Hastane Bilişim Sistemi Seçilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

5.4.1. Hastane Bilişim Sistemi Tedarikçi Seçimi

Dünyada sağlık endüstrisinin önemi gittikçe büyümekte, hastane bilişim sistemlerine harcanan paralar buna paralel olarak hızla artmaktadır. Bu durum teoride sağlam, pratikte denenmiş çözümlere ihtiyaç oluşturmaktadır. Hasta mahremiyetinin korunmasından ödün vermeden, hasta bakım giderlerinin azaltılması sağlık kuruluşları için oldukça zordur (Baker vd., 2008).

Bilgi sistemi tedarikçilerinin yaşadığı bir ikilem vardır. Test edilmiş, sorunsuz çalıştığı görülmüş sistemlere ihtiyaç vardır. Bu da tasarım aşamasından, yaygın kullanıma geçilene kadar en az beş yıl süre demektedir. Öte yandan hızla gelişen bilişim sektörüne ayak uydurmak için en modern yazılım ve teknolojilerin kullanılması gerekir. Bu durum gelişim ekonomisi açısından bir çelişki oluşturur (Blum, 1986).

Bir uygulama mümkün olduğunca hızlı şekilde tasarlanıp, test edilip, uygulamaya konsa bile geçen süre içinde çoktan modasının geçmiş olma riski her zaman mevcuttur. Bu durum, hastane bilişim sistemleri için doğru tedarikçiyi seçebilmeyi özellikle önemli hale getirmektedir. Tedarikçinin güvenilirliği, önceki başarıları ve parasal durumu oldukça önemlidir. Ama yeterli değildir. Tedarikçinin sadece istenen işi yapabilecek güçte olması yetmez, bunun yanında birlikte çalışacağı işletmenin özelliklerini, geçmişten gelen geleneklerini, amacını ve çalışma tarzını iyi anlamalıdır. Tüm bunlara ek olarak hızla değişmekte ve gelişmekte olan bilişim sektörünü yakından takip edebiliyor olmalıdır. Ayrıca müşteri memnuniyetini artıracak, kaliteyi geliştirecek planları bulunmalıdır. Bu tip özellikleri tedarikçi seçiminde tercih sebebidir (Yiğit vd., “Hastane Bilgi Sistemlerinde Tedarikçi Seçimi”, 2009).

Güçbilmez, hastane bilişim sistemi seçerken üzerinde durulması gereken konuları şöyle ifade etmiştir;

● Firmanın teknolojik altyapısı, uzmanlaştığı alan, tecrübesi ve sorun çözme yeteneği, ayrıca sorun çıkması durumunda verebileceği destek hesaba katılmalıdır.

● Ürünün geliştirilebilirliği, esnekliği, yetkili kullanıcılara güncellenmesi gereken bilgileri değiştirebilme hakkı vermesi, internet üzerinden veri aktarımı yapabilmesi, raporlama, sorgulama ve istatistik yetenekleri dikkate alınmalıdır.

● Firma ile anlaşma yapılmadan önce, personelin eğitimi, yerinde uygulama, destek ve yardım konularındaki tutumları öğrenilmeli ve firmanın diğer işleriyle ilgili verdiği hizmetler araştırılmalıdır.

● Firmanın yaptığı yazılımı kullanan siteler incelenmeli, kullanıcılardan görüş alınmalıdır (Güçbilmez, 2000).

“Hastane Bilişim Sistemi” tedarikçi seçiminde dikkat edilmesi gerekenleri şöyle özetleyebiliriz;

● Tedarikçinin eski tecrübeleri, piyasadaki yeri ve sahip olduğu sertifikalar

● Ücret aralığı

● Tedarikçinin çalışma şekli

● Tedarikçinin teknik konulardaki yeterliliği ve yetenekleri

● Tedarikçinin parasal durumu

● Esneklik ve teknik yeterlilikler (Yiğit vd, “Hastane Bilgi Sistemlerinde Tedarikçi Seçimi”, 2009).

Tsay ve Stackhouse, “Hastane Bilişim Sistemi” yazılımları için tedarikçi seçerken dikkat edilmesi gerekenleri şöyle özetlenmiştir:

● Tutarlılık

● Destek

● Yazılımın denenmişliği

● Uyum

● İşlevsellik

● Fonksiyonellik

● İstikrar (Tsay ve Stackhouse, 1991) Hastane bilişim sisteminde yazılım;

● Bilgi girişlerinin yapımında uygun kodlama kullanılmalıdır.

● Hastalıkların ve malzemelerin bilinen kodlama sistemlerini barındırmalıdır.

● Yeni modül ve eklentilerin sisteme sonradan dahil edilmesine olanak verecek yapıda olmalıdır.

● Verilerin aratılması ve karşılaştırılması sırasında, ulusal alfabeye aykırı olmayacak sonuçlar alınmalıdır.

● Yazılımın farklı platformlarda çalışabilmesi yani donanımdan ve işletim sisteminden bağımsız iş görebilmesi tercih sebebidir.

● Bilgi güvenliği ve gizliliği, hem kullanıcı seviyesinde, hem işlem seviyesinde, hem de veri seviyesinde sistem genelinde sağlanmalıdır.

● Hastaneye yeni bir birim açılması durumunda veya hastanenin yeni bir hizmet vermeye başlaması durumda, yazılım, yetkili kullanıcılar tarafından bu yeni durumlara uyum sağlayacak şekilde değiştirilebilmelidir.

● Yazılımın kullanımını daha etkin kılmak için kullanma kılavuzları ve eğitici dokümanları olmalıdır (Güçbilmez, 2000).

● Hastanelerin alt sistemleri (klinik, poliklinik, acil servis, yönetimsel ve parasal işlemler) veri işleme şekilleri açısından farklılık gösterdiği için tasarımları da ona uygun olmalıdır ve alt sistemlerin her biri için bağımsız anabilgisayarlara bağlı ağlar kullanılmalıdır (Merih, 1998).

5.4.1.1. Hastane Bilişim Sistemi Tedarikçi Seçiminde Karşılaşılan Problemler

Yeniliklere ayak uyduramayan “Hastane Bilişim Sistemleri”ni kullanan kuruluşlar, sürekli ilerleyen tıp bilimi ve güncellenen işletme yapıları sebebiyle rekabet ortamında geri kalabilirler. Bilişim sistemlerine harcanan paraların firmalar için olumlu dönüşe sebep olduğunu gösteren kanıtlara karşın, kuruluşlar bazen bu yatırımlarının karşılığını alma konusunda sorun yaşayabilirler (Bush vd., 2009).

Uzman olmayanlar tarafından geliştirilmiş sistemler, hem zaman kaybına, hem gereksiz harcamalara, hem bilgi kayıplarına sebep olup hastanelerin hizmet kalitesini düşürmektedir. Çağımızda hastaneler en modern teknolojiyi yakalayıp kaliteli hizmet vermek için rekabet halindeyken, tercihlerini doğru yapmaya ve doğru tercihler için gerekli harcamalardan kaçınmamaya çalışmalıdırlar (Güçbilmez, 2000).

Birçok yönetici, kararlarını verirken şahsi görüş ve tecrübelerinin etkisi altındadır. Ancak modem teknolojiyi yakalama konusundaki kararlar birçok bilinmezlikle doludur ve bu yüzden kişisel görüş ve tecrübeler yetersiz kalmaktadır.

Onun yerine, seçimin doğru şekilde yapılması için bilimsel bir yaklaşım benimsemek gerekmektedir. Ne yazık ki, hastane bilişim sistemi için tedarikçi seçerken, bilimsel ve tarafsız kriterlere bağlı kalma konusundaki eksiklikler yüzünden, seçimler ideal olmayabilmektedir. Bunun sonucunda, geliştirme ve bakım harcamaları gereksiz şekilde artabilir, zaman ve insan kaynakları gereksiz yere harcanabilir, hizmet kalitesi düşebilir ve tıbbi harcamalar boşa gidebilir (Hsu ve Hsu, 2008).

Hsu’nun öne sürdüğüne göre, bir bilgisayar firmasının açıldıktan sonra üç yıldan daha uzun süre çalışma olasılığı %10’dur. Ayrıca ifade edildiğine göre bir hastane bilişim sistemi tedarikçisi firmanın yeterli ve özgün uzmanlığa erişmiş ve güvenilir olduğundan emin olmak için iki yıldan daha uzun süre hastane bilişim sistemi üzerinde çalışmış olması beklenir (Hsu, 2008).

A. Köksal ve A. E. Esatoğlu’da aynı konu üzerinde durmuş ve firmaların son derece kısa ömürlü olması sonucunda, hastanelerin önceden çalıştıkları firmaları piyasada bulamayıp yeniden seçim yapma konusunda kaygıya düştüklerini belirtmiştir. (Köksal A. Ve Esatoğlu A. E., 2002).