Bireysel Emeklilik Sistemi Otomatik Katılım
TAHSİLAT ve MUTABAKAT UYGULAMASI
Sayın Yetkili,
Bireysel Emeklilik Sisteminde Otomatik Katılım Uygulaması kapsamında sisteme dahil edilen çalışanlara ilişkin katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında takibi ve mutabakatının sağlanması amacı ile işlemlerin aşağıdaki açıklamalar çerçevesinde Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile yürütülmesi gerekmektedir.
Ücret bordrosu işlemlerinin (Dolayısı ile Bireysel Emeklilik Sisteminde Otomatik Katılım Uygulamasına ait işlemler de dahil) KPHYS sistemi aracılığı ile gerçekleştirilmesi durumunda tahsilat işlemleri T.C. Maliye Bakanlığı Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü düzenlemeleri kapsamında gerçekleştirileceğinden ayrıca Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubemizden mutabakat sağlanması ve tahsilata konu çalışan bilgilerinin tahsilat kayıtlarının iletilmesine gerek bulunmamaktadır.
Konuya ilişkin olarak, T.C. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan 24.03.2017 ve 12.04.2017 tarihli duyurular kapsamında işlem yapılması gerekmektedir. Söz konusu duyurulara https://www.muhasebat.gov.tr/content/uygulama-kilavuzlari adresinden ulaşılabilmektedir.
Katkı payı tahsilat mutabakatının sağlanması ve çalışan bazında katkı payı tahsilat bilgilerinin iletilmesi amacı ile gerekli açıklamalar ve Şirketimiz Kurumsal İnternet Şube aracılığı ile gerçekleştirmesi gereken işlemleri açıklayan kullanım klavuzu aşağıda yer almaktadır.
İşlemleriniz sırasınra öncelikle aşağıdaki açıklamaların dikkatlice incelenmesini takiben kullanım kılavuzunda yer alan işlemlerin takip edilmesi hatalı/eksik iş ve işlemlerin engellenebilmesini teminen zorunluluk oluşturmaktadır.
Saygılarımızla
Ziraat Hayat ve Emeklilik A.Ş.
Sayın Harcama Birimi Yetkilisi,
Bilindiği üzere 6740 sayılı Kanun ve Çalışanların İşverenleri Aracılığıyla Otomatik Olarak Emeklilik Planına Dahil Edilmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında kurumunuz çalışanlarından 45 yaş ve altında olanların belirlenen ve işverenin kapsama alınma tarihi itibarıyla çalışmakta olan kırkbeş yaşını doldurmamış kişilerin 01.04.2017 tarihinden itibaren Otomatik Katılım Sistemine dahil edilmesine yönelik olarak Şirketimizin tercih edilmesi sebebi ile bir kez daha teşekkürlerimizi sunarız. İlgili çalışanlarınızın 01.04.2017 tarihinden geçerli olmak üzere Otomatik Katılım sistemine dahil edilmesi ve maaşlarından Sosyal Güvenlik Kurumu’na ödenecek prim (SGK primi veya emekli keseneği) matrahının asgari %3’ü oranındaki kesinti yapılarak Şirketimize aktarılmasına yönelik dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır.
BİRİNCİ ADIM - Çalışanlara ait Grup Sözleşmesi açılması ve çalışan kayıtlarının oluşturulması
İlgili çalışanların sisteme dahil edilmesi ve katkı payı tahsilatlarının Sosyal Güvenlik Kurumu nezdinde kontrolü sağlanacağından, Kurumunuz bünyesinde ücret hesaplama yöntemi ve çalışan türü bakımından aşağıda ayrıntıları yer alan detayda grup sözleşmelerinin açılmasının sağlanması önem taşımaktadır.
KPHYS (KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personel)
Kamu kurumlarında çalışan personelden KPHYS sistemi üzerinde bordro işlemleri gerçekleştirilenlerin bu grup sözleşmesi altında kayıtlara alınması ve bu grup sözleşmesi içine başkaca bir personelin dahil edilmemesi gerekmektedir. Söz konusu grup sözleşmesi altında kayıtlara alınacak personele ilişkin bilgiler ve ücretlerinden kesinti yapılan katkı payları T.C. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün “83993637-000-Otomatik” sayılı, “2017/7 sayılı KPHYS Duyurusu”
konulu duyurusu ekinde yer alan “Bireysel Emeklilik (Otomatik Katılım) Sistemine İlişkin Uygulama Klavuzu” kapsamında işleme alınacaktır. Bu çerçevede KPHYS sisteminden temin edilecek personel bilgileri ile Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubemize harcama birimi yetkilileri tarafından yüklenen grup sözleşmesinde kayıtlı personel bilgileri karşılaştırılmalıdır. İlgili personel bilgilerinin Kurumsal İnternet Şubemiz aracılığı ile aktarılmasına ilişkin detaylı açıklama yine Kurumsal İnternet Şubemizdeki klavuzda yer almaktadır.
Söz konusu personelin ücretlerinden kesinti yolu ile tahsil edilen katkı payı tahsilatları harcama birimi bazında ilgili saymanlık muhasebe birimi tarafından Şirketimiz hesaplarına aktarılacağından, söz konusu grup sözleşmesi kapsamında sadece KPHYS sisteminde ücret hesaplaması gerçekleştirilen personele ait tahsilat işlemleri takip edilecektir. Diğer taraftan yürürlükteki düzenleme kapsamında, personelin ücret ödeme gününü takip eden işgünü kesinti tutarlarının Şirketimiz hesaplarına aktarılması gerektiğinden ücret ödeme gününü takip eden iş günü öncesinde ödemenin yapılmaması gerekmektedir.
KPHYS Dışı (Harcama Yönetim Sistemi üzerinden işlem yapılan personel)
Kamu kurumlarında çalışmakla birlikte KPHYS sistemi dışında bordro işlemleri gerçekleştirilen personel bu grup sözleşmesi kapsamına dahil edilmelidir. Bu grup sözleşmesi kapsamına KPHYS sisteminden ücret hesaplaması yapılan personel ile döner sermaye işletmeleri tarafından ücret ödenen personel kesinlikle dahil edilmemelidir.
Döner Sermaye İşletmesinden ücret alan personel
Ücretleri Döner Sermaye işletmesinden ücret ödenen (KPHYS sistemi dışında bordro işlemleri gerçekleştirilen) personel bu grup sözleşmesi kapsamına dahil edilmelidir.
Yukarıda açıklamalar doğrultusunda çalışanlara ait Grup Sözleşmelerinin ayrıştırılarak oluşturulması ve oluşturulduktan sonra Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubemize harcama birimi yetkilileri tarafından yüklenen grup sözleşmesinde bulunan çalışanların doğru grup sözleşmesi altında eksiksiz olarak yer aldığı kontrol edilmeli ve gerekli düzeltilmeler yapılmalıdır.
İKİNCİ ADIM – Katkı Payı Tahsilatlarının Çalışan Bazında Mutabakatı ve Bildirimi Söz konusu kontrol ve gerekli düzeltme işlemleri sonrasında ilgili çalışanlara ait katkı payı tahsilatlarının mutabakatı ve Şirketimize kişi bazında bildirimine yönelik işlemler başlatılmalıdır.
Çalışanların ücretlerinden kesinti yolu ile tahsil edilen katkı payı tutarlarının çalışan bazında bireysel emeklilik (Otomatik Katılım) hesaplarına aktarılabilmesi amacı ile mutabakat sağlanması ve çalışan bazında katkı payı tahsilatlarının Şirketimize bildirilmesi işveren temsilcisinin sorumluluğundadır.
Söz konusu mutabakat ve bildirim yapılmaksızın, katkı payı tahsilatlarının Şirketimiz hesaplarına transferi halinde katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik (Otomatik Katılım) hesaplarına kayıt edilmesi sağlanamayacak ve katkı payı tahsilatları yasal düzenleme kapsamında transfer gerçekleştirilen banka hesabına iade edilecektir.
KPHYS (KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personel)
Çalışanlara ait katkı payı tahsilatının mutabakatı amacı ile KPHYS sisteminden ücret alan çalışanlar ile ilgili tahsilat mutabakatı Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından “Bireysel Emeklilik (Otomatik Katılım) Sistemine İlişkin Uygulama Klavuzu” kapsamında oluşturulan veriler kullanılarak topluca sağlanacaktır. Bu nedenle harcama birimi yetkilileri tarafından mutabakat ve tahsilat için Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile başkaca bir işlem yapılmaması gerekmektedir.
KPHYS Dışı (Harcama Yönetim Sistemi üzerinden onaylanan personel)
Çalışanlara ait katkı payı tahsilatının mutabakatı amacı ile Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile çalışan bazında katkı payı bilgilerinin iletilmesi sağlanmalıdır. Gerçekleştirilecek mutabakat ve bildirim işlemleri hakkında detaylı bilgi “Kurumsal İnternet Şube Otomatik Katılım Sistemi Tahsilat Mutabakatı ve Tahsilat İşlemleri Kullanım Kılavuzu”nda yer almakta olup, Kurumsal İnternet şubemizdeki “Kullanım Klavuzları” bölümünden ulaşılabilmektedir.
Döner Sermaye İşletmesinden ücret alan personel
Çalışanlara ait katkı payı tahsilatının mutabakatı amacı ile Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile çalışan bazında katkı payı bilgilerinin iletilmesi sağlanmalıdır. Gerçekleştirilecek mutabakat ve bildirim işlemleri hakkında detaylı bilgi “Kurumsal İnternet Şube Otomatik Katılım Sistemi Tahsilat Mutabakatı ve Tahsilat İşlemleri Kullanım Kılavuzu”nda yer almakta olup, Kurumsal İnternet şubemizdeki “Kullanım Klavuzları” bölümünden ulaşılabilmektedir.
ÜÇÜNCÜ ADIM – Katkı Payı Tahsilatlarının Şirketimiz Hesaplarına Aktarılması.
KPHYS (KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personel)
KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personele ait katkı payı tahsilatlarının hazırlanan ödeme emirleri kapsamında ilgili saymanlık tarafından onaylanan ve muhasebeleştirilen tutarlar harcama birimi bazında ödenecektir. Söz
konusu ödemelere ait dekont açıklamalarında harcama birimi bazında detaylı bilgiler Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen sistemsel çalışma sonucunda otomatik olarak kayıt edileceğinden ilgili saymanlık muhasebe birimi tarafından ödemenin gerçekleştirilmesi sonrasında işlemler tamamlanmış olacaktır.
Bu aşamada KPHYS sisteminden çalışana ait katkı payı tahsilat bilgileri Şirketimize ulaşmadan önce katkı payı toplamının ödenmesi halinde işlem yapılması mümkün olamayacağından ücret ödeme gününü takip eden işgünü ödeme yapılması önem arz etmektedir. Katkı payı tahsilatlarını Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından bilgisayar sistemlerine tanımlanmış Şirketimiz banka hesabına otomatik olarak transfer edileceğinden bu konuda manuel işlem kesinlikle gerçekleştirilmemelidir.
KPHYS Dışı (Harcama Yönetim Sistemi üzerinden onaylanan personel)
KPHYS sistemi dışında bordro işlemleri yürütülen personele ait katkı payı tahsilatlarının mutabakatı ve çalışan bazında bildirimi Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile gerçekleştirildikten sonra hazırlanan ödeme emirleri kapsamında ilgili saymanlık tarafından onaylanan ve muhasebeleştirilen tutarlar harcama birimi bazında ödenecektir. Söz konusu ödemelere ait dekont açıklamalarında harcama birimi bazında detaylı bilgiler Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen çalışma sonucunda otomatik olarak kayıt edileceğinden ilgili saymanlık muhasebe birimi tarafından ödemenin gerçekleştirilmesi sonrasında işlemler tamamlanmış olacaktır. Bu aşamada Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile yukarıda belirtilen mutabakat ve bildirim işlemleri tamamlanmadan önce katkı payı toplamının ödenmesi halinde işlem yapılması mümkün olamayacağından ücret ödeme gününü takip eden işgünü ödeme yapılması önem arz etmektedir.
Diğer taraftan, katkı payı ödemelerinin Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile sağlanan mutabakat kapsamında oluşturulan liste tutarı ile kesinlikle eşit miktarda gerçekleştirilmesi gerekmekte olup, eksik veya fazla ödeme yapılması durumunda katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik (Otomatik Katılım) hesaplarına kayıt edilmesi mümkün olmayacağından katkı payı tahsilatları yasal düzenleme kapsamında transfer gerçekleştirilen banka hesabına iade edilecektir. Katkı payı tahsilatlarını Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından bilgisayar sistemlerine tanımlanmış Şirketimiz banka
hesabına transfer edilmesi sağlanacak olup bu konuda manuel işlem kesinlikle gerçekleştirilmemelidir.
Döner Sermaye İşletmesinden ücret alan personel
Döner Sermaye İşletmesi tarafından (KPHYS sistemi dışında) bordro işlemleri yürütülen personele ait katkı payı tahsilatlarının mutabakatı ve çalışan bazında bildirimi Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile gerçekleştirildikten sonra hazırlanan ödeme emirleri kapsamında döner sermaye saymanlığı tarafından onaylanan ve muhasebeleştirilen tutarların Şirketimizin TR710001000606000066667349 IBAN numaralı hesabına (T.C. Ziraat Bankası A.Ş.
Beyazıt Şubesi nezdindeki 6666-7349 numaralı hesabı) transferi sağlanmalıdır.
Katkı payı ödemesinin Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile oluşturulan liste ile eşleştirilerek katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik hesaplarına kayıt edilmesi amacı ile dekont açıklamasının ilk bölümüne mutlaka döner sermaye işletmesinin vergi kimlik numarası ve Kurumsal İnternet Şubemizde oluşturulan mutabakat listesine ait referans numarasının (Dosya No) mutlaka kayıt edilmesi gerekmektedir. (Örnek açıklama : 1234567890 VKN – 3456 Referans Numaralı Otomaitk Katılım Katkı Payı tahsilatı) Bu aşamada Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile yukarıda belirtilen mutabakat ve bildirim işlemleri tamamlanmadan önce katkı payı toplamının ödenmesi halinde işlem yapılması mümkün olamayacağından ücret ödeme gününü takip eden işgünü ödeme yapılması gerekmektedir.
Diğer taraftan, katkı payı ödemelerinin Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile sağlanan mutabakat kapsamında oluşturulan liste tutarı ile kesinlikle eşit miktarda gerçekleştirilmesi gerekmekte olup, eksik veya fazla ödeme yapılması durumunda katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik (Otomatik Katılım) hesaplarına kayıt edilmesi mümkün olmayacağından katkı payı tahsilatları yasal düzenleme kapsamında transfer gerçekleştirilen banka hesabına iade edilecektir.
Dikkat edilmesi gereken ÖNEMLİ hususlar:
1. Çalışanlara ait cep telefonu ve elektronik posta adreslerinin eksiksiz girilmesi katılımcılara sağlanan mobil şube, bireysel internet şube, Çağrı Merkezi hizmetlerinin eksiksiz ve etkin olarak sunulabilmesi açısından önem taşımaktadır.
2. Çalışanlara ait banka hesap bilgilerinin (IBAN numarası) eksiksiz ve doğru olarak girilmesi sistemden ayrılma (cayma) halinde tahsil edilen katkı paylarının
katılımcı hesaplarına en kısa sürede aktarılabilmesi açısından önem taşımaktadır.
3. Yürürlükteki düzenleme kapsamında çalışanların ücretlerinden kesinti yolu ile tahsil edilen katkı paylarının virgülden sonraki kısmı dikkate alınmaksızın tam tutarın transferi sağlanmalıdır. Bu kapsamda tahsilatın kuruşlu kısmının gönderilmemesinin sağlanması gerekmektedir.
4. Çalışanlara ait Otomaitk Katılım sözleşmesine ilişkin işlemler çalışan tarafından mobil şubemiz, bireysel internet şubemiz ve çağrı merkezimiz tarafından gerçekleştirilecek olup, tarafınızca sisteme dahil edilen çalışanlara ait işten ayrılma, ücretsiz izin ve benzeri ücretsiz dönem bildirimlerinin Kurumsal İnternet Şubemiz aracılığı ile gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
5. Kurumsal İnternet Şubemizin kullanımına ilişkin detaylı bilgiyi Kurumsal İnternet Şubemizde bulabilirsiniz.
6. Personel maaş hesaplamalarını KPHYS sisteminden gerçekleştirmekle beraber ödeme işlemlerini Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan klavuz (Bireysel Emeklilik Kesintilerinin Gönderilmesine İlişkin Uygulama Klavuzu) kapsamında açıklandığı üzere say2000i sistemi dahilinde gerçekleştiremeyen kurumların personeline ait tahsilat listesi KPHYS sisteminden temin edilecek olup, söz konusu kurumlar KPHYS sisteminde oluşturdukları kesinti toplamını
Şirketimizin TR710001000606000066667349 IBAN numaralı hesabına (T.C. Ziraat Bankası A.Ş. Beyazıt Şubesi nezdindeki 6666-7349 numaralı hesabı)
transfer edeceklerdir.
Kuruma yetkili kişi www.ziraatemeklilik.com.tr üzerinde yer alan Kurumsal İnternet Şube alanına tıklayarak, temsile yetkili kişi/kişilere ait T.C. Kimlik Numarası ve sistemde tanımlı cep telefonu numarası ile giriş yapılır.
Sistemde kayıtlı cep telefonuna gelen tek kullanımlık şifre ile Kurumsal İnternet Şubeye giriş yapılır.
*****
Giriş yapıldıktan sonra “İşlemler” menüsü altında yer alan “Tahsilat İşlemleri” alanına tıklanır. Bu alanda sırayla 3 ayrı işlem yapılmaktadır;
“Bordro Yükleme”
“Tahsilat Verisi Oluşturma”
“Tahsilat Yükleme ve Onay”
Bu işlemlerin sırası ile yapılması önemli olup amaç, kurum çalışanlarına ait üretim ve tahsilat mutabakatının yapılması ve katkı payı ödenmesi gereken tahsilat listesinin nihai olarak oluşturulmasının sağlanmasıdır.
Aşağıda işlem adımları detaylı bir şekilde açıklanmıştır.
1.ADIM: “BORDRO YÜKLEME”
İşlemler alanına giriş yapıldığında açılan alt menüde tahsilat işlemleri sekmesi seçildiğinde ilk gelen ekran Bordro Yükleme ekranıdır.
“Bordro Yükleme”
“Tahsilat Verisi Oluşturma”
“Tahsilat Yükleme ve Onay”
SGK_ISYER_SICIL_NO TCKN AD SOYAD MATRAH
SGK işyeri sicil numarası SGK_ISYER_SICIL_NO görüldüğü gibi alt tire olarak yazılmalıdır.
Bordro Yükleme olarak adlandırdığımız birinci adımda işveren yetkilisi tarafından, aşağıda görseli paylaşılan (Bordro Tablosu) ilgili formatta ki başlıklar altında Otomatik Katılım Sistemine dahil olan 45 yaş altı kurum çalışanlarına ait ilgili bilgiler hazırlanmalıdır.
Her bir SGK sicil numarası ile tanımlanmış grup için ayrı Bordro Tablosu yüklenmesi gerekmektedir.
Bordro Tablosu
Yukarıda formatı yer alan excel dosya tarafınızca oluşturulabilecektir. Duyurular kısmında yer alan http://www.ziraatemeklilik.com.tr/kullanim_kilavuzlari.html linkinden bordro tablosuna ulaşbilirsiniz.
İlgili bilgiler Bordro Tablosuna girildikten sonra dosya, farklı kaydet
seçeneği ile kayıt türünden “CSV (Virgülle Ayrılmış)” seçilerek format
kayıt edilir.
Daha sonra ekranda yer alan Tahsilat işlemi yapılacak “Dönem Bilgisi”
ve “Protokol Statü” seçimi yapılarak CSV formatında kaydedilen Bordro Tablosu “Dosya Yükle” butonu ile sisteme yüklenmelidir.
Dönem Bilgisi: Hangi ay için kesinti tutarı yatırılacak ise ilgili bordro ayı
seçilir. Örneğin; 2017 yılı Nisan ayı maaş bordrosundan yapılacak kesinti
için “Dönem Bilgisi” 2017.04 seçilir.
Protokol Statü: “KPHYS” ve “KPHYS Dışı” olmak üzere 2 seçenek olan alanda seçim yapılırken her zaman “KPHYS Dışı” seçilmelidir.
Not: Protokol Statü seçiminde (KPHYS veya KPHYS Dışı) her zaman için
“KPHYS Dışı” için seçim yapılmalıdır. “KPHYS Dışı” Kamu da çalışıp sözleşmeli personel statüsünde olan çalışanları, Döner Sermaye, Harcama Yönetim Sistemi ve Özel sektör personelini kapsamaktadır.
Örnek Bordro Yükleme İşlemi;
Dönem Bilgisi ve KPHYS Dışı seçimi yapıldıktan sonra “Dosya Yükle”
butonu tıklanarak daha önceden CSV (Virgülle Ayrılmış) formatında
kayıt edilen Bordro Tablosu dosyası seçilerek aç butonuna tıklanır.
Seçilen dosya “Devam” butonu ile sisteme yükleme işlemine başlanır.
Bordro Tablosunun (CSV) yükleme işlemi tamamlandıktan sonra sistem, tarafınıza yüklediğiniz dosyaya ilişkin Talep Numarası atayacaktır. İlgili Talep Numarasının işlemlerin devamı için kayıtlı tutulması önem arz etmektedir.
TALEP NUMARASI
Yukarıdaki Menü adımında yer alan hatalı kayıtları “Hatalı Kayıt Şablon İndir” butonu ile Excel dosyası içerisinde detaylı şekilde görüntüleyebilirsiniz. Yine, “Yüklenen Kayıtları İndir” butonu ile sisteme yüklenen dosya kayıtlarının tamamı indirilebilmektedir.
Amaç; yüklenen dosyadaki tüm kayıtlar üzerinden hatalı kayıtların kontrolünün sağlanarak gerekli işlemlerin bu yönde devam ettirilmesidir.
Ayrıca sistem kontrolünün sonucu otomatik olarak temsile yetkili kişiye e-posta yolu ile bilgilendirme gönderilmektedir. E-posta örneği aşağıdadır.
Yüklenen Dosyadaki hatalı kayıtları indirir Yüklenen Dosyadaki kayıtların tümünü indirir
Hatalı kayıtlar içerisinde “Listede Olmayan Kişiler” (üretimi yapılmamış olan çalışanlar) var ise hatalı kayıt şablon dosyasında bu kişiler tespit edilir ve önce bu kişilerin “Toplu İşlem ve Talep Dosyası”
üzerinden üretimi gerçekleştirilir. Bu işlemler ile ilgili olarak Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesindeki kılavuz aracılığı ile detaylı bilgiye ulaşılabilmektedir. Daha sonra bordro yükleme alanına tekrar giriş yapılarak bu kişiler için ilgili işlemlerin yapılması gerekmektedir.
Yüklenen dosya üretim kayıtları ile kontrol işlemini sağladıktan sonra üretim kayıtlarında hata veya eksiklik bulunmuyor ise 2. Adım olan Tahsilat Verisi Oluşturma adımına geçilir.
2. ADIM: “TAHSİLAT VERİSİ OLUŞTURMA”
Kurumsal İnternet şube üzerinde “İşlemler” menüsü altında yer alan
“Tahsilat İşlemleri” butonu içerisindeki “Tahsilat Verisi Oluşturma”
butonuna tıklanır.
Ödeme Tipi, SGK İşyeri Sicil No, Dönem Bilgisi ve Ücret Ödeme günü bilgileri girilerek “Hazırla” butonuna tıklanır ve “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay” işlemi için 1. Adımda yüklenen Bordro Tablosu bilgileri ve mevcut üretim bilgileri üzerinden excel formatında yeni bir dosya oluşturulur.
Örnek Tahsilat Verisi Oluşturma İşlemi;
1. Ödeme tipi seçilir;
Katkı Payı: Prime esas kazançtan kesinti yapılacak en az %3 lük tutar için,
Ek Ödeme: İlgili dönemde ödemesi yapılmamış olan çalışanlara dair yapılacak kesintiler için seçilir,
Ceza: Katkı paylarının geç ödenmesi halinde cezai işleme konu olmuş ödemenin ceza tutarının ödemesinde seçilir,
İşlemler alanına giriş yapıldığında açılan alt menüde tahsilat işlemleri sekmesinden Tahsilat Veri Oluşturma alanına tıklanır ve yukarıdaki ekrana ulaşılır.
“Bordro Yükleme”
“Tahsilat Verisi Oluşturma”
“Tahsilat Yükleme ve Onay”
2. SGK İşyeri Sicil No seçilir; Hangi grup sözleşmesi için ödeme yapılacaksa o gruba ait SGK İşyeri Sicil Numarası seçilir,
3. Dönem bilgisi seçilir; 1.Adımda giriş yapılan Dönem Bilgisi girilir.
4. Ücret ödeme günü bilgisi; Ücret ödemesinin yapılacağı gün (GG.AA.YYYY formatında) kayıt edilir. Diğer ifade ile ücret
ödemelerinin personel maaş hesaplarına aktarıldığı gün bilgisi kayıt edilir.
Tüm bilgilerin doğru bir şekilde girildiğinden emin olunduktan sonra
hazırla butonuna tıklanır. Hazırla butonu tıklandıktan sonra daha
önce yüklemesi yapılan Bordro Tablosu üzerinden katkı payı
ödemesi yapılması gereken çalışanlar, ara vermiş olanlar, caymış
olanlar, teklif üretimi yapılmamış olanlar Excel formatında oluşan
dosya aç denilerek bilgisayarınıza kayıt edilir.
Kayıt edilen excel listesinde sertifikaları üretilmiş olan çalışanların son durumları görüntülenir. Listede ara veren, cayan, ücretsiz izine ayrılmış olan vb. kayıtlarda yer almaktadır. Bu tür kayıtlar kontrol edilerek bu kişiler için herhangi bir ödeme işlemi yapılmaz.
Bununla birlikte Bordro Tablosunda olmayan fakat üretimi olup da katkı payı gönderilmesi gereken çalışanların da bilgisi bu listede yer almaktadır. “İlgili kişiler için bordroda matrah bilgisi yer almamaktadır. Lütfen tutar girişi yapınız.” Uyarısı alınması durumunda bordro yükleme adımında bu hatanın alındığı kayıtlar için eğer ücret ödemesi yapılacak ise ilgili kişiler için Tahsilat Verisi excel tablosuna katkı payı tutarı bilgileri girilmelidir.
Girilen katkı payı tutarı matrahın asgari %3’üne ( veya katılımcı
talebine bağlı olarak daha fazla bir oranda olabilir ) isabet eden
kuruş içermeyen tam tutarı olmalıdır. Örneğin, matrahın %3 ü
85,65 TL ise, 85 TL olarak yazılmalıdır.
Oluşturulan excel içerisindeki tüm bilgilerin doğruluğundan emin olunduktan sonra excel dosyasının 1. Satırı ( başlık bilgilerinin bulunduğu satır ) silinerek dosya, “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay”
işlemi için “CSV (Virgülle Ayrılmış)” formatında tekrar kayıt edilir.
3.ADIM: “TAHSİLAT VERİSİ YÜKLEME ve ONAY”
Kurumsal İnternet şube üzerinde “İşlemler” menüsü altında yer alan
“Tahsilat İşlemleri” butonu içerisindeki “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay” butonuna seçilir.
İkinci adımda (Tahsilat Verisi Oluşturma adımı) hazırlanan ve CSV formatında kayıt edilen dosya ile ilgili işlemlere “Yeni Dosya Yükleyerek” alanı seçildikten sonra “Devam” butonuna basılarak devam edilir.
Dosya Seç butonu ile CSV formatında kayıt edilen Tahsilat Verisi
Dosyası kullanıcının bilgisayarından seçilir ve tekrar “Devam” butonuna
basılır.
Kayıt edilen bilgilerde hatalı bilgi mevcut ise aşağıdaki Uyarı ekranı açılır ve işlem yapılamaz. Belirtilen hatalı kayıtların düzeltilmesi işlemleri tamamlandıktan sonra tekrar “Yeni Dosya Yükleyerek”
alanından düzeltilen dosyanın yüklenmesi gerekmektedir.
Hatalı kayıtların tamamı ile düzeltilmesi ve mutabakatın sağlanması
sonrasında ise tekrar “Yeni Dosya Yükleyerek” alanından düzeltilen
dosyanın yüklenmesi işlemi yapılır. Ekranda “Devam” butonuna
basıldıktan sonra mutabakat sağlanan dosya, tahsilat işlemleri için sisteme bir referans numarası ile kayıt edilir. Oluşturulan referans numarası aşağıdaki ekran görüntüsünde yer aldığı üzere Bilgilendirme mesajında yer alır.
Bu aşamada ödenecek katkı paylarının çalışan bazında oluşturulması ve mutabakatı tamamlanmış olacaktır. Mutabakat sağlanan ve referans numarası alınan listenin herhangi bir nedenle, katkı paylarının Şirketimize ödenmesi öncesinde iptal edilmesi ihtiyacı oluşması durumunda ise İşlemler Menüsü
altındaki “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay” adımından “Daha Önce Yüklenmiş Dosya Üzerinden” seçeneği ile “Devam” butonuna basılarak ekranda görünen (ekrana sisteme önceden yüklenen tüm referans numaraları görüntülenir) ilgili referans numarası seçilerek “İptal” butonu ile işlem gerçekleştirilebilir.
