GİRİŞ
Türkiye son yıllarda “kamu yönetiminde” yeni adımlar atılmıştır. Kamu Yönetim Reformları ile hem merkezi hem de yerel yönetim idari işleyiş ve mali sistemler anlamında yeniden yapılandırılmıştır. Özellikle Avrupa Birliği uyum sürecinde yaşanan bu değişim ve gelişmeler mali süreçler açısından 2003 yılında yürürlüğe giren 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile uygulamalarımız içinde yer almaya başlamıştır. 2003 yılından bugüne geçiş dönemi olarak adlandırdığımız süreç içinde yeni yönetim teknikleri ve mali anlayışlar çerçevesinde kurumsal yapılanmalar gerçekleştirilmiş halen de devam ettirilmektedir. Mevzuat açısından 5018 sayılı yasa modern mali yönetim için geçerli olan mali disiplin ile birlikte Stratejik Yönetim ve Planlama, çok yıllı performans esaslı bütçeleme, hesap verilebilirlik bağlamında İç denetim ve kontrol mekanizmalarını beraberinde getirmiştir.
Kent ve kentlinin mahalli ve müşterek ihtiyaçlarını yine kent ve kentliye ait kaynakları kullanarak gidermekle sorumlu yerel yönetimler için; kaynak kullanımında ilke, yöntem ve esasları ortayı koyan kamu mali yönetim ve kontrol sistemlerinin oluşturulması ve sürdürülebilirliği kaçınılmaz bir durumdur.
Birlikte yönetim anlayışımız doğrultusunda kentlinin karar süreçlerine katılımı oldukça önemli bir unsurdur. Katılım sadece karar öncesi ve karar anı süreçlerde sınırlandırılmamalı kararların uygulama, izleme ve değerlendirme aşamalarında açık, saydam, dürüst, hesap verebilir olunmalıdır. Kurumsal olarak temel politikalarımızla aynı amaca hizmet eden “İç Kontrol Sistemi”nin belirtilen standart ve şartlarda bütüncül bir bakış açısıyla yeniden yapılandırılması, sahip çıkılması gerekliliğine inanarak eylem planı çalışmalarımız tamamlanmış ve uygulamalarına yönelik çalışmalar başlatılmıştır.
İÇ KONTROLE İLİŞKİN YASAL MEVZUAT
Birincil Düzey:
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu
• 5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bazı kanun ve kanun hükmünde kararnamelerde değişiklik yapılması hakkında kanun
• 5628 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda değişiklik yapılmasına dair kanun
• 5793 sayılı bazı kanun ve kanun hükmünde kararnamelerde değişiklik yapılmasına dair kanun
İkincil Düzey:
• İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
• Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Üçüncül Düzey:
• Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
• Üst Yönetici Rehberi
• Kamu İç Kontrol Standartları Rehberi
İç Kontrol nedir?
İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. (5018 sayılı KMYKK-MADDE 55 -(24.12.2005 – 5436/10. md.) )
İç Kontrolün Amaçları, Özellikleri ve Temel İlkeleri İç kontrolün amacı (5018 sayılı KMYKK - MADDE 56)
a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,
c) Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,
e)Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamaktır. (24.12.2005–5436/10. md.)
İç Kontrolün Özellikleri
İç kontrol, mali iş ve işlemlerle sınırlı değildir.
En üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının sorumluluğundadır.
İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yönetim sorumludur.
İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumluluğu aynı değildir.
İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir.
Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder.
İç Kontrolün İlkeleri
İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.
İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.
İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.
İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.
İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.
İç Kontrol Sistemi İçinde Yer Alan Aktörler ve Rolleri
ÜST YÖNETİCİ (Belediye Başkanı)
MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ
HARCAMA BİRİMLERİ
(Diğer Müdürlükler) İÇ DENETÇİ
ÖN MALİ KONTROL
İÇ KONTROL
Üst Yönetici (Belediye Başkanı);
Mali Yönetim ve İç Kontrol Sisteminin; kurulması, işleyişi, gözetilmesi ve izlenmesi konusunda Meclise karşı sorumludurlar. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler.
(5018 Sayılı Kanun Md.11, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8)
Harcama Birimleri (Müdürlükler)
Görev ve yetki alanları çerçevesinde; idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrol standartlarının belirlenmesi ve iç kontrolün işleyişinden, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden sorumludurlar. ( İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8)
Mali Hizmetler Müdürlüğü
İç Kontrol Sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, İç Kontrol ve ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, Ön Mali kontrol hizmetlerini yürütmek.
(*5018 Sayılı Kanun Md.60, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md. 8) (*Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.5)
İç Denetçi
İç Kontrol sistemini denetlemek, İç Kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime bilgi sağlamak, değerlendirme yapmak, önerilerde bulunmak.
Üst yönetici İç Denetçilerden, iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin
oluşturulmasına yönelik görüş alabilir. (*5018 Sayılı Kanun Md.64, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.7,11,15)
Belediye Personeli
İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, geliştirilmesi ve kurumsal sahipliliğin yaratılmasında aktif rol üstlenmek.
İÇ KONTROL SİSTEMİ YAPISI ve İŞLEYİŞİ Ön Bilgi
İç Kontrolün yapısı ve işleyişi 24.12.2005-5436/10. Maddesinde şu şekilde tanımlanmıştır;
MADDE 57 -(24.12.2005 – 5436/10. md.)
Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur.
Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır.
COSO NEDİR?
Treadway Komisyonu olarak bilinen Sahte Mali Raporlama Ulusal Komisyonu, 1985 yılında kurulmuştur. Treadway Komisyonunun en önemli hedefi; sahte mali raporların nedenlerini belirlemek ve meydana gelme olasılığını azaltmaktır. Komisyonunun himayesinde iç kontrol literatürünün yeniden gözden geçirilmesi için bir çalışma grubu oluşturulmuş, sponsor kurumların iç kontrol sisteminin kurulması ve etkinliğinin değerlendirilmesi için genel kabul görecek standartlar belirleyen bir projeyi
üstlenmesi kararlaştırılmıştır. Bu amaçla Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi “İç Kontrol Bütünleşik Çerçeve” raporunu 1992’de yayımlamıştır.
Bu rapor, COSO iç kontrol modeli olarak bilinmektedir.
Türkiye’de kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna ilişkin ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını hedeflemektedir.
COSO İÇ KONTROL MODELİNİN UNSURLARI NELERDİR?
1.Kontrol Ortamı: Kontrol ortamı, iç kontrolün temel unsurudur, iç kontrolün başarılı ya da başarısız olması, iç kontrol sürecinin yer aldığı kontrol ortamına bağlıdır.
Kontrol ortamı, kurumun iş görme biçimini ifade eder. İç kontrolün gerçekleştirilmesinde en önemli rolü çalışanlar oynadığı için, kurum bünyesindeki her bireyin sorumluluklarını ve yetkilerinin sınırını iyi bilmesi gerekmektedir. Çalışanlar, kişisel ve mesleki dürüstlüğü, etik değerleri sürdürüp sergilemek ve yürürlükteki davranış kurallarına her zaman uymak durumundadır. Yönetim ve çalışanların, iç kontrole yönelik pozitif ve destekleyici bir ortam oluşturması ve sürdürmesi büyük önem taşımaktadır.
2.Risk Değerlendirme: Kurumun hedeflerini gerçekleştirmesini engelleyen önemli riskleri tespit ve analiz etme, bunlara uygun yanıtlar verilmesini belirleme sürecidir. İç kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleştirilmelidir. Buna göre sistemin zayıf ve güçlü yönlerine ilişkin olarak analiz yapılması, risk alanlarının belirlenmesi ve kontrol faaliyetlerinin bu alanlarda yoğunlaştırılması gerekmektedir. Risk değerlendirmesi değişen koşulları devamlı takip ederek fırsatları, riskleri tespit ve analiz etmek ve koşulların değişmesine bağlı olarak meydana gelen risklerle başa çıkabilmek üzere iç kontrolde sürekli değişiklik yapmayı ifade eder.
3.Kontrol Faaliyetleri: Kontrol faaliyetleri kurumun amaçlarına ulaşmasına yönelik risklerle başa çıkmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek üzere uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri kurumun bütün kademelerine ve faaliyetlerine yayılmalıdır. Kontrol faaliyetlerine örnek olarak; yetki devri ve onay prosedürleri, görevlerin birbirinden ayrılması, kaynaklara ve resmi kayıtlara erişim konusunda kontroller gösterilebilir.
4.Bilgi Ve İletişim: Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek için bir kurumun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulur.
Çalışanların sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için iç kontrolle ilgili bilgiler anında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve personele duyurulmalıdır. Güvenilir ve uygun bilgilerin sağlanabilmesi için işlemlerin anında kaydedilmesi ve düzgün biçimde sınıflandırılması gerekmektedir.
5.İzleme: İzleme, iç kontrol faaliyetinin belirli zaman aralıklarıyla kalitesinin, kontrollerin tasarımı ve isleyişinin ve alınması gereken önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan süreçtir. İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir.
ÇANAKKALE BELEDİYESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ HAZIRLIK ÇALIŞMALARI ve EYLEM PLANI
Bilindiği üzere 10/12/2003 tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu mali yönetim sistemimiz uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına uygun bir şekilde yeniden düzenlenmiş ve bu kapsamda etkin bir iç kontrol sistemi oluşturulması amaçlanmıştır. İlgili düzenlemeler kapsamında Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerince iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve izlenmesi, geliştirilmesi amacıyla 18 standart, 79 genel şart belirlenmiştir. Belirtilen şartlarda, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlama ve sürecine ilişkin 04/02/2009 tarih ve 4005-1205 sayılı yazı ve eki Rehber ile bilgilendirme ve yol gösterme yapılmıştır.
Temel kanun ve yasal diğer düzenlemeler doğrultusunda ve rehber esas alınarak Çanakkale Belediyesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmaları Başkanlık Makamının 28.04.2009 tarihli olurları ile başlatılmıştır.
06.Mayıs.2009 tarihinde harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerine yönelik “İç Kontrol nedir? İç Kontrol Eylem Planı Hazırlık ve uygulamasına” ilişkin hizmet içi eğitim gerekleştirilmiştir. Yine aynı hedef kitleye İç Kontrol Standartları çerçevesinde genel algılama ve mevcut durum anketi yapılmıştır.
Kurum içinde etkin ve etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak için Belediye Başkanı Başkanlığında 9 kişilik İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 5 temel standart altında çalışma grupları tarafından oluşturulmuş, her bir birime yönelik faaliyet ve eylem tanılamaları devam etmektedir. Bu süreç içinde Mali Hizmetler Müdürlüğü eylem planı hazırlık çalışmalarında koordinasyon ve sekretarya hizmeti, İç Denetçi danışmanlık ve eğitmenlik görevlerini üstlenmiştir. Ayrıca ilk eylem planı olması ve tüm birimler tarafından sahipliliğin sağlanması için tüm müdürlerin katılımı ile izleme, değerlendirme ve eylem planı geliştirme ekibi oluşturulmuş ve çalışmalar sürdürülmektedir.
A. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.
Kamu yönetiminde, dünyada ve ülkemizde meydana gelen değişmeler sadece kurallar ve disiplinlerin değil aynı zamanda yönetim ilke, değer ve davranışların da gözden geçirilmesi gerekliliğini ortaya koymuştur. İyi bir yerel yönetim tarifi yapılmaya çalışıldığında kaynakların ekonomik, etkin, verimli, doğru hedef kitleye, eşit hizmet sunumu ile yönetilmesinden bahsedilebilir. Burada kaynak kullanımı önemli bir
ifadedir ki kaynak sahibi kent ve kentlilerdir, yerel yöneticiler ise karar süreçlerinde bu kaynakları az önce bahsedilen temel yönetim ilkelerini esas alarak kullananlardır.
Kent ve kentli açısından bakıldığında ise etik değerler yani kanunların ötesinde toplumsal norm ve beklentilere uyumlu davranmak için gerekli yaklaşımlar ortaya çıkmaktadır. Bu da toplumun seçtiği yönetime olan güveninin artması ve özellikle yolsuzlukla mücadele konusunda önemli açılımlar getirmektedir. Kaynak yönetimi ve hizmet sunumunda tarafsız olmak, birlikte yönetim modelleri oluşturmak, saydam, açık, hesap verebilir ve dürüst olmak gibi etik değerlerin tanımlanması ve uygulanması kurumumuz tarafından önemsenmektedir. 2006- 2010 Stratejik Planımızda kurumsal etik değerlerimiz tanımlanmış ve süreç içinde de birçok örnek uygulama ile görünür kılınmıştır. Birlikte yönetim modelleri geliştirilerek “katılımcı Bütçe” çalışmaları yapılmakta ve karar süreçlerine kentlilerin dahil edilmesi sağlanmaktadır. Web sayfamız ve mahalle toplantıları aracılığıyla faaliyet, hizmet ve gelir-gider durumuna ilişkin bilgilendirmeler yapılmaktadır. İç Denetçi ataması yapılmış ve denetim programı hazırlanmıştır. Belirtilen standartlar kapsamında genel mevcut yapıyı ve algılamayı görmek adına bir anket yapılmıştır. İç Kontrol birimi kurulmuş özellikle mali süreçlere ilişkin ön mali kontrol uygulama yönetmeliği hazırlık çalışmaları başlatılmıştır.
Standart-2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.
2006-2010 yılları Stratejik Planımızda kurumsal misyonumuz tanımlanmıştır. Misyon beyanımızın görünürleştirilmesi amacıyla hizmet binalarımızda gerek personelimiz gerekse vatandaşlar tarafından görünecek şekilde panolara asılmıştır. 2010-2014 yılları kurumsal plan çalışmaları kapsamında misyon beyanı gözden geçirilecektir.
Yine plan çalışmaları kapsamında idari iş ve işlemler, faaliyet ve projeler tanımlanmış ve görevlileri belirlenmiştir. Genel şartlarda belirtilen teşkilat yapılanması, görev, yetki ve sorumlulukları kapsayan görev dağılım çizelgeleri ve diğer ilgili tüm prosedürler 2010 yılına kadar tamamlanacaktır.
Standart-3:Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
“Yönetimin merkezinde yer alan insan unsurundan hareketle belediye ve kenti geleceğe taşıyabilecek yetkinlikte insan kaynağı yönetim sistemini oluşturmak”
amacımız doğrultusunda İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü oluşturulmuştur.
Yapılan her türlü faaliyetin kalitesi, başarı ile sonuçlanmasında; amaç ve hedeflerin gerçekleşmesinde en önemli kaynaklardan birisi insan kaynağıdır. Genel bakış açısıyla yerel yönetimler ve özellikle belediyeler küçük ve orta ölçekli illerde kentin önemli iş alanları arasında sayılmakta ve buna bağlı olarak da siyasi rant olarak kullanılmaktadır. Çanakkale Belediyesi bu yaklaşıma tam ters bir davranış göstermektedir. Personel giderlerimizin bütçe içinde ortalama %25 civarında olması önemli bir göstergedir.
Şartlarda belirtilen personelin işe alınması, görevde yükselmesi, bireysel performansını ölçülmesi, geliştirilmesi, hizmet içi eğitim programları vb temel unsurları kapsayan insan kaynakları geliştirme çalışmaları başlatılacak, ilgili prosedür ve analizler 2010 yılı sonuna kadar tamamlanacaktır.
Standart -4:Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.
“İmza Yetkisi” ve “Yetki Devri” hususlarını içeren, yetki devrinde de devredilen yetkilerin sınırları ve kapsamını açık olarak belirleyen, belediye başkanının yoğun imza trafiğine maruz bırakmayacak, başkanlık işleri ile daha yoğun ilgilenmesini kolaylaştıracak şekilde “İmza Yetkileri Ve Yetki Devirleri Yönetmeliği” hazırlanacaktır.
B. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI
Standart-5: Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.
2003 yılında 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol kanunu, 2005 yılında da yürürlüğe giren 5393 sayılı Belediye Kanunu ile belediyeler ve diğer kurumlar
“Stratejik Yönetim ve Performansa Dayalı Yönetim” teknikleri uygulama süreçlerimizin bir parçası haline dönüşmüştür. Bir geçiş dönemi yaşanmış bu sırada da kurumsal yaklaşımlar şekillenmiş ve yapılanma sağlanmaya çalışılmıştır. 2005 yılında Çanakkale Belediyesi olarak stratejik plan çalışmaları başlatılmış 2006 yılında tamamlanarak uygulamaya geçilmiştir. Kurumsal planımızın en belirgin özelliği
“katılımcı yöntemler” kullanılarak hazırlanmış olmasıdır ki İçişleri Bakanlığı tarafından uygulanan Yerel Yönetim Reformuna Destek Projesi kapsamında pilot il belediyesi olarak seçilmemizde önemli bir referans olmuştur. Stratejik Plan çalışmalarında tüm birimlerin katılımı sağlanmış ve ortak misyon ve amaçlar belirlenmiştir. Yerel Yönetim seçimleri sonrasında 2010-2014 yıllarını kapsayacak planlama çalışmaları Temmuz- 2009 itibari ile başlatılacak, kurumsal sahiplilik ve bütçe ilişkileri gibi geçmiş dönem planlama çalışmalarında zayıf görülen alanlar güçlendirilerek yeniden tanımlanacaktır.
Standart-6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.
Stratejik yönetimde esas olan unsurlardan biri de ortak amaç ve hedeflerin gerçekleşmelerine yönelik üretilen akçeli ya da akçesiz hizmet, faaliyet ve projelerin gerçekleştirilebilir olmasıdır. Bu da üretimlerde rasyonel tekniklerin kullanılması ile mümkündür. Uygulama süreçlerinde sürdürülebilir bir gelişme de için ortaya çıkan risklerin bilinmesi, çözümüne ilişkin senaryo ve analizlerin yapılmış olması gereklidir.
Mevcut yapıda İç Denetçi tarafından Mali Hizmetler Müdürlüğü- Gelir Birimine ait risk belirleme ve değerlendirmesi yapılmıştır. Genel şartlar kapsamında ifade edilen risk yönetimine ilişkin raporlama, izleme ve değerlendirme süreçleri gözden geçirilerek yapılandırılacak, birimler bazında raporlama sistemleri 2010 yılına kadar oluşturulacaktır.
C. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI
Standart-7:Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
Mali süreçler ve diğer idari süreçlere ilişkin hedeflere ulaşmayı ve riskleri karşılamayı kolaylaştıran ve anahtar role sahip kontrol strateji ve yöntemleri standart bir şekilde tüm birimleri ve hizmet, faaliyet alanlarını kapsayacak şekilde yapılandırılacaktır.
Kontrol faaliyetleri işlem öncesi, işlem anı ve sonrasını kapsayacak şekilde tanımlanacak ve uygun raporlama sistemi geliştirilecektir.
Standart-8: Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunulmalıdır.
Kurumsal olarak özellikle mali karar ve işlemleri hakkında bütçe, yatırım programı süreçlerini, çalışma takvimi ve sürece ilişkin izleklerin tanımlandığı bir yönetmelik 2007 yılında meclisçe kabul edilerek uygulamaya alınmıştır. Şu anda harcama öncesi, anı ve sonrasına ilişkin iç kontrol ve ön mali kontrol yönetmelik hazırlıkları devam etmektedir. Mali Hizmetler Müdürlüğü işleyişi yasal düzenlemelere uygun şekilde yapılandırılmıştır. Mali süreçlerde görevli personele yönelik eğitim programı tanımlanarak yıl içinde uygulamaya geçirilecektir. Şartlarda belirtilen yazılı prosedürlerin tanımlanması 2009 yılı sonuna kadar tamamlanacaktır.
Standart-9: Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
Bir önceki şartta belirtildiği üzere mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesine ilişkin prosedürlerin oluşturulması aşamasında iş akış analizleri yapılarak karar, onay noktaları ve görevli, yetkili personel tanımları görevler ayrılığı ilkesine bağlı olarak yapılacak; oluşabilecek olumsuz durumlara karşın çözümler oluşturulacaktır.
Standart-10: Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.
Mali ve idari iş ve işlemlerin kontrol başlangıç noktaları birimlerdir. İş ve işlemlerin yasal mevzuata uygun olarak yapılması esasından yola çıkarak; girdi-çıktı-sonuç ilişkilerini esas alarak izleme ve değerlendirmelerin yapılması sağlanacaktır. İlgili
şartların yerine getirilmesine yönelik birimlerden başlayarak idarenin tamamına uygun kontrol yapısı yılsonuna kadar oluşturulacaktır.
Standart-11: Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.
Faaliyetlerin sürekliliğini olumsuz yönde etkileyen personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar ve durumlar karşısında üretilecek çözümlere ilişkin risk değerlendirmesi yapılacak, faaliyetlerin devamlılığını sağlamaya ilişkin önlemler tanımlanacaktır.
Standart-12: Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.
2005 yılında birimlerin iş ve işlemlerinin elektronik ortamlarda yapılması, kurumsal koordinasyonun sağlanması, analiz ve değerlendirmeler için gerekli geçmiş ve bugün verilerinin, bilgilerinin depolandığı Yönetim Bilgi Sistemi kurulmuştur. Her bir birime özel modüller tanımlanmış, bilgi ve veri girişlerinin sürekliliğini sağlamak adına sistem kullanıcıları yetki tanımları yapılarak, periyodik zamanlarda eğitime tabi tutulmaktadır. Birim yöneticileri tarafından periyodik olarak raporlar kontrol edilmekte hata ve yanlış uygulamalara anında müdahale edilmektedir. Sistemin geliştirilmesi ihtiyaç durumlarına göre ilave modüllerin tanımlanarak ve sisteme dahil edilerek devam ettirilmektedir.
D. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
Standart-13: Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
Yönetim bilgi sistemi, faaliyet sonuçları değerlendirme raporları uygun bilginin oluşması için gerekli veriyi oluşturmak üzere tasarlanmıştır. İç ve dış iletişim için sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi hâlihazırda kullanılmaktadır. Çalışanların görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli bilgiye ulaşımları internet aracılığı ile olabildiği gibi Mali Hizmetler, İhale gibi birimlerin özel programları bulunmaktadır.
Standart-14: Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
Kurumsal yapı içinde faaliyet ve sonuçlarının izlenme ve değerlendirilmesine ilişkin Stratejik Plan, Performans Programı ve bütçe esas alınarak performans göstergeleri kullanılarak aylık raporlama sistemi oluşturulmuştur. 6 aylık dönemler içinde faaliyet sonuç ve bütçe uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler raporu hazırlanarak web sayfası aracılığı ile kamuoyuna sunulmaktadır. Yine bütçe gelir ve gider gerçekleşmeleri aylık olarak web sayfasından duyurulmaktadır. Ayrıca bir mali
yıla ilişkin faaliyet ve bütçe sonuçları, performans değerlendirmesinin yapıldığı faaliyet raporu hazırlanmakta meclis ve kamu oyunun bilgisine sunulmaktadır.
Standart-15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi ilgili mevzuata uygun olarak 2008 yılı içinde oluşturulmuştur. İş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sisteminin yapılandırma çalışmaları 2009 yılı sonuna kadar tamamlanacaktır.
Standart-16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
Hata, Usulsüzlük ve yolsuzlukların tespiti ve bildirilmesine ilişkin süreç, işlemler düzenli olarak kontrol edilmekte, iç denetçi tarafından incelenmektedir. Tespitler karşısında mevzuatın belirlediği önlemler alınmakta ve sonuçlarına ilişkin soruşturmalar gerçekleştirilmektedir.
E. İZLEME STANDARTLARI
Standart-17: İç Kontrolün Değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
İç Kontrol Eylem Planı hazırlık çalışmalarında her birim için iç kontrol standartlarının oluşturulmasına karar verilmiştir. Sistem oluşturulana kadar yaklaşık 1 yıl bir süre için tüm birim müdürlerinden oluşan bir kurul oluşturulmuştur. Kurulun görevi eylem planı çalışmalarını yürütmek ve planın hazırlanmasını sağlamak olarak tanımlanmıştır.
Yeni standartlar, izleme ve değerlendirme süreçleri tanımlanana kadar aynı kurul 3 er aylık dönemler halinde toplanacak ve mevcut standart ve şartlarda kurumsal değerlendirme toplantıları düzenleyecektir.
Standart-18: İç Denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.
İç denetim Belediyemizin amaç ve hedeflerinin karşı karşıya olduğu riskler, esas alınarak İç Denetçilikçe hazırlanacak iç denetim planı ve programı çerçevesinde yapılmaktadır. İç denetim faaliyetleri İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde periyodik olarak yürütülmektedir.
İç Denetçilik; Belediyemizdeki varlıkların güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgari seviyeye indirilmesi için faaliyetleri olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması ve bunlar için gerekli önlemlerin alınması, iç kontrol sisteminin sürekli gözden geçirilmesi konularında yönetime raporlar aracılığı ile önerilerde bulunulmaktadır. Bu raporlar çerçevesinde Belediye Birimlerince kontrol, yönetim ve süreçler değerlendirilerek gerekli iyileştirmeler oluşturulacak
eylem planları ile yürürlüğe konulmaktadır. Eylem planına ilişkin gerçekleşmeler önceden belirlenmiş aralıklarla İç denetçilik tarafından izlemeye alınmaktadır.
