BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİNİN BÜRO ÇALIŞANLARI ÜZERİNDEKİ ETKİSİ

T.C.

GAZİ ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ ANABİLİM DALI

BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİNİN BÜRO ÇALIŞANLARI ÜZERİNDEKİ ETKİSİ

YÜKSEK LİSANS TEZİ

Tezi Hazırlayan ÖZNUR URUN

Danışman

Prof. Dr. Burhan ÇİL

JÜRİ ÜYELERİNİN İMZA SAYFASI

Öznur Urun’un “Bilişim Teknolojilerinin Büro Çalışanları Üzerindeki Etkisi” başlıklı tezi 17 / 03 / 2010 tarihinde, jürimiz tarafından Büro Yönetimi Anabilim Yüksek Lisans Tezi olarak kabul edilmiştir.

Adı Soyadı İmza

Üye (Tez Danışmanı): Prof. Dr. Burhan ÇİL ... ...

Üye : Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU ... ...

ÖNSÖZ

Çağımızda yaşanan gelişmelerin temelinde bilişim teknolojileri yatmaktadır. Bilişim teknolojileri bireyleri, kurumları hatta ülkeleri olumlu ya da olumsuz yönde etkilemektedir.

Organizasyonların bilgi toplumuna uyum sağlama sürecinde bilişim teknolojileri başı çekmektedir.

Günümüzde; gerek özel bürolarda gerekse kamuya ait bürolarda bilginin elde edilmesi, yorumlanması, katagorize edilmesi, depolanması, paylaşılması, analizi ile yeni bilgiler elde edilmesi işlemleri ve diğer genel büro faaliyetleri bilişim teknolojileri kullanılarak yapılmaktadır.

Bu çalışmada; büyük bir hızla gelişen bilişim teknolojilerinin büro faaliyetlerinde kullanılması sonucu, büro çalışanlarına olan etkileri belirlenmeye çalışılmıştır. En çok hangi büro faaliyetlerinde bilişim teknolojilerinden faydalanıldığı ve bu teknolojilerin olumlu ve olumsuz etkilerinin açığa çıkarılması için, anket yöntemi ile kamu ve özel sektörde görev yapan büro çalışanlarının görüşleri alınmıştır.

Araştırma sırasında yardımlarını esirgemeyen, önerileriyle araştırmanın gelişimine ışık tutan danışmanım Prof. Dr. Burhan ÇİL’e, manevi desteğini her zaman hissettiğim Emre AKTAŞ’a; araştırmanın oluşumunda ve anketlerin değerlendirilmesinde katkısı olan arkadaşlarım Altuğ ÇAĞATAY ve Adeviye KARAKÖSE’ye, bütün hocalarıma, arkadaşlarıma ve büro çalışanlarına en içten teşekkürlerimi sunmaktan onur duyarım.

ÖZET

BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİNİN BÜRO ÇALIŞANLARI ÜZERİNDEKİ ETKİSİ

Urun, Öznur

Yüksek lisans, Büro Yönetimi Eğitimi Anabilim Dalı Tez Danışmanı: Prof. Dr. Burhan ÇİL

Mart-2010

Küreselleşme sürecinde bilgi, en önemli üretim faktörü olarak karşımıza çıkmaktadır. Günümüz bürolarında bilginin elde edilmesi, yorumlanması, katagorize edilmesi, depolanması, paylaşılması, analizi ile yeni bilgiler elde edilmesi işlemleri bilişim teknolojileri kullanılarak yapılmaktadır. Dolayısıyla; büro faaliyetleri, klasik bürolarda genellikle elle ve klasik yöntemlerle yapılırken, günümüz çağdaş bürolarında bilişim teknolojilerinden yararlanılarak gerçekleştirilmektedir.

Bu çalışmada son yıllarda büyük bir hızla gelişen bilişim teknolojilerinin bürolarda kullanılması sonucu büro çalışanlarına olan etkisinin açığa çıkarılması ve sahip olduğu kullanım düzeyinin belirlenmesi amaçlanmaktadır.

Bu araştırma; bir alan araştırması niteliğindedir. Çünkü; örnek seçilen kamu ve özel sektör kurumlarında çalışan büro çalışanlarına anket uygulanıp, veriler elde edilerek değerlendirilmiştir. Bu değerlendirmeler sonucunda bazı sonuçlara ulaşılmıştır.

Elde edilen verilere göre; bürolarda bilişim teknolojilerinden %96,2 ile en büyük oranda kurum içi-dışı haberleşme amaçlı faydalanılmaktadır. Bilişim teknolojilerinin büro faaliyetlerine sağladığı en önemli fayda %47,3 ile hızlılık sağlamasıdır. Bu teknolojilerin neden olduğu olumsuz etkilerin başında ise sistemin karmaşıklığı ile sistem hataları gelmektedir.

ABSTRACT

THE EFFECT OF INFORMATION TECHNOLOGIES ON OFFICE PERSONELS

Urun, Öznur

Master’s, Office Management Education Thesis Adviser: Prof.Dr. Burhan ÇİL

March -2010

We see the information as the most important production factor in the globalization process. Operations regarding the acquisition, interpretation, categorization, storage, sharing of the information and gaining new information by analysis are performed with the usage of information technologies. Therefore; while office operations are conducted manually and classically in traditional offices, in the contemporary offices of today they are performed by using information technologies.

In this research it is aimed to reveal the effect of information technologies to office persons workers as a result of rapidly growing information technologies being used in offices recently and to determine the usage level rate they have.

This research is a literature research as well as a field research. Because; surveys had been held in sample public and private sector organizations, data has been collected and evaluated.

As a resall of this research; According to data obtained; information technologies are mostly used for document preparation by a rate of 96,2 %. The most important contribution that information technologies provide to Office operations is, providing velocity by a rate of 47,3 %. The leading negative effect that these technologies cause is, system faults and system complexity.

İÇİNDEKİLER

Sayfa

JÜRİ ÜYELERİNİN İMZA SAYFASI ... İİ ÖNSÖZ ... İİİ ÖZET ... İV ABSTRACT... V İÇİNDEKİLER ... Vİ TABLOLAR LİSTESİ ... İX KISALTMALAR LİSTESİ ... Xİ BÖLÜM I ... 1 GİRİŞ ... 1 1.1.Araştırmanın Problemi ... 2 1.2. Araştırmanın Amacı ... 2 1.3. Araştırmanın Önemi ... 3 1.4. Araştırmanın Varsayımları ... 4 1.5. Araştırmanın Sınırlılıkları ... 4 1.6. Tanımlar ... 4 BÖLÜM II ... 5 KONUYLA İLGİLİ ARAŞTIRMALAR ... 5

2.1.Bilişim Teknolojisi Ve İlintili Kavramlar ... 8

2.1.1.Bilgi Kavramı ... 9

2.1.2.Teknoloji Kavramı ... 9

2.1.3.Bilgisayarlar ... 10

2.1.4.Tele Konferans Sistemleri ... 10

2.1.5.Video Konferans Sistemleri ... 11

2.1.6.Bilişim Teknolojileri Tanımı ve Gelişimi ... 11

2.1.6.1.Bilgisayar Teknolojilerindeki Gelişmeler ... 12

2.1.6.2.İletişim Teknolojilerindeki Gelişmeler ... 12

2.2.Bilişim Teknolojilerinin Evrimi ... 13

2.2.1.Bilgi İşlem Dönemi ... 13

2.2.2.Mikro Dönemi ... 13

2.2.3.Ağ Dönemi ... 14

2.3. İşletmecilikle İlintili Bilişim Teknolojilerinin Kullanımı... 15

2.3.1.İnternet ... 15

2.3.2.İntranet ... 16

2.3.3. Ekstranet ... 16

2.4. Bilişim Sistemleri ... 16

2.4.1.1.1. Elektronik Veri İşleme Sistemleri ... 17

2.4.1.1.2. Ofis Otomasyon Sistemleri ... 18

2.4.1.1.3. Karar Destek Sistemleri ... 19

2.4.1.1.4. Üst Düzey Bilişim Sistemleri ... 19

2.4.1.1.5. Uzman Sistemler ... 20

2.4.1.2. Fonksiyonel Bilişim Sistemleri ... 21

2.4.1.2.1. Satış ve Pazarlama Bilişim Sistemleri ... 21

2.4.1.2.2. Üretim Bilişim Sistemleri ... 22

2.4.1.2.3. Muhasebe-Finansman Bilişim Sistemleri ... 22

2.5. Bilişim Teknolojilerinin Organizasyonlar Üzerindeki Etkisi ... 24

2.5.1. Bilişim Teknolojilerinin Bilgi, Kariyer, Örgüt ve Toplum Üzerindeki Genel Etkileri ... 24

2.5.1.1. Bilginin Ortaya Çıkması ve Yayılmasına Etkileri ... 24

2.5.1.2. Kariyer/Meslekler Üzerindeki Etkisi ... 24

2.5.1.3. Örgüt Üzerindeki Etkisi ... 25

2.5.1.4. Toplum ve Kültür Üzerindeki Etkisi ... 25

2.5.2. Bilişim Teknolojilerinin Yönetim (İşletme Stratejileri) Üzerindeki Genel Etkileri ... 26

2.5.2.1. Bilişim Teknolojilerinin Sektörel Düzeydeki Etkileri ... 29

2.5.2.2. Bilişim Teknolojilerinin İşletme Düzeyindeki Etkileri ... 30

2.5.2.3. Bilişim Teknolojilerinin Stratejik Düzeydeki Etkisi ... 31

2.5.3. Bilişim Teknolojilerinin Örgüt Yapısı Üzerindeki Etkileri ... 32

2.5.3.1. Bilişim Teknolojileri ve Örgütsel Yapı Etkileşimi ... 32

2.5.3.2. Hiyerarşik Yapı Üzerindeki Etkileri ... 32

2.5.3.3. Otorite ve Kontrol Üzerindeki Etkileri ... 34

2.5.3.4. Örgütsel Kademe Sayısı Üzerindeki Etkileri ... 36

2.5.3.5. Bilişim Teknolojisi Kullanımının Departman Performansına Etkisi ... 36

2.5.4. Bilişim Teknolojileri ve Sistemleri Kullanımının Büro Personeline Etkileri ... 37

2.5.4.1. Personelin Fizyolojik ve Psikolojik Yapısına Etkileri ... 38

2.5.4.2. Personelin Mali Durumuna Etkileri ... 40

BÖLÜM III... 43

YÖNTEM ... 43

3.1. Araştırmanın Modeli ... 43

3.2. Evren ve Örneklem ... 43

3.3. Verilerin Toplanması ... 44

3.4. Veri Analiz Yöntemi ... 45

BÖLÜMIV ... 46

BULGULAR VE YORUMLAR ... 46

4.1. Deneklere İlişkin Bulgular ... 46

4.2. Bürolarda Bilişim Teknolojileri Kullanımına İlişkin Bulgular ... 48

SONUÇ VE ÖNERİLER ... 64

5.1. Sonuçlar ... 64

5.2. Öneriler... 66

KAYNAKÇA ... 69

TABLOLAR LİSTESİ

Sayfa

Tablo 1-Araştırma Örneklemini Oluşturan Kuruluşlar ... 44

Tablo 2-Deneklerin Sektörlere Göre Dağılımı ... 46

Tablo 3-Deneklerin Cinsiyetlerine Göre Dağılımı ... 46

Tablo 4-Deneklerin Yaş Gruplarına Göre Dağılımı ... 46

Tablo 5-Deneklerin Eğitim Durumlarına Göre Dağılımı ... 47

Tablo 6-Deneklerin Hizmet Yıllarına Göre Dağılımı ... 47

Tablo 7-Deneklerin Bilişim Teknolojileri Araçlarını Kullanma Durumu ... 48

Tablo 8-Deneklerin Bilişim Teknolojileri Araçları Kullanımını Nereden Öğrendiklerine Göre Dağılım ... 49

Tablo 9-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerine Olumlu Etkisinin Olup Olmamasına Göre Dağılım ... 49

Tablo 10-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerine Birinci Derecede Olumlu Etkisine Göre Dağılımı ... 50

Tablo 11-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerine Birinci Derecede Olumlu Etkisinin Kamu ve Özel Sektör Bakımından İncelenmesi ... 51

Tablo 12-Evde Bilgisayar ve İnternet Kullanımının Kullanım Süresine Göre Dağılımı ... 52

Tablo 13-İnternet Kafede Bilgisayar ve İnternet Kullanımının Kullanım Süresine Göre Dağılımı ... 52

Tablo 14-İşyerinde Bilgisayar ve İnternet Kullanımının Kullanım Süresi Göre Dağılımı ... 53

Tablo 15-Kurum İçi-Dışı İletişim Alanında Bilişim Teknolojilerinin Kullanım Sıklığı ... 54

Tablo 16-Evrak Hazırlama Alanında Bilişim Teknolojilerini Kullanım Sıklığı ... 54

Tablo 17-Rapor Hazırlama Alanında Bilişim Teknolojilerini Kullanım Sıklığı ... 54

Tablo 18-Yorumlayıcı Programlarla Karar Alma Alanında Bilişim Teknolojilerini Kullanım Sıklığı ... 55

Tablo 19-Depolama – Dosyalama - Arşivleme Alanında Bilişim Teknolojilerini Kullanım Sıklığı ... 55

Tablo 20-Veri Tabanından Yararlanmada Bilişim Teknolojilerini Kullanım Sıklığı 55 Tablo 21-Bilişim Teknolojilerinin, Büro Faaliyetlerinde Çeşitli Nedenlerle Zaman Kaybına Yol Açmasına Etkisi ... 56

Tablo 22-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerinde Nitelikli Personel Bulma Zorluğuna Etkisi ... 57

Tablo 23-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerinde Teknolojik Gelişmeleri Takip Etme Güçlüğüne Etkisi ... 57

Tablo 24-Bilişim Teknolojilerindeki Gelişimin Büro Personelini Eğitme Zorunluluğuna Etkisi ... 58

Tablo 25-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerinde Kurulum Maliyetinin Yüksekliğine Etkisi ... 58

Tablo 26-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerinde Sistem Hataları Veya Sistemin Yetersizliğine Etkisi ... 58

Tablo 27-Bilişim Teknolojilerinin Büro Faaliyetlerinde Sistemin Karmaşıklığına Etkisi ... 59

Tablo 28-Bilişim Teknolojilerinin Çeşitli Nedenlerle Zaman Kaybına Yol Açma Etkisinin Sektörler Bakımından İncelenmesi ... 59 Tablo 29-Bilişim Teknolojilerinin Sistem Karmaşıklığının Sektörler Bakımından

İncelenmesi ... 60 Tablo 30-Deneklerin Bilişim Teknolojilerindeki Hızlı Gelişmelerden Etkilenme

Durumu ... 61 Tablo 31-Deneklerin Bilişim Teknolojilerindeki Hızlı Gelişmelerden Etkilenip

Etkilenmeme Durumu ... 61 Tablo 32-Bilgisayar Destekli Programlara Bağlı Nedeni Tanımlanamayan

Hatalarla Karşılaşma Durumu ... 62 Tablo 33-Bilişim Teknolojilerinin Kullanımının Deneklerde Yol Açtığı

Rahatsızlıklar ... 63 Tablo 34-Deneklerin Kendilerini Bilişim Teknolojilerini Kullanma Açısından

KISALTMALAR LİSTESİ KDS: Karar Destek Sistemleri OOS: Ofis Otomasyon Sistemleri US: Uzman Sistemler

ÜDBS: Üst Düzey Bilişim Sistemleri VİS: Veri İşleme Sistemleri

YBS: Yönetim Bilişim Sistemleri

BÖLÜM I GİRİŞ

Yönetim ve örgüt süreçlerinin en temel girdisi, toplumsal ve ekonomik yaşamın en stratejik kaynağı olarak görülen bilgidir. Bilginin egemen olduğu günümüz toplumsal ve ekonomik yaşamı, ileri teknoloji kullanımını, teknoloji aracılığıyla bilgi üretimini, aktarımını ve ilgili iletişim nitelikleri ile yapılandırılmış bir süreci zamanın temel dinamizmi olarak karşımıza çıkarmaktadır.

Bireyler, örgütler ve toplumlar bu dinamik ilişkinin köklü toplumsal, ekonomik, siyasi, sosyal, hukuki ve kurumsal etkileri altındadırlar. Başka bir deyişle, bilgi çağının rekabetçi konumunun hizmet kalitesi ve kurumsal etkinlik düzeyinin geliştirilmesinde temel alt yapı olarak karşımıza çıkardığı bilişim teknolojileri, birey, örgüt ve toplumu değişime zorlayan temel güç kaynağıdır. Değişim için uyarıcı rol oynayan bilişim teknolojileri ilk olarak 1960’lı yıllarda Endüstri Devrimi’yle birlikte edinilmiş alışkanlıkları ve iş yapma biçimlerini köklü bir şekilde değiştirmiştir.

Bilişim teknolojilerinin devreye girdiği 1960’lı yıllardan sonra endüstri devrimiyle birlikte edinilen alışkanlıklar ve iş yapma biçimleri radikal olarak değişmeye başlamıştır. Fakat bunun farkına varılması 1990’lardan sonra mümkün olabilmiştir. Özellikle Drucker, Toffler ve Malhatra gibi yazar, akademisyen ve araştırmacılar, bilgi teknolojisi ile birlikte yaşanılan gelişmelerin çok yönlü etkileri üzerinde durmuşlardır.

Toplumsal, kültürel, psikolojik etkileri daha fazla ilgi çekmiş olmasına rağmen son yıllarda bu ilginin önemli bir kısmının örgütsel mekanizmalara kaydığı görülmektedir. Bu bağlamda bilişim teknolojilerinin otorite ve kontrol, hiyerarşik yapı, örgütteki pozisyon sayısı ve departman performansı, istihdam ve görev yapısı, işgücü ve çalışma şekillerine etkisi araştırılmaktadır (Gözütok, 1999:12).

Organizasyonların, varlıklarını etkin şekilde sürdürebilmeleri için bir yandan teknolojiyi öte yandan da belirli bir çalışma yaşam kalitesi düzeyine sahip çalışanları yönetmeleri gerekliliği öngörülmektedir. Bu iki kavram arasındaki ilişkinin ne olduğu ve bir organizasyon için nasıl ortaya konulacağı ise organizasyonun yönetim yaklaşımları ve anlayışı ile doğrudan ilişkilidir. Bir organizasyondaki bilişim teknolojilerinin niteliği ve düzeyi o organizasyondaki çalışma, iş yapma biçimini ve yönetim ortamını da biçimlendirmektedir. Bu nedenle, bu çalışma, bilişim

teknolojilerinin, büro çalışanlarını nasıl etkilediğinin araştırılmasına odaklanmıştır (Höçük, 2007:1).

1.1.Araştırmanın Problemi

Bu araştırmanın ana problemi;

Bilişim teknolojilerinin büro çalışanları üzerindeki etkisinin ne olduğudur.

Alt Problemler:

1) En çok hangi büro faaliyetlerinde bilişim teknolojilerinden faydalanılmaktadır? 2) Büro faaliyetlerini gerçekleştiren personelin, bilişim teknolojilerini kullanma düzeyi nedir?

3) Büro faaliyetlerinin etkililiği bakımından, bilişim teknolojilerinin önemi nedir?

4)Bilişim teknolojilerinin büro çalışanları üzerindeki olumlu ve olumsuz etkileri ne düzeydedir?

5) Büro çalışanlarının bilişim teknolojilerini kullanma açısından kendilerini nasıl değerlendirmektedirler?

6)Bilişim teknolojilerinin büro çalışanları üzerinde yol açtığı rahatsızlıklar nelerdir? 7) Büro çalışanlarının bilişim teknolojilerindeki hızlı gelişmelerden hangi yönde etkilenmektedir?

1.2. Araştırmanın Amacı

Kamu veya özel sektörde büro faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde bürolar önemli faktörlerdir. Faaliyetlerin büyük çoğunluğu bürolarda gerçekleştirilmektedir. İşletmelerde belirlenen amaç ve hedeflere en sağlıklı, verimli bir şekilde ulaşabilmek büroların iyi yönetilmesi ile mümkündür. Geçmişten günümüze organizasyon yapılarındaki değişim yönetim anlayışını da değiştirmiştir.

Hızla gelişen teknolojiyle birlikte bilişim teknolojisi de işletmelerde kullanılmaktadır. Bu nedenle işletmeler yönetim faaliyetlerini sürdürebilmek ve rekabet edebilmek için mevcut değişimleri takip etmek zorundadırlar.

Bu değişimleri takip ederken de iyi araştırma yapmalıdırlar. Değişim çalışanları olumlu ya da olumsuz yönde etkileyebilir.

Bu araştırmayla bilişim teknolojilerinin büro çalışanları üzerindeki olumlu ve olumsuz etkileri ile büro çalışanlarının bilişim teknolojilerini kullanmada kendilerini nasıl değerlendirdikleri ortaya konulmaya çalışılmıştır.

1.3. Araştırmanın Önemi

Değişim süreci içinde bulunan örgütlerde teknolojiye ayak uydurmak zorunda kalmaktadırlar. Geleneksel bürolar artık bilişim teknolojileriyle yeniden yapılanmaktadırlar (Akın, 1998:5 ).

Bilgi çağının rekabetçi konumunun hizmet kalitesi ve kurumsal etkinlik düzeyinin geliştirilmesinde temel alt yapı olarak karşımıza çıkardığı bilişim teknolojileri, birey, örgüt ve toplumu değişime zorlayan temel güç kaynağıdır.

Bürolara dışarıdan gelen veya dışarıya gönderilen belgelerin organizasyonunun sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi, kayıtlarının tutulması, bilgilerin analiz edilmesi, planlanması, örgütün çıkarlarının korunabilmesi aktif büro faaliyetleri ile mümkündür. Büro çalışanlarının huzur ve rahat ortamlarda çalışabilmeleri yapılacak olan faaliyetlerin verimliliği açısından önemlidir. Büro çalışanlarının verimini arttırmak, huzurlu, rahat, ortamlarda iş üretebilmelerini sağlamak için değişim kaçınılmaz olmuştur. Bu nedenle geçmişten günümüze kadar büro ortamları sürekli iyileştirme ile bu günün büro anlayışına ulaşılmıştır. Büro teriminin ortaya atıldığı zamanlarda masa ve sandalyeden oluşan metrekare olarak küçük alanlardan bugün geniş ferah her türlü teknolojik donanımın yerleştirildiği ergonomin dikkate alındığı ortamlara ulaşıldığı gibi, evimizin herhangi bir köşesine kurulabilen ya da her ortama rahatlıkla taşınabilen dinamik bürolara geçiş yaşanmıştır.

Bilgisayar teknolojisi ve internet alanındaki gelişmeler zaman kavramını ortadan kaldırdığı gibi mekân problemlerinin de ortadan kalkmasına neden olmuştur. Faaliyetlerin sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesi sanal ofislerin, home ofislerin ortaya çıkmasına neden olmuştur. Büro otomasyonu, bir büroda yapılan rutin işlemleri ve işlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasıdır (Uygur ve Göral, 2005:132). Bilgisayar teknolojisinin kullanılması işlerin basitleştirilmesi, çalışanların verimliliklerinin arttırılması, zamanın etkin kullanılması amacıyla bilişim teknolojilerinin büro işlemlerine uygulanmasıdır. Dolayısıyla her geçen gün insan faktörünün kaçınılmaz olduğu ve insanın gerçekleştirmesi gerektiği zorunlu işlemlerde kısmen veya bütünüyle makinelerden yararlanılmaktadır. Bu iş akışının düzenlenmesinde değişim zorunlu olmuştur (Höçük, 2007:4).

Bilgisayar teknolojisi ve internet alanındaki bu gelişmelerin takip edilmesi ve çalışanlar üzerindeki olumlu ve olumsuz etkilerinin ortaya konulması hem çalışanlar hem yöneticiler hem de toplum açısından önemlidir.

1.4. Araştırmanın Varsayımları

Bu araştırmada kabul edilen varsayımları şunlardır:

Ankete katılacak olan büro çalışanlarından geçerli ve güvenilir bilgiler alındığı varsayılmaktadır.

Anketi oluşturacak soruların problemi açığa çıkaracağı varsayılmaktadır.

1.5. Araştırmanın Sınırlılıkları

Bu araştırma Ankara ve Kars illerinde faaliyette bulunan 12 işletme ve bu işletmelerde çalışan 404 büro çalışanına uygulanan anket ile sınırlıdır.

1.6. Tanımlar

Bilgi; öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile çaba sarf edilerek elde edilen

gerçek ve ilkelerin bütünü, olgu, malumat, vb. demektir.

Bilişim teknolojisi; bilginin üretilmesi, işlenmesi, saklanması, iletilmesinde

kullanılan araçlar ve organizasyondaki bu araçların karar verme süreci ve diğer süreçler üzerindeki etkisi olarak tanımlanmaktadır.

Teknoloji; genel olarak, ‘üretim faaliyetinde bulunurken insanların kullandığı

yol ve yöntemler’ veya ‘bilimsel bilginin insan yaşamına hizmet amacıyla uygulanması ve kullanılması’ olarak ifade edilmektedir (Akın, 1998:12 ).

BÖLÜM II

KONUYLA İLGİLİ ARAŞTIRMALAR

YÖK tez kataloğunun taranması sonucunda, bilişim teknolojilerinin, büro otomasyonunun ve bilgi teknolojisindeki gelişmelerin büro çalışanları üzerindeki etkilerini belirlemeye yönelik, yönetimde büro otomasyonunun etkilerini ve teknolojik gelişmelerin büro bilgi sistemi üzerindeki etkilerini belirlemeye yönelik yapılmış araştırmalar ve yayınlanmış kitaplar bulunmaktadır. Bu araştırmalarda, söz konusu teknolojilerin çalışanlar üzerindeki etkilerine yönelik araştırmaların daha yoğun yapıldığı gözlenmektedir. Bu araştırmalardan bazılarına aşağıda kısaca değinilmiştir:

Koç (2001), bilgi teknolojisindeki gelişmelerin büro çalışanlarına etkisini belirlemeye yönelik bir araştırma yapmıştır. Bilgi teknolojilerindeki gelişmelerin büro çalışanları üzerine etkisi konusunda çalışanların düşüncesini saptamak için anket uygulaması yapılmıştır. Araştırmanın sonucunda, çalışanların psikolojik durumlarından çalışma koşullarına, bilgi kapasitesinden mali durumlarına kadar olan etkileri açığa çıkarılmıştır. Bilgi teknolojilerinin örgüt ve birey üzerinde, özellikle uyum konusunda nasıl etkilerde bulunduğu ve bu konuda nelere dikkat edilmesi gerektiği belirlenmeye çalışılmıştır.

Banka çalışanları üzerinde yapılan bu araştırma sonucunda, çalışanların %100 ’ü mali durumlarında olumlu bir değişimin yaşanmadığını dile getirmişlerdir. Bilgi teknolojileri kaliteyi artırmakta, işlemlerin süratli bir biçimde yapılmasını sağlamakta ve güvenilirliği artırmaktadır. Bu durum geçen zaman içinde ve gelişen teknolojik gelişmeler ile devam ettirilmelidir.

Gözütok (1999), örgütlerde büro otomasyonunun büro personeli üzerindeki etkilerini belirlemeye yönelik bir araştırma yapmıştır. Bu amaçla yapılan anket uygulaması sonucunda, büro otomasyonunun öncelikle büronun genel yapısında bununla birlikte personel üzerinde olumlu ve olumsuz olarak yarattığı bazı etkiler açığa çıkartılmıştır. Bu veriler sayesinde örgütün ve personelin etkinliği ve etkililiğinin artacağı savunulmuştur.

Turan ve Çetinkaya (2010), sekreterlerin büro teknolojilerini kullanma seviyeleri, kullanma nedenleri, yeni teknolojilere karşı tavır ve tutumları ve yeni teknolojiler kabul seviyeleri ölçmek için İzmir ilinde faaliyet gösteren firmalardan basit

tesadüfî örnekleme ile seçilen çeşitli sektörlerde görev yapan 200 sekreter üzerinde bir araştırma yapmışlardır. Araştırma yöntemi olarak anket uygulaması kullanılmıştır. Yapılan araştırma sonucunda, katılımcıların ortalama yaşı 31,5 çıkmış, katılımcılar ağırlıklı olarak lisans derecesine sahip (% 61,5) ve katılımcıların % 57,7’si 6 yıldan az süredir sekreterlik yapmaktadır. Sekreterlerin çalıştıkları ofislerin hemen hemen tamamında (%94,1) internet erişiminin ve bilgisayar altyapısının var olduğu tespit edilmiştir. Katılımcıların büyük bir kısmı (%85), oldukça uzun zamandır bilgisayar kullanmaktadır (4 yıldan daha fazla) ve yine katılımcıların önemli bir kısmı (%78,6), uzun bir zamandır internet kullanmaktadır (4 yıldan daha fazla). Ayrıca katılımcıların %90’ından fazlası her gün düzenli olarak internete girdikleri belirtmişlerdir. Bu durum, İzmir bölgesinde çalışan sekreterlerin bilgisayar ve internet erişimlerinin ve kullanımlarının oldukça yüksek olduğunu ve çalıştıkları ofislerde, söz konusu teknolojilerin yaygın olarak mevcut olduğunu göstermektedir.

Yine günümüzde çok yaygın olarak iletişim amacıyla kullanılan e-mail konusunda da katılımcıların çok büyük bir kısmı (%90,20) bilgili veya çok bilgili olduklarını belirtmişlerdir. Ancak katılımcıların yarısından fazlası (%57,7), World Wide Web (www) konusunda yeterli bilgiye sahip olamadıklarını belirtmişler. Bu durum katılımcıların internet üzerinde bilgi toplama, araştırma yapma ve benzeri amaçlarla fazla gezinti (Surfing) yapmadıklarını ortaya koyan bir bulgu olabilir. Sonuçlar günümüzde sekreterlerin işleri gereği yoğun olarak yeni ofis teknolojilerini kullandıklarını gösterir yöndedir. Sekreterlerin görev ve sorumlulukları arttıkça ve çeşitlendikçe, yeni ofis teknolojilerinden daha fazla yardım almaları kaçınılmazdır. Sekreterlerin görev ve sorumlulukları arttıkça ve çeşitlendikçe, yeni ofis teknolojilerinden daha fazla yardım almaları kaçınılmazdır.

Bu araştırmada, sekreterlerin ne amaçla bilgi teknolojilerini kullandıkları da tespit edilmeye çalışılmıştır. Anket katılımcısı sekreterler bilişim teknolojilerini yoğun olarak iletişim (%64,7), resmi ve özel yazışma (%67,6), arşiv hazırlamak (%63,7) ve iş programı hazırlamak için (%49,5) kullandıklarını belirtmişlerdir. Ayrıca sekreterler, bilişim teknolojilerini genellikle randevu düzenlemek (%24,0), toplantı organizasyonu yapmak (%23,0) ve bazen de seyahat organizasyonu yapmak için (%15,7) kullandıklarını ifade etmişlerdir.

Sonuçlar sekreterlerin teknolojiyi yoğun olarak temel ofis faaliyetlerinde kullanmanın yanı sıra, yavaş yavaş bilgiye erişim, paylaşma, değerlendirme ve seçme

gibi işler içinde kullandıkları yönündedir. Bu durum günümüz sekreterlerinin zaman içerisinde değişen iş tanımları ve artan görev çeşitlilik ve yoğunluğun bir sonucu olarak yorumlanabilir.

Çömezoğlu (1991), Organizasyonlarda büro otomasyonu ve personel üzerindeki etkilerini belirlemeye yönelik bir araştırma yapılmıştır. Araştırma yöntemi olarak örnek olay çalışması yapılmıştır. Çalışmada bilgisayar ve bürolarda bilgisayar-insan ilişkileri incelenmiştir. Araştırma sonucunda, insanla bilgisayarın nasıl uyumlaştırılabileceği ve bunun sonucunda hem çalışanların nasıl tatmin olacağı hem de işletme için en yüksek verimin nasıl alınabileceği konularına açıklık getirilmiştir. Ayrıca bu çalışmada, konulara önyargı ve kaygılardan uzak, bilimsel bir gözle yaklaşmanın yararlarına değinilmiştir (Akın, 1998:35 ).

Erdem (1998), teknolojik gelişmelerin büro bilgi sistemi üzerindeki etkilerini belirlemeye yönelik bir araştırma yapmıştır. Araştırma yöntemi olarak anket uygulaması kullanılmıştır. Yapılan araştırma sonucunda, büro bilgi sistemi ve alt sistemlerinin yeterli olup olmadığı, bilgisayar kullanıcılarının bilgi teknolojisini ne ölçüde kullanabildiği, bilgi sisteminin nasıl kullanıldığı ve büronun bilgi teknolojisinden nasıl etkilendiği konularına açıklık getirilmiştir. Ayrıca, Türkiye’de henüz büro bilgi sisteminin öneminin kavranılıp kavranılmadığı bu araştırma sonucunda belirlenmeye çalışılmıştır.

Yapılan bu araştırma sonucunda, büro bilgi sistemi teknolojisinde ve bilgisayar teknolojisindeki yenilikleri takip etmenin ve uygulamanın kolay bir iş olmadığı tespit edilmiştir. Yeni teknolojilerin uygulanmasını etkileyen faktörler arasında idari, mali, yasal, teknik, kullanıcı soranları eğitim gibi faktörler yer almaktadır. Bilgisayar araştırma yapılan sektörlerdeki işlemler üzerinde hız, basitlik, doğruluk, güvenlik ve kalite sağlamıştır. Buna bağlı olarak da iş veriminde artış gözlenmiştir. Büroda gerçekleşen işlemlerin hızında büyük artış meydana gelirken karmaşık işlemler kolaylaşmıştır. Bunların yanında bilgisayar çıktılarındaki doğruluk, kullanıcıların güven duygusunu arttırmıştır.

Özsevimli (1997), yönetimde büro otomasyonunun yerini tespite yönelik bir araştırma yapmıştır. Araştırmada bir bilgisayar firmasının büro otomasyonu uygulaması incelenmiştir. Araştırmada büro tanımlanmış, yönetimde büro otomasyonu incelenmiş, yönetime sağladığı yararlar belirtilmiştir. Ayrıca, büro otomasyonunun yönetime

sağladığı faydayı maksimuma yükseltmek için neler yapılması gerektiği üzerinde durulmuştur.

Altınöz (2008), ofis faaliyetlerinin yürütülmesinde önemli katkıları olan ofis otomasyon sistemlerinin ofis çalışanlarının bireysel performansları üzerindeki etkilerini incelemek amacıyla bir araştırma yapmıştır. Araştırma, Selçuk Üniversitesi’ne bağlı eğitim birimlerindeki ofis çalışanlarını kapsamaktadır.

Bu çalışma sonucunda; her bir teknolojinin kullanım düzeyinde son üç yılda bir artışın olduğu görülmektedir. Bu durum ofislerde teknoloji kullanımının gittikçe yaygınlaştığı ve bu sürecin gelişen teknolojilere uygun olarak devam edeceği şeklinde değerlendirilebilir. Çalışanların kullandıkları teknolojilerle ilgili olarak yeterli bilgiye sahip olduğunun ve Ofis Otomasyon Sistemleri kullanımının çalışanların bireysel performansı üzerinde olumlu etkilerinin olduğu sonucuna varılmıştır. Ofis Otomasyon Sistemlerinin performans artırıcı bir unsur olduğu söylenebilir. Araştırma kapsamındakilerin yarıdan fazlası (%52,8) ofislerdeki teknolojiler ile ilgili bir eğitim almışlardır. Dolayısıyla ofislerde kullanılan teknolojilerin kullanım düzeyindeki artışta alınan eğitimlerin önemli bir katkısının olduğu söylenebilir.

Araştırmalar gösteriyor ki iletişim ve bilgisayar teknolojileri alanındaki gelişme ile birlikte, bilişim teknolojileri sosyal ve iş hayatımızın ayrılmaz bir parçası olmuştur. Özellikle büro faaliyetlerinde bilişim teknolojileri vazgeçilmez bir unsur olduğu da söylenebilir.

Buna bağlı olarak bilişim alanında eğitimli kişilerin önemi anlaşılmış ve bu alanda eğitimli kişilerin daha çok istihdam edilmesi ve çalışan kişiler için de yeni teknolojilerin öğrenilmesi konusunda eğitim verilmesi gerekliliği ortaya çıkmıştır.

2.1.Bilişim Teknolojisi Ve İlintili Kavramlar

Bilişim teknolojisinin tanımına geçmeden önce veri, bilişim ve bilgi arasında kısaca bir ayrım yapmak gerekirse, veri; ham olgular, rakamlar ve detayları, bilişim; verilerin yararlı, anlamlı ve organize edilmiş hali, bilgi ise bir bilişim grubu ve bu bilişimin en uygun şekilde nasıl kullanılabileceğinin anlaşılabilmesi demektir (Senn,1995:12).

2.1.1.Bilgi Kavramı

Bilgi, öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile çaba sarfedilerek elde edilen gerçek ve ilkelerin bütünü, olgu, malumat, vb. demektir. Bilgi, insanoğlunun gerek özel hayatında gerekse iş hayatında ihtiyaç duyduğu, ulaşmak için çaba sarfettiği bir kavramdır. Özellikle bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin gelişmesiyle bilgi kavramının hayatımızdaki yeri giderek artmaktadır.

Bilgi ve bilgili birey, bilgi toplumunda ekonominin en temel girdilerini oluşturmaktadırlar (Kılavuz, 1992:115). Çağdaş dünya, sürekli gerçekleşen yoğun ve yaygın bilgi akışı ve bunun getirdiği değişimler ile nitelendirilebilir. Sanayi toplumunda ön planda olan maddi ürünlerin üretimi yerine, bilgi toplumunda bilgi teknolojileri kullanımı sonucunda bilgi üretimi önem kazanmaktadır. Bilgi toplumunda bilginin temel özellikleri, sürekli üretilebilmesi ve artış göstermesi, iletişim ağları içinde taşınabilir, bölünebilir ve paylaşılabilir olması, işgücü, sermaye ve toprağı ikame edebilmesi şeklinde özetlenebilir. Bilgi toplumu ile birlikte, geleneksel kaynakların yani; emeğin, doğal kaynakların ve sermayenin getirisi, bilginin getirilerine oranla giderek azalma eğilimine girmiştir (Öğüt, 2001: 31). Dolayısıyla günümüzde örgütler hayatta kalabilmek, sektörde kendilerine yer bulabilmek ve kâra geçebilmek için bilgiye önem vermek, hatta sadece bilgiyi elde etme ve kullanma yollarını arayan departmanlar oluşturmak zorundadırlar. Öyle ki bazı örgütler yalnızca bilgi üretmek ve onu pazarlamak amaçlı kurulmuş, diğer örgütlerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayarak özel bir sektör oluşturmuşlardır.

2.1.2.Teknoloji Kavramı

İçinde yaşadığımız yüzyılda teknoloji; insan hayatını, uluslar arası siyasal ve ekonomik ilişkileri ve toplumların sosyal refah düzeylerini belirlemede en önemli faktörlerden biri durumuna gelmiştir. İnsanoğlunun doğada bulunan maddeleri kendi yararına dönüştürebilmek ve yeni ürünler geliştirebilmek amacıyla kullandıkları farklı yöntemleri de içine alan tekniklerin bütünü genel anlamda teknoloji kavramı altında ele alınmaktadır. Dolayısıyla, teknoloji tarihi, insanların ilk alet ve araç yapmaya başladıkları taş ve tunç devrinden itibaren başlatılabilir (Temel Britannica, 1992:116).

Teknoloji kavramı, tarihsel süreç içerisinde önemli gelişmeler göstererek günümüzdeki kapsam ve tanımına erişmiştir. Teknolojinin fiziksel, bilgi ve sosyal boyutları vardır. Bu bağlamda, teknolojiye ilişkin olarak yapılan kimi tanımların, bu

boyutların bazılarını veya tümünü kapsadığı görülmektedir. Bu tanımlardan bazıları şöyledir (Tekin vd. 2003: 80):

Teknoloji, Üretimde kullanılan metotlardır;

Üretim araçlarını kullanarak bireyin çevresini değiştirmek amacıyla geliştirdiği metotlardır;

Araştırma ve geliştirme sonucu elde edilen tekniklerin üretime uygulanması sonucu geliştirilen süreç, metot ve bilgidir;

Yeni bir mal ve hizmet üretilmesine veya mevcut ürünlerin daha ucuz ve kaliteli olarak üretilmesine imkân sağlayan üretim bilgisi, süreci ve tekniğidir.

Bu tanımlar çerçevesinde özellikle bilginin önemini vurgulayacak şekilde teknolojiyi genel olarak şu şekilde tanımlamak mümkündür:

Teknoloji, birey ihtiyaçlarının daha etkin biçimde karşılanması amacıyla, örgütsel süreçlere bilginin uygulanmasıdır” (Tekin vd. 2003: 80).

2.1.3.Bilgisayarlar

Bilgisayar; kullanıcı tarafından verilen komutlarla, yine kullanıcı tarafından girilen veriler üzerinde aritmetiksel ve mantıksal işlemler yapabilen, istenilen düzende saklayabilen ve istenildiğinde geri verebilen elektronik bir alettir (Tekin vd. 2003: 93).

Bilişim teknolojilerinin temel unsuru bilgisayarlardır. Bilgisayarların temel unsurları ise donanım ve yazılımdır. Bilgisayarlara ait fiziksel bir yapıya sahip olan her şey donanımı ifade eder. Donanımı ele alırken değişik açılardan sınıflama yapılabileceği gibi; giriş birimleri, çıkış birimleri ve merkezi işlem birimi olarak ele almak da mümkündür. Donanımın ana yapısı merkezi işlem birimidir. Merkezi işlem birimi; aritmetik ve mantık birimi, kontrol birimi ve bellek biriminden oluşur. Bilgisayara ait temel işlevler bu birimde gerçekleştirilir. Klavye, fare, ekran, tarayıcı, mikrofon, disk, disket, cd, dvd, modem gibi bilgisayara veri ve komut girişi yapmasında, kullanıcıya olanak tanıyan birimler giriş birimleridir. Bunların aksine kullanıcının bilgisayar ortamından veri almasını sağlayan; ekran, hoparlör, yazıcı, çizici, disk, disket, cd, dvd, modem gibi birimler ise çıkış birimleridir (Tekin vd. 2003: 94).

2.1.4.Tele Konferans Sistemleri

Tele konferans sistemleri, aynı anda birbirinden çok uzakta olan kişilerin ortak konuşmalarını sağlayan bir sistemdir. Bu sistemde sadece ses iletişimi olmaktadır. Aynı anda pek çok kişinin telefon ile görüşmesi gibidir.

Yönetim bilgi sisteminde olan kişiler çok da pahalı olmayan bu sistem ile anında sesli iletişim kurabilirler. Birbirlerine görüşlerini aktarır yeni gelişmeler hakkında ortak bilgi alış verişi yapabilirler (Höçük, 2007: 22).

2.1.5.Video Konferans Sistemleri

En etkin iletişim ortamlarından biri olan video konferansta ses ve görüntü aynı anda çift yönlü gidip gelmektedir. Görme ve işitme duyularımıza hitap eden bu iletişim türü ile yapılan toplantılar, seminerler, tartışmalar, adeta karşılıklı konuşuyormuş etkisindedir. Uygun koşullarda kullanıldığında hem maliyet hem de zaman açısından kurumlara büyük olumlu katkılar yapabilmektedir. Bir holdingin üst yöneticileri video konferans ile birbirlerinden çok uzakta olsalar bile görüşebilirler, zamanın para olduğu günümüzde karar vericiler çok kısa sürede karar verebilirler

Konuyla ilgili literatür incelendiğinde, bilişim teknolojilerinin kullanımına ilişkin kabul görmüş evrensel bir tanımının olmadığı görülmektedir. Bununla birlikte kavram, bilişim ve teknoloji kavramlarının bir karması olarak düşünülebilir. Bu karmanın ilk kavramı aşağıdaki şekilde sematize edilebilir komutlar olarak tanımlanmış ve yazılım ile sınırlandırılmıştır (Höçük, 2007: 23).

2.1.6.Bilişim Teknolojileri Tanımı ve Gelişimi

Organizasyonların bilgi toplumuna uyum sağlama sürecinde bilişim teknolojileri başı çekmektedir. Organizasyonların ihtiyaçlarını belirlemek ve bu ihtiyaçları karşılayacak teknolojilerin sınırını ve kapsamını belirlemek bakımından bilişim teknolojilerinin tanımını yapmak önemlidir. Bilişim teknolojilerinin farklı şekillerde tanımını yapmak mümkündür.

Bilişim kelimesi, en yaygın şekliyle, bilginin işlenmesi, depolanarak saklanması, bilginin teknik araçlara en hızlı ve en kolay yoldan iletilerek bilgi akısının sağlanması demektir. Bilişim teknolojilerinin başlangıç noktası bu süreçtir (Höçük, 2007: 24).

Bilişim teknolojisi, bilginin üretilmesi, işlenmesi, saklanması, iletilmesinde

kullanılan araçlar ve organizasyondaki bu araçların karar verme süreci ve diğer süreçler üzerindeki etkisi olarak tanımlanmaktadır.

Öğüt’e göre (2001:183) bilişim teknolojileri, bilgisayar ve iletişim teknolojilerini (donanım), verileri yönetim açısından yararlı üst bilgi ve üst bilgilere dönüştürme yöntemlerini (yazılım) kapsayan bağlantılı ve etkileşimli teknolojilerdir.

Ceyhun ve Çağlayan, (1997:17), bilginin toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını ve gerektiğinde herhangi bir yere iletilmesini ya da herhangi bir yerden bu bilgiye erişilmesini bugün için elektronik, optik, vb. tekniklerle otomatik olarak mümkün kılan teknolojiler bütününü bilişim teknolojileri şemsiyesi altında toplamaktadır.

Bilişim teknolojilerinin tanımı yapılırken iki temel teknoloji söz konusudur. Bu teknolojiler bilgisayar ve iletişim teknolojileridir. Bilişim teknolojilerinin gelişimi bu iki unsurun gelişimine bağlıdır. Dolayısıyla, konu bilgisayar ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler olarak farklı iki başlık altında incelenmelidir.

2.1.6.1.Bilgisayar Teknolojilerindeki Gelişmeler

Elektronik anlamda 1946 yılında başlayan bu teknolojik ürün hemen hemen dünyanın hiçbir sanayi üretiminde görülemeyecek bir hızla gelişmektedir. Başlangıç yıllarında yaklaşık otuz ton olan bilgisayarlar artık cebimize sığacak boyutlara inmiştir (Akın, 1998: 43 ).

Son kırk elli yıl içinde bilgisayarların örgütlerde veri işleme ve bilgi sağlama konularında kullanım alanlarına ilişkin önemli gelişmeler olmuştur. Bilgisayar teknolojisindeki gelişmelere bağlı olarak, veri işleme daha hızlı, güvenilir ve ucuz bir hale gelmiştir. Mikro-elektronik teknolojisindeki gelişmelere bağlı olarak, bilgisayarın boyutlarının küçülmesi ve performanslarının artması sonucu mikrobilgisayarların örgütlerdeki kullanım alanları yaygılaşmıştır (Tekin vd. 2003: 158).

2.1.6.2.İletişim Teknolojilerindeki Gelişmeler

Bilişim teknolojilerinin yaygın bir şekilde kullanılmasında bilgisayar teknolojileri alanındaki gelişmelere paralel olarak iletişim teknolojileri alanındaki gelişmelerin de çok önemli katkıları olmuştur. İletişim alanındaki gelişmelere bakılacak olursa; modern veri iletişimi çağından önce bilgi kağıt, kart, kaset gibi fiziksel olarak bir yerden başka bir yere aktarılmaktaydı. Telgraf ve telefonun icadıyla bilgi elektronik sinyallere dönüştürülerek kablolar vasıtasıyla iletilmeye başlanmıştır. İkinci Dünya savaşından sonra ilk önce askeri amaçlı kullanılmaya başlanan teleteks daha sonra örgütler tarafından bilgi aktarımında yaygın bir şekilde kullanılmaya başlanılmıştır. 1970’ler boyunca verinin, sesin ve görüntünün bütün dünyaya aktarımını sağlayan

iletişim uydularının dünya yörüngesine yerleştirilmesi bilgisayar teknolojilerindeki gelişmelere bağlı olarak hız kazanmıştır (Tekin vd. 2003: 110).

2.2.Bilişim Teknolojilerinin Evrimi

Bilgisayarların 1950 yılından itibaren ticari hayatta kullanılmaya başlanmasıyla ana hatlarıyla üç aşama gerçekleşmiştir. Bu dönemler yaklaşık 15- 20 yıl devam eden ve birer S-eğrisi şeklindeki bilgi işlem dönemi, mikro dönemi ve yakın zamanda başlamış olan ağ dönemidir (Bradley vd.1993: 8). Kısaca incelenecek olursa:

2.2.1.Bilgi İşlem Dönemi

1960 ile 1980 yılları arasında yaklaşık 20 yıl devam eden bu dönem boyunca piyasada hakim olan anabilgisayarlar ve buna bağlı donanım ve yazılım sistemleridir. Sonradan geliştirilen minibilgisayarlar bir takım avantajlar sunmakla birlikte yine anabilgisayarların kullanıldığı şekilde kullanılmaya devam etmişlerdir. İşletme içinde anabilgisayar sistemlerinden beklenen alt düzey muhasebe ve fabrika işlerinin otomasyonudur. Bu dönemde ki uygulama, var olan örgütün daha verimli çalışmasını sağlamak için bilgisayar kullanımıyla otomasyona geçiş idi. Otomasyonun bir sonucu olarak 1970’lerin başlarından itibaren mavi yakalı işçilerin sayısında belirgin azalmalar görülmeye başlanmış ve bu süreç 1980’li yıllar boyunca da devam etmiştir (Bradley vd.1993: 8).

Anabilgisayar sistemlerine talebin azalmaya başlaması ve orta kademe yönetimin de bilgisayar temelli uygulamalardan yararlanma yönündeki ihtiyacı bilgisayar endüstrisini yeni arayışlara sevk etmiştir. Çünkü orta kademedeki profesyonel insanlar (bilgi işçileri) ile alt kademe arasındaki bilgisayar kullanma ihtiyaçları temelden farklı düzeydedir. Bilgi işlem döneminde orta kademenin otomasyona geçme çabaları özellikle donanım ve yazılım yetersizliği nedeniyle önemli ölçüde başarısızlıkla sonuçlanmıştır (Bradley vd.1993:10).

2.2.2.Mikro Dönemi

Orta kademe yöneticilerin ihtiyaçlarına dönük olarak geliştirilen otomasyon bu dönemde “informate” kelimesiyle ifade edilmiştir. Bu dönemin bilgi işlem devresinden farkı, bilgisayarların otomasyonda olduğu gibi orta kademenin yerini alma amacıyla değil, profesyonellere yardımcı olmaları amacıyla kullanılmasıdır. Mikro döneminin gelişmesi mikrobilgisayarlar ile mümkün olmuştur. Bu bilgisayarlar programlama

bilmeksizin program kullanabilmeye imkân sağlayan ve grafik arabirime sahip bilgisayarlardır. Tablolama programları, kelime işlemciler, bilgisayar destekli tasarım vb. yazılımlar bu dönemde bireysel kullanıcılar arasında yayılmıştır. Bu dönemin başlangıcı 1970’lerin sonu ve 1980’lerin başıdır. Aslında, günümüzdeki anlamda ilk elektronik çip 1971 yılında bulunmuş ve Intel firmasınca “Bütünleşik elektronikte yeni bir dönem” sloganıyla duyurulmuştur. Ancak, o sıralarda Intel firması yetkilileri bile iş dünyası ve toplumda nasıl bir devrime yol açtıklarının farkında değillerdi (Akın, 1998: 241).

Günümüzde kişisel bilgisayarlar son derece yaygınlık kazanmış durumdadır. Mikro teknolojilerin gelişmesi, çeşitli ürünlerde de mikrobilgisayarın etkisini hissettirmekte, tüketici elektroniğinden otomobillere ve kredi kartlarına kadar hemen her üründe mikro işlemciler kullanılmaktadır.

2.2.3.Ağ Dönemi

Yukarıda anılan üç ana alanda, yani alt kademe işlerin otomasyonu, bilgi işçilerinin desteklenmesi ve zeki ürün ve hizmetlerin geliştirilmesi alanlarında artan yatırımlar bilgisayarlar arasındaki ağların kurulup yayılmasına temel teşkil etmiştir. Günümüzde, hem yerel hem de geniş alan ağlarının radikal dönüştürücü etkileri birçok alanda hissedilmektedir. İşletme içinde tüm kademelerden çalışanların hızlı ve etkili iletişimleri, güçlü veritabanlarına erişim imkânları, bunun yanında işletme dışında rakipler, yan sanayi ve müşterilerle ağ üzerinden etkileşimli bilgi alışverişi hem örgütsel hem de sektörel birçok değişimleri beraberinde getirmektedir.

Bir bilişim sistemi için ileri teknoloji kullanımı şart değildir. Bilişim sistemi bir örgüt içinde bilginin kişiler arasında iletilmesini sağladığından, bu işin mutlaka karmaşık bir teknoloji ile yapılması gerekmemektedir.

Genel bir ifadeyle bilişim teknolojilerini; bir bilginin toplanmasını, bu bilginin işlenmesini, bu bilginin saklanmasını ve gerektiğinde herhangi bir yere iletilmesi ya da herhangi bir yerden bu bilgiye erişilmesini bugün için elektronik, optik vb. tekniklerle otomatik olarak sağlayan teknolojiler bütünü olarak tanımlamak mümkündür (Akın, 1998: 241).

Bilgisayar teknolojisinin telekomünikasyon ile bütünleştirilmesi, günümüzün artan küresel rekabet ortamında hem örgüt içi hem de örgütler arası iletişimde devrim niteliğinde değişikliğe sebep olmuştur. Bugün, birçok örgüt, münferit bilgisayarlar yerine bunların birbirlerine muhtelif şekillerde bağlanmalarıyla oluşturulan ağlardan

yararlanmaktadır. Çok yakın bir zamanda bu tür ağları kullanmayan örgütlerin azınlık haline geleceği öngörülmektedir. Bilişim teknolojisi kullanan birçok örgütte yöneticiler coğrafi olarak nerede konumlandıkları önemli olmaksızın ağlar aracılığıyla birbirine bağlı proje ekiplerinde görev almaktadırlar (Akın, 1998: 242).

2.3. İşletmecilikle İlintili Bilişim Teknolojilerinin Kullanımı

Çağımızda yaşanan gelişmelerin temelinde bilişim teknolojileri yatmaktadır. Bilişim teknolojileri bireyleri, kurumları hatta ülkeleri olumlu ya da olumsuz etkilemektedir. Bilişim teknolojisinin günümüzde temel taşı kabul edilen internet on yıl gibi kısa bir süre önce insanlığın hizmetine sunulmasına rağmen büyük bir hızla gelişmiş ve bunun sonucunda yeni bir dünya yapısı ortaya çıkartmıştır. 1990'lı yılların başında küreselleşme tartışılırken bilişim teknolojisinin ortaya çıkardığı yapı bu tartışmaları ister istemez sona erdirmiştir. Sanal ortamla oluşan bu yapı engel tanımaksızın büyümüş ve ülkeler arası sınırları kaldırmıştır. İletişim, zaman ve doğru bilgi kavramının stratejik unsurlar arasında kabul edildiği günümüzde en gözde araç internet ve ilintili teknolojileri olmuştur.

Bilişim teknolojilerindeki gelişmeleri incelediğimizde internetin sadece bilgisayarlar aracılığı ile kullanılabilen bir teknoloji olmadığını görürüz. Günümüzde yeni nesil mobil telefonlar daimi internet bağlantısını destekleme yolunda geliştirilmekte, internet televizyonları yoluyla bu gelişime katkı sağlamaktadır. Ayrıca hızla yaygınlaşan dijital televizyon yayıncılığı bilişim teknolojilerinin kullanım yelpazesini geliştirmektedir.

Diğer yandan günümüz koşullarında yönetim faaliyetlerinin boyutları genişlemiş, daha etkin kararlar alabilmek için gerekli bilgi gereksinmesi ve seçeneklerin adedi artmıştır. Artan rekabet koşullarında üretilen bilgi, hızla üretilip hızla tüketilen bir yapıya sahiptir. Bu noktada bilgi, üretildiği andan itibaren çabuk tüketilmeli aynı zamanda organizasyon içinde paylaşılabilmelidir. Bu anlamda bilişim teknolojilerini yönetsel amaçlı kullanılması kaçılmaz olmaktadır.

Bilişim sistemleriyle ilintili diğer kavramlar ise şunlardır;

2.3.1.İnternet

Çağımızı damgasını vuran internet, ekonomik, sosyal, kültürel, politik anlamda birçok değişimin kaynağı olmuştur. Kimilerine göre dünyanın sekizinci harikası, kimilerine göre bir suç makinesi. Bu konuda birçok benzetme ve tanımlama

geliştirilmiştir. İnternet, dünya çapında bilgi kaynaklarından oluşmuş bir gruba verilen addır.

İnternet, birçok bilgisayar sisteminin birbirine bağlı olduğu, dünya çapında yaygın olan ve sürekli büyüyen bir iletişim ağıdır.İnternet, insanların her geçen gün gittikçe artan üretilen bilgiyi saklama/paylaşma ve ona kolayca ulaşma istekleri sonrasında ortaya çıkmış bir teknolojidir. Bu teknoloji yardımıyla pek çok alandaki bilgilere insanlar kolay, ucuz, hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilmektedir.”Büyük bir bilgi hazinesi, büyük bir kütüphane, günümüzde eşsiz bir bilgi denizi olarak benzetilmesi doğaldır (Tekin vd. 2003: 97).

2.3.2.İntranet

İnternet teknolojisinin yaygınlaşması ile birlikte üretilen yeni çözümler beraberinde farklı uygulamaları da getirmiş ve internet kullanımının artması sağlanmıştır. Bunlardan birisi de intranettir. İntranet, sadece belirli bir kuruluş içindeki bilgisayarları, yerel ağları (LAN; Local Area Network) ve geniş ağları (WAN; Wıde Area Network) birbirine bağlayan, çoğunlukla TCP/IP tabanlı ağlar olarak tanımlanmaktadır.

2.3.3. Ekstranet

Ekstranet, bir işletmeyi, kendi tedarikçileri, müşteri ya da ortak hedefleri paylaştığı diğer işletmelerle bağlayan; bunu yaparken de internet teknolojilerini kullanan ve işbirliğine açık bir ağ olarak tanımlanabilir. Diğer şirketlerin de kullanımına açık ya da diğer şirketlerle işbirliğine olanak tanıyan bir intranet olarak da kabul edilebilir (Tekin vd. 2003: 98).

2.4. Bilişim Sistemleri

Bilişim teknolojisindeki gelişmelerin bilişim sistemlerinin gelişmesine olan katkıları, modern örgütlerde heyecan verici ve dinamik faaliyetler arasında yer almaktadır. Bilişim teknolojilerinin örgütlere sundukları stratejik avantajları değerlendirebilmede öncelikle bilişim sistemlerinin örgütlerde oynadıkları rolleri bilmek ve anlamak gerekir. Bilişim sistemleri örgüt yönetiminde en temel süreç olan karar alma işlevini desteklemek için vardır. Bilginin amacı, gelecekte ortaya çıkabilecek bir olay ya da durumla ilgili olarak belirsizliği azaltmak iken, bilişim sistemlerinin

hedefi, en genel anlamda karar alma sürecinde gereksinim duyulan bilgileri sağlamaktır (Bensghir, 1996: 40).

Bilişim sistemleri alt başlıklar altında incelenerek aşağıda sunulmuştur.

2.4.1. Bilişim Sistemi Uygulamaları

Bilişim sistemleri 1980’lerden önce genellikle, Veri İşleme Sistemleri veya Yönetim Bilişim Sistemleri olarak sınıflandırılmaktaydı. 1980’lerden sonra ise büyük ölçüde bilgisayar donanımındaki ve yazılımındaki gelişmelerin bir sonucu olarak bilişim sistemlerinin çeşitlerinde ve uygulamalarında büyük artış olmuştur (Tekin vd. 2003: 184).

Çeşitli kaynaklarda bilişim sistemlerinin farklı sınıflandırmalarına rastlamak mümkündür. Ancak, bu uygulamaların iyi anlaşılması için; yapılan sınıflamanın günümüz teknolojilerini ve bilişim sistemlerini tam olarak yansıtması gerekmektedir. Bu bağlamda bilişim sistemlerini; Yönetim Bilişim Sistemleri ve Fonksiyonel Bilişim Sistemleri ana başlıkları altında incelemek mümkündür.

2.4.1.1. Yönetim Bilişim Sistemleri

Yönetsel bilişim sistemleri, örgütsel düzeyler arası iletişimin sağlanmasını amaçlayan alt, orta ve üst düzey yönetime örgütsel karar verme ve yönetsel sorun çözme süreçlerinde operasyonel, taktik ve stratejik bilgi desteği sağlayan bilişim sistemleridir (Tekin vd. 2003: 184). Yönetim bilişim sistemleri; temel bilgi sistemleri ya da bilgisayara dayalı bilgi sistemleri olarak da adlandırılabilir.

Yönetim Bilişim Sistemlerini alt başlıklar altında incelemek mümkündür.

2.4.1.1.1. Elektronik Veri İşleme Sistemleri

Bir örgütte yapılan rutin işler, örgütün faaliyet alanına göre farklılık gösterir. Ancak rutin işlerin çoğu örgüt içi ve dışı iletişimde kullanılan evrakların yönetimiyle ilgilidir. Rutin işler, bazen stratejik faaliyetler kadar önemli görülmese bile, stratejik faaliyet ve kararlara basamak oluştururlar. Bu nedenle rutin işlerin zamanında ve doğru yapılması, düşünüldüğünden fazla önem taşır. Buna rağmen, kısa zamanda çok tekrarlanmaları, bu faaliyetleri gerçekleştirirken hata yapma olasılığını artırır. Bilişim sistemlerinin bu faaliyetlerde kullanılması; örgütlere hem zaman açısından hem de hata payını ortadan kaldırma ve sonuçta elde edilen verileri paylaşma açısından büyük

avantajlar sunar. Örgütün işlem düzeyindeki faaliyetlerine hizmet veren veri işleme sistemleri (VİS), örgütün temel işlevlerinden biridir (Höçük, 2007: 28).

Bankadaki müşteri sistemleri, otellerdeki rezervasyon işlemleri, bordro programları, elektronik VİS’e örnek olarak gösterilebilir. Bu sistemler yardımıyla, günlük kurumsal işlerin gerçekleştirilmesi için veri hareketleri sağlanmakta, kayıt altında tutulmakta ve denetlenmektedir (Öztemel, 1998: 117).

VİS’e veri işleme; doğrudan (hemen) ve parti olarak iki şekilde gerçekleştirilir (Göral, 2002: 41): Doğrudan (hemen) veri işlemede; kaydi işlemler oluşturuldukları anda girilir ve kaydedilirler. Veritabanı üzerindeki güncelleme hemen yapılır. Bu tür işlemede operatör, sistemden güncel sorgulamalar yapabilir. Örneğin, satış elemanı elindeki mevcut malları anında kontrol edip, malın muhtemel gönderilme zamanını müşteriye söyleyebilir. Sistemin etkinliğinin sağlanabilmesi için bir dosyanın her veri elde edildiğinde güncellenmesi gerekebilir. Rezervasyon işlemleri, bankalarda ya da otomatik para çekme makinelerinde yapılan parayla ilgili işlemler, otobüs, otel rezervasyonları sistemleri vb. bu tür işlemlerin güncellemelerinin anında yapılması bir zorunluluktur. Bu yönteme gerçek zamanda veri işleme yöntemi denmektedir. Parti işlemede; kaydî işlemler gruplanır ya da kümelenir ve ardı ardına girişleri yapılır. Parti işlemede yapılan sorgulamada veritabanı güncel olmadığından yanlış bilgiler sağlanabilir.

2.4.1.1.2. Ofis Otomasyon Sistemleri

Ofis otomasyonu, eldeki bilgilerin daha kolay ve maliyeti daha düşük olarak saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı bir şekilde aktarılması ve iş görenler arasında iletişimi kolaylaştırmak amacıyla kurulur. Genel olarak ofis otomasyonu, büro içindeki tüm fonksiyonların, gerek sosyal gerekse teknik yönlerini bütünleştirmeyi amaçlamaktadır (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003: 257).

Ofis otomasyonu uygulamalarından bazıları aşağıda verilmiştir (Gökçen, 2002: 57):

• Kelime işlemci; yazılı dokümanları oluşturan, görüntüleyen, biçimleyen ve yazıcıya gönderen yazılımlardır ve ilk ofis otomasyonu uygulamasıdır.

• Elektronik posta ve sesli posta; telefonla haberleşmeye alternatif olarak tasarlanmıştır. Her iki durumda da kullanıcının posta kutusu, bilgisayarın deposunda yer almaktadır.

• Faks makineleri veya bilgisayarlar kullanılarak, uzun mesafeli belge kopyalamaları yapılabilir.

• Görüntü işleme; doküman yoğun örgütlerde, dokümanların elektronik bir görüntü üretmek üzere taranmasıdır.

• Elektronik takvimleme; firmadakilerin, toplantı ve ziyaretlerinin planlanması amacıyla, diğer insanların randevu takvimlerine erişimini mümkün kılar.

• Telekonferans sistemiyle, bir araya gelmeden iletişimi sağlamak mümkündür. • Masaüstü yayıncılık; bilgisayar yardımıyla profesyonel anlamda basılı ve görüntülü iletişim malzemelerini (yazışma, raporlar, slayt, eğitim materyalleri, firma dışı için reklam ilanları, broşürler vb.) üretir.

İlerleyen teknolojiyle birlikte yaygın kullanım alanına sahip olan ofis otomasyon sistemleri (OOS), uygun olarak kullanıldığında zamandan tasarruf etmenin yanı sıra, yazılı ya da şekilsel tüm evrakların elektronik ortama aktarımına olanak tanımaktadır. Bu sayede; evraklar elektronik ortamda işlenerek yine aynı ortamda paylaşılabilmekte ve saklanabilmektedir. Böylece evrak yoğunluğu da ortadan kalkmaktadır. Hatta ofis otomasyon sistemleri sayesinde; örgüt içi ya da dışı kurulması gereken iletişimlerde aynı ortamda olma zorunluluğu ortadan kalkmaktadır (Höçük, 2007: 31).

2.4.1.1.3. Karar Destek Sistemleri

Karar destek sistemi (KDS), tek bir yönetici ya da birden fazla yöneticiden oluşan grubu özellikle yarı yapısal nitelikteki sorunların çözümüne bilgi ve ilgili öneriler sağlayarak destekleyen sistemdir. KDS, karar vericinin yerini almaktan çok ona destek sağlar; yarı yapısal ve yapısal olmayan sorunların çözümüne katkıda bulunur (Bensghir, 1996: 87).

KDS; ileri düzeyde kolaylıkla tanımlanamayan, çabuk değişen, yapısal ve yarı yapısal nitelikteki ve tek kararların alınmasında yöneticilere destek verir. KDS, örgüt yöneticilerinin bu kararları almasında onlara yardımcı olmak amacıyla, çeşitli model ve araçları, veri tabanı aracılığıyla yöneticilerin kullanımına sunar.

2.4.1.1.4. Üst Düzey Bilişim Sistemleri

Üst düzey bilişim sistemleri (ÜDBS), kritik kararların alınmasında yöneticilere örgüt içi ve dışı bilgileri özet halinde sunan bir sistemdir (Yalçın, 1992: 68).

Üst düzey yöneticiler, karar vermek için ÜDBS’ni kullanırlar. ÜDBS, organizasyonun stratejik kademesindeki yapısal olmayan kararların verilmesini,

gelişmiş grafikler ve iletişim sayesinde belirlemeyi amaçlayan bilgi sistemleridir. Bu sistemler, herhangi bir sabit uygulama ya da belli bir yetenek sağlamaktan ziyade, genelleştirilmiş bir hesaplama ve iletişim ortamı oluştururlar. ÜDBS, yeni vergi yasaları veya rakip firmalar gibi dış olaylar hakkındaki verileri birleştirmeyi amaçlar. Ancak, dahili YBS ve KDS’nden de özetlenmiş bilgi çekerler. ÜDBS, üt yöneticiye faydalı bilgi sağlamak için gerekli çaba ve zamanın azaltılması bakımından kritik verileri filtreden geçirmekte, özetlemekte ve izini sürmektedir. Bunları yaparken, çok gelişmiş grafik yazılımlar kullanır ve değişik kaynaklardan temin ettiği grafik ve verileri, hızlı bir şekilde üst düzey yöneticinin ofisine gönderebilir. ÜDBS, şu soruların cevaplandırılmasında yardımcı olmalıdır: Hangi işte olmalıyız? Rakiplerimiz ne yapıyor? Ne gibi yeni kazançlar bizi iş dalgalanmalarından korur? Kazancı artırmak için üzerinde durmamız gereken birimler hangileridir? vb. (Göral, 2002: 109).

2.4.1.1.5. Uzman Sistemler

Uzman sistemler (US), bilişim sistemleri literatürüne en son katılan terimler arasında yer almaktadır. Aynı karar destek sistemleri gibi uzman sistemler de, yöneticilere sorun çözme ve etkili kararlar almada yardımcı olan bilgisayar destekli sistemlerdir. Ancak US bu desteği diğer sistemlerden farklı olarak yerine getirmektedir. US, kendine sorulan sorulara yanıtlar verebilen, açıklamalar talep eden, önerilerde bulunan etkili kararlar almaya yardımcı olan bilgisayara dayalı bir sistemdir (Bensghir, 1996: 123).

Ancak, Gökçen’e (2002: 59) göre; US ile aynı çerçevede ifade edilen yapay zekâ tanımlarının esas olarak en genel anlamı, insanı taklit eden sistemlerin geliştirilmesidir. Bilgisayarlar, insan hareketlerini taklit eden makineleri kullanabilir ve belirli bir uzmanlık sahasındaki insanın düşünme sürecini temsil eden sistemler de sağlayabilirler. Ama insanın yaratıcılık kalitesini, heyecan, duygu ve mizahını tam olarak asla taklit edemezler (Höçük, 2007:35).

Başarılı bir US örneği de Xerox şirketinde uygulanmaktadır. Uzaktan İnteraktif İletişim diye adlandırılan sistem, şirket tarafından üretilen fotokopi makinelerindeki potansiyel problemleri teşhis ederek, daha problem meydana gelmeden önce servis personelinin hızla makinenin bulunduğu yere gönderilmesini sağlar. Her bir fotokopi makinesine yerleştirilen bir arıza teşhis sistemi, merkezde bulunan daha kapsamlı uzman teşhis sistemiyle karşılıklı etkileşim içindedir.

2.4.1.2. Fonksiyonel Bilişim Sistemleri

Örgüt amaçlarının yerine getirilmesi bir takım işletme fonksiyonlarının uygun bir şekilde yerine getirilmesine bağlıdır. Bu fonksiyonların etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesinde bilişim sistemlerinin birçok katkıları olmaktadır (Göral, 2002: 110).

Örgütün işlevsel alanlarındaki bilişim sistemlerine ait uygulamalar, muhasebe bilişim sistemi, finans bilişim sistemi, pazarlama bilişim sistemi, üretim bilişim sistemi ve insan kaynakları bilişim sistemi gibi temel işletme işlevlerine paralel olan sistemler, temel işletme bilgi sistemleridir. Bu sistemlerle ilgili bilgilerin kaydedilmesi, işlenmesi ve raporlanmasıyla ilgili günümüzde gelinen nokta, bu işlemlerin tamamına yakınının bilgisayar ortamında yürütüldüğünü göstermektedir.

Bu faaliyetlerin yürütülmesini kolaylaştıran, etkinlik ve verimliliğini artıran birçok uygulama yazılımı geliştirilmiştir (Höçük, 2007: 36).

Fonksiyonel Bilişim Sistemlerini alt başlıklar altında incelemek mümkündür.

2.4.1.2.1. Satış ve Pazarlama Bilişim Sistemleri

Örgütün mal veya hizmetini satışı, satış ve pazarlama fonksiyonuna bağlıdır. Pazarlama; müşteriler için örgütün mal ve hizmetlerini belirlemekle ilgilenir. Müşterilerin ne istediklerini ya da neye ihtiyaç duyduklarını tespit eder, onların ihtiyaçlarını karşılamak için mal ve hizmet geliştirir, reklam ve tutundurma faaliyetlerini gerçekleştirir. Satış; müşterilerle temasa geçmekle, mal ve hizmetleri satmakla, siparişlerini almakla ve satışları takip etmekle ilgilenir. Satış ve pazarlama bilişim sistemleri ise bu aktiviteleri destekler (Loudon ve Loudon, 2003: 47).

Satış ve pazarlama bilişim sistemi, malların ve hizmetlerin üreticiden tüketiciye veya kullanıcıya doğru akışları, satış öncesi ve sonrası hizmetler, pazar araştırması, yeni ürünlerin geliştirilmesi, satış planlaması, reklam ve tanıtım, fiyatlandırma, satış analizleri, satışlar, satış sonrası hizmetler ve en az maliyetle en fazla müşteri memnuniyeti gibi işletme faaliyetlerine ilişkin bilgiler sağlamaya yönelik bir bilgi sistemidir.

2.4.1.2.2. Üretim Bilişim Sistemleri

Üretim, girdilerin bir dönüştürme sürecinden geçirilerek çıktılara dönüştürüldüğü bir süreçtir. Üretim bilişim sistemleri ürün ve hizmetlerin elde edildiği süreçle ilgili faaliyetleri kapsayan işlemlerin yönetimini destekler.

Bilişim sistemleri; kuruluş yerinin seçimi ve üretim teknolojisi yatırımı kararlarının verilmesi, imalat ve üretim maliyetlerinin ve kaynaklarının kontrolü, yönetimi, tasarım ve üretim görevlerinin dağıtımı gibi faaliyetler üzerinde odaklanmaktadırlar. Bu sistemlere örnek olarak sayısal denetimli tezgâhlar, bilgisayar destekli tasarım, robotlar, bilgisayar tümleşik üretim ve üretim kaynakları planlaması, bilgisayar destekli süreç planlaması verilebilir (Tekin vd. 2003: 204).

Personel bilgi sistemi anlayışından insan kaynakları felsefesine geçişle paralel olarak, insan kaynakları bilgi sistemlerine ilişkin bilgisayar yazılımları da yalnızca ücret bordrosu hesaplayan basit birer program olmaktan çıkmış, tüm insan kaynakları işlevlerini içeren çağdaş yazılımlar şekline dönüşmüştür (Göral, 2002: 117).

2.4.1.2.3. Muhasebe-Finansman Bilişim Sistemleri

Temel olarak finans ve muhasebe farklı kavramlardır. Finansal sistem, örgüt faaliyetlerinde parasal değerlerin akışı ve dönüştürülmesi ile ilgilidir. Muhasebe ise, finansal nitelikteki olayların para cinsinden kaydedilmesi, sınıflandırılması, özetlenmesi ve bunların sonuçlarının yorumlanmasıdır. Bu farlılığa rağmen birçok örgütte finans ve muhasebe işlemlerinin tek bir bölümde yer alması sebebiyle bu sistemleri de muhasebe-finansman bilişim sistemleri adıyla tek bir başlıkta ele almak mümkündür.

Finansman bilişim sistemi; örgütteki finansal yöneticilere, gereksinim duyulduğunda en uygun maliyetle kaynak bulması ve bu kaynakların tahsisi ve kontrolü ile ilgili destek sağlayan bir sistemdir. Muhasebe bilişim sistemi; örgüt faaliyetlerini planlamak, kontrol etmek ve yönetmek amacıyla bilgi kullanıcılarının gereksinim duydukları bilgileri sağlamak için mali nitelikteki işlemleri süreçleyen ve onlara sunan bir sistemdir.

Muhasebe fonksiyonu, örgütteki fon akışını muhasebeleştirmek için makbuzlar, ödemeler, amortismanlar, bordrolar gibi örgütün finansal kayıtlarını tutmak ve yönetmekle sorumludur. Finans ve muhasebe, örgütün finansal varlıklarını ve fon akışını dikkatle izlemek gibi ilişkili problemleri paylaşırlar. Şu gibi sorulara cevap sağlarlar: Finansal varlıkların envanteri ne? Yapılan ödemeler, makbuzlar, bordro ve

diğer fon akışları için hangi kayıtlar var? Finans ve muhasebe fonksiyonel bilişim sistemleri ise satıcılara olan ödemeler, güvenlik kayıtları, makbuzlar gibi kayıtlar sayesinde fon akışını dikkatle izlemektedirler.

Görüldüğü gibi, muhasebe-finansman bilişim sistemleri örgütün önemli temel kaynaklarından biri olan mali kaynakların sağlanması, kullanılması ve uygun şekilde kayıtlara alınması konusunda örgütlere büyük yararlar sağlamaktadır. Bu sistemler sayesinde mali yapıların kaydı ve kullanılmasında hata yapma riskini büyük ölçüde ortadan kaldırırken yöneticilere taktik planlar ve örgütün mali politikası konusunda yardımcı olmaktadır (Kök, 2006:124).

Bu bölümde açıklanan hususlardan bilişim sistemleri bir takım kaynaklara ihtiyaç duymaktadır. Aşağıda bilişim sistemleri kaynakları ve bu kaynaklara bazı örnekler özet halinde sunulmuştur;

Bilişim Sistemleri Kaynak Örnekleri

Bilişim Sistemleri Kaynakları

İnsan Kaynakları

Uzmanlar: Sistem analistleri, yazılım geliştirenler, sistem operatörleri. Son Kullanıcılar: Bilişim sistemlerini kullanan herkes

Donanım Kaynakları

Makineler: Bilgisayarlar, görüntü cihazları, manyetik disk sürücüleri, yazıcılar, optik tarayıcılar.

Araçlar: Disket, manyetik teyp, optik disk, kağıt formlar.

Yazılım Kaynakları

Programlar: İşletim sistemi, hesap tablosu programları, kelime işlem programları, bordro programları.

Prosedürler: Veri girişi prosedürleri, hata düzeltme programları, maaş çeki dağıtım prosedürleri.

Veri Kaynakları

Ürün tanımlama, müşteri kayıtları, çalışan dosyaları, stok veritabanı.

Ağ Kaynakları

İletişim araçları, iletişim işlemcileri, ağ erişimi ve yazılım kontrolü.

Yönetim raporları ve metinleri, grafik gösterisi, ses cevaplayıcıları, kâğıt formaları kullanan iş dokümanları.

2.5. Bilişim Teknolojilerinin Organizasyonlar Üzerindeki Etkisi

Bu başlık altında bilişim teknolojilerinin bilgi, kariyer, örgüt ve toplum ile yönetsel faaliyetler ve büro çalışanları üzerindeki genel etkilerine yer verilecektir.

2.5.1. Bilişim Teknolojilerinin Bilgi, Kariyer, Örgüt ve Toplum Üzerindeki Genel Etkileri

İçinde yaşadığımız yüzyılda teknoloji, insan hayatını, ekonomik ilişkileri ve toplumların refah düzeyini etkileyen en önemli faktörlerden biri haline gelmiştir. Özellikle bilgi teknolojileri ve liderlik ettikleri dönüşüm dalgası, bireysel, örgütsel ve toplumsal düzeyde önemli etkiler yaratmaktadır. Bu etkiler alt başlıklar halinde aşağıda sunulmuştur.

2.5.1.1. Bilginin Ortaya Çıkması ve Yayılmasına Etkileri

Sanayi sonrası toplum arayışları hızlı bilgi üretimine ve yayılımına kanalize olmuştur. Bu arayışlar sonucunda bilgi üretim ve yayılımında şimdiye kadar görülmemiş bir hız ve artış yaşanmıştır. Bilgi teknolojileri yoluyla artan bilgi birikiminin paylaşılması ve yönetilmesi ise yeni yaşam, eğitim, kültürel, politika ve yönetim anlayışları doğurmuştur. Gerçekten bugün bilişim teknolojilerinin ön ayak olduğu bu gelişme ile insanoğlunun hayal edilemeyen konuları anlaması, görülemeyen olayları sezmesi mümkün olmuştur. Dolayısıyla diyebiliriz ki; bilişim teknolojileri ile bilginin ortaya çıkması ve yayılması arasında iki yönlü bir ilişki bulunmaktadır.

Birincisi, bilişim teknolojilerinin yeni iş alanları konusunda kişilerin yaratıcılığını artırıp ufkunu genişletmesi; ikincisi ise, yeni bilgilerin sağlanması, çoğaltılması ve kullanılmasını sağlamasıdır (Kök, 2006: 126).

2.5.1.2. Kariyer/Meslekler Üzerindeki Etkisi

Bilişim teknolojileri alanında yaşanan devrim, küresel ekonominin yeni gücünü oluşturmuş, günümüze damgasını vuran ekonominin baş aktörleri ise şirketler olmuştur. Bilgi, yeni ekonomik düzende bir üretim faktörü esas sermaye olurken, bu sermaye ile rekabeti yaratan unsurun insan olduğu üzerinde durulmaktadır. Bireylerin zihinsel kapasitelerinin yararlı ürün ve hizmetlerin üretilmesi doğrultusunda yönlendirilmesi,