T. C.
SELÇUK ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ
İŞLETME ANA BİLİM DALI
YÖNETİM VE ORGANİZASYON BİLİM DALI
BİLGİ ÇAĞININ İŞ ORGANİZASYONLARINDA
STRATEJİK BİLGİ YÖNETİMİ: TEORİ VE BİR UYGULAMA
YÜKSEK LİSANS TEZİ
DANIŞMAN
YRD. DOÇ. DR. SERDAR ÖGE
HAZIRLAYAN
ŞÜKRAN GÖKCE
İÇİNDEKİLER Sayfa No İÇİNDEKİLER………..I ŞEKİLLER LİSTESİ………..……..IV TABLOLAR LİSTESİ………..V GİRİŞ………..1 BİRİNCİ BÖLÜM KAVRAMSAL ÇERÇEVE 1.1. BİLGİ KAVRAMI………..………..3 1.1.1. Bilginin Tanımı………..…...3 1.1.1.1. İmge………..…5 1.1.1.2. Veri (Data)……….…..5 1.1.1.3. Enformasyon (Information)………..6 1.1.1.4. Bilgi (Knowledge)………7 1.1.2. Bilgi Türleri………...8
1.1.2.1. Kullanım Biçimine Göre Bilgi Türleri ……….…...…8
1.1.2.1.1. İdealist Bilgi...………..………...…..8
1.1.2.1.2. Sistematik Bilgi……….…...9
1.1.2.1.3. Pragmatik Bilgi……….………..9
1.1.2.1.4. Otomatik Bilgi……….…………....9
1.1.2.2. İçeriğine Göre Bilgi Türleri……….……….…...9
1.1.2.3. Organizasyonel Bilgi Türleri………....10
1.1.2.4. Kaynağına Göre Bilgi Türleri………...……..10
1.1.2.4.1. Açık Bilgi..………...11
1.1.2.4.2. Örtük Bilgi……….…....11
1.2. ORGANİZASYONLARDA BİLGİ YARATMA SÜRECİ………...12
1.2.1. Bilgi Dönüşümü (SDBİ Süreci)………..……...13
1.2.1.1. Sosyalleşme……….14
1.2.1.2. Dışsallaşma……….…….15
1.2.1.3. Birleştirme………...19
1.2.1.4. İçselleşme……….19
1.2.3. Bilgi Varlıkları…………...………...…...25
1.3. BİLGİ EKONOMİSİ……….…..…...27
1.3.1. İşgücünün Yapısındaki Değişim..……….……...…...28
1.3.2. İnternet……….…….…...30
1.3.3. İnternetin İş Hayatına Etkileri ve Elektronik Ticaret………..31
1.3.4. Ekolojik Çevre………..…...33
1.4. BİLGİ TOPLUMU………...……...34
1.4.1. Bilgi Toplumunun Temel Özellikleri………..………35
1.4.2. Bilgi Toplumunda Yönetim ve Organizasyon Yapısı…………..……37
1.4.2.1. Şebeke Organizasyonlar..……….………...40
1.4.2.2. Sanal Organizasyonlar………...41
1.4.2.3. Öğrenen Organizasyonlar………...43
1.5. BİLGİ YÖNETİMİ………...45
1.5.1. Bilgi Yönetiminin Tanımı..………....45
1.5.2. Bilgi Yönetiminin Amacı………...48
1.5.3. Etkin Bilgi Yönetiminde Karşılaşılan Engeller……….50
1.5.4. Bilgi Yönetiminden Beklenen Faydalar……….52
İKİNCİ BÖLÜM STRATEJİK BİLGİ YÖNETİMİ 2.1. BİLGİ YÖNETİM SÜRECİ………...55
2.1.1. Bilginin Üretilmesi ve Geliştirilmesi………...55
2.1.1.1. Bilginin Elde Edilmesi……….…55
2.1.1.1.1. Bilginin Taklit Edilmesi………...55
2.1.1.1.2. Bilginin Satın Alınması………..57
2.1.1.1.3. Dış Kaynak Kullanılması (Outsourcing)……… ……57
2.1.1.2. Bilginin İşletme İçerisinde Üretilmesi……….……58
2.1.1.2.1. Araştırma–Geliştirme Çalışmaları………..…...59
2.1.1.2.2. Bilginin Füzyon Yoluyla Elde Edilmesi………....59
2.1.1.3. Bilginin Müşterek Olarak Elde Edilmesi……….…60
2.1.1.3.1. Network (Bilgi Ağları) Yoluyla Bilgi Edinimi………..60
2.1.1.3.2. Stratejik Ortaklıklar Yoluyla Bilgi Edinimi…………..61
2.1.1.3.3. Risk Sermayesi Yoluyla Bilgi Edinimi………...61
2.1.2. Bilginin Tasnif Edilmesi ve Saklanması………..62
2.1.3. Bilginin Transfer Edilmesi ve Paylaşılması……….…63
2.1.4. Bilginin Kullanılması ve Değerlendirilmesi………....64
2.2. BİLGİ YÖNETİMİ SÜRECİNİN TEMEL UNSURLARI………65
2.3. BİLGİ YÖNETİMİ STRATEJİLERİ……….67
2.3.1. Kodlama Stratejisi……….……...68
2.3.2.Bireyselleştirme Stratejisi……….…69
2.4. ENTELEKTÜEL SERMAYE (Intellectual Capital)………73
2.4.1. Entelektüel Sermaye Kavramı……….…….73
2.4.2. Entelektüel Sermayenin Bileşenleri……….75
2.4.2.1. İnsan Sermayesi………..……...76
2.4.2.2. Yapısal Sermaye………..……..78
2.4.3.3. Müşteri Sermayesi………..…...79
2.4.3. Entelektüel Sermaye Yönetimi ve Bilgi Yönetimi……….….79
2.5. STRATEJİK BİLGİ YÖNETİMİ………..81
2.5.1. Stratejinin Tanımı………....81
2.5.2. Stratejik Yönetim………....….83
2.5.3. Bilgi Çağında Stratejik Yönetim………...85
2.5.4. Stratejik Yönetim Süreci………..…87
2.5.5. Stratejik Bilgi………..….88
2.5.6. Stratejik Bilgi Yönetimi………..…...91
2.5.6.1. Stratejik Bilgi Yönetimi Süreci………...92
2.5.6.1.1. Stratejik Bilgi Analizi ………...92
2.5.6.1.2. Stratejik Bilgi Seçimi………...93
2.5.6.1.3. Stratejik Bilgi Uygulaması………...…94
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM KONU İLE İLGİLİ AMPİRİK BİR ÇALIŞMA 3.1. ARAŞTIRMANIN AMACI …………...……….……….96
3.2. ARAŞTIRMANIN VARSAYIMLARI……… 96
3.3. ARAŞTIRMA YÖNTEMİ………97
3.4. ARAŞTIRMANIN SINIRLARI VE GÜVENİLİRLİĞİ………...97
3.5. ARAŞTIRMA ANALİZİ VE BULGULARIN DEĞERLENDİRİLMESİ…...98
3.5.2. Araştırmaya Katılan İşletmeler Hakkında Genel Bilgiler………...100
3.5.3. Araştırma Konusuyla İlgili Soruların Analizi……….……....102
SONUÇ………..……..112
KAYNAKÇA………..119
ŞEKİLLER LİSTESİ
Şekil 1. İmgeden Bilgiye Erişim Süreci……….5
Şekil 2. Bilgi Yaratma Sürecinin Üç Elemanı……….13
Şekil 3. Bilgi Yaratımının Dört Modeli………...20
Şekil 4. Dış Bileşenler ile Bilginin Yaratılması………...21
Şekil 5. Ba ve Bilgi Dönüşümü………...23
Şekil 6: Ba’nın Dört Karakteristiği………..24
Şekil 7. İşgücünün Sektörel Dağılımı………..29
Şekil 8. Stratejik Bilgi Analizi……….93 Şekil 9. Stratejik Yönetim İle Stratejik Bilgi Yönetimi Süreci Arasındaki Etkileşi.95
TABLOLAR LİSTESİ
Tablo 1. Bilgi Dönüşümü………...14
Tablo 2. Ürün Geliştirmede Kavram Yaratmak İçin Metafor ve Kıyas……….18
Tablo 3. Bilgi Varlıklarının Dört Çeşidi………....27
Tablo 4. En Çok İnternet Kullanıcısına Sahip 20 Ülke………..30
Tablo 5. Bilgi Yönetimi Uygulamalarında Karşılaşılan Engeller………...51
Tablo 6. Bilgi Yönetimi Stratejileri………70
Tablo 7. Güvenilirlik Analizi Sonuçları……….98
Tablo 8. Ankete Katılan Yöneticilerin Çalıştıkları Pozisyonlara İlişkin Frekans Analizi………..99
Tablo 9. Ankete Katılan Yöneticilerin Eğitim Durumlarına İlişkin Frekans Analizi………..99
Tablo 10. Ankete Katılan İşletmelerin Faaliyet Alanlarının Frekans Analizi……..100
Tablo 11. Ankete Katılan İşletmelerin Faaliyet Gösterdiği Sektörler………..100
Tablo 12. Ankete Katılan İşletmelerin Kuruluş Yılları………101
Tablo 13. Ankete Katılan İşletmelerin Hukuksal Yapıları………..101
Tablo 14. Bilginin Elde Edilmesi……….102
Tablo 15. Bilginin Tasnif Edilmesi ve Saklanması………..103
Tablo 16. Bilginin Transfer Edilmesi ve Paylaşılması……….103
Tablo 17. Bilginin Kullanılması ve Değerlendirilmesi………105
Tablo 18. Stratejik Bilgi Yönetimi………...106
Tablo 19. Bilginin Elde Edilmesi (Tanımlayıcı İstatistik)…………..……….107
Tablo 20. Bilginin Tasnif Edilmesi ve Saklanması (Tanımlayıcı İstatistik)…...….108
Tablo 21. Bilginin Transfer Edilmesi ve Paylaşılması (Tanımlayıcı İstatistik).……108
Tablo 22. Bilginin Kullanılması ve Değerlendirilmesi (Tanımlayıcı İstatistik)……110
GİRİŞ
Günümüzde, bilgiye dayalı bir iktisadi ve sosyal dönüşüm süreci yaşanmaktadır. Sanayi devriminden sonra üretim yapısından sosyal hayata, uluslar arası ilişkilerden işletmelerin yönetim ve organizasyonuna kadar pek çok farklı alanda radikal değişimler kendini hissettirmektedir. Söz konusu radikal değişimlerin temelinde bilgi ve bilginin kullanılmasındaki farklılıklar yer almaktadır. Yaşanmakta olan dönüşüm sürecinde bireyler, kuruluşlar veya toplumlar açısından mukayeseli bir üstünlük sağlamanın ve daha fazla refah elde etmenin temel yolu bilgiyi daha etkili biçimde kullanmaktan geçmektedir.
Konuya organizasyonlar açısından bakıldığında bilginin daha fazla değer sağlayacak biçimde yönetilmesi, son yıllarda üzerinde en çok durulan konulardan biridir. Kuruluşlar açısından sürdürülebilir rekabet avantajı elde etmenin temel şartı olarak gösterilen bilgi yönetimi, “bir organizasyonda bilginin üretilmesi, tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması, kullanılması ve hayata geçirilmesiyle ilgili tüm faaliyetlerin ve süreçlerin belirli bir amaca yönelik olarak sistemli ve şuurlu bir biçimde yönetilmesidir” şeklinde tanımlanabilir. Ancak bu yaklaşımda sadece enformasyon teknolojilerinden yararlanarak bilginin açık bilgi olarak yönetimi değil aynı zamanda örgüt içerisindeki insan ilişkilerinin ve etkileşimlerinin bilgi yönetimi üzerindeki önemi vurgulanmaktadır.
Küresel rekabetçi çevrede işletmeler, başarılı olabilmek için çeşitli stratejilere ihtiyaç duyarlar. Bu stratejiler bazen pazarda farklı bir yapılanma, bazen rakipleri pasifize etmeye yönelik faaliyetler, bazen de başka işletmelerle işbirliğine gitme şeklinde çeşitli şekillerde ortaya çıkabilmektedir. Bu ve benzer stratejilerin özünde ortak bir stratejik kaynak bulunmaktadır. Günümüzde bilgiye sahip olan ve onu zamanında ve etkili bir kullanımla stratejik kaynak haline getiren organizasyonlar, amaçlarına ulaşmada daha avantajlı konuma gelmektedirler. İşletmenin kapasitesini büyütmek ve dinamik çevreye uyarlamak amacıyla bilginin yaratılması ve kullanılması bir gereklilik konumuna gelmiştir. İçinde bulunduğumuz bilgi çağında işletmelerin sahip olduğu en stratejik kaynak bilgidir. Bu anlamda bilgi yönetimi, stratejik yönetim içerisinde değerlendirilmektedir.
Çalışmamızın amacı gerek organizasyonların küresel rekabetle başa çıkabilmeleri, gerekse ülkelerin kalkınması açısından son derece önemli olan Stratejik Bilgi Yönetimi konusunda teorik bir çerçeve çizebilmek ve bunu bir uygulama çalışması ile desteklemektir.
Çalışmanın birinci bölümünde konu ile ilgili kavramsal çerçeve çizilerek önemli görülen kavramların tanımı yapılmıştır. İlk olarak sıkça birbirine karıştırılan veri, enformasyon ve bilgi kavramları açıklanmış ve bilgi yönetimi açısından önem taşıyan bazı bilgi türleri izah edilmiştir. Organizasyonlarda bilginin yaratılması ve yaratılan bu bilginin iktisadi ve sosyal hayattaki etkileri “Bilgi ekonomisi” ve “Bilgi Toplumu” başlıkları altında ele alınmıştır. Daha sonra bilgi yönetimi kavramı çeşitli yönleriyle incelenmiştir. Bilgi yönetiminin tanımı, amacı, uygulamada karşılaşılan engeller ve beklenen faydalar bu bölümde ele alınan konular arasındadır.
İkinci bölümde bilgi yönetimi süreçleri ele alınmıştır. Bu anlamda bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi, tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması, kullanılması ve değerlendirilmesi anlatılmıştır. Söz konusu süreçler birbiriyle iç içe giren, birbirini etkileyen ve tamamlayan süreçlerdir. Bu süreçte izlenebilecek stratejiler ve işletmelerin bilgi yönetimiyle orantılı olarak sahip oldukları entellektüel birikimleri ele alınmıştır. Son olarak bilgi yönetimi stratejik perspektiften incelenmiştir. Stratejinin tanımı, stratejik yönetim, stratejik bilgi ve stratejik bilgi yönetimi başlıkları bu bölümde ele alınan konular arasındadır.
Çalışmanın üçüncü bölümü olan uygulama bölümünde ise, Konya Sanayi Odasına kayıtlı 50 ve üzeri işçi çalıştıran 53 işletme üzerinde yapılan anket çalışması sonuçlarına yer verilmiştir.
BİRİNCİ BÖLÜM
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Bu bölümde çalışma konusu ile ilgili kavramsal çerçeve çizilerek önemli görülen kavramların tanımı yapılacaktır. İlk olarak sıkça birbirine karıştırılan veri, enformasyon ve bilgi kavramları açıklanarak, bilgi yönetimi açısından önem taşıyan bazı bilgi türleri izah edilecektir. Organizasyonlarda bilginin yaratılması ve yaratılan bu bilginin iktisadi ve sosyal hayattaki etkileri “Bilgi ekonomisi” ve “Bilgi Toplumu” başlıkları altında ele alınacaktır. Bilgi yönetimi kavramı çeşitli yönleriyle incelenerek, bilgi yönetiminin tanımı, amacı, uygulamada karşılaşılan engeller ve uygulamadan beklenen faydalara kısaca değinilecektir.
1.1. BİLGİ KAVRAMI
1.1.1. Bilginin Tanımı
Geçmişten günümüze bilginin tanımına dair pek çok farklı yaklaşım bulunmaktadır. Günlük hayatta sıkça kullanılmasına rağmen bilgiyi tanımlamak oldukça güçtür. Bilgi, kelime anlamı itibariyle; bir iş, konu, olay ve herhangi bir şey konusunda bilinenler, malumat (Doğan, 2001:163) veya “öğrenme, araştırma ya da gözlem yoluyla elde edilen gerçekler” (www.sozluk.mikrobeta.com) şeklinde tanımlanmaktadır. Kavram olarak bilgi pek çok bilim dalında ele alınmakta ve farklı şekillerde ifade edilmektedir. Örneğin felsefe ve psikolojide ele alınan şekliyle bilgi bir önermenin doğru olduğunu veya olabileceğini bilme olarak tanımlanırken, sosyal bilimlerde toplumsal etkileşimin bir sonucu olarak ele alınmaktadır (Zaim, 2005:66).
Dinçmen, bilgi kelimesinin anlamını “öğrenme, araştırma veya gözlem sonucu tekrar tekrar elde edilebilen, genelde kabul görebilecek gerçek ve ilkelerin bütününe verilen ad” şeklinde tarif ederken, bu çerçevede herhangi bir ifadenin veya bir metnin bir inancı değil de bilgiyi yansıttığını anlamak için içeriğinin ortaya çıkış şekline, tekrar tekrar kanıtlanabilmesine ve genel olarak benimsenebilmesine bakmak gerektiğini ifade etmektedir. Ona göre bu şartlar sağlanmazsa bilgiden değil inançtan söz edilir (Dinçmen, 2001:92).
• İnsanlar çevreden edindikleri veri ve enformasyona kendi deneyim, beceri, duygu ve sezgilerini katarak şahsi inançlar edinirler,
• Bu şahsi inançlar öğrenme, araştırma ve gözlem sonucu kanıtlanıp, kurallar ve prosedürler süzgecinden geçtikten sonra doğrulanır,
• Doğrulanmış şahsi inançlar bilgiyi ifade eder,
Nonaka, Toyoma ve Konno (2000:7) bilgi yaratma süreci teorilerinde bilginin “kanıtlanmış doğru inançlar” şeklindeki geleneksel tanımını benimsemişlerdir. Ancak onların odaklandıkları asıl konu inançların doğruluğundan çok kanıtlanmış olmasıdır. Onlara göre geleneksel batı epistemolojisindeki (bilgi kuramı) “doğruluk, bilginin esas özelliğidir” ilkesi bilginin insancıl ve dinamik boyutlarını göz ardı etmektedir. Bu bakış açısı içinde onlar bilgiyi “doğruya ulaşmak için, bireysel inanışları kanıtlamanın dinamik insancıl bir süreci” olarak tanımlamışlardır.
Örgütsel bağlamda “bilgi” kavramının anlam ve gelişimini yönetim düşüncesindeki evrime paralel olarak ifade etmek mümkündür. Drucker’e göre, bilginin anlamında meydana gelen söz konusu değişimin ilk ve en önemli aşamasını sanayi devrimi oluşturmaktadır ve bu aşamada bilgi aletlere, süreçlere ve ürünlere uygulanmıştır. İkinci aşamada bilgi, ilk kez Taylor tarafından işlere uygulanmış ve prodüktivite devrimine yol açmıştır (Drucker, 1994:33-53). Taylor yönetim ile ilgili gerçeklerin dile getirilip ölçülmesi ile bu gerçeklerin diğer çalışanlara aktarılabileceğini ve bu yolla örgütsel etkinlik artışı sağlanacağını savunmuştur. Ancak çalışanların deneyim ile yargılarını yeni bilgi kaynağı olarak görmemiştir. Taylor’un eksik bıraktığı bu noktayı, “Neoklasik Kuram”cılar tamamlayarak bilginin yalnızca mantık ve dille ilgili bir kavram olmadığını, değerleri ve inançları da kapsadığını savunmuşlardır. Simon geliştirdiği “karar verme yaklaşımı” ile “örgütleri bilgi işleme makineleri” olarak tanımlamakta, örgütlerin “karar alma sürecini parçalayan, rutinleştiren ve sınırlayan bir tür kurumsallaşmış beyin” olduklarını öne sürmektedir. Çalışanların sınırlı enformasyon işleme yetisine sahip olmaları nedeniyle örgütlerin hiçbir zaman mükemmel biçimde akılcı olamayacaklarını öngörmüştür (Özer vd., 2002:470). Nihayet üçüncü ve son aşamada ise bilgi bilgiye uygulanmakta ve yönetim devrimi olarak ifade edilen süreci hazırlamaktadır (Drucker, 1994:66). Bu yeni devrim eskilerden çok daha hızlı, etkili ve kapsamlıdır (Erkan, 1998: 134). 1980’lerden sonra Drucker ve Nonaka gibi pek çok araştırmacı, 21. yüzyılda bilginin önemine değinerek, bilgi edinme ve bu bilgileri uygulamalara aktarmanın
örgütler için yaşamsal derecede önemli olduğuna işaret etmişlerdir (Drucker, 1998:2; Nonaka, 1998:64).
Tüm sağlıklı organizasyonlar bilgiyi yaratır ve kullanırlar. Bir organizasyon, dış çevreden enformasyonu, malzemeyi ve enerjiyi içine alan açık bir sistem gibi davranır; bu kaynakları daha sonra çevre içerisinde tüketilecek bilgi ve prosesler ile mal veya hizmet üreten yapılara dönüştürür. Bu nedenle organizasyonlar ve çevreleri arasındaki ilişkiler oldukça kritiktir. Organizasyonlar çevrelerine kaynakları ve var oluşlarının sürekliliğinin onaylanması için bağımlıdırlar. Çevrenin karmaşıklık ve belirsizlik açısından gelişmesinden dolayı, organizasyonların varlıklarını sürdürebilmeleri çevrenin güncel ve olası gelecekteki durumlarını yeterince öğrenmelerine ve bu bilgiyi kendi davranışlarını tam zamanında değiştirmek üzere kullanmalarına bağlıdır. Bir organizasyon bilgi olmadan, kendini organize edemez, fonksiyonunu yerine getirir bir şirket olmayı sürdürebilmeyi de gerçekleştiremez (Davenport ve Prusak, 1998:112).
Günümüzde işletmelerin en değerli ve stratejik kaynak olarak kabul ettikleri bilgi (Zack, 1999:125), çoğunlukla veri ve enformasyon kavramlarıyla birlikte ele alınarak açıklanmaktadır. Kimi zaman yanlışlıkla birbirlerinin yerine kullanılan bu kavramların anlamlarının, birbirinden farklarının ve birinden diğerine nasıl geçileceğinin açıklanması bilgi yönetimi uygulamaları açısından oldukça önemlidir.
Bilgi, belli bir süreçten geçmiş ve “işlenmiş veri”ler olarak tanımlanabilir. Bilginin elde edilmesi belli bir süreç çerçevesinde gerçekleşir. Bu sürecin başlangıcında imgeler vardır ve sırasıyla imgelerden veriler, verilerden enformasyon, enformasyondan bilgi ve nihayet bilgiden ise üst bilgi elde edilir (Tutar, 2002:372).
Şekil 1. İmgeden Bilgiye Erişim Süreci
1.1.1.1. İmge
Harfler veya rakamlardan bazen de yalnız özel işaretlerden oluşan yazılardır. Birbirlerinden bağımsız işaretler herhangi bir bağlamla ilişkilendirilmemiştir ve özel bir anlam taşımazlar (Dervişoğlu, 2004:12).
1.1.1.2. Veri (Data)
Veri, olaylara ilişkin nesnel gerçekler olup birbiriyle ilişkilendirilmemiştir. Bu nesnel gerçekler kendi başlarına bir anlam ifade etmezler. Dolayısıyla verilerle tek başına ilişki kurulamaz ve amaçlara ulaşılamaz. İşletmeler açısından verinin en işe yarar tanımı ise “yapılan işlemlerin belli biçimlerde tutulmuş kayıtları”dır. Modern organizasyonlarda veri, teknolojik sistemlerde saklanmaktadır. Bu verilerin kullanılma hızı ve kapasitesi şirketler açısından büyük önem taşıdığından veri yönetimi ayrı bir uzmanlık dalı oluşturmakta ve şirketler veri depolamaya, bu verileri istenildiği zaman bulup kullanılabilir hale getirmeye yönelik sistemlere büyük miktarlarda kaynak ayırmaktadırlar (Davenport ve Prusak, 2001:22).
Çok veri sahibi olmak ve çok veri toplamak her zaman doğru kararlar alınacağının bir göstergesi değildir. Çok veri toplayıp, bunların arasından işe yarayacakları seçmek zor, maliyetli ve vakit alıcıdır. Kendi başlarına anlam ifade etmediklerinden karar vermede güvenilecek bir dayanak değillerdir. Veri, kendisinin önemi hakkında bir bilgi vermez ancak organizasyonlar açısından çok önemlidir, zira veriler enformasyon yaratmak açısından vazgeçilmez bir kaynaktır (Davenport ve Prusak, 2001:24).
1.1.1.3. Enformasyon (Information)
Enformasyon “işlenmiş, anlam taşıyan ve insanlara faydalı olabilecek veridir” şeklinde tanımlanabilir (Laudon ve Laudon, 1998:8). Drucker, enformasyonu “bir önemi ve amacı olan veri” olarak ifade eder (Drucker, 1998:213). Enformasyon verinin tersine yorum içerir ve bu yorum kişinin görüş ve deneyimleri ile birleşerek faaliyete imkân tanıyan bilgi haline gelir.
Veriden çok daha zengin bir içeriğe sahip olan enformasyon yazılı, sözlü veya görsel bir mesajdır. Her mesajda olduğu gibi enformasyonun aktarılması için bir gönderen ve alıcı olması gerekir. Enformasyon, mesaj alan kişinin algılamasında değişimi ve yargısı
üzerinde fark yaratmayı amaçlar. Bu açıdan bakıldığında mesajın enformasyon olup olmadığına kendisindeki etkisine bakarak alıcı karar verir (Gilbert vd., 2000:51). Enformasyonun amacı, alıcının bir konudaki düşüncelerini değiştirmek, değerleme veya davranışı üzerinde etki yaratmaktır. Bu yönüyle enformasyon fark yaratan veri olarak da ifade edilmektedir (Davenport ve Prusak, 2001:24).
Ham gerçekleri ifade eden ve dağınık bir doğaya sahip olan veriler bir amaç doğrultusunda düzenlenerek ve biçimlendirilerek enformasyona dönüştürülür (Beveren, 2002:19). Söz konusu dönüşüm aşağıdaki zihinsel süreçleri izlemektedir (Erengül, 1998:51):
• Amaca yönelik olma: Verilerin hangi amaçla derlendiğini öğrenme • Sınıflandırma: Analiz birimlerini ve verinin temel bileşenlerini öğrenme • Hesaplama: Verileri istatistiksel olarak analiz etme
• Düzeltme: Verilerdeki hataları ayıklama
• Özetleme: Bilgiyi özetleyerek daha kısa ve öz bir biçimde sunma.
Bilgisayarlar yukarıdaki işlemlerin gerçekleştirilmesine yardımcı olabilir ancak verileri amaca yönlendirme ve ona bir anlam kazandırma işi ancak insan zihni ile yapılabilir.
1.1.1.4. Bilgi (Knowledge)
Bilgi hem araç, hem de sonuçtur. Bir araç olarak bilgi, enformasyonu belli bir sonuca ulaşmak üzere kullanmaktır. Bir sonuç olarak ise bilgi anlamayı, tefekkür etmeyi ve fikir üretmeyi sağladığı gibi başlı başına bir değer manasına da gelir (Zaim, 2005:69).
Davenport ve Prusak “Working Knowledge” adlı eserlerinde “bilgi, deneyim ve değerlere ilişkin enformasyonun akışkan bir karmasıdır” tanımını yaparlar. Bilgi sadece kayıtlarda ve bilgi bankalarında değil kurumsal rutinlerde, süreçlerde, uygulama ve normlarda da yer alır. Akışkan olduğu kadar yapılandırılmıştır da. Bazen sezgiseldir. Sözlere dökülmesi her zaman mümkün olmayabilir (Gilbert vd., 2000:52). Enformasyon nasıl verilerden türetiliyorsa, bilgi de enformasyondan türetilir. Eğer enformasyonun bilgiye dönüşmesi isteniyorsa bu işi insanların yapması gerekir. Bu dönüşümde yaşanılan düşünce süreçleri şunlardır (Erengül, 1998:51);
• Karşılaştırma: İçinde bulunulan duruma ilişkin enformasyon ile diğer durumlara ilişkin enformasyonlar arasındaki farklar ve benzerlikleri karşılaştırma,
• Varılan sonuçlar: Kararlar ve hareketler üzerinde enformasyonun ne gibi etkileri olduğunun sonuçlarının araştırılması,
• Bağlantılar: Elimizdeki bilgi parçasıyla diğer bilgiler arasındaki ilişkileri belirleme,
• Sohbet: Diğer insanların bu enformasyonlar hakkındaki düşüncelerini öğrenme. Yukarıdaki adımlardan da görüldüğü üzere bu süreç tamamen bireyler arasında gerçekleşmektedir. Bu süreçlerin sentezi kişiyi bilgiye ulaştırır. Bilginin değerli olma nedeni veri ve enformasyondan farklı olarak eyleme daha yakın olmasıdır.
Günümüzde bilgi, insan, para, güç ve rekabet avantajı anlamına gelmektedir. Bir şirket için artık sermayeden, işgücünden ve diğer tüm maddi varlıklardan daha değerlidir. Ancak buna rağmen en çok ihmal edilen varlık da bilgidir. Bir şirket, rekabet avantajına sahip olabilmek için bilgi varlığının ne olduğunu saptamalı ve bu varlığı en yüksek getiriyi elde etmek için nasıl yönetmesi gerektiğini bilmelidir. Önemli olan sahip olunan bilginin niteliğidir. Bir şirketin bilgi varlığı (knowledge assets), kar elde etmek, değer yaratmak, rekabet avantajını ve sürdürülebilir büyümeyi yakalamak için sahip olduğu veya olması gereken pazar, ürün, teknoloji ve organizasyona ait bilgilerin tamamıdır (www.focusinnovation.com).
Stephen Parker bilginin özelliklerini şu şekilde sıralamıştır (Parker, 2000:233-236): • Bilgi, çok farklı kaynaklardan elde edilebilir,
• Bilgi, çok kolay veya zor sağlanabilir,
• Bilgi, çok farklı amaçlar için kullanılabilmektedir, • Bilgi, kasıtlı veya kasıtsız olarak tahrip edilebilir, • Bilgi, kaybolabilir, bilgi hareketli ve devingendir.
1.1.2. Bilgi Türleri
1.1.2.1. Kullanım Biçimine Göre Bilgi Türleri
Bilginin kullanılma biçimi bilginin nasıl algılandığına ve örgütlendiğine bağlı olarak değişir. Bu açıdan yaklaşıldığında bilgi dört başlık altında sınıflandırılabilir (Bedük, 2005:204).
1.1.2.1.1. İdealist Bilgi
Vizyon oluşturmaya, yön belirlemeye, amaç tespit etmeye, değer ve inançları yönlendirmeye ve karar vermeye katkı sağlayan bilgi türüdür. İdealist bilgi, çoğu zaman farkında olunmadan, varlığı ve etkinliği tanımlanmadan kullanılır. Örgütlerde idealist bilgi “benchmarking” ve kurum içi geliştirme çabalarında veya bilgili kişilerin vizyonlarıyla üretilir (Barutçugil, 2002:61).
1.1.2.1.2. Sistematik Bilgi
Sistemlerin mekanizmaları, çalışma biçimleri ve fonksiyonları sistematik bilgi ile anlaşılır, değişkenlere müdahale edildiğinde sonuçlarda ne tür farklılıklar olacağı da sistematik bilgi ile çözülür. Yöntem ve kılavuz oluşturmaya yarayan bilgi türüdür. Bu tür bilginin kaynağı genellikle formel eğitim olmakla birlikte gözlemler sonucu oluşturulan senaryo ve modellerde bu bilgiye kaynak oluşturur.
1.1.2.1.3. Pragmatik Bilgi
Kararların alınma sürecinde veya işlerin yerine getirilmesi esnasında sahip olunması gerekli olan temel bilgilerden oluşmaktadır. Pragmatik bilgi, kişinin farkında olduğu, eğitim ve talimatlar ile el yordamı yoluyla elde edilen bilgi türüdür. Bireyin çalışma hayatında kendi yetki ve sorumluluk alanı içinde bilmesi gereken bilgiler pragmatik bilgiye bir örnektir.
1.1.2.1.4. Otomatik Bilgi
İnsanın düşünme, analiz etme ve değerlendirme yapmaksızın ortaya koyduğu eylemler sahip olunan otomatik bilginin sonucudur. Bu anlamda içselleştirilmiş olan ve rutin olarak insanların ortaya koyduğu davranışların kökeninde sahip olunan otomatik bilgiler yatmaktadır.
1.1.2.2. İçeriğine Göre Bilgi Türleri
Bilgi içeriğine göre bireysel ve organizasyonel bilgi olarak ikiye ayrılmaktadır. Bireysel bilgi, organizasyonel bilgi tabanının gelişmesi için gerekli olan kişisel bilgi, beceri ve yeteneklerden oluşur. Organizasyonel bilgi ise, bireylerin sahip olduğu bilgilerin
yöntem ve birey arasında geliştirilen benzersiz bilgi kaynaklarını ifade eder. Bu bilgilerin diğer organizasyonlar tarafından taklit edilmesi oldukça güçtür, çünkü söz konusu üç unsur (teknoloji-yöntem-birey) arasında oluşturulan etkileşim örgütün kendine özgü tarihi ve kültürü tarafından biçimlenmektedir (Bhatt, 2001:70).
Organizasyonel ya da kolektif bilgi bireysel bilgiye göre çok daha güvenlidir ve işletme açısından stratejik önemi daha fazladır. Organizasyon açısından önemli olan husus bireylerin sahip olduğu bilgi birikiminden sistematik biçimde kolektif bir değer üretebilme kabiliyetidir. Söz konusu kollektif değerin üretilmesi ve geliştirilmesi günümüz organizasyonlarının başarısı açısından temel öge olarak kabul edilmektedir. Dolayısıyla burada önemli olan işletme çalışanlarının tek tek sahip oldukları –ve çoğu zaman öznel ve örtük durumda bulunan- bilgiyi ne ölçüde organizasyona mal edebildikleridir. Bu açıdan bireysel bilginin organizasyonel bilgiye dönüştürülmesi bilgi yönetiminin temel amaçlarından birini oluşturur (Zaim, 2005:77).
1.1.2.3. Organizasyonel Bilgi Türleri
Zack, “Managing Codified Knowledge” isimli çalışmasında örgütsel bilgi tiplerinden bahsetmektedir. Bunlar açıklayıcı, yöntemsel, nedensel ve bağlantısal bilgi türleridir. Açıklayıcı bilgi “ne hakkında” sorusuna cevap aranan ve durum, eşya ve kavramları algılamak ve sınıflandırmaya dair bilgi türüdür. Organizasyon için önemli olan kavramların etiket, sınıf ve ayrımlarının belirlenmesi yapı içerisinde etkin bir iletişim ve bilgi paylaşımı sağlar. “Nasıl” sorusunun sorulduğu yöntemsel bilgi türü olayların uygun bir seyir izlemesinin anlaşılması ve bir davranış dizisi sergileme yeteneğinden oluşur. Paylaşılan yöntemsel bilgi, organizasyonda gerçekleştirilen eylemlerin etkin şekilde uyumlaştırılmasını sağlar. Nedensel bilgi “neden” sorusunun sorulduğu bilgi türü olup bir şeyin gerçekleşmesindeki sebepleri açıklar. Paylaşılan nedensel bilgi informal yollarla daha ziyade örgütsel hikâyeler şeklinde ortaya çıkar ve bireyleri çeşitli amaçlara ulaşmak için ortak bir zeminde toplayarak yönlendirir (Zack, 1999:46). Bağlantısal bilgi ise açıklayıcı, yöntemsel ve nedensel bilgi türleri arasında ilişki kuran bilgi tipidir. Örneğin, öğrenme ve yenilik çoğunlukla var olan kavramlar ve fikirleri yeniden yapılandırma ve yaratma ile ilgilidir. İşletme başarısı çoğunlukla mevcut kaynaklar ve yeteneklerin nasıl kullanıldıklarıyla bağlantılıdır (Dervişoğlu, 2004:30).
1.1.2.4. Kaynağına Göre Bilgi Türleri
Yunan filozoflar, bilginin “mythos” ve “logos” olarak tanımladıkları, birbirini bütünleyen ve karşılıklı ilişki içerisinde bulunan iki farklı parçadan oluştuğunu kabul ederler (Özer vd., 2002:472). Yunan filozofların bu görüşlerini temel alan Polanyi ise, bilgiyi “örtük” (tacit), ve “açık” (explicit) olmak üzere iki sınıfa ayırmıştır (Hall ve Andriani, 2002:31). Bu iki farklı bilgi türü ve bu iki türün birinden diğerine dönüştürülmesinin sonuçları ile ilgili yaklaşımlar bilgi yönetimi modellerinde oldukça yaygın biçimde kullanılmaktadır (Zaim, 2005:74).
1.1.2.4.1. Açık Bilgi
Formal ve sistematik bir yapıya sahip, kelimelerle, matematiksel formüllerle, ve sayılarla kolayca ifade edilebilen, ulaşılabilen ve aktarılabilen bilgi türüdür. Organizasyonun enformasyon katmanında ve dokümanlarında saklanır (Leonard ve Sensiper, 1998:113). Veri tabanları, prosedürler, el kitapları, organizasyon şemaları bu tip bilgilere örnektir.
Açık bilgi, kişiye özgü değildir ve sahibinden bağımsızdır. Açık bilgi kayıtlıdır bu nedenle işgörenlerin işten ayrılmalarıyla azalmaz (Yeniçeri ve İnce; 2005:38). Enformasyon teknolojilerinin açık bilginin kayıt altına alınması ve paylaşımında önemli rolü bulunmaktadır (Choi ve Lee, 2002:175).
Batının geleneksel görüşüne göre bilgi açık bilgidir. Bununla birlikte bilginin ve bilgi yaratımının gerçek doğasını anlamak için açık ve örtük bilgiyi birbirini tamamlayan öğeler olarak görmek ve bilgi yaratımında her ikisinin de esas olduğunu kabul etmek gerekir. Nitekim örtük görüşlerden uzak olan açık bilgi çok hızlı bir biçimde anlamını yitirirken, kayıtlı hale getirilemeyen ve erişilemeyen örtük bilgide organizasyon açısından anlam ifade etmeyecektir (Nonaka vd., 2000:8).
1.1.2.4.2. Örtük bilgi
Polanyi’nin tanımıyla “farkında olduklarımızdan daha fazlasını bilmek” (Leonard ve Sensiper, 1998:114) olarak ifade edilebilen örtük bilgi, ifade ya da sembolize edilmesi güç, faaliyet merkezli olup deneyimle öğrenilebilen, bireye özgü olmasının yanı sıra
sonuçları kalite, güvenilirlik, süreklilik ve üretim maliyeti gibi değişik kriterler açısından test ve kontrol edilebilen bilgi türüdür (İbicioğlu ve Doğan, 2004:632).
Örtük bilgi kısmen teknik becerilerden –know-how- oluşur. Kişi bu tür örtük bilgiyi tamamen sezgisel olarak tecrübe eder ve öğrenir. Bildiği şeyin altında yatan bilimsel veya teknik ilkeleri çoğu zaman açıklayamaz ve başkalarına aktaramaz. Aynı zamanda örtük bilginin önemli bir idrak (bilme) boyutu vardır. Bu tür bilgi yerleşik zihinsel modeller, değerler, inançlar ve perspektiflerden oluşur ki bunlar kişiye ait doğrular olarak kabul edilir ve kolay kolay açıklanamaz. Bu nedenle örtük bilgi kişinin çevresindeki olayları algılama tarzını derinden şekillendirir (Smith, 2001:314). Sonuç olarak, örtük bilgi tamamen kişiye özgüdür, bu nedenle biçimlenmesi ve ifade edilmesi oldukça güçtür. Bu bilgiyi formüle etmek zor olduğu için, başkalarına iletmek de zordur. Örtülü bilginin taklidindeki ve transferindeki bu zorluk onu stratejik rekabet faktörü haline getirmektedir (Nonaka, 1998:27-28).
Açık bilgi kolaylıkla biçimlendirilebilir ve bilgisayar sistemleri yardımıyla kolaylıkla transfer edilebilir ve saklanabilirken örtülü bilgiyi şifrelemek, kelimelerle ifade edebilmek ya da formüle etmek oldukça güçtür. Bu güçlük örtük bilginin eylem ve deneyim tabanlı olmasından kaynaklanmaktadır (Nonaka vd., 2000:7). Dolayısıyla bir firmanın örtülü bilgisine sahip olmak ancak onun çalışanlarını transfer etmekle mümkün olur. Kimi zaman bu bile yetersiz kalmaktadır. Çünkü transfer edilen tek bir uzman yeni bir organizasyonda istenilen süreçlerin sıfırdan kurulabilmesi için gerekli tüm bilgiye sahip olamamaktadır. Süreçleri ve rutinleri oluşturan örtülü bilginin tek bir kişide değil de bireysel bilgileri parça parça birleştiren takım üyelerinde bulunduğu açıktır. Bunun yanı sıra örtülü bilgi organizasyon kültürüne, yapısına ve süreçlerine özgü olduğu zaman etkili olmaktadır (İbicioğlu ve Doğan; 2004:633). Örtük bilginin paylaşımı ve gelişimi aynı yerde çalışan bireylerin yüz yüze etkileşimini gerekli kılar. Ortak mekan faktörü burada kritik bir öneme sahiptir, çünkü örtülü bilginin paylaşımı ve transferi doğrudan gözlem, etkileşim ve beden dili vb. yollarla sağlanabilir (Holtshouse, 1998:277). Bu bağlamda kolay etkileşim ve iletişimin kurulabildiği yatay ve yalın organizasyon yapıları ile örgüt içindeki informal ilişkiler önem kazanmaktadır. Çünkü yüz yüze etkileşim ve işbirliğini amaçlayan bir organizasyon yapısının başarısında informal yapı da önemli ölçüde etkili olabilmektedir (Koçel, 2003:171).
1.2. ORGANİZASYONLARDA BİLGİ YARATMA SÜRECİ
Bilgi yaratımı, yeni bilgi, yeni bir dünya görüşü ve yeni kavramların sağlanmasıyla bireyin sınırlarını aşarak kendini geliştirme sürecidir. Organizasyonların bilgiyi dinamik olarak nasıl yarattıklarını anlamak için üç elemandan oluşan bilgi yaratım modelinin incelenmesi gerekir. Bunlar (Nonaka vd., 2000:8);
a) Bilgi dönüşümü (Sosyalleşme-dışsallaşma-birleştirme-içselleşme) b) Bilgi yaratımı için paylaşılmış genel alan: Ba
c) Bilgi varlıkları (bilgi yaratım sürecindeki girdi, çıktı ve uyumlaştırıcılar). Bilgi yaratımı amacıyla bu üç eleman şekil 2’de görüldüğü gibi birbiriyle etkileşim içinde olmalıdır.
Kaynak: Nonaka vd., (2000:8)
1.2.1. Bilgi Dönüşümü (SDBİ Süreci)
Organizasyonda bilgi, örtük ve açık bilgi arasındaki karşılıklı etkileşimler yolu ile yaratılır. Bu iki tür bilgi arasındaki etkileşim “bilgi dönüşümü” olarak adlandırılır. Söz konusu dönüşüm süreci, örtük ve açık bilgiye gerek nitelik gerekse nicelik anlamda değer kazandırır. Bu karşılıklı etkileşim dört şekilde karşımıza çıkar;
• Bilgi dönüşüm platformu
• Kendini geliştirme alanı
• Çoklu genel durum alanı Kalite ve Enerji • Örtülü ve açık bilgi arasındaki dönüşüm • Sürekli bilgi dönüşümü
aracılığıyla büyüme ve değişme • Ba’nın SDBİ platformu olarak
nasıl yürütüleceğinin uygunlaştırılması
Uygunlaştırma Girdi Çıktı
Ba: Durum Bilgi Alanı SDBİ: Bilgi Dönüşüm Süreci
• Örtük bilgiden örtük bilgiye (sosyalleşme) • Örtük bilgiden açık bilgiye (dışsallaşma) • Açık bilgiden açık bilgiye (birleştirme) • Açık bilgiden örtük bilgiye (içselleşme)
Tablo 1’de verilen dört farklı dönüşümde, satırlarda belirtilen bilgi tipleri sütunlarda belirtilenlere dönüşmektedir. Tablo 1. Bilgi Dönüşümü ÖRTÜK BİLGİ (IMPLICIT KNOWLEDGE) AÇIK BİLGİ (EXPLICIT KNOWLEDGE) ÖRTÜK BİLGİ SOSYALLEŞME
Organizasyon kültürünü bir çalışan gibi öğrenme
DIŞSALLAŞMA Birinin tecrübesi hakkında rapor
yazma
AÇIK BİLGİ
İÇSELLEŞME
Birinin tecrübesi hakkında yazılmış raporu öğrenme
BİRLEŞTİRME Rapordaki uygun enformasyon
kaynaklarını birleştirme Kaynak: Nonaka vd., (1998:43).
1.2.1.1. Sosyalleşme
Sosyalleşme, paylaşılan tecrübelerle ve kazanılan ortak düşünce kalıplarıyla, teknik yetenekler yoluyla örtük bilgiden yeni örtük bilgi edinme sürecidir. Örtük bilgi biçimlendirilmesi zor ve genellikle zaman ve mekana özgü olmasından dolayı sadece aynı ortamda yaşamak ve birlikte zaman geçirmek gibi deneyimlerinin paylaşılması yolu ile elde edilebilir. Sosyalleşme daha çok organizasyonel sınırların aşılarak zihni modellerin ve karşılıklı güvenin yaratıldığı ve paylaşıldığı doğal ortamlarda ortaya çıkar. Yazılı el kitapları ya da kaynaklardan ziyade tecrübelerin aktarılması yoluyla örtük bilginin öğrenildiği geleneksel usta-çırak ilişkisi bu tip etkileşimin en tipik örneğini oluşturmaktadır. İş yaşamında iş üzerinde eğitim (on-the-job training)’in temelinde de bu prensip yatar (Nonaka, 1998b:66). Burada kişiler arası öğrenmeler, sözlü ve yazılı talimatlara değil, taklit ve izlemeye dayalıdır (Kontıanınen, 2002:44).
1985 yılında Osaka merkezli Matsushita Electric Company’deki ürün geliştirme uzmanları, evde kullanılacak yeni bir ekmek yapma makinesi üzerinde yoğun bir şekilde
çalışmışlar, ancak aygıtın hamuru gerektiği gibi yoğurmasını sağlamakta oldukça zorlanmışlardı. Tüm çabalarına rağmen, ekmeğin içi gereği kadar pişirilememiş, kabuğu ise fazla pişirilmişti. Çalışanlar sorunu her yönüyle irdelediler. Makinenin yoğurduğu hamur ile fırın ustalarının yoğurduğu hamurun x ışınlarını dahi karşılaştırdılar, ancak anlamlı bir sonuca ulaşamadılar. Sonunda, program geliştirme uzmanı olan Ikuko Tanaka yaratıcı bir çözüm önerdi. Osaka İnternational Hotel, Osaka’daki en iyi ekmeği yapmasıyla ünlüydü. Bir model oluşturmada sahip olunan bu yetenekten faydalanılabilinirdi. Tanaka otelin baş aşçısının yoğurma tekniklerini öğrenmek için ondan ders almaya başladı. Aşçının hamuru farklı bir tarzda esnettiğini gözlemledi. Proje mühendisleriyle birlikte bir yıllık bir deneme-yanılma döneminden sonra, Tanaka otelde öğrendiklerinden yola çıkarak aşçının esnetme tekniğini ve ekmeğin kalitesini başarılı bir şekilde geliştiren –makineye hangi özel parçaların ekleneceğini de belirterek- ürün spesifikasyonlarını belirledi. Sonuçta, Matsushita’nın eşsiz “burma hamuru” yöntemi ve daha ilk yılında satış rekorları kıran yeni bir mutfak aleti ortaya çıkmış oldu (Nonaka, 1998a:26-27). Burada Tanaka, baş aşçının örtük bilgisini gözlem, taklit ve uygulama yoluyla sosyalleştirmişti.
Uygulamada sosyalleşme fiziksel yakınlık yoluyla bilgi edinimini içermektedir. Bu süreç tedarikçiler ve müşterilerle doğrudan etkileşim ile büyük ölçüde desteklenir. Örgüt içerisinde eylem yoluyla örtük bilgi edinimi diğer bir bilgi edinimi sürecidir. Örtük bilginin iletilmesi sosyalleşmenin diğer bir önemli yanını oluşturur. Kişinin düşüncelerini ve imgeleri meslektaşlarına ve astlarına doğrudan iletimi sürecinde kişisel bilgi paylaşımı ve ortak alan yani ba kullanılan temel vasıtadır (Nonaka ve Konno, 1998:43). Sosyalleştirme ile kişilerin kendi örtük bilgilerini paylaşarak kullanmaları sonucu yeni örtük bilgiler oluşur; ancak paylaşımda bulunan kişilerin bilgisi açık hale gelmez. Bu nedenle organizasyonun bütününde kolayca kullanılamaz.
1.2.1.2. Dışsallaşma
Dışsallaşma, örtük bilgiyi açık kavramlar şeklinde ortaya koyabilme sürecidir. O güne kadar gözlem ve taklit yolu ile aktarılan deneyimlerin ifade edilerek, kayıtlı bir metne dönüştürülmesi, örtük bilginin açık bilgi haline getirilmesidir. Örtük bilgi açık bilgi haline dönüştürüldüğünde berraklaşır, böylece diğer bireyler tarafından paylaşılmasına izin verilir ve yeni bilginin temelini oluşturur (Nonaka vd., 2000:9). Bu nedenle
dışsallaşma özellikle örgüt içindeki bilgi yaratımı çalışmalarında birincil öncelikte yer alır.
Dışsallaşma süreci, çeşitli anlatılar veya çağrışımlara yol açan kavramlarla, tümdengelim veya tümevarımcı yöntemler de kullanılarak gerçekleştirilmeye çalışılır. Özellikle kavram yaratmakta dışsallaşmadan yararlanılır. Bir kavramı anlatmak, açıklamak için yukarıda belirtilen tümdengelim-tümevarım gibi analitik yöntemler işe yaramadığında ise metafor, kıyas ve model gibi analitik olmayan yöntemlere başvurulur (Dervişoğlu, 2004:35).
1978 yılında Honda’nın tepe yönetimi “kumar oynayalım” sloganıyla yeni bir araba kavramı geliştirme çalışması başlattı. Deyim, tepe yöneticilerinin Honda’nın Civic ve Accord modellerinin artık kanıksanır hale gelmeye başladığı yolundaki kanısını dile getiriyordu. “Kumar oynayalım” sloganından yola çıkan işletme, genç mühendis ve tasarımcılardan oluşan (yaş ortalaması 27) yeni bir ürün geliştirme ekibi kurma kararı aldı. Üst yönetim bu ekibe sadece iki görev verdi: ilki, şirketin daha önce yapmış olduğu her şeyden bütünüyle farklı bir ürün kavramı ortaya atmak, ikincisi ise pahalı olmadığı gibi ucuz da olmayan bir araba yapmaktı. Bu misyon çok muğlak kalabilir ancak ekibe ortak bir istikamet belirlemede oldukça başarılı oldu. Örneğin; projenin başlarında bazı üyeler Honda Civic’in güvenlik ve teknoloji sınırları dahilinde daha ucuz ve daha küçük dizayn edilmesini önerdiler. Ancak ekip çok kısa bir sürede bu önerinin misyona tümüyle aykırı bir yaklaşım olduğuna karar verdi. Tek alternatif tümüyle yeni bir şey yaratmaktı. Proje ekibi lideri Hiroo Watanabe ekibin iddialı hedefine kendi yaklaşımını ifade etmek üzere bir başka slogan buldu: Otomobilin evrim teorisi. Bu kavram ideal olanı tanımladığı gibi sorunu da ortaya koyuyordu: Otomobil bir organizma olsaydı nasıl evrim geçirirdi? Ekip üyeleri Watanabe’nin bulduğu sloganın ne anlama geldiğini tartışırken buldukları cevapla yeni bir slogana daha ulaştılar; “maksimum insan, minimum makina”. Ekibin dile getirdiği “evrim” trendi, küre –hem kısa hem de yüksek araba- imgesinde somut halini aldı. Ekibin mantığına göre, böyle bir araba geleneksel arabalardan hem daha hafif ve ucuz, hem de rahat ve sağlam olacaktı. Küre, yolda çok az yer kaplamasına rağmen çok geniş bir iç mekan olanağı sağlıyordu. Ayrıca, aracın şekli, motorun ve diğer mekanik sistemlerin kapladığı yeri en aza indiriyordu. Bu, ekibin, “Uzun Çocuk” adını verdiği bir ürün kavramının ortaya çıkmasını sağladı. Bu kavramdan sonra Honda City geliştirildi.
Honda City’nin öyküsü, Japon şirketlerinin mecaz dilini firmanın bütün kademelerinde ve ürün geliştirme sürecinin bütün evrelerinde nasıl kullandığını göstermektedir (Nonaka, 1998a:31-36). Bilgi yaratma süreci metafor, kıyas ve model yoluyla geliştirilir ve tamamlanır.
Metafor: Mecaz dilinin özellikle önem taşıyan bir türü metafordur. Metafor tekniği farklı bir algılama yöntemidir. Farklı ortamlardan ve farklı deneyimlerden gelen bireylerin analiz veya genellemeye başvurmaksızın, hayal gücünün ve simgelerin yardımıyla bir şeyi sezgisel olarak kavrama biçimini ifade etmektedir. Metafor sayesinde insanlar bildikleri şeyleri yeni biçimlerde bir araya getirirler ve bildikleri ancak henüz anlatamadıkları şeyleri ifade etmeye başlarlar (Geyik ve Barca, 2003:413). Aslında metafor bilgi yaratımının ilk aşamalarında yaratma sürecine doğrudan katılımının sağlanmasında oldukça etkilidir. Metafor bunu, iki farklı ve uzak deneyim alanını bir tek imge veya sembol halinde birleştirerek gerçekleştirir. Dil filozofu Max Black bu olayı “bir deyim içinde iki fikir” diye tanımlamıştır. Metafor, ancak uzaktan ilişkili görünen iki nesne arasında bağlantı kurarak, bir çelişki yada uyuşmazlık yaratır. Genellikle metaforlu imgeler birden çok anlam taşır, mantıksal olarak çelişkili hatta irrasyonel görünür. Ama bu zaaf olmak bir yana, aslında son derece güçlü bir özelliktir. Dolayısıyla, metaforun içerdiği uyuşmazlık yaratma sürecini ateşler. İşgörenler metaforun ifade ettiği kavrayışı daha açık bir şekilde tanımlamaya çalıştıkça, çelişen anlamları bağdaştırmaya başlarlar. Örtülü olanı açık kılmada ilk adım budur.
Her iyi metaforda olduğu gibi Hiroo Watanabe’nin sloganı olan Otomobilin Evrim Teorisi’nde de bir kimsenin normal olarak bir arada düşünemeyeceği iki fikir –bir makine olan otomobil ile canlı organizmalarla ilgili evrim teorisi- birleştiriliyor. Bu çelişki, ideal arabanın özellikleri konusunda verimli bir düşünme zemini sağlamaktadır.
Kıyas: Metafor bilgi yaratma sürecini başlatmakla birlikte, bu süreci tamamlamakta tek başına yetersiz kalır. Metafor daha çok sezgiyle oluşur ve ilk ağızda birbirinden uzak görünen imgeler arasında bağlantı kurar; oysa kıyas, çelişkileri bağdaştıran ve farklılıkları ortaya koyan çok daha sistemli bir süreçtir. Bir başka ifade ile, bir sözün içerdiği iki fikir arasındaki farklılıkları ve benzerlikleri açıklığa kavuşturmak suretiyle metaforun içerdiği çelişkilere uyum kazandıran kıyastır. Bu bakımdan kıyas saf hayal gücü ile mantıksal düşünme arasında bir ara basamaktır.
Kıyas’ın belki de en iyi örneği, Canon’un bir devrim yaratan mini fotokopi makinesinin geliştirilmesidir. Canon’un tasarımcıları, ilk kişisel fotokopi makinesinin başarılı olması için güvenilir olması gerektiğini biliyorlardı. Güvenilirliği sağlamak için, ürününün ışığa duyarlı merdanesinin –ki bütün bakım sorunlarının %90 kaynağıdır- tek kullanımlık yapılmasını önerdiler. Ne var ki tek kullanımlık olması için merdanenin kolay ve ucuz yapılır olması gerekiyordu. Kullanıldıktan sonra atılacak bir merdane nasıl üretilecekti? Çalışma grubunun lideri Hiroski Tanaka’nın içmek için bira söylediği bir gün sorun çözüldü. Ekip çalışanları içtikleri şeyin tasarım sorunları üzerinde konuşurken, Tanaka bira kutularından birini eline alıp yüksek sesle sordu: “Bu kutuyu üretmek kaça mal olur?”. Bu soru üzerine, ekip, alüminyum bira kutusunun imalat yönteminin aynısının alüminyum bir fotokopi merdanesinin yapımına uygulanıp uygulanamayacağı üzerinde kafa yormaya başladı. Mini fotokopi makinesi geliştirme ekibi, merdanenin bira kutusuna benzeyen ve benzemeyen yanlarını incelemek suretiyle, düşük maliyetli bir alüminyum merdane üretebilecek süreç teknolojisi ortaya koymayı başardı.
Model: Bilgi yaratma sürecindeki son aşama somut bir modelin oluşturulmasıdır. Model, metafor ve kıyasa oranla çok daha dolaysız yollardan tasarlanabilir. Modelli, tutarlı ve sistemli bir mantıkla çelişkiler çözüme kavuşur ve kavramlar aktarılabilir hale gelir. Osaka International Hotel’deki ekmeğin kalite standartları, Matsushita’nın ekmek yapım makinesi konusunda doğru ürün tanımı geliştirmesini sağlar. Küre imgesi ise Honda’nın “Uzun Çocuk” adı verilen ürün kavramını geliştirmesine yol açar.
Tablo 2. Ürün Geliştirmede Kavram Yaratmak İçin Metafor ve Kıyas
Ürün Metafor/Kıyas Kavram Yaratma
Üzerindeki Etkisi
Honda City
*Otomobilin evrimi (metafor)
* Küre (kıyas)
*“Maksimum insan, minimum makine” kavramını yarattı
* “Uzun ve kısa araba (uzun çocuk)” kavramını yarattı
Mini Fotokopi (Canon) Alüminyum bira kutusu (kıyas) “Düşük maliyetli üretim süreci” kavramını yarattı
Ekmek Makinesi (Matsushita)
* Otel ekmeği (metafor) * Osaka İnternational Otel baş aşçısı (kıyas)
Metafor, kıyas ve model gibi terimler ideal kategorileri ifade eder. Aslında bunları birbirinden ayırmak oldukça güçtür; aynı söz ya da imge üç işlevden bir kaçını içerebilir. Bununla birlikte bu üç terim, organizasyonların örtük bilgiyi açık bilgiye dönüştürmesini sağlayan süreci belirlemektedir: ilk olarak, çelişkili nesneler ve fikirler arasında metafor yoluyla bağlantı kurulmakta; sonra bu çelişkiler kıyas yoluyla çözülmekte ve sonuçta yaratılan kavramlar belirginleştirilip –bilgiyi şirketin tamamının kullanmasını sağlayan- bir model halinde somutlaştırılmaktadır.
1.2.1.3. Birleştirme
Birleştirme, örgüt içinden ve dışından edinilen açık bilgilerin yeniden sınıflandırılması, sıralanması, eklemelerin yapılması gibi işlemlerin sonucunda yeni bir açık bilginin elde edilmesi sürecidir. Bu açık bilgi daha sonra organizasyon üyelerine dağılır. Burada amaç, mevcut kavramları düzenleyerek sistematik bilgiye dönüştürmek ve böylece işletme içinde bir bilgi sistemi kurmaktır. Örneğin, bir organizasyonun mali denetçisinin firmanın bütününden enformasyon derleyip bir finansal rapor hazırlaması. Hazırlanan bu rapor birçok farklı kaynaktan sağlanan enformasyonun sentezini içeren yeni bir açık bilgi olarak nitelendirilir (Nonaka vd., 2000:10).
Bu bilgi dönüşüm süreci enformasyon teknolojilerine büyük imkanlar tanır ve bu tür bilgi organizasyon içinde bu teknolojilerin etkin kullanımı sayesinde yaratılır ve paylaşılır. Özellikle orta kademe yöneticileri üst yönetimin aldığı kararlar, bakış açısı ve eğilimleri konusunda bilgilendiren bu sistem, organizasyon yapısına göre verimli bir İntranet ağı ile tüm kademelerdeki çalışanlara hizmet edebilir niteliktedir (Dervişoğlu 2004:36).
1.2.1.4. İçselleşme
Bilgi yaratmada kullanılan son yöntem de açık bilgiyi örtük bilgiye dönüştüren içselleşme sürecidir. Bilgi yaratma sürecinin diğer yöntemlerinden kazanılan deneyimlerin kişilerde içselleştirilmesi, ortaya çıkan açık bilginin kişilerde tekrar örtük bilgi haline dönüşmesidir (Choo, 1998:67). Açık bilgi örgüt bütünü içerisinde paylaşıldıkça, bireyler o bilgiyi içselleştirmeye yani kendi örtük bilgilerini genişletmek, yaymak ve yeniden biçimlendirmek için kullanmaya başlarlar.
Uygulamada, içselleşme iki temele dayanır. İlk olarak, açık bilginin eylem ve uygulamada somutlaştırılması süreci içselleştirme olarak adlandırılır. Dolayısıyla açık bilginin içselleştirilmesi süreci, yenilik, gelişme, taktik ve stratejiler hakkındaki kavramlar ve yöntemlerle güncelleştirilir. Örneğin, büyük ölçekli organizasyonlarda verilen eğitim programları bireylerin kendilerini ve çalıştıkları örgütü daha iyi anlamalarına yardımcı olur. Kendi işleri ve organizasyonları hakkında açık bilgi şeklindeki raporları ve el kitaplarını okuyan ve bunlar üzerinde yeniden kafa yoran bireylerin çoğu bu yazılı dokümanlardaki açık bilgileri içselleştirerek örtük bilgilerini zenginleştirirler. İkincisi ise, bu süreçte açık bilgi simülasyon ve tecrübeler yoluyla içselleştirilir ki bu da yaparak öğrenmeyi tetikler. Yaparak öğrenme, verilen eğitimler ve alıştırmalar bireyin bilgisini kullanmasına imkân tanıdığından dolayı içselleşme süreci ile yakından ilişkilidir (Nonaka ve Konno, 1998:45).
Kaynak: Nonaka, (1994:19).
Bilgi, paylaşılan zihni modeller ve know-how biçiminde bireyin örtük bilgisinin bir parçası olarak içselleştirildiğinde değerli bir varlık haline dönüşür. Bu örtük bilgi daha sonra sosyalleşme yoluyla diğer bireylerle paylaşılarak yeni bir bilgi spiralini başlatacaktır (Nonaka vd., 2000:10).
SDBİ modeli örtük ve açık bilgi arasındaki değişimi ve dönüşümü anlatan dinamik bir süreci ifade eder. Bilgi yaratan bir örgütte, bu dört model dinamik bir etkileşim içinde
Sosyalleşme Dışsallaşma (Algılama) (Açıklama) İçselleşme Birleştirme (Kapsama) (İlişkilendirme) Örtük Örtük Açık Açık Açık Açık Örtük Örtük
bir tür bilgi spiralini oluşturur. Yukarıdaki şekil, bilgi dönüşümünün dört elemanını ve SDBİ süreci yolu ile bilginin gelişen spiral (helezonik) hareketini göstermektedir. Burada vurgulanması gereken nokta, bilgi dönüşümü elemanları yolu ile oluşan hareketin bir daireden ziyade spiral şeklini almasıdır.
SDBİ sürecinde yaratılan bilgi, dikey ve yatay olarak organizasyonun her yerine erişerek bilgi dönüşümünün yeni döngüsünü tetikler. Bu dinamik süreç bireysel düzeyde başlamakta, bölümsel, departmansal ve hatta organizasyonel sınırlar arasındaki etkileşimler yolu ile taşınarak genişlemektedir. Organizasyonel bilgi yaratımı kendini sürekli geliştiren, bitmeyen bir süreçtir (Özevren ve Gürsu, 2003: 648). Bu etkileşimli döngü süreci organizasyon dışında ve içinde oluşur. Bilgi, organizasyonun sınırlarının ötesine ve farklı organizasyonlarla etkileşim sonucu yeni bilginin yaratılmasından elde edilen bilgiye aktarılır. Bu dinamik etkileşim yolu ile organizasyon tarafından yaratılan bilgi, tüketiciler, bağlı işletmeler, üniversiteler ve dağıtıcılar gibi dış bileşenlerde tutulan bilginin yer değiştirmesini tetikleyebilir. Bu hareketler daha sonra organizasyonun yaratma sürecine yansıtılır ve yeni organizasyonel bilgi yaratım süreci başlar.
Kaynak: Nonaka vd.,(2000:13).
Yukarıdaki şekil, organizasyonun bilgi yaratmak için dış bileşenlerle nasıl etkileşime girdiğini göstermektedir. Vurgulanması gerekli nokta, bilgi yaratımının bir
Dışsallaşma Açık bilgi Örtük bilgi İhtiyaçlar, Bilgi ve Zihni Modeller Ürün ve Pazarlar Hakkında Bilgi, Zihni Modeller Karşılıklı anlayış ve Deneyimlerin
paylaşılması yolu ile güven İşletme Müşteri/Tedarikçi
Diyaloglar yolu ile açık bilginin değişimi
varlığının sınırlarının ötesine erişen kendini geliştirme süreci olduğudur. Bilgi yaratımında, varlık kendisi ve diğerleri arasında içeride ve dışarıda, geçmişte ve günümüzde kendisini aşar. Sosyalleşmede kendini aşma temeldir, çünkü örtük bilgi sadece bireylerin üzerine çıkarak doğrudan deneyimler yolu ile paylaşılabilir (Nonaka vd., 2000:13).
1.2.2. Bilgi Yaratımı İçin Paylaşılmış Genel Alan: Ba
İlk olarak Japon filozofu Kitaro Nishida (1921-1970) tarafından ortaya atılan ve Hiroshi Shimizu tarafından geliştirilen “ba” kavramı, içinde bilginin paylaşıldığı, yaratıldığı ve kullanıldığı genel bir ortamı ifade eder. Ba mutlak bir fiziksel alan (ofis, departman) değil aynı zamanda sanal alan (e-mail, telekonferans) ve zihni modeller (paylaşılan deneyimler, düşünce ve idealler) veya bunların birleşimini de kapsayan bir alandır (Nonaka ve Konno, 1998:40). Bilginin yaratılmasında ba’nın oluşumu ve yeniden oluşturulması kilit faktördür. Ba, bireysel değişimlerin gerçekleştirilmesi ve bilgi spiraline taşınması için yer, nitelik ve enerji sağlar.
Bilgi yaratımı üzerine yapılan araştırmalar daha çok insana yoğunlaşmıştır. Dayandırılan varsayıma göre bireyler, yaratımın birincil itici güçleridir. Grant, bilgi yaratımının bireysel bir aktivite olduğunu ve firmanın öncelikli rolünün var olan bilgiyi uygulamaya koymak olduğunu savunur. Bilgi yaratımı var olan sınırları aşan dinamik bir insani süreçtir. Ba’nın anlaşılabilmesi için anahtar kavram karşılıklı etkileşimdir. Bilgi, tek başına çalışma şeklinden ziyade kişiler arasındaki etkileşim veya kişiler ile çevreleri arasındaki etkileşim yolu ile yaratılır (Özevren ve Gürsu, 2003:649). Ba, birbirleriyle etkileşim halinde bulunan bireylerce paylaşılır ve ba’ya katkıda bulunan birey ile konteksin kendisi, bilgi yaratmak için kendini aşmak suretiyle gelişir.
Ba, zaman ve alan kavramlarını aşmış olmasına rağmen katılanlara zamanı ve alanı paylaşmaları için izin verir. Bilgi yaratımında özellikle de sosyalleşme ve dışsallaşma da, katılanlar için zaman ve alan paylaşımı önemlidir. Yakın fiziksel etkileşim konteksin paylaşımında ve katılanlar arasında ortak bir dil oluşturulmasında önemlidir (Nonaka vd., 2000:15).
Bilgi, kişinin kendi deneyimleri ve diğer bireylerin deneyimlerinin yansımaları sonucu elde edilen ba’da somutlaştırılır. Ba’dan ayrılmış bilgi enformasyona dönüşür.
Enformasyon medya veya ağlar yoluyla edinilebilir çünkü somuttur. Aksine bilgi ise ba’da bulunur ve soyuttur. Dört çeşit ba vardır: yaratıcı ba (originating ba), iletişimci ba (dialoging ba), sistemleştirici ba (systemizing ba) ve uygulayıcı ba (exercising ba). Ba’nın çeşitleri, etkileşimin iki boyutu tarafından tanımlanır. Bu etkileşimin bir boyutu, etkileşimin kişisel veya kollektif olması, diğer boyutu ise kullanılan etkileşimin, yüz yüze kontak şeklinde veya telekonferans, e-mail, memolar, el kitapları, kitaplar vb. şeklinde olup olmadığıdır (Özevren ve Gürsu, 2003:649).
Şekil 5. Ba ve Bilgi Dönüşümü Kaynak: Nonaka ve Konno, (1998:44).
SDBİ sürecinin her aşaması, ba’nın bir aşamasını temsil eder. Her ba bilgi yatımını hızlandırarak bilgi dönüştürme sürecinin bir aşamasını destekler (Kontanınen, 2002:26). Her ba’da üretilen bilgi, organizasyonun bilgi temelinde şekillenir ve çalışanlar tarafından paylaşılır. Ba’nın amacı organizasyonel öğrenmenin ön koşullarını hazırlayarak organizasyonel öğrenmenin desteklenmesini ve hızlandırılmasını geliştirmektir (Özevren ve Gürsu, 2003:649).
Her bir ba belirli dönüşüm sürecini desteklemekte ve söz konusu süreci hızlandırmaktadır. Ba çeşitlerinin sırasıyla açıklanması ba’nın işlevinin anlaşılmasında yardımcı olacaktır (Nonaka ve Konno, 1998:46-47).
Sosyalleşme ÖRTÜK BİLGİ Dışsallaşma İçselleşme Birleştirme AÇIK BİLGİ
a. Yaratıcı ba (Originating ba): kişisel ve yüz yüze etkileşimler olarak tanımlanır (Özevren ve Gürsu, 2003: 649). Kişisel deneyim, duygu, heyecan ve zihni modellerin paylaşıldığı yerdir. Örtük bilginin paylaşımında önemli elemanlar olan fiziksel duyular (physical senses) ve heyecan verici tepkilerin (psycho-emotional reaction) tümünün elde edilmesindeki tek yolun kişisel yüz yüze etkileşimler olmasından dolayı temelde sosyalizasyon için genel bir durum ortaya koyar. Yaratıcı ba sezgi ve anlayışta var olur, empati kurma yolu ile kişinin kendi sınırları ile diğer bireyler arasındaki sınırların üzerine çıkıldığı alandır. Burada bireyler arası iletişim ve etkileşimde ortaya çıkabilecek engellerin ortadan kaldırılması önemlidir (Nonaka, 2001:83). Bireysel paylaşımlar ve karşıdakini anlamaya çalışma bireyler arasındaki sınırları ortadan kaldırmaktadır.
Böylelikle senkronize davranışlar ve yaratıcılık (improvisation) ortaya çıkmaktadır. Etkileşimin Türü Sosyalleşme Dışsallaşma İçselleşme Birleştirme
Şekil 6: Ba’nın Dört Karakteristiği Kaynak : Nonaka ve Konno, (1998:46).
b. İletişimci ba (dialoging ba):, yüz yüze ve ortak etkileşim olarak tanımlanır. Kişisel zihni modellerin ve becerilerin paylaşıldığı, ortak terimler haline dönüştürüldüğü
Kişisel Kollektif Yaratıcı ba İletişimci ba Uygulayıcı ba Sistemleştirici ba Araç Yüz yüze Gerçek (Virtual)
ve kavramlar şeklinde açık olarak ifade edildiği yerdir. Bu nedenle, iletişimci ba temel olarak dışsallaşma durumunu ortaya koyar. Kişisel örtük bilgi, katılımcılar arasında kurulan diyalog yolu ile paylaşılır ve somutlaştırılır. Somutlaştırılmış bilgi, her kişi de yeniden kişiselleşir ve kişisel yansımalar yolu ile daha ileri bir somutlaştırma ortaya çıkar. İletişimci ba, yaratıcı ba’ya oranla daha bilinçli bir altyapıya sahiptir. İstenilen düzeyde belirli bilgi ve yeteneğe sahip insanların seçimi iletişimci ba’da bilgi dönüşümünü yönetmenin en önemli unsurudur. Burada ortak yansımalardan dolayı iletişimci ba şirket kültüründe kurumsallaştırılır (Nonaka, 2001:83).
c. Sistemleştirici ba (systemizing ba): ortak ve gerçek etkileşim olarak tanımlanır. Sistemleştirici ba’da açık bilgi yazılı formda bir çok kişiye kolaylıkla aktarılabildiğinden mevcut açık bilginin birleştirilerek var edilmesi için genel bir durum ortaya koyar. Veri bankaları, grup bağlantıları, dokümantasyon ve on-line ağları gibi enformasyon teknolojileri, sistemleştirici ba’nın yaratımı için fiili ortak bir çevre sunar.
d.Uygulayıcı ba (exercising ba): kişisel ve gerçek etkileşimler olarak tanımlanır ve temelde içselleşmenin yapılandırılması için bir durum ortaya koyar. Burada simülasyon programları veya yazılı el kitapları gibi yazılı ve görsel iletişim araçları aracılığı ile iletilen açık bilgi somutlaştırılır. İletişimci ba, bunu düşünsel olarak gerçekleştirirken uygulayıcı ba, eylemden kaynaklanan yansıma ve sınırların ötesine geçişi sentez haline getirir.
1.2.3. Bilgi Varlıkları
Bilgi yaratma sürecinin temelini bilgi varlıkları oluşturur. Bu varlıklar, işletmelerde değer yaratmak için bulunması zorunlu olan işletmeye özgü kaynaklar olarak tanımlanır. Bilgi varlıkları, bilgi yaratma sürecinin girdi, çıktı ve uyumlaştırıcı faktörleridir (Nonaka vd., 2000:20). Bilgi varlıkları, organizasyon içindeki bilgi stratejilerinin, süreçlerinin, yapılarının ve sistemlerinin geliştirilmesini, bilgi yaratımının ve paylaşımının sağlanmasını temin eder. Bilginin birey, takım ve organizasyon ile organizasyonlar arası etkileşimini temsil eder (Özevren ve Gürsu, 2003:645).
Günümüzde bilginin sürdürülebilir rekabetçi avantaj sağlamada şirketin en önemli varlığı olduğu bilinmesine rağmen, henüz bilgi varlıklarını yönetmek ve değerlendirmek için gerekli araç ve sistemlere sahip değiliz. Çeşitli ölçüler önerilmesine rağmen, bilginin örtük yönü sebebiyle bilgi varlıklarının değerini belirlemekte mevcut sistemler yetersiz
kalmaktadır. Bilgi varlıkları kolaylıkla satılamadığı ve satın alınamadığından gerçek değerinin belirlenebilmesi için yapılandırılmalı ve kullanılmalıdır. İşletmenin bilgi varlıklarını daha etkin bir şekilde yönetmek ve değerlendirmek için bir sistem kurulmalıdır. Bilgi varlıklarını ölçmenin diğer bir zorluğu da bu varlıkların dinamik olmasıdır. Bu varlıklar, bilgi yaratma faaliyetlerinin sürekli değişen ve gelişen girdi ve çıktılarıdır.
Bilgi varlıkları aşağıdaki tabloda görüldüğü gibi deneysel (experimental), kavramsal (conceptual), sistemli yada düzenli (systemic) ve rutin yada alışılmış (routine) bilgi varlıkları olmak üzere dört şekilde sınıflandırılır (Nonaka vd., 2000:21).
a. Deneysel bilgi varlıkları, eldeki deneyimlerin, organizasyonun üyeleri ve müşterileri, tedarikçileri ve yakın ilişki içindeki işletmelerin üyeleri arasında paylaşılması ile yapılandırılan örtük bilginin paylaşılmasından meydana gelir. Kazanılan tecrübeler yoluyla edinilen beceri ve know-how deneysel bilgi varlıklarının en güzel örneğini oluşturur. Yine ilgi, sevgi ve güven gibi duygusal bilgi, jest ve mimikler gibi fiziksel bilgi gerilim ve yorgunluk hissi gibi enerjik bilgi gibi ritmik bilgiler bu kategori içinde gösterilebilir.
Deneysel bilgi varlıklarının geliştirilmesi ve değişimi örtük olmasından dolayı oldukça güçtür. Organizasyonlar bilgi varlıklarını kendi deneyimlerinden oluşturmak zorundadırlar. Deneysel bilgi varlıklarının örtüklüğü, organizasyonlara kendine özgü, taklidi zor ve işletmelere destek verecek rekabet avantajı yaratır.
b. Kavramsal bilgi varlıkları, açık bilginin dil, sembol ve imgeler yolu ile somutlaştırılmasıdır. Organizasyonun üyeleri ve müşterileri tarafından sahip olunan kavramlara dayanır. Müşteri ve organizasyon üyelerinin tam olarak ne anladıklarının yakalanmasının hala zor olmasına karşın, somut biçimde olmalarından dolayı kavramsal bilgi varlıklarının yakalanması deneysel bilgi varlıklarına oranla daha kolaydır.
c. Düzenli bilgi varlıkları, müşteriler ve tedarikçiler hakkında hazırlanmış enformasyonlar ve açıkça belirlenmiş teknolojiler, ürün özellikleri, el kitapları, dökümasyonlar gibi düzenlenmiş ve hazırlanmış açık bilgiden meydana gelir. Patent ve lisanslar gibi yasalarla korunan entelektüel varlıklar bu kategori içerisinde yer alır. Düzenli bilgi varlıklarının bir karakteristiği oldukça kolay aktarılabilmeleridir. Bunlar en
