Tedarikçi seçim prosedürü

Kimden ve ne kadar satın alınacağı sorusu basitçe tedarikçi seçimi problemidir. Bu noktada bir firma için iki durum ile karşılaşılabilir. İlkinde, bir tedarikçi bir firmanın tüm ihtiyaçlarını karşılayabilir. Bu durumda yöneticiler sadece hangi tedarikçinin en iyi olduğuna karar verirler ve ondan siparişlerini karşılarlar. Bu durum tekli satın alma olarak adlandırılır. İkinci durumda yani gerçek hayatta daha çok karşılaşılan durumda, firmanın ihtiyaçlarını karşılamak için birden fazla tedarikçiye gereksinim duyulur. Bu çoklu satın alma olarak adlandırılır ve bu durumda yöneticilerin yapacak daha çok işi vardır. Hangi tedarikçilerin seçileceğine ve seçilen tedarikçilerden ne kadar malzeme alınacağına karar verilmelidir. Firmaların satın alma stratejilerine göre, hem tekli hem de çoklu satın alma durumlarına günümüzün iş dünyasında yer verilmektedir. Her bir stratejinin avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Bunları aşağıda görebiliriz (Mızrak, 2003):

Tekli satın almanın avantajları:

• Sipariş çok küçük olduğunda, bölmeye değmeyecektir. Siparişi bölmek sabit satın alma maliyetlerini arttırabilecektir.

• Satın alışların birleştirilmesi, başka türlü sağlanamayacak olası indirimleri veya düşük navlun masraflarını sağlayabilir.

• Tedarikçi firmanın tüm işine sahip olursa, memnun etmek için daha işbirlikçi, daha ilgili ve daha istekli olacaktır.

• Teslimatlar daha kolay bir şekilde çizelgelenebilir.

• Etkili tedarikçi ilişkileri önemli kaynakları ve zamanı gerektirmektedir. Bu nedenle daha az tedarikçi daha iyidir.

Çoklu satın almanın avantajları:

• Adayların bazılarının işi alacağının bilinmesi, tedarikçilerin ürün fiyatlarında ve hizmetlerinde daha gözü açık bulunmalarını sağlayacaktır.

• Tedarik güvencesi artacaktır. Yangın, kaza, arıza gibi durumlarda teslimatlar hala sağlanabilecektir.

• Tedarikçiye bağımlı olma durumu önlenecektir.

• Tüm tedarikçilerde kullanılmayan kapasiteler olduğu için daha fazla esneklik sağlanacaktır.

• Askeri hazırlık ve tedarik güvenliği gibi stratejik sonuçlar çoklu satın almayı gerektirmektedir.

• Tek bir tedarikçinin kapasitesi firmanın mevcut veya gelecekteki ihtiyaçlarını karşılamaya yeterli olmayabilir.

Her iki durumda da, çoğu zaman satın almacılar bu soru üzerinde çok fazla zaman harcamazlar ve düşünmezler. Genel düşünce, ‘Bende üç tedarikçinin listesi var ve ben bu üç tedarikçiden herhangi birisinin işi yapabileceğinden eminim, neden bunun hakkında düşüneyim?’ şeklindedir. Ancak, seçim düşük maliyetler için ve kaynakların etkin kontrolü için büyük bir potansiyel sağlamaktadır. Bu konu üzerinde önemli ölçüde zaman harcayan birçok kişi, tedarik kaynaklarının seçiminin

Bugünün teknoloji ve rekabet dünyasında, maliyet üstünlüğünden daha önemli olan şeyler kalite ve zamanında teslimattır. Bu yüzden, bugünün iş dünyasında kalabilmek için, firmaların doğru tedarikçileri seçebilmeleri ve üretimi onlarla birlikte çevirebilmeleri zorunludur.

Doğru tedarikçileri seçebilmek için, izlenmesi gereken prosedür aşağıdaki gibidir (Mızrak, 2003):

• Tutarlı bir tedarikçi temeli geliştirmek ve sürdürmek, • Uygun stratejik ve taktiksel konulara hitap etmek,

• Potansiyel tedarikçilerin dikkatli bir şekilde değerlendirildiğinden ve bu tedarikçilerin tatmin edici tedarik partnerleri olma potansiyellerine sahip olduklarından emin olmak,

• Kaynak seçiminin temeli olarak rekabetçi teklifin mi yoksa müzakerenin mi kullanılacağına karar vermek,

• Uygun kaynağı seçmek,

• Seçilen tedarikçileri, uygun fiyatta, gerekli kalitede ve zamanında teslimat yapmalarını sağlamak için tedarikçileri yönetmek.

Tutarlı bir tedarikçi temeli geliştirmek ve sürdürmek : Olağan bir üretim sisteminin birçok girdisi bulunmaktadır. Bu girdiler yüzlerce farklı yarı mamulleri ve/veya detay malzemeleri içermektedir. Her bir yarı mamul/detay malzeme tek bir kaynaktan veya iki ya da daha fazla kaynaktan tedarik edilebilir. Bu durum her bir üretim organizasyonunda büyük miktarda tedarikçilerin değerlendirilmesini gerektirmektedir. Bu yüzden her bir tedarikçiye ait bilgiler saklanmalı ve organizasyonda düzenli bir tedarikçi veri tabanı oluşturulmalıdır.

Uygun stratejik ve taktiksel konulara hitap etmek : Bazı organizasyonlarda teknoloji ve kalite en büyük öneme sahip iken bazılarında zamanında teslimat en büyük öneme sahip olabilmektedir. Organizasyonun ihtiyaçların, müşteri taleplerine ve içinde bulunulan pazarın şartlarına göre her bir firma kendi stratejik ve taktiksel kararlarını belirlemelidir.

Potansiyel tedarikçilerin dikkatli bir şekilde değerlendirildiğinden ve bu tedarikçilerin tatmin edici tedarik partnerleri olma potansiyellerine sahip olduklarından emin olmak : Firmanın ihtiyaçları belirlendikten sonra, belirlenen kriterleri karşılayamayan tedarikçiler elenir. Aday tedarikçiler bu yol ile seçilir.

Kaynak seçiminin temeli olarak rekabetçi teklifin mi yoksa müzakerenin mi kullanılacağına karar vermek : Rekabetçi teklifte, her bir potansiyel tedarikçiden bir teklif alınır. Tedarikçiler diğerlerinin tekliflerini bilirler ve kendi tekliflerinde değişiklikler yaparlar. Sonunda en iyi teklifi yapan tedarikçi veya tedarikçiler anlaşmayı kazanırlar. Müzakerede ise ilk olarak çalışılacak tedarikçiler seçilir. Daha sonra tedarikçiler ve firma fiyatlarda ve diğer şartlarda müzakere yaparlar. Firmanın başlangıçta bu prosedürlerden birini seçmesi ve daha sonra bu karara göre hareket etmesi gerekmektedir.

Uygun kaynağı seçmek : Firmanın rekabetçi teklif ya da müzakereden birini kullanması ile, en uygun tedarikçiler seçilebilir. Bu adımda, birçok farklı metot uygulanabilir. Tedarikçileri listelemek ve sıralamak, doğrusal programlama, hedef programlama, bulanık hedef programlama bu metotlardan bazılarıdır.

Seçilen tedarikçileri, uygun fiyatta, gerekli kalitede ve zamanında teslimat yapmalarını sağlamak için tedarikçileri yönetmek : Tedarikçiler seçildiğinde ve anlaşma yapıldığında, tedarikçiler ile yapılan anlaşma sipariş süresinden malzemelerin teslimine kadarki süreci kapsamalıdır. Satın almacı ile tedarikçiler arasında doğru ve zamanında bilgi akışının sağlanması gerekmektedir. Bu yüzden, herhangi bir beklenmeyen talep veya durum tedarikçiler tarafından telafi edilebilir. Bu sayede malzemeler doğru miktarlarda, doğru zamanda, ihtiyaç duyulan kalitede ve fiyatta temin edilebilir.

Yukarıda görüldüğü gibi, tedarikçi seçimi tek adımlı bir prosedür değildir. Kimden satın alınacağı kararı stratejik bir karar olduğu ve firmanın genel performansını etkilediği için, objektif ve ölçülebilir kriterlere dayanmalıdır. Aynı zamanda, değerlendirme ve seçim için bir örnek konusu değildir. Zaman çerçevesinin (geçmiş,

yüzden tedarikçi seçimi öznel bir konu olmamalıdır. Kararın arkasındaki sebepler mantıklı ve şirketteki herkes tarafından kabul edilebilir olmalıdır. Ancak, bu kararlar objektif bir prosedüre dayanırsa, hiçbir kişisel hata ile karşılaşılmayacak ve böylece firmanın satın alma performansında herhangi bir kötüleşme riski yaşanması minimize edilecektir.