Yönetimin Fonksiyonları

Planlama, yönlendirme, organizasyon ve denetim gibi unsurlar genel olarak yönetimi oluşturan fonksiyonlardır.

Amerikalı araştırmacılar yönetimi üretim olarak kabullenmişlerdir. Bu kabullenişten yola çıkarak üretim unsurlarını altı ayrı başlık altında incelemişlerdir ve yönetimi bu altı unsur içerisinde görmüşlerdir. 6M unsurları şu şekildedir:

● İnsan (Men)

● Para (Money)

● Gereçler (Materials)

● Makinalar (Machinery)

● Pazarlar (Markets)

● Dakikalar (Minutes)

2.6.1. Planlama

Planlama gelecekteki olayın önceden şekillendirilmesidir. Anlaşıldığı üzere gelecekte olacak olaylarla ilgilenmeyi gerektirir. Örgütün her seviyesinde gereklidir.

Planlama bir amaç oluşturup nasıl gerçekleştirileceği ile ilgili yapılan karar verme sürecidir. Karar alma işlemleri yerine, yapılan işlemlerdir.

Yönetim fonksiyonlarının ilk sırasında planlama vardır. Diğer yönetim fonksiyonlarına geçebilmek için, planlama kısmının başarılı olması gerekmektedir.

Yönetimin planlama aşamasında, organizasyonun amaçları ve yerine getirilecek amaçlar ortaya konmalıdır. Yöneticiler organizasyonun başarılı olması ve daha iyi sonuçlar alabilmesi için planlama yaparlar.

2.6.2. Örgütlenme

Planlamanın başarısına bağlı olarak örgütlenme aşamasına geçilebilir. Yine planlamanın başarısına bağlı olarak örgütlenmenin başarılı olma ihtimali şekillenir.

Planın gerçekleşmesini sağlamak için örgütlenmenin ilkeleri belirlenir.

Örgütlenmenin temel işlemleri şu şekildedir;

● Yapılacak olan işlemi tanımlamak ve bu tanıma uygun koşulları sağlayıp uygun çalışanları istihdam etmek.

● Yapılacak olan işlemin ana hatlarını belirlemek. Bu belirlemeler sonrası işleyişi ve personeli belirlemek ve de iletişimi sağlayarak koordine bir şekilde işleyişin devamlılığını sağlamak.

● Yönetimin yeni yönelimlerinde ekip kurulması ve proje yönetimi geliştirilmesi çok önemsenmektedir.

2.6.3. Yöneltme

Yöneltme amaç uğrunda tüm unsurları etkilemek ve yönlendirmek anlamındadır. Yöneltme yapabilmek için insan davranışları hakkında bilgi sahibi olunması lazımdır. Yönetim alanında en verimli performansı almak adına dış etkenlerden önce organizasyon içinde iletişimin en verimli hale getirilmesi

gerekmektedir. Yöneltme temel olarak organizasyonun verimliliğini artırmak misyonunu benimser. Yöneltme konusunda başarı sağlamak için yöneticinin;

personel seçimi, iletişimi, eğitimi, amaç belirleyebilmesi ve ek ödemeleri gibi iş tatminini etkileyecek etmenleri dikkate alması gerekmektedir (Gatewood, 1995).

Yöneltme konusunda başarılı olabilmek için yöneticinin genel özellikleri haricinde liderlik yapabilme ve yöneltme özellikleri de son derece önemlidir.

Liderler çalışanların grup davranışlarını ve dinamiklerini iyi gözlemlemelidirler. Bu sayede yönetici kendinden istenilen şekilde iyi bir yönetici olabilmek için elemanlarını doğru ve etkili bir şekilde yönlendirebilir (Lewis, 1998).

2.6.4. Denetim

Yöneticinin temel işlevlerinden olan denetim, organizasyonun eylem planları ve işleyişi açısından son derece önemlidir. İyi bir yönetici aynı zamanda iyi bir denetimcidir. Denetleme esnasında hangi amaçlara ulaşıldığı, hangi sonuçların hedeflendiği iyi belirlenmeli ve denetlenebilmelidir. Planlamada belirlenen standartlara ve amaçlara ne kadar uyulduğu ne kadar olumlu sonuçlar elde edildiği tespit edilir. Bu şeklide ileride belirlenecek planlar için örnek teşkil edilmiş olur.

Denetim aşamalı bir şekilde ortaya konulur. İlk aşama olarak çalışanların performansı, ikinci aşama olarak bölüm ve birimlerin performansı, üçüncü ve son aşama olarak da organizasyonun bütün performansı denetlenir.

Denetim ve planlama standartları karşılaştırılınca iki ihtimal söz konusu olur;

● Planlanan standartlar gerçekçi olur. Organizasyon belirli nedenlerden dolayı standartları sağlayamamıştır.

● Planlama standartları gerçekçi olmaz. Organizasyon için ulaşılabileceğinden daha fazla amaç belirlenmiştir.

Denetimin temelde dört basamağı aşağıdadır;

● Gerçekleşen durumun belirlenmesi

● Standartların saptanması

● Standartlar ile gerçekleşen olayın karşılaştırılarak sapmaların belirlenmesi ve yorumlanması

● Sapmalar nedeniyle düzeltici önlemlerin belirlenmesi

2.6.5. Yönetici

Amaç ve hedefler doğrultusunda organizasyonu mali, fiziki ve bilgi kaynaklarını organize eden, planlayan, koordine eden, yönelten ve denetleyen kişidir.

Yönetici; yeni yönetim anlayışlarına göre karar alırken kaynakları değerlendiren, gerekli birimler ile iletişime geçen ve bunlar sayesinde organizasyon için ve organizasyon lehinde karar veren ve çözüm üreten kişidir.

Yöneticiler organizasyonların faydası için sürekli kendini yenilemeli, geliştirmeli, döneme adapte olabilmeli, hızlı ve doğru kararlar verebilmelidir.

Organizasyonlar için sürekli bir gelişim ve değişim söz konusudur. Bu nedenle yönetici bu ortamı yakından doğru ve hızlı analiz etmeli ve oluşan bu ortamı organizasyon lehine çevirmelidir. Yönetici, organizasyonu kaos ortamından çıkartmalı, tüm etkenlere karşın organizasyonu koruyacak ve en olumlu şekilde yönlendirecek şekilde donatacak bir “beyin” görevindedir.

2.6.5.1. Yöneticide Bulunması Gereken Özellikler

Yöneticide bulunması gereken belli başlı, olmazsa olmaz özellikler vardır.

Bunları şu şekilde sıralamak mümkün olacaktır;

● Objektif olmalı,

● İnsanları tanıyabilmeli,

● Özgüveni yüksek olmalı,

● Yetki, sorumluluklarını bilmeli ve doğru kullanabilmeli,

● Doğru zamanda doğru kararlar alabilmeli,

● Sorumluluk duygusu olmalı,

● Analitik düşünme becerisi olmalı,

● Kuvvetli bir iradesi olmalı,

● İletişimi kuvvetli olmalıdır.

Oluşabilecek sorun ve aksaklıkları önceden fark edip giderebilenler iyi yöneticilerdir. Yöneticiler eksik olduğu alanları (örn. sentez, analiz, yorumlama gibi) eğitim ile destekleyip eksiklerini giderebilirler.

Rutin işlevlerine ek olarak gelişen ve değişen ekonomik anlayış yöneticiler için yeni işlevler edinmeyi öngörmüştür.

2.6.5.2. Yöneticinin İşlevleri

● Yönetici, organizasyonu en uygun ve kar edecek şekilde, sahip ve ortaklar adına yönetmekle sorumludur.

● Üretim için gerekli faktör ve materyalleri temin eder ve yönetimi sağlar.

● Organizasyonun karı için enerji ve hammadde alternatiflerini bulur ve temin eder.

● Adaletli bir üretim ve dağıtım oluşumunu sağlar.

● Organizasyon için rekabet ortamında en uygun şartları sağlar.