Sözlü Araçlar

Halkla ilişkiler uygulamalarında kuruluşlar yazılı araçlardan olduğu kadar sözlü araçlardan da etkin bir biçimde yararlanabilmektedirler.

2.4.2.1.Yüzyüze Görüşme

Kişilerarası iletişimin en doğal yolu yüzyüze kurulan ilişkilerdir. Kitlelere ulaşma olanağı sınırlı da olsa, yüzyüze iletişimle bire bir yapılan görüşmeler kaynakla alıcı arasındaki

mesaj alışverişinde etkin bir iletişim ortamı sağlayabilir. Bu tür iletişim geribildirime daha açık olabileceği için iki yönlüdür.

İlişkilerde sözel iletinin iletimi esnasında ses tonuna, tempoya ve tartıma (konuşmanın dinamizmi) diksiyona, tonlamaya, jest ve mimiklere değin pek çok etmen devreye girebilmektedir (Bıçakçı, 2003: 129).

Yüzyüze görüşmelerde kuruluşun temsilcisinin dikkat etmesi gerekli hususlar şu şekilde belirtilebilir (Seçim ve Coşkun, 1994: 118):

• Başkalarıyla konuşurken sabırlı, sakin ve güler yüzlü olmalıdır.

• Karşısındaki bireyin ya da bireylerin eğitim ve sosyal statüsüne göre bir davranış gerçekleştirmelidir.

• Karşısındaki kişi ya da kişiler üzerinde olumlu bir imaj oluşturmalıdır. • İletişim kurarken sade, anlaşılır bir dili tercih etmelidir.

• Gizli kalması gerekli bilgileri karşı tarafa aktarmamalıdır. • Aynı zamanda iyi bir dinleyici olabilmelidir.

• Samimi, içten davranabilmelidir.

• Karşı tarafın düşüncelerine saygı duyabilmelidir. Konuşurken gereksiz tartışmalara girmekten kaçınmalıdır.

• Yine karşı tarafa ismen ya da bey, hanım eklentileriyle hitap etmelidir.

• Yüz-yüze görüşme iki yönlü iletişim olduğu için karşı tarafı etkilemek kadar onun da vereceği mesajlara açık olmalıdır.

2.4.2.2. Telefonla Görüşme

Sözlü araçların diğer bir şekli olan telefon, çift yönlü iletişim ortamı sağlayan teknolojik bir araçtır. Gündelik iş yaşamında görüntülü telefonlar henüz bütünüyle yaygınlaşmadığından burada sadece konuşmaya ve işitmeye dayalı telefon iletişimini değerlendirmek gerçekçi olacaktır. Halkla ilişkiler çalışmalarında telefonla iletişimin önemli bir yeri vardır. Kuruluşu öncelikle halkla ilişkisi olan personel temsil edeceğinden bu şahsın tavrı ilk izlenimin oluşmasında belirleyicidir (Bıçakçı, 2003: 130).

Türkiye’de yaygın olarak kullanılmasa da, telefonla görüşme halkla ilişkilerde önemli bir araçtır. Konuşan kişinin karşısındaki kişiye bilgi vermesi sözkonusudur ve ses tonu karşı tarafın duyabileceği biçimde olmalıdır. Örneğin; günümüzdeki bankaların bazılarının bu yöndeki uygulamaları halkla ilişkiler çalışmalarının kapsamına girer; İş Bankası’nın “İnteraktif Telefon”, Özellikle büyükşehir belediyelerinde uygulanan “halk istek ve şikayet hattı” uygulamaları... gibi.

Bu nedenle telefonla görüşen kişinin belli niteliklere sahip olup bazı kurallara uyması gerekmektedir (Sabuncuoğlu, 1998:145):

• Zil sesi üzerine telefonu açan kimse kendisini tanıtmalıdır. • Telefonun uzun süre çalmasına izin verilmemelidir.

• Telefonu açan kişinin ses tonu karşı tarafın duyabileceği şekilde ne çok yüksek, ne de çok kısık olmalıdır.

• Telefon iletişiminde ses duyusu önemli bir olgu olduğu için ses tonu “ sıkıldım artık aramayın” gibi olumsuz anlamlarla yüklü olmamalıdır. Aksi halde arayan şahıs üzerinde olumsuz bir izlenim bırakacaktır.

• Karşı tarafın istediği bilgiye göre ilgili servisle görüşme olanağı sağlanmalıdır. • Çok beklenmesi gerekiyorsa, karşıdaki kişinin numarası alınarak daha sonra

aranmalıdır.

• Konuşurken kağıt kalem bulunmasına dikkat edilmelidir.

• Konuşma sırasında karşı tarafın dikkatle izlendiğine ilişkin “evet efendim”, “sizi dinliyorum” gibi pekiştirici, onaylayıcı, yönlendirici sözlerin söylenmesi konuşmaya olgunlaştıracağı için oldukça yararlıdır.

Telefon iletişimine anlam veren sadece kullanılan sözcükler olmadığı için bu sözcüklerin yaşam bulduğu ses duygusu öğesine de dikkat edilmelidir. Bu manada sesine güleryüzlü, konukseverlik duygusunu katamayan görevlilerin veya herhangi bir yetkilinin kuruluşunu iyi temsil edemeyeceğini ifade edebiliriz.

2.4.2.3. Toplantılar

Toplantıların konuları kadar katılanların ve olayın hedef kitleye, kamuoyuna duyurulması da önemlidir. Konu güncel, önemli olmalı ve de çok geniş bir kitlenin ilgi alanına girmelidir. Konuyu tartışacaklar uzman, ilgili kişiler olmalı, karşıt görüşlere de yer verilebilmesi için zıt görüş sahiplerinin ve görüşlerin de biraraya getirilmesine özen gösterilmelidir. Toplantılarda tartışmalara yeteri kadar zaman ayırmalı ve önemlisi pek çok tartışmalı toplantılarda görüldüğü üzere zaman planlaması önceden yapılarak tartışmacılara bildirilmelidir. Toplantıların yeri ve zamanı seçilirken özen gösterilmelidir.

Basın toplantılarında olduğu gibi medya çalışanları ayırt edilmeksizin çağrılarak önceden bilgilendirilmelidir. Toplantı sonrası konuşmacılara mutlaka bir teşekkür mektubu gönderilmelidir. Toplantının başarısı aynı zamanda yaygın iletişim araçlarında yeteri kadar yankı bulabilmesiyle de yakından ilgilidir.

Halkla ilişkiler açısından esas olan toplantının elli kişi tarafından izlenmesi değil, bu olayın kitle iletişim araçlarında yer alarak yankı bulmasıdır. İlgi çekmesidir (Kazancı, 1997: 267-268).

Toplantının bir halkla ilişkiler aracı olarak etkin olabilmesi için, gerekirse toplantı sonucunda katılanların kuruluşu gezmeleri veya bir kokteyle katılması sağlanabilir (Sabuncuoğlu, 1998: 146).

2.4.2.4. Konferans

Tek yönlü bir iletişim aracı olarak konferanslar konuşmacı tarafından belirli bir süre içerisinde geniş kitlelere değişik görüşlerin iletilmesini sağlamaktadır. Konuşmacıyla konferansa katılanlar arasında diyalog sağlanamaması gibi nedenlerden ve sunulan konunun dinleyicilerce ne ölçüde anlaşıldığı bilinememesine rağmen amaç, katılımcılara bir konuyla ilgili bilgileri, düşünceleri yansıtmaktır. Konferans aracılığıyla, yazılı olarak ya da teker-teker karşılıklı etkileşim yoluyla zaman kaybına neden olacak bir iletişim olayı birkaç saate sığdırılabilmektedir.

Buna karşın konferansın tek yönlü oluşumu geri bildirimi engellemektedir. Özellikle konferansın konusu ilgi çekici değilse, amaçlanan etkinlik sağlanamayabilmektedir. İyi bir konferanstan söz edebilmek için katılanların konuyla ilgili olarak önceden bilgilendirilmeleri, konuşmacının toplum psikolojisini iyi bilmesi ve ilgiyi sürekli biçimde konu üzerine çekme yeteneğine sahip olabilmesi de gerekmektedir (Sabuncuoğlu, 1998: 146).

2.4.2.5. Seminer

Seminerler, kitlelerin ilgilerini ve güvenlerini elde edebilmek için kuruluşların düzenledikleri halkla ilişkiler faaliyetlerindendir. Genelde birkaç gün süren ve güncel konularda düzenlenen seminerlerin açıldıkları günde ve son gününde karşılıklı bilgi aktarımı, tartışma açılması ve soru-yanıt yönteminin kullanılmasıyla sağlanmaktadır (Seçim ve Coşkun, 1994: 120).

Seminerler konferanslara göre daha uzun sürelidirler. Katılanların bazı konularda aydınlatılmaları ve güncel sorunların tanıtılması ve tartışılması sağlanmaktadır.

2.4.2.6. Diğer Sözlü Araçlar

Paneller: Konusunda uzman olan birkaç kişinin bilimsel olmayan bir biçimde belli bir konuyu tartışarak, dinleyicilerin ilgisini konuya çekerek, yine konunun anlaşılmasına dönük çalışmaları sözkonusudur. Zamanımızda pek çok kuruluş çeşitli konularda hem kendi

oluşumlarını hem de ulusal içerikteki konuları tartışarak bu tür düzenlemeleri gerçekleştirmekte ve çoğu kez de başarılı olmaktadır (Gürüz, 1993:53).

Sempozyum: Belli konuların çeşitli yönlerinin ve ilgili diğer konuların, yetkili kişilerin birbirleriyle konuşmaları yoluyla açıklanması sağlanır. Dinleyenler olaya etkin bir biçimde katılamamaktadırlar ve yetkililerin konuşmalarıyla önemli düzeyde bilgilenmektedirler. Sempozyum uzun zaman diliminde kuruluşa büyük faydalar sağlayarak halkla ilişkilerin yönetsel amaçlarının gerçekleştirilmesinde etkili olmaktadır (Gürüz,1993: 49).