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Tratar a informação consiste em descrever os documentos, tanto do ponto de vista físico (características físicas dos documentos), quanto do ponto de vista temático (ou de descrição do conteúdo). Para tanto:

O processo de tratamento informacional é agente potencial de geração de conhecimento uma vez que analisa e representa informações visando este objetivo. Decorre deste contexto a necessidade de “tratar” os materiais de forma a satisfazer as necessidades dos diversos públicos. Para tanto, é sabido que somente é possível efetuar esse “tratamento” após o registro. Acredita-se que todos os materiais registrados são fontes de informação e como tal merecem processamento informacional atentando para suas características peculiares. Este tratamento empenha-se em “configurar” a “informação relevante” a fim de produzir conhecimento (MAIMONE; TÁLAMO, 2008, p.2).

A partir das formulações acima, torna-se possível inferir que essa atividade resulta na produção de representações documentais (fichas de catálogo, referências11

bibliográficas, resumos, termos de indexação etc.) como também representam sínteses que tornam mais fácil a avaliação do usuário quanto à relevância que o documento integral possa ter para as suas necessidades de informação.

Porém, para que isso possa ser feito, outras atividades são necessárias; é o caso da criação/manutenção de linguagens e códigos, como as linguagens de indexação (listas de cabeçalhos de assuntos, sistemas de classificação e tesauro) e os códigos de catalogação.

Como exemplo de técnica de tratamento da informação, vale chamar a atenção para a catalogação, cujo objetivo principal é identificar e recuperar os documentos no acervo. Segundo Lubetzky (1979), considerado o maior teórico da catalogação do século XX, os objetivos do catálogo são mostrar se uma biblioteca possui ou não um item determinado, publicado sob um nome ou sob um título determinado e identificar o autor e a obra representados pelo item e relacionar as várias obras do autor e as várias edições da obra.

De acordo com Wynar (1985), os objetivos do catálogo são fornecer toda a informação necessária para descrever intelectualmente um item físico a fim de distinguí-lo de qualquer outro e fornecer sua localização na coleção. Ranganathan citado por Mey (1995, p.9) afirma que “[...] um catálogo de biblioteca deveria ser projetado para: revelar a cada leitor o seu documento, revelar a cada documento o seu leitor, poupar o tempo do leitor, e por este fim, poupar o tempo da equipe”.

De acordo com Fiuza (1987, p. 48), Cutter “definiu os primeiros princípios de catalogação expressos em regras que constituíram um código tão racional e completo que muitas delas continuam a fazer parte dos códigos atuais”. Fiuza (1987) aponta ainda, com base em Cutter (1904, p. 12), que um catálogo deve ser um instrumento hábil para: 1) permitir que uma pessoa encontre um livro do qual conhece – o autor, o título e o assunto; 2) mostrar o que a biblioteca tem de um determinado autor, de um determinado assunto e de uma determinada espécie de literatura; 3) ajudar na escolha de um livro com respeito à sua edição e com respeito a seu caráter (literário ou tópico). Para isso o catálogo deve contar com: a) Entrada de autor; b) Entrada de título ou referências ao título; c) Entradas de assunto, com referências cruzadas; d) Entradas de forma e língua; e) Transcrição da edição e onde foi publicado, com notas quando necessário e f) Notas especiais (caráter literário).

11 _{O serviço de referência é uma das atividades da biblioteca que vem utilizando as facilidades oferecidas}

pela tecnologia, principalmente com o desenvolvimento da Internet e das inúmeras ferramentas que ela oferece, favorecendo, sobremaneira, a recuperação da informação.

Concretamente, de acordo com o exemplo da técnica de catalogação, é importante ressaltar que o tratamento da informação requer sua organização, classificação, indexação ou descrição e resumo, além da determinação da sua relevância e confiabilidade. Para Dias (2001),

o tratamento da informação pode variar de acordo com o nível de detalhamento desejado num determinado sistema ou de acordo com o instrumental utilizado. Essas decisões vão ser determinadas, em parte, pelo tipo de sistema de informação ou recuperação de informação em que ocorre esse tratamento. Assim, vai-se observar que na catalogação de livros não se atribui mais que dois ou três cabeçalhos de assunto a um livro, sendo que para a grande maioria dos livros as bibliotecas costumam utilizar apenas um cabeçalho. No outro extremo, vamos encontrar os índices/abstracts relativos à produção científica, onde é comum a atribuição de duas ou três dezenas de cabeçalhos a um único documento (DIAS, 2001).

Integrando-se a visão de Dias (2001) há ainda a considerar na determinação de procedimentos para o tratamento da informação, conforme mencionado por Pacheco (2001), a questão da diversificação de interesses informacionais, devido principalmente a heterogeneidade dos usuários que buscam a informação para fins específicos.

Atualmente, as bibliotecas, enquanto unidades de informação, são desafiadas a revisar seus conhecimentos e técnicas relativas ao tratamento das informações. A explosão documentária, os diversos formatos em que a informação vem sendo disponibilizada aumentaram significativamente a complexidade para tratamento e recuperação de informações, principalmente em “sistemas manuais” que já não são adequados para unidades de informação que lidam com grandes volumes de estoques de informações dinâmicos que requerem alta velocidade para seleção, organização, tratamento, disponibilização, divulgação e acesso.

Monteiro (2006, p. 37) enfatiza: “Havia o tempo de os bibliotecários aplicarem suas técnicas, elaborarem seus catálogos e índices. Acontece que esse tempo acelerou-se, tornando-se em tempo real, de mudanças, de memória social em constante transformação”.

Segundo Medeiros et al. (2007),

os recentes tipos de documentos requerem a criação de novos padrões para descrições de conteúdo visando aprimorar os requisitos para seus acessos e usos. O setor de processamento técnico ‘é desafiado a prover novos meios de descrever o registro e o conteúdo de itens com estruturas informacionais e manipulação bem diferentes daqueles tradicionalmente arrolados pelo controle bibliográfico’ (MEDEIROS et. al, 2007, p.10).

Nessa perspectiva, evidenciam-se aqui alguns critérios de tratamento da informação que merecem ser pontuados:

 Descrição da estrutura física dos objetos ou documentos que fazem parte de um acervo;

 Descrição do conteúdo de um documento: de onde é extraído, o assunto principal e um ou dois assuntos secundários;

 Indexação;

 Reduzir o volume de informação primária e destacar aspectos importantes – resumo;

 Editoração;

 Tratamento, organização e representação de uma imagem entre outros aspectos.

O tratamento da informação não é função isolada, mas, ao contrário, depende de várias outras funções que ocorrem nos sistemas de informação e de recuperação da informação. O setor de tratamento da informação necessita estar em completa sintonia com a administração, a referência, a aquisição e outros departamentos de uma instituição. Sendo assim e, como recurso para melhor visualizar a técnica de tratamento da informação, buscou-se por meio do quadro “Atividade técnica de tratamento da informação”, ver Apêndice D, selecionar algumas categorias, concepções e referenciais teóricos que consideramos indispensáveis para a realização da técnica de tratamento da informação, e que posteriormente, nos possibilitou, por meio de uma análise das categorias descritas nesse quadro, compreender o papel em relação ao que estamos considerando como as principais atividades realizadas na técnica de tratamento da informação.

O “Quadro de proposta síntese para a atividade de tratamento” apresenta a relação dos eixos de centralidade oriundos dessa análise agrupadas conforme seus objetivos e ações (ver Apêndice H). Cabe considerar, em relação ao elenco dos eixos de centralidade presentes, que eles não esgotam, necessariamente, as atividades demandadas na técnica de tratamento da informação.

Prosseguindo, apresenta-se, no subtópico a seguir, a função de disseminação da informação.