Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

Bakanlığımız görev alanı ile ilgili süreçlerin elektronik ortamda takibi ve yönetilebilmesi için İç Kontrol Yazılımı Kamu Modeli Enterprise Paketi (KIOS GRC İç Kontrol Yazılımı) alınarak kurulumu yapılmış, birimlerin süreç çalışmalarını bahse konu yazılıma aktarma çalışmalarına başlanmıştır.

6.2 Risk Yönetimi

Bakanlığımız Kurumsal Risk Rehberi doğrultusunda süreç hiyerarşisinde yer alan süreçlere ait faaliyet riskleri ile bu risklere karşı alınacak kontrol faaliyetleri belirlenmiş ve yıl içerisinde takip edilmiştir.

KIOS GRC İç Kontrol Yazılımı üzerinden risk çalışmalarına başlanılmıştır.

6.3 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı

Bakanlığımız 2016-2017 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı doğrultusunda Bakanlığımız Hassas Görev Envanteri çalışmaları tamamlanarak üst yönetici onayı ile yürürlüğe girmiştir.

Bakanlığımız 2016-2017 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı altı aylık uygulama sonuç raporu hazırlanarak üst yönetimle paylaşılmıştır.

6.4 İç ve Dış Denetim Faaliyetleri

6.4.1 Dış Denetim

Bakanlığımız 2015 yılı harcamalarının Sayıştay Başkanlığı tarafından yapılan mali denetimi sonucunda hazırlanan raporda;

 1 nolu Bulguda;

Bakanlık Tarafından, Bilançoda Yer Alan varlık ve Yükümlülüklerin Ayrıntılarına İlişkin Bilgi Sunulamaması kapsamında;

a) Bakanlık 2015 Mali Yılı Bilançosunda Yer Alan Hesapların, Yardımcı Defter Kayıtları İle Doğrulanamadığı,

b) Bakanlık Merkez Saymanlık Müdürlüğünden Alınan Emanetler Defterinin, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği (MYMY) Ekindeki Emanetler Defterinde Yer Alması Gereken Bilgileri İçermediği

c) Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İle Devlet Personel Başkanlığı’nın Dönemsel Varlık ve Yükümlülüklerinin Raporlanması gerektiği,

d) Bakanlığın 2015 Yılı Bilançosunda Dönem Olumlu ve Olumsuz Faaliyet Sonucunun Birlikte Yer Alması gerektiği,

e) Hesap Dönemi Sonunda Verilen Mali Tablolarda Tutarsızlık Bulunması,

 2 nolu Bulguda;

Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) Kapsamında Kullandırılan Fonların Bakanlık Mali Tablolarında Yer Almaması kapsamında;

20 a) IPA kapsamında kullandırılan fonlar, ÇSGB muhasebe işlemleri ve mali tablolarında yer almamaktadır. Yıllık bazda oluşturulan mali tablolar, doğru bilgi sunmamaktadır. Avans ödemeleri, fon kullanımı olarak kaydedilmediği,

b) İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Operasyonel Programı Altındaki Giderlerin Doğrudan Finansmanı Projesi kapsamında kullanılan fonlar, 5018 sayılı Kanun uyarınca muhasebeleştirilip raporlanmamaktadır. Yıllık bazda oluşturulan mali tablolar doğru bilgi sunmamaktadır. Taşınırlar ilgili olduğu yılda kaydedilmesi gerektiği,

 3 nolu Bulguda;

Bakanlık Tarafından İlgili Kuruluşlara Yapılan Transfer Ödemelerinin Mevzuatta Tam Olarak Tanımlanmaması, Ödeme Öncesi ve Sonrasında Kontrol Mekanizmasının Kurulmadığı,

 4 nolu Bulguda;

Bakanlık Bünyesindeki Sosyal Tesislerin Mali İşlemlerinin 5018 Sayılı Kanuna Paralel Biçimde Düzenlenmemesi ve Raporlanmadığı,

 5 nolu Bulguda;

Özel Hakem Ücretlerinin Toplanması ve Harcanması İşlemlerinin Bakanlığın Muhasebe Kayıtlarında İzlenmemesi ve Raporlanmadığı,

 6 nolu Bulguda;

İşçi Ücretlerinden Ceza Olarak Kesilen Paralar Hesabının Bakanlığın Muhasebe Kayıtlarında İzlenmemesi ve Raporlanmadığı,

İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü Döner Sermaye İşletmesi muhasebe kayıtlarının düzgün tutulmadığı ve takibinin yapılmadığı,

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Eğitim ve Araştırma Merkezi Başkanlığı (ÇASGEM) Döner Sermaye İşletmesi muhasebe kayıtlarının düzgün tutulmadığı ve takibinin yapılmadığı,

yer alan bulguların cevaplandırılması istenilmiştir.

Mali Denetim Raporunda yer alan bulgulara ilişkin ilgili Başkanlığa gönderilen cevabi yazımızda;

 1 nolu BULGU için;

a) Bakanlık mali yıl bilançosu ilgili kamu idaresi adına kayıt yapan tüm muhasebe birimleri verilerinin toplamından oluşturulmaktadır. Bu anlamda, bilanço rakamlarının teyidi için Kurum tarafından Sayıştay’a verilen birleştirilmiş veriler defterinin esas alınması gerektiği,

b) KBS-say2000i’de alındı belgesine ilişkin hesap ve diğer detaylarda kontrol işlemlerini yapmaya yönelik detaylı kontrol raporları oluşturduğu, Bakanlığınca, emanet defterinde yer alması gereken alındı tarih ve numarası sütununun eklenmesine yönelik say2000i sisteminde güncelleme yapılacağı,

c) Yevmiye Defterinin içeriğine bakıldığında bu defterin idare bazlı olarak değil muhasebe birimi bazlı olarak tutulacağı görüldüğü,

d) Her bir kamu idaresinin muhasebe hizmetleri birden fazla saymanlık tarafından yürütüldüğü, herhangi bir kamu idaresi açısından bir saymanlıkta olumlu faaliyet sonucu ortaya çıkarken, diğer bir saymanlıkta olumsuz faaliyet sonucu ortaya çıkabildiği, bilançoda da bu veriler esas alınarak raporlama yapıldığı, bilanço verileri

ile birleştirilmiş veriler defter bilgilerinin teyidinin kolaylıkla sağlanması için bu şekilde raporlama yapıldığı,

e) Faaliyet Sonuçları Tablosu değerlerinin, geçici mizandaki 600-Gelirler Hesabı ile 630-Giderler Hesabı bakiyeleri ile geçici mizandan sonra yapılan amortisman ayırma işlemine ilişkin 630.13-Amortisman Giderleri yardımcı hesabının bakiyesinin esas alınarak karşılaştırılması gerektiği, Bütçe Giderleri ve Ödenek Tablosunun yılı içindeki ödemeler sütunundaki tutarlar ile Bütçe Giderlerinin Ekonomik Sınıflandırılması Tablosundaki tutarların, geçici mizandaki 830- Bütçe Giderleri Hesabının bakiyesinin esas alınarak karşılaştırılması gerektiği, Geçici ve Kesin Mizanlardaki “Borç Tutarı” ile “Alacak Tutarı” sütunlarındaki tutarlar 800-Bütçe Gelirleri Hesabına ilişkin düzeltme kayıtların da yer aldığı tüm kayıtları içerdiğinden kıyaslamanın geçici mizandaki “Alacak Kalanı” sütunu ile yapılması gerektiği,

 2 nolu BULGU için;

a) IPA kapsamında yapılan muhasebe işlemleri, aslen UYG’ye ait olan AB fonlarının, Uygulama Anlaşması ve akreditasyon kararı ile devredilen yetkiye dayanılarak yüklenicilere aktarılmasından ibaret olduğu, gelir-gider yönetimi değil fon muhasebesi gerçekleştirildiği, dolayısıyla Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı tarafından gelir tabloları hazırlanmadığı, dönem sonu işlemleri yapılmadığı, uzun dönemli hesaplar izlenmediği ve açılış kapanış kayıtları yapılmadığı, Avans ödemeleri, Finansman Anlaşmasının 13 üncü maddesine göre fon kullanımı olarak kaydedildiği, ilgili madde uyarınca avans olarak ödenen tutarlar AB Komisyonuna gerçekleşmiş harcama olarak beyan edilebildiği, Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı tarafından kullanılan iç işleyişi anlatan bir belge olan ve UYG tarafından onaylanan muhasebe rehberinde (PIM J) avans ödemelerinin, “301 Kullanılan Fonlar (-) Hesabı”nda gösterildiği,

b) Tüm harcamalara ilişkin şeffaflık ilkesini gözetecek şekilde Presto isimli bir muhasebe sistemi tutulduğu, ilgili muhasebe kayıtlarının yıllık olarak “Denetim Otoritesi”

sıfatıyla Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı tarafından ve yeminli mali müşavirler tarafından denetlendiği ve ilgili denetim raporları Hazine Müsteşarlığı ve Avrupa Komisyonu’na sunulduğu, Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı çerçevesinde tahsis edilen Doğrudan Harcama Bütçesi kapsamında edinilen taşınırlara ilişkin Taşınır İşlem Fişleri düzenlenerek Bakanlığımız Merkez Saymanlık Müdürlüğü bilgilendirildiği,

 3 nolu BULGU için;

Bütçe hazırlıklarında ilgili Kurumlarla görüşmeler yapılarak Merkezi Yönetimden alacakları transfer ödenek miktarlarının belirlendiği ve Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda Bakanlığımız bütçesinde analitik bütçe sınıflandırmasının fonksiyon ve ekonomik kodu bazında belirlenerek ödenekler tahsis edildiği ve yasalaştığı, böylece 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca bütçelerde yer alan ödeneklerin belli amaçları gerçekleştirmek üzere tahsis edilme ilkesi korunduğu, diğer yandan SGK, İŞKUR ve TODAİE’ye Bakanlığımız tarafından yapılan transfer ödemelerine ilişkin taleplerin ve dayanak belgelerin alınması ile kendilerine aktarılan transfer ödemelerinin kullanım durumlarını gider kalemleri bazında yılsonu itibariyle Bakanlığımıza bildirmeleri ve Bakanlığımızca da gerekli kontrollerin sağlanması amacıyla Transfer Ödemelerine İlişkin Usul ve Esasların düzenlenmesi çalışması başlatıldığı,

 4 nolu BULGU için;

Bakanlığımız kreş ve gündüz bakımevi görevini, T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı kreş ve gündüz bakımevi yönergesi doğrultusunda yerine getirildiği,

Yemekhane hizmetleri, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanının teklifi ile Makam Onayı ile kurulan komisyonca yürütüldüğü,

22 ÇASGEM Sosyal Tesis İşletmesine ait 2015 Yılı ve önceki yıllara ait mizanlar, ÇASGEM Başkanlığına ait 2015 Yılı ve önceki yıllara ait Birim Faaliyet Raporu içinde yer aldığı, Sayıştay Raporundaki öneriler de dikkate alınarak, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması hususunda ve hesap verilebilirlik çerçevesinde gerekli hassasiyet gösterilerek iş ve işlemlerin yürütülmesine devam edileceği,

 5 nolu BULGU için;

Yüksek Hakem Kurulu Başkanlığının, özel hakem olarak seçilmesi durumunda, taraflarca ödenen özel hakem ücretinin Yüksek Hakem Kurulu Başkanlığı adına açılan banka hesapları yerine ilgili muhasebe birimi hesaplarına yatırılmasına ilişkin Yönetmelik değişikliği sürecinin devam ettiği,

 6 nolu BULGU için;

İşçi ücretlerinden kesilen ceza paralarının 5018 sayılı Kanun'un genel hükümlere göre yürütülebilmesi için Bakanlığımız Personel Dairesi Başkanlığından bir muhasebe yetkilisi kadrosunun ihdas edilmesi talebinde bulunulduğu,

İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü Döner Sermaye İşletmesi ile Çalışma ve Sosyal Güvenlik Eğitim ve Araştırma Merkezi Başkanlığı (ÇASGEM) Döner Sermaye İşletmesi muhasebe kayıtlarında gerekli düzeltmelerin yapıldığı,

Belirtilmiştir.

IPA İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Bileşeni kapsamında çeşitli makamlarca yapılan denetimler kapsamında;

 İç Denetim Birimi Başkanlığınca İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Operasyonel Programı kapsamında yürütülen hizmet ve mal alımı ihale süreçleri ile hibe değerlendirme süreçleri konusunda sistem denetimi gerçekleştirilmiş ve nihai raporları Başkanlığımıza sunulmuştur.

Söz konusu denetimler sonucunda geliştirilen önerilerin tümü üzerinde mutabakata varılmış ve ilgili önlemlerin alınması konusunda bir takvim belirlenmiştir. Buna ek olarak İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından yürütülen hizmet ve hibe sözleşmelerinin yönetimi süreçlerine ilişkin denetim faaliyetleri ise devam etmektedir.

 Denetim Otoritesi sıfatıyla Hazine Kontrolörler Kurulu, 2016 yılında ihale ve proje yönetimi süreçlerine ilişkin sistem denetimi ile operasyon denetimi gerçekleştirilmiştir. Söz konusu denetimler sonucunda Başkanlığımızın hata oranı % 0,22 olarak tespit edilmiştir.

Denetim Otoritesi tarafından ayrıca geçmiş yıllara ait açık olan bulguların takibi de gerçekleştirilmiştir.

 Denetim Otoritesinin yaptığı bu denetimde tespit edilen bulgulara yönelik Ulusal Yetkilendirme Görevlisi Destek Ofisi tarafından da izleme ve kontrol faaliyetleri gerçekleştirilmiştir.

6.3.2 İç Denetim

6.3.2.1 Denetim Faaliyetleri

2016 yılı için planlanan 12 denetim ve danışmanlık faaliyeti tamamlanmıştır. Bunlardan 8’i rapora bağlanmış, 3‘ü ise raporlanma aşamasında olup kısa sürede tamamlanacaktır. 1 adet denetim ileride ele alınmak üzere ertelenmiştir.

2016 yılı iç denetim faaliyetleri aşağıda verilmiştir.

Tablo 8: Gerçekleştirilen Denetimler (2016)

Denetimin Adı İlgili Birimler Denetim Türü

Ereğli Kömür Havzası Amele Birliği Biriktirme ve Yardımlaşma Sandığı Mali Denetimi

Ereğli Kömür Havzası Amele Birliği Biriktirme ve

Yardımlaşma Sandığı Mali Denetim

Laboratuvar Yetkilendirme Süreci İş Sağlığı ve Güvenliği Araştırma ve Geliştirme

Enstitüsü Başkanlığı Sistem Denetimi

İKG OP Mal Alımı İhale Süreci Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi

Başkanlığı Sistem Denetimi

İKG OP Hizmet Alımı İhale Süreci Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi

Başkanlığı Sistem Denetimi

İKG OP Hibe Sözleşmeleri Süreci Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi

Başkanlığı Sistem Denetimi

İKG OP Hibe Sözleşmeleri Süreci Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı

Uygunluk Denetimi İKG OP Hizmet Alımı İhale Süreci Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi

Başkanlığı

Uygunluk Denetimi Çalışma ve Sosyal Güvenlik İletişim

Merkezi(Alo 170) Süreç ve İşlemler Strateji Geliştirme Başkanlığı, İletişim Merkezleri Performans Denetimi ÇASGEM Sosyal Tesisler İş ve İşlemler Çalışma ve Sosyal Güvenlik Eğitim ve Araştırma

Merkezi

Sistem Uygunluk Denetimi

6.3.2.2 Danışmanlık Faaliyetleri

2016 yılı denetim programının uygulanması kapsamında Programa alınan danışmanlık konuları aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

Tablo 9: Danışmanlık Faaliyetleri (2016)

Sıra Danışmanlık Konusu İlgili Birimler

1 Kurumsal Anahtar Performans Göstergelerinin Belirlenmesi

Dış İlişkiler ve Yurtdışı İşçi Hizmetleri Genel Müdürlüğü

2 Bakanlığımız Binasının Yeşil Binaya Dönüşüm Çalışmaları

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

24

II- AMAÇ VE HEDEFLER