2. Gün
Kurumların Bakanlığa hesap verebilirliği nasıldır :
– Performans yönetiminin mihenk taşları – Kurumlar ve hesap verebilirlik
– Anlaşma – Raporlama – Beyan
– Örnek : Sosyal Güvenlik Temyiz Kurulu – Teşvikler!?
– Analiz
Niina Kiviaho 5.12.2011
Finlandiya Kamu İdaresinde performans yönetiminin gelişimi
1970-1980: sistematik yönetim gelişimi başladı : Yönetim,
amaçlar kullanarak planlama ve muhasebe sistemlerini entegre etti.
1980- bürokrasinin azaltılması : iki seviyeli yönetim yapısı
1988: Sonuçların yönetimi konusunda Hükümet’in kararı : sonuçlar, bütçeleme, harcama çerçeveleri, kaynaklar yerine sonuçlara vurgu, etkililik, verimlilik
2000- sonuçlar yönetiminin gözden geçirilmesi: etkililik, göstergeler ve değerlendirme
2004- hesap verebilirlik, raporlama, performans prizması, sonuç anlaşmalarının beyanları, yönetim sözleşmesi
Niina Kiviaho 5.12.2011
Hesap verebilirlik ve kurumlar
Hesap verebilirlik ve performans yönetimi birbirine sıkı sıkı bağlıdır (performans prizması)
Kurumlar ve özellikleri
– Göreceli bağımsız oyuncular – genellikle kanunda öngörüldüğü üzere,
– Örneğin Ulusal Sağlık ve Refah Enstitüsü Kanunu (668/2008) kurumun faaliyet alanını, görevlerini, SİSB’na bağlılığını,
yönetimini ve karar gücünü belirler.
– Kurumların kendi uygulama kuralları mevcuttur.
– İşe alım ve kaynak tahsisini kendileri hallederler (bütçe içerisinde)
Niina Kiviaho 5.12.2011
Kurumların maliyesi
Kaynaklar : bazıları tamamen devlet bütçesinden karşılanıyor; bazılarının kendi gelirleri mevcut
– Gelirleri olan kurumlar : Devlet Bütçe Kanunu’nda (423/1988) tanımlandığı üzere net bütçeleme
- Ücretler kararnameye göre belirlenir
Performans bütçeleme
– Performans hedefleri bütçe oluşturulurken belirleyicidir.
– Toplu bütçe verilir
Bütçedeki tahsis planı (maddesi) kullanım detaylarını verebilir.
Bakanlık yetki alanındaki bütçe önerisinin oluşturulmasından sorumludur – kurumlar bütçe önerilerini bakanlığa iletirler.
A6 08/2008/tao/ahag
Sosyal İşler ve Sağlık Bakanlığı
Refah ve Sağlığın Geliştirilmesi
Bölümü
Sosyal Ve Sağlık Hizmetleri
Bölümü
İş Güvenliği Ve Sağlığı
Bölümü Sigorta
Bölümü
İşsizlik Temyiz Kurulu Sosyal Güvenlik
Temyiz Kurulu
Sosyal Sigorta Enstitüsü Finlandiya Emekli
Sandığı İşsizlik Sigortası
Fonu
Eğitim Fonu Finlandiya Otomatik
Satış Makineleri Derneği
Alko Inc.
Ulusal Sağlık ve Refah Enstitüsü
Finnish Medicines
Agency
Ulusal Refah ve Sağlık Denetleyici İdare Radyasyon ve Nükleer
Güvenlik İdaresi
Finlandiya İşyeri Sağlığı Enstitüsü
Finlandiya İş Ortamı Fonu
Bölgesel Devlet İdari Kurumları
İdare ve Planlama Bölümü
Kurumlar
Finlandiya Tıbbi Kurumu
İş Güvenliği ve Sağlığı Temel kamu hizmetleri,
yasal haklar ve izinler
29.3.20115.12.2011 Niina Kiviaho
Finlandiya Hükümeti’nin bütçeleme ve yönetim için performans modeli (performans prizması)
Niina Kiviaho 5.12.2011
Politika etkililiği
Çıktılar ve Kalite Yönetimi
-emtialar ve kamu malları
-hizmet yeteneği ve kapasitesi
Operasyonel Verimlilik -ekonomi
-verimlilik -karlılık
-maliyet-kurtarma oranı
İnsan Kaynakları Gelişimi Hükümet politikası etkililik
hedefleri (hedeflenen sonuçlar)
Operasyonel performans
Politika etkililiği : sonuçlar
Operasyonların ve finansmanın kullanımın etkililiğin gelişimini nasıl etkilediği
Operasyonel sonuçlar (çıktılar) yönetimin etkisine tabi
Performans yönetimi: bakanlık ve kurumlar
Performans Yönetimi bir çeşit alıcı-satıcı modeli
Bakanlık performans yönetimini uygular (sonuçlara göre yönlendirme)
Temel belge her yıl güncellenen dört yıllık performans anlaşmasıdır (parlamento süresiyle aynı zamana denk gelir)
Yıllık performans anlaşması
Bütçe
Yönetim sözleşmesi
Müzakereler – Gözetim bölümü ve kurumlar – İki tarafın yönetimi
– Gerekirse, daimi sekreter
Kurumun genel direktörü ve sekreter tarafından imzalanır.
Niina Kiviaho 5.12.2011
Dört yıllık çerçeve anlaşması
Dört yıllık dönemin ilk anlaşması en önemlisidir.
2012: Dört yıllık dönem için çerçeve anlaşması; 2012 yılı için hedefleri belirler.
2013: 2013 yılı için hedefleri belirler.
Çerçeve anlaşmasında konuşan 2015 yılı hedefleri de aynı şekilde yerine getirilir.
Niina Kiviaho 5.12.2011
Anlaşma Modeli
Çalışma grubu bundan sonra kullanılacak olan 4 yıllık anlaşma modeli için bir öneri hazırladı.
Liste detaylarına değil de stratejik hedeflere vurgu .
– Bakanlığın kurumdan ne istediğimiz konusunda açık bir vizyonu olmalıdır.
Hedeflere ulaşmak ve etkililiği arttırmak için hangi önlemlerin alınması gerektiği
Anlaşma için ortak modelin amacı
Anlaşmanın stratejik içeriğini iyileştirmek
Anlaşmaları daha kompakt ve aynı şekilde yapmak
Niina Kiviaho 5.12.2011
Anlaşmanın içeriği 1/2
Genel amaçlar
– Misyon, vizyon, yasal dayanak – Hükümet programıyla bağlantı
Politika etkililiği – Bakanlık sorumludur
Operasyonel performans
– Operasyonel verimlilik
Ekonomi
Verimlilik
Karlılık
– Çıktılar ve kalite yönetimi
Emtialar ve kamu malları
Hizmet yetisi ve kalite
– İnsan kaynakları gelişimi
2/2
Finans
Hedefleri izlemek (Bakanlık’a)
– Uzun vade
Dört yıllık dönemi kapsar
– Kısa vade
Mali tablo ve yıllık rapor
Burada dereceler ölçeği de sunulur
– Diğer raporlar
Kaynakların harcama-yeterliliği mayıs ve eylülde izlenir.
Ekler
– personel, finans
Niina Kiviaho 5.12.2011
Örnek: Sosyal güvenlik temyiz kurulu 1/2
Politika etkililiği:
Herkes için refaha erişim olacak
– Kararlar hakkında şikayetler – miktar : düşük
– Değiştirilen kararların yüzdesi (başvuran kişi karar hakkında şikayet ederse ve yüksek mahkeme kararı değiştirirse)
– Amaç, temyizlerin kalitesini taahhüt etmek
Operasyonel verimlilik
– Ekonomi: temyiz maliyeti; hedef 160 Euro
– Verimlilik : çalışan başına karar miktarı : 455 karar
– Bu örnek için karlılık ve maliyet- kurtarımı uygulanamıyor.
Niina Kiviaho 5.12.2011
Örnek 2/2
Çıktılar ve kalite yönetimi
– Emtialar ve kamu malları : 22.800 karar
– Hizmet yeteneği ve kalite: teslim süresi 11 ay; gelecek yıllardaki hizmet yeteneğini ve kaliteyi sağlamak için gelişimsel projeler uygulamak
İnsan kaynakları gelişimi
– Personelin kimlerden oluştuğu, işyerinde esenlik
(göstergeler), personele verilen eğitim, hasta izinleri, emeklilik
Niteliksel ve niceliksel hedefler mevcuttur.
Niina Kiviaho 5.12.2011
Bakanlığa rapor verme 1/2
Belgeler : ½ rapor, harcama raporları (yılda 3 kere) ve mali tablo & yıllık rapor.
Faaliyet yılı içerisinde kurum yılın ilk yarısı için bir takip raporu bakanlığa sunmalıdır; ½ rapor.
– Kurum o zamana kadarki performansını değerlendirir : yıl sonuna kadar hedeflerine ulaşıp ulaşamayacağını
değerlendirir.
Sapmalara ve gecikmelere odaklanır.
Gözleme departmanı yarı yıllık raporun bir özetini hazırlar (kısa özet bildirim)
– Departman kurulu ve yönetim kurulu tarafından ele alınır.
– Durumun tartışması – mevcut yıl içinde neler yapılması gerektiği ve gelecek yıl için taahhütler
Bir sonraki performans anlaşması için girdiler
Bakanlık seviyesinde harcama raporları (3 kere)
Niina Kiviaho 5.12.2011
Mali tablo 2/2
Muhasebe ofisi olarak hareket eden kurum 15 Mart’a kadar mali tablosunu ve yıllık raporunu Bakanlık ve Hazine’ye sunmak
zorundadır.
– Temyiz kurulları muhasebe ofisleri değildir – onların mali durumu Bakanlık’ın mali tablosunda rapor edilir.
Bilgi ayrı olarak sunulmalıdır.
Gereklilikler (Huovinen)
– Performans : anlaşmayı nasıl uyguladıklarıdır – Operasyonel verimlilik
– hesaplar
Ulusal Denetim Ofisi: hesapların dışarıdan denetimi
Niina Kiviaho 5.12.2011
Kurumların kesin hesapları konusunda Bakanlık’ın beyanı
Beyan, performansın değerlendirilmesidir.
Beyan, bu iş için atanan bir grup tarafından hazırlanır
– Departman sorumlusu
– Sorumluluğu Proje Yönetimi olan kamu görevlisi (1-2)
– Değerlendirmenin kalitesini ve yeknesaklığını sağlamak üzere İdari ve Planlama Departmanı’ndan bir temsilci
Taslak: departman kurulu> İdari ve Planlama Departmanı> İPD Kurulu > yönetim kurulu > bakanlar
Bu belge, mali tablo/ yıllık rapor ve diğer belgelere dayanır.
Performans ile anlaşmayı karşılaştırır.
Beyan sadece geriye dönük değildir – ileriye de bakar.
Mali tablo ve etkililiğe göre kurumun yapması gerekenler – Mali tablo ve etkililiğe göre Bakanlığın yapması gerekenler
Performansın derecelendirilmesi 1/
Derecelendirme sistemi (1-5) anlaşmada belirtilmiştir.
1) Zayıf ; hedefe ulaşılamamıştır
2) Geçebilir ; hedefe kısmi olarak ulaşılmıştır.
3) Yeterli ; hedefe neredeyse ulaşılmıştır.
4) İyi ; anlaşmaya göre hedefe ulaşılmıştır.
5) Mükemmel ; hedefe ulaşılmıştır ve hatta anlaşmadaki hedef geçilmiştir.
Muhtemel derecelere örnekler: –4, +4, 4 ½, -5….
Her performans hedefine uygulanır.
Performansın derecelendirilmesi 2/
Performansın tamamı için genel not
– En önemlisidir – kamuya ve yöneticilere verdiğimiz mesajdır.
– Genel not, derecelerin ortalama değeri değildir.
2010: Sosyal güvenlik temyiz kurulu
Bütün hedefler eşit değildir, bazıları daha önemlidir – dereceler ağırlıklandırılabilir.
– Hedeflerin öneminin/önceliğinin karşılıklı anlaşılması – Hedefleri aynı tutmak – iyi bir sebep olmadan hedefleri
değiştirmemek
Proje Yönetimi süreci: iyi uygulamalar
“Performans yönetimi günü” her yıl Haziran’da yapılan iki günlük geleneksel bir toplantıdır.
Bakanlar, kurumların yöneticileri ve bakanlığın yönetimi
Kurumların konuşmaları
Bakanlığın konuşmaları – beyan ve genel not
Beyanlar, ifadeler tartışılır.
Müzakerelerden önce sonbaharda “Başlangıç günü”
– Rehberler ve takvim sunulur – Paydaşları bir araya getirir – Tartışma ve sorular
Örnek
Sosyal Güvenlik Temyiz Kurulu
– Bir kurumun ve yaşadığı zorlukların küçük ve basit ama güzel temsili bir örneği.
Yıllık bütçe yaklaşık 5 milyon Euro, tamamı devlet tarafından
Personel : yaklaşık 60 kişi
Girdiler : temyizler
Süreç : temyiz davalarını çözmek
Çıktılar : temyiz kararları
Sonuç : karar alma sürecinin kalitesini sağlamak
Etkililik : sosyal güvenlik haklarının yasal olarak korunması
Hizmet kalitesi: yaklaşık olarak bir temyiz davasının kararlaştırılması süresi
Niina Kiviaho 5.12.2011
Sosyal Güvenlik Temyiz Kurulu
2008-2011 yılları için dört yıllık anlaşma 2007 Aralık ayında yapıldı.
Bağlam : 2007’deki organizasyonel reform iş bitirme süresinin çok arttığı ve sosyal güvenlik temel hakkının tehlikeye girdiği bir duruma yol açtı. O zaman, zorluklar henüz iyice anlaşılmamıştı.
Sebep : temyizlerin kapsamı ve yeterli kaynak eksikliği (para ve personel)
Temyiz Kurulu, iş bitirme süresi hariç diğer tüm hedeflerine ulaştı.
Bakanlık durumun çok iyi farkında.
Adalet Bakanı
Bağımsız pozisyon ve esneklik konusunda kısıtlamalar
– Harcama limitleri ve kaynakların yeniden tahsisi zorlukları –
– ÖRNEK : bakanlık daha fazla temyiz alması gerektiğine karar verse bile
Niina Kiviaho 5.12.2011
Yöneticiler için teşvikler – mevcut mu?
Kurumlar şirket değildir – kamu kurumlarıdır.
Yöneticiler kamu görevlileridir ve onlardan bu şekilde hareket etmeleri beklenir.
Mali kazanım veya kayıplar
Yönetim anlaşmaları ve performans primleri
– Performansa dayalı yönetimi ve yöneticilerin hesap verebilirliğini iyileştirmek için
– Yöneticiler için hedef belirleme ve değerlendirme
Medyada kötü yer alma ve incelemeyi önlemek – isim ve itibarın korunması.
Sonuçların Yönetimi konusunda temel notlar
- Siyasi katılım ve yönlendirmeye vurgu
- Sonuçlar anlaşmasının içeriği için ortak ve anlaşılır bakanlık emirlerinin taahhüt edilmesi
- Yıllık bütçe ve sonuçlar anlaşması arasında bağlantı olmasının sağlanması
- Dört yıllık (görev süresi) anlaşma ve yıllık kontroller - Stratejik anlaşma, ölçülebilir göstergeler ve önlemler
- Müzakere süreci yönetici tarafından yönetilmeli ve basit olmalı - Yarı yıllık raporlama sistemi ve uygulanan kamu beyanı
prosedürleri
- Anlaşmalar için ortak çerçeve (Finlandiya’da prizma) - Süreç esnasında yatay müzakereler
- Elektronik başvuru
Niina Kiviaho 5.12.2011