsen ska ske.

Riskanalysen har legat till grund för de fyra kontrollmoment som fastställts i 2018 års internkontrollplan. För samtliga kontrollmoment har ett risktal beräknats.¹s

• Fakturering av utländska patienter (risktal 9).

• Återrapportering av delegationsbeslut (risktal 12)

•3 Regionstyrelsens protokoll 2017-06-07, § 132 14 Regionstyrelsens protokoll 2017-10-03, § 163

15 Risktal= sannolikhet multiplicerat med konsekvens, Källa: Riskinventering/riskbedömning, augusti 2017

12 av 17

(14)

• Bisysslor (risktal 9)

• Egenkontroll av rutiner/riktlinjer i VIS (Verksamhetens Informationssystem) (risktal 12).

Styrmått och kontrollmått utgör tillsammans en värdering av måluppfyllelsen för regionens strategiska mål.

• Av granskningen kan vi se att styrmåtten rent generellt avrapporteras i årets båda delårsrapporter samt årsredovisningen för 2017.

• Kontrollmått rapporteras inte specifikt till styrelsen utan redovisas i löpande text i delårsrapporter och årsredovisning då resultat finns tillgängliga.

Av våra intervjuer framgår att styrelsen generellt upplever att arbetet med riskanalys kopplat till fullmäktiges Strategiska plan 2018-2020 samt riskanalysen inför framtagandet av internkontrollplanen fungerat väl och att enigheten i riskbedömningarna var stor.

2.3.1.2. Åtgärder

Regionstyrelsen (tidigare landstingsstyrelsen) arbetar sedan en följd av år med spar- / åtgärdsprogram syftande till att anpassa verksamheten till de mål fullmäktige fastställt i strategisk plan samt finansplan. Under åren 2015 och 2016 fastslog dåvarande landstingsstyrelsen att beslutade åtgärder ska genomföras och att hälso- och sjukvårdsdivision- erna ska nå målet om en kostnadseffektiv verksamhet. Även för 2017 har styrelsen fast- ställt resultatmål för verksamheterna för 2017. Totalt ska verksamheterna i Region Norr- botten reducera kostnaderna med 323 miljoner kronor under 2017.

Nedan redovisar vi några av de ärenden vi identifierat i regionstyrelsens protokoll under

2017 med anledning av uppdrag och rapportering styrelsen erhållit i månadsrapporter, delårsrapporter, årsredovisning samt övrig rapportering. Sammanställningen är således inte en fullständig redogörelse utan utgör snarare ett axplock av de ärenden/beslut som fattats under ^2017.

Beslutsdatum

1 februari

1 mars

§ 33

44

52

Arende/beslut

Med anledning av resultatet i delårsrapporten gav landstingsstyrelsen den 2 juni 2016 i uppdrag till regiondirektören att jobba vidare med åtgärder inom vissa områden för att uppnå det budgeterade resultatet. Uppdragen rapporteras löpande vid varje regionstyrelse. Regiondirektören redovisar åtgärder och resultat. Informationspunkt.

Vårdval Norrbotten Uppföljning januari-december 2016.

Rapporten godkänns. I sitt yttrande till beslutet konstaterar styrelsen att under 2017 ska dialog föras med verksamheten om områden med bristande resultat och låg måluppfyllelse.

Med anledning av resultatet i delårsrapporten gav landstingsstyrelsen den 2 juni 2016 i uppdrag till regiondirektören att jobba vidare med åtgärder inom vissa områden för att uppnå det budgeterade resultatet. Uppdragen rapporteras löpande

13 av 17

(15)

1 mars

27mars

56

82

83

84

vid varje regionstyrelse. Regiondirektören redovisar åtgärder och resultat. Regionstyrelsen noterar informationen och beslutar att;

1. Regiondirektören får i uppdrag att fortsätta arbetet med åtgärder inom ovanstående områden för att det budgeterade resultatet ska uppnås.

2. Lägesrapport ska redovisas vid varje sammanträde med regionstyrelsen.

Strategi för oberoende av inhyrd personal. Kostnaden för hyrpersonal inom Region Norrbotten uppgick till drygt 265 mkr för 2016 och situationen är likartad nationellt. Chefsnät- verket för landsting-/regiondirektörer har tillsammans med Sveriges kommuner och landsting (SKL) tagit fram en gemensam strategi för att minska beroendet av inhyrd personal inom hälso- och sjukvården. Målet är att uppnå oberoende av inhyrd personal senast i januari 2019. Strategin för oberoende av inhyrd personal har inriktningen att samtliga landsting och regioner ska enas om ett gemensamt åtagande om att uppnå oberoende av inhyrd personal.

Regionstyrelsen beslutar att strategin för oberoende av inhyrd personal antas.

Förändrat uppdrag för länets sjukhus, hälsocentraler samt folktandvård i syfte att anpassa verksamheten till rådande ekonomiska förhållanden. Styrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Beräknad ekonomisk spareffekt 8,5 mnkr.

Regiondirektören fick i maj 2015 i uppdrag av regionstyrelsen att se över eventuella sammanslagningar av hälsocentraler i Luleå. Dessutom gavs uppdrag att utreda lokaliseringen av ambulanssjukvården i Luleå respektive Boden samt om am- bulanssjukvården kan placeras i anslutning till en hälsocen- tral.

Regionstyrelsen beslutar att Porsöns hälsocentral och

Björkskatans hälsocentral slås ihop under 2017 med placering på Björkskatans hälsocentral. Beräknad ekonomisk effekt; ca 2,6 mnkr/år.

Vid landstingsfullmäktige i juni 2015 behandlades åtgärder för ekonomi i balans. Regiondirektören fick i uppdrag att utreda hur primärvården i Boden ska bedrivas i två organisato- riska enheter istället för tre och återkomma till styrelsen för beslut.

Regionstyrelsen beslutar att:

1. Erikslund hälsocentral och Björknäs hälsocentral slås ihop under 2018 med placering på Björknäs hälsocentral.

2. Region Norrbotten köper fastigheten där Sandens hälso- central är inrymd, under förutsättning att överenskommelse nås med Bodenbo.

14 av 17

(16)

3maj 3maj

7juni

7juni 3 oktober

3 oktober

31 oktober

96 101

116

130

131 161

164

165

175

203

3. Nödvändiga ombyggnationer görs vid Garnis rehab, Björk- näs hälsocentral och Sandens hälsocentral.

Ekonomisk effekt; ca 1,9 mnkr/år

Månadsrapport per mars. Läggs till handlingarna.

Återkoppling av uppdrag till regiondirektören från regionstyrelsen för att uppnå budgeterat resultat. Direktören redovisar pågående arbete samt resultat. Informationen läggs till handlingarna.

Delårsrapport per april. Med anledning av resultat och pro- gnos i delårsrapporten beslutar styrelsen att det, förutom det arbete som pågår inom hela Närsjukvården, behövs särskilda insatser riktade mot att förbättra bemanningssituationen inom primärvården. Regiondirektören erhåller med anledning av detta ett antal i beslutet specificerade uppdrag.

Återrapportering av regiondirektörens uppdrag från regionstyrelsen. Regiondirektören redovisar uppdrag och vidtagna åtgärder. Informationspunkt

Aterrapportering av regiondirektörens uppdrag för att nå ett budgeterat resultat. Informationspunkt.

Återkoppling av regiondirektörens uppdrag från regionstyrelsen för att uppnå budgeterat resultat. Regiondirektören redovisar pågående arbete/åtgärder samt resultat. Informations- punkt.

Delårsrapport per augusti 2017. Styrelsen föreslår fullmäktige att godkänna rapporten. (M och L reserverar sig mot beslutet). I ärendebeskrivningen betonar styrelsen att i arbetet för att nå en ekonomi i balans är det viktigt att divisionerna ge- nomför åtgärder för att nå sina resultatmål.

Regionstyrelsens plan 2018-2020. Regiondirektören får flera uppdrag, bland annat att till styrelsen våren 2019 redovisa förslag på områden/åtgärder för minskade kostnader motsvarande 190 mkr för att regionen ska kunna nå resultatmålet 2 procent år 2020.

Redovisning av ekonomiska effekter av sammanslagning av två hälsocentraler i Kalix. Styrelsen godkänner redovisningen.

Återrapportering av regiondirektörens uppdrag från regionstyrelsen. Regiondirektören redovisar uppdrag och vidtagna åtgärder. Informationspunkt

15 av 17

(17)

19 december 231 Aterrapportering av regiondirektörens uppdrag från regionstyrelsen. Regiondirektören redovisar uppdrag och vidtagna åtgärder. Informationspunkt

Utöver det som redovisas ovan har regionstyrelsen även vidtagit åtgärder samt gett reg- iondirektören ett flertal uppdrag i samband med behandling av revisorernas olika gransk- ningsrapporter.

Bedömning

Det är vår bedömning att regionstyrelsen kan verifiera att de genomfört tillräckliga analyser och att åtgärder vidtagits (med fokus på aktivt beslutsfattande och måluppfyllelse).

16 av 17

(18)

3. Revisionell bedömning

Vår samlade revisionella bedömning är att regionstyrelsens ansvarsutövande för år 2017 i allt väsentligt varit tillfredsställande.

Bedömningen baser på;

• Att regionstyrelsen under 2017 har vidareutvecklat sin styrning såtillvida att styrelsen utvecklat sin målstyrning.

• Att regionstyrelsen under 2017 har stärkt den interna kontrollen och vidareutvecklat den administrativa/strategiska styrningen.

• att regionstyrelsen kan verifiera att styrelsen under 2017 haft en tillräcklig styrning (med avseende fokus på aktivt beslutsfattande, tydliga mätbara mål och intern kontroll).

• att regionstyrelsen kan verifiera att styrelsen under 2017 haft en tillräcklig upp- följning och rapportering av resultat och uppdrag (med fokus på fattade beslut, måluppfyllelse och genomförd intern kontroll).

• Att styrelsen under 2017vidareutvecklat sin avrapportering i årsredovisningen så- tillvida att styrelsen i år även gör en samlad bedömning av måluppfyllelsen kopplat till regionfullmäktiges strategiska mål enligt Strategisk plan 2017-2019.

• Att regionstyrelsen kan verifiera att styrelsen under 2017 tillräckligt analyserat och vidtagit åtgärder (med fokus på aktivt beslutsfattande och måluppfyllelse).

17 av 17