Tek Pencere Sisteminin kurulması ve uygulanması, bir ülkenin mevcut kurumsal, finansal, yasal ve sosyal sistemlerinde değiĢim gerektiren, devlet ile iĢ dünyası arasındaki iliĢkiyi yeniden Ģekillendiren zorlu bir süreçtir. Ticarete taraf olan tüm kesimleri kapsayan tek pencerenin baĢarıya ulaĢması için baĢlangıç aĢamasından itibaren sistematik bir yaklaĢımın benimsenmesi gerekmektedir. Tek pencereuygulamasının planlanması ve kurulmasında izlenecek aĢamalar, UNECE tarafından yayınlanan Rec.33 belgesinde yer almıĢtır.30
30
RecommendationandGuidelines on establishing a SingleWindow, United Nations CentreforTradeFacilitationand Electronic Business (UN/CEFACT), Recommendation No. 33, New York andGeneva, 2005, Annex B, s. 23
• Tek Pencere Ġçin BaĢlangıç AnlayıĢının OluĢturulması
• Tek Pencere'nin Uygulanabilirliğinin ĠncelenmesiĠçin BaĢlangıç Kararının Verilmesi
• Fizibilite ÇalıĢmasına BaĢlanması
• Fizibilite ÇalıĢması Raporunun Değerlendirilmesi • Uygulama (Pilot, AĢamalı ve/veya Tam Uygulama)
Tek Pencere Sisteminin planlama ve uygulanmasında ilk aĢama, Tek Pencere ile ilgili lider kamu kurumu veya özel kuruluĢ tarafından yürütülebilecek ön araĢtırmalara dayalı bir kavram ve bilgilendirme belgesinin hazırlanmasıdır. Söz konusu belge, tek pencere sisteminin potansiyel getirilerini ve genel hedefleri açıklayan, uygulamanın teknik boyutundan çok genel bir bakıĢla kapsamını irdeleyen bir niteliğe sahip olmalıdır. Bu aĢamadaki amaç, tek pencerenin uygulanabilirliğine yönelik daha detaylı çalıĢmalar yapılması için genel bir kabul ortamı sağlamaktır. Bu aĢamada, Tek Pencere'nin uygulanması konusunda bir görüĢ birliği aramak hedeflenmemektedir.
Kavram Belgesinin hazırlanmasının ardından, ticaret ile ilgili tüm kuruluĢların üst düzey temsilcileri ve kamu kurumları arasında, Tek Pencere Sisteminin kavram belgesi temelinde tartıĢılması amacıyla bir toplantı organize edilir. Toplantının amacı, proje kavramı üzerinde bir uzlaĢma sağlamak ve detaylı ihtiyaçlar ile teknolojik değerlendirme konularını içeren bir fizibilite çalıĢmasının yapılmasıdır. Katılımcıların kurulması planlanan sistemi anlamaları ve uygulama hakkında olumlu eğilime sahip olmalarını teminin toplantı öncesinde "perde arkası" lobi faaliyeti ve proje tanıtım çalıĢmaları önem arz etmektedir. Fizibilite çalıĢmasının yürütülmesine iliĢkin karar verilmesi halinde, toplantı sırasında Tek Pencere'nin uygulanması ve kullanılmasıyla doğrudan ilgili kilit kuruluĢların üst düzey temsilcilerinden oluĢan bir Proje Yönetim Grubu kurulmalıdır. Proje Yönetim Grubu, projeye ödenek tahsis etme gücüne sahip, kaynak ayırma kararları verebilecek ve mensubu oldukları kuruluĢların projeye katılımını temin edebilecek kiĢilerden oluĢmalıdır. Proje Yönetim Grubunun yanı sıra, projenin organizasyon ve uygulama çalıĢmalarını yürütecek kilit kuruluĢların teknik ve idari temsilcilerinden
oluĢan bir "Görev Gücü" oluĢturulmalıdır. Proje Yönetim Grubu ve Görev Gücü için ayrı ayrı "Hedefler, Sorumluluklar ve Görev Tanımları" belgeleri hazırlanmalı ve toplantıda bu belgeler üzerinde uzlaĢılmalıdır.
Üçüncü aĢama, Tek Pencere sisteminin geliĢtirilmesinde anahtar rol oynayacak fizibilite çalıĢmasının yapılmasıdır. Söz konusu çalıĢma, Tek Pencerenin potansiyel içeriğini, talebin düzeyini ve tipini, uygulama için olası senaryoları, pilot uygulamanın yapısını, finansal, insan kaynakları ve teknik açıdan gereken kaynakları, olası riskleri ve getirileri, bir zaman çizelgesi ve yönetim ve uygulama stratejisi belirlemelidir. Bu çalıĢmanın, geniĢ bir potansiyel katılımcı ve kullanıcı çevresinden bilgi toplayacak anketler aracılığıyla ve kamu kesimi ile ticaret dünyasındaki aktörlerle doğrudan yüz yüze görüĢme yoluyla yapılması kuvvetle önerilmektedir. Fizibilite çalıĢmasının amacı, karar vericilere seçenekler sunmak ve bu seçeneklerin her bir kamu otoritesi üzerindeki etkilerini gösterebilmektir. ÇalıĢmada, ülke için uygun olan seçeneğe, uygulamanın ne Ģekilde gerçekleĢtirileceğine, aĢamalı uygulama olması halinde olası adımlara, ilk pilot uygulamanın kapsamına, gelir toplama potansiyeline (vergiler, harçlar, ücretler vb.), anahtar proje çıktılarının saptanmasına ve projenin geliĢtirilmesi ile uygulanması için tasarı bir zaman çizelgesine iliĢkin önerilerde bulunulmalıdır. Fizibilite çalıĢmasının yürütülmesinde, bizzat Görev Gücü yer alabileceği gibi dıĢarıdan danıĢmanlardan da yararlanılabilir.
Fizibilite çalıĢmasının sonuçları, Görev Gücü tarafından değerlendirilmeli, onaylanmalı ve Proje Yönetim Grubu'nun değerlendirmesine sunulmalıdır. Görev Gücü ve Proje Yönetim Grubu tarafından kabul edilen Tek Pencere seçeneği ve uygulama modeli örneği, kamu kesimi ve ticaret dünyası ile paylaĢılmalıdır. ÇalıĢmada önemli noktaların atlanmadığından emin olmak ve önerilen Tek Pencere seçeneğinin kullanıcı kitlesi tarafından benimsenip benimsenmediğini anlamak için Tek Pencere'nin kurulması hakkında ulusal bir sempozyum düzenlenmesi ve araĢtırma sonuçları ve tercih edilen uygulama modeli hakkında bilgi sunulması, nihai uygulama kararlarının verilmesinden önce büyük önem taĢımaktadır.
sürecinde açık bir proje yönetim yaklaĢımı benimsenmelidir. Proje Yönetim Grubu ve Görev Gücü tarafından resmi olarak üzerinde mutabık kalınan Proje Yönetim Planı, Görev Gücüne ve Proje Yönetim Grubuna projenin planlama, yürütme, izleme, değerlendirme ve uygulanmasını düzenleme aĢamalarında yardımcı olmak üzere açıkça tanımlanmıĢ birbiriyle iliĢkili görev setleri ve etkinlik kilometre taĢları içermelidir. Proje Yönetim Planı Ģu unsurları içermelidir :31
Projenin kapsamı, amaç ve hedeflerini içeren açık bir anlatım;
Anahtar proje çıktıları, teslimat sorumluluğu, zaman çerçevesi ve projenin tamamlanması için kilometre taĢları;
Kimin projenin baĢında olduğuna iliĢkin açık bir görüĢ birliği (proje yöneticisi) ve bu yöneticinin yetki seviyesi dahil olmak üzere, farklı katılımcıların rol ve sorumlulukları için tanımlar;
Hangi bilginin, hangi gruplarla, hangi biçim ve sıklıkla iletiĢime konu olacağı dahil, uygulamanın baĢından sonuna kadar proje ile ilgili taraflar ve potansiyel kullanıcılarla düzenli iletiĢim için açık bir strateji;
Gerekli mali kaynaklar ve personelin baĢlangıçtan itibaren projeye tahsis edilmesinin hayati önemi göz önünde bulundurulduğunda; mali ve beĢeri kaynakları içerecek Ģekilde hazırlanmıĢ, açık ve üzerinde uzlaĢılmıĢ bir bütçe;
Projenin risklerinin açık bir Ģekilde anlatımı (bütçede kesinti, yasal reformların yapılmasında gecikme vb.) ve bu riskleri yönetebilmek için üzerinde uzlaĢılmıĢ bir tepki planı ve yüksek seviyeli riskler için acil durum planları;
• Projenin baĢarısının ölçülmesinde kullanılacak üzerinde uzlaĢılmıĢ kriterler;
Proje sürecinin devam ederken izlenmesini ve uygulamada gerek duyulabilecek değiĢikliklerin yapılabilmesini sağlamak için üzerinde uzlaĢılmıĢ bir proje değerlendirme ve geri besleme mekanizması.
31
Evren YENI, Tek Pencere (SingleWindow), Tek Durakta Kontrol (One Stop Shop) ve Merkezi Gümrükleme (CentralizedClearance) Uygulamalarında Dünya Örnekleri ve Türkiye Için Öneriler, Uzmanlık Tezi, 2009, s. 20