KALİTE ÇEMBERLERİNDE
PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ
1
PROBLEM
Örgütün amaçlarının gerçekleşmesini engelleyen durumdur.
Yanıt mevcut bilgi birikimiyle değil araştırma ve incelemelerle bulunacak sorundur.
PROBLEMLERE DUYARLILIK
• Örgütte, bir problemin varlığı, problemin farkedilmesiyle başlar.
• İnsanlar başkalarının yarattığı problemlere veya problemlerin yol açtığı sıkıntılara karşı
duyarlı iken, kendi yarattıkları problemler veya rahatsızlıklar konusunda duyarsız
davranmaktadırlar.
Problem Çözme Problem Çözme
Araçları
Araçları
PROBLEM ÇÖZME SÜRECİ
1-Problemi Teşhis Etmek ve Problemin Seçimi 2- Problemin Nedenlerini Araştırma
3-Çözümler Arama ve Seçme 4-Çözümün Denenmesi
5-Yönetime Sunma
Beyin Fırtınası
BEYİN FIRTINASI TEKNİĞİ
• Beyin fırtınası 1930 yıllarından beri uygulanan bir tekniktir.
• Farklı düşüncelere sahip insanlar
düşüncelerini; ön yargıyla
karşılanacağı, küçük görülme
endişesi, söz hakkı sınırlaması ve eleştiriler endişesiyle söyleyemezler.
Toplu halde fikir
üretme ve bu fikirlerin en iyilerini seçme
yöntemidir
BEYİN FIRTINASI
BEYİN FIRTINASININ AMACI BEYİN FIRTINASININ AMACI BEYİN FIRTINASININ AMACI BEYİN FIRTINASININ AMACI
• Mevcut sürede mümkün olduğunca çok sayıda fikir üreterek yaratıcılığı
özendirmek
• Birbirine karşıt fikirler
oluşturmayı öğrenmek ve uygulayabilmek
Bir elek, değerlendirme ölçütleri olarak düşünülürse elekten geçenler uygun çözüm önerileridir ve bir havuzda toplanır.
Beyin fırtınasında nitelik değil, nicelik önemlidir. Öncelikli amaç fikir kalitesi değil, sayısının artırılarak eleğin doldurulmasıdır.
Her öneri değerlendirilir. Değerlendirme
BEYİN FIRTINASININ KULLANILACAĞI YERLER
• 1- Bir problemin belirlenmesinde
• 2-Bir problemin olası nedenlerinin ortaya çıkarılmasında
• 3- Bir problemin olası çözümlerinin belirlenmesinde
• 4- Olası problemler için önlemlerin belirlenmesinde.
KURALLARI
• Toplantıya katılan her kişiye eşit söz hakkı verilmeli.
• Zaman sınırlandırılması olmamalı.
• Konuşmacıya müdahale edilmemelidir
• Konuşmacılar eleştirilmemelidir.
• Takımın bütün üyeleri katılıma teşvik edilmeli
Kurallar
• Beyin fırtınası sırasında değil, seansın bitiminde tartışılmalı
• Kişiler birbirleri üzerinde yargı ve eleştiride bulunmamalı
• Bütün fikirler takım üyelerinin hepsinin
görebileceği bir yere (flip-chart) yazılmalı ve daha sonra üzerinden geçilmeli
Beyin Fırtınası Adımları
1. Beyin fırtınasının konusu, tüm üyelere açık bir dille anlatılır.
2. Herkese düşünmek için bir iki dakika süre verilir.
3. Herkese düşüncesi sorulur. Kimse ve hiçbir
düşünce atlanmaz. Açıklama esnasında tartışma ya da kritik yapılmaz.
4. Bir kişi açıklanan tüm fikirleri bir yere yazar.
5-Değerlendirme yapılamaz.
6-Sırasıyla söz alınır. Sırası geldiğinde söyleyeceği olmayan pas geçer.
7-Konuşmacı söz aldığında sadece bir öneride bulunabilir.
8-Herkes pas geçinceye kadar devam edilir.
9-Pas geçenler çoğaldıktan sonra sıra takip edilmeden söz verilebilir.
TOPLANTILAR İÇİN KATILIMCILARIN SEÇİMİ
•En uygun katılımcı sayısı 8-12 arasındadır.
•Grup daha büyük olursa başkanın konuşmaları kontrol altında tutması
güçleşebilir. Daha küçük olursa görüş alış verişi istenilen düzeyde gelişemez.
•Basitliğine rağmen Beyin Fırtınası
diğer toplu tartışmalardan çok farklıdır.
•Katılımcılar toplantıdan önce yeterli derecede aydınlatılmalıdır.
• Teknik iyice açıklanmalı, toplantının hangi amaçla yapıldığı belirtilmeli ve bütün karanlık noktalar
aydınlatılmalıdır.
Beyin Fırtınalarında toplantılarında
BAŞKAN toplantıdaki en önemli kişidir.
Toplantının sıkıntısız şekilde başlamasını, fikirlerin değerleme ve yargıdan uzak,
serbestçe ortaya atılabileceği bir ortamın yaratılmasını ve herkesin görüşmelere katılmasını sağlamak durumundadır.
Problem sahibi olmayan birisinin başkan olması uygundur.
Başkan tekniğin uygulanmasında deneyimli olmalıdır.
Başkanın tüm katılımcılara karşı tutumu olumlu olmalı, ortaya atılan her görüşü memnuniyetle karşılamalıdır.
Toplantıda düşüncelerin yazılması görevi mutlaka başkandan beklenmemelidir. Teyp kullanılabilir.
ÇOKLU OYLAMA
• Beyin fırtınası seansında ortaya çıkan fikirlerin en önemlilerini belirlemek için izlenilen bir
yöntemdir.
İzlenmesi Gereken Adımlar:
1. Bütün fikirleri içeren bir liste hazırlanır ve fikirler teker teker numaralandırılır.
2. Birbirine benzer fikirler, grubun da onayı ile birleştirilir.
3. Bu durumda tekrar numaralandırma yapılır.
4. Her üye bir kağıda, listedeki fikirlerin göreceli olarak daha önemli olduğunu düşündüğü üçte birini yazar.
Altı Şapkalı Düşünme Tekniği
Düşünce ve önerilerin belirli bir düzen içinde sunulması ve sistematikleştirilmesi için kullanılan bir yöntemdir.
“Şapkalar” düşüncelerin ayrıştırılması için kullanılan bir semboldür.
Şapkaların rengi değiştikçe rengin
simgelediği düşünceler belirli bir düzen içinde aktarılır.
Altı Şapkalı Düşünme Tekniğinin Avantajları;
1-Bir konu üzerinde daldan dala atlanarak belirtilen görüşler bir sisteme sokulmuş olur.
2. Fazla zaman kaybı önlenir.
3. Bir karara varma ve sonuçların ortaya çıkması kolaylaşır
EDWARD DE BOMD’ un 6 Şapkalı Düşünme Tekniği
Renklerine göre her şapkaya farklı değerler ve bakış açıları yüklenmiştir.
Şapkayı takan kişi o şapkanın yüklediği bakış açısı ve değerler ile olaylara bakarak karar verir.
BEYAZ: Saflık,temizlik, masumiyet, kişisel yorum yapmadan objektif yaklaşım veriler ile konuşma değerleri yüklenmiştir. Örneğin: Bu yıl fire oranı %5, bu ay müşteri şikâyetinin %1 düzeyinde olduğunun söylenmesi .
KIRMIZI: Şehvet, sinir, öfke duygularını yükler. NedenAini bilmeden, bence bu çözüm fire oranını düşürecek diye ifade kullanır. Sezgileriyle bunu ifade eder. Olaylara olumlu veya olumsuz yaklaşabilir.
SARI: Kışkırtıcı, haberci, güneş: Güneş, umut demektir. Bir şeyin olumlu taraflarını düşünür. Geçen yıl bunları yaptık sonuç olumlu oldu şeklinde bir ifade kullanılır.
SİYAH: Kötümser.Görüşülen konunun riskleri,gelecekte doğuracağı problemler, eleştiriler, ortaya çıkar.
YEŞİL: Doğa.Yenilikçi
Şapka.Konuyla ilgili alternatifler araştırılır. Yaratıcılık ön planda tutulur. Fikirlerin
orijinal,yeni,üretken olması istenir.
MAVİ: Gökyüzü, olayları tepeden bakan, ne zaman hangi şapkanın takılmasında, karar mekanizmasını işleten bir düşünce imajı yüklenmiştir.
Akış Şeması
AKIŞ ŞEMASI
Akış şemaları, bir süreçteki bütün adımların resimsel ifadesidir.
• Olayların sırasını açık olarak anlamaya yardımcı olur.
• İyileştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.
• Veri toplanacak alanları ve teknikleri tanımlamayı kolaylaştırır.
Yöntem:
1. Süreçteki bütün olaylar listelenir.
2. Bu olaylar akış şeması sembolleri kullanılarak sınıflandırılır.
3. Semboller isimlendirilerek ve birleştirilerek akış şeması çizilir.
Süreci iyileştirmek için:
1. Akış şemasındaki her olay için performans ölçütü değeri gösterilir. (Veri toplamak gerekebilir.)
2. Akış şeması, iyileştirme, tutarsızlıklar, kayıplar için potansiyel alanlar belirlemek üzere gözden geçirilir.
3. Akış şeması, veri toplanması ve incelenmesi gereken alanları daha iyi görebilmek için
kullanılır.
Başlangıç
Faaliyet
Faaliyet
Karar
Evet
Pareto Şeması
PARETO ŞEMASI
• Problemleri veya meydana geliş sebeplerini önem ve sıklık sırasına göre gösteren bir
araçtır.
• Problemlerin gözlem sıklıkları ya da önem yüzdelerini gösteren, büyükten küçüğe
dizilmiş sütunlardan oluşur.
• Pareto prensibi: “Sorunun %80’i problemlerin
%20’sinden gelir.”
• En önemli ya da en sık görünen probleme ait sütun şemanın en solunda gösterilir. Amaç,
kullanıcının dikkatini bu sütun üzerine çekmek ve vakit kaybını en aza indirmektir.
Bir soruna yol açan birçok sorun içinden yaşamsal önemi olan
birkaçını ayırmamıza yarar
PARETO DİYAGRAMI
PARETO DİYAGRAMI
Az sayıdaki önemli nedenin çok
sayıdaki önemsiz nedenden ayrılmasında etkilidir
“ÖNEMLİ AZ” “ÖNEMSİZ ÇOK”
80 / 20 80 / 20
Kullanım Amaçları
• Problemlerin ya da bu problemlerin meydana geliş sebeplerinin arasında en önemlilerinin görsel olarak saptanıp değerlendirilmesi.
• Hangi problemler üzerinde durulması gerektiği kararının verilmesi.
• Değişen zaman içinde performans değişimlerinin gözlenmesi.
Yöntem
1. Veri toplamak için bir zaman dilimi belirlenir.
2. İstenen veriler toplanır ve yoklama tablosuna yazılır.
3. Bu veriler, kategorileri azalan puan sırasında sınıflandırılarak özetlenir.
• 4. Çıkarılan sonuçlar soldan sağa azalacak
biçimde Pareto şemasına yerleştirilir. Şemanın dikey ekseni yüzdeleri ya da sıklık miktarını,
yatay ekseni ise oluşturulan kategorilerin (problem ya da sebeplerin) isimlerini
göstermelidir.
• 5. Şemanın sağ dik ekseninde toplam yüzde gösterilir.
6. Her sütun bir solundaki sütunun üstüne
eklenmek suretiyle, her sütunun üstündeki toplam yüzde belirlenerek, bu yüzdeler sağ eksende belirtilir.
7. Şemanın ismi verilir.
8. Şema zaman içinde toplanan yeni verilerle değiştirilir ve önceki şema ile farklar
değerlendirilir.
Kuvvet Alan Analizi
KUVVET ALAN ANALİZİ
Bir amaca doğru ilerleme veya iyileştirme için iki yol izlenebilir:
1. Performansı artırıcı kuvvetleri güçlendirmek.
2. Performansı kötüye iten kuvvetleri zayıflatmak veya ortadan kaldırmak.
Kuvvet alan analizi bu kuvvetlerin iki türünü de belirlemeye dayanır.
Kullanım Amaçları
• İyileştirme fırsatlarını belirlemek.
• Düzeltildiğinde bir problemin çözümüne olumlu katkısı olabilecek temel sebepleri belirlemek.
• Yeni bir program veya önerilen bir
iyileştirmenin, gerçekten, arzu edilen yararları sağlama olasılığını değerlendirmek.
• Engelleyici kuvvetleri yok etmek ve itici kuvvetleri desteklemek için gerçekçi bir uygulama planı oluşturmak.
Yöntem
1. Planlanan iyileştirme açık bir şekilde tanımlanır ve bu bir hedef cümlesi şeklinde yazılır.
2. Büyük bir kağıdın üstüne, hedefe ilişkin performans düzeyini temsil eden düz bir çizgi çizilir:
%0 %100
3. Mevcut performans düzeyi, kağıdın ortasına çizilen dikey bir çizgi ile temsil edilir
%0 %100
Yöntem
4. Önceden bir analiz yapmadan, performansı etkileyen ilk olarak itici kuvvetler ve sonra da engelleyici kuvvetler beyin fırtınası yoluyla belirlenir.
%0 %100
itici kuv. engelleyici kuv.
5. Listeler, sadece, amaca ulaşmada en fazla potansiyeli olan kuvvetleri göstermek üzere kısaltılır.
Grup üyelerinin gerçekten
güçlendirebileceklerini düşündüğü üç veya dört itici kuvvet belirlenir. Aynı şekilde,
gerçekten zayıflatılabileceği düşünülen üç veya dört engelleyici kuvvet belirlenir.
Histogram
HİSTOGRAM
• Histogram, ölçülebilir bir nitelik ile ilgili gözlem değerlerinin dağılımını gösteren bir çubuk
grafiğidir.
Belli bir zaman aralığında toplana verilerin yorumlanabilir hale getirilmesini
sağlayan, aralarında boşluk
bırakılmadan çizilen dikey sütun diyagramlarıdır .
HİSTOGRAM
Kullanım amaçları
Süreçlerin yapısında olan değişkenleri anlamak
• Süreçlerin yapısı,sorunların kaynağı
hakkında teoriler geliştirmektir.
0 10
Öğren ci
Sayı sı
Ön Test Sonuçları
BİR HİSTOGRAMIN
ÇİZİLEBİLMESİ İÇİN EN AZ 30, GENELLİKLE 50-100 ARASINDA VERİ TOPLANMALIDIR
HER HİSTOGRAM SADECE BİR
ÖZELLİĞİ ÖLÇER
Balık Kılçığı Diyagramı Neden-Sonuç Analizi
Ishikawa Diyagramı
Balık Kılçığı Diyagramı
Belli bir sonuca neden olan temel faktörleri bulmaya ve bunların etkilerini belirlemeye yönelik bir analiz ve karar verme tekniğidir.
Yöntem beyin fırtınası tekniği kullanılarak etkinleştirilir.
SONUÇ (HEDEF)
Gözlenen Sonuç (Problem)
Gözlenen Sonuç (Problem)
1-Araştırılacak sorun kutu 1-Araştırılacak
sorun kutu
NEDEN FAKTÖRLERİ SONUÇ (HEDEF)
Gözlenen Sonuç (Problem)
Gözlenen Sonuç (Problem)
Ana
2-Bu soruna sebep
olabilecek ana nedenler birer
kutu içine 2-Bu soruna
sebep
olabilecek ana nedenler birer
kutu içine
NEDEN FAKTÖRLERİ SONUÇ (HEDEF)
Gözlenen Sonuç (Problem)
Gözlenen Sonuç (Problem) Alt
Nedenl
er 3-Her ana
nedenin hataya sebep
3-Her ana nedenin hataya sebep
NEDEN FAKTÖRLERİ SONUÇ (HEDEF)
Gözlenen Sonuç (Problem)
Gözlenen Sonuç (Problem) Alt
Nedenl er
Ana Neden
4-Beyin fırtınası ile önem sırasına
konulur 4-Beyin fırtınası ile önem sırasına
konulur
33 44
55 22 11
NEDEN FAKTÖRLERİ SONUÇ (HEDEF)
Gözlenen Sonuç (Problem)
Gözlenen Sonuç (Problem) Alt
Nedenl
er 5-Belirlenen bu
nedenlerin
doğrulanması için veri toplanır, 5-Belirlenen bu
nedenlerin
doğrulanması için veri toplanır,
33 44
55 22 11
Yöntemin yararları:
1.Sorunların üzerine giden aktif bir yönetimi geliştirir.
2.Diyagramın hazırlanması iletişimi güçlendirir.
Herkesin dikkatini bir noktaya toplamasını sağlar.
3.Başlı başına eğitici bir çalışmadır, herkesin bilgisini geliştirir.
4.Verilerin toplanmasını ve konuya bilimsel yaklaşmayı sağlar.
5.Konuya hakimiyeti sınamak için oldukça iyi bir tekniktir.
6.Tüm sorunlara uygulanabilir.
MAKİNA MALZEME
SONUÇ
