Yazılı Araçlar

Halkla ilişkiler etkinliklerinde yazılı araçların önemli bir yeri vardır. Gazete, dergi, kitap, broşür, deplain, kitapçık, bültün, yıllık, iş mektubu, afiş, pankart, el ilanı, kartvizit vb iletişimsel öğeler yazılı ürün olarak adlandırılmıştır. Ayrıca sanal ortamlarda yer alan yazılı ve resimli iletiler de yazılı araç olarak değerlendirilebilir.

2.4.1.1. Kuruluş Gazeteleri

Esas itibariyle kuruluş gazeteleri kuruluşun personelini ve yakın ilişkilerde bulunduğu diğer kuruluşları ve bireyleri yine kuruluşun çalışmalarından haberdar etmek için çıkartılabilir.

Kuruluş gazeteleri kuruluşla ilgili yönetsel konulara, sorunlara ve de kuruluşun sosyal, kültürel, sportif faaliyetlerine içeriğinde yer vererek, bilhassa örgüt içi iletişimin sağlanmasında ya da etkinliğin artırılmasında etken olmaktadır. Ayrıca firmanın yatırımları, teknik gelişmeler, önemli günler, işten çıkanlar, yeni işe girenler, doğum, ölüm, evlilik, ücret artışları, emeklilik, çalışma saatleri, izin vb... haberlere yer verilebilir. Eğitim, iş güvenliği, sosyal haklar, başka işe aktarılma da kuruluş gazetelerinin içeriğinde yer alabilir. Bu bakımdan kuruluş gazetesinde yer alabilecek haberler doğrudan kuruluşla ilgili olabileceği gibi kuruluş üzerinde etki yapabilecek haber içerikli de olabilir (Tortop, 1998: 86).

Kuruluşun faaliyetleriyle alakalı olarak geniş halk kitlelerine halkla ilişkiler amaçlı iletilerin ulaştırılmasında kullanılan ulusal ve yerel basında çıkan gazetelerle, basınla iyi ilişkiler içinde olmak gerekir. Bu yüzden kuruluşlar basının dilinden anlayan, yetişmiş, bilgili, kabiliyetli halkla ilişkiler uzmanlarını bünyelerinde barındırmalıdırlar.

2.4.1.2. Dergiler

Halkla ilişkilerin amaçlarını ya da faaliyetlerini gerçekleştirmek üzere başvurduğu iletişim araçlarından biri de dergilerdir. Gazetelere göre daha uzun zaman aralıkları içinde

haftalık, on beş günlük, aylık veya birkaç aylık periyotlarla çıkarılırlar ve sayfa sayları gazeteye oranda daha fazladır.

Dergiler içeriklerine bağlı olarak farklı hedef kitlelere sahiptir. Tümüyle inşaat sektörüne, turizm sektörüne, seramikçiliğe, gençlik sorunlarına yönelik pek çok dergi çıkarılmaktadır. Dolayısıyla da bu dergilerin okuyucu kitlelerinin arasında halkla ilişkiler mesajına uygun okuyucu kitlesini belirlemek çok önemlidir. Halkla ilişkiler uzmanı sesleneceği kitleyi belirledikten sonra ona en kısa yoldan ulaşmalı, okunmayı sağlayacak önlemleri de alabilmelidir. Bu sebeple halkla ilişkiler amaçları yönünde dergilerin etkili bir biçimde kullanılması çok önemlidir (Seçim ve Çoşkun. 1994: 116).

Dergilerde yer alan kuruluşla ilgili yazılarda, reklamlarda, röportajlarda, resimlerde aşırıya kaçılmamalıdır. Çünkü beklenenin aksine ters bir sonuçla karşılaşılabilir. Açık sade bir dille aşırıya kaçmayan bir yorumla, iletiler okuyucuya iletilmelidir.

Örgüt içi halkla ilişkiler çerçevesinde kurum veya kuruluşun çıkarttığı dergiler vardır. Bu dergilerde kuruluşa ve personele ilişkin haberler yer almaktadır (Bıçakçı, 2003: 126). Amaç ise kuruluş çalışanlarını, kuruluşun genel politikalarından, hedeflerinden, gelecekte yapmayı düşündüklerinden, yaratımlarından, atılımlardan, sosyal, kültüler ve sportif faaliyetlerden haberdar etmektir.

2.4.1.3. Broşür

Halkla ilişkiler uygulamasında tanıtım yayıncılığı açısından broşürün basılı yayınlar içerisinde ayrı bir önemi olduğu söylenebilir. Broşürü ilgili kuruluş hazırlayıp dağıtacağı için tamamen kurumun denetimi altındadır. Bu yönüyle de gazete ve dergilerden ayrılmaktadır. Broşür ufak bir dergi ebadında, az sayfadan oluşup 8 ile 16 sayfa arasında değişmektedir. Ön ve arka kapakları ve orta sayfaları ilgi çekicilik açısından önemlidirler. Özenli dikkatli bir çalışma gerektirirler. Kuşe kağıda basılan broşürde bolca resim kullanılır. Konular belli bir sırayı takip eder ve renkli baskı tekniği uygulanır. Az söz ve bol resimle çok şeyler anlatılmaya çalışılır (Bülbül, 1999: 103).

Broşür daha çok kuruluşu tanıtan özlü bilgileri içerir. Kuruluşun üretim ve sosyal tesislerinden renkli görüntülere yer verilir. Kuruluşundan bugüne değin tüm gelişmeler grafik ve tablo üzerinde sunulur ve ülke ekonomisine faydası belirtilir. Broşürler genellikle kuruluşa

yeni gelenlere, gazetelere ve kuruluşu tanıtmak isteyenlere ücretsiz olarak verilir (Sabuncuoğlu, 1998: 141).

2.4.1.4. El Kitapçığı

El kitapçığı kuruluşu her yönüyle tanıtan genellikle bir formadan ( 16 sayfa) kalın olan ve yazıya resimden çok önem verilen bir yazılı tanıtım aracıdır. Kuruluşla ilgili bazı konuların anlatımında çok önem verilen bir yazılı tanıtım aracıdır. Kuruluşla ilgili bazı konuların anlatımında ve açıklanmasında yardımcı kaynak niteliği taşır. Ayrıca personeli ilgilendiren, sağlık, sportif faaliyetler, lojman, çalışma saatleri, yemek, eğitimi faaliyetleri vb. konularda da bilgi verilmektedir (Seçim ve Çoşkun. 1994: 116-117).

İşletmeye yeni gelenlere, bunlar misafir ve yeni işe başlayanlar olabilir, personele verilen el kitapçıkları kuruluşu her yönüyle tanıttıkları için adeta bir kılavuzluk görevini yerine getirirler. Çalışanların haklarından ve görevlerinden de bahseden bu kitapçık broşürden farklı olarak az resim ve çok yazı içeren sayfalardan oluşur (Sabuncuoğlu, 1998: 141).

2.4.1.5. Bülten

Kuruluşla ilgili bireylerin dikkatlerine sunulan tanıtıcı yazılı çalışmalardır. Daha az sayfalı olup konuyla ilgili değişik bilgilere yer verilir. Bültenlerin içerisinde ayrıca ilgilinin dikkatine çekebilecek yan bilgilere, güncel verilere, olaylara da yer verilebilmektedir. Bu yönü gereği de bültenler kuruluş içi halkla ilişkiler faaliyetlerinde sık-sık kullanılırlar (Kazancı, 1997: 267).

Bültenden beklenen faydanın sağlanması için yönetimin açık ve tutarlı olması, kullanılan dilin de tutarlı ve sade, anlaşılır olması gerekmektedir (Seçim ve Coşkun, 1994: 117).

Kuruluşa ilişkin haberleri çalışanlara ve kuruluş dışındaki ilgililere ileten bültenler, o ay içerisinde gerçekleştirilecek toplantı, konferans, seminer, düğün, nişan, anma günü, açılış vb. organizasyonları tarih ve yer belirterek duyuru veya haber niteliğinde yine ilgililere önceden iletmektedir (Sabuncuoğlu, 1998: 142)

2.4.1.6. Afiş ve İlan Tahtası

Kuruluşu hedef kitlelerle genel ortamlarda biraraya getirmek amacıyla yararlanılan bir iletişim ürünü olan afiş; kısa ve özlü yazılardan oluşan iletileriyle dikkat çekici bir grafik tasarımının, resim ve resimlerin uyumundan meydana gelir. Bu yolla hetorojen nitelikteki geniş topluluklara ulaşılabilmektedir (Bıçakçı, 2003: 128). Afişler kuruluşlarca düzenlenen ya da desteklenen konser, sergi, yarışma, tiyatro, konferans, sinema vb. faaliyetleri kitlelere duyurmak amacıyla da kullanılmaktadır.

Sözlerin çarpıcı bir şekilde sloganlaştırılarak, çizgilerle uyumlaştırılmaları ve bunu içeren hedef kitlelere dikkat çekici bir biçimde iletilmeleri bir sanat işi niteliğindedir ve ayrı bir beceriyi gerektirmektedir.

İlan tahtaları, diğer araçlara daha az masraf gerektiren yazılı iletişim ürünüdür. Kuruluşların belirli yerlerine yerleştirilir ve tüm çalışanların görmesi sağlanır. Böylece iletilmek istenen mesajlar, duyurular ileti sahiplerine kolay ve etkili bir biçimde sunulabilmektedir (Seçim ve Coşkun, 1994: 118).

2.4.1.7. Diğer Yazılı Araçlar

Deplian: Broşürle aynı fonksiyona sahiptir. Fakat içerik olarak dar ve küçük boyutlarda bir yazılı iletişim ürünüdür. Bu nedenle maliyeti broşürden daha düşüktür. Deplianlar hedef kitleye evlere, işyerlerine elden veya posta aracılığıyla ulaştırılabilecekleri gibi sergi fuar ve gösterilerde dağıtılarak da ilgililere iletilebilir (Bıçakçı, 2003: 127).

Yıllık: Kuruluşun bir yıl içerisinde gerçekleştirdiği faaliyetlere yer veren ve de ansiklopedik bilgiler içeren almanak olarak da adlandırılan bir yayın türüdür. Yıllıklar genellikle kuruluşun eylem çerçevesi içinde yer alan şahıslara gönderilmektedir (Kazancı,1997:267).

Yıllıklar kuruluşun bir yıllık faaliyetlerini kronolojik sıralamayla özetler ve yöneticilerin, çalışanların tanıtımına, kuruluş şemasına, yeni atamaları ve görev değişikliklerine, sosyal, kültürel, sportif faaliyetlere, evlilik, doğum, ölüm gibi personelle ilgili haberlere yer vererek kurum içi ilişkileri kuvvetlendirir. Bu yüzden önemlidir (Seçim ve Coşkun, 1994:118).

Pankartlar: Çok kısa mesajların yer aldığı 25x35 cm boyutlarındaki genel ortamlarda kullanılan küçük duyuru kartlarıdır

El İlanları: Reklam amacıyla elden iletilen iletişim ürünleridir. Öteki iletişim ürünlerine oranla etkinlikleri daha düşüktür (Bıçakçı, 2003: 128).

Pankartlarda yazı önemli olduğu için sloganlar vs... büyük puntolarla ve ilginç karakterlerle yazıldığında yararlı olabilecektir. El ilanlarının anlatımları da düzgün, açık ve net olmalıdır. Ulaşım olanakları doğrultusunda el ilanları kırsal olan kesimlerde yerlere havadan atılarak ulaştırılabilmektedir. Bu ülkemizde özellikle Günedoğu’da sıklıkla yapılan bir uygulamadır (Kazancı, 1997: 268).

Mektuplar: son yıllarda sıklıkla uygulanan bir yöntemdir. Genelde kuruluşun üst yöneticilerince kaleme alınan mektuplar, bilhassa kuruluş içi personele yazıldığında iyi ifade edilmişlerse her zaman için olumlu etki bırakmaktadırlar. Bu arada kaleme alınan mektubun

açık, anlaşılır, inandırıcı ve samimi bir üslupla yazılmaları gerekir (Seçim ve Coşkun, 1994: 118).

İş mektuplarıysa, ilgili kişi veya kuruluşa, bilgileri hızlı, etkili bir biçimde iletebilmek için başvurulan iletişim türü olarak; kuruluş nezdinde direkt kişiye dönük olduklarında, daha içten ve yakın ilişkilerin kurulmasında mühim bir rolü yerine getirirler (Bıçakçı, 2003: 128).

Kartvizitler: İletişimi geliştirmek için yoğunlukla yüz-yüze ilişkilerde kullanılan yazılı tanıtım araçlarıdır. Şahısla birlikte bağlı olduğu kuruluşu da tanıtır ve hedef kişi ve birimlerin kuruluşa kolayca ulaşmalarını gerçekleştirebilmek için kullanılan küçük boyutlu iletişim araçlarıdır

Halkla ilişkiler, sanal ortam olanaklarından da yararlanmaktadır. Kişisel bilgisayarlar faaliyetlerin verimliliklerini, ivediliklerini etkilediklerinden, hedef birimlere ilişkin verilerin depolanmasında ve istatistiksel değerlendirmelerin gerçekleştirilmesinde de faal bir rol oynarlar.

Halkla ilişkiler network sistemine dayalı bilgisayar özelliklerinden de yararlanır. Özellikle internet ortamında, dünya ölçeğinde tanıtım olanakları ilerlemiştir. Kuruluşların oluşturdukları web sayfaları ve elektronik posta yoluyla sürdürülen mesaj iletim kolaylığı, sanal ortamın halkla ilişkiler uzmanlarına sunduğu yeni fırsatlardır (Bıçakçı, 2003: 128-129).

Kuruluşların önlerinde ya da binaların yüzeyinde, çatıların üzerinde yatay-dikey biçimlerde yer alan panolar ve ışıklı yazılar, kent içinde çeşitli yerlerde de bulunarak genellikle kuruluşun adını unutturmamak, sürekli olarak anımsatmak amacıyla dikkat çekici, ilginç yöntemler eşliğinde kullanılmaktadırlar (Yazıcı, 1996: 73).

Halkla ilişkiler bölümünün başvurabileceği yazılı araçlar içerisinde, kuruluşun kimliğini yansıtan rozetler, antetli kağıtlar, kartvizitler, davetiyeler, bayram kartları, özel bastırılmış pullar, karikatürler yer almaktadır. Bu yazılı araçlar, kuruluşun ortak amblemini ve kuruluşun seçtiği özel renkleri taşıyarak, standart bir özellik kazanmalıdırlar. Bu tür, iletişim araçlarında kullanılan standardize edilmiş semboller kuruluş imajı oluşturmada son derece etkilidirler (Sabuncuoğlu,1998: 143).